5 Strumenti di comunicazione personale

• 5 Strumenti di comunicazione personale
• 5.1 Configurazione posta in uscita (SMTP)
• 5.2 Modulo Messaggi
• 5.2.1 Configurazione posta in entrata (IMAP) e cartelle
• 5.2.1.1 Impostare la Firma Centralizzata
• 5.2.2 Scrivere e visualizzare email
• 5.2.3 Funzioni Email
• 5.2.4 Condivisione delle email
• 5.2.5 Supporto .ics per calendario
• 5.2.6 Altre impostazioni
• 5.2.7 Mass email
• 5.3 Template email
• 5.4 Modulo Conversazioni
• 5.5 Modulo Notifiche
• 5.5.1 Notifica aggiornamento versione vtenext
• 5.6 Documenti
• 5.6.1 Revisione e condivisione documenti
• 5.6.2 Creazione nuovo documento da related list
• 5.7 Note

5 Strumenti di comunicazione personale

Un sistema CRM ha come principale obiettivo la gestione delle relazioni con i clienti e in quest’ottica hanno una fondamentale importanza gli strumenti di comunicazione. vtenext ne offre diversi per la gestione della comunicazione sia verso i clienti (o i potenziali) sia verso il proprio team di lavoro, distinguendo la comunicazione personale da quella marketing.

In questo capitolo verranno mostrati gli strumenti per la comunicazione personale:

• Modulo Messaggi
• Template email
• Modulo Conversazioni
• Modulo Notifiche
• Modulo Note
• Modulo Documenti

In particolare il modulo Messaggi che permette l'invio di email singole o verso un numero limitato di destinatari dove ogni messaggio di posta viene agganciato alla relativa anagrafica del destinatario.

5.1 Configurazione posta in uscita (SMTP)

Per attivare l’invio delle email automatiche dal CRM, è necessario compilare i dati del server di posta SMTP presenti in Impostazioni > Atre Impostazioni > Server di Posta.

Account	scegliere il tipo di server di posta tra i principali previsti, se non è presente la tipologia del proprio server di posta scegliere CUSTOM. Attenzione! Se utilizzate Gmail potrebbe non essere possibile spedire email da indirizzi di posta diversi da quello indicato in questa schermata.
Nome Server	indirizzo del server di posta per l’accesso via smtp
Porta	indicare la porta, il sistema propone la porta di default
Nome Utente	indicare un account con cui autenticarsi al server di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email completo Attenzione: per la configurazione, il nome utente (indirizzo email) deve coincidere con l'indirizzo email dell'utente admin. Per questo motivo va modificato (anche solo per la configurazione), l'indirizzo email configurato nelle preferenze dell'utente admin
Password	password di accesso legata all’account
Richiede Autenticazione	si/no

Al salvataggio il sistema effettuerà un test dei dati inseriti, inviando una mail all’utente amministratore, e fornirà un messaggi di errore nel caso non sia stato possibile inviare la mail (esempio in figura).

Le principali cause per il mancato funzionamento del server smtp sono le seguenti:

• differenza tra email presente nelle preferenze utente (visibile da IMPOSTAZIONI > PREFERENZE) e l'email effettivamente indicata all'interno della configurazione dell'smtp. Si rammenta che:  il nome utente smtp (indirizzo email) deve coincidere con l'indirizzo email dell'utente admin. Per questo motivo va modificato (anche solo per la configurazione), l'indirizzo email configurato nelle preferenze dell'utente admin;
• errato nome del server;
• errata porta;
• errata password si rammenta (come sopra indicato) di utilizzare la password della email.

Il server SMTP entra in gioco, oltre per la posta personale del modulo Messaggi (opzionale in quanto dallo stesso modulo Messaggi è possibile impostare un SMTP diverso per ogni casella email), anche nell’invio di newsletter: per questa attività è fortemente consigliato disporre di un SMTP dedicato al mass mailing (si veda capitolo dedicato).

Attenzione: i server mail su porta protetta in SSL (come ARUBA) vanno specificati con nome server ssl://nomeserver (es. ssl://smtps.aruba.it)

5.2 Modulo Messaggi

Il modulo Messaggi di vtenext sfrutta l’account di posta in modalità IMAP. Potete lavorare sulle email attraverso vtenext come se lavoraste sul server, ovvero senza alcuno scaricamento delle email in una cartella. Qualsiasi operazione che eseguirete in Messaggi sarà svolta direttamente sul server di posta: la creazione di una cartella in vtenext corrisponde alla creazione di una cartella sul server di posta, l’eliminazione di una mail in Messaggi corrisponde alla cancellazione del messaggio dal server, ecc.. Pertanto non viene creata una copia delle email, come solitamente accade per i client Outlook/ Thunderbird che si collegano al server di posta in modalità POP3. Le email continueranno pertanto a risiedere fisicamente nel server di posta.

Oltre all’account principale in modalità IMAP è possibile configurare degli account secondari in modalità IMAP o POP3. E' inoltre possibile configurare anche caselle PEC. Possono inoltre essere settati SMTP multipli, associabili ad un singolo account di posta all’interno del modulo messaggi.

5.2.1 Configurazione posta in entrata (IMAP) e cartelle

Cliccando sull'icona della bustina in alto a destra, o cercando "Messaggi" nella colonna di sinistra, si potrà accedere al medesimo modulo per la configurazione delle proprie Caselle di Posta.

Come prima cosa, cliccare sul pulsante CONFIGURA come indicato nell'immagine qui sopra (solo la prima volta).
Dopo di che, sarà possibile configurare tutte le Caselle di Posta desiderate, direttamente dal modulo Messaggi di ciascuna utenza, tramite l’icona dell'ingranaggio > Account. Ogni utente avrà facoltà di gestire più caