Manuale APP Wilson per vtenext

• 1. Accesso e Homepage
• 2. Strumenti
• 2.1 Barra degli Strumenti ed Icone
• 2.2 Funzione NFC - Scansioni Mobile
• 2.3 Scansione Codice a barre e Ricerca tramite QR Code
• 3. Moduli
• 3.1 Calendario e Compiti
• 3.2 Messaggi
• 3.3 Leads
• 3.4 Aziende
• 3.5 Contatti
• 3.6 Opportunità
• 3.7 Preventivi
• 3.8 Ordini di Vendita
• 3.9 Fattura
• 3.10 Prodotti
• 3.11 Installazioni
• 3.12 Servizi
• 3.13 Servizi a Contratto
• 3.14 Assistenza Clienti
• 3.15 Pianificazioni
• 3.16 Operazioni
• 3.17 Scadenze
• 3.18 Fornitori
• 3.19 Ordini di Acquisto
• 3.20 Report Visita
• 3.21 DDT
• 4. Conversazioni
• 4.1 Conversazioni
• 5. Impostazioni
• 5.1 Panoramica Impostazioni
• 5.2 Applicazione delle Modifiche
• 5.3 Notifiche push
• 5.4 Autenticazione a 2 fattori
• 5.5 Profili Mobile
• 6. Ricerca Globale

1. Accesso e Homepage

Wilson for vtenext ti permette di lavorare ovunque, esattamente come se ti trovassi seduto in ufficio, davanti al tuo computer. L'APP si collega al servizio vtenext (sia Cloud che On Site) e consente di agire direttamente sui dati, gestire l'agenda, i contatti, i potenziali clienti, i progetti e molto altro ancora. Con Wilson for vtenext puoi dimenticarti persino gli strumenti nativi dello smartphone / tablet, come ad esempio il calendario o la rubrica dei contatti.

Schermata di accesso dell'APP Wilson for vtenext

Una volta lanciata l'APP dal proprio dispositivo Mobile, ci troveremo di fronte alla schermata sopra illustrata. Si chiede dunque di immettere il nome utente e la password (le stesse usate in vtenext) e l'indirizzo del servizio cloud (se non si specifica il protocollo, verrà usato https:// ).

Una volta effettuato l'accesso, verremo immediatamente indirizzati alla Home Page, che mostra tutti i moduli in cui è possibile accedere, con le stesse funzionalità di vtenext versione desktop. Per ulteriori informazioni sul significato e sul contenuto di ciascun modulo, fare riferimento al manuale vtenext, visitare il sito www.vtenext.com, oppure contattateci all'indirizzo info@vtenext.com

Scorrendo in basso dalla pagina iniziale, sarà possibile visualizzare in lunghezza, tutti i moduli presenti nel crm ed a cui l'utente in questione può accedere (in base al suo profilo). Cliccando invece sulle tre lineette in basso a destrasi avrà accesso alle restanti opzioni e moduli disponibili come illustra l'immagine seguente.

Nella Homepage ed in altri moduli, sono stati aggiunte tre nuove funzioni (visibili nel blocco strumenti):

• Recenti (ultimi elementi visualizzati nel crm)
• Preferiti (tutti gli elementi messi nei preferiti con l'icona della stellina)
• Tracciamento (per vedere tutti i tracciamenti in corso direttamente in app)

Si noti infine la barra degli strumenti presenti in fondo ad ogni schermata, il suo significato è il seguente:

	Vai alla Homepage
	Visualizza le notifiche sui Processi
	Vedi e rispondi alle Conversazioni
	Visualizza e gestisci i Messaggi di posta
	Pulsante che permette di accedere alla lista dei Moduli disponibili

 

2. Strumenti

2.1 Barra degli Strumenti ed Icone

La barra degli strumenti, presente in ogni pagina dell’APP, presenta le seguenti icone

Partendo da sinistra:

• Home Page: per raggiungere la pagina iniziale dell’APP;
• Processi: per visualizzare i processi in corso e che richiedono attenzione da parte dell'utente;
• Conversazioni: per accedere all’omonimo modulo e rispondere agli utenti in base alle richieste (una notifica, ci permetterà di capire quante conversazioni vi sono ancora da leggere);
• Messaggi: per andare al modulo messaggi e leggere le proprie E-Mail (una notifica, ci permetterà di capire quanti messaggi vi sono ancora da leggere);
• Altro: per tornare alla pagina con la lista di tutti i moduli.

All’interno di ogni modulo inoltre, troveremo un campo per poter effettuare delle ricerche ed il tasto + per poter aggiungere una nuova entità anagrafica nel modulo in cui ci troviamo.

