3 Azioni BPMN
- 3.1 Crea Entità
- 3.2 Aggiorna entità
- 3.3 Elimina entità
- 3.4 Invia notifica
- 3.5 Invia Email
- 3.6 Invia Newsletter
- 3.7 Crea PDF
- 3.8 Resetta Form Dinamica
- 3.9 Cicla Righe
- 3.10 Resetta Campi Condizionali
- 3.11 Collega Entità e Collega Entità Statiche
- 3.12 Trasferisci Relazioni
- 3.13 Inserisci Riga Tabella e Inserisci Riga Prodotto
- 3.14 Copia il Blocco Prodotti
- 3.15 Chiama Web Service Esterno
- 3.16 Cicla Record Relazionati
3.1 Crea Entità
Questa azione permette di creare record di entità presenti all'interno del sistema (moduli base o custom).
Per ogni singolo campo è possibile settare un valore statico o dinamico (preso quindi dalle entità coinvolte nel processo stesso) (Figura 1)
Figura 1
Per selezionare un valore dinamico, il sistema mette a disposizione la picklist "Seleziona opzione" dalla quale è possibile accedere ai campi delle entità dei modulo coinvolti all'interno del processo (Figura 2)
Figura 2
ATTENZIONE: per i campi di tipologia "Picklist" e "Utente", per poter utilizzare il campo "Seleziona opzione" si dovrà prima selezionare la voce "Altro" della picklist disponibile a sinistra (Figura 3)
Figura 3
NOTA BENE: il sistema esegue in automatico un filtro basandosi sul campo di partenza dal quale si sta consultando la picklist "Seleziona opzioni", di conseguenza mostrerà solamente i campi la cui tipologia può essere accettata dal campo di partenza.
Se, ad esempio, all'interno del campo "Collegato a" del modulo Assistenza Clienti volessi inserire il contenuto del campo di tipo testo "Cognome" del modulo Lead, il sistema non renderò disponibile tale campo, questo perché permetterà di selezionare solamente le colonne del campo tabella di tipologia "Relazionato a". (Figura 4)
Figura 4
Inoltre, sempre dall'azione di Crea entità, abbiamo la possibilità di attivare un re-direct alla nuova entità creata oppure ad una entità coinvolta nel processo. (Figura 5)
Figura 5
Cliccando sul pulsante "Nuova entità creata", l'utente verrà reindirizzato al nuovo record creato in questa specifica azione.
Invece, selezionando l'ID di una delle altre entità coinvolte nel processo, il sistema reindirizzerà l'utente sul record di quel specifico modulo.
3.2 Aggiorna entità
Questa azione permette di aggiornare un'entità (istanza di un modulo) coinvolta direttamente nel processo o comunque un'entità relazionata ad esse.
Per ogni singolo campo è possibile riportare dei valori statici o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo stesso).
Figura 1
Per selezionare un valore dinamico, il sistema mette a disposizione la picklist "Seleziona opzione" dalla quale è possibile accedere ai campi delle entità dei modulo coinvolti all'interno del processo (Figura 2)
Figura 2
ATTENZIONE: per i campi di tipologia "Picklist" e "Utente", per poter utilizzare il campo "Seleziona opzione" si dovrà prima selezionare la voce "Altro" della picklist disponibile a sinistra (Figura 3)
Figura 3
NOTA BENE: il sistema esegue in automatico un filtro basandosi sul campo di partenza dal quale si sta consultando la picklist "Seleziona opzioni", di conseguenza mostrerà solamente i campi la cui tipologia può essere accettata dal campo di partenza.
Se, ad esempio, all'interno del campo "Collegato a" del modulo Assistenza Clienti volessi inserire il contenuto del campo di tipo testo "Cognome" del modulo Lead, il sistema non renderò disponibile tale campo, questo perché permetterà di selezionare solamente le colonne del campo tabella di tipologia "Relazionato a". (Figura 4)
Figura 4
Dalla versione 24.08 è possibile aggiornare anche i campi di tipo "Relazionato a" creati all'interno delle form dinamiche dei process helper (Figura 5)
Figura 5
3.3 Elimina entità
Questa azione permette di eliminare un'entità (istanza del modulo) coinvolta all'interno del processo.
NOTA BENE: il record eliminato da questa azione non viene cancellato completamente dal Data Base ma viene inserito nella sezione "Cestino".
Per evitare che l'utente riscontri un messaggio di errore (trovandosi su un record eliminato), solitamente si utilizza la funzione di redirect per reindirizzare l'utente in un'istanza nuova (appena creata) o già esistente.
