Connettore VTE-Mexal
- Concetti di base
- Utilizzo Connettore Mexal
- Appendice 1: Terminare la sessione di collegamento tra il connettore e Mexal
- Appendice 2: Mappatura dati trasferiti
Concetti di base
Il connettore VTE-Mexal permette il trasferimento di dati tra il CRM VTE e il gestionale Mexal e viceversa.
Trasferimento dati
Visti i diversi ambiti e finalità delle due applicazioni, la direzione e le modalità di trasferimento varia a seconda dell’elemento.
Per il dettaglio dei campi trasferiti per ciascun modulo e archivio si veda l’Appendice 2.
Da VTE a Mexal
Segue un elenco dei moduli di VTE per i quali è gestito il trasferimento in Mexal, con informazioni dettagliate sulle modalità del trasferimento.
| Modulo in VTE | Archivio corrispondente in Mexal | Modalità di trasferimento |
| Ordini di vendita | Documenti di magazzino di tipo OC | L’ordine di vendita viene trasferito in Mexal su esplicita richiesta dell’utente. Ogni ordine di vendita può essere trasferito in Mexal una sola volta. |
| Ordine di acquisto | Documenti di magazzino di tipo OF | L’ordine di acquisto viene trasferito in Mexal su esplicita richiesta dell’utente. Ogni ordine di acquisto può essere trasferito in Mexal una sola volta. |
| Aziende | Piano dei conti (clienti) | Si può scegliere tra due modalità: 1. L’azienda viene trasferita in Mexal all’inserimento e aggiornata ad ogni modifica 2. L’azienda viene trasferita in Mexal su esplicita richiesta dell’utente, dopodiché viene aggiornata ad ogni modifica. |
| Fornitori | Piano dei conti (fornitori) | Il trasferimento di un fornitore in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di acquisto ad esso intestato. |
| Contatti | Referenti | Se l’azienda è presente in Mexal i contatti con una posizione vengono trasferiti automaticamente all’inserimento e aggiornati ad ogni modifica. |
| Prodotti | Articoli | Il trasferimento di un prodotto in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto che lo contiene. |
| Servizi | Articoli | Il trasferimento di un servizio in Mexal avviene solo all’interno del trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto che lo contiene. |
All’eliminazione di un record in VTE, l’elemento corrispondente in Mexal non viene mai eliminato automaticamente.
Da Mexal a VTE
Segue un elenco degli archivi di Mexal per i quali è gestito il trasferimento in VTE, con informazioni dettagliate sulle modalità del trasferimento.
| Archivio di Mexal | Archivio corrispondente in vtenext | Modalità di trasferimento |
| Piano dei conti (clienti) | Aziende | Il conto viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. Alcuni dati inoltre vengono aggiornati periodicamente. |
| Piano dei conti (fornitori) | Fornitori | Il conto viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. Alcuni dati inoltre vengono aggiornati periodicamente. |
| Referenti | Contatti | Il referente viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. |
| Articoli | Prodotti / Servizi | Si può scegliere tra due modalità: 1. Tutti gli articoli diventano prodotti 2. Gli articoli di tipo Merce diventano prodotti, gli altri diventano servizi In entrambi i casi l’articolo viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. |
| Documenti di magazzino di tipo OC | Ordini di vendita | Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. |
| Documenti di magazzino di tipo OF | Ordini di acquisto | Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. |
| Documenti di magazzino di tipo FT/NC | Fatture di vendita | Il documento viene trasferito in VTE all’inserimento e aggiornato a ogni modifica. |
| Pagamenti | Pagamenti | I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente. |
| Categorie statistiche clienti/fornitori | Categorie statistiche aziende/fornitori | I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente. |
| Categorie statistiche articoli | Categorie statistiche prodotti/servizi | I dati dell’intero modulo vengono aggiornati periodicamente. |
N.B.: All’eliminazione di un elemento in Mexal il record corrispondente in VTE non viene mai eliminato automaticamente.
Utilizzo Connettore Mexal
In vtenext
Trasferimento di un'azienda in Mexal
Si può scegliere tra due modalità di trasferimento:
- L’azienda viene trasferita in Mexal automaticamente all’inserimento e aggiornata ad ogni modifica
- L’azienda viene trasferita in Mexal su esplicita richiesta dell’utente, dopodiché viene aggiornata ad ogni modifica
N.B.: Per istruzioni su come impostare la modalità va fatta una richiesta al reparto tecnico.
