Manuale APP Wilson per vtenext
Wilson per vtenext ti permette di lavorare ovunque, esattamente come se ti trovassi seduto in ufficio, davanti al computer. L'APP si collega al servizio VTE (sia Cloud che On Site) e consente di agire direttamente sui dati, gestire l'agenda, i contatti, i potenziali, i progetti e molto altro ancora. Con Wilson puoi dimenticarti persino gli strumenti nativi dello smartphone / tablet, come ad esempio il calendario o la rubrica dei contatti.

1. Accesso e Homepage
Wilson for vtenext ti permette di lavorare ovunque, esattamente come se ti trovassi seduto in ufficio, davanti al tuo computer. L'APP si collega al servizio vtenext (sia Cloud che On Site) e consente di agire direttamente sui dati, gestire l'agenda, i contatti, i potenziali clienti, i progetti e molto altro ancora. Con Wilson for vtenext puoi dimenticarti persino gli strumenti nativi dello smartphone / tablet, come ad esempio il calendario o la rubrica dei contatti.
Schermata di accesso dell'APP Wilson for vtenext
Una volta lanciata l'APP dal proprio dispositivo Mobile, ci troveremo di fronte alla schermata sopra illustrata. Si chiede dunque di immettere il nome utente e la password (le stesse usate in vtenext) e l'indirizzo del servizio cloud (se non si specifica il protocollo, verrà usato https:// ).
Una volta effettuato l'accesso, verremo immediatamente indirizzati alla Home Page, che mostra tutti i moduli in cui è possibile accedere, con le stesse funzionalità di vtenext versione desktop. Per ulteriori informazioni sul significato e sul contenuto di ciascun modulo, fare riferimento al manuale vtenext, visitare il sito www.vtenext.com, oppure contattateci all'indirizzo info@vtenext.com
Scorrendo in basso dalla pagina iniziale, sarà possibile visualizzare in lunghezza, tutti i moduli presenti nel crm ed a cui l'utente in questione può accedere (in base al suo profilo). Cliccando invece sulle tre lineette in basso a destra
si avrà accesso alle restanti opzioni e moduli disponibili come illustra l'immagine seguente.
Nella Homepage ed in altri moduli, sono stati aggiunte tre nuove funzioni (visibili nel blocco strumenti):
Recenti (ultimi elementi visualizzati nel crm)
Preferiti (tutti gli elementi messi nei preferiti con l'icona della stellina)
Tracciamento (per vedere tutti i tracciamenti in corso direttamente in app)
Si noti infine la barra degli strumenti presenti in fondo ad ogni schermata, il suo significato è il seguente:
Vai alla Homepage
Visualizza le notifiche sui Processi
Vedi e rispondi alle Conversazioni
Visualizza e gestisci i Messaggi di posta
Pulsante che permette di accedere alla lista dei Moduli disponibili
 

2. Strumenti

2.1 Barra degli Strumenti ed Icone
La barra degli strumenti, presente in ogni pagina dell’APP, presenta le seguenti icone
Partendo da sinistra:
Home Page: per raggiungere la pagina iniziale dell’APP;
Processi: per visualizzare i processi in corso e che richiedono attenzione da parte dell'utente;
Conversazioni: per accedere all’omonimo modulo e rispondere agli utenti in base alle richieste (una notifica, ci permetterà di capire quante conversazioni vi sono ancora da leggere);
Messaggi: per andare al modulo messaggi e leggere le proprie E-Mail (una notifica, ci permetterà di capire quanti messaggi vi sono ancora da leggere);
Altro: per tornare alla pagina con la lista di tutti i moduli.
All’interno di ogni modulo inoltre, troveremo un campo per poter effettuare delle ricerche ed il tasto + per poter aggiungere una nuova entità anagrafica nel modulo in cui ci troviamo.
Entrando all'interno di un modulo, c'è la possibilità di vedere, in alto all'altezza del logo, le seguenti icone (partendo da sinistra):
Impostazioni: per accedere alle impostazioni di connessione dell'APP al crm Cloud oppure a quello On Site;
Esci: per fare Logout dall'APP mobile Wilson per vtenext.
Entrando in modalità Vista per lista, ovvero guardando la lista di record presenti in un modulo, ci sono altre icone che ci possono aiutare nella navigazione ed uso dell'APP:
Permette di accedere alla lista dei filtri disponibili per quel modulo
Permette di creare un nuovo record per quel modulo
Dentro ogni scheda (Azienda, Contatto, Lead, ecc.), troviamo una serie di icone che ci permettono di fare azioni differenti:
Conversazioni relative all'entità anagrafica visualizzata
Note relative all'entità anagrafica visualizzata
Eventi di Calendario relativi all'entità anagrafica visualizzata
Compiti relativi all'entità anagrafica visualizzata
Accesso alla lista delle relazioni disponibili nell'entità anagrafica visualizzata
 
Permette di modificare l'entità anagrafica che si sta visualizzando
All’interno della scheda, vi sono una serie di campi, che di seguito analizzeremo:
  
Campo “Assegnato a”: possiamo scegliere/visualizzare l’assegnatario dell’entità, ovvero l’Utente o il Gruppo crm proprietario
Campo di tipo testo: permette di inserire un nome, un numero, un’informazione, ecc.
 