3.4 Invia notifica
Questa azione permette di inviare notifiche interne agli utenti del sistema visualizzabili nella sezione “Notifiche” contrassegnata da un’icona raffigurante una campanella nel menù in alto a destra.
Figura 1
CAMPI PRINCIPALI
- Descrizione -> rappresenta il corpo della notifica; è possibile settare un testo specifico con dati statici e/o dinamici appartenenti alle entità coinvolte nel processo.
- Creato da -> rappresenta l’utente che risulterà essere il creatore della notifica (mittente)
- Assegnato a -> rappresenta l’utente che risulterà essere il destinatario della notifica
- Collegato a -> rappresenta l’entità (istanza di un modulo) alla quale verrà agganciata la notifica
Figura 2 (cliccare sull'immagine per una risoluzione grafica maggiore)
In base alle preferenze dell’utente le notifiche possono essere inviate come vere e proprie notifiche interne nella modalità descritta sopra oppure come classiche email (Figura 3)
Figura 3
Nel caso sia stata impostata la modalità “Email” dovranno essere compilati i seguenti campi aggiuntivi (Figura 4)
- Oggetto -> rappresenta l’oggetto che avrà la mail
- Mail mittente -> rappresenta la mail del mittente
- Nome mittente -> rappresenta l’alias relativo al mittente
Figura 4
3.5 Invia Email
Questa azione permette di inviare email automatiche con la possibilità di allegare documenti e collegare la mail ad un’entità (standard o custom) in maniera tale che rimanga storicizzata.
Nel corpo dell'email è possibile riportare oltre ai classici valori statici e/o dinamici altre funzioni generali come la data/ora attuale, il link all'entità desiderata (interno per gli utenti o esterno per i clienti lato portale) (Figura 1)
Figura 1 (cliccare sull'immagine per una risoluzione grafica maggiore)
CAMPI PRINCIPALI
-Server SMTP → dalla versione 23.08 è possibile indicare la modalità di utilizzo dell'account di server di posta in uscita da utilizzare come mittente. (Figura 2)
Figura 2
- Default -> nel caso in cui nel modulo Messaggi dell'utente indicato sia presente un account configurato, il sistema utilizzerà il server ad esso associato, nel caso in cui non sia configurato alcun account il sistema utilizzerà il server presente in
Impostazioni -> Server di Posta.
- Custom -> è possibile configurare un account di posta in uscita direttamente all'interno dell'azione di invio mail. (Figura 3)
Figura 3
- Globale -> il sistema utilizzerà esclusivamente il server configurato in Impostazioni -> Server di Posta.
Oltre alle tre modalità appena descritte, sarà possibile selezionare uno tra gli account configurati nel modulo Messaggi degli utenti attualmente attivi presenti nel sistema.
-Da -> rappresenta il mittente della mail
-A -> rappresenta il destinatario della mail
-CC -> rappresenta gli indirizzi in copia
-CCN -> rappresenta gli indirizzi in copia nascosta
-Rispondi a -> rappresenta l'indirizzo al quale verrebbe inviata un’eventuale risposta alla mail automatica
-Oggetto -> rappresenta l’oggetto della mail
-Relaziona email a -> è possibile indicare l’entità al quale collegare la mail automatica.
La voce "Automatico (default)" permette di associare la mail all'entità sulla quale il processo si è scatenato
-Allega documenti da -> è possibile selezionare l’entità da cui prendere i documenti collegati ad essa ed allegarli alla mail.
Cliccando la voce “Tutti” il sistema allegherà TUTTI i documenti collegati all'entità. (Figura 4)
Figura 4
Ciccando la voce "Filtrato” il sistema allegherà i documenti che rispettano le condizioni inserite nella sezione "Condizioni" (Figura 5)
Figura 5 (cliccare sull'immagine per una risoluzione grafica maggiore)
3.6 Invia Newsletter
Figura 1
3.7 Crea PDF
Questa azione permette di creare un documento PDF utilizzando un template definito nella sezione "PDFmaker".
CAMPI PRINCIPALI
- Entità documento PDF -> permette di selezionare un’entità sulla quale generare il PDF.
