4 Calendario e attività

4 Calendario e attività
4.1 Aggiungere un evento al calendario
4.2 Compiti
4.3 Condivisione e preferenze del Calendario
4.4 Accesso condiviso Calendario e visibilità eventi
4.5 Importare ed esportare attività
4.6 Book me - Fissa un appuntamento

4 Calendario e attività

Il Calendario di vtenext permette di associare alle vostre attività una priorità, gli utenti o contatti coinvolti e l’oggetto collegato all’attività stessa.

Basta un click per accedere al contenuto relazionato, posticipare un’attività che non si è riusciti a cominciare o chiuderne una.

Inoltre, il calendario di ciascun utente è condivisibile con quello degli altri.

vtenext offre due diverse tipologie di attività:

Evento: attività con ora di inizio e di fine ben definite, che possono coinvolgere altri utenti o contatti. Vengono proposti eventi che, a loro volta, sono classificati secondo tipologia di attività (Chiamata, Riunione, ecc.).
Compito: definisce un’attività personale da svolgere nell’arco di una o più giornate senza vincolo di orari. Lo si può paragonare ad un promemoria di un lavoro da fare.

vtenext permette di storicizzare le attività fornendo strumenti adatti all’amministrazione efficace di tutta l’organizzazione aziendale.

L’aspetto del modulo Calendario è il seguente:

Visualizzazione Settimana

Visualizzazione Mese

Visualizzazione Giorno

Nel menù in alto a destra si trova la modalità di visualizzazione (Giorno, Settimana, Mese, Risorse ed Elenco)
In alto a sinistra si trova la Geolocalizzazione degli eventi;
L’ampia sezione centrale mostra l’agenda vera e propria (visualizzazione eventi/compiti, possibilità di trascinare un evento per spostarlo nel tempo, click per la creazione veloce di un nuovo evento/compito, click per visionarne dei dettagli, click per archiviarlo come svolto);
A destra vi è la lista degli utenti disponibili alla condivisione. Attivando uno o più utenti si visualizzerà la loro agenda sovrapposta alla propria;
Il pulsante Mostra/Nascondi Compiti Completati (in alto a sinistra) consente di abilitare o disabilitare la visualizzazione dei compiti completati; inoltre cliccando sulla barra è possibile espandere l’area di visualizzazione dei compiti;
la voce FESTIVITA', presente nella lista utenti a destra del calendario (vista giorno/settimana/mese) è stata inserita per far capire all'utente che il colore grigio, indica i giorni festivi, un po' come fosse una legenda. Per questo motivo il campo, è volutamente non cliccabile (neanche con utente admin).

La modalità di visualizzazione Elenco consente di operare nel calendario con gli stessi strumenti di ricerca, filtro, mass edit, ecc, messi a disposizione per tutti gli altri moduli.

Dalla versione 20.04 è disponibile anche la visualizzazione degli eventi suddivisi per Risorse.
Tale impostazione migliora la visibilità all'utente delle attività settimanali pianificate dal proprio team di lavoro. La scelta delle risorse è a discrezione del singolo utente, che può selezionarle tra gli utenti che hanno condiviso tra loro il calendario (v. Preferenze Utente).
L'elenco degli utenti è visualizzato sulla base della scala dei ruoli impostata dall'amministratore.

Visualizzazione Risorse

Dettaglio selezione delle Risorse

Cliccando sul bottone SELEZIONA RISORSE, presente in alto a sinistra, si aprirà una pop-up che ci consentirà di selezionare le risorse disponibili in base alle regole già citate.

4.1 Aggiungere un evento al calendario

Dal modulo Calendario si può cliccare sul tasto verde crea oppure sull’area dell’agenda trascinando il mouse in base alla durata dell’evento (drag & drop).

Tipo Attività	Selezione e Chiamata, Riunione o altri valori personalizzati
Visibilità	Classificare un evento come Pubblico, Privato o Standard
Oggetto	Inserire un nome (titolo) per l’evento.
Descrizione	Si può aggiungere una breve descrizione sull’evento
Stato	Per default lo stato è Pianificato. Definisce lo stato di avanzamento del progetto.

Priorità	Stabilire un livello priorità
Assegnato a	Per default l’utente che crea l’evento ne è l’assegnatario, si può cambiare se necessario
Evento inizia al/ Evento finisce al	Ogni evento ha un inizio e una fine; può estendersi anche su più giorni.
Tutto il giorno	Attivare se l’evento dura tutto il giorno. Di default comprende 24 ore e viene posizionato in alto nella sezione compiti.