Entrando all'interno di un modulo, c'è la possibilità di vedere, in alto all'altezza del logo, le seguenti icone (partendo da sinistra):

• Impostazioni: per accedere alle impostazioni di connessione dell'APP al crm Cloud oppure a quello On Site;
• Esci: per fare Logout dall'APP mobile Wilson per vtenext.

Entrando in modalità Vista per lista, ovvero guardando la lista di record presenti in un modulo, ci sono altre icone che ci possono aiutare nella navigazione ed uso dell'APP:

	Permette di accedere alla lista dei filtri disponibili per quel modulo
	Permette di creare un nuovo record per quel modulo

Dentro ogni scheda (Azienda, Contatto, Lead, ecc.), troviamo una serie di icone che ci permettono di fare azioni differenti:

	Conversazioni relative all'entità anagrafica visualizzata
	Note relative all'entità anagrafica visualizzata
	Eventi di Calendario relativi all'entità anagrafica visualizzata
	Compiti relativi all'entità anagrafica visualizzata
	Accesso alla lista delle relazioni disponibili nell'entità anagrafica visualizzata
	Permette di modificare l'entità anagrafica che si sta visualizzando

All’interno della scheda, vi sono una serie di campi, che di seguito analizzeremo:

  

Campo “Assegnato a”: possiamo scegliere/visualizzare l’assegnatario dell’entità, ovvero l’Utente o il Gruppo crm proprietario

Campo di tipo testo: permette di inserire un nome, un numero, un’informazione, ecc.

 

Campo picklist (menù a tendina): permette di scegliere un solo valore tra quelli disponibili dalla lista

 

Campo per la selezione della data

Campo di tipo Text Area (area di testo): permette di fare, ad esempio, una descrizione con un testo molto lungo

 

2.2 Funzione NFC - Scansioni Mobile

L'NFC (Near Field Communication) è una tecnologia di comunicazione wireless a corto raggio che permette a dispositivi di scambiare dati quando sono vicini tra loro, generalmente entro un raggio di circa 4 cm. Ecco come funziona:

Principi di base generali:

• Comunicazione a corto raggio: I dispositivi NFC, come smartphone, lettori di carte o tag NFC, devono essere molto vicini tra loro per attivare lo scambio di dati.
  
• Frequenza: L'NFC opera a 13.56 MHz, una frequenza che consente lo scambio rapido e sicuro di informazioni su brevi distanze.
  
• Modalità attiva e passiva:
  
  • In modalità attiva, entrambi i dispositivi generano un campo elettromagnetico per trasmettere dati.
    
  • In modalità passiva, solo un dispositivo genera il campo elettromagnetico (come uno smartphone), mentre l'altro (come un tag NFC) lo usa per alimentarsi e rispondere.

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Come funziona l'NFC in vtenext

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Per attivare e far funzionare questa feature, è necessario seguire qualche step di configurazione. Come prima cosa, dall'amministrazione di vtenext, andando in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > AZIENDE (o altro modulo interessato), aggiungere un campo relazionato al modulo Scansioni Mobile.

Questo campo, sarà immediatamente disponibile anche da App Wilson, e cliccandoci sopra, si attiva la schermata per acquisire il tag NFC col cellulare.

Campo di scansione sull'App Wilson da cliccare per attivare l'acquisizione del tag NFC

Schermata di avvio scansione tag NFC

Schermata di dialogo dove il sistema chiede all'utente di avvicinare il tag NFC per la lettura

Il tag viene acquisito e viene inoltre scritto un record nel campo relazionato che era stato creato in precedenza

Ecco il record come viene visualizzato nel campo relazionato una volta scansionato

Ecco il record scansionato in dettaglio (scheda della scansione mobile visto da App Wilson)

Ecco il record scansionato in dettaglio (scheda della scansione mobile visto da vtenext lato web)

N.B.: la funzione NFC è disponibile anche nel modulo Processi, è infatti possibile far iniziare un processo da una scansione.

2.3 Scansione Codice a barre e Ricerca tramite QR Code

Introduzione

Il Codice a barre è un sistema di codifica delle informazioni che utilizza una serie di linee e spazi di diverse larghezze per rappresentare dati numerici o alfanumerici. Sono comunemente utilizzati per identificare prodotti, facilitare il tracciamento delle merci e semplificare le transazioni commerciali.

Il QR code (Quick Response code) è un tipo di codice a barre bidimensionale che può essere letto rapidamente da un dispositivo dotato di fotocamera, come uno smartphone. È stato sviluppato in Giappone negli anni '90 per tracciare i pezzi nei processi di produzione, ma oggi è utilizzato in una vasta gamma di applicazioni.

