# 2 Primi passi: come navigare in vtenext # 2 Primi passi: come navigare in vtenext Questa sezione consiste in una breve introduzione a vtenext orientata a chi, per la prima volta, accede al sistema. L’obiettivo è di fornire all’utilizzatore le conoscenze base per prendere familiarità con questo strumento, che di per sé è stato concepito per essere intuitivo e di veloce utilizzo. Saranno descritti gli strumenti orizzontali di base: - **Login:** come accedere a vtenext; - **Home Page:** schermata personale di inizio; - **Navigazione:** menu e icone; - **Funzioni di ricerca:** semplice e avanzata, in ogni modulo e globale; - **Moduli e record:** cosa sono e come sono strutturati; - **Preferenze utente:** informazioni personali, notifiche ed altro. ![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632471534214.png) ![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632471731870.png) [![Azienda---vtenext.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-11-Nov/scaled-840-0/Azienda---vtenext.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-11-Nov/Azienda---vtenext.png) # 2.1 Login al sistema Per accedere a vtenext inserire le proprie credenziali utente nella pagina di accesso al sistema e premere il pulsante Login: [![login.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-11-Nov/scaled-840-0/login.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-11-Nov/login.png) La maggior parte dei browser è in grado di salvare il vostro “Nome Utente” e “Password” per velocizzare l’accesso al sistema. Per la sicurezza dei vostri dati è consigliato non consentire al browser di salvare i parametri di accesso, a maggior ragione se state usando un computer condiviso o un notebook che può essere perso. La password prescelta deve avere le seguenti caratteristiche, secondo la normativa sulla sicurezza della privacy - Composta da almeno otto caratteri; - Non può contenere il nome dell’utente o il nome e il cognome della persona; - Va modificata ogni tre mesi; L’utente in autonomia può richiedere il reset della password tramite il link **“Hai dimenticato la password ?”**. La procedura indicata dovrà essere eseguita entro 24 ore, altrimenti sarà obbligatorio richiedere nuovamente il reset tramite il link. **NB:** la procedura di ripristino password viene inviata all’indirizzo email di registrazione dell’utente in vtenext. Si ricorda che l’email può finire in posta indesiderata. L’utente amministratore invece può aggiornare in qualsiasi momento la password dell’utente, dal menù Impostazioni, saltando suddetta procedura. [![VTENEXT-21-09_recuperopass.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/VTENEXT-21-09_recuperopass.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/VTENEXT-21-09_recuperopass.png) **Attenzione!** Se si eseguono 5 tentativi errati di login (per esempio perché si sbaglia nome utente o password), il sistema mette in atto una misura di sicurezza e blocca l’indirizzo IP da cui provengono i tentativi, impedendo altri accessi. L’utente vtenext riceve anche un’email di notifica. Se l'utente ignora l'e-mail e continua a riprovare, indistintamente dalla tipologia di login (via web, da webservice o da activesync per cellulare), dopo 100 tentativi errati di login l'ip sorgente viene bannato. L’utente Admin può andare in Impostazioni> Controllo login utenti, e ripristinare il corretto funzionamento cliccando sul link **“Rimetti in Whitelist”**. # 2.1.1 Durata della sessione utente La durata della sessione utente in vtenext, dipende principalmente dalla sessione php, ovvero da un parametro che è configurato nel server dove il crm è installato. Nella pagina di login, esiste un campo flag denominato "resta collegato" ed una volta attivo, il tempo della sessione viene gestito lato applicativo. La durata di sessione con tale funzione attiva, è di un mese mentre a standard, ovvero non flaggando il sopra citato campo, la durata dipende dal sistema operativo installato nel server che ospita il crm. Ad esempio, Ubuntu (installato in cloud/onsite che noi consigliamo) la sessione dura circa 30 minuti. Infine è bene considerare che sono sempre valide le regole delle connessioni simultanee per utente: con lo stesso user è possibile effettuare una login al massimo, in 2 browser contemporaneamente. Se si prova ad entrare nel crm con un terzo browser, uno degli altri due automaticamente verrà scollegato. [![user.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-05/scaled-1680-/user.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-05/user.png) # 2.2 Home Quando l'utente effettua l'accesso al crm, può visualizzare la propria Home (impostazione modificabile dal singolo utente in Preferenze utente). [![Home-VTENEXT-21-09.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/Home-VTENEXT-21-09.