Poiché gli eventi sono collegabili agli oggetti CRM, è possibile crearli anche partendo dall’oggetto in questione (vedi la funzione Collegato a).

Collegato a

Un evento può essere collegato alle entità standard e personalizzate (inserite tramite la creazione moduli presente nelle Impostazioni) all’interno di vtenext. Si rammenta che il modulo contatti è separato dal resto, pertanto è possibile collegare uno o più contatti all’evento.

Attenzione!

1) Vengono esclusi dalle relazioni con il calendario i seguenti moduli: Documenti, Reports, Servizi, Prodotti, Linee di prodotto, Newsletter, Target, DDT, Listini, FAQ, PDF Maker, Installazioni, Interventi, Processi, Servizi a contratto.

2) La relazione tra un evento e il modulo messaggi è disponibile solo partendo dalla singola email e non viceversa. Non implica la compilazione del campo “collegato”, ma una copia del corpo della mail nel campo “descrizione”.

Invita

Si possono invitare altri utenti o contatti nell’evento che state creando.

I contatti riceveranno una mail di notifica con i dettagli dell’evento e la possibilità di indicare se parteciperanno o meno.

Gli utenti riceveranno una notifica vtenext (pannello Notifiche) e, accedendo all’evento nel CRM, potranno indicare la partecipazione (si/no) e visualizzare nella propria agenda l’evento come se fosse assegnato a loro.

Vi permette di schedulare un promemoria automatico (sotto forma di email o notifica), che verrà inviato a tutti i partecipanti. Si potrà decidere quanti giorni/ ore/ minuti prima dell’evento, inviare detta notifica.

Attenzione! Per l’invio delle email di avviso occorre schedulare il relativo job nel cron del server di vtenext, vedere per maggiori dettagli il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare.

Ripeti

Vi permette di schedulare gli eventi che si ripetono regolarmente, impostandone la frequenza. Al salvataggio il sistema creerà gli eventi “copia”, indipendenti l’uno dall’altro.

4.2 Compiti

I compiti sono sempre assegnati a un utente o a un gruppo, ma non è possibile invitare altri utenti o collegare più di un contatto. Il compito può però essere trasferito ad un altro utente, cambiando l’assegnatario.

Le procedure di inserimento sono le stesse degli eventi: dall’oggetto relazionato, dall’interfaccia grafica del modulo Calendario o con il tasto CREA

Soggetto	Inserire un nome (titolo) per il compito
Priorità	Stabilite un livello priorità
Descrizione	Aggiungere una breve descrizione al compito.
Stato	Per default lo stato è “non iniziato”, se necessario modificare il valore
Assegnato a	Per default l’utente che crea il compito ne è l’assegnatario, si può cambiare se necessario
Orario e Data inizio/Data chiusura	Ogni compito ha una data di inizio e una data di scadenza, può estendersi anche su più giorni

I compiti da completare sono visualizzati nell’area superiore del calendario.

Puoi visionare la lista dei compiti aperti da qualsiasi punto di vtenext cliccando sull’ icona nel menu a destra.

4.3 Condivisione e preferenze del Calendario

Dalle impostazioni del calendario , (raggiungibili anche da Preferenze Utente) l’utente può impostare alcuni campi:

Vista Calendario di Default	Definisce la vista di default del calendario (giornaliera, settimanale o mensile)
Formato data	L’utente sceglie il formato della data
Intervallo promemoria	Frequenza per il controllo dei promemoria delle attività del calendario tramite pop-up
Inizio giornata	Definisce l’ora di inizio della giornata lavorativa (sarà la prima ora disponibile in calendario per fissare eventi)
Disabilita domenica nel calendario settimanale	Permette di disabilitare la visualizzazione della Domenica, quando il calendario viene impostato come vista "Settimana"
Primo giorno della settimana	Si può scegliere se la settimana inizia con il Lunedì o con la Domenica
Condividi Calendario con	Permette di scegliere con quali utenti condividere il proprio calendario
Condividi Calendario con (solo occupazione)	Permette di scegliere con quali utenti condividere il calendario dell'utente che si sta configurando, presumendo che esso sia, ad esempio, un oggetto come un'auto aziendale o una sala riunioni. Questo in pratica permette di condivide il Calendario con un altro utente, facendo visualizzare solamente lo slot di disponibilità senza dettagli (dettagli altrimenti visibili in un appuntamento con calendario totalmente condiviso tra utenti)
Mostra Calendario utenti	Permette di attivare la visualizzazione del calendario di tutti quegli utenti che, nell'opzione "Condividi Calendario con", hanno deciso di selezionare il nostro utente (o l'utente corrente per il quale si sta facendo la configurazione)
Nazioni per le festività	Permette di visualizzare a calendario, le festività della Nazione selezionata (nazioni Europee)