Un QR code può contenere informazioni come URL, testi, numeri di telefono, informazioni di contatto e altro ancora. Quando un utente scansiona il QR code con un'app di lettura, il dispositivo decodifica le informazioni contenute nel codice e può eseguire azioni come aprire un sito web, salvare un contatto o inviare un messaggio.

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Come funziona in vtenext

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Scansione codice a barre

Andando in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > PRODOTTI > LAYOUT EDITOR è possibile abilitare per il campo NOME PRODOTTO, la funzione di scansione codice a barre. Questo è chiaramente un esempio, si può attivare questa funzione su qualsiasi campo di tipo testo, quindi è possibile creare un campo testo, nominarlo come più ci fa comodo ed abilitarne la scansione.

Schermata del Layout Editor (nell'esempio del modulo Prodotti), con Abilitazione della scansione codice a barre

Istantaneamente in App Wilson, si abiliterà il simbolo della scansione direttamente in quel campo e premendolo, si attiverà la telecamera per effettuare la scansione.

Notare il simbolo per la scansione presente direttamente nel campo interessato

Schermata di acquisizione, ove viene chiesto di scansionare il Codice a barre nell'area evidenziata

Schermata che evidenzia il codice acquisito ed avvisa l'utente che è stato Trovato un nuovo codice a barre

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Ricerca tramite QR Code

Questa funzione è disponibile solo su richiesta specifica del cliente

E' possibile attivare in vtenext, una ricerca tramite QR Code. In pratica in qualsiasi modulo, posso usare il motore di ricerca dell'App Wilson, per inquadrare un QR Code e ricercare il codice associato ad un'anagrafica (es. un Lead, un Cliente oppure un Prodotto).

Si noti che nell'area di ricerca dell'App Wilson, è presente un simbolo per la scansione del QR Code, che servirà per attivare la fotocamera ed acquisire il codice

Un a volta inquadrato il QR Code, il crm effettuerà la ricerca e visualizzerà il risultato sull'App mobile

3. Moduli

3.1 Calendario e Compiti

Con questi due moduli, si aggiungono attività e scadenze nel calendario di vtenext. Tutto quello che verrà inserito, lo ritroveremo poi, entro pochi secondi, sul medesimo Calendario ma lato web.
Quando viene creata una nuova entità di Calendario, essa deve essere assegnata ad un utente (se stessi, oppure un altro utente vtenext) e può anche essere relazionata ad un Contatto e/o ad un’Azienda. Si devono inoltre inserire altre informazioni: la data, l'ora di inizio, lo stato, la descrizione e tutte le altre informazioni che si ritengono fondamentali.
Attraverso la colonna di sinistra, è possibile navigare su altre informazioni (e moduli) relative all'attività appena creata.

Ecco come si presenta la schermata della lista dei Compiti, una volta cliccata l’omonima voce del menu:

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Cliccando sull'icona è possibile accedere alla scelta della vista calendario:

  

Mentre cliccando sull'icona è possibile accedere alla lista degli utenti disponibili (che hanno condiviso il calendario con noi):

Questo invece è l’aspetto del Calendario, raggiungibile cliccando sulla voce omonima presente nel menu. Esso rappresenta l’insieme di tutti gli appuntamenti del giorno selezionato e la loro posizione temporale all’interno della giornata. É possibile cambiare la visualizzazione da “Giorno” a “Mese” oppure vedere il dettaglio di un singolo compito.

Vista giorno

Vista mese

 

3.2 Messaggi

Il modulo dei Messaggi ci permette di leggere le email comodamente attraverso l’app di vtenext. Appena effettuato l’accesso al modulo, avremo una schermata simile a questa:

 

Questa vista ci permette di visualizzare la lista di tutte le cartelle disponibili per la casella predefinita e, più in basso, è possibile scegliere una delle Caselle di posta configurate.

Cliccando sul pulsante  è possibile aprire la finestra di dialogo per la scrittura e l'invio di una nuova email.

 

Cliccando invece sulla cartella della posta in Entrata, la schermata che si presenterà, con la lista di tutte le email arriva da leggere o lette, sarà la seguente:

Sia nella posta in Entrata, che nelle altre cartelle, è possibile effettuare la ricerca delle email, agendo sull'apposito campo presente in testata. E' inoltre possibile attivare la ricerca anche nelle SOTTOCARTELLE, agendo sull'apposito tasto:

E' inoltre possibile accedere alla cartella dei Messaggi "DA LEGGERE" per facilitare la fruizione delle email anche da mobile:

Cliccando infine sul dettaglio di una email in Entrata, avremo a disposizione una schermata come la seguente:

Ogni email può essere infine collegata alle entità di vtenext o può essere vettore per la creazione di una nuova entità. I moduli disponibili sono presenti nella parte alta del dettaglio dell'emali oppure cliccando sull'icona

 

3.3 Leads

Il modulo dei Leads viene visualizzato secondo i filtri disponibili. Naturalmente i filtri visibili in APP saranno quelli creati via web tramite il proprio utente.
E’ possibile dunque scegliere come visualizzare suddetta lista, cliccando sull’icona  presente in alto a destra.

Dettaglio filtri disponibili per il modulo Leads

Dettaglio lista dei Leads

E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare il Lead

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Ecco invece come si presenta la pagina di dettaglio di un lead, una volta che lo abbiamo salvato o cercato all’interno di VTECRM Mobile.

Dal modulo dei Lead nell APP Wilson, è inoltre possibile fare la conversione. E' sufficiente cliccare sui tre puntini in alto a destra, presenti nel dettaglio dell'anagrafica interessata. Comparirà una popup con la voce CONVERTI LEAD.

Una volta cliccato su CONVERTI LEAD, si apre direttamente la pagina di conversione, con la possibilità di scegliere in cosa convertire il Lead (Azienda - esistente o nuova - Contatto e/o Opportunità) e quali campi compilare.

Come è facilmente intuibile, cliccando sull'icona , saranno disponibili tutte le relazioni presenti per quell'anagrafica, cliccando le quali, si potrà accedere ai record collegati. Al centro invece, vengono visualizzate tutte le informazioni relative al dettaglio anagrafico.

Schema di organizzazione dei moduli relazionati per i Lead
Conversazioni	Note	PDF Maker
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Documenti
Prodotti	Servizi	Messaggi
Report Visite	Assistenza Clienti	Processi

 

3.4 Aziende

Come per i Lead, anche le Aziende sono organizzate da filtri e schede informative (indirizzo, descrizione, ecc.). Attraverso il menu delle relazioni presente in alto a destra, è possibile accedere (e aggiungere) ad alcuni dati correlati.
Ad esempio, dal modulo delle Aziende è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando un potenziale correlato automaticamente alle informazioni dell'account.

Vista per lista con dettaglio del filtro applicato lato APP (campi visibili sotto ogni record)

Dettaglio Azienda

E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare l'azienda.

Schema di organizzazione dei moduli relazionati per le Aziende
Conversazioni	Note	PDF Maker
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Prodotti
Contatti	Messaggi	Ordini di Vendita
Assistenza Clienti	Opportunità	Preventivi
Servizi	Documenti	Fattura
Installazioni	Pianificazioni	Operazioni
Servizi a Contratto	Processi	DDT
Report Visite

È inoltre possibile modificare o eliminare i dati correlati, ad esempio (come nella figura) il Contatto correlato all'account. Attraverso l'icona della freccia (in alto a destra) si passa direttamente alla pagina dei contatti.

N.B.: l’ordine e la presenza delle related è modificabile da layout editor mobile (configurazione da fare lato web).

Visualizzazione di un Contatto relazionato all'Azienda

 

3.5 Contatti

Anche i Contatti, come i Leads e le Aziende, sono organizzati da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali del Contatto, troviamo inoltre la relazione con la rispettiva Azienda. Attraverso le relazioni è possibile accedere (e aggiungere) ad alcuni dati correlati.

Dettaglio Contatto

E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare il Contatto

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)	Messaggi	Opportunità
Assistenza Clienti	Preventivi	Ordini di Acquisto
Ordini di Vendita	Prodotti	Documenti
Fattura	Servizi	Servizi a Contratto
Pianificazioni	Processi	Report Visite

 

3.6 Opportunità

Le Opportunità sono il punto di partenza di una negoziazione. Il modulo è organizzato da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, l’Opportunità deve essere correlata ad un’Azienda / Contatto (per avere il flusso completo delle informazioni commerciali).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere ai dati dei moduli relazionati; come al solito, è possibile aggiungere una relazione agendo sull'apposito pulsante . Ad esempio, da un’Opportunità, è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando un Preventivo che è automaticamente correlato alle informazioni Opportunità / Azienda.

Dettaglio Opportunità

Nell'immagine sopra, si può notare il dettaglio del Preventivo relazionato all'Opportunità

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Documenti	Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)
Prodotti	Contatti	Preventivi
Ordini di Vendita	Servizi	Messaggi
Aziende	Processi

 

3.7 Preventivi

Anche il modulo dei Preventivi, è organizzato da filtri e schede informative (Informazioni Personalizzate, Indirizzo, Termini e Condizioni, ecc.). All'interno delle informazioni principali, il preventivo deve essere relazionato ad un’Azienda, un Contatto ed un’ Opportunità (per avere il flusso completo di informazioni). Il Preventivo contiene prodotti e / o servizi da aggiungere (+) con quantità, prezzo, sconti, ecc.
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere a (e aggiungere) dati correlati.

