13 Sottoprocessi

13.1 Sottoprocessi: Configurazione e Modalità di Utilizzo

I sottoprocessi sono delle tipologie particolari di processi che possono essere richiamate all’interno di altri processi definiti “padre”.

Per procedere con la loro configurazione, si deve creare un processo inserendo nella condizione iniziale la voce “al lancio del sottoprocesso” (Figura 1)

Nel campo “Entità” non sarà possibile selezionare alcun modulo, in quanto, verrà ereditata l’istanza definita nel processo “padre”.



Figura 1

Per poter configurare il resto delle Task/Action Task definite nel diagramma di flusso (e quindi poter usufruire di tutti i dati del processo "padre"), si deve prima richiamare il sottoprocesso all'interno del processo "padre" tramite la seguente procedura:

1) Definire una Task all'interno del diagramma di flusso del processo padre (Figura 2)

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Figura 2

2) Selezionare la voce "Sub process (collapsed)" tra le opzioni disponibili cliccando sul simbolo della chiave inglese (Figura 3 e 4)

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Figura 3

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Figura 4

NOTA BENE: se si configura un sottoprocesso in una versione PRECEDENTE alla 24.08, dopo ogni Task di tipo "Sub process (collapsed)" configurata nel processo "padre", si deve inserire una Task successiva che permetta al processo "padre "di interrompere il proprio flusso fino a quando il sottoprocesso richiamato non avrà terminato la sua esecuzione (Figura 5)
Invece dalla versione 24.08 in poi il sistema gestirà in automatico l'interruzione e la ripresa del flusso del processo "padre".

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Figura 5

3) Accedere all'interno della Task in modalità di configurazione e selezionare il sottoprocesso da coinvolgere (Figura 6)

NOTA BENE: anche se nelle versioni precedenti alla 24.08 in questa schermata saranno visibili anche i processi "padri", se selezionati non produrranno alcun risultato, questo perché posso essere selezionati solamente i sottoprocessi.

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Figura 6

A questo punto, all'interno del sottoprocesso sarà possibile sfruttare tutti i dati delle istanze dei moduli coinvolte nel processo "padre" (Figura 7)

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Figura 7

Per una limitazione tecnica strutturale del sistema NON è possibile richiamare più volte lo stesso sottoprocesso all'interno di un processo "padre".
E' comunque possibile aggirare questa limitazione andando a comporre un diagramma di flusso che permetta al processo di tornare indietro e riseguire la Task di tipo "Sub process (collapsed)" in cui viene richiamato il sottoprocesso coinvolto (Figura 8).

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Figura 8 


13.2 Esempio: Configurazione Processo Gestione Opportunità

Processo Principale: Processo Gestione Opportunità

La task SubProcess viene utilizzata per richiamare altri processi (sottoprocessi) e quindi semplificare la logica del processo principale.

Nel caso proposto di seguito sono presenti 2 SottoProcessi:

1° Invia una mail di riepilogo all’assegnatario e crea eventi di remind assegnati allo stesso utente.

2° Crea un Preventivo precompilato (solo se vere le condizioni precedenti) e lo invia tramite mail aggiornando anche lo stato dell’Opportunità.

Nello screenshot è rappresentato il processo configurato.

Il seguente processo viene attivato alla creazione di una nuova Opportunità e segue il flusso per una possibile riassegnazione ed aggiornamento stadio di vendita.

Per attivarlo si mette la spunta su “attivo” una volta terminato il diagramma e la configurazione

Qui a fianco è stata compilata la prima task, la quale rappresenta la condizione iniziale per avviare il processo. Pertanto si seleziona l’entità collegata “Opportunità” e su Quando eseguire il controllo “alla creazione”.

Viene poi specificato un Gruppo di condizioni per avviare effettivamente il processo, in questo caso che lo Stadio di Vendita sia differente da quelli indicati (“In Prospettiva”, “Qualificazione”, “In preventivazione”)

Questa task rappresenta il richiamo ad un altro processo (sottoprocesso), il quale al suo interno esegue il proprio flusso di esecuzione. Pertanto occorre scegliere quale richiamare tra l’elenco proposto. Al suo internò sarà presente una Task di invio mail per informare l’apertura di una nuova Opportunità e la creazione di 2 remind, uno a 5 giorni dalla scadenza, l’altro a 3.