Campo picklist (menù a tendina): permette di scegliere un solo valore tra quelli disponibili dalla lista
 
Campo per la selezione della data
Campo di tipo Text Area (area di testo): permette di fare, ad esempio, una descrizione con un testo molto lungo
 

2.2 Funzione NFC - Scansioni Mobile
L'NFC (Near Field Communication) è una tecnologia di comunicazione wireless a corto raggio che permette a dispositivi di scambiare dati quando sono vicini tra loro, generalmente entro un raggio di circa 4 cm. Ecco come funziona:
Principi di base generali:
Comunicazione a corto raggio: I dispositivi NFC, come smartphone, lettori di carte o tag NFC, devono essere molto vicini tra loro per attivare lo scambio di dati.
Frequenza: L'NFC opera a 13.56 MHz, una frequenza che consente lo scambio rapido e sicuro di informazioni su brevi distanze.
Modalità attiva e passiva:
In modalità attiva, entrambi i dispositivi generano un campo elettromagnetico per trasmettere dati.
In modalità passiva, solo un dispositivo genera il campo elettromagnetico (come uno smartphone), mentre l'altro (come un tag NFC) lo usa per alimentarsi e rispondere.
Come funziona l'NFC in vtenext
Per attivare e far funzionare questa feature, è necessario seguire qualche step di configurazione. Come prima cosa, dall'amministrazione di vtenext, andando in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > AZIENDE (o altro modulo interessato), aggiungere un campo relazionato al modulo Scansioni Mobile.
Questo campo, sarà immediatamente disponibile anche da App Wilson, e cliccandoci sopra, si attiva la schermata per acquisire il tag NFC col cellulare.
Campo di scansione sull'App Wilson da cliccare per attivare l'acquisizione del tag NFC
Schermata di avvio scansione tag NFC
Schermata di dialogo dove il sistema chiede all'utente di avvicinare il tag NFC per la lettura
Il tag viene acquisito e viene inoltre scritto un record nel campo relazionato che era stato creato in precedenza
Ecco il record come viene visualizzato nel campo relazionato una volta scansionato
Ecco il record scansionato in dettaglio (scheda della scansione mobile visto da App Wilson)
Ecco il record scansionato in dettaglio (scheda della scansione mobile visto da vtenext lato web)
N.B.: la funzione NFC è disponibile anche nel modulo Processi, è infatti possibile far iniziare un processo da una scansione.

2.3 Scansione Codice a barre e Ricerca tramite QR Code
Introduzione
Il Codice a barre è un sistema di codifica delle informazioni che utilizza una serie di linee e spazi di diverse larghezze per rappresentare dati numerici o alfanumerici. Sono comunemente utilizzati per identificare prodotti, facilitare il tracciamento delle merci e semplificare le transazioni commerciali.
Il QR code (Quick Response code) è un tipo di codice a barre bidimensionale che può essere letto rapidamente da un dispositivo dotato di fotocamera, come uno smartphone. È stato sviluppato in Giappone negli anni '90 per tracciare i pezzi nei processi di produzione, ma oggi è utilizzato in una vasta gamma di applicazioni.
Un QR code può contenere informazioni come URL, testi, numeri di telefono, informazioni di contatto e altro ancora. Quando un utente scansiona il QR code con un'app di lettura, il dispositivo decodifica le informazioni contenute nel codice e può eseguire azioni come aprire un sito web, salvare un contatto o inviare un messaggio.
Come funziona in vtenext
Scansione codice a barre
Andando in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > PRODOTTI > LAYOUT EDITOR è possibile abilitare per il campo NOME PRODOTTO, la funzione di scansione codice a barre. Questo è chiaramente un esempio, si può attivare questa funzione su qualsiasi campo di tipo testo, quindi è possibile creare un campo testo, nominarlo come più ci fa comodo ed abilitarne la scansione.
Schermata del Layout Editor (nell'esempio del modulo Prodotti), con Abilitazione della scansione codice a barre
Istantaneamente in App Wilson, si abiliterà il simbolo della scansione direttamente in quel campo e premendolo, si attiverà la telecamera per effettuare la scansione.
Notare il simbolo per la scansione presente direttamente nel campo interessato
Schermata di acquisizione, ove viene chiesto di scansionare il Codice a barre nell'area evidenziata
Schermata che evidenzia il codice acquisito ed avvisa l'utente che è stato Trovato un nuovo codice a barre
Ricerca tramite QR Code
Questa funzione è disponibile solo su richiesta specifica del cliente
E' possibile attivare in vtenext, una ricerca tramite QR Code. In pratica in qualsiasi modulo, posso usare il motore di ricerca dell'App Wilson, per inquadrare un QR Code e ricercare il codice associato ad un'anagrafica (es. un Lead, un Cliente oppure un Prodotto).
Si noti che nell'area di ricerca dell'App Wilson, è presente un simbolo per la scansione del QR Code, che servirà per attivare la fotocamera ed acquisire il codice
Un a volta inquadrato il QR Code, il crm effettuerà la ricerca e visualizzerà il risultato sull'App mobile

