16 Processi Tool
- 16.1 Processi Tool: Configurazione e Modalità di Utilizzo
- 16.2 Esempio: Configurazione Processo di Gestione Reminder verso Cliente
- 16.3 Esempio: Attivazione Processo di Gestione Reminder verso Cliente
- 16.4 Esempio: Configurazione Processo Tool con Azioni AI
16.1 Processi Tool: Configurazione e Modalità di Utilizzo
Dalla versione 26.07 è stata introdotta una nuova categoria di processi denominata "Tool".
Sono stati implementati con l'intenzione di replicare i vantaggi che offrono tutt'ora le funzioni in termini di programmazione lato codice, permettendo di abbattere il concetto di "ridondanza" a cui spesso si va incontro nell'utilizzo di processi Standard.
Infatti, questa tipologia di processi possono essere richiamati all'interno di più processi Standard differenti oppure più volte all'interno dello stesso processo Standard, di fatto permettendo di riutilizzare delle porzioni esistenti di processo.
Inoltre è possibile richiamare un processo Tool all'interno di un altro processo Tool senza particolari limitazioni.
Per motivi di gestione tecnico-funzionale, in un processo Tool non possono essere configurate delle condizioni legate alla creazione o modifica di un record, ma nel caso in cui si volesse utilizzare un processo Tool come se fosse un processo Standard basterà configurare un processo Standard (nel quale configurare le condizioni di partenza del processo) e richiamare subito dopo il processo Tool interessato.
Per procedere con la configurazione di un processo Tool, si deve selezionare la voce dedicata "alla chiamata del tool" all'interno della prima Task del diagramma di flusso.
Alla selezione di tale voce la picklist "Entità" verrà impostata in sola lettura, nel caso in cui ci fosse un'entità selezionata il campo verrà anche svuotato.
Inoltre, nella sezione sottostante, verrà mostrata una tabella nella quale poter definire i parametri che si vogliono prevedere come input al richiamo del processo Tool. (Figura 1)
Figura 1
Per ogni parametro (riga della tabella) dovranno essere compilati i seguenti campi:
- Nome parametro -> rappresenta il nome assegnato al parametro e che verrà visualizzato all'interno del processo Standard
- Tipo -> rappresenta la tipologia di parametro che il processo Tool si aspetterà di ricevere e può essere di due tipologie:
"string": nel caso in cui il parametro sia una stringa
"entità": nel caso in cui il parametro sia un'entità, in tal caso dovrà essere necessariamente definito a quale modulo si riferisce nel campo successivo
- Entità -> nel caso di Tipologia = Entità dovrà essere compilato con il modulo previsto
- Obbligatorio -> permette di rendere obbligatoria la compilazione del parametro in fase di richiamo del processo Tool
- Descrizione -> rappresentano le indicazioni utili alla compilazione del parametro nella fase di richiamo del processo Tool
Una volta attivato il processo Tool sarà selezionabile all'interno dell'azione BPMN dedicata "Chiama processo tool". (Figura 2)
Figura 2
Tool MCP
Una volta attivato il processo verrà automaticamente reso disponibile un nuovo tool nei server MCP.
Questo permette di poter avviare il processo come fosse un tool di un server MCP.
Per poterlo utilizzare il tool dovrà essere attivato nel server, poi va attesa o forzata la sincronizzazione nel client ed eventualmente attivato negli agenti che utilizzano il client MCP.
16.2 Esempio: Configurazione Processo di Gestione Reminder verso Cliente
DESCRIZIONE DEL FLUSSO
Al suo richiamo in un processo Standard o in un altro processo Tool, verrà composta ed inviata una mail automatica all'indirizzo mail dell'Azienda o Contatto associato al Ticket coinvolto fruttando i parametri passati in input.
Nel caso di mancato invio della mail a causa di errore SMTP, il processo attenderà 1 giorno solare prima di riprovare l'invio della mail, questo fino a quando non verrà spedita con successo.
ELEMENTI NECESSARI NEL PROCESSO TOOL
Per fare questo processo ci serviranno gli elementi elencati qui di seguito:
-Condition Task
-Action Task
-Timer Intermediate Catch Event
-Gateway
-End Event
Se il loro funzionamento non è chiaro consigliamo prima di consultare il capitolo 2 del manuale dei processi.
