Configurazione di un processo avanzato - GESTIONE LEADS

Configurazione processo avanzato - Gestione Leads

 

Una volta definito il processo graficamente, si passa all'interfaccia di questo. Di seguito vedremo passo a passo come avviene la configurazione. Nel diagramma di seguito riportato viene rappresentato il flusso di processo di gestione di un Lead. Al momento della sua creazione l’amministratore di sistema deciderà se riassegnarlo o meno e di seguito, in base ad alcune condizioni, verificherà se questo viene effettivamente preso in carico o trascurato

Nello screen shot è rappresentato il processo configurato. Per attivarlo si mette la spunta su “attivo” una volta terminato il diagramma e la configurazione.

processo-attivo.jpg


 

Qui in alto è stata compilata la prima task di verifica del lead, cliccandoci sopra si passa all’interfaccia, figura sotto. In “Entità” si seleziona il modulo interessato, Leads appunto. Su “Quando eseguire il controllo” si seleziona, in questo caso

- alla creazione -

In “Condizioni” si imposta quella che darà origine all’azione, in questo caso che il cognome non sia vuoto (condizione necessaria per la gestione).

 

Prima di procedere con la spiegazione della configurazione, vediamo nel dettaglio l’esecuzione del controllo.

controllo.jpg

E’ importante segnalare che nelle prime tre opzioni serve l’azione manuale dell’utente, nelle due successive no.

 

Nel caso si scelga di creare un’azione e quindi di non far ricorso al Process Helper bisogna sflaggare la casella riferita a quest’ultimo. Vedremo successivamente nello specifico entrambe le procedure.

Nell’interfaccia di una task di azione, esempio sotto, si vede che ci sono due possibilità: Azioni o Process Helper.

Nella configurazione di Azione si vogliono dare delle istruzioni al sistema affinché il flusso proceda in modo automatico senza l’intervento di qualcuno, sono istruzioni che si danno al software. Cliccando quindi su nuova azione si ha la possibilità, dal menù a tendina, di scegliere se:

 

Il Process Helper lo si utilizza nel caso in cui è richiesto l’intervento manuale di un operatore. In questa Task viene registrata un’azione di “aggiorna entità” per assegnare il Lead all’amministratore. Pertanto si seleziona Nuova Azione - Aggiorna Entità, si seleziona l’entità di riferimento, Lead e si seleziona il campo da aggiornare.

In questo caso il campo è “Assegnato a” come descritto dalla figura:

 


 

Proseguendo con la spiegazione dettagliata del nostro processo, essendo presente un inserimento di tipo manuale, si richiede anche l’intervento del Process Helper. Flaggando sulla casellina si completano:

I dati relativi alla form dinamica possono essere compilati dall’entità Processi oppure direttamente nell’entità collegata selezionata flaggando “Mostra popup nell’entità collegata”.

 

Nella precedente slide, attraverso il Process Helper, abbiamo aggiunto informazioni specifiche solo del processo. È possibile infatti creare delle form dinamiche con blocchi e campi specifici, che verranno compilati durante il flusso, e queste informazioni resteranno scritte dentro il processo ma non registrate nelle anagrafiche dei moduli.

In questo esempio, si chiede all’ utente a cui è assegnata l’ azione, tramite process helper, se desidera riassegnare il Lead con la possibilità di selezionare il nuovo utente assegnatario e confermando il tutto con un checkbox “Ri-Assegnato?”

Oltre a questo, sono presenti alcuni campi di riepilogo del Lead in sola lettura. Tale configurazione e il valore predefinito vengono determinati cliccando sulla matitina del singolo campo.

 


 

Proseguendo con il processo, la successiva task è la condizione “Controlla Assegnatario”, al fine di riassegnare successivamente il lead al nuovo utente. Questa task, che precede il gateway, prevede che ci siano due condizioni a seconda della strada che il flusso deve prendere. Nella prima condizione si è deciso di riassegnare il lead ad un nuovo utente, in quella successiva rimane in gestione a chi è attualmente l’assegnatario. In questo caso si esegue il controllo alla modifica in quanto un checkbox ha già un vaore di default (false). Ogni flusso è rappresentato da un gruppo di condizioni.

È necessario quindi l’intervento da parte dell’operatore.


 

In questo Gateway il flusso prende due direzioni, se il lead va riassegnato prenderà la direzione “Nuovo Assegnatario”, nel caso in cui non venisse modificato, questo seguirà la direzione del flusso “Stesso Assegnatario”.


 

Questa task è uno script di azione ossia l’assegnazione del lead al nuovo utente selezionato. Si clicca su “Nuova Azione”, in questo caso si sceglie aggiorna l’entità andando a riprendere quella su cui già si è lavorato (ID) e si denomina. Non è necessaria qui l’assegnazione dell’azione ad un operatore per cui si procederà a dare le istruzioni al software per generare l’automatismo.

