3.5.2 Come formattare il file csv

Per essere importati correttamente i dati devono essere in formato ASCII, con valori separati da virgola o punto-e-virgola. Il formato csv è spesso usato per scambiare dati tra le varie applicazioni.

Se volete importare dei dati, questi devono essere formattati in base alle seguenti regole:

  • Tutti i campi separati da virgole devono essere compresi tra le virgolette;
  • Dovete includere tutti i campi obbligatori nel CRM (per esempio Cognome e Società per i Leads);
  • Non sono ammessi campi che contengono trattini, estensioni di file o spaziature giustificatrici;
  • I campi numerici non devono contenere il separatore delle migliaia (ad esempio 3800 invece di 3.800). Il punto dovrà essere utilizzato come separatore decimale;
  • I campi che contengono le virgolette creano problemi, se dovete usarli devono essere compresi tra parentesi rotonde;
  • Per l’importazione dei campi di tipo data va utilizzato il formato americano aaaa-mm-gg;
  • Per l’importazione di valori in picklist multi-selezione utilizzare il formato valore1 [##] valore2 [##] valore3 (spazi e parentesi inclusi);
  • Le intestazioni dei campi devono essere nella prima riga del csv.

Nella figura viene mostrato un esempio di file per l’importazione di un lead. Ciascuna linea rappresenta un set di dati.

formattazione_excel.png

57 Se desiderate importare i dati di un contatto dalla vostra applicazione d’ufficio, dovete assicurarvi che questi siano ben formattati. Qualora venisse utilizzato MS Outlook procedere come indicato di seguito:

1. Controllare il formato dei dati

Nella maggior parte dei casi i dati devono essere controllati e modificati manualmente prima dell’importazione. Questo è un lavoro importante per assicurarsi che tutte le informazioni siano ben formattate.

Procedere successivamente con:

  • Esportare i contatti da Outlook nel formato Excel;
  • Avviare Excel e aprire il file;
  • Esaminare qualsiasi carattere speciale come virgole, punti e virgola, virgolette sostituendo quelli che creano problemi, per esempio con uno spazio;
  • Verificare le colonna contenenti i campi obbligatori, assicurandosi che ogni singolo dato sia presente nelle differenti righe;
  • Rimuovere, se presente, la colonna iniziale e tutte le altre della quale non avrete bisogno in vtenext, per alleggerire il processo di importazione
  • Assicurarsi che siano presenti le informazioni di cui si intende disporre perché la rimozione successiva degli errori in vtenext potrebbe richiedere ulteriore lavoro.

2. Salvare il file nel formato CSV (DELIMITATO DAL SEPARATORE DI ELENCO)

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