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Manuale vtenext 22.05

1 Introduzione

Introduzione

vtenext consente di gestire tutti i flussi legati al cliente, dall’acquisizione all’assistenza, e...

1.1 Esempi di aree di applicazione di vtenext

Acquisizione Clienti & Vendite Acquisizione dei clienti potenziali automatizzata tramite webf...

1.2 Flussi gestiti da vtenext

Ciclo di Acquisizione del cliente Ciclo del cliente acquisito Ciclo dell’assistenza Cicl...

1.3 Note sul manuale (Disclaimer)

Le immagini e le funzionalità di vtenext mostrate nel presente manuale sono passibili di modifich...

1.4 vtenext Business 18.02 Release Note

PREFERENZE UTENTE Nuovi pacchetti lingua All’interno delle preferenze utente vengono aggiunti q...

1.5 vtenext Business 18.05 Release Note

L’aggiornamento alla versione 18.05 prevede l’aggiunta della sezione relativa alle funzionalità p...

1.6 vtenext Business 18.12 Release Note

NUOVA INTEGRABILITA’ vtenext è sempre più una piattaforma in grado di comunicare bidirezionalme...

1.7 vtenext Business 19.10 Release Note

Aggiornamenti automatici da interfacciaIn questo modo sarà più semplice avere il sistema sempre a...

1.8 vtenext Business 20.04 Release Note

Migliorie motore BPMN 1. Process History in detailview. Oltre alla tab "Grafico processo" è pres...

1.9 vtenext Business 21.01 Release Note

Migliorie generali 1. Supporto ai calendari delle festività per le nazioni Europee. 2. E' stato...

1.10 vtenext Business 21.10 Release Note

Nuovissima grafica, più accattivante e performante, più spazio per il tuo lavoro! Come si pres...

1.11 vtenext Business 21.10.1 Release Note

Ecco le novità della release: add Mexico timezones add support to check european tax numbers ...

1.12 vtenext Business 22.05 Release Note

Ecco le novità della release: Support for the new app Wilson for vtenext vte prop for default...

2 Primi passi: come navigare in vtenext

2 Primi passi: come navigare in vtenext

Questa sezione consiste in una breve introduzione a vtenext orientata a chi, per la prima volta, ...

2.1 Login al sistema

Per accedere a vtenext inserire le proprie credenziali utente nella pagina di accesso al sistema ...

2.1.1 Durata della sessione utente

La durata della sessione utente in vtenext, dipende principalmente dalla sessione php, ovvero da ...

2.2 Home

Quando l'utente effettua l'accesso al crm, può visualizzare la propria Home (impostazione modific...

2.3 Modalità di navigazione: i menù

La navigazione all’interno di vtenext è guidata dai menù presenti a sinistra ed a destra dello sc...

2.3.1 Ricerca globale

La ricerca, posizionata nella barra in alto, sulla sinistra, permette l’interrogazione all’intern...

2.3.2 Icone fisse

Processi: cliccando su quest’icona si accede alla vista in dettaglio di tutti i proce...

2.3.3 Icone contestuali

Il pulsante , consente di creare una nuova entità rispetto al modulo in cui si è posizionati. Cl...

2.4 Ricerca nel modulo

Per ricercare un termine all’interno di un modulo specifico, cliccare sul box di ricerca: Il r...

2.5 Struttura dei moduli

L’applicazione è strutturata secondo le relazioni tra i diversi moduli, basate sulle logiche di p...

2.5.1 Struttura dell’anagrafica (vista di dettaglio)

1. Relazioni con gli altri moduli: Posizionato sulla destra della videata, riepiloga tutte le r...

2.5.2 Sguardo veloce delle relazioni (Quick look)

Sia nella vista elenco, che all’interno della vista di dettaglio, il crm permette di visualizzare...

2.6 Filtri

I filtri facilitano la ricerca dei dati nel CRM. Definire un filtro significa creare un sistema d...

2.6.1 Creare un Filtro

Di seguito spiegheremo come creare una vista individuale partendo da una lista di aziende. Questa...

2.7 Preferenze utente

Per accedere alle impostazioni utente cliccare sull’icona del proprio avatar e successivamente ...

2.8 Privilegi di Accesso

I privilegi di accesso, o profilo, associati all’utente utilizzato per accedere a vtenext sono de...

3 Anagrafiche clienti e gestione base dei dati

3 Anagrafiche clienti e gestione base dei dati

vtenext distingue 4 tipi di anagrafiche: Leads: clienti potenziali; Aziende: clienti acquisit...

3.1 Leads

Un lead, termine inglese che significa “indizio”, è un potenziale cliente di cui dovete verificar...

3.1.1 Creazione di un lead

Creazione nuovo lead: per inserire un nuovo record entrare nel modulo LEADS e cliccare sul pulsan...