Configurazione del Calendario e Condivisione

Se il calendario è impostato dall’amministratore come pubblico, tutti gli utenti hanno la facoltà di condividere l’agenda con gli altri utenti, permettendone quindi la visibilità totale o parziale a seconda dei privilegi (per questi si veda il prossimo paragrafo). Nella colonna sulla destra del calendario appaiono, se condivise, le agende degli altri utenti, ciascuna visualizzata con un proprio colore assegnato automaticamente.

Esempio: gli utenti Agente 1 e Agente 2 hanno necessità di condividere l’agenda. Dalle preferenze del Calendario, sezione “Condividi Calendario con”, Agente 1 deve scegliere l’utente Agente 2:

Poi Agente 2 accede alle proprie preferenze e attiva Agente 1 nella sezione “Mostra Calendario utenti”:

Ora Agente 2 può vedere il calendario e assegnare attività ad Agente 1. Agente 2 potrà a sua volta, con la stessa procedura, condividere il proprio calendario con agente 1 e permettere a questi di vedere e assegnargli attività.

Inoltre dalla versione 19.10 di vtenext, sono state aggiunte due nuove funzionalità al calendario, che spiegheremo di seguito.

Condivisione con occupazione (dalla versione 19.10)
In pagina utente è stato aggiunto un blocco ulteriore per la condivisione:

Gli utenti con questo tipo di condivisione, potranno vedere solamente l'occupazione, ma non il contenuto degli eventi, come se fossero tutti privati, ad eccezione degli eventi Pubblici, che rimangono sempre visibili a tutti:

Campo Organizzatore (dalla versione 19.10)

In creazione evento, questo campo prende il valore dell'assegnatario, però è possibile che plugin esterni lo impostino ad altri valori. Può contenere un utente di vtenext, un contatto oppure un indirizzo email libero.

Ci sono 2 cambiamenti di funzionamento:
- Se un utente è invitato ad un evento assegnato ad altri, e l'organizzatore coincide* con sè stesso, allora quell'evento è come se fosse assegnato a lui stesso, con tutti i permessi del caso (modifica/elimina).
- Se un utente è invitato ad un evento (suo o di altri), e l'organizzatore non coincide*, questo utente potrà solo vedere ma non modificare/eliminare il record, indipendentemente dalla gerarchia ruoli (il caso di evento assegnato a sè stesso ma non modificabile serve per gestire inviti da utenti esterni al sistema)

* il match tra organizzatore e utente corrente è:
se l'organizzatore è un utente, si verifica che l'utente sia lo stesso
se è un contatto, si verifica se l'email del contatto è la stessa dell'utente
se è un indirizzo libero, si verifica che questo indirizzo email sia lo stesso dell'utente

NB: In caso di eventi con organizzatore contatto o email, il divieto di non modificare il record è facilmente aggirabile modificando il contatto o mettendo la propria email, o sè stesso, sempre cambiando l'indirizzo email.

Intervallo del Promemoria
Se dalle preferenze utente abbiamo impostato un intervallo di promemoria (minimo 1 minuto), possiamo far sì che il crm ci avvisi ogni qual volta un evento, o un compito, stanno per verificarsi. La schermata di pop-up, ci permetterà di avere a disposizione alcune funzioni:

Chiudi Attività: che ci permette di chiudere direttamente un'attività senza per forza entrarci dal modulo calendario
Apri: per aprire l'evento/compito del calendario specifico
Ignora: per dire al crm di non avvisarci più per quello specifico evento/compito
Postponi Tutto: funzione di tipo "snooze", che ci permette di farci avvisare ancora tramite pop-up, in base all'intervallo di tempo impostato precedentemente
Tralascia Tutto: per dire al crm di non avvisarci mai più sugli eventi/compiti presenti in questa specifica pop-up

4.4 Accesso condiviso Calendario e visibilità eventi

Per gestire i privilegi di visibilità e modifica del Calendario, occorre conoscere l’Accesso Condiviso (dal menù Impostazioni) e la visibilità dell’evento.

