eSign AnyWhere Plugin

• Introduzione di eSign AnyWhere
• Configurazione
• Inserire il TAG per la Firma nel PDF
• Richiedere la Firma
• Dettagli importanti

Introduzione di eSign AnyWhere

eSign AnyWhere è una piattaforma software per la firma elettronica digitale dei documenti. Serve per firmare documenti legalmente validi online, senza dover stampare o firmare su carta.

Con questo plugin installato in vtenext, sarà possibile:

• Inviare documenti da firmare a clienti, partner o colleghi
  
• Firmare documenti online da PC, tablet o smartphone
  
• Archiviare documenti firmati in modo sicuro
  
• Tracciare chi ha firmato e quando

Tipi di firma supportati:
La piattaforma supporta diversi livelli di firma elettronica (secondo la normativa europea eIDAS Regulation):

• Draw2Sign: Firma grafometrica mediante disegno manuale della firma
• OtpSignature: Firma mediante conferma con codice OTP inviato al firmatario

Dove viene usato

È molto usato in ambiti come le vendite ed i contratti commerciali, HR (assunzioni, NDA, documenti dipendenti), processi aziendali digitalizzati, firma di rapportini intervento.

eSignAnyWhere è dunque la piattaforma ideale per gestire firme digitali e flussi di firma dei documenti in modo legale e tracciato.

Configurazione

Per configurare il Plugin eSign, è necessario come prima cosa, andare in IMPOSTAZIONI > CONFIGURAZIONE NAMIRIAL per gestire i parametri di connessione, il tipo di firma e quali moduli collegare a questa funzione.

Di seguito è possibile vedere come appare la schermata di configurazione:

Parametri Namirial

Api Url	Inserire l'indirizzo url che la configurazione di Namirial mette a disposizione dalle sue stesse impostazioni
Api Key	Inserire la chiave Api che la configurazione di Namirial mette a disposizione dalle sue stesse impostazioni
Tipo di Firma	A standard è possibile scegliere due tipi di firma: Draw2Sign: Firma grafometrica mediante disegno manuale della firma OtpSignature: Firma mediante conferma con codice OTP inviato al firmatario

Moduli Abilitati

Assistenza Clienti	E' possibile richiamare il tag della firma elettronica, nei PDF presenti in questo modulo
Preventivi	E' possibile richiamare il tag della firma elettronica, nei PDF presenti in questo modulo
Ordini di Vendita	E' possibile richiamare il tag della firma elettronica, nei PDF presenti in questo modulo

Inserire il TAG per la Firma nel PDF

Una volta eseguita la configurazione coma da capitolo precedente, è necessario inserire un apposito Tag all'interno del PDF, per poter fare in modo che la firma elettronica compaia esattamente dove serve.

Come prima cosa dunque, andare nel modulo PDF Maker. Per la creazione di un nuovo template PDF, fare riferimento al capitolo 14 PDF Maker del manuale vtenext. Supponendo di aver già realizzato il template necessario, andare in modifica e cliccare sulla Tab Altre Informazioni e cliccare sul menu a tendina Funzioni personalizzate come mostrato in figura:

In quel menu sarà disponibile la nuova voce Namiral Tag per Firma che inserirà appunto la variabile nella posizione dove si desidera che esca la firma del cliente (selezionare la variabile e cliccare sul bottone Inserisci nel template):

Appena inserita, la variabile si presenta come segue:[CUSTOMFUNCTION|namirialGenericTag|SequenceNumber|CUSTOMFUNCTION]

Inserire più firme (dello stesso utente) sullo stesso documento

Con la variabile sopra citata, inserendo il numero 1 nel SequenceNumber, sarà sufficiente per far comparire una sola firma. Se invece la necessità è quella di poter inserire la firma su più punti nel PDF, quindi se in alcuni documenti specifici, come Contratti oppure Preventivi si necessita di firme multiple su più pagine, naturalmente firme relative alla stessa persona o utente, si dovrà dare una sequenza non duplicata a tutte le variabili presenti.

Esempio:

[CUSTOMFUNCTION|namirialGenericTag|1|CUSTOMFUNCTION]
[CUSTOMFUNCTION|namirialGenericTag|2|CUSTOMFUNCTION]
[CUSTOMFUNCTION|namirialGenericTag|3|CUSTOMFUNCTION]

...e così via!

Richiedere la Firma

Una volta ultimata l'intera configurazione, sia da Impostazioni che da PDF Maker, sarà possibile sfruttare questa nuova funzione, per richiedere al proprio Cliente di siglare elettronicamente un documento.

Facciamo un pratico esempio. Entrando in uno specifico preventivo, cliccando sul pulsante Altro in alto a destra, e selezionando poi la voce PDF Maker, apparirà la solita schermata di selezione template, ma stavolta con un nuovo pulsante denominato Richiedi Firma.

Una volta selezionato il template creato in precedenza (assicurandoci che sia quello che presenta l'apposito Tag al suo interno), comparirà la seguente schermata:

Si noti come questa schermata permetta di variare il Titolo del Documento che ci si presta a salvare, la Cartella dove verrà ubicato e soprattutto le caratteristiche del Firmatario, che di default è sempre il Contatto collegato al Preventivo. E' possibile cambiare al volo il firmatario, agendo sull'apposita tendina, scegliendo altri presenti in quella lista, che il plugin prende direttamente da tutti i contatti legati all'Azienda relazionata allo specifico preventivo.

In quella tendina, sarà inoltre possibile selezionare la voce Altro firmatario, che permetterà all'utente crm di scegliere una persona diversa a cui inoltrare il documento da firmare, compilando manualmente i campi richiesti, ovvero: Nome, Cognome, Email e Telefono.

Cliccando sul pulsante SALVA, il crm invierà un'email all'indirizzo legato al contatto firmatario. L'email avrà il seguente aspetto e sarà possibile personalizzarne il template solamente dalle impostazioni di Namirial (non dall'amministrazione di vtenext):

L'email invita la persona ad Aprire e firmare il Documento cliccando sul link presente. Cliccandoci infatti su APRI DOCUMENTO, apparirà una pagina molto simile a questa:

Qui sarà necessario cliccare sull'apposito campo FIRMA QUI evidenziato dal quadrato verde. Cliccandoci, ci sarà richiesto di inviare l'OTP per completare la firma del Documento:

Cliccando su INVIA, arriverà via SMS un codice a 4 cifre da inserire nell'apposito campo:

Cliccando infine su FIRMA, comparirà la nostra firma digitale dettagliata sul PDF, come da seguente immagine:

Cliccando infine sul pulsante COMPLETA, la procedura si concluderà ed il Documento verrà salvato nel crm.

Nella successiva schermata sarà possibile scaricare il Documento originale, quello firmato, oppure cliccare su CHIUDI E PROCEDI per concludere la firma con eSign.

Dettagli importanti

Nei Documenti legati al Preventivo, o al modulo per il quale si è deciso di utilizzare la Firma Elettronica, sono presenti alcuni campi aggiuntivi che permettono di identificare lo stato del Documento, alcuni Token provenienti da Namiral ed il dettaglio delle informazioni del Firmatario.

Si noti il campo Stato Avanzamento Firma che passa da RICHIESTA a FIRMATA una volta completata l'intera procedura descritta nei capitoli precedenti.