3.1.2 Conversione del Lead

La dimostrazione di interesse da parte del lead per la vostra proposta corrisponde all’apertura d...

3.2 Aziende

Il modulo Aziende contiene le anagrafiche delle ragioni sociali che corrispondono a: Clienti; ...

3.3 Contatti

Il modulo Contatti contiene le anagrafiche delle persone fisiche con cui vi relazionate: refer...

3.4 Fornitori

Il modulo Fornitori contiene le anagrafiche delle ragioni sociali che corrispondono a aziende di ...

3.5 Importare ed esportare anagrafiche

Nei moduli Leads, Contatti, Aziende e Fornitori di vtenext troverete, se abilitati dall’amministr...

3.5.1 Importazione

In qualsiasi modulo anagrafico, è possibile importare tramite file CSV, cliccando direttamente su...

3.5.2 Come formattare il file CSV

Per essere importati correttamente i dati devono essere in formato ASCII, con valori separati da ...

3.5.3 Esportazione

L’esportazione delle anagrafiche permette il salvataggio di esse all’interno di un file di tipo c...

3.5.4 Controllo dei duplicati in un modulo

È possibile verificare la presenza di duplicati all’interno di un modulo mediante una procedura g...

3.5.5 Salva mappatura

Ogni utente può attivare su ogni modulo attraverso il pulsante un controllo di unicità in fase di...

3.6 Mass Edit

La funzione Mass Edit è utile per aggiornare velocemente dei campi all’interno di più anagrafiche...

4 Calendario e attività

5 Strumenti di comunicazione personale

5 Strumenti di comunicazione personale

Un sistema CRM ha come principale obiettivo la gestione delle relazioni con i clienti e in quest’...

5.1 Configurazione posta in uscita (SMTP)

Per attivare l’invio di email dal CRM compilare i dati del server SMTP in Impostazioni > Server d...

5.2 Modulo Messaggi

Il modulo Messaggi di vtenext sfrutta l’account di posta in modalità IMAP. Potete lavorare sulle ...

5.2.1 Configurazione posta in entrata (IMAP) e cartelle

Definito il server comune di posta in uscita (vedi sopra), il server di posta in entrata (IMAP) p...

5.2.1.1 Impostare la Firma Centralizzata

La Firma Centralizzata, permette di impostare una firma di default, unica per tutti gli utenti de...

5.2.2 Scrivere e visualizzare email

Per inviare un’email, ad esempio a un contatto, avete tre possibilità equivalenti: cliccare su...

5.2.3 Funzioni Email

Per scrivere una nuova email Scarica le email dal server di posta ...

5.2.4 Condivisione delle email

Per condividere una email con un altro utente è sufficiente aprire una conversazione sulla stessa...

5.2.5 Supporto .ics per calendario

L’allegato in formato .ics viene identificato come invito a un appuntamento, genera perciò un eve...

5.2.6 Altre impostazioni

Layout: modificare il layout della lista email Filtri: impostare delle regole di filtro per ...

5.2.7 Mass email

Per inviare in un unico colpo più email a una serie di destinatari (al massimo 20) è possibile sf...

5.3 Template email

L’utente amministratore di vtenext può mettere a disposizione degli utenti dei modelli di email d...

5.4 Modulo Conversazioni

vtenext propone una soluzione alternativa per la gestione dello scambio di informazioni all’inter...

5.5 Modulo Notifiche

vtenext tiene aggiornati gli utenti sui dati di loro interesse attraverso lo strumento Notifiche....

5.5.1 Notifica aggiornamento versione vtenext

Dalla versione 19.10, è possibile ricevere una notifica dal crm, quando è disponibile un nuovo ag...

5.6 Documenti

vtenext è dotato di un semplice ma essenziale gestore di documenti. Ecco le principali caratteri...

5.6.1 Revisione e condivisione documenti

E’ possibile gestire le revisioni di un documento attraverso il pulsante Aggiungi Revisione all’i...

5.6.2 Creazione nuovo documento da related list

Aprendo la related DOCUMENTI all’interno di un’entità il crm presenta la possibilità di caricare ...

5.7 Note

Le Note si presentano sia all’interno delle schede di vtenext, posizionate in basso a sinistra (d...

6 Strumenti di comunicazione marketing

6 Strumenti di comunicazione marketing

vtenext presenta diversi strumenti utilizzabili per la comunicazione massiva: Campagne di news...

6.1 Campagne di newsletter

Il modulo Newsletter, integrato con il modulo Campagne, è la soluzione vtenext per la gestione de...

6.1.1 Passo 1: Campagna

Nell’ottica di realizzare una serie di newsletter regolari, per esempio settimanali, mirate a u...