$accesso-condiviso-calendario.png$

In Impostazioni > Accesso Condiviso vi sono diverse configurazioni possibili per il Calendario (spiegate con alcuni esempi di seguito):

Privato (segue la gerarchia dei ruoli);
Pubblico: Sola Lettura:
Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica;
Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione.

La combinazione delle impostazioni di Accesso Condiviso, della visibilità del singolo evento e dei ruoli gerarchici, determinano i privilegi di visibilità e modifica degli eventi per singolo utente.

Di seguito esempi del comportamento secondo varie combinazioni. Nell’esempio si considera la seguente gerarchia:

al ruolo Manager appartiene un utente Manager

al ruolo Sales appartengono i due utenti Agente 1 e Agente 2

Secondo questa gerarchia (per approfondire si veda cap. Ruoli):

Manager visualizza i dati assegnati a se stesso e agli utenti Sales

gli utenti Sales visualizzano i propri dati

Calendario Pubblico: Sola lettura

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
MANAGER (superiore)	Standard	Sola lettura	AGENTI (inferiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (pari ruolo)	Standard	Sola lettura	AGENTE 2 (pari ruolo)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (inferiore)	Standard	Sola lettura	MANAGER (superiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Calendario Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
MANAGER (superiore)	Standard	Sola lettura	AGENTI (inferiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (pari ruolo)	Standard	Sola lettura	AGENTE 2 (pari ruolo)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (inferiore)	Standard	Sola lettura	MANAGER (superiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Calendario Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
MANAGER (superiore)	Standard	Sola lettura	AGENTI (inferiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (pari ruolo)	Standard	Sola lettura	AGENTE 2 (pari ruolo)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (inferiore)	Standard	Sola lettura	MANAGER (superiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Calendario privato

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
MANAGER (superiore)	Standard	Sola lettura	AGENTI (inferiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (pari ruolo)	Standard	Sola lettura	AGENTE 2 (pari ruolo)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Assegnatario evento	Visibilità evento	Cosa vede/fa	Utente
AGENTE 1 (inferiore)	Standard	Sola lettura	MANAGER (superiore)
	Privato	Solo impegno risorsa
	Pubblico	Lettura/modifica/elimina

Regole generali per il Calendario privato:

Visibilità evento	Gli utenti vedono l’evento	Gli utenti vedono il contenuto	Gli utenti modificano/ eliminano
Pubblico	si	si	si
Standard	si	si	secondo gerarchia ruoli
Privato	si	no	no

4.5 Importare ed esportare attività

Per importare o esportare le Attività tra vtenext e altri applicativi è a disposizione il formato standard iCalendar (estensione .ics).

Per esportare le attività del calendario di vtenext, dovete visualizzarlo in modalità elenco, selezionare i record da esportare, premere il pulsante di esportazione e scegliere il nome del file. In modo analogo, per importare record da file iCalendar esterno, premere il pulsante per l’importazione e seguire la procedura.

In alternativa all’esportazione / importazione in formato iCalendar, vtenext fornisce una serie di integrazioni con sistemi molto comuni:

Sincronizzazione via protocollo Active Sync (modulo extra);
Sincronizzazione con calendario di Exchange (modulo extra);
Sincronizzazione con GCalendar (modulo extra);
Sincronizzazione con Zimbra (modulo extra);
Sincronizzazione con Outlook e Thunderbird via plugin.

4.6 Book me - Fissa un appuntamento

Dalla versione 21.01 è stata resa disponibile la nuova funzione di Book me, ovvero la prenotazione degli appuntamenti in base agli slot di calendario messi a disposizione degli utenti del crm. Vediamo assieme come funziona e come configurare al meglio questa nuova feature.

Nelle preferenze dell’utente è stato inserito un nuovo blocco denominato Configurazione Book me.

Dettaglio della configurazione Book me

Attiva Book me	abilita/disabilità la funzionalità della prenotazione del calendario quando si compone una nuova email. Questa funzione abilita la visualizzazione di un flag nel composer dell'email e permette di usare o meno questa funzione con i destinatari di quell'email
Modalità selezione eventi	determina la modalità di selezione di un evento: semiautomatica, automatica o manuale (specificata più in basso)
Durata evento	permette di impostare la durata dell'evento
Tempo minimo tra gli eventi	definisce il tempo minimo che ci deve essere tra un evento e l'altro (solo in modalità automatica)
Default in scrittura email	determina se il flag Book me, nella popup di composizione email è abilitato di default . Questo comporta l’inserimento automatico nella firma del link Book me.