Se si è deciso di trasferire le aziende immediatamente all’inserimento, quando si fa clic sul pulsante Salva viene subito avviato il trasferimento.
Se invece VTE è stato configurato per poter decidere manualmente quando trasferire l’azienda, durante l’inserimento o modifica dell’azienda è disponibile il pulsante apposito.
Facendo clic su Trasferisci in Mexal e confermando l’operazione l’azienda verrà trasferita in Mexal e le modifiche verranno salvate anche in VTE.
N.B.: Il pulsante Trasferisci in Mexal non è disponibile durante la semplice visualizzazione dell’azienda. Per utilizzarlo è necessario passare alla modalità di modifica.
Una volta completato il trasferimento, nel campo Codice esterno dell’azienda verrà automaticamente inserito il codice conto corrispondente in Mexal. Per aggiornare un’azienda già trasferita è sufficiente modificarla e salvarne le modifiche.
Trasferimento di un contatto in Mexal
Il trasferimento di un contatto avviene in automatico al salvataggio, ma solo se:
- Il contatto è collegato ad un’azienda già trasferita in Mexal
- Nel campo Posizione è indicato un valore diverso da Non gestito in Mexal
N.B.: Mentre in VTE si può collegare ad un’azienda tutti i contatti che si vuole, in Mexal ogni cliente può avere al massimo 9 referenti, uno per posizione. Quando si salva un contatto con una certa posizione questo va a sovrascrivere l’eventuale referente presente in Mexal alla stessa posizione, anche se quest’ultimo corrisponde a un contatto diverso in VTE.
Trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto in Mexal
Il trasferimento di un ordine di vendita o di acquisto da VTE a Mexal avviene solo su esplicita indicazione dell’utente, tramite il pulsante Trasferisci in Mexal.
N.B.: Il pulsante Trasferisci in Mexal non è disponibile durante la semplice visualizzazione dell’ordine. Per utilizzarlo è necessario passare alla modalità di modifica.
Se uno o più prodotti (o servizi) contenuti nell’ordine non sono ancora stati trasferiti in Mexal verranno trasferiti concorrentemente all’ordine.
Se l’azienda (o fornitore) a cui è intestata l’ordine non è ancora stato trasferita in Mexal verrà trasferita concorrentemente all’ordine. All’utente verrà mostrato un avviso in VTE per avvertirlo di questo evento.
Se l’indirizzo di destinazione dell’ordine è diverso da quello di fatturazione allora il connettore cerca l’indirizzo di spedizione tra quelli collegati al conto nell’anagrafica indirizzi di spedizione di Mexal. Se l’indirizzo non viene trovato ne viene creato uno nuovo.
È possibile decidere se trasferire o meno in Mexal i commenti delle righe del blocco prodotti. Per le descrizioni invece sono disponibili diverse modalità di trasferimento.
Errori durante il trasferimento
Durante il trasferimento possono verificarsi degli errori. Le cause possono essere varie: potrebbe esserci un problema di connettività oppure i dati inseriti sono validi per VTE ma non lo sono per Mexal.
Se non è stato possibile trasferire l’elemento in VTE viene mostrato questo messaggio:
Si può decidere di non salvare il record in VTE, così da poterlo modificare subito e provare a salvarlo e trasferirlo di nuovo.
In alternativa lo si può salvare comunque. In questo caso alla successiva modifica verrà fatto un altro tentativo di trasferimento.
In Mexal
Il trasferimento di qualsiasi elemento da Mexal in VTE avviene automaticamente subito dopo il salvataggio.
Per alcuni archivi il trasferimento funziona in modo leggermente diverso:
I documenti di magazzino vengono trasferiti quando si torna sulla lista dei documenti. Se si emettono più documenti in sequenza, il loro trasferimento viene messo in coda ed effettuato quando si ritorna sulla lista dei documenti.
N.B.: I documenti creati dal menu Emissione differita documenti non vengono trasferiti in Mexal. Per trasferire questi documenti è necessario aprirli da Emissione/revisione documenti e salvarli.
Per ogni archivio è possibile attivare o disattivare il trasferimento dati. Per farlo è necessario aprire una richiesta al reparto tecnico.
Trasferimento di un referente in VTE
Mentre su Mexal il nominativo di un referente è facoltativo, in VTE il campo Cognome dei contatti è obbligatorio. Per questa ragione al trasferimento di un referente in VTE se non è stato indicato nessun nominativo come valore per il campo Cognome viene utilizzata la posizione.