6.1.2 Passo 2: Target

A questo punto è necessario definire il target di destinatari per la campagna, associando Target ...

6.1.3 Passo 3: Newsletter

Ritornate alla scheda della campagna e, tramite il menù relazioni, scegliete il modulo Newsletter...

6.1.4 Variabili speciali nel template newsletter

Si rimanda ai paragrafi precedenti per le istruzioni generali di configurazione del template. A d...

6.1.5 Wizard Newsletter

Come detto nel paragrafo 6.1, è possibile velocizzare il procedimento di creazione/invio mediante...

6.1.6 Nuovo Newsletter editor

Dalla versione 20.04 di vtenext, è disponibile un nuovo editor che permette di creare template pe...

6.1.7 Creazione di un Template Newsletter

Vedremo ora come creare un nuovo Template Newsletter, usando l'editor drag&drop. Accedendo all'ed...

6.2 Statistiche di invio e altro

A invio effettuato, all'interno del modulo Campagne potete accedere al tab Statistiche per vision...

6.2.1 Gestione manuale delle disiscrizioni

E’ possibile disabilitare un’Azienda, Contatto o Lead alla ricezione delle newsletter in modo man...

6.2.2 Requisiti e configurazioni per l’utilizzo del modulo Newsletter

Al fine del corretto funzionamento del modulo Newsletter è necessario soddisfare i seguenti requi...

6.2.3 Configurazione Newsletter (SMTP)

Da Impostazioni > Altre Impostazioni, possiamo accedere alla pagina di Configurazione Newsletter,...

6.3 Modulo SMS

E’ possibile abilitare vtenext all’invio di Sms. Per configurare l’invio di SMS accedere come ute...

6.4 Modulo FAX

E’ possibile configurare vtenext per l’invio di fax. Per configurare l’invio di Fax accedere come...

7 Modulo GDPR

8 Inventario: prodotti, servizi e listini

9 Vendite: dall’opportunità commerciale alla fattura

10 Post-vendita: assistenza clienti e tracciamento attività

11 Ciclo passivo: fornitori e ordini di acquisto

12 Gestione progetti e commesse

13 Report e grafici

14 PDF Maker

15 Altre funzioni

16 Ruoli gerarchici e profilazione degli utenti

16 Ruoli gerarchici e profilazione degli utenti

Attraverso la voce Impostazioni, presente nel menù dell’avatar in alto a destra, è possibile acce...

16.1 Profili

Il profilo definisce i privilegi di un utente per l’accesso e l’utilizzo di moduli e campi di vte...

16.1.1 Creazione di un nuovo profilo

PASSO 1: dalle Impostazioni > Profili, premere Nuovo profilo: PASSO 2: nella maschera di confi...

16.2 Ruoli

Alla base di tutto il sistema di sicurezza ci sono, come detto, i Ruoli, ciascuno dei quali è bas...

16.3 Utenti

Da Impostazioni > Utenti è possibile creare e gestire gli utenti, visualizzati in lista nella sch...

16.4 Gruppi

I gruppi sono strumenti efficaci per riunire insieme utenti che appartengono allo stesso team di ...

16.5 Accesso condiviso

vtenext consente di settare i privilegi di accesso dei Ruoli, definendo se il contenuto del CRM è...

16.5.1 Regole di accesso globale

La prima cosa da definire è la regola di Accesso Condiviso per ciascuno dei moduli. Con quale gra...

16.5.2 Regole personalizzate

Nella parte inferiore del pannello di Accesso Condiviso, è possibile creare delle eccezioni ai pe...

16.6 Campi di accesso

La funzione disponibile è usata per controllare la visibilità dei campi nei vari moduli da parte ...

16.7 Accesso Condiviso Avanzato

Consente di estendere i permessi di accesso ai dati per un utente su uno specifico modulo, sulla ...

16.8 Informazioni di Controllo Utente

La funzione Informazioni di Controllo Utente permette all’amministratore di sistema di sapere que...

16.9 Storico Accessi Utente

Come amministratore di vtenext, potete monitorare gli accessi al sistema ed avere lo storico di c...

16.10 Controllo Login Utente

Sempre come utente amministratore, potete visualizzare i tentativi di login falliti per ogni uten...

17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate

17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate

Le funzionalità di personalizzazione sono molto importanti perché garantiscono l’utilizzo di vten...

17.1 Process Manager

Il Process Manager è uno strumento che permette di gestire i processi all’interno di un’azienda i...

17.2 Workflow

Lo strumento Workflow è stato completamente sostituito dal modulo dei Processi (Process Manager)....

17.3 Gestore cambi di Stato

Questo strumento consente di implementare delle logiche di flusso nella gestione delle informazio...

17.4 Campi Condizionali

I Campi condizionali consentono di definire permessi speciali di accesso ad uno o più campi di un...

17.5 Creazione Wizard

La funzione “Creazione Wizard” permette all’amministratore di creare delle procedure guidate (app...

17.6 Creazione Moduli

Questo strumento permette la creazione in autonomia di interi moduli integrati perfettamente nell...

17.6.1 Creare un nuovo modulo

PASSO 1: Informazioni modulo La spiegazione delle singole voci è riportata accanto ai campi da c...

17.6.2 Altre funzioni sui moduli

Disinstallare, importare, esportare. Disinstalla il modulo: non sarà più utilizzab...

17.6.3 Importazione nuovo pacchetto lingua

Il gestore dei moduli permette di importare un nuovo pacchetto lingua. La procedura sottostante i...

17.7 Layout editor

Da Impostazioni > Business Process Manager > Nome Modulo (es. Azienda) è possibile accedere al La...

17.7.1 Campo PULSANTE in vtenext

Il campo pulsante, presente in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > NOME MODULO > LAYOUT EDITOR, ci pe...

17.7.2 Mappatura dei campi personalizzati per la conversione dei Leads

Solamente per il modulo Leads, potete mappare i campi personalizzati per il trasferimento del con...

17.7.3 Gestore Moduli e Layout Editor

Il Gestore Moduli permette l’attivazione e la disattivazione di tutti i moduli presenti all’int...

17.8 Editor di Picklist Standard

Permette la modifica del contenuto delle Picklist, aggiungendo o modificando i valori presenti, e...

17.9 Editor di Picklist Multi-Linguaggio

Si rende necessario configurare menù a tendina multi-linguaggio quando si hanno utenti che accedo...

17.10 Editor di Picklist collegate

Configurare dei campi di Picklist Collegate significa instaurare una dipendenza tra i valori di d...

17.11 Editor di campi cifrati

L’editor di campi cifrati permette di proteggere il contenuto di un campo tramite una password di...

17.12 Impostazione voci di menù

Consente di scegliere quali possono essere i principali moduli, e l’ordine, che verranno visual...

17.13 Colorazione viste per lista

Consente l'applicazione di una colorazione personalizzata alle viste per lista e le related, sull...

17.14 Campi Formula

I campi formula sono campi personalizzati che gestiscono semplici calcoli, offrendo il risultato ...

17.15 Mail Converter

Il Mail Converter è uno strumento che consente di leggere una o più caselle di posta e, al verifi...

17.16 Importazione Dati

Questo strumento permette di importare dati in vte (se l’installazione è on-site) partendo da una...

17.17 Klondike A.I. connector

Dalla versione 20.04 è disponibile nel settings Klondike AI, un plugin aggiuntivo che permette la...

18 Altre impostazioni di vtenext

18 Altre impostazioni di vtenext

E’ possibile definire ulteriori impostazioni all’interno di vtenext: Webforms Webform con cam...

18.2 Webforms

Attraverso lo strumento Webforms di vtenext è possibile creare un form web da inserire all’intern...

18.2.1 Webform con campi GDPR

All’interno dei webform, dalla versione 18.12 in poi, sono stati abilitati i campi GDPR. Ad esemp...

18.3 Customer Portal

E’ possibile configurare le funzioni del proprio portale clienti attraverso la voce Customer Port...

18.3.1 Come abilitare il Customer portal a un utente

Possono essere abilitati al vostro Customer portal solamente i contatti presenti nel vostro vte. ...

18.3.2 Interfaccia del Customer Portal

Una volta inserite le proprie credenziali di accesso, il vostro cliente potrà innanzitutto inse...

18.3.3 Impostazioni modulo GDPR

Per la gestione della privacy, tramite le funzionalità del modulo GDPR, possono essere personaliz...

18.4 Dettagli società

In Dettagli Società potete specificare i dati della vostra azienda. Tali informazioni possono po...

18.5 Impostazioni Server SoftPhone

vtenext è integrabile con Asterisk, un’applicazione PBX telefonica open source che permette di ve...

18.6 LDAP

E’ possibile configurare i dati del server LDAP in vtenext per la sincronizzazione delle password...

18.7 Valute

E’ possibile gestire diversi tipi di valute nel caso vi siano utenti che devono redigere offerte ...

18.8 Calcolo delle tasse

E’ possibile impostare le voci di tassa da utilizzare su Preventivi, Ordini, Fatture e Ddt. Si...

18.9 Server Proxy

Se la vostra azienda sta usando un server proxy per accedere ad Internet, potrete usare il menù I...

18.10 Internal REST Webservice Methods

These Web services allow you to do HTTP requests to the specified endpoints (VTE_URL/restapi/v1/v...

19 Personalizza numerazione moduli

20 Log di sistema

21 CRONJOB – Processi da pianificare