Manuale vtenext 21.01

1 Introduzione

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Introduzione

vtenext consente di gestire tutti i flussi legati al cliente, dall’acquisizione all’assistenza, e un’intelligente comunicazione interna/ esterna. Le attività e le comunicazioni con i clienti sono archiviate e consultabili: vtenext centralizza sul cliente tutte le informazioni, in particolare quelle che per loro natura non sono strutturate (eventi, email, documenti, messaggistica), incrementando il valore dello storico aziendale. Inoltre l’integrabilità verso sistemi esterni (mobile, server email, software ERP, e-commerce ed altro) rende vtenext un ambiente unico di lavoro ideale.

vtenext viene rilasciato in due versioni:

  • vtenext Business: versione con canone di assistenza che garantisce supporto, aggiornamenti e bugfixing costante, disponibile;
  • vtenext Community: versione gratuita, le cui funzionalità ed aggiornamenti sono limitati rispetto alla Business.

È la piattaforma CRM open source leader nel mercato italiano che ad oggi vtenext conta oltre 19.000 attivazioni;

Rilasciato con licenza AGPL-3 che consente di avere il codice in chiaro, modificabile e rilasciabile a tutta la comunità di sviluppo;

  • Basato sul lavoro di sviluppo interno e della community;
  • Supportato da un network certificato di oltre sessanta partner sul territorio italiano ed europeo;
  • Può operare con MySQL, Oracle e SQLServer e può essere installato su ambiente Linux o Windows;

Integrabile con i principali sistemi:

  • ERP quali Zucchetti, SAP, Teamsystem, Mago, Esasoftware, As400;
  • Posta: GMail, Zimbra (lato server) e Outlook, Thunderbird (lato client);
  • Documentali (CMS) e siti web aziendali tramite l’utilizzo dei Webservices di vtenext.
  • Gli standard di qualità di vtenext sono basati su logiche di sviluppo e progettazione uniche:
  • Testato in situazione estreme con milioni di record e centinaia di utenti in contemporanea;
  • Aggiornato agli standard tecnologici e agli sviluppi rilasciati dalla comunità open source e dalle migliori software house europee;
  • Basato su logiche Enterprise;
  • Multi-piattaforma: Windows o Linux;
  • Multi-database: Oracle, SQL Server, MySQL;
  • Certificato su Redhat;
  • Verticalizzato per I principali settori sia Produzione che Servizi.
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1.1 Esempi di aree di applicazione di vtenext

Acquisizione Clienti & Vendite

  • Acquisizione dei clienti potenziali automatizzata tramite webform di contatto;
  • Assegnazione delle liste ai commerciali di riferimento;
  • Gestione di gerarchie aziendali, reti di distributori, ecc...;
  • Organizzazione delle attività sui clienti tramite calendario condiviso;
  • Gestione delle trattative commerciali con report previsionali;
  • Gestione step di vendita e amministrazione: Preventivi, Ordini di Vendita, Fatture, Ddt;
  • Esportazione in PDF di offerte, fatture, ecc, con modelli personalizzati.

 

Comunicazione & Marketing

  • Gestione di più caselle di posta personali;
  • Conversione e link di una mail verso altri oggetti del crm;
  • Gestione di target (segmenti) del database clienti secondo informazioni-chiave;
  • Invio di newsletter e statistiche delle campagne;
  • Comunicazione interna tramite Conversazioni collegate alle entità del crm.

 

Customer Service & Progetti

  • Gestione dell’asset del cliente: prodotti installati e contratti attivi;
  • Raccolta delle richieste post-vendita tramite vari canali;
  • Gestione delle code di lavorazione e delle tempistiche Service Level Agreement;
  • Area online riservata ai clienti per la comunicazione diretta e condivisione di documenti;
  • Tracciamento delle attività e calendarizzazione delle risorse;
  • Gestione delle commesse tramite Progetti, Operazioni, Scadenze e diagrammi di Gantt.