CONFIGURAZIONE DIAGRAMMA DI FLUSSO
Utilizziamo gli elementi citati in precedenza per impostare un diagramma come quello mostrato nella Figura 1
Figura 1
CONFIGURAZIONE DEI SINGOLI ELEMENTI DEL FLUSSO
Procediamo con la configurazione dei singoli elementi che compongono il flusso del processo Tool.
Partiamo dalla Condition Task "Alla chiamata del Processo Tool".
Nella sezione "Quando eseguire il controllo" selezioniamo l'opzione "alla chiamata del tool” mentre nella sezione "Condizioni" inseriamo i parametri in input da prevedere in caso di richiamo all'interno di un processo Standard, ovvero:
- parametro "Ticketid" di Tipo = "Entità" ed Entità = "Ticket" con permessi di obbligatorietà (Figura 2)
- parametri "Destinatario", "Oggetto" e "Corpo" di Tipo = "String" con permessi di obbligatorietà e relativa descrizione necessaria al sistema nel caso in cui si volesse sfruttare tale processo Tool come MCP Tool.
Figura 2
Nella Script Task “Attiva Process Helper” andiamo ad attivare un process helper al fine di poter visualizzare (quando si scatenerà sul record coinvolto) il percorso seguito dal processo Tool e relativi log all'interno del tab "Grafico processo", per approfondimento consultare capitolo 6.5 (Figura 3)
-nel campo “Assegnato a” lasciamo il valore di default proposto dal sistema, ovvero l'utente che sta configurando il processo Tool, in quanto, non esiste alcuna form dinamica associata.
-nel campo “Collegato a” lasciamo il valore di default proposto dal sistema, ovvero l’id del ticket.
Figura 3
Nella Send Task "Invio mail" configuriamo un'azione di invio mail automatica (Figura 4) inserendo i valori presenti all'interno dei parametri di input del processo Tool attraverso la sezione dedicata disponibile nella picklist "Seleziona Opzioni..." (Figure 5 e 6)
Figura 4
Figura 5
Figura 6
Nella Script Task "Salvataggio esito invio mail su Form Dinamica" configuriamo un process helper al fine di sfruttarne la form dinamica per storicizzare il risultato dell’invio della mail.
Configurazione blocco “Process Helper”:
-nel campo “Assegnato a” lasciamo il valore di default proposto dal sistema, ovvero l'utente che sta configurando il processo Tool, in quanto, la form dinamica associata non verrà in alcun modo mostrata agli utenti coinvolti nel processo.
-nel campo “Collegato a” lasciamo il valore di default proposto dal sistema, ovvero l’id del ticket
Il risultato sarà quello mostrato in Figura 7.
Figura 7
Configurazione form dinamica:
Nella form dinamica creiamo il Blocco “Salvataggio esito invio mail su Form Dinamica”.
Per ogni azione di “Invio mail” configurata all’interno del processo, il sistema mette a disposizione le seguenti due variabili selezionabili dalla picklist "Seleziona Opzioni..."(Figura 8 e 9):
- ”Esito positivo?” → viene restituito 1 nel caso in cui NON sia presente alcun tipo di errore SMTP, in caso contrario viene restituito 0
-”Messaggio di Errore” → viene restituita la descrizione dell’errore SMTP riscontrato
Figura 8
Figura 9
Quindi procediamo a ricreare all'interno della form dinamica i campi analoghi per storicizzarli. (Figura 10)
Figura 10
Configurazione azione Resetta Form Dinamica
Infine andiamo a creare un’azione di “Resetta Form Dinamica” per fare in modo che vengano resettati i valori dei campi presenti nella form nel caso in cui venga forzata la ri-compilazione del process helper (vedi Figura 11).
Figura 11
Nella Condition Task “Controllo Invio mail” andiamo ad eseguire un controllo sul campo “Esito” della form del process helper per indirizzare il processo nel ramo relativo in base al valore presente in quel campo (vedi Figura 12)
Figura 12
Nel gateway successivo andiamo ad associare ad ogni gruppo di condizioni (inserite nella Condition Task “Controllo Invio mail”) il ramo corrispettivo da percorrere (vedi Figura 13)
Figura 13
Configurazione degli elementi successivi al ramo “OK”
Andiamo ad attivare un process helper nell’endEvent, in quanto, essendo che abbiamo coinvolto un process helper nel processo, si rende necessario andare ad attivare un process helper al suo interno per impostare lo stato del processo in “Terminato” (vedi Figura 14)
Figura 14
Configurazione degli elementi successivi al ramo “KO”
All'interno del timer di tipologia "Intermediate Catch Event" con tag "Attendi 1 giorno e riprova invio mail" andiamo a impostare la configurazione "Attendi 1 giorno dopo Adesso". (Figura 15)
Figura 15
Richiamo all'interno di un processo Standard
Un processo Tool come quello appena configurato potrebbe essere utile all'interno di un processo Standard che necessita dell'invio di mail automatiche con contenuto variabile a seconda della parte di flusso coinvolta, come quello mostrato in Figura 16.
