1 Introduzione BPMN

• 1.1 Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi
• 1.2 Simbologia
• 1.3 Left Menu
• 1.4 Azioni BPMN
• 1.5 Regole fondamentali
• 1.6 Sezione Process Manager: Descrizione Generale ed Elenco Funzionalità
• 1.7 Sezione Process Helper: Introduzione e Modalità di Utilizzo

1.1 Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi

QUALI SONO I VANTAGGI?

Le motivazioni e vantaggi principali posso essere riassunte nei seguenti punti:

Risparmiare tempo
Delegando al sistema l’attuazione dei processi interni aziendali si fornisce alle persone la possibilità di potersi dedicare ad altre attività, talvolta liberandosi anche dai “mal di pancia” quotidiani.

Minimizzare i costi e gli errori
Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare.

Ottimizzare la comunicazione
Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse.

In un processo automatizzato ogni persona è guidata da notifiche di sistema che indicano cosa deve fare e quando farlo. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.

Rafforzare la consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità
Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità. Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output.

Tenere tutto sotto controllo
Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata permette non solo di conoscere in ogni momento lo stato di ogni singola attività, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione. Automatizzare il monitoraggio significa convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.

QUALI SONO GLI OBIETTIVI DEL BPMN?

Gli obiettivi principali posso essere riassunti nei seguenti punti:

   Poter definire i così detti “colli di bottiglia” che molto spesso rappresentano un danno riducendo la produttività collettiva

 Poter monitorare il flusso operativo delle procedure aziendali in modo da non rischiare di “inciampare” anche nelle casistiche            più complesse

 Migliorare lo scambio di informazioni al fine di facilitare la gestione dei dati a livello strutturale

 Avere un “disegno” univoco dei processi in modo che tutti i flussi aziendali possano essere correttamente eseguiti e gestiti                nello stesso modo

  Integrare attori ed attività in maniera efficace potendo sfruttare degli strumenti alla portata di tutte le tipologie di figure                  aziendali, quindi non solo quelle di natura “tecnica”.

1.2 Simbologia

SIMBOLOGIA

Qui in basso la simbologia utilizzata per creare un diagramma, sono contrassegnati in rosso i simboli al momento non ancora utilizzabili.

	START EVENT E TIMER START EVENT
	END EVENT
	INTERMEDIATE / BOUNDARY EVENT TIMER
	EXCLUSIVE GATEWAY E PARALLEL GATEWAY
	TASK E ACTION TASK
	CONNETTORI

1.3 Left Menu

LEFT MENU

Consiste in un Menu che può essere utilizzato durante la modifica del diagramma del processo e contiene:

-una selezione rapida degli elementi principali utilizzabili per la creazione dei processi
-una serie di funzioni utili per una facile ed organizzata creazione dei flussi dei processi

Hand Tool

Strumento utile per muovere la visuale in modo facile ed efficiente.

Lasso Tool
Strumento utile per muovere un gruppo di task/elementi contemporaneamente rendendo l’organizzazione e la strutturazione del flusso più facile e veloce.

Create/Remove Space Tool
Strumento utile per muovere tutte le task/elementi contemporaneamente rendendo l’organizzazione e la strutturazione del flusso facile e veloce.

Start Event
Permette di selezionare ed utilizzare lo Start Event.

End Event
Permette di creare e utilizzare l’End Event.

Intermediate/Boundary Event Timer
Permette di creare ed utilizzare l’Intermediate/Boundary Event.

Gateway
Permette di creare ed utilizzare i Gateway.

Task
Permette di creare ed utilizzare Task.

Sub Process
Permette di creare ed utilizzare i Sub Process.

DataObjectReference
Questo simbolo permette di svolgere un azione che al momento non è ancora stata implementata

NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa

DataStoreReference
Questo simbolo permette di svolgere un azione che al momento non è ancora stata implementata

NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa

Pool/Participant
Permette di creare delle aree in cui inserire parti del flusso del processo al di fuori delle quali non posso essere create task/elementi nuovi e nemmeno spostati. E’ possibile inoltre indicare a livello testuale gli attori coinvolti.

NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa

1.4 Azioni BPMN

Di seguito elencate le principali azioni BPMN:

• CREA ENTITA'
• AGGIORNA ENTITA'
• ELIMINA ENTITA'
• INVIA NOTIFICA
• INVIA EMAIL
• INVIA NEWSLETTER
• CREA PDF
• RESETTA FORM DINAMICA
• CICLA RIGHE
• RESETTA CAMPI CONDIZIONALI
• COLLEGA ENTITA' e COLLEGA ENTITA' STATICHE
• TRASFERISCI RELAZIONI
• INSERISCI RIGA TABELLA e INSERISCI RIGA PRODOTTO
  
• COPIA IL BLOCCO PRODOTTI
• CHIAMA WEB SERVICE ESTERNO
• CICLA RECORD RELAZIONATI

1.5 Regole fondamentali

Prima di entrare nella spiegazione dettagliata della simbologia utilizzata in vtenext si segnalano alcune regole fondamentali per la costruzione grafica di un processo. Di seguito un semplice diagramma e nelle prossime slide la descrizione per la configurazione in vtenext:

Nel diagramma si parte da un evento iniziale, il simbolo del cerchio (Event) visto precedentemente, il connettore (Flow) deve sempre avere la direzione del flusso. Il simbolo di Activity, è una Task che può essere utilizzata sia come Condizione che come Azione.

• 1 - Dopo l’evento iniziale ci deve sempre essere una condizione. Sono le condizioni che permettono al processo di proseguire, dettano le regole.
• 2 - Prima del Gateway ci deve essere sempre una condizione che genera lo smistamento.
• 3 - Dopo una o più condizioni ci sono sempre delle azioni che possono essere di diversi tipi (Script Task, Send Task, Manual Tack, Human Task ecc).
• 4 - Prima dell’evento di chiusura si consiglia sempre di eseguire un’azione.

Lo Start Event è l’evento iniziale, da dove parte sempre un processo, cliccandoci sopra escono sulla destra i simboli rappresentati. Tramite la chiave inglese si possono scegliere le varie tipologie tra i simboli elencati.

Cliccando su Intermediate Event e successivamente sulla chiave inglese, esce la simbologia presente in figura. E’ utile segnalare il Timer Intermeditate Catch Event, ossia il timer di attesa. Questo simbolo viene utilizzato quando si vuole ritardare un’operazione.

Sopra un esempio di Timer Intermediate Catch Event. Posizionando questo simbolo tra la condizione e l’azione, dove quest’ultima è ad esempio l’invio di un’e-mail, nella configurazione del Timer si potrà impostare la tempistica di invio di questa (Mesi/Giorni/Ore/Minuti - prima/dopo - Data).

Cliccando sul simbolo del Timer Intermediate Catch Event si apre l’interfaccia di configurazione dove si potranno inserire le indicazioni temporali dell’azione successiva.

L'attesa per il passaggio all'azione successiva può essere riferita a:

• Adesso (data-ora attuale dal momento di esecuzione del processo)
• Data statica (data-ora scelta)
• Data dinamica (campo data preso dall'entità del processo)

L’ End Event è il simbolo di chiusura del processo, se ne possono utilizzare molteplici, uno per ogni via che percorre il processo, oppure può essere il punto di fine di due o più strade che si congiungono.

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La Task di Activity è rappresentata con un rettangolo smussato, indica una condizione o un’azione, la differenziazione tra le due è data dal fatto che quest’ultima è contrassegnata da uno script

Per creare un compito o un’azione si clicca sulla chiave inglese e si sceglie tra la seguente simbologia lo script più idoneo. Una precisazione, la simbologia presente serve ad identificare a livello di diagramma le azioni, nella configurazione l’operatività sarà la medesima per tutte eccetto il sottoprocesso.

Connettori (connecting object) :

Se in un processo gli elementi di flusso (eventi, attività o diramazioni) sono “ciò che avviene effettivamente”, essi devono essere logicamente collegati tra loro. A ciò servono i connettori.

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Il simbolo descritto in basso è il Gateway, al momento possono essere utilizzati quello Esclusivo e quello Parallelo. Quello sotto rappresentato con la X centrale è l’Exclusive Gateway e viene utilizzato quando il processo prende due o più vie separate, a seconda della condizione che viene posta prima del gateway. Le condizioni saranno mutualmente esclusive e si procederà solo sulla strada indicata dalla condizione soddisfatta. Cliccando sempre sulla chiave inglese si ha la possibilità di scegliere il Parallel Gateway.

Il Parallel Gateway, a differenza di quello esclusivo, viene utilizzato quando si devono eseguire più attività contemporaneamente e sono sufficienti una o più risposte per procedere con il flusso di processo ma non necessariamente tutte.

1.6 Sezione Process Manager: Descrizione Generale ed Elenco Funzionalità

DESCRIZIONE GENERALE

Rappresenta la sezione in cui poter modificare, creare, importare ed esportare i processi BPMN.
E’ composto dalle seguenti colonne:
-Nome → rappresenta il nome del processo
-Descrizione → rappresenta la descrizione del processo
-Sotto processi → indica l’elenco di eventuali sotto processi legati al processo in oggetto
-Modulo del CRM → indica il nome del modulo “principale” del CRM coinvolto nel processo e sul quale si basano le condizioni iniziali (di partenza) del processo
-Attivo → indica se il processo in questione è attivo (si) o non attivo (no)

Raggiungimento sezione Process manager con tema next

Per raggiungere la sezione Process manager con il tema “next” attivo bisogna effettuare i seguenti passaggi:

1) Cliccare sull’icona del profilo e successivamente sulla voce “Impostazioni”

2) Nel menu a sinistra cliccare sulla sezione “Business Process Manager” e successivamente sulla voce “Process manager”

Raggiungimento sezione Process manager con tema next22

Per raggiungere la sezione Process manager con il tema “next22” attivo bisogna effettuare i seguenti passaggi:

1) Nel menu a sinistra cliccare sulla voce “Impostazioni”.

2) Sempre nel menu a sinistra cliccare sulla sezione “Business Process Manager” e successivamente sulla voce “Process manager”

ELENCO FUNZIONALITA'

Qui di seguito l’elenco delle funzionalità principali:

-Eliminazione processo
-Esportazione BPMN processo
-Esportazione VTE BPMN processo
-Importazione VTE BPMN su processo già esistente
-Creazione processo
-Importazione processo ex-novo

Eliminazione processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile eliminare il processo in oggetto.

Esportazione BPMN processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile esportare solamente la struttura grafica del processo escludendo quindi la configurazione.

Esportazione VTE BPMN processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile esportare il processo al completo (struttura + configurazione).

Importazione VTE BPMN su processo già esistente
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile Importare sul processo selezionato una nuova versione di quest’ultimo.

Creazione processo

Per generare un processo in bisogna effettuare i seguenti passaggi:

1)Dirigersi sulla sezione Process manager (vedi paragrafo “Raggiungimento sezione Process manager con tema next” oppure “Raggiungimento sezione Process manager con tema next22” in base al tema utilizzato)

2)Cliccare sul pulsante NUOVO posizionato in alto a destra

3) Inserire un nome, una descrizione (non obbligatoria) e infine cliccare su “CREA NUOVO”

Importazione processo ex-novo

Per importare dei processi già esistenti, dopo essersi diretti nella sezione “Process manager” bisogna eseguire i seguenti passaggi:

1) Cliccare sul pulsante NUOVO posizionato in alto a destra

2) Inserire un nome, una descrizione (non obbligatoria) e infine cliccare su “IMPORTA...”

1.7 Sezione Process Helper: Introduzione e Modalità di Utilizzo

INTRODUZIONE

Il Process Helper, come si può dedurre dal nome, è uno strumento che viene in aiuto a chi configura i processi, fornendo la possibilità di creare delle “strutture” volte alla richiesta e storicizzazione di dati denominate “Form Dinamiche”.

Sono composti da due macro-sezioni:

CAMPI DI TESTATA

FORM DINAMICA

MODALITA’ DI UTILIZZO

Nello specifico, ci sono diversi modi per sfruttare questo strumento, qui di seguito sono riportati quelli principali:

1) Utilizzo dei Process Helper (e relative Form Dinamiche) per creare maschere personalizzate presentabili agli utenti Interni/Esterni/Business Portal al fine di richiede e salvare informazioni

Esempi:

UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI INTERNI

UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI ESTERNI

UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI BUSINESS PORTAL

2) Utilizzo dei Process Helper per attivare la sezione “Grafico processo” e poter:
-monitorare lo stato di avanzamento di una singola istanza di processo con i relativi attori coinvolti
-eseguire di manutenzione diretta sulle singole istanze attive dei processi

Esempio:

UTILIZZO PROCESS HELPER PER ATTIVAZIONE GRAFICO PROCESSO

3) Utilizzo dei Process Helper (e relative Form Dinamiche) per creare degli spazi virtuali nel quale immagazzinare dati o svolgere operazioni necessarie esclusivamente all’interno del processo (e che quindi sarebbe inutile storicizzare nei moduli del crm)

Esempio:

UTILIZZO PROCESS HELPER PER USO INTERNO PROCESSO