Dettaglio preventivo

Dettaglio Prodotti nel Preventivo

Dettaglio Totale, Tasse, Sconti e Spese di Spedizione

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Messaggi	Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)
Ordini di Vendita	Documenti	Processi

 

3.8 Ordini di Vendita

Anche gli ordini di vendita sono organizzati da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un Ordine di Vendita deve essere correlato ad un’Azienda/Contatto, ad un Preventivo ed anche ad un’Opportunità (in modo che il flusso delle informazioni sia completo).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere, tutti dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista. Ad esempio, da un Ordine di Vendita, è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando la Fattura.

Dettaglio Ordini di Vendita

Dettaglio Prodotti dell'Ordine di Vendita

Dettaglio totale dell'Ordine di Vendita, Tasse, Spese di Spedizione, Sconti ed Arrotondamenti

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Fattura	DDT	Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)	Documenti	Installazioni
Operazioni	Servizi a Contratto	Messaggi
Processi

 

3.9 Fattura

Anche le Fatture sono organizzate da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, una Fattura deve essere correlata a un’Azienda/Contatto e anche ad un Ordine di Vendita (per avere il flusso completo delle informazioni).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere, tutti dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista.

Dettaglio Fattura

Dettaglio Prodotti nella Fattura

Dettaglio Totale della Fattura, Sconti, Spese di Spedizione, Arrotondamenti

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Documenti
DDT	Installazioni	Messaggi
Processi

 

3.10 Prodotti

In Wilson for vtenext, il modulo dei Prodotti esiste solo come relazione per altri moduli che lo utilizzano, come Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto, Fatture, ecc.

Dettaglio Prodotto relazionato

 

3.11 Installazioni

Le Installazioni, sono organizzate per filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un’installazione deve essere relazionata ad un Prodotto e un’Azienda e richiedono anche un Numero di Serie. Il collegamento inoltre è previsto anche verso un Ordine di Vendita ed una Fattura (per avere il flusso completo di informazioni).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere tutti i dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista.

Dettaglio Installazione

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Assistenza Clienti
Messaggi	Documenti	Processi

 

3.12 Servizi

Questo modulo contiene l'elenco dei servizi che possono essere offerti ai propri clienti. Come per la versione Web, anche qui differiscono dai Prodotti per il semplice fatto, che riguardano la gestione di Ore/Uomo, difficilmente gestibile tramite il modulo dei Prodotti. Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere ed eventualmente aggiungere, i dati correlati ai moduli relazionati presenti.

Dettaglio Servizio

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Preventivi
Ordini di Vendita	Fattura	Aziende
Opportunità	Messaggi	Assistenza Clienti
Ordini di Acquisto	Leads	Contatti
Documenti	Servizi a Contratto	Processi

 

3.13 Servizi a Contratto

I Servizi a Contratto (servizi misurati in ore/giorni) sono organizzati da filtri e schede informative. Al loro interno, troviamo relazioni dirette con il modulo delle Aziende, Ordine di vendita e Servizi (per avere il flusso completo di informazioni).

Dettaglio Servizio a Contratto

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Assistenza Clienti
Messaggi	Documenti	Processi

 

3.14 Assistenza Clienti

Nel modulo dell’Assistenza Clienti, trovano posto tutti i Ticket aperti dai Clienti, oppure aperti internamente dallo staff dell’Assistenza Tecnica. Essi possono essere relazionati alle Aziende/Contatti, ad un Prodotto, un Progetto ed un'Attività di progetto.

Dettaglio Assistenza Clienti

All'interno del Ticket, nella vista in dettaglio per intenderci, troviamo un'area dedicata per apporre una firma da parte del nostro cliente. Questo ci servirà per creare poi un Rapportino di Intervento, che ci permetta di mandare un PDF al nostro cliente, contenente tutti i dati del Ticket, compresa la Firma (come visibile qui di seguito).

Dettaglio area Firma Ticket

 

Dettaglio schermata per la firma

Inoltre nel modulo Assistenza Clienti, è possibile attivare il tracciamento come per l'applicazione web. Dal dettaglio del singolo ticket, cliccando sui tre puntini in alto a destra, è possibile cliccare su Inizia Tracciamento. Una volta che il tracciamento è attivo, si potrà notare sulla parte alta del ticket, un blocco dedicato ai pulsanti azione Pausa e Stop del suddetto Tracciamento.