Figura 16
Tale processo Standard, infatti, si scatena alla modifica dello Stato del Ticket = "In Attesa di Riposta" e rimane in attesa che cambi entro 3 giorni solari.
Se passati i 3 giorni ciò non accade, viene inviata una prima mail automatica richiamando il processo Tool attraverso la configurazione mostrata nelle Figure 17 e 18.
Figura 17
Figura 18
- "Ticketid" -> l'id del ticket
- "Destinatario" -> il contenuto del campo "Email" dell'Azienda o Contatto presenti nel campo "Collegato a" del Ticket coinvolto.
N.B: Senza eseguire dei controllo dedicati precedenti, sono stati inseriti i valori di entrambi i campi concatenati, in quanto, essendo che nel campo "Collegato a" non potrà mai essere presente contemporaneamente sia un'azienda che un contatto, solamente una delle due variabili restituirà nell'effettivo un valore.
- "Oggetto" -> Il numero interno del ticket + stringa fissa "- In Attesa di Risposta"
- "Corpo" -> la stringa fissa "Gentile Cliente, la informiamo che siamo in attesa da 3 giorni di un suo gentile riscontro in merito al " + numero interno del ticket + ", la preghiamo di rispondere quanto prima al fine di poter risolvere la sua segnalazione."
Successivamente all'invio della mail, vengono attesi ulteriori 2 giorni e nel caso in cui lo Stato sia comunque rimasto inviato rispetto al valore iniziale, viene inviata una seconda mail automatica richiamando sempre lo stesso processo Tool attraverso la configurazione mostrata nelle Figure 19 e 20 ed infine viene chiuso il Ticket modificando lo Stato = "Chiuso".
Figura 19
Figura 20
- "Ticketid" -> l'id del ticket
- "Destinatario" -> il contenuto del campo "Email" dell'Azienda o Contatto presenti nel campo "Collegato a" del Ticket coinvolto.
N.B: Senza eseguire dei controllo dedicati precedenti, sono stati inseriti i valori di entrambi i campi concatenati, in quanto, essendo che nel campo "Collegato a" non potrà mai essere presente contemporaneamente sia un'azienda che un contatto, solamente una delle due variabili restituirà nell'effettivo un valore.
- "Oggetto" -> Il numero interno del ticket + stringa fissa "- Ticket Chiuso"
- "Corpo" -> la stringa fissa "Gentile Cliente, la informiamo che il " + numero interno del ticket + "è stato Chiuso per mancanza di riscontro da 5 giorni, in caso di necessità la preghiamo di aprire una nuova segnalazione."
16.3 Esempio: Attivazione Processo di Gestione Reminder verso Cliente
Ora procediamo con la visione del processo in azione.
Impostiamo lo Stato = "In Attesa di Risposta" su un Ticket associato ad un'Azienda o Contatto (Figura 1).
Figura 1
Dopo il salvataggio, il processo Standard si scatena ed attende per 3 giorni che lo Stato cambi valore.
Simulando il caso in cui, al termine dei 3 giorni lo Stato sia rimasto invariato, il processo Standard ha proseguito con il suo flusso (Figura 2) attivando il processo Tool coinvolto (Figura 3) il quale ha inviato con successo la prima mail automatica prevista. (Figura 4)
Figura 2
Figura 3
Figura 4
Infine simulando il caso in cui, al termine degli ulteriori 2 giorni lo Stato sia rimasto comunque invariato, il processo Standard ha proseguito con il suo flusso (Figura 5) attivando nuovamente il processo Tool coinvolto (Figura 6) il quale ha inviato con successo la prima mail automatica prevista (Figura 7) e chiudendo il Ticket modificando lo Stato = Chiuso. (Figura 8)
Figura 5
Figura 6
Figura 7
Figura 8
16.4 Esempio: Configurazione Processo Tool con Azioni AI
Per consultare un esempio di processo Tool contenente Azioni AI fare visionare il capitolo 3.A.5