1 Introduzione BPMN
- 1.1 Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi
- 1.2 Simbologia
- 1.3 Left Menu
- 1.4 Azioni BPMN
- 1.5 Sezione Process Manager: Descrizione Generale ed Elenco Funzionalità
- 1.6 Sezione Process Helper: Introduzione e Modalità di Utilizzo
1.1 Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi
QUALI SONO I VANTAGGI?
Le motivazioni e vantaggi principali posso essere riassunte nei seguenti punti:
Risparmiare tempo
Delegando al sistema l’attuazione dei processi interni aziendali si fornisce alle persone la possibilità di potersi dedicare ad altre attività, talvolta liberandosi anche dai “mal di pancia” quotidiani.
Minimizzare i costi e gli errori
Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare.
Ottimizzare la comunicazione
Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse.
In un processo automatizzato ogni persona è guidata da notifiche di sistema che indicano cosa deve fare e quando farlo. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.
Rafforzare la consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità
Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità. Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output.
Tenere tutto sotto controllo
Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata permette non solo di conoscere in ogni momento lo stato di ogni singola attività, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione. Automatizzare il monitoraggio significa convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.
QUALI SONO GLI OBIETTIVI DEL BPMN?
Gli obiettivi principali posso essere riassunti nei seguenti punti:
Poter definire i così detti “colli di bottiglia” che molto spesso rappresentano un danno riducendo la produttività collettiva
Poter monitorare il flusso operativo delle procedure aziendali in modo da non rischiare di “inciampare” anche nelle casistiche più complesse
Migliorare lo scambio di informazioni al fine di facilitare la gestione dei dati a livello strutturale
Avere un “disegno” univoco dei processi in modo che tutti i flussi aziendali possano essere correttamente eseguiti e gestiti nello stesso modo
Integrare attori ed attività in maniera efficace potendo sfruttare degli strumenti alla portata di tutte le tipologie di figure aziendali, quindi non solo quelle di natura “tecnica”.
1.2 Simbologia
SIMBOLOGIA
Qui in basso la simbologia utilizzata per creare un diagramma, sono contrassegnati in rosso i simboli al momento non ancora utilizzabili.
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START EVENT E TIMER START EVENT |
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END EVENT |
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CONDITIONAL TASK E ACTION TASK |
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CONNETTORI |
1.3 Left Menu
-una selezione rapida degli elementi principali utilizzabili per la creazione dei processi
-una serie di funzioni utili per una facile ed organizzata creazione dei flussi dei processi
Hand Tool
Strumento utile per muovere la visuale in modo facile ed efficiente.
Lasso Tool
Strumento utile per muovere un gruppo di task/elementi contemporaneamente rendendo l’organizzazione e la strutturazione del flusso più facile e veloce.
Create/Remove Space Tool
Strumento utile per muovere tutte le task/elementi contemporaneamente rendendo l’organizzazione e la strutturazione del flusso facile e veloce.
Start Event
Permette di selezionare ed utilizzare lo Start Event.
End Event
Permette di creare e utilizzare l’End Event.
Intermediate/Boundary Event Timer
Permette di creare ed utilizzare l’Intermediate/Boundary Event.
Gateway
Permette di creare ed utilizzare i Gateway.
Task
Permette di creare ed utilizzare Task.
Sub Process
Permette di creare ed utilizzare i Sub Process.
DataObjectReference
Questo simbolo permette di svolgere un azione che al momento non è ancora stata implementata
NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa
DataStoreReference
Questo simbolo permette di svolgere un azione che al momento non è ancora stata implementata
NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa
Pool/Participant
Permette di creare delle aree in cui inserire parti del flusso del processo al di fuori delle quali non posso essere create task/elementi nuovi e nemmeno spostati. E’ possibile inoltre indicare a livello testuale gli attori coinvolti.
NOTA BENE: Dalla versione 24.08 è stata completamente rimossa
1.4 Azioni BPMN
Di seguito elencate le principali azioni BPMN:
- CREA ENTITA'
- AGGIORNA ENTITA'
- ELIMINA ENTITA'
- INVIA NOTIFICA
- INVIA EMAIL
- INVIA NEWSLETTER
- CREA PDF
- RESETTA FORM DINAMICA
- CICLA RIGHE
- RESETTA CAMPI CONDIZIONALI
- COLLEGA ENTITA' e COLLEGA ENTITA' STATICHE
- TRASFERISCI RELAZIONI
- INSERISCI RIGA TABELLA e INSERISCI RIGA PRODOTTO
- COPIA IL BLOCCO PRODOTTI
- CHIAMA WEB SERVICE ESTERNO
- CICLA RECORD RELAZIONATI
1.5 Sezione Process Manager: Descrizione Generale ed Elenco Funzionalità
DESCRIZIONE GENERALE
Rappresenta la sezione in cui poter modificare, creare, importare ed esportare i processi BPMN.