 

Reportistica & strumenti avanzati

  • Report e grafici su tutti i dati presenti nel CRM;
  • Sistema di notifiche sia su base gerarchica che personale per utente (Gruppi, Ruoli e Profili);
  • Amministrazione di privilegi e sicurezza tramite regole avanzate ed eccezioni;
  • Personalizzazione del layout del CRM al servizio del contenuto;
  • Workflow (automatismi);
  • Creazione di moduli personalizzati lato interfaccia;
  • Importazione di dati schedulabile da database;
  • Resoconto e controllo delle attività e degli accessi degli utenti.

 

BPMN e la mappatura dei processi aziendali:

  • Migliorare efficienza aziendale;
  • Esecuzione delle procedure aziendali in modo standard ed univoco;
  • Riduzione gli errori umani;
  • Riduzione dei tempi di esecuzione;
  • Verifica dei colli di bottiglia nell’organizzazione;
  • Riduzione dei tempi di apprendimento delle procedure;
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1.2 Flussi gestiti da vtenext

Ciclo di Acquisizione del cliente

Ciclo del cliente acquisito

Ciclo dell’assistenza

Ciclo passivo (fornitori)

 

 

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1.3 Note sul manuale (Disclaimer)

Le immagini e le funzionalità di vtenext mostrate nel presente manuale sono passibili di modifiche minori con il rilascio di aggiornamenti e descritte secondo la versione ed il tema grafico corrente.

Gli screenshot possono variare (colori, icone) a seconda della configurazione.

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1.4 vtenext Business 18.02 Release Note

PREFERENZE UTENTE

Nuovi pacchetti lingua

All’interno delle preferenze utente vengono aggiunti quattro nuovi pacchetti lingua: Francese, Russo, Polacco e Spagnolo.

Nuovo design NEXT selezionabile fra i temi

  • All’interno delle preferenze utente viene aggiunto il Tema NEXT al SOFTED. Il layout grafico cambia totalmente con un design più moderno, in linea con le nuove tendenze.
  • La barra dei moduli è posizionata sul lato sinistro ed è minimizzabile ad icona. L’ultima icona in basso racchiude sia tutti i moduli che le aree.
  • La barra delle funzioni (conversazioni, notifiche, creazione veloce, ecc…), posizionata sul lato destro, viene arricchita con il collegamento al modulo dei processi e a gestione della ricerca.

Modulo Processi

Riporta l’utente alla vista per lista di tutti i processi all’interno di vtenext.

Ricerca

Vengono unite all’interno del pulsante la ricerca globale e la ricerca specifica che varia in funzione del modulo in cui l’utente sta operando.

Es. Se sono in Assistenza Clienti posso ricercare un termine o all’interno di tutto il crm, oppure solamente tra i ticket a disposizione.

BPMN

Funzioni avanzate per il disegno di processi BPMN / schedulazione di campagne tramite BPMN

  • La creazione di processi BPMN all’interno di Vtenext permette una maggiore interazione tra i moduli con relazioni N a N (rispetto al precedente 1 a N) e l’esclusione della condizione iniziale (per maggiori dettagli consultare il Manuale BPMN).
  • E’ possibile utilizzare campi condizionali nei task del processo e coinvolgere il modulo Newsletter per la generazione automatica di campagne marketing con invii automatizzati di mailing secondo i criteri stabili dall’utente.
  • Il layout dei processi inoltre viene dotato di colorazioni a seconda della tipologia di task selezionati (NB. Il colore viene assegnato automaticamente dal sistema).

Possibilità di riavvolgere i processi e ripeterne l'esecuzione

All’interno dell’entità coinvolta dal processo attivo, si può forzare la posizione ritornando ad uno step precedente selezionandolo tra quelli disponibili (per maggiori dettagli consultare il Manuale BPMN).

REPORTS

Nuove opzioni per la reportistica (newsletter e clusters) Il modulo REPORTS viene rivisitato con le seguenti novità:

  • Inserimento del modulo NEWSLETTER per la creazione di reportistica, con la possibilità di inserire filtri standard e avanzati sui campi inerenti tale modulo. Possono essere selezionate tra le colonne del report anche le voci relative alle statistiche e link cliccati.
  • Creazione di cluster per segmentare ulteriormente i risultati nella tab riassuntiva e all’interno dei grafici, definendone i colori. Il risultato dei grafici avrà oltre ai cluster definiti, una fascia/barra grigia che raggruppa il resto dei risultati.
  • L’utente di tipo amministratore, in fase di creazione di un nuovo report, può programmare un invio automatizzato via mail dei risultati di esso in Pdf o Excel, definendo i destinatari tra gli utenti.