2.4 Ordinamento e Filtri
Nell'App Wilson è possibile gestire l'Ordinamento delle anagrafiche ed i Filtri. Prendiamo come esempio, il modulo delle Aziende, partendo dall'alto a sinistra, è possibile vedere un pulsante per visualizzare i Filtri disponibili, un pulsante per selezionare l'Utente assegnatario da visualizzare ed infine, il pulsante per l'Ordinamento:
FILTRI
Cliccando sul pulsante FILTRI, sarà possibile come detto, visualizzare la lista dei filtri disponibili (sia creati da web che da app) e si potrà CREARNE di nuovi direttamente da Wilson. Per tutti i filtri, sia quelli creati da web che da app, è possibile cliccare sui tre puntini sulla destra e fare DUPLICA. I filtri creati da APP Wilson, presentano un'icona a forma di matita, vicino ai tre puntini, cliccando la quale sarà possibile modificare il filtro direttamente in APP. Non è possibile modificare in Wilson filtri creati da web:
Quando viene premuta l'opzione DUPLICA o MODIFICA, la schermata che compare è la seguente:
  
  
In questa schermata sono possibili le seguenti azioni:
Nome vista: rinominare o dare un nome al proprio filtro
Imposta a default: impostare il filtro a default per l'app Wilson
Selezionare i campi da visualizzare: è possibile impostare i campi da visualizzare, aggiungendone di nuovi e decidendone, per trascinamento, l'ordine di apparizione
Visualizzazione sottotitolo: è possibile scegliere se includere o meno il sottotitolo che contenga i campi, precedentemente selezionati. Tali campi possono avere o meno la relativa etichetta per una fruibilità maggiore
Inizialmente ordina per: permette di scegliere l'ordinamento di un campo in maniera ascendente o discendente
Filtri avanzati: permette di definire dei criteri di selezione sui campi di tipo diverso da Data (ovvero si possono selezionare tutti gli altri tipi di campi, come menù a tendina, testo libero, numero, ecc.)
Filtro temporale: serve per selezionare campi di tipo data, con delle durate personalizzate e dinamiche oppure statiche. Si possono scegliere tra le opzioni dinamiche messe a disposizione dall'app, oppure scegliere un range di date statico a piacere
ORDINAMENTO
L'Ordinamento si ottiene cliccando sull'apposito ed omonimo pulsante presente nel menu in alto della vista per lista di una anagrafica.
Si apre così una tendina nella parte bassa dello schermo, che permette di scegliere il proprio ordinamento:
Più recenti, per visualizzare le anagrafiche che sono state gestite di recente
Campi del modulo (nell'esempio vediamo Numero Azienda, Nome Azienda, Telefono, Email, Sito Web)
Altri, permette di selezionare altri campi scegliendo tra tutti quelli disponibili in quello specifico modulo
Azzera, serve per ripristinare la visualizzazione di base

3. Moduli

3.1 Calendario e Compiti
Con questi due moduli, si aggiungono attività e scadenze nel calendario di vtenext. Tutto quello che verrà inserito, lo ritroveremo poi, entro pochi secondi, sul medesimo Calendario ma lato web.
Quando viene creata una nuova entità di Calendario, essa deve essere assegnata ad un utente (se stessi, oppure un altro utente vtenext) e può anche essere relazionata ad un Contatto e/o ad un’Azienda. Si devono inoltre inserire altre informazioni: la data, l'ora di inizio, lo stato, la descrizione e tutte le altre informazioni che si ritengono fondamentali.
Attraverso la colonna di sinistra, è possibile navigare su altre informazioni (e moduli) relative all'attività appena creata.
Ecco come si presenta la schermata della lista dei Compiti, una volta cliccata l’omonima voce del menu:
Cliccando sull'icona 
 è possibile accedere alla scelta della vista calendario:
   
Mentre cliccando sull'icona 
 è possibile accedere alla lista degli utenti disponibili (che hanno condiviso il calendario con noi):
Questo invece è l’aspetto del Calendario, raggiungibile cliccando sulla voce omonima presente nel menu. Esso rappresenta l’insieme di tutti gli appuntamenti del giorno selezionato e la loro posizione temporale all’interno della giornata. É possibile cambiare la visualizzazione da “Giorno” a “Mese” oppure vedere il dettaglio di un singolo compito.
Vista giorno
Vista mese
 