Questa task rappresenta un controllo sullo stato dell’opportunità (Stadio di vendita). Si definiscono quindi le casistiche possibili dei valori da gestire. In questo caso si verifica se è cambiato il valore di questo campo in uno di questi:

OPPURE

Questa task rappresenta un Exclusive Gateway, il quale definisce i flussi possibili in base alle precedenti condizioni settate. In questo caso se lo Stadio di vendita è uno tra quelli descritti precedentemente (In Prospettiva, Da Analizzare, Analisi di Percezione, Proposta/Preventivo Prezzo, Trattativa/Revisione, Proposto il valore, Potere decisionale) prosegue alla task successiva denominata “Richiesta cambio assegnatario”. Altrimenti se uguale a “Chiuso VINTO” o “Chiuso PERSO” prosegue l’esecuzione verso la Task “Invio mail Riepilogo”.

Questa task sfrutta il cosiddetto “ProcessHelper” che si interfaccia con l’utente e richiede, come già definito, un suo intervento manuale. Viene flaggato il box “Mostra popup nell’entità collegata” per far comparire una finestra (form dinamica) con un insieme di dati in sola lettura come riepilogo e un campo utente da cui è possibile selezionare il nuovo assegnatario e un campo di tipo Pulsante per modificare il valore della picklist “Conferma”. Occorre poi confermare per procedere

Questa Task verifica i dati del ProcessHelper. Come già accennato, attraverso una form dinamica vengono mostrati dei campi di riepilogo e una picklist di conferma (SI/NO) per la nuova ri-assegnazione.

Pertanto, si pone il controllo sul campo conferma della Fom Dinamica per verificare che sia stato settato a “SI’ OPPURE “NO”.

In questo punto, Exclusive Gateway, assegniamo le strade precedentemente configurate in base alla risposta data nella Form Dinamica. Se l’utente ha confermato (SI) procede con la riassegnazione dell’Opportunità, altrimenti (NO) si procede direttamente al controllo Stato di quest’ultima (Stadio di Vendita).

Questa task esegue un’azione di aggiornamento. Il precedente utente selezionato tramite form dinamica viene ora settato tra gli attributi dell’opportunità in questione. Si aggiunge pertanto una NUOVA AZIONE - Aggiorna entità.

Si seleziona l’entità Opportunità e si modifica il campo Assegnato a prendendo il riferimento del campo presente in Form Dinamica, nel nostro caso “Nuovo Assegnatario”.

Questa task rappresenta l’invio mail di informazione al nuovo assegnatario dell’Opportunità. Questo riceverà quindi un piccolo riepilogo dei dati relativi quest’ultima.

Vengono quindi compilati i principali campi mittente, destinatario, oggetto e corpo, necessari per l’invio mail.

Questa task rappresenta un secondo controllo sullo stato dell’opportunità (Stadio di vendita).

Si definiscono quindi le casistiche possibili dei valori da gestire. In questo caso si verifica se lo stadio di vendita è uguale a “Proposta Preventivo/Prezzo” o meno.

Se uguale a questo prosegue con il richiamo al SottoProcesso “Preventivo Precompilato”, altrimenti prosegue direttamente alla Task “Invio mail Riepilogo”.

Questa task rappresenta un ulteriore Exclusive Gateway, il quale definisce i flussi possibili in base alle precedenti condizioni settate. In questo caso se lo Stadio di vendita è “Proposta Preventivo/Prezzo” prosegue alla task successiva come accennato, ovvero al richiamo del sottoprocesso “Preventivo Precompilato”. Altrimenti prosegue con l’invio mail.

Questa task rappresenta un richiamo ad un altro sottoprocesso, il quale creerà un preventivo e quando passato in stato “Revisionato”, invierà l’email di riepilogo ed aggiornerà lo Stadio di Vendita dell’Opportunità

Questa task esegue un’azione di controllo sullo Stadio di Vendita dell’Opportunità, per verificare la completa ed intera esecuzione del SottoProcesso. Se questo è uguale a “Trattativa/Revisione”, il flusso prosegue con la Task successiva di invio mail Riepilogo finale.

Questa task rappresenta l’ultima azione, ovvero un invio mail di riepilogo per informare l’assegnatario riguardo i dati relativi l’Opportunità.

Pertanto si clicca su NUOVA AZIONE - Invio mail e si inseriscono i campi necessari. Dopo questa Task si giunge al termine del processo, quindi verso l’End Event.

Come accennato, il processo termina la sua esecuzione in questo nodo, ovvero l’End Event. Viene collegata l’entità “Opportunità” e settato lo stato a “Terminato”.

SottoProcesso: scadenza opportunità

La Task rappresentata risulta essere la Task iniziale per il lancio del SottoProcesso. Infatti non viene selezionata nessuna entità e su “Quando eseguire il controllo” si seleziona “al lancio del sottoprocesso”.

In questa Task viene configurato l’invio mail per l’assegnatario dell’Opportunità. Si configura quindi una NUOVA AZIONE - Invio mail.