Dettaglio della popup per iniziare il tracciamento (in alto a destra)

Popup di inizio tracciamento con possibilità di commentare il ticket

Dettaglio del blocco di tracciamento presente nella parte alta del ticket

Dettaglio della schermata di Pausa o Stop del tracciamento

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Commenti	Conversazioni	Note
PDF Maker	Messaggi	Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)	Documenti	Servizi
Servizi a Contratto	Installazioni	Interventi
Processi

 

3.15 Pianificazioni

Le Pianificazioni sono il posto più corretto per gestire un nuovo progetto, verificarne l’andamento e coordinare le risorse. Una Pianificazione è tipicamente collegata ad un Account ed alle sue Operazioni.

Dettaglio Pianificazione

Dettaglio delle Operazioni relazionate alla Pianificazione

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Assistenza Clienti
Messaggi	Operazioni	Scadenze
Documenti	Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)
Processi

 

3.16 Operazioni

Le Operazioni fanno parte di una Pianificazione e sono importanti per poter determinare “chi fa cosa” all’interno di un progetto. Ogni operazione contiene le informazioni inerenti una specifica lavorazione, con anche il progresso in percentuale, dell’avanzamento lavori. Ciò permette di ottenere una chiara visione d’insieme nelle Pianificazioni.
Come per gli altri moduli, anche le Operazioni sono organizzate da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un'attività di progetto deve essere correlata a un progetto e deve anche essere correlata a un ordine di vendita (per avere il flusso completo di informazioni).

Dettaglio Operazione

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Assistenza Clienti
Messaggi	Documenti	Processi

 

3.17 Scadenze

Le Scadenze sono utili per gestire un deadline di un progetto, oppure per gestire le scadenze giornaliere/settimanali/mensili/annuali della nostra azienda. Come per gli altri moduli, anche le Scadenze sono organizzate da filtri e schede informative e devono essere correlate ad un progetto.

Dettaglio Scadenza

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Messaggi
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Processi

 

3.18 Fornitori

Questo modulo ti consente di gestire il ciclo passivo. I venditori sono organizzati per filtri e schede informative (informazioni principali, indirizzo, note, ecc.).
Nel modulo dei Fornitori, fa la sua comparsa il modulo degli Ordini di Acquisto. Esso ci permette di completare la gestione del ciclo passivo, e carpire la marginalità dei Prodotti.

Dettaglio Fornitore

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Contatti
Documenti	Messaggi	Prodotti
Ordini di Acquisto	Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)
Pianificazioni	Processi

 

3.19 Ordini di Acquisto

Anche gli Ordine di Acquisto sono organizzati da filtri e schede informative (informazioni principali, indirizzo, termini e condizioni, ecc.). All'interno delle informazioni principali, un Ordine di Acquisto deve essere realzionato ad un Fornitore, come parte del ciclo passivo.

Dettaglio Ordine di Acquisto

Dettaglio Prodotti dell'Ordine di Acquisto

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Documenti
Messaggi	Processi

 

3.20 Report Visita

Con questo modulo è possibile gestire le visite a clienti potenziali o acquisiti. Come al solito, è organizzato da filtri e schede informative in cui è possibile prendere nota dei dettagli della visita (informazioni principali, spese, ecc.).
E’ inoltre possibile inviare un PDF al potenziale cliente, con i dettagli della visita fatta. Servirà al cliente come promemoria dell’incontro avvenuto.

Dettaglio Report Visita

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	Prodotti
Attività (Calendario)	Compiti (Calendario)	Messaggi
PDF Maker	Processi

 

3.21 DDT

I DDT sono organizzati, come tutti i moduli di VTECRM, in filtri e schede informative. Essi devono essere relazionati ad un ordine cliente e un account.

Dettaglio Documento di Trasporto

Dettaglio Prodotto nel DDT

Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni	Note	PDF Maker
Documenti	Fattura	Messaggi
Processi

 

4. Conversazioni

4.1 Conversazioni

Cliccando sull’’apposita icona, presente nella barra in basso, si può aprire il pannello delle Conversazioni come mostrato di seguito.

Dettaglio lista Conversazioni attive

Ma che cos’è il modulo delle Conversazioni ? Esso è una chat che ti consente di inviare brevi messaggi agli altri utenti di vtenext (e ricevere risposte) su argomenti specifici. Le Conversazioni ancora da leggere, vengono evidenziate da un colore più scuro, mentre quelle lette sono tutte a sfondo più chiaro.

Quando si inizia una nuova Conversazione o rispondiamo ad una esistente, ci troviamo in una schermata come quella in figura, nella quale possiamo scrivere e selezionare gli utenti destinatari, come quella visualizzata in seguito.

Dettaglio composizione di una Conversazione

Quando facciamo la selezione degli utenti, la schermata si presenta come di seguito. Una piccola popup ci indica quali sono gli utenti disponibili e quelli che abbiamo già selezionato.