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/Home-VTENEXT-21-09.png) La pagina Home è costituita da una serie di elementi (cruscotti) che richiamano le informazioni contenute in vtenext. Questi cruscotti, possono essere composti da: - filtri provenienti da moduli - RSS per ricevere i feed dal tuo canale preferito - grafici provenienti da report - finestre che permettono di visualizzare un sito internet La configurazione è a discrezione dell’utente stesso che può attivare degli elementi predefiniti oppure crearne di nuovi. Ogni utente dovrà creare i propri cruscotti e non potranno essere resi pubblici. Per abilitare o disabilitare un cruscotto predefinito cliccare sull’icona [![2_2-home-ITA.PNG](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/2_2-home-ITA.PNG)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/2_2-home-ITA.PNG) per accedere a “le mie preferenze”. **ATTENZIONE: i grafici in home hanno una cache di 24 ore e non vengono aggiornati ad ogni refresh della stessa.** **Ecco la lista dei blocchi disponibili (attivabili dalle "Preferenze utente"):**
**Prossime Attività** | Sono le attività che presenti nella giornata in corso e che non sono in stato tenuto o completato. |
**Attività Pianificate** | Come per le Prossime Attività, sono le attività che presenti nella giornata in corso e che non sono in stato tenuto o completato. |
**Migliori Aziende** | Lista delle proprie migliori aziende; il contenuto di questa lista è calcolato sommando tutte le opportunità aperte e collegate all’azienda. |
**Home Page Scrivania** | Grafico utente che visualizza il numero di record per modulo assegnati all’utente. |
**Migliori Opportunità** | Lista delle più importanti opportunità aperte. |
**Migliori Preventivi** | Classifica dei preventivi sulla base dell’ammontare. |
**Indici Chiave** | In questo box trovate il numero complessivo dei record che rientrano nelle liste da voi create a titolo riassuntivo. Ad esempio, se avete creato un filtro che si chiama Leads caldi, abilitando il flag “Indici chiave” troverete in questo box il numero complessivo di questo tipo di leads presenti in vtenext. |
**Più Importanti Tickets Assistenza** | Lista dei ticket (Assistenza clienti) assegnati a voi o ad un gruppo di cui fate parte |
**Più Importanti Compiti di Gruppo** | Lista dei compiti che sono state assegnati a voi o al gruppo della quale siete membri. |
**Più Importanti Ordini Vendita** | Vendite Migliori, classificate sulla base dell’ammontare. |
**Migliori Fatture** | Fatture in stato aperto, classificate sulla base dell’ammontare. |
**Miei Nuovi Lead** | Sono i Lead creati nella giornata in corso ed assegnati a voi |
**Migliori Ordini** | Classifica degli ordini di vendita sulla base dell’ammontare. |
**Miei FAQ Recenti** | Collegamento alle ultime FAQ pubblicate sul vtenext |
**News** | Riquadro con le ultime novità vtenext |
**Guida** | Riquadro per accedere alla guida veloce vtenext |
[![Menusx--VTENEXT-21-09.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/Menusx--VTENEXT-21-09.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/Menusx--VTENEXT-21-09.png) | La barra di navigazione blu permette l’accesso a tutti i moduli attivi di vtenext. A seconda del tema scelto in “Preferenze”, la disposizione degli elementi ed i colori potrebbero cambiare. Un modulo è un contenitore di schede di una specifica categoria, dunque è l'insieme delle informazioni del CRM suddivise per tipologia. I moduli disponibili non sono tutti visibili immediatamente sulla barra blu, ma vengono elencati sotto l’apposita voce Moduli. L'utente amministratore può scegliere l’ordine delle voci di menù dalle "Impostazioni". --- Per gli utenti di tipo amministratore, in fondo alla barra del menu di sinistra, sarà disponibile anche l'ingranaggio per accedere alle Impostazioni. [![Settings-Administrator-1-VTENEXT-21-09.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/Settings-Administrator-1-VTENEXT-21-09.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/Settings-Administrator-1-VTENEXT-21-09.png) |
[![Menudx-VTENEXT-21-09.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/Menudx-VTENEXT-21-09.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/Menudx-VTENEXT-21-09.png) La barra presente in alto, orizzontalmente lungo tutta la schermata, si trovano una serie di icone fisse dedicate alle funzioni d’uso comune, ovvero le notifiche per i principali moduli, quali Messaggi, Conversazioni, Processi, ecc. --- [![Preferenze_utente-VTENEXT-21-09.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/Preferenze_utente-VTENEXT-21-09.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/Preferenze_utente-VTENEXT-21-09.png) In alto a destra viene riportata invece l’icona/miniatura dell’utente (Avatar) che permette di accedere alle preferenze o uscire dal sistema (logout). |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480309699.png) | **Processi:** cliccando su quest’icona si accede alla vista in dettaglio di tutti i processi presenti nel CRM. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480416417.png) | **Più recenti:** cliccando su quest’icona è possibile visualizzare la lista delle anagrafiche consultate recentemente. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480465378.png) | **Eventi:** accesso a un mini-calendario semplificato che permette a colpo d’occhio di visualizzare tutti (aperti e chiusi) gli impegni prefissati nel mese evidenziato. Lateralmente viene riportata la lista di tutti gli eventi imminenti. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480717267.png) | **Messaggi:** accesso diretto al modulo messaggi e alla composizione di un nuovo messaggio di posta. L’icona presenterà, nel caso di nuove email, un numero in alto a destra corrispondente al numero di messaggi non letti. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480808558.png) | **Conversazioni:** soluzione per la gestione dello scambio di informazioni tra utenti. Ogni conversazione può essere pubblicata a uno o più utenti. Può essere relazionata inoltre ad ogni elemento del CRM. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480862824.png) | **Notifiche:** funzionalità per mantenere aggiornati gli utenti sui temi e sui dati di loro interesse. Il sistema permette di contrassegnare come lette o non lette le notifiche, anche in forma massiva. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632480896868.png) | **Compiti:** accesso diretto ai compiti in scadenza con possibilità di crearne nuovi. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632481265799.png) | **Creazione Veloce:** consente da qualsiasi punto dell’applicazione di creare una nuova entità (Azienda, Contatto, Evento, Lead, Fornitore, Compito, Documento, Ticket ed Opportunità). Cliccando sulla tipologia di entità si aprirà un nuovo tab del browser contente la maschera di creazione. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632481114061.png) | **Preferiti** accesso rapido alle anagrafiche contrassegnate tramite l’icona Preferiti (stella). Ogni utente può definire la propria lista e modificarla continuamente. Per far rientrare un’anagrafica tra i Preferiti è necessario accendere la stella con un click del mouse dalla vista di dettaglio. Per far uscire un’anagrafica dai Preferiti spegnere la stessa con un click del mouse dalla vista di dettaglio. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632481150987.png) | **Note:** si apre un pannello dove sono riepilogate tutte le note create dall’utente, con la possibilità di comporne nuove e di convertire ogni nota in altri oggetti CRM. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632481233598.png) | **Tracciamento:** consente di accedere alle schermata che visualizza i tracciamenti in corso e in pausa. |
**Elimina** | Cancella uno o più record selezionati tramite la casella (flag) a sinistra di ogni riga. |
**Mass Edit** | Per modificare i dati di uno o più record selezionati. |
**Email** | Invia mail in modo massivo. |
**Fax** | Invia fax in modo massivo. |
**SMS** | Invia SMS in modo massivo. |
**Seleziona tutto/Deseleziona tutto** | Seleziona tutti i record del filtro (in tutte le pagine, non solo quella visualizzata). |
**Filtro** | Definisce la vista attiva sul modulo (si veda capitolo Filtri). |
**Assegnato a** | Per filtrare rapidamente secondo l’utente assegnatario. |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494400666.png) | - modifica |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494466901.png) | - tracciamento |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494497599.png) | - crea evento |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494519195.png) | - crea compito |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494546676.png) | - collega nuova email |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494584594.png) | - preferiti |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494611867.png) | - notificami alle modifiche |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494640158.png) | - collega |
![](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2021-09-Sep/scaled-840-0/image-1632494662345.png) | - altro |
**Imposta come Default** | Il filtro sarà automaticamente applicato all’accesso al modulo |
**Inserisci in Indice Chiave** | Il numero di risultati del filtro apparirà nel cruscotto “Indici chiave” in Home page |
**Imposta a Pubblico** | Opzione per rendere pubblico il filtro. Esso dovrà essere preventivamente approvato da un utente di tipo amministratore affinché possa essere visualizzato ed utilizzato da tutti gli utenti. Nota: si ricorda che i filtri anche se non pubblici, sono visibili in base ai ruoli degli utenti (es: il responsabile vendite può vedere I filtri dei capi area/venditori) |
**Disponibile in Mobile APP** | Opzione per rendere disponibile il filtro nell'applicazione mobile vtenext. |
**Seleziona Colonna** | Selezionare un campo di tipo Data per effettuare un filtro su base temporale |
**Seleziona Durata** | Permette l’inserimento di un arco temporale personalizzato o prestabilito, relativo al campo scelto |
**Data di Inizio/Fine** | Vengono popolati in automatico secondo l’opzione Seleziona durata, ad eccezione della scelta personalizzato |
**Inizialmente ordina per** | Consente di definire un campo per l’ordinamento ascendente o discendente dei risultati |
**Estensione Asterisk** | Nel caso in cui vtenext sia integrato con un centralino Asterisk, indicare qui il proprio interno (es: SIP/111). |
**Receive Incoming Calls** | Spuntare per attivare il riconoscimento delle chiamate in ingresso. |
**Statica** | l'access key rimane sempre invariata |
**Aggiorna automaticamente al cambio password** | l'access key viene ricalcolata ad ogni cambio password |
**Disabilitata** | l'access key non permette alcun accesso via webservice |