3.2 Messaggi
Il modulo dei Messaggi ci permette di leggere le email comodamente attraverso l’app di vtenext. Appena effettuato l’accesso al modulo, avremo una schermata simile a questa:
Questa vista ci permette di visualizzare la lista di tutte le cartelle disponibili per la casella predefinita e, più in basso, è possibile scegliere una delle Caselle di posta configurate.
Cliccando sul pulsante 
  è possibile aprire la finestra di dialogo per la scrittura e l'invio di una nuova email.
Cliccando invece sulla cartella della posta in Entrata, la schermata che si presenterà, con la lista di tutte le email arriva da leggere o lette, sarà la seguente:
Sia nella posta in Entrata, che nelle altre cartelle, è possibile effettuare la ricerca delle email, agendo sull'apposito campo presente in testata. E' inoltre possibile attivare la ricerca anche nelle SOTTOCARTELLE oppure la ricerca in TUTTI GLI ACCOUNT, agendo sull'apposito tasto opzione:
E' inoltre possibile accedere alla cartella dei Messaggi "DA LEGGERE" per facilitare la fruizione delle email anche da mobile:
Cliccando infine sul dettaglio di una email in Entrata, avremo a disposizione una schermata come la seguente:
Ogni email può essere infine collegata alle entità di vtenext o può essere vettore per la creazione di una nuova entità. I moduli disponibili sono presenti nella parte alta del dettaglio dell'emali oppure cliccando sull'icona

3.3 Leads
Il modulo dei Leads viene visualizzato secondo i filtri disponibili. Naturalmente i filtri visibili in APP saranno quelli creati via web tramite il proprio utente.
E’ possibile dunque scegliere come visualizzare suddetta lista, cliccando sull’icona 
 presente in alto a destra.
Dettaglio filtri disponibili per il modulo Leads
Dettaglio lista dei Leads
E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare il Lead
Ecco invece come si presenta la pagina di dettaglio di un lead, una volta che lo abbiamo salvato o cercato all’interno di VTECRM Mobile.
Dal modulo dei Lead nell APP Wilson, è inoltre possibile fare la conversione. E' sufficiente cliccare sui tre puntini in alto a destra, presenti nel dettaglio dell'anagrafica interessata. Comparirà una popup con la voce CONVERTI LEAD.
Una volta cliccato su CONVERTI LEAD, si apre direttamente la pagina di conversione, con la possibilità di scegliere in cosa convertire il Lead (Azienda - esistente o nuova - Contatto e/o Opportunità) e quali campi compilare.
Come è facilmente intuibile, cliccando sull'icona 
, saranno disponibili tutte le relazioni presenti per quell'anagrafica, cliccando le quali, si potrà accedere ai record collegati. Al centro invece, vengono visualizzate tutte le informazioni relative al dettaglio anagrafico.
Schema di organizzazione dei moduli relazionati per i Lead
Conversazioni
Note
PDF Maker
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Documenti
Prodotti
Servizi
Messaggi
Report Visite
Assistenza Clienti
Processi
 

3.4 Aziende
Come per i Lead, anche le Aziende sono organizzate da filtri e schede informative (indirizzo, descrizione, ecc.). Attraverso il menu delle relazioni presente in alto a destra, è possibile accedere (e aggiungere) ad alcuni dati correlati.
Ad esempio, dal modulo delle Aziende è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando un potenziale correlato automaticamente alle informazioni dell'account.
Vista per lista con dettaglio del filtro applicato lato APP (campi visibili sotto ogni record)
Dettaglio Azienda
E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare l'azienda.
Schema di organizzazione dei moduli relazionati per le Aziende
Conversazioni
Note
PDF Maker
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Prodotti
Contatti
Messaggi
Ordini di Vendita
Assistenza Clienti
Opportunità
Preventivi
Servizi
Documenti
Fattura
Installazioni
Pianificazioni
Operazioni
Servizi a Contratto
Processi
DDT
Report Visite
 
 
È inoltre possibile modificare o eliminare i dati correlati, ad esempio (come nella figura) il Contatto correlato all'account. Attraverso l'icona della freccia (in alto a destra) si passa direttamente alla pagina dei contatti.
N.B.: l’ordine e la presenza delle related è modificabile da layout editor mobile (configurazione da fare lato web).
Visualizzazione di un Contatto relazionato all'Azienda
 

3.5 Contatti
Anche i Contatti, come i Leads e le Aziende, sono organizzati da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali del Contatto, troviamo inoltre la relazione con la rispettiva Azienda. Attraverso le relazioni è possibile accedere (e aggiungere) ad alcuni dati correlati.
Dettaglio Contatto
E' presente il bottone Apri mappa, che permette di aprire Google Maps e localizzare il Contatto
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Messaggi
Opportunità
Assistenza Clienti
Preventivi
Ordini di Acquisto
Ordini di Vendita
Prodotti
Documenti
Fattura
Servizi
Servizi a Contratto
Pianificazioni
Processi
Report Visite
 

3.6 Opportunità
Le Opportunità sono il punto di partenza di una negoziazione. Il modulo è organizzato da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, l’Opportunità deve essere correlata ad un’Azienda / Contatto (per avere il flusso completo delle informazioni commerciali).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere ai dati dei moduli relazionati; come al solito, è possibile aggiungere una relazione agendo sull'apposito pulsante 
. Ad esempio, da un’Opportunità, è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando un Preventivo che è automaticamente correlato alle informazioni Opportunità / Azienda.
Dettaglio Opportunità
Nell'immagine sopra, si può notare il dettaglio del Preventivo relazionato all'Opportunità
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Documenti
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Prodotti
Contatti
Preventivi
Ordini di Vendita
Servizi
Messaggi
Aziende
Processi
 