N.B: non è possibile selezionare un’entità (istanza di un modulo) se non è presente nessun Template PDF relativo ad essa
- Titolo PDF -> indica il titolo del PDF
- Relaziona PDF a -> rappresenta l’id dell’entità coinvolta nel processo alla quale si vuole relazionare il PDF
- Lingua template PDF -> rappresenta la lingua del Template PDF (italiano o inglese)
- Assegnato a -> rappresenta l’utente assegnatario del PDF
- Template PDF -> permette di selezionare uno tra i template disponibili per l’entità selezionata.
- Cartella documenti -> permette di selezionare la cartella in cui salvare il PDF
Figura 1
3.8 Resetta Form Dinamica
Questa azione è riferita all'utilizzo del Process Helper e permette di pulire il contenuto dei campi presenti nella Form dinamica dai valori che sono stati inseriti durante la compilazione della stessa.
Si utilizza principalmente per permette la ri-compilazione della form dinamica.
Di default, eventuali valori di Default inseriti prima della compilazione effettiva della form dinamica verranno ripristinati. (Figura 1)
Figura 1
Invece, per svuotare completamente il contenuto dei campi presenti nella form dinamica ignorando eventuali valori di default inseriti prima della sua compilazione effettiva, si deve spuntare il flag “Svuota campo”. (Figura 2)
Figura 2
ESEMPIO DI UTILIZZO
Per comprenderne al meglio il funzionamento, qui di seguito viene riportato un esempio di utilizzo di un'azione di resetta form dinamica per gestire un eventuale ri-compilazione del campo "Data Intervento" di una form dinamica.
Il campo in questione presenta, come valore di default, la data di oggi. (Figura 3)
Figura 3
In fase di compilazione della form dinamica, l'utente può modificare il contenuto del campo inserendo manualmente la data effettiva di intervento nel caso in cui non coincidesse con la data di oggi.
Nel caso in cui, per un qualsiasi motivo, dovesse essere ricompilata la form dinamica, configurando un'azione di resetta form dinamica (PRIMA della configurazione del process helper) senza spuntare il flag “Svuota campo”, il sistema eliminerà l'eventuale data di intervento inserita dall'utente e ripristinerà la data di oggi.
Al contrario, configurando un'azione di resetta form dinamica (PRIMA della configurazione del process helper) spuntando il flag “Svuota campo”, il sistema eliminerà sia l'eventuale data di intervento inserita dall'utente che la data di oggi inserita di default, presentando di fatto all'utente il campo vuoto.
3.9 Cicla Righe
Questa azione permette di ciclare e quindi gestire dinamicamente le righe di un campo tabella o di un blocco prodotti.
NOTA BENE: nel caso in cui nell'entità principale coinvolta nel processo e i relativi moduli relazionati non fosse presente alcun blocco prodotti o campo tabella, l'azione non sarà visibile tra l'elenco delle azioni selezionabili tramite il pulsante "Nuova azione".
Per i dettagli sul come utilizzare i campi del blocco prodotti o del campo tabella ciclati all'interno dei processi (es. valore "Corrente") si consiglia di consultare il capitolo 10.1 del manuale dei processi.
Per ogni riga ciclata è possibile eseguire una delle seguenti operazioni:
Invia email
Permette di inviare una mail per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “condizioni sul campo”. (Figura 1)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione. 
Figura 1
Crea entità
Permette di creare un’entità di un qualsiasi modulo (standard o custom) per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 2)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione. 
Figura 2
Aggiorna entità
Permette di aggiornare un’entità coinvolta nel processo per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 3)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione. 
Figura 3
Invia notifica
Permette di inviare una notifica per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 4)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione. 
Figura 4
Inserisci riga tabella
Permette di inserire una riga in un campo tabella presente nelle entità coinvolte nei processi o nelle form di process helper per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figure 5, 6 e 7)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 5
Figura 6
Figura 7
Inserisci riga prodotto
Permette di inserire una riga in un blocco prodotti presente nelle entità coinvolte nei processi per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figure 8, 9 e 10)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 8
Figura 9
Figura 10
Elimina riga prodotto
Permette di eliminare una riga in un blocco prodotti presente nelle entità coinvolte nei processi per ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 11)
Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione.
N.B: questa opzione sarà presente solo se si sta ciclando le righe di un blocco prodotti.
Figura 11
Elimina riga tabella
Permette di eliminare una riga in un campo tabella presente nelle entità coinvolte nei processi o nelle form di process helper ogni riga che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. Per considerare tutte le righe basterà lasciare non compilata quella sezione. (Figura 12)
N.B: questa opzione sarà presente solo se si sta ciclando le righe di un campo tabella. 
Figura 12
3.10 Resetta Campi Condizionali
Questa azione è riferita all'utilizzo di campi condizionali lato processo.