Errori durante il trasferimento
Durante il trasferimento possono verificarsi degli errori. Le cause possono essere varie: potrebbe esserci un problema di connettività oppure i dati inseriti sono validi per Mexal ma non lo sono per VTE.
Anche se sconsigliano, è possibile disattivare questi messaggi di errore: l’utente non verrà avvisato se si sono verificati errori nel trasferimento dei dati verso VTE.
Appendice 1: Terminare la sessione di collegamento tra il connettore e Mexal
Per ridurre i tempi di attesa il connettore resta collegato a Mexal per un breve periodo di tempo, dopo il termine delle operazioni di trasferimento dati.
Questo potrebbe impedire di effettuare in Mexal operazioni che richiedono l’accesso esclusivo all’azienda, come l’aggiornamento degli archivi o la modifica dei dati aziendali. Se è necessario effettuare queste operazioni immediatamente, si può scollegare il connettore da Mexal direttamente da Mexal, in Servizi > App > Integraz. connettore VTE-Mexal > Disconnetti da Mexal.
In alternativa lo si può fare tramite la pagina Amministrazione web. Questa pagina è raggiungibile all’indirizzo:
http[s]://[host del connettore]:[porta]/admin
Appendice 2: Mappatura dati trasferiti
Conti ↔ Aziende e fornitori
| Mexal: Conto | VTE: Azienda | VTE: Fornitore |
| Codice | Codice esterno | Codice esterno |
| Ragione sociale | Nome azienda | Nome fornitore |
| Codice fiscale | Codice fiscale | Codice fiscale |
| Partita IVA | Partita IVA | Partita IVA |
| Telefono | Telefono | Telefono |
| Indirizzo email | Email, Altra email | |
| Fax | Fax | Fax |
| Sito web | Sito web | Sito web |
| Pagamento abituale | Pagamento | Pagamento |
| Indirizzo | Indirizzo (fatturazione) | Via |
| Località | Città (fatturazione) | Città |
| CAP | Codice (fatturazione) | CAP |
| Provincia | Provincia (fatturazione) | Provincia |
| Paese | Stato (fatturazione) | Stato |
| Categoria statistica | Categoria statistica | Categoria statistica |
| Agente | Agente | |
| Condizione agenti | Condizione agenti | |
| Fatturato anno corrente [A] | Fatturato anno corrente | |
| Fatturato anno precedente [A] | Fatturato anno precedente |
|
| Indirizzo di spedizione predefinito | Campi “Indirizzo di spedizione” | |
| Rating | Rating Contabile | |
| Categoria sconti [B] | Classe anagrafica | |
| Fido [A] | Fido | |
| Rischio [A] | Rischio | |
| Addebito bollo | Addebito bollo | |
| Codice SDI | Codice SDI | Codice SDI |
| Indirizzo PEC | Indirizzo PEC | Indirizzo PEC |
[A] Trattandosi di un campo calcolato in Mexal, il dato viene trasferito solo da Mexal a VTE e non viceversa.
[B] L’allineamento di questi campi avviene solo se in VTE è attivo il componente aggiuntivo Listini avanzati.
| Mexal: Articolo | VTE: Prodotto | VTE: Servizio |
| Codice | Codice prodotto / SKU | Codice esterno |
| Descrizione | Nome prodotto | Nome servizio |
| Descrizione dettagliata | Descrizione | Descrizione |
| Unità di misura principale [B] | Unità utilizzo | Unità di misura |
| Codice alternativo | Codice esterno alternativo | Codice esterno alternativo |
| Dimensione confezione | Quantità/unità | |
| Prezzo unitario | Prezzo unitario | Prezzo unitario |
| Costo standard / ultimo [D] | Costo unitario | |
| Fornitore #1 | Nome fornitore | |
| Codice articolo per fornitore #1 | Numero di serie per fornitore | |
| Esistenza [A] | Quantità in stock | |
| Cancellato | Prodotto attivo | Attivo |
| Natura | Natura | Natura |
| Categoria statistica | Categoria statistica | Categoria statistica |
| Categoria sconti [C] | Classe prodotto | Classe servizio |
| Campi “Descrizione nota” | Nota | |
| Aliquota IVA | Tasse (tassa #1) | Tasse (tassa #1) |
[A] Trattandosi di un campo calcolato in Mexal, il dato viene trasferito solo da Mexal a VTE e non viceversa.