 

3.7 Preventivi
Anche il modulo dei Preventivi, è organizzato da filtri e schede informative (Informazioni Personalizzate, Indirizzo, Termini e Condizioni, ecc.). All'interno delle informazioni principali, il preventivo deve essere relazionato ad un’Azienda, un Contatto ed un’ Opportunità (per avere il flusso completo di informazioni). Il Preventivo contiene prodotti e / o servizi da aggiungere (+) con quantità, prezzo, sconti, ecc.
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere a (e aggiungere) dati correlati.
Dettaglio preventivo
Dettaglio Prodotti nel Preventivo
Dettaglio Totale, Tasse, Sconti e Spese di Spedizione
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Messaggi
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Ordini di Vendita
Documenti
Processi
 

3.8 Ordini di Vendita
Anche gli ordini di vendita sono organizzati da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un Ordine di Vendita deve essere correlato ad un’Azienda/Contatto, ad un Preventivo ed anche ad un’Opportunità (in modo che il flusso delle informazioni sia completo).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere, tutti dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista. Ad esempio, da un Ordine di Vendita, è possibile passare alla fase successiva del ciclo di vendita, creando la Fattura.
Dettaglio Ordini di Vendita
Dettaglio Prodotti dell'Ordine di Vendita
Dettaglio totale dell'Ordine di Vendita, Tasse, Spese di Spedizione, Sconti ed Arrotondamenti
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Fattura
DDT
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Documenti
Installazioni
Operazioni
Servizi a Contratto
Messaggi
Processi
 
 
 

3.9 Fattura
Anche le Fatture sono organizzate da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, una Fattura deve essere correlata a un’Azienda/Contatto e anche ad un Ordine di Vendita (per avere il flusso completo delle informazioni).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere, tutti dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista.
Dettaglio Fattura
Dettaglio Prodotti nella Fattura
Dettaglio Totale della Fattura, Sconti, Spese di Spedizione, Arrotondamenti
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Documenti
DDT
Installazioni
Messaggi
Processi
 
 
 

3.10 Prodotti
In Wilson for vtenext, il modulo dei Prodotti esiste solo come relazione per altri moduli che lo utilizzano, come Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto, Fatture, ecc.
Dettaglio Prodotto relazionato
 

3.11 Installazioni
Le Installazioni, sono organizzate per filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un’installazione deve essere relazionata ad un Prodotto e un’Azienda e richiedono anche un Numero di Serie. Il collegamento inoltre è previsto anche verso un Ordine di Vendita ed una Fattura (per avere il flusso completo di informazioni).
Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere, ed aggiungere tutti i dati correlati, relativi ai moduli che compaiono in quella lista.
Dettaglio Installazione
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Assistenza Clienti
Messaggi
Documenti
Processi
 

3.12 Servizi
Questo modulo contiene l'elenco dei servizi che possono essere offerti ai propri clienti. Come per la versione Web, anche qui differiscono dai Prodotti per il semplice fatto, che riguardano la gestione di Ore/Uomo, difficilmente gestibile tramite il modulo dei Prodotti. Attraverso il menu delle relazioni è possibile accedere ed eventualmente aggiungere, i dati correlati ai moduli relazionati presenti.
Dettaglio Servizio
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Preventivi
Ordini di Vendita
Fattura
Aziende
Opportunità
Messaggi
Assistenza Clienti
Ordini di Acquisto
Leads
Contatti
Documenti
Servizi a Contratto
Processi
 

3.13 Servizi a Contratto
I Servizi a Contratto (servizi misurati in ore/giorni) sono organizzati da filtri e schede informative. Al loro interno, troviamo relazioni dirette con il modulo delle Aziende, Ordine di vendita e Servizi (per avere il flusso completo di informazioni).
Dettaglio Servizio a Contratto
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Assistenza Clienti
Messaggi
Documenti
Processi
 

3.14 Assistenza Clienti
Nel modulo dell’Assistenza Clienti, trovano posto tutti i Ticket aperti dai Clienti, oppure aperti internamente dallo staff dell’Assistenza Tecnica. Essi possono essere relazionati alle Aziende/Contatti, ad un Prodotto, un Progetto ed un'Attività di progetto.
Dettaglio Assistenza Clienti
All'interno del Ticket, nella vista in dettaglio per intenderci, troviamo un'area dedicata per apporre una firma da parte del nostro cliente. Questo ci servirà per creare poi un Rapportino di Intervento, che ci permetta di mandare un PDF al nostro cliente, contenente tutti i dati del Ticket, compresa la Firma (come visibile qui di seguito).
Dettaglio area Firma Ticket
 
