Connettore VTE-Mexal

Concetti di base

Il connettore VTE-Mexal permette il trasferimento di dati tra il CRM VTE e il gestionale Mexal e viceversa.

Trasferimento dati

Visti i diversi ambiti e finalità delle due applicazioni, la direzione e le modalità di trasferimento varia a seconda dell’elemento.

Per il dettaglio dei campi trasferiti per ciascun modulo e archivio si veda l’Appendice 2.

Da VTE a Mexal

Segue un elenco dei moduli di VTE per i quali è gestito il trasferimento in Mexal, con informazioni dettagliate sulle modalità del trasferimento.

Modulo in VTE Archivio corrispondente in Mexal Modalità di trasferimento
Ordini di vendita Documenti di magazzino di tipo OC L’ordine di vendita viene trasferito in Mexal su esplicita richiesta dell’utente. Ogni ordine di vendita può essere trasferito in Mexal una sola volta.
Ordine di acquisto Documenti di magazzino di tipo OF L’ordine di acquisto viene trasferito in Mexal su esplicita richiesta dell’utente. Ogni ordine di acquisto può essere trasferito in Mexal una sola volta.
Aziende Piano dei conti (clienti) Si può scegliere tra due modalità:
1. L’azienda viene trasferita in Mexal all’inserimento e aggiornata ad ogni modifica
2. L’azienda viene trasferita in Mexal su esplicita richiesta dell’utente, dopodiché viene aggiornata ad ogni modifica.
Fornitori Piano dei conti (fornitori) Il trasferimento di un fornitore in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di acquisto ad esso intestato.
Contatti Referenti Se l’azienda è presente in Mexal i contatti con una posizione vengono trasferiti automaticamente all’inserimento e aggiornati ad ogni modifica.
Prodotti Articoli Il trasferimento di un prodotto in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto che lo contiene.
Servizi Articoli Il trasferimento di un servizio in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto che lo contiene.

All’eliminazione di un record in VTE, l’elemento corrispondente in Mexal non viene mai eliminato automaticamente.

Da Mexal a VTE

Segue un elenco degli archivi di Mexal per i quali è gestito il trasferimento in VTE, con informazioni dettagliate sulle modalità del trasferimento.

Archivio di Mexal Archivio corrispondente in vtenext Modalità di trasferimento
Piano dei conti (clienti) Aziende Il conto viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. Alcuni dati inoltre vengono aggiornati periodicamente.
Piano dei conti (fornitori) Fornitori Il conto viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. Alcuni dati inoltre vengono aggiornati periodicamente.
Referenti Contatti Il referente viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica.
Articoli Prodotti / Servizi Si può scegliere tra due modalità:
1. Tutti gli articoli diventano prodotti
2. Gli articoli di tipo Merce diventano prodotti, gli altri diventano servizi In entrambi i casi l’articolo viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica.
Documenti di magazzino di tipo OC Ordini di vendita Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica.
Documenti di magazzino di tipo OF Ordini di acquisto Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica.
Documenti di magazzino di tipo FT/NC Fatture di vendita Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica.
Pagamenti Pagamenti I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente.
Categorie statistiche clienti/fornitori Categorie statistiche aziende/fornitori I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente.
Categorie statistiche articoli Categorie statistiche prodotti/servizi I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente.

N.B.: All’eliminazione di un elemento in Mexal il record corrispondente in VTE non viene mai eliminato automaticamente.

 

 

Utilizzo Connettore Mexal

In vtenext

Trasferimento di un'azienda in Mexal
Si può scegliere tra due modalità di trasferimento:

  1. L’azienda viene trasferita in Mexal automaticamente all’inserimento e aggiornata ad ogni modifica
  2. L’azienda viene trasferita in Mexal su esplicita richiesta dell’utente, dopodiché viene aggiornata ad ogni modifica

N.B.: Per istruzioni su come impostare la modalità va fatta una richiesta al reparto tecnico.