CONFIGURAZIONE

Webservice REST client configurabile da interfaccia

I webservice di tipo REST permettono di collegare Vtenext a qualsiasi altra piattaforma esterna che supporti tale tipologia. Si possono configurare senza obbligo d’uso SDK delle chiamate per l’aggiornamento di database esterni. E’ possibile inoltre richiamare un indirizzo URL passando dei parametri.

Controllo Versione e funzioni di import export delle modifiche a MODULI, PROCESSI, RUOLI, PROFILI

Ogni impostazione configurata per i moduli, processi, ruoli e profili può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione.

Supporto PHP 7

vtenext è ora compatibile con il supporto PHP 7

Campi tabella

All’interno del Gestore Moduli> Layout editor si può aggiungere un nuovo campo di tipologia TABELLA. E’ costituito da un insieme di campi che permettono l’inserimento di dati sulla stessa riga ottimizzando la visualizzazione delle informazioni. Di default si presenta sotto forma di una sola riga con intestazione campi. Per aggiungere altre righe, basta cliccare sul pulsante AGGIUNGI RIGA.

La singola riga può essere duplicata o cancellata.

TARGET

Sincronizzazione automatica dei target

Con questa nuova funzionalità non è più necessario ricaricare un target per gestire una newsletter. Esso infatti si aggiornerà automaticamente in due modi (selezionabili dall’utente):

  • Incrementale: aggiunge nominativi al target in base al filtro di partenza. Non tiene conto delle variazioni del filtro che determinano esclusioni da quest’ultimo;
  • Completa: varia in aggiunta e diminuzione in base al filtro.

MESSAGGI

SMTP multipli associabili a singolo account di posta

Permette la configurazione un SMTP per la posta in uscita diversificato per account all’interno del modulo messaggi.

APP MOBILE

Funzione di tracciamento delle attività da app mobile

Viene inserita all’interno dell’app mobile la possibilità di tracciare le attività per la creazione automatica di eventi a calendario e/o ticket.

La funzione “INIZIA” è disponibile cliccando il pulsante dei tre puntini posizionato a destra. All’interno dello stesso menù sarà possibile cliccare “PAUSA” o “FINE”.

PLUGIN AGGIUNTIVO PER OUTLOOK

Possibilità di creare e collegare nuove entità nel plugin Outlook

L’aggiornamento del plugin di Outlook permette di:

  • Sincronizzare Contatti, Eventi e Compiti in modo bidirezionale con Vtenext;
  • Collegare le singole email alle entità anagrafiche;
  • Creare nuove entità e collegarne l'email (es. creare lead/ticket/ecc. e relazionare direttamente l'email alla nuova entità creata).
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1.5 vtenext Business 18.05 Release Note

L’aggiornamento alla versione 18.05 prevede l’aggiunta della sezione relativa alle funzionalità per una corretta gestione della direttiva GDPR.

Tutte le funzionalità e le novità introdotte sono descritte nel capitolo n.7 e n. 18.3.3 del presente manuale.

 

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1.6 vtenext Business 18.12 Release Note

NUOVA INTEGRABILITA’

vtenext è sempre più una piattaforma in grado di comunicare bidirezionalmente e connettersi con gli altri sistemi presenti in azienda. Questa caratteristica rappresenta un importante fattore affinchè le logiche e i processi CRM possano estendersi a tutte le aree e i livelli dell’organizzazione, con una fruizione diffusa delle informazioni.

Nuove REST API standard per semplificare l’interazione con sistemi esterni, implementazione con assenza token temporaneo e importanti miglioramenti del logging, uniti a ulteriori sviluppi (soluzione meta-done), rendono vtenext una soluzione completa e in grado di dialogare con tutti i sistemi utilizzati nell’organizzazione.