Dettaglio scelta degli utenti destinatari

E’ anche possibile scrivere una conversazione relativa ad un record. Si può farlo semplicemente andando alla pagina del record interessato, cliccando nella related delle Conversazioni ed aggiungendone una premendo il tasto +. Come di consueto, sarà possibile iniziare detta conversazione verso tutti, o verso alcuni utenti specifici.

Dal modulo delle conversazioni è possibile pingare, agendo direttamente sui tre puntini in alto a destra, in vista dettaglio della conversazione stessa, e cliccando su Invia ping

Cliccando sull'icona del filtro, presente in alto a destra, all'interno del modulo Conversazioni, è possibile accedere a tutte le Chat NON LETTE e cercare ulteriormente tra queste conversazioni.

5. Impostazioni

5.1 Panoramica Impostazioni

Nella pagina delle Impostazioni, accessibile dall'icona presente in alto a sinistra della Home page, si possono visualizzare le seguenti informazioni.

Generali (non modificabili):
- Indirizzo web: dove l'app mobile Wilson for vtenext, punta e si collega
- Username: l'identificativo dell'utente che ha fatto l'accesso all'app
- Versione vtenext: la versione attualmente installata di vtenext sul vostro server o cloud
- Versione app: la versione attualmente in uso dell'app Wilson for vtenext

Notifiche:
- Ricevi notifiche push: attiva o disattiva le notifiche push (solo se sono state preventivamente attivate dalle impostazioni web)
- Configura notifiche push: è possibile decidere per quali moduli ricevere notifiche, settare un range di orario personalizzato in cui riceverle, ed essere notificate contemporaneamente o meno di quando si sta utilizzando l'applicazione web
- Apri impostazioni: per attivare o bloccare le notifiche e per attivare o disattivare il badge di notifica sul dispositivo mobile

Autenticazione a 2 fattori:
- Biometria: attiva o disattiva l'accesso all'app e ad altre operazioni fattibili con l'app, direttamente con l'impronta digitale al posto del pin dispositivo

 

Dettaglio Impostazioni (primo scroll)

Dettaglio Impostazioni (secondo scroll)

 

5.2 Applicazione delle Modifiche

Quando vengono applicate alcune personalizzazioni nel crm (lato server), assicurarsi di effettuare un'operazione di chiusura e riapertura dell'APP per poter visualizzare le modifiche effettuate (non è necessario Logout/Login).
Ciò riguarda principalmente:

1. modifica dei privilegi di modulo / campi / profili
2. creazione, modifica, cancellazione di utenti / gruppi
3. variazione nei filtri
4. creazione, rinomina, cancellazione, modifica della visibilità di campi / blocchi
5. cambio delle relazioni tra i moduli
6. cambio della lingua

 

5.3 Notifiche push

Appena si accede all'app Wilson, viene richiesto se attivare le Notifiche push:

Attivando le Notifiche Push dalle impostazioni, è possibile configurare per quali moduli tali notifiche verranno erogate. Cliccando appunto su CONFIGURA NOTIFICHE PUSH dalle impostazioni infatti, è possibile accedere alla seguente pagina:

Dettaglio della schermata configurazione notifiche (primo scroll)

Dettaglio della schermata configurazione notifiche (secondo scroll)

ABILITA NOTIFICHE

2FA	abilita la ricezione di notifiche per l'autenticazione a 2 fattori
Conversazioni	abilita la ricezione di notifiche per le conversazioni
Messaggi	abilita la ricezione di notifiche sui messaggi di posta
Task di processo	abilita la ricezione di notifiche riguardanti task di processo che coinvolgono l'utente
Promemoria eventi	abilita la ricezione di notifiche per gli eventi di calendario imminenti
Promemoria Compiti	abilita la ricezione di notifiche per i compiti di calendario imminenti
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METTERE IN PAUSA LE NOTIFICHE PUSH

E' possibile stoppare temporaneamente le Notifiche Push nell'app Wilson. Agendo dalle IMPOSTAZIONE dell'app, si accede alla pagina che permette di fare questa configurazione:

Cliccare su "Metti in pausa le notifiche push", per accedere alla configurazione

In questa pagina si possono notare, partendo dall'alto, due pulsanti per mettere in pausa per UN'ORA, oppure per il resto della GIORNATA. Più in basso è visibile la lista delle pause attualmente ATTIVE, ovvero quelle che si è deciso di impostare. In fondo alla schermata, è presente il pulsante CREA cliccando il quale, sarà possibile determinare una pausa delle notifiche personalizzata.

