16 Ruoli gerarchici e profilazione degli utenti

Attraverso la voce Impostazioni, presente nel menù dell’avatar in alto a destra, è possibile accedere alla sezione Controllo Login Utente. Qui potete definire e personalizzare le utenze di vtenext in modo da garantire la riservatezza dei dati, gestendo privilegi di accesso e utilizzo dei dati.

Attraverso le voci Utenti, Ruoli, Profili, Accesso Condiviso, Accesso Condiviso Avanzato e Gruppi si possono definire utenti in grado di utilizzare solo specifiche aree di vtenext. A nostro avviso è utile cominciare a definire gli utenti (prerogativa dell’utente di tipo amministratore) solo quando si è deciso quali dei processi aziendali si vogliono gestire con vtenext e non prima di avere familiarizzato con il sistema. La gestione utenti e accessi è uno strumento potente che fornisce ampio grado di versatilità nella costruzione della struttura, anche con il CRM in modalità Multiazienda.

Inoltre vtenext permette di monitorare l’utilizzo delle utenze tramite la tracciabilità delle azioni (strumento Informazione di Controllo Utente), con la garanzia di sapere sempre “chi ha fatto cosa” e settare i privilegi di conseguenza.

La gestione della sicurezza e dell’accesso alle informazioni si basa sul sistema dei Ruoli, che rende semplice la configurazione in quanto non è necessario creare un profilo per ciascun utente, bensì basta associarne uno già presente. La gestione dei ruoli è basilare in realtà medio-grandi in cui troviamo decine di utenti con differenti ruoli gerarchici.

In particolare è utile per:

  • avere un grande numero di persone che lavorano con il CRM simultaneamente;
  • controllare i diritti di modifica, cancellazione e lettura;
  • rispettare l’organigramma aziendale.

I Ruoli, tramite i profili e i livelli di accesso, permettono di profilare gli utenti di vtenext in modo che ognuno possa vedere solo le informazioni che sono di suo interesse, garantendo così la riservatezza dei dati tra gli utenti e i livelli dell’organigramma aziendale.

TIPI DI UTENTI IN vtenext

  1. Utente standard: ha un accesso limitato e non può accedere al menù Impostazioni
  2. Utente amministratore: è in grado di amministrare tutte le entità di vtenext

Utenti, gruppi e i loro accessi privilegiati;

  • Personalizzare l’interfaccia utenti;
  • Creare archivi di comunicazione;
  • Cambiare password, disattivare utenti e visualizzare lo storico delle login;
  • Gestire i profili attribuendo privilegi di lettura, creazione/modifica, cancellazione dei dati di vtenext.

L’ordine corretto per procedere alla configurazione della struttura aziendale è il seguente:

    • Creazione dei Profili;
    • Creazione dei Ruoli, ai quali vengono associati i Profili;
    • Creazione degli Utenti, ai quali viene associato il Ruolo;
    • Modifica delle associazioni utenti-ruoli sulla base delle esigenze organizzative;
    • Creazione di eventuali Gruppi.
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