Se si è deciso di trasferire le aziende immediatamente all’inserimento, quando si fa clic sul pulsante Salva viene subito avviato il trasferimento.

image-1685092408960.png

Se invece VTE è stato configurato per poter decidere manualmente quando trasferire l’azienda, durante l’inserimento o modifica dell’azienda è disponibile il pulsante apposito.

image-1685092462676.png

Facendo clic su Trasferisci in Mexal e confermando l’operazione l’azienda verrà trasferita in Mexal e le modifiche verranno salvate anche in VTE.

N.B.: Il pulsante Trasferisci in Mexal non è disponibile durante la semplice visualizzazione dell’azienda. Per utilizzarlo è necessario passare alla modalità di modifica.

Una volta completato il trasferimento, nel campo Codice esterno dell’azienda verrà automaticamente inserito il codice conto corrispondente in Mexal. Per aggiornare un’azienda già trasferita è sufficiente modificarla e salvarne le modifiche.

Trasferimento di un contatto in Mexal

Il trasferimento di un contatto avviene in automatico al salvataggio, ma solo se:

N.B.: Mentre in VTE si può collegare ad un’azienda tutti i contatti che si vuole, in Mexal ogni cliente può avere al massimo 9 referenti, uno per posizione. Quando si salva un contatto con una certa posizione questo va a sovrascrivere l’eventuale referente presente in Mexal alla stessa posizione, anche se quest’ultimo corrisponde a un contatto diverso in VTE.

Trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto in Mexal

Il trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto da VTE a Mexal avviene solo su esplicita indicazione dell’utente, tramite il pulsante Trasferisci in Mexal.

image-1685092707129.png

N.B.: Il pulsante Trasferisci in Mexal non è disponibile durante la semplice visualizzazione dell’ordine. Per utilizzarlo è necessario passare alla modalità di modifica.

Se uno o più prodotti (o servizi) contenuti nell’ordine non sono ancora stati trasferiti in Mexal verranno trasferiti concorrentemente all’ordine.

Se l’azienda (o fornitore) a cui è intestata l’ordine non è ancora stato trasferita in Mexal verrà trasferita concorrentemente all’ordine. All’utente verrà mostrato un avviso in VTE per avvertirlo di questo evento.

Se l’indirizzo di destinazione dell’ordine è diverso da quello di fatturazione allora il connettore cerca l’indirizzo di spedizione tra quelli collegati al conto nell’anagrafica indirizzi di spedizione di Mexal. Se l’indirizzo non viene trovato ne viene creato uno nuovo.
È possibile decidere se trasferire o meno in Mexal i commenti delle righe del blocco prodotti. Per le descrizioni invece sono disponibili diverse modalità di trasferimento.

Errori durante il trasferimento

Durante il trasferimento possono verificarsi degli errori. Le cause possono essere varie: potrebbe esserci un problema di connettività oppure i dati inseriti sono validi per VTE ma non lo sono per Mexal.

Se non è stato possibile trasferire l’elemento in VTE viene mostrato questo messaggio:

image-1685092954281.png

Si può decidere di non salvare il record in VTE, così da poterlo modificare subito e provare a salvarlo e trasferirlo di nuovo.
In alternativa lo si può salvare comunque. In questo caso alla successiva modifica verrà fatto un altro tentativo di trasferimento.

In Mexal

Il trasferimento di qualsiasi elemento da Mexal in VTE avviene automaticamente subito dopo il salvataggio.

image-1685093013098.png

Per alcuni archivi il trasferimento funziona in modo leggermente diverso:
I documenti di magazzino vengono trasferiti quando si torna sulla lista dei documenti. Se si emettono più documenti in sequenza, il loro trasferimento viene messo in coda ed effettuato quando si ritorna sulla lista dei documenti.

N.B.: I documenti creati dal menu Emissione differita documenti non vengono trasferiti in Mexal. Per trasferire questi documenti è necessario aprirli da Emissione/revisione documenti e salvarli.

Per ogni archivio è possibile attivare o disattivare il trasferimento dati. Per farlo è necessario aprire una richiesta al reparto tecnico.