Si inseriscono le principali informazioni (mittente, destinatario, oggetto, corpo,…).

Nella task descritta qui a fianco vediamo la creazione di un promemoria, ovvero di un Evento a calendario in vista della Scadenza prevista. Infatti, questo viene pianificato a 5 giorni dalla “Data Chiusura Attesa” inserita nell’Opportunità. Pertanto si compilano i diversi campi come desiderato e si sottraggono 5 giorni dalla data indicata.

In questa task abbiamo la creazione di un secondo promemoria, ovvero di un Evento a calendario in vista della Scadenza effettiva.Questo, a differenza del primo, viene pianificato a 3 giorni dalla “Data Chiusura effettiva” inserita nell’ Opportunità.

Pertanto si compilano i diversi campi come desiderato e si sottraggono 3 giorni dalla data indicata.

SottoProcesso: preventivo pre-compilato

Come nel precedente Sottoprocesso, anche in questo caso troviamo la Task iniziale per l’avvio. Infatti non viene selezionata nessuna entità e su “Quando eseguire il controllo” si seleziona “al lancio del sottoprocesso”.

In questa Task viene configurata una NUOVA AZIONE - Crea Entità, selezionando il modulo “Preventivi”, così da crearne uno precompilato.

Si inserisce il titolo dell’azione, i vari campi relazionando anche l’Opportunità in questione e settando la data di fine validità tra 30 giorni.

A questo punto il Sottoprocesso blocca il flusso di esecuzione sulla Task descritta in seguito.

Si attende infatti che lo Stadio Preventivo dell’entità precedentemente creata (in stato “creato”) passi in “Revisionato”.Solo quando sarà vera questa condizione il processo andrà avanti.

Una volta settato il valore “Revisionato” come Stadio Preventivo il processo prosegue ed invia i dettagli di questo via mail all’indirizzo dell’entità relazionata (Azienda o Contatto) e all’assegnatario in copia.

Una volta creato il Preventivo, controllato che sia cambiato lo Stato in “Revisionato” ed inviato la mail, aggiorniamo lo Stadio di vendita dell’Opportunità in “Trattativa/Revisione”.

A questo punto termina l’esecuzione del Sottoprocesso.

13.3 Esempio: Attivazione Processo Gestione Opportunità

ATTIVAZIONE PROCESSO

A questo punto abbiamo terminato la configurazione del processo e dei relativi sottoprocessi. Pertanto procediamo con la verifica del corretto funzionamento.

Entriamo quindi in creazione di una Nuova Opportunità. In questo caso settiamo come Stadio di vendita “Aperta”.

Una volta salvata l’Opportunità, l’assegnatario riceverà una mail di riepilogo dei dati.

Inoltre, saranno già presenti 2 eventi relazionati, ovvero le scadenze, una a 5 giorni dalla Data chiusura attesa e l’altra a 3 giorni dalla Data fine effettiva.

A questo punto il processo si è fermato ed attende che lo Stadio di vendita cambi valore in uno di quelli precedentemente configurati.

In questo caso settiamo il valore “Proposta Preventivo/Prezzo”.

Una volta salvato, comparirà una popup all’assegnatario dell’Opportunità con il riepilogo dei dati in sola lettura e la possibilità di riassegnare questa ad un altro utente.

Una volta selezionato l’utente desiderato seleziona il valore “SI” dalla picklist (è possibile cliccare il pulsante “CONFERMA/ANNULLA ASSEGNAZIONE” per modificare il valore della stessa picklist in SI/NO) e procede cliccando su SALVA.

Una volta confermato (selezionato il valore “SI” in popup, viene aggiornato l’assegnatario dell’Opportunità e questo riceverà una mail con i dati e conferma di presa in carico.

Dalle relazioni possiamo già vedere che è stata relazionata la mail ed è stato creato il preventivo, in quanto lo Stadio di vendita era “Proposta/Preventivo Prezzo”.

Analizzando la relazione possiamo vedere i dettagli del Preventivo creato.

A questo punto, possiamo entrare nel dettaglio, modificare i dati, inserire prodotti e cambiare lo stadio Preventivo in “Revisionato”.

Il processo prosegue il flusso ed invia la mail all’assegnatario contenente i dati del Preventivo stesso. Inoltre, lo Stadio di vendita dell’Opportunità viene settato in “Trattativa/Revisione”.

A questo punto, l’assegnatario riceve una mail di riepilogo finale con tutti i dati dell’Opportunità.

Dalla tab “Grafico Processo” possiamo vedere che il processo ha terminato il flusso di esecuzione.