Dettaglio schermata per la firma
Inoltre nel modulo Assistenza Clienti, è possibile attivare il tracciamento come per l'applicazione web. Dal dettaglio del singolo ticket, cliccando sui tre puntini in alto a destra, è possibile cliccare su Inizia Tracciamento. Una volta che il tracciamento è attivo, si potrà notare sulla parte alta del ticket, un blocco dedicato ai pulsanti azione Pausa e Stop del suddetto Tracciamento.
Dettaglio della popup per iniziare il tracciamento (in alto a destra)
Popup di inizio tracciamento con possibilità di commentare il ticket
Dettaglio del blocco di tracciamento presente nella parte alta del ticket
Dettaglio della schermata di Pausa o Stop del tracciamento
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Commenti
Conversazioni
Note
PDF Maker
Messaggi
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Documenti
Servizi
Servizi a Contratto
Installazioni
Interventi
Processi
 
 
 

3.15 Pianificazioni
Le Pianificazioni sono il posto più corretto per gestire un nuovo progetto, verificarne l’andamento e coordinare le risorse. Una Pianificazione è tipicamente collegata ad un Account ed alle sue Operazioni.
Dettaglio Pianificazione
Dettaglio delle Operazioni relazionate alla Pianificazione
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Assistenza Clienti
Messaggi
Operazioni
Scadenze
Documenti
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Processi
 
 
 

3.16 Operazioni
Le Operazioni fanno parte di una Pianificazione e sono importanti per poter determinare “chi fa cosa” all’interno di un progetto. Ogni operazione contiene le informazioni inerenti una specifica lavorazione, con anche il progresso in percentuale, dell’avanzamento lavori. Ciò permette di ottenere una chiara visione d’insieme nelle Pianificazioni.
Come per gli altri moduli, anche le Operazioni sono organizzate da filtri e schede informative. All'interno delle informazioni principali, un'attività di progetto deve essere correlata a un progetto e deve anche essere correlata a un ordine di vendita (per avere il flusso completo di informazioni).
Dettaglio Operazione
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Assistenza Clienti
Messaggi
Documenti
Processi
 

3.17 Scadenze
Le Scadenze sono utili per gestire un deadline di un progetto, oppure per gestire le scadenze giornaliere/settimanali/mensili/annuali della nostra azienda. Come per gli altri moduli, anche le Scadenze sono organizzate da filtri e schede informative e devono essere correlate ad un progetto.
Dettaglio Scadenza
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Messaggi
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Processi
 

3.18 Fornitori
Questo modulo ti consente di gestire il ciclo passivo. I venditori sono organizzati per filtri e schede informative (informazioni principali, indirizzo, note, ecc.).
Nel modulo dei Fornitori, fa la sua comparsa il modulo degli Ordini di Acquisto. Esso ci permette di completare la gestione del ciclo passivo, e carpire la marginalità dei Prodotti.
Dettaglio Fornitore
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Contatti
Documenti
Messaggi
Prodotti
Ordini di Acquisto
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Pianificazioni
Processi
 
 

3.19 Ordini di Acquisto
Anche gli Ordine di Acquisto sono organizzati da filtri e schede informative (informazioni principali, indirizzo, termini e condizioni, ecc.). All'interno delle informazioni principali, un Ordine di Acquisto deve essere relazionato ad un Fornitore, come parte del ciclo passivo.
Dettaglio Ordine di Acquisto
Dettaglio Prodotti dell'Ordine di Acquisto
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Documenti
Messaggi
Processi
 

3.20 Report Visita
Con questo modulo è possibile gestire le visite a clienti potenziali o acquisiti. Come al solito, è organizzato da filtri e schede informative in cui è possibile prendere nota dei dettagli della visita (informazioni principali, spese, ecc.).
E’ inoltre possibile inviare un PDF al potenziale cliente, con i dettagli della visita fatta. Servirà al cliente come promemoria dell’incontro avvenuto.
Dettaglio Report Visita
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
Prodotti
Attività (Calendario)
Compiti (Calendario)
Messaggi
PDF Maker
Processi
 
 

3.21 DDT
I DDT sono organizzati, come tutti i moduli di VTECRM, in filtri e schede informative. Essi devono essere relazionati ad un ordine cliente e un account.
Dettaglio Documento di Trasporto
Dettaglio Prodotto nel DDT
Schema di organizzazione dei moduli relazionati
Conversazioni
Note
PDF Maker
Documenti
Fattura
Messaggi
Processi
 
 
 

4. Conversazioni

4.1 Conversazioni
Cliccando sull’’apposita icona, presente nella barra in basso, si può aprire il pannello delle Conversazioni come mostrato di seguito.
Dettaglio lista Conversazioni attive
Ma che cos’è il modulo delle Conversazioni ? Esso è una chat che ti consente di inviare brevi messaggi agli altri utenti di vtenext (e ricevere risposte) su argomenti specifici. Le Conversazioni ancora da leggere, vengono evidenziate da un colore più scuro, mentre quelle lette sono tutte a sfondo più chiaro.
Quando si inizia una nuova Conversazione o rispondiamo ad una esistente, ci troviamo in una schermata come quella in figura, nella quale possiamo scrivere e selezionare gli utenti destinatari, come quella visualizzata in seguito.
Dettaglio composizione di una Conversazione
Quando facciamo la selezione degli utenti, la schermata si presenta come di seguito. Una piccola popup ci indica quali sono gli utenti disponibili e quelli che abbiamo già selezionato.
Dettaglio scelta degli utenti destinatari
E’ anche possibile scrivere una conversazione relativa ad un record. Si può farlo semplicemente andando alla pagina del record interessato, cliccando nella related delle Conversazioni ed aggiungendone una premendo il tasto +. Come di consueto, sarà possibile iniziare detta conversazione verso tutti, o verso alcuni utenti specifici.
Dal modulo delle conversazioni è possibile pingare, agendo direttamente sui tre puntini in alto a destra, in vista dettaglio della conversazione stessa, e cliccando su Invia ping
Cliccando sull'icona del filtro, presente in alto a destra, all'interno del modulo Conversazioni, è possibile accedere a tutte le Chat NON LETTE e cercare ulteriormente tra queste conversazioni.

