17.15 Mail Converter

Il Mail Converter è uno strumento che consente di leggere una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione su una mail, attivare delle operazioni automatiche quali l’archiviazione della mail relazionandola a un’entità anagrafica o la trasformazione della mail in un Ticket nel modulo Assistenza Clienti. Dalla versione 20.04 vi è la possibilità di configurare nel mail scanner anche caselle di posta certificata (PEC).

mail_converter_new.png

Inserire i dati della nuova casella di posta.

mail_converter_setup_regola.png

N.B.: se si desidera che il Mail Converter, aggiorni ogni volta lo stesso ticket, collegando le risposte che arrivano via email da parte del cliente, è necessario inserire nell’oggetto la variabile “Regex” e come azione, sia la variabile “Aggiorna ticket” e la Chiave di confronto “Ticket ID” (vedi immagine). Regex deve essere in prima posizione, in modo che il crm fa una verifica se esiste già un Ticket con quel titolo, nel qual caso lo aggiorna, oppure, se non è presente, ne crea uno di nuovo.

Scanner Nome

Indicare a proprio piacere il nome da dare allo scanner

Server Nome

Indicare l’indirizzo del server di posta IMAP, ad esempio: mail.dominioazienda.it

Protocollo

Indicare IMAP4 o IMAP2

Nome utente

Indicare il nome utente per accedere alla casella di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email

Password

Indicare la password di accesso alla casella di posta

SSL Tipo, SSL

Metodo

Indicate le informazioni relative al protocollo di sicurezza di accesso se richiesto

Parametri

Serve per configurare parametri avanzati per la connessione imap, senza agire da codice.

Esempio:

  • Nome parametro: DISABLE_AUTHENTICATOR
  • Valore parametro: PLAIN

PEC

Abilitando il flag, si indica che la casella configurata, si riferisce ad un indirizzo PEC. In questo modo il ticket sarà creato con la mail originale, ovvero quella contenuta nel file .eml allegato

Stato

Abilita = la scansione della casella di posta è attiva Disabilita = la scansione della casella di posta non è attiva

Cerca

Indicare se:

Tutto = tutte le email dopo l’ultima scansione

Non lette = solo le email non lette dopo l’ultima scansione

Dopo scansione

Permette di indicare se modificare lo stato della mail dopo la scansione:

vuoto = non modifica lo stato

Letto = la mail viene marcata come letta

Attenzione! La casella di posta deve essere accessibile in modalità IMAP, non è possibile configurare l’accesso in modalità POP3.

Dopo il salvataggio dei dati della casella di posta è possibile:

  • Tramite il pulsante Seleziona Cartelle decidere quali cartelle della casella di posta saranno lette
  • Tramite il pulsante Setup Regola configurare le regole del Mail Converter
  • Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella

mail_converter_impostazioni.png

Seleziona Cartelle
Attivare il flag in corrispondenza della cartella da scansionare.

mail_converter_setup_cartelle.png

Setup Regola
Attraverso il pulsante Setup Regola è possibile configurare le azioni da intraprendere dopo il controllo e-mail. Cliccare sul pulsante Aggiungi Regola a destra e quindi impostare la regola:

mail_converter_setup_regole.png

Da

Indicare una condizione sul campo Da: (mittente), se non presente lasciare il campo vuoto

A

Indicare una condizione sul campo A: (destinatario), se non presente lasciare il campo vuoto

Soggetto

Indicare una condizione sul campo Oggetto, se non presente lasciare il campo vuoto

Corpo

Indicare una condizione sul corpo della mail, se non presente lasciare il campo vuoto

Corrisponde

Indicare:

Qualsiasi Condizione: almeno una condizione deve risultare vera (OR)

Tutte le condizioni: tutte le condizioni devono risultare vere (AND)

Azione

Indicare l’azione da intraprendere al verificarsi delle condizioni.

  • Crea ticket: crea un ticket a partire da una mail, con le seguenti caratteristiche:
  • Collegato a: sulla base dell’indirizzo email del mittente, viene inserito il Contatto, se non presente rimane vuoto
  • Titolo: oggetto della mail
  • Descrizione: corpo della mail
  • Documenti: eventuali allegati alla mail
  • Aggiorna Ticket: aggiorna un ticket esistente
  • Aggiungi A/ DA: archivia la mail agganciandola all’anagrafica del Lead/Azienda/ Contatto con controllo su indirizzo del mittente [DA] o del destinatario [A] della mail

E’ possibile impostare più regole e definire le priorità attraverso le frecce.

Logica:

Controlla Ora

Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella.

Attenzione! Per attivare il controllo automatico occorre attivare un job nel server di vtenext. Vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare.

Cosa succede nel modulo Assistenza Clienti?

A questo punto tutte le email in arrivo alla casella configurata per il Mail Converter, convoglieranno nel modulo dell'Assistenza Clienti. Da notare che i ticket creati in questo modo, si contraddistinguono da quelli creati direttamente nel crm, grazie all'icona di una piccola fiamma, che ci permette di segnare come "spam", quella determinata email e di conseguenza, eliminare il ticket.

ticket_fiammella_indesiderata.png

Quando si deve rispondere ad una di queste email la procedura è molto semplice.
Dal pulsante "Altro", presente in alto a destra di ogni dettaglio ticket, ci saranno 3 nuovi pulsanti funzione:

mail_converter_pulsante_altro.png

Segna come Indesiderata

Serve a mettere nello spam, l'indirizzo email del mittente di quella specifica email. Cliccandoci, inoltre, il ticket verrà eliminato.

Rispondi via Mail

Permette di rispondere a quell'email, come utente che sta facendo quell'operazione e non con l'email impostata nel Mail Converter.

Rispondi via Mail (Info)

Permette di rispondere al cliente direttamente con l'indirizzo email impostato nel Mail Converter. In questo modo potremmo relazionare il "botta e risposta" direttamente in quel ticket.

C'è un'altro modo per mettere nello "spam" massivamente un gruppo di email (ticket). E' sufficiente selezionare i ticket interessati dalla lista, spuntandoli direttamente, e selezionare SEGNA COME INDESIDERATA dal pulsante ALTRO sempre presente nella vista per lista.

ticket_altro_indesiderata.png

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