Infatti, è possibile settare campi condizionali sull'entità selezionata (coinvolta nel processo) oppure basati sulle Form Dinamiche presenti nel processo.
Nel caso di campi condizionali sull'entità, questi prevalgono sui campi condizionali settati lato amministratore.
Quest'ultimi vengono disabilitati sino al termine del processo o ad una task di azione "Resetta campi condizionali". (Figura 1)
Figura 1
3.11 Collega Entità e Collega Entità Statiche
COLLEGA ENTITA'
Questa azione permette di relazionare tra loro 2 entità dinamiche che presentano una relazione N - N.
Le 2 entità infatti non presentano un campo relazionato tra loro, bensì la relazione ad N. (Figura 1)
Figura 1
COLLEGA ENTITA' STATICHE
Questa azione permette di relazionare ad una entità dinamica del processo una o più entità statiche tra quelle proposte.
Si rende utile per esempio per relazionare entità comuni a più casistiche del flusso stesso, es. relazionare lo stesso documento (informativa privacy, checklist, ecc.) (Figura 2)
Figura 2
3.12 Trasferisci Relazioni
Questa azione permette di trasferire/copiare le entità relazionate da un'entità ad un'altra del processo.
Nel caso di relazione 1 - N i record saranno trasferiti, mentre nel caso di relazione N - N i record saranno copiati.
Tale azione si rende utile in flussi di conversione entità dove l'entità di partenza viene convertita in altro e quindi tutte le entità collegate alla vecchia possono essere trasferite/copiate nella nuova. (Figura 1)
Es. In un processo di conversione da lead a contatto/azienda tutte le entità che erano collegate al vecchio lead possono essere trasferite/copiate al nuovo contatto/azienda.
Infine è possibile eliminare il lead senza perdere quindi tutte le azioni che erano collegate a questo.
Figura 1
3.13 Inserisci Riga Tabella e Inserisci Riga Prodotto
INSERISCI RIGA TABELLA
Questa azione permette di inserire delle righe in un campo tabella(Figura 1 e 2)
NOTA BENE: nel caso in cui nell'entità principale coinvolta nel processo e i relativi modulo relazionati non fosse presente alcun campo tabella, l'azione non sarà visibile tra l'elenco delle azioni selezionabili tramite il pulsante "Nuova azione".
I valori inseriti possono essere statici e/o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo).
Figura 1
Figura 2
INSERISCI RIGA PRODOTTO
Questa azione permette di inserire delle righe in un blocco prodotti (Figura 3 e 4)
NOTA BENE: nel caso in cui nell'entità principale coinvolta nel processo e i relativi modulo relazionati non fosse presente alcun blocco prodotti, l'azione non sarà visibile tra l'elenco delle azioni selezionabili tramite il pulsante "Nuova azione".
I valori inseriti possono essere statici e/o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo).
Figura 3
Figura 4
3.14 Copia il Blocco Prodotti
Questa azione permette di copia il blocco prodotti tra entità coinvolte nel processo. (Figura 1)
N.B: entrambe le entità devono possedere un blocco prodotti.
Inoltre verranno copiati solo i campi presenti a standard.
Figura 1
3.15 Chiama Web Service Esterno
Questa azione permette di richiamare un web service esterno di tipo REST. (Figura 1)
E' possibile settare tutti i dati della chiamata lato Impostazioni -> Business Process Manager -> Web service esterni.
E' necessario definire l'endpoint da richiamare, autenticazione, eventuali parametri statici e campi restituiti.
Una volta settato il tutto è possibile richiamare uno di questi lato processo.
Da qui si possono definire parametri dinamici (nome e valore) e quindi la chiamata web service sarà effettuata con tutti i dati statici definiti lato impostazioni e i dati dinamici aggiuntivi definiti lato processo.
Nel flusso è possibile verificare se la chiamata è andata a buon fine, in quanto, questa azione restituisce sempre 3 parametri statici (success, response code e message code).
Oltre a questi, saranno presenti i campi definiti come campi restituiti e che si possono quindi estrarre dalla response.
Nel caso di risposte complesse (oggetto con più attributi) è possibile estrarre questi sino ad un livello di escalation (indicando nome campo restituito e attributo, es. object.attribute).
Non è supportata la lettura di attributi nel caso di liste di oggetti come response. 
Figura 1
3.16 Cicla Record Relazionati
Questa azione permette di utilizzare i record (istanze di un modulo) aventi una relazione 1- N o N - N con il modulo di partenza.