5. Impostazioni

5.1 Panoramica Impostazioni
Nella pagina delle Impostazioni, accessibile dall'icona 
 presente in alto a sinistra della Home page, si possono visualizzare le seguenti informazioni.
Generali (non modificabili):
- Indirizzo web: dove l'app mobile Wilson for vtenext, punta e si collega
- Username: l'identificativo dell'utente che ha fatto l'accesso all'app
- Versione vtenext: la versione attualmente installata di vtenext sul vostro server o cloud
- Versione app: la versione attualmente in uso dell'app Wilson for vtenext
Notifiche:
- Ricevi notifiche push: attiva o disattiva le notifiche push (solo se sono state preventivamente attivate dalle impostazioni web)
- Configura notifiche push: è possibile decidere per quali moduli ricevere notifiche, settare un range di orario personalizzato in cui riceverle, ed essere notificate contemporaneamente o meno di quando si sta utilizzando l'applicazione web
- Apri impostazioni: per attivare o bloccare le notifiche e per attivare o disattivare il badge di notifica sul dispositivo mobile
Autenticazione a 2 fattori:
- Biometria: attiva o disattiva l'accesso all'app e ad altre operazioni fattibili con l'app, direttamente con l'impronta digitale al posto del pin dispositivo
 
Dettaglio Impostazioni (primo scroll)
Dettaglio Impostazioni (secondo scroll)
 

5.2 Applicazione delle Modifiche
Quando vengono applicate alcune personalizzazioni nel crm (lato server), assicurarsi di effettuare un'operazione di chiusura e riapertura dell'APP per poter visualizzare le modifiche effettuate (non è necessario Logout/Login).
Ciò riguarda principalmente:
modifica dei privilegi di modulo / campi / profili
creazione, modifica, cancellazione di utenti / gruppi
variazione nei filtri
creazione, rinomina, cancellazione, modifica della visibilità di campi / blocchi
cambio delle relazioni tra i moduli
cambio della lingua
 

5.3 Notifiche push
Appena si accede all'app Wilson, viene richiesto se attivare le Notifiche push:
Attivando le Notifiche Push dalle impostazioni, è possibile configurare per quali moduli tali notifiche verranno erogate. Cliccando appunto su CONFIGURA NOTIFICHE PUSH dalle impostazioni infatti, è possibile accedere alla seguente pagina:
Dettaglio della schermata configurazione notifiche (primo scroll)
Dettaglio della schermata configurazione notifiche (secondo scroll)
ABILITA NOTIFICHE
2FA
abilita la ricezione di notifiche per l'autenticazione a 2 fattori
Conversazioni
abilita la ricezione di notifiche per le conversazioni
Messaggi
abilita la ricezione di notifiche sui messaggi di posta
Task di processo
abilita la ricezione di notifiche riguardanti task di processo che coinvolgono l'utente
Promemoria eventi
abilita la ricezione di notifiche per gli eventi di calendario imminenti
Promemoria Compiti
abilita la ricezione di notifiche per i compiti di calendario imminenti
Notifiche generali CRM
abilita tutte le notifiche generali del crm (quelle che da web si possono leggere cliccando la campanellina in alto a destra)
RICEVI NOTIFICHE
Orario personalizzato
permette di scegliere un orario personalizzato durante il quale ricevere le notifiche (orario e giorno)
Sempre
permette di ricevere sempre le notifiche indipendentemente dal giorno e dall'ora
AVANZATE
Verifica utilizzo contemporaneo
Le notifiche push non vengono inviate, se l'utente sta usando contemporaneamente anche il client web
METTERE IN PAUSA LE NOTIFICHE PUSH
E' possibile stoppare temporaneamente le Notifiche Push nell'app Wilson. Agendo dalle IMPOSTAZIONE dell'app, si accede alla pagina che permette di fare questa configurazione:
Cliccare su "Metti in pausa le notifiche push", per accedere alla configurazione
In questa pagina si possono notare, partendo dall'alto, due pulsanti per mettere in pausa per UN'ORA, oppure per il resto della GIORNATA. Più in basso è visibile la lista delle pause attualmente ATTIVE, ovvero quelle che si è deciso di impostare. In fondo alla schermata, è presente il pulsante CREA cliccando il quale, sarà possibile determinare una pausa delle notifiche personalizzata.
Schermata di configurazione dell'intervallo notifiche push personalizzato