 

Una volta cliccato sul simbolo della matita si apre la seguente schermata, ossia i campi del modulo di riferimento, Leads in questo caso. Sarà nei campi appunto che si darà l’istruzione per l’esecuzione dell’azione. In questo caso andiamo ad aggiornare il campo Assegnato a con il nuovo utente selezionando “Altro” e il valore desiderato dalla picklist presente.


 

A questo punto i 2 flussi si ricongiungono portando ad un invio mail all’assegnatario del Lead.Quindi, che il Lead sia stato riassegnato o meno, viene informato tramite mail chi attualmente ha in gestione tale record.

Si crea quindi una Nuova Azione  Invia email.

 

Oltre all’invio mail, vengono configurate alcune Impostazioni Avanzate. Si desidera, a questo punto del processo, impostare in sola lettura alcuni campi del record.

 

Da questa sezione è possibile gestire i campi dell’entità in questione:

 


 

A questo punto, il processo si ferma ed attende il verificarsi di una condizione. Alla prossima modifica del Lead si verifica se è cambiato il campo “Stato Lead”. Si configurano quindi i diversi percorsi che il flusso può seguire.


 

Anche in questo Gateway si definiscono le vie che il flusso può seguire in base alle condizioni configurate al passo precedente.

A questo punto il flusso si distingue in base allo Stato Lead:


 

A questo punto si propone una popup all’assegnatario per creare un reminder a calendario.

Si sfrutta nuovamente quindi il ProcessHelper con campi di tipo:

Questa passaggio richiede l’intervento dell’utente.

 


 

Verifichiamo quindi i dati precedentemente inseriti per controllare se l’utente ha compilato tutti i dati necessari (date, orari, nome promemoria).


 

In questa ScriptTask viene creata una nuova entità, l’effettivo promemoria relativo al Lead, il quale è stato aggiornato con uno Stato diverso da “Non Contattato”.

L’utente ritroverà nel proprio calendario un evento con date, orari e indicazioni come da lui stesso inserite.

Nuova Azione ----- Crea entità ------ Modulo Eventi


 

A questo punto il processo attende che l’utente assegnatario del Lead imposti a Tenuto l’evento (promemoria) creato. Questo significa che il Lead è in gestione.


 

In questa Task si effettua un’azione di collegamento. Se il processo giunge a questo punto significa che tutte le condizioni sono state soddisfatte e tale record deve essere relazionato ad un Target preesistente nel relativo modulo.

Si crea quindi una nuova azione “Collega entità statiche”, selezionando poi il modulo desiderato (Target in questo caso) e il relativo record.

La differenza tra “Collega entità” e “Collega entità statiche” è:

In questo caso colleghiamo l’entità Lead richiamata nel processo con un’entità statica, “Targets”, selezionando il record desiderato.


 

A questo punto, per correttezza di flusso, si inserisce una condizione relativa al Lead. Tale condizione può essere anche scontata; viene applicata in quanto l’elemento successivo rappresenta un Timer ed è consigliato seguire tale configurazione per non eseguire troppe azioni sequenziali.


 

Come già accennato, questo elemento rappresenta un Timer (Intermediate CatchEvent - TimerEventDefinition). Permette di attendere i giorni / ore / minuti desiderati prima di procedere con la successiva Task. In questo caso si attendono 5 giorni per verificare se il Lead viene gestito o viene “abbandonato”.

Configurazione-processo-avanzato-Gestione-Leads_catch-event_.png

 


 

Una volta trascorso il tempo impostato nel Timer, si giunge alla Task successiva, in questo caso una ConditionTask per verificare se il campo “Descrizione” del Lead è stato inserito.

Questo per comprendere se tale record ha terminato il suo flusso o se non viene più gestito e quindi si richiede una nuova ri-assegnazione.


 

Si inserisce un Gateway per dividere i flussi del processo.

Se la descrizione è stata inserita il Lead terminerà il flusso di esecuzione, mentre se questo campo è vuoto, seguirà l’altro percorso verso la ri-assegnazione.


 

 

In questo caso, come precedentemente descritto, il campo “Descrizione” è stato inserito, quindi il flusso di esecuzione può terminare con la configurazione dell’ EndEvent, impostando lo stato del processo a “Terminato”.


Nel caso in cui il processo prenda l’altra via, invece, viene creata un’azione di invio mail per informare l’assegnatario di mancata gestione del Lead.


 

A questo punto il processo deve praticamente ripartire; pertanto vengono azzerati i dati precedentemente insieriti nelle form dinamiche. In questo caso vengono azzerati i dati relativi alla form dinamica del reminder, ovvero il popup di inserimento date, orari e nome del promemoria. Inoltre viene eliminato l’evento precedentemente creato, in quanto con il nuovo flusso, verrà creato nuovamente.

