5.6 Documenti

vtenext è dotato di un semplice ma essenziale gestore di documenti.

Ecco le principali caratteristiche:

  • Possibilità di archiviare documenti tipo file (caricandoli da locale) o link (url via web);
  • Creazione cartelle per archiviazione digitale dei documenti;
  • Assegnare i documenti all’utente che li deve gestire: ad esempio se il modulo è impostato a privato, il singolo utente potrà vedere solo i documenti assegnati a se stesso;
  • Condividere i documenti senza doverli inviare via posta, tramite link di download;
  • Condividere e fornire permessi di modifica a terzi, per aggiornarlo con revisioni, pur non avendo un’utenza in vtenext, tramite un token di autorizzazione speciale;
  • Monitorare il numero di download del documento.

La visualizzazione dei documenti è organizzata in cartelle o in modalità elenco (pulsante Lista). Le cartelle si possono creare (Aggiungi Cartella) ed eliminare (Elimina Cartelle, quindi selezionarle tramite flag).

Appena il crm viene attivato, vi sono caricate due cartelle:

  1. DEFAULT: cartella di esempio che vi permette di caricare i vostri primi file
  2. MESSAGE ATTACHMENTS: che raccoglie automaticamente tutti gli allegati delle email collegate alle varie entità o moduli del crm. Se per esempio viene collegata un'email dal modulo Messaggi ad un Contatto, l'allegato presente, si trasformerà in un documento che troveremo direttamente sia collegato a quello stesso Contatto che all'interno di questa cartella.

N.B.: non è possibile eliminare una cartella che contiene documenti. E' necessario prima di tutto eliminarne tutto il contenuto e poi sarà possibile procedere con l'eliminazione di tale cartella.

documenti.png

Per la creazione di un nuovo documento dal modulo Documenti cliccare su

crea_documento.png

Il campo “Tipo di allegato” vi dà le seguenti opzioni:

  • FILE: caricare nel CRM (upload) un file dal proprio computer, che verrà salvato nelle cartelle di vtenext.
  • URL: indicare un link alla posizione del file (il file non verrà salvato nelle cartelle in vtenext)

Il campo “Visibile su portale” permette la visualizzazione del documento caricato ai contatti abilitati, all’interno del Customer Portal (v. capitolo dedicato).

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