Modalità semiautomatica
La modalità semiautomatica seleziona gli eventi di tipo "Libero per appuntamento" e li suddivide in spazi di prenotazione che avranno una durata determinata dal campo "Durata evento" presente nelle impostazioni utente. Sono disponibili i seguenti slot di tempo: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora e 2 ore.

Modalità automatica
La modalità automatica ritrova gli spazi tra gli eventi con durata dal campo "Tempo minimo tra gli eventi" e li suddivide in spazi di prenotazione con tempo determinato dal campo "Durata evento" presente nelle impostazioni utente. Sono disponibili i seguenti slot di tempo: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora e 2 ore.

N.B.: nella modalità automatica, l'orario di inizio e di fine giornata, viene determinato dallo SLA (ovvero dalla configurazione fatta lato server, per maggiori specifiche vedere l'apposito capitolo 10.3.1 Configurazione SLA). Se lo SLA non è stato configurato, a standard viene impostato nella seguente fascia oraria 8-12 / 15-19. Pertanto impostando il Book me in tale modalità, verrà rispettato o l'orario impostato nello SLA o quello di default se quest'ultimo non è stato configurato.

Modalità manuale
La modalità manuale seleziona gli eventi di tipo "Libero per appuntamento" e utilizza l'intera durata dell'evento per lo spazio di prenotazione.

A default, tutti gli utenti hanno la funzione Book me disabilitata. Una volta spuntato l'apposito flag dalle preferenze utente, si potrà inviare un link di prenotazione tramite la composizione di un'email dal modulo Messaggi.

Dettaglio della funzione Fissa un appuntamento, dalla finestra di composizione di un'email

Ciclo di funzionamento
L’utente che ha impostato la modalità semiautomatica, crea un evento di tipo “Libero per appuntamento” e a calendario apparirà un evento come quello dell'immagine seguente:

L'utente invierà dunque un'email col link "Fissa un appuntamento" come mostrato in precedenza. Quando il destinatario clicca su quel link, accederà ad una finestra di dialogo con la possibilità di scegliere prima il giorno (se ce n'è più di uno disponibile) e poi lo slot dell'orario che preferisce e determinato dalle preferenze stabilite dall'utente nel campo Durata evento.

Dettaglio finestra per selezionare una data

Dettaglio finestra per selezionare uno slot orario

Dettaglio inserimento dati del cliente e conferma dell'appuntamento

Una volta cliccato su CONFERMA, la pagina restituirà un alert che determinerà se l'operazione è andata a buon fine.

In questa schermata si può notare che non è stato possibile inviare la conferma. E' dunque fondamentale che il server di posta sia configurato correttamente nel crm, andando in IMPOSTAZIONI > SERVER DI POSTA.

N.B.: per verificare la configurazione del server di posta, si rimanda al capitolo 5.1 Configurazione Posta in uscita (SMTP).

Una volta configurato correttamente il server di posta, si avrà un messaggio come quello mostrato di seguito.

ATTENZIONE:

gli appuntamenti fissati sono visibili a calendario, solo dal giorno successivo alla data odierna, quindi se vengono inseriti eventi di tipo "Libero per Appuntamento" nella giornata di oggi, non vengono visualizzati da chi esternamente riceve l'email e clicca sul link. Inoltre il calendario imposta la lingua in base a quella selezionata nelle preferenze dell’utente!

Lato utente crm, quando un cliente fissa un appuntamento, riceve una notifica dal sistema con i dettagli dell'evento (il quale sarà cliccabile e visibile a sistema).

Dettaglio della notifica crm con conferma dell'appuntamento

Il cliente invece, riceverà un'email con i dettagli dell'appuntamento fissato e con un link per annullare l'appuntamento.

Dettaglio dell'email che il cliente riceve con la conferma dell'appuntamento e la possibilità di annullarlo

Se il cliente decide di cliccare su Annulla il tuo appuntamento, si aprirà una finestra del browser preferito, con la seguente schermata per confermare l'annullamento:

Dettaglio schermata di annullamento (browser cliente)

Una volta cliccato sul pulsante SI', ANNULLA L'APPUNTAMENTO, comparirà una schermata di conferma, come mostrato di seguito:

Dettaglio conferma annullamento (browser cliente)

Contestualmente viene inviata una notifica anche all'utente crm, che lo mette a conoscenza dell'appuntamento annullato. Automaticamente anche lo slot a calendario ritorna libero!

Dettaglio notifica con annullamento dell'appuntamento