Connettore Mailchimp

• Installazione del Connettore Mailchimp
• Configurazione Modulo Mailchimp
• Utilizzo del Modulo MailChimp Connector

Installazione del Connettore Mailchimp

Guida completa per la configurazione e l’uso del Modulo di integrazione MailChimp per vtenext
Il nuovo modulo rappresenta la soluzione definitiva per la sincronizzazione in modo bidirezionale di liste, campagne, newsletter e template tra MailChimp e vtenext. Il presente documento rappresenta la guida completa per la configurazione e l’uso del modulo.

Prerequisiti per l’installazione
Per il corretto funzionamento del modulo, l’ambiente che ospita vtenext deve rispettare i seguenti prerequisiti:

▪ PHP 5.4.x o superiore

Il modulo è stato testato su versioni vtenext 18.05. Per l’integrazione con versioni precedenti è necessario contattare il fornitore.

Installazione
1▪ Lato Mailchimp
Prima di procedere con l’installazione del modulo è necessario entrare nel proprio account MailChimp (se non ne possiedi uno crealo qui http://mailchimp.com).
Entrando nella sezione “Profile” > “Extra” selezionare “API keys” e creare una chiave che sarà utilizzata per il collegamento tra MailChimp e vtenext. L’ottenimento di una chiave è indispensabile per integrare Mailchimp con qualsiasi prodotto terzo.

2▪ Lato CRM vtenext
Il modulo viene rilasciato come archivio ZIP importabile in modo standard da vtenext. È necessario essere utenti amministratori per poter entrare nel menù impostazioni del CRM, quindi selezionare “Gestione Moduli” e il relativo TAB “Moduli Personalizzati”.

 

Procedura Step by Step

Selezione del file:

Cliccare “importa”. Il VTE controlla che il pacchetto sia conforme e mostra cosa installare.

Di seguito il log dell’istallazione:

Se l’installazione è andata a buon fine, in fondo alla pagina compare in pulsante “FINE”. Cliccarci per terminare l’installazione. L’importazione del pacchetto, che è un bundle, creerà tre moduli per il vtenext:

1. Mailchimp

2. Mailchimpfield

3. Mailchimpmapping

• • • “Mailchimp” è il modulo principale dove verranno inserite le informazioni relative al o agli account MailChimp, alle liste da sincronizzare, al modo, al contenuto e all’ordine di sincronizzazione fra i due sistemi. Nel seguito del manuale spiegheremo come impostare e utilizzare il modulo in maniera ottimale.

    • “Mailchimpfield” e “Mailchimpmapping” invece sono moduli necessari rispettivamente alla creazione dei campi sulla lista MailChimp e alla mappatura di informazioni vtenext sui rispettivi campi MailChimp creati.

Con l’installazione vengono quindi create nel Menù, anche le voci dei rispettivi moduli installati, inoltre viene inserita anche una nuova sezione “Mailchimp” nel menù delle impostazioni sotto la voce “Customers tools” che visualizza la pagina per la configurazione dei parametri globali.

Configurazione Modulo Mailchimp

Per facilitare la configurazione, all’installazione i moduli Mailchimpfield e Mailchimpmapping vengono precaricati e collegati fra essi con dei valori di default. Di seguito la griglia dei Valori dei rispettivi Moduli che soddisfano una integrazione dei valori di base.
Mailchimpfield:

Dettaglio di un campo creato (personalizzato) sulla lista relazionata con l’indicazione dei parametri necessari:

Nota: Sono stati inseriti oltre ai campi personalizzati anche campi standard di MailChimp quali EMAIL, LNAME, FNAME al fine di poterli mappare e popolare l’informazione sulla lista.

Mailchimpmapping:

Dettaglio del mapping di un campo vtenext con un campo MailChimp, rappresentato da un elemento “Mailchimpfield”

La precedente sezione mostra nel dettaglio come è impostata la mappatura tra il campo email dell’account e il campo email di Mailchimp. Il campo “email1” della tabella “vte_account” dell’entità “Accounts” del VTE viene scritto nel campo (merge_field) MailChimp “EMAIL” (campo standard e chiave per MailChimp). È possibile mappare qualsiasi campo di vtenext con MailChimp.
Terminata la mappatura dei campi, si deve definire la logica di importazione nella lista.

È possibile mappare qualsiasi campo di vtenext con MailChimp.
Terminata la mappatura dei campi, si deve definire la logica di importazione nella lista.

Di seguito la maschera per la creazione della configurazione:

I parametri necessari alla configurazione sono:
- un nome (parlante) che identifichi il tipo di configurazione. Risulta utile quando ci sono tante configurazioni. Ricordiamo che il modulo è multi-lista e multi-account, cioè è possibile inserire dati selezionati dal vtenext in differenti liste che possono appartenere a diversi account MailChimp.
- l’apikey (che identifica l’account)
- il nome della Lista da creare/collegare
- l’ordine di sincronizzazione. Risulta importante nel momento che si sincronizzino più entità: infatti il campo chiave email può essere contenuto su più di una di queste entità, Account, Contatti e Leads; e quindi il dato su Mailchimp verrà inserito e sovrascritto con l’ordine indicato.

Esistono poi i campi di controllo che permettono di attivare e pilotare in modo puntuale la sincronizzazione della singola configurazione definendone il modo e la finestra temporale in giorni per l’attività differenziale.
Nota: Per ottimizzare l’efficienza dei processi, le sincronizzazioni totali della lista vengono automaticamente riportate al modo differenziale una volta eseguite.