5.4 Autenticazione a 2 fattori
Con l'app Wilson è possibile attivare l'autenticazione a 2 fattori settandola prima di tutto dalle impostazioni utente, come spiegato nel capitolo 2.7.2 Autenticazione in due fattori (2FA).
L'autenticazione a 2 fattori può essere fatta in due modi:
tramite codice dispositivo che viene inviato per email (un numero di 6 cifre che deve essere inserito quando richiesto)
tramite impronta biometrica registrata dal proprio dispositivo mobile
Con l'autenticazione a 2 fattori attiva (2FA), nel momento in cui si fa accesso all'app Wilson verrà richiesta un'azione da parte dell'utente.
Come prima cosa, all'accesso, viene chiesto se attivare la biometria, per evitare di inserire ogni volta le 6 cifre, o codice dispositivo, che arrivano all'indirizzo email dell'utente.
Se si è scelto di avere l'accesso tramite app Wilson con autenticazione a 2 fattori dalle impostazioni utente, e non è stata attivato l'accesso tramite impronta, questa è la schermata che si presenta. In questa schermata va inserito il codice che abbiamo scelto al momento dell'attivazione della funzione (che va da 4 a 8 cifre)
Se invece è stato attivato dalle impostazioni dell'app l'accesso tramite impronta, questa è la schermata che compare. Cliccare dunque su Accesso biometrico e comparirà la seguente schermata:
Sarà dunque richiesto di apporre la propria impronta sul sensore del proprio dispositivo mobile per finalizzare l'accesso
Qualora si desiderasse resettare il PIN per l'accesso all'App Wilson, sarà sufficiente entrare da Web, andare nelle Preferenze del proprio utente, cliccare sul pulsante ALTRO in alto a destra e poi agire sul pulsante CAMBIA PIN, come da figura:

5.5 Profili Mobile
Dall'amministrazione di vtenext, è possibile impostare profili differenti che renderanno ancora più smart il lavoro da App Mobile Wilson. Esiste infatti un'interfaccia di amministrazione per tali profili che permette di impostare capillarmente il tipo di visualizzazione dell'App.
Andando in IMPOSTAZIONI > APP WILSON, visualizzeremo questa schermata:
Come si può notare, ci sono due blocchi, uno denominato Profili mobile che ci farà visualizzare la lista dei profili impostati per l'App Wilson, e l'altro Anteprima ruoli che ci permetterà di vedere la lista di tutti gli utenti suddivisi per ruolo, con il dettaglio del profilo mobile ad essi collegato.
Cliccando sul pulsante Nuovo profilo in alto a destra, accederemo alla configurazione che sarà identica come procedura a quanto già spiegato nel capitolo 16.1.1 Creazione di un nuovo profilo.
Inserire il nome del Profilo Mobile, un'eventuale descrizione, scegliere da quale profilo base partire per la configurazione (in caso si fosse già configurato qualche altro profilo simile a quello che ci si appresta a creare) e infine cliccare sul pulsante Prossimo, presente in basso a destra.
Si potranno dunque scegliere quali moduli visualizzare, quali mettere in sola lettura, se un utente può creare o eliminare record da quel modulo, quali campi sono obbligatori ed infine, decidere quali campi di ogni singolo modulo sarà possibile visualizzare da App mobile.
Una volta salvato, il profilo mobile sarà disponibile nella lista dei profili che avevamo inizialmente visto. Ora è possibile affidare quel profilo ad un utente specifico. E' sufficiente andare in IMPOSTAZIONI > RUOLI, cliccare sul profilo desiderato (profilo Agente per l'esempio che stiamo facendo) e modificarlo selezionando il profilo mobile in basso a sinistra. Cliccare infine sul pulsante SALVA in alto a destra.
Tornando infine in IMPOSTAZIONI > APP WILSON, è possibile visualizzare in Anteprima ruoli, il profilo mobile per Agente, collegato al suo ruolo.

6. Ricerca Globale
Quando abbiamo la necessità di cercare un’entità anagrafica in tutto il crm, dovremo prima di tutto cliccare sull'icona della lente di ingrandimento presente in alto a destra 
. Questa azione, farà comparire una schermata come da immagine qui sotto, contenente alcune voci, che ci permetteranno di affinare la ricerca stessa:
Cerca in tutto il CRM
Anagrafiche
Progetti
Vendite
Inventario
Collaboration
Altro
Dettaglio Ricerca Globale
Come fare dunque una ricerca globale ?
Dopo aver scritto la parola chiave da cercare, cliccando sul pulsante “Anagrafiche”, si apre una popup con all’interno il risultato della ricerca eseguita;
Cliccando invece su “altre aree, sarà possibile scegliere di fare la ricerca all’interno di altri moduli (es. Pianificazioni, Ordini di Vendita, Opportunità, Preventivi, ecc.);
Premendo il pulsante “Cerca in tutto il CRM”, sarà possibile fare una ricerca indistintamente su tutto il database;