Schermata di configurazione dell'intervallo notifiche push personalizzato

5.4 Autenticazione a 2 fattori

Con l'app Wilson è possibile attivare l'autenticazione a 2 fattori settandola prima di tutto dalle impostazioni utente, come spiegato nel capitolo 2.7.2 Autenticazione in due fattori (2FA).

L'autenticazione a 2 fattori può essere fatta in due modi:

• tramite codice dispositivo che viene inviato per email (un numero di 6 cifre che deve essere inserito quando richiesto)
• tramite impronta biometrica registrata dal proprio dispositivo mobile

Con l'autenticazione a 2 fattori attiva (2FA), nel momento in cui si fa accesso all'app Wilson verrà richiesta un'azione da parte dell'utente.

Come prima cosa, all'accesso, viene chiesto se attivare la biometria, per evitare di inserire ogni volta le 6 cifre, o codice dispositivo, che arrivano all'indirizzo email dell'utente.

Se si è scelto di avere l'accesso tramite app Wilson con autenticazione a 2 fattori dalle impostazioni utente, e non è stata attivato l'accesso tramite impronta, questa è la schermata che si presenta. In questa schermata va inserito il codice che abbiamo scelto al momento dell'attivazione della funzione (che va da 4 a 8 cifre)

Se invece è stato attivato dalle impostazioni dell'app l'accesso tramite impronta, questa è la schermata che compare. Cliccare dunque su Accesso biometrico e comparirà la seguente schermata:

Sarà dunque richiesto di apporre la propria impronta sul sensore del proprio dispositivo mobile per finalizzare l'accesso

5.5 Profili Mobile

Dall'amministrazione di vtenext, è possibile impostare profili differenti che renderanno ancora più smart il lavoro da App Mobile Wilson. Esiste infatti un'interfaccia di amministrazione per tali profili che permette di impostare capillarmente il tipo di visualizzazione dell'App.

Andando in IMPOSTAZIONI > APP WILSON, visualizzeremo questa schermata:

Come si può notare, ci sono due blocchi, uno denominato Profili mobile che ci farà visualizzare la lista dei profili impostati per l'App Wilson, e l'altro Anteprima ruoli che ci permetterà di vedere la lista di tutti gli utenti suddivisi per ruolo, con il dettaglio del profilo mobile ad essi collegato.

Cliccando sul pulsante Nuovo profilo in alto a destra, accederemo alla configurazione che sarà identica come procedura a quanto già spiegato nel capitolo 16.1.1 Creazione di un nuovo profilo.

Inserire il nome del Profilo Mobile, un'eventuale descrizione, scegliere da quale profilo base partire per la configurazione (in caso si fosse già configurato qualche altro profilo simile a quello che ci si appresta a creare) e infine cliccare sul pulsante Prossimo, presente in basso a destra.

Si potranno dunque scegliere quali moduli visualizzare, quali mettere in sola lettura, se un utente può creare o eliminare record da quel modulo, quali campi sono obbligatori ed infine, decidere quali campi di ogni singolo modulo sarà possibile visualizzare da App mobile.

Una volta salvato, il profilo mobile sarà disponibile nella lista dei profili che avevamo inizialmente visto. Ora è possibile affidare quel profilo ad un utente specifico. E' sufficiente andare in IMPOSTAZIONI > RUOLI, cliccare sul profilo desiderato (profilo Agente per l'esempio che stiamo facendo) e modificarlo selezionando il profilo mobile in basso a sinistra. Cliccare infine sul pulsante SALVA in alto a destra.

Tornando infine in IMPOSTAZIONI > APP WILSON, è possibile visualizzare in Anteprima ruoli, il profilo mobile per Agente, collegato al suo ruolo.

6. Ricerca Globale

Quando abbiamo la necessità di cercare un’entità anagrafica in tutto il crm, dovremo prima di tutto cliccare sull'icona della lente di ingrandimento presente in alto a destra . Questa azione, farà comparire una schermata come da immagine qui sotto, contenente alcune voci, che ci permetteranno di affinare la ricerca stessa:

1. Cerca in tutto il CRM
2. Anagrafiche
3. Progetti
4. Vendite
5. Inventario
6. Collaboration
7. Altro

Dettaglio Ricerca Globale

Come fare dunque una ricerca globale ?

• Dopo aver scritto la parola chiave da cercare, cliccando sul pulsante “Anagrafiche”, si apre una popup con all’interno il risultato della ricerca eseguita;
• Cliccando invece su “altre aree, sarà possibile scegliere di fare la ricerca all’interno di altri moduli (es. Pianificazioni, Ordini di Vendita, Opportunità, Preventivi, ecc.);
• Premendo il pulsante “Cerca in tutto il CRM”, sarà possibile fare una ricerca indistintamente su tutto il database;