Trasferimento di un referente in VTE

Mentre su Mexal il nominativo di un referente è facoltativo, in VTE il campo Cognome dei contatti è obbligatorio. Per questa ragione al trasferimento di un referente in VTE se non è stato indicato nessun nominativo come valore per il campo Cognome viene utilizzata la posizione.

Errori durante il trasferimento

Durante il trasferimento possono verificarsi degli errori. Le cause possono essere varie: potrebbe esserci un problema di connettività oppure i dati inseriti sono validi per Mexal ma non lo sono per VTE.

image-1685093226371.png

Anche se sconsigliano, è possibile disattivare questi messaggi di errore: l’utente non verrà avvisato se si sono verificati errori nel trasferimento dei dati verso VTE.

Appendice 1: Terminare la sessione di collegamento tra il connettore e Mexal

Per ridurre i tempi di attesa il connettore resta collegato a Mexal per un breve periodo di tempo, dopo il termine delle operazioni di trasferimento dati.

Questo potrebbe impedire di effettuare in Mexal operazioni che richiedono l’accesso esclusivo all’azienda, come l’aggiornamento degli archivi o la modifica dei dati aziendali. Se è necessario effettuare queste operazioni immediatamente, si può scollegare il connettore da Mexal direttamente da Mexal, in Servizi > App > Integraz. connettore VTE-Mexal > Disconnetti da Mexal.

In alternativa lo si può fare tramite la pagina Amministrazione web. Questa pagina è raggiungibile all’indirizzo:

http[s]://[host del connettore]:[porta]/admin

image-1685094361670.png

 

 

Appendice 2: Mappatura dati trasferiti

Conti ↔ Aziende e fornitori

Mexal: Conto VTE: Azienda VTE: Fornitore
Codice Codice esterno Codice esterno
Ragione sociale Nome azienda Nome fornitore
Codice fiscale Codice fiscale Codice fiscale
Partita IVA Partita IVA Partita IVA
Telefono Telefono Telefono
Indirizzo email Email, Altra email Email
Fax Fax Fax
Sito web Sito web Sito web
Pagamento abituale Pagamento Pagamento
Indirizzo Indirizzo (fatturazione) Via
Località Città (fatturazione) Città
CAP Codice (fatturazione) CAP
Provincia Provincia (fatturazione) Provincia
Paese Stato (fatturazione) Stato
Categoria statistica Categoria statistica Categoria statistica
Agente Agente  
Condizione agenti Condizione agenti  
Fatturato anno corrente [A] Fatturato anno corrente  
Fatturato anno precedente [A] Fatturato anno precedente

 

 

Indirizzo di spedizione predefinito Campi “Indirizzo di spedizione”  
Rating Rating Contabile  
Categoria sconti [B] Classe anagrafica  
Fido [A] Fido  
Rischio [A] Rischio  
Addebito bollo Addebito bollo  
Codice SDI Codice SDI Codice SDI
Indirizzo PEC Indirizzo PEC Indirizzo PEC

[A] Trattandosi di un campo calcolato in Mexal, il dato viene trasferito solo da Mexal a VTE e non viceversa.
[B] L’allineamento di questi campi avviene solo se in VTE è attivo il componente aggiuntivo Listini avanzati.

Mexal: Articolo VTE: Prodotto VTE: Servizio
Codice Codice prodotto / SKU Codice esterno
Descrizione Nome prodotto Nome servizio
Descrizione dettagliata Descrizione Descrizione
Unità di misura principale [B] Unità utilizzo Unità di misura
Codice alternativo Codice esterno alternativo Codice esterno alternativo
Dimensione confezione Quantità/unità  
Prezzo unitario Prezzo unitario Prezzo unitario
Costo standard / ultimo [D] Costo unitario  
Fornitore #1 Nome fornitore  
Codice articolo per fornitore #1 Numero di serie per fornitore  
Esistenza [A] Quantità in stock  
Cancellato Prodotto attivo Attivo
Natura Natura Natura
Categoria statistica Categoria statistica Categoria statistica
Categoria sconti [C] Classe prodotto Classe servizio
Campi “Descrizione nota” Nota  
Aliquota IVA Tasse (tassa #1) Tasse (tassa #1)

[A] Trattandosi di un campo calcolato in Mexal, il dato viene trasferito solo da Mexal a VTE e non viceversa.