E’ composto dalle seguenti colonne:
-Nome → rappresenta il nome del processo
-Descrizione → rappresenta la descrizione del processo
-Sotto processi → indica l’elenco di eventuali sotto processi legati al processo in oggetto
-Modulo del CRM → indica il nome del modulo “principale” del CRM coinvolto nel processo e sul quale si basano le condizioni iniziali (di partenza) del processo
-Attivo → indica se il processo in questione è attivo (si) o non attivo (no)
Raggiungimento sezione Process manager con tema next
Per raggiungere la sezione Process manager con il tema “next” attivo bisogna effettuare i seguenti passaggi:
1) Cliccare sull’icona del profilo e successivamente sulla voce “Impostazioni”
Raggiungimento sezione Process manager con tema next22
Per raggiungere la sezione Process manager con il tema “next22” attivo bisogna effettuare i seguenti passaggi:
1) Nel menu a sinistra cliccare sulla voce “Impostazioni”.
ELENCO FUNZIONALITA'
Qui di seguito l’elenco delle funzionalità principali:
-Eliminazione processo
-Esportazione BPMN processo
-Esportazione VTE BPMN processo
-Importazione VTE BPMN su processo già esistente
-Creazione processo
-Importazione processo ex-novo
Eliminazione processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile eliminare il processo in oggetto.
Esportazione BPMN processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile esportare solamente la struttura grafica del processo escludendo quindi la configurazione.
Esportazione VTE BPMN processo
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile esportare il processo al completo (struttura + configurazione).
Importazione VTE BPMN su processo già esistente
Cliccando il pulsante mostrato in figura è possibile Importare sul processo selezionato una nuova versione di quest’ultimo.
Creazione processo
Per generare un processo in bisogna effettuare i seguenti passaggi:
1)Dirigersi sulla sezione Process manager (vedi paragrafo “Raggiungimento sezione Process manager con tema next” oppure “Raggiungimento sezione Process manager con tema next22” in base al tema utilizzato)
2)Cliccare sul pulsante NUOVO posizionato in alto a destra
3) Inserire un nome, una descrizione (non obbligatoria) e infine cliccare su “CREA NUOVO”
Importazione processo ex-novo
Per importare dei processi già esistenti, dopo essersi diretti nella sezione “Process manager” bisogna eseguire i seguenti passaggi:
1) Cliccare sul pulsante NUOVO posizionato in alto a destra
2) Inserire un nome, una descrizione (non obbligatoria) e infine cliccare su “IMPORTA...”
1.6 Sezione Process Helper: Introduzione e Modalità di Utilizzo
INTRODUZIONE
Il Process Helper, come si può dedurre dal nome, è uno strumento che viene in aiuto a chi configura i processi, fornendo la possibilità di creare delle “strutture” volte alla richiesta e storicizzazione di dati denominate “Form Dinamiche”.
Sono composti da due macro-sezioni:
CAMPI DI TESTATA
FORM DINAMICA
MODALITA’ DI UTILIZZO
Nello specifico, ci sono diversi modi per sfruttare questo strumento, qui di seguito sono riportati quelli principali:
1) Utilizzo dei Process Helper (e relative Form Dinamiche) per creare maschere personalizzate presentabili agli utenti Interni/Esterni/Business Portal al fine di richiede e salvare informazioni
Esempi:
UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI INTERNI
UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI ESTERNI
UTILIZZO PROCESS HELPER PER RICHIESTA DATI UTENTI BUSINESS PORTAL
2) Utilizzo dei Process Helper per attivare la sezione “Grafico processo” e poter:
-monitorare lo stato di avanzamento di una singola istanza di processo con i relativi attori coinvolti
-eseguire di manutenzione diretta sulle singole istanze attive dei processi
Esempio:
UTILIZZO PROCESS HELPER PER ATTIVAZIONE GRAFICO PROCESSO
3) Utilizzo dei Process Helper (e relative Form Dinamiche) per creare degli spazi virtuali nel quale immagazzinare dati o svolgere operazioni necessarie esclusivamente all’interno del processo (e che quindi sarebbe inutile storicizzare nei moduli del crm)
Esempio:
UTILIZZO PROCESS HELPER PER USO INTERNO PROCESSO