Nuova Azione - - - - Resetta - - - -  Form Dinamica

 

Da qui, è possibile selezionare quale Form Dinamica resettare.

In questo caso si creano 2 azioni:


 

Vengono azzerati anche i dati relativi alla prima form dinamica, ovvero il popup di riassegnazione dell’utente.

Oltre a questo vengono ripristinati i campi condizionali precedentemente settati. Ora si ritorna quindi alla configurazione iniziale, senza più dati in sola lettura.


 

Questa Task invece, rappresenta il secondo flusso, che il processo può seguire nel caso in cui lo Stato del Lead sia “Non Contattato”. Se il Lead assume tale stato, di certo non verrà più gestito, pertanto si avvisa l’amministratore tramite popup di tale situazione e lui deciderà se confermare o meno la presa visione di questo.

 

Per gestire tutti i campi della Form dinamica è possibile, dalla sezione Avanzate, creare una regola di “Campi condizionali su form dinamica”. Da qui si seleziona quale campo mostrare in sola lettura, lettura/scrittura/obbligatorio o con valore di default.


 

Si verifica quanto deciso dall’amministratore, ovvero se ha flaggato il checkbox di presa visione del Lead Non Contattato. Solo in questo caso il processo continuerà il flusso verso la Task successiva.

 


 

In questa Task viene effettuata un’azione di invio mail di conferma Lead non più Contattato. Dopo tale Azione il processo terminerà con l’elemento EndEvent.

Attivazione processo avanzato - Gestione Leads

Una volta quindi attivato effettuiamo la prova, entriamo nel modulo Lead e dal tasto “+ CREA” procediamo con la crezione. Come riportato sotto, per entrare nel processo è necessario rispettare le condizioni indicate, in questo caso è scontato in quanto la condizione iniziale è che il cognome non sia vuoto (e questo risulta essere un campo obbligatorio!) Al salvataggio verrà quindi scatenato il processo.

Il processo inizia l’esecuzione e compare il primo popup all’amministratore per decidere se riassegnare o meno il Lead.Per riassegnare il record basta selezionare l’utente desiderato e flaggare il checkbox “Ri-Assegnato?” Poi cliccare su Salva.

 

Una volta selezionato l’assegnatario del record verrà inviata una mail informativa a questo con il seguente formato:

Una volta selezionato l’assegnatario del record verrà inviata una mail informativa a questo con il seguente formato: si procederà poi con la Task successiva, la quale alla modifica del record, controllerà lo Stato del Lead. Processes Manager


Nel record alcuni campi come Nome, Cognome, Società e Numero Lead vengono settati in sola lettura come configurato. Ora, se il record viene modificato settando lo Stato Lead con un valore diverso da “Non Contattato”, in questo caso “Contattare in futuro”, il processo seguirà la via di pianificazione del promemoria a calendario.

Di seguito la modifica dello Stato Lead.

 

 

Comparirà poi un popup in cui si necessita l’inserimento di dati fondamentali per la programmazione del promemoria relativo al Lead. Tra questi elementi Date, Orari e Nome (del promemoria stesso).

 

Una volta salvato, nel modulo Calendario verrà creato un evento secondo le indicazioni date. Cliccando su questo è possibile visualizzare tutte le specifiche.

 

Cliccando su questo compare un popup che mostra tutti i dettagli. Quando lo stato passerà a “Tenuto”, il processo proseguirà il flusso configurato.

 

Con lo stato del promemoria a “Tenuto” verrà collegato al Lead il Target precedentemente configurato e descritto a fianco nella Related List. Cliccando qui è possibile visualizzare tutti i dettagli.

Dal Grafico del Processo (tab Grafico Processo), è possibile notare che il processo rimarrà in attesa 5 giorni, prima di verificare se la descrizione del Lead è stata inserita o meno.

Se entro tale tempo specificato, la descrizione viene inserita il processo termina in quanto il Lead risulta gestito dal relativo assegnatario. In caso contrario il processo seguirà la via descritta successivamente.

 

Se la descrizione non viene inserita il processo seguirà l’altra via definita dal Gateway in cui verrà effettuato un invio mail di remind del Lead nel seguente.

Dopodiché, verranno azzerate le diverse Form Dinamiche come configurato ed eliminato il promemoria, in quanto il processo ripartirà con una nuova assegnazione e quindi con possibili altri promemoria.

 

A questo punto l’amministratore dovrà nuovamente scegliere se riassegnare il record o gestirlo personalmente. Se invece, nel momento in cui il Lead viene riassegnato si modifica lo Stato Lead con il valore “Non Contattato”, il processo seguirà l’altra via, dove l’amministratore sarà informato della situazione.

 

In questo popup l’amministratore confermerà la situazione attuale e sarà successivamente inviata una mail all’assegnatario del record.

Successiva mail

A questo punto il processo termina l’esecuzione.

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