Per fare in modo che i campi personalizzati siano creati e che l’informazione mappata vada a popolare correttamente la lista si devono collegare i record del modulo Mailchimpfield alla configurazione del modulo principale Mailchimp.

Come ultimo passo dobbiamo definire la logica di importazione dei target. Il popolamento della lista su Mailchimp avviene caricando record che hanno come chiave l’email. L’insieme di questi record è dato dall’unione distinta di tutti i Target collegati alla configurazione.
Inoltre, ogni target che si vuole sincronizzare rappresenta per MailChimp un “Tag” (o come precedentemente chiamato un “segmento statico”), cioè una etichetta associata al contatto che ci serve alla segmentazione del dato.

Questo equivale a una lista di utenti, un raggruppamento, “statico” sul quale poi verrà effettuata la campagna/newsletter.
Qualsiasi target del vtenext può essere associato alla configurazione creata. Questo ci permette di riutilizzare target creati per altri scopi o crearne alcuni adatti al caso specifico.
Di seguito un target associato ad una configurazione di test:

Come possiamo notare questo è composto da entità di vario tipo. Chiaramente solo le entità mappate in configurazione verranno sincronizzate.

Di seguito viene mostrato il print-screen dei una configurazione completa con target e mappature collegate:

 

Utilizzo del Modulo MailChimp Connector

Finita la configurazione, siamo ora pronti ad abilitare i servizi che gestiscono le sincronizzazioni tra vtenext e MailChimp.
Nel pannello di configurazione del modulo troviamo tre servizi:
- syncMailchimpList
Gestisce il popolamento delle liste su Mailchimp e l’assegnazione dei Tag ai contatti, inoltre crea le liste indicate in configurazione se non esistono e sulle stesse i campi custom mappati. Con popolamento si intende il caricamento di contatti sulle liste e la valorizzazione dei campi mappati in configurazione con il contenuto di vtenext. In secondo luogo, vengono creati tanti Tag su Mailchimp quanti sono i target relazionati, i quali vengono successivamente assegnati ad ogni contatto caricato che figura nel relativo target.
- syncMailchimpCampaigns
Gestisce la sincronizzazione delle statistiche di Campagne e Newsletter. In particolare, vengono create sul CRM tutte le campagne e newsletter presenti su MailChimp relative alla liste in configurazione. Per ognuna di queste vengono popolati i dati statistici riassuntivi di invio, il template, e il link alla newsletter. Inoltre, viene sincronizzato anche il dato statistico puntuale del singolo contatto: la lista dei destinatari, la lista di contatti in bounce, la lista dei link cliccati quante volte e da chi.
Nota: su vtenext non vengono riportate informazioni di MailChimp relative a liste non presenti nella configurazione impostata.
- checkBatchProcessStatus
Servizio ad uso interno per gestire l’aggiornamento dello stato dei processi Batch lanciati dai servizi precedenti I sevizi nascono disabilitati ma viene fornita una configurazione di base per la loro schedulazione. Questi possono essere abilitati selezionando la check-box e successivamente premendo il pulsante “SALVA”. Mentre la schedulazione può essere gestita attraverso il pulsante “SCHEDULE” che permette di impostare gli orari precisi di partenza o la frequenza di esecuzione.

I sevizi lavorano in modo indipendente, quindi possono essere abilitati o meno ma naturalmente ci dovrà essere un opportuno ordine logico nell’esecuzione. Prima si caricano i contatti su MailChimp, successivamente sarà la sincronizzazione delle campagne che produrrà un risultato sul CRM solo sull’effettivo invio di Newsletter attraverso Mailchimp ai contatti precedentemente caricati.

Gli altri parametri globali presenti sono i seguenti:

- Verbose Log
Permette l’abilitazione/disabilitazione della scrittura di un file di log verboso (da utilizzare principalmente per il debug del sistema).
- Day Campaigns To Sync
Imposta il numero di giorni rispetto alla data di invio per la sincronizzazione delle campagne/newsletter inviate e delle relative statistiche. (Dopo tale periodo la newsletter si reputa chiusa).
- Day Status Retention
Imposta il numero di giorni in cui si mantengono i log delle sincronizzazioni batch di Mailchimp, mostrate in tabella.

La disinstallazione del Modulo è possibile attraverso l’apposito pulsante “DISINSTALLA” presente nel pannello delle configurazioni globali

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Di seguito un esempio di creazione di una lista e di una campagna su Mailchimp che, analogamente, si replicano su vtenext.

Lista su MailChimp:

Campagna su Mailchimp:

A partire da queste informazioni, al termine della sincronizzazione, su vtenext vengono create le seguenti informazioni:

Campagna
Tab informazioni: mostra nozioni generali come numero di invii, data di invio, ecc. Inoltre sarà presente anche lo “short link” della newsletter restituito da MailChimp e le relazioni con i rispettivi moduli Newsletter e Target.

Tab statistiche
Mostra sia un grafico quantitativo che un dettaglio tabellare con le informazioni di: email inviate, email aperte, link cliccati, disiscrizioni, bounce, ecc.

Selezionando i moduli collegati possiamo vedere tutto ciò che è legato alla campagna:
• una newsletter
• un template
• uno o più target con le entità anagrafiche collegate (contatti aziende,leads)

Aprendo la Newsletter associata, come da Figura 19,verranno mostrate le informazioni generali della campagna precedentemente definita in MailChimp.

Alla newsletter è poi associato come detto un template, salvato assieme a tutti gli altri template email, ma visualizzabile in anteprima all’interno del modulo newsletter.