[B] In VTE l’unità di misura è una picklist, quindi è necessaria la transcodifica dei valori tra VTE e Mexal. Per dettagli si veda l’appendice File di configurazione del connettore del manuale tecnico.
[C] L’allineamento di questi campi avviene solo se in VTE è attivo il componente aggiuntivo Listini avanzati.
[D] È possibile decidere se in VTE deve essere gestito il costo standard oppure il costo ultimo dell’articolo. Per dettagli si veda l’appendice File di configurazione del connettore del manuale tecnico.
Referenti ↔ Contatti
| Mexal: Referente | VTE: Prodotto |
| Nominativo | Cognome, nome |
| Posizione | Posizione |
| Telefono | Telefono ufficio |
| Cellulare | Cellulare |
| Fax | Fax |
| Indirizzo email | |
| Nota | Descrizione |
Documenti OC e OF ↔ Ordini di vendita e di acquisto
| Mexal: Articolo | VTE: Prodotto | VTE: Servizio |
| TESTATA | ||
| Sigla, Serie, Numero [D] | Codice esterno | Codice esterno |
| Causale | Causale | Causale |
| Cliente / Fornitore [D] | Nome azienda | Nome fornitore |
| Pagamento | Pagamento | Pagamento |
| Note testata | Note testata | Note testata |
| Indirizzo di spedizione | Campi “Spedizione” in blocco “Informazioni indirizzo” | Campi “Spedizione” in blocco “Informazioni indirizzo” |
| Data di scadenza (generale) [D] [E] | Data chiusura [A] | Data chiusura [A] |
| Agente [D] | Agente | |
| Condizione agenti [D] | Condizione agenti | |
| Righe descrittive all’inizio del documento [D] |
Soggetto | Soggetto |
| Righe descrittive precedute da “ANNOTAZIONI:” [D] |
Annotazioni | |
| Abbuono | Sconto finale (valore) | Sconto finale (valore) |
| Riferimenti esterni - Sigla | Riferimenti esterni - Sigla | Riferimenti esterni - Sigla |
| Riferimenti esterni - Numero | Riferimenti esterni - Numero | Riferimenti esterni - Numero |
| Riferimenti esterni - Data | Riferimenti esterni - Data | Riferimenti esterni - Data |
| Magazzino [C] | Magazzino | Magazzino |
| RIGHE | ||
| Descrizione [D] | Descrizione + Commenti | Descrizione + Commenti |
| Quantità [D] | Quantità | Quantità |
| Prezzo unitario [D] | Prezzo di listino | Prezzo di listino |
| Sconto [D] | Sconto (percentuale oppure riduzione diretta del prezzo) | Sconto (percentuale oppure riduzione diretta del prezzo) |
| Aliquota IVA [D] | Tasse (tassa #1) | Tasse (tassa #1) |
| Provvigione [D] | Commenti (vedi sezione apposita più in basso) | |
| Data di scadenza (per riga) [D] | Data chiusura [A] | Data chiusura [A] |
| Commessa [B] [D] | Commessa CDG | Commessa CDG |
| Area [B] [D] | Area CDG | Area CDG |
[A] Se è attiva l’impostazione Controllo di gestione la data di scadenza viene presa dalle righe del documento in VTE, in caso contrario presa presa dalla testata del documento.
[B] Questi campi vengono trasferiti tra VTE e Mexal solo se l’impostazione Controllo di gestione è attiva.
[C] Questi campi vengono trasferiti tra VTE e Mexal solo se l’impostazione Gestione magazzini è attiva.
[D] Questi campi vengono trasferiti da Mexal a VTE solo in fase di emissione del documento.
[E] Una data di scadenza vuota di Mexal in VTE diventa data odierna, dato che Mexal considera i documenti senza data di scadenza come “urgenti”.
Provvigione nelle righe degli ordini di vendita di VTE
La percentuale di provvigione per la singola riga ordine in VTE viene inserita all’interno del campo Commenti della riga stessa.
Se per la riga sono previsti altri commenti separarli con un a capo (il campo Commenti è un’area di testo multiriga).
Esempio - Per indicare una provvigione del 3,5% si può usare uno qualsiasi di questi formati:
- Provvigione 3,5%
- Provvigione 3,5
- Provvigione: 3,5%
- Provvigione: 3,5
- Provv. 3,5%
- Provv. 3,5
- Provv.: 3,5%
- Provv.: 3,5