[B] In VTE l’unità di misura è una picklist, quindi è necessaria la transcodifica dei valori tra VTE e Mexal. Per dettagli si veda l’appendice File di configurazione del connettore del manuale tecnico.

[C] L’allineamento di questi campi avviene solo se in VTE è attivo il componente aggiuntivo Listini avanzati.

[D] È possibile decidere se in VTE deve essere gestito il costo standard oppure il costo ultimo dell’articolo. Per dettagli si veda l’appendice File di configurazione del connettore del manuale tecnico.

Referenti ↔ Contatti

Mexal: Referente VTE: Prodotto
Nominativo Cognome, nome
Posizione Posizione
Telefono Telefono ufficio
Cellulare Cellulare
Fax Fax
Indirizzo email Email
Nota Descrizione

Documenti OC e OF ↔ Ordini di vendita e di acquisto

Mexal: Articolo VTE: Prodotto VTE: Servizio
TESTATA
Sigla, Serie, Numero [D] Codice esterno Codice esterno
Causale Causale Causale
Cliente / Fornitore [D] Nome azienda Nome fornitore
Pagamento Pagamento Pagamento
Note testata Note testata Note testata
Indirizzo di spedizione Campi “Spedizione” in blocco “Informazioni indirizzo” Campi “Spedizione” in blocco “Informazioni indirizzo”
Data di scadenza (generale) [D] [E] Data chiusura [A] Data chiusura [A]
Agente [D] Agente  
Condizione agenti [D] Condizione agenti  
Righe descrittive all’inizio del
documento [D]
Soggetto Soggetto
Righe descrittive precedute da
“ANNOTAZIONI:” [D]
Annotazioni  
Abbuono Sconto finale (valore) Sconto finale (valore)
Riferimenti esterni - Sigla Riferimenti esterni - Sigla Riferimenti esterni - Sigla
Riferimenti esterni - Numero Riferimenti esterni - Numero Riferimenti esterni - Numero
Riferimenti esterni - Data Riferimenti esterni - Data Riferimenti esterni - Data
Magazzino [C] Magazzino Magazzino
RIGHE
Descrizione [D] Descrizione + Commenti Descrizione + Commenti
Quantità [D] Quantità Quantità
Prezzo unitario [D] Prezzo di listino Prezzo di listino
Sconto [D] Sconto (percentuale oppure riduzione diretta del prezzo) Sconto (percentuale oppure riduzione diretta del prezzo)
Aliquota IVA [D] Tasse (tassa #1) Tasse (tassa #1)
Provvigione [D] Commenti (vedi sezione apposita più in basso)  
Data di scadenza (per riga) [D] Data chiusura [A] Data chiusura [A]
Commessa [B] [D] Commessa CDG Commessa CDG
Area [B] [D] Area CDG Area CDG

[A] Se è attiva l’impostazione Controllo di gestione la data di scadenza viene presa dalle righe del documento in VTE, in caso contrario presa presa dalla testata del documento.

[B] Questi campi vengono trasferiti tra VTE e Mexal solo se l’impostazione Controllo di gestione è attiva.

[C] Questi campi vengono trasferiti tra VTE e Mexal solo se l’impostazione Gestione magazzini è attiva.

[D] Questi campi vengono trasferiti da Mexal a VTE solo in fase di emissione del documento.

[E] Una data di scadenza vuota di Mexal in VTE diventa data odierna, dato che Mexal considera i documenti senza data di scadenza come “urgenti”.

Provvigione nelle righe degli ordini di vendita di VTE

La percentuale di provvigione per la singola riga ordine in VTE viene inserita all’interno del campo Commenti della riga stessa.
Se per la riga sono previsti altri commenti separarli con un a capo (il campo Commenti è un’area di testo multiriga).

Esempio - Per indicare una provvigione del 3,5% si può usare uno qualsiasi di questi formati: