17.2 Workflow

Lo strumento Workflow permette la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo modelli configurabili nel CRM. Serve ad interpretare una serie di regole procedurali integrate in diverse funzioni per la condivisione dell’informazione, la gestione della comunicazione, e la facilità del passaggio di compiti.

Il workflow è, in pratica, un’azione che consegue ad una condizione che si realizza: un “trigger” (fattore scatenante) dà origine a un’azione automatica. Un esempio semplice: quando un Ticket assume un certo stato, il sistema lo riassegna.

Come sempre, il workflow è configurabile soltanto dall’amministratore di sistema.

PASSO 1: creare il workflow per un modulo specifico.

workflow.png

crea_workflow.png

Per il modulo: workflow una tantum
Da template: workflow creato a partire da un template

PASSO 2: configurare il workflow.

crea_workflow_passo1.png

  • inserire un nome che identifichi ciò che si sta creando;
  • stabilire l’avvio del workflow, ovvero quando sarà effettuato il controllo della condizione;
  • definire la condizione o le condizioni (se più di una, devono essere tutte verificate).

In merito all’indicazione sull’avvio del Workflow:

Solo al primo salvataggio

la condizione verrà verificata solo al primo salvataggio del record, se si verificherà vera verranno eseguite le operazioni indicate

La prima volta che la condizione

risulti vera

il workflow viene eseguito solo la prima volta che la condizione risulta vera

 

Ogni volta che il record viene salvato

la condizione viene verificata ad ogni salvataggio del record (sia in creazione che in modifica), il workflow viene eseguito ogni volta che la condizione risulta vera

Ogni volta che il record viene modificato

Il workflow viene azionato a ogni modifica effettuata nel record

Quindi premere sul pulsante SALVA.

PASSO 3: a seguito del salvataggio compare il tasto Nuova Operazione, potete dunque configurare il tipo di azione che avverrà al verificarsi di tutte le condizioni impostate.

Crea un Compito/Evento

Sarà creato un evento o un compito in calendario, assegnato solo al medesimo utente dell’entità relazionata

Modifica un campo

Sarà modificato un campo dello stesso modulo secondo la modalità che stabilite

Invia una mail

Sarà inviata una email al destinatario e con il contenuto che stabilite

 

Chiama funzione personalizzata

Disponibile solo se sono state sviluppate lato codice delle funzioni custom

 

Attenzione! Per l’invio di email occorre che sia attivo il CRON dei workflow; si veda il capitolo CRONJOB – Processi da schedulare.

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