Per poter sfruttare i dati dei record ciclati all'interno dell'azione, il sistema mette a disposizione (nella picklist "Seleziona opzione") una sezione dedicata (Figura 1)
Figura 1
Cliccando sulla sezione specifica, il sistema permette di selezionare rapidamente uno tra i campi presenti nel modulo relazionato preso in esame (Figura 2)
Figura 2
NOTA BENE: il sistema esegue in automatico un filtro basandosi sul campo di partenza dal quale si sta consultando la picklist "Seleziona opzioni", di conseguenza mostrerà solamente i campi la cui tipologia può essere accettata dal campo di partenza.
Se, ad esempio, all'interno del campo "Membro di" del modulo Azienda volessi inserire il contenuto del campo di tipo testo "Indirizzo", il sistema non renderò disponibile tale campo, questo perché permetterà di selezionare solamente i campi di tipologia "Relazionato a".
Una volta selezionato il campo del modulo relazionato che si sta ciclando, verrà presentata un'ulteriore picklist alla destra del campo "Seleziona opzioni", dalla quale sarà possibile selezionare una tra le voci disponibili (Figura 3)
Figura 3
- "Somma" -> solo per i campi di tipologia Numero, Valuta e Percentuale, permette di ottenere la somma di TUTTI i record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
Per approfondire la gestione della somma parziale dei record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza) consultare il capitolo 9.1 del manuale dei processi.
NOTA BENE: questa voce sarà comunque disponibile anche per le altre tipologie di campi ma, logicamente, non produrrà alcun risultato.
-"Minimo" -> solo per i campi di tipologia Numero, Valuta e Percentuale, permette di ottenere il valore più basso tra TUTTI i record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
NOTA BENE: questa voce sarà comunque disponibile anche per le altre tipologie di campi ma, logicamente, non produrrà alcun risultato.
-"Massimo" -> solo per i campi di tipologia Numero, Valuta e Percentuale, permette di ottenere il valore più alto tra TUTTI i record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
NOTA BENE: questa voce sarà comunque disponibile anche per le altre tipologie di campi ma, logicamente, non produrrà alcun risultato.
-"Media" -> solo per i campi di tipologia Numero, Valuta e Percentuale, permette di ottenere il valore medio tra TUTTI i record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
NOTA BENE: questa voce sarà comunque disponibile anche per le altre tipologie di campi ma, logicamente, non produrrà alcun risultato.
-"Ultimo" -> permette di ottenere il valore dell'ultimo record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
-"Corrente" -> permette di ottenere il valore corrente, ovvero il valore del record del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza) che si sta ciclando in quel preciso momento
ATTENZIONE! -> Questa voce è l'unica che rispetta le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
-"Sequenza" -> permette di ottenere il valore di un record specifico (se presente) del modulo relazionato interessato (collegati al modulo di partenza).
ATTENZIONE! -> Questa voce ignora le condizioni inserite nella sezione "Condizioni".
Per indicare esattamente il numero del record si dovrà compilare il campo che verrà presentato sulla destra e infine cliccare sul pulsante dedicato (Figura 4)
Figura 4 (cliccare sull'immagine per una risoluzione grafica maggiore)
Per prendere in considerazione solamente una parte dei record relazionati, è possibile indicare delle condizioni che permettono di coinvolgere solamente i record che le soddisfano.
Queste condizioni dovranno essere indicate nella sezione "Condizioni sul campo" (Figura 5)
Figura 5 (cliccare sull'immagine per una risoluzione grafica maggiore)
Per ogni record ciclato è possibile eseguire una delle seguenti operazioni:
Invia email
Permette di inviare una mail per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “condizioni sul campo”. (Figura 6)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 6
Crea entità
Permette di creare un’entità di un qualsiasi modulo (standard o custom) per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 7)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 7
Aggiorna entità
Permette di aggiornare un’entità coinvolta nel processo per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni”. (Figura 8)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 8
Invio notifica
Permette di inviare una notifica per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 9)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione. 
Figura 9
Inserisci riga tabella
Permette di inserire una riga in un campo tabella presente nelle entità coinvolte nei processi o nelle form di process helper per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figure 10 e 11)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 10
Figura 11
Crea PDF
Permette di creare un PDF per ogni record che rispetta le condizioni impostate nella sezione “Condizioni sul campo”. (Figura 12)
Per considerare tutti i record basterà lasciare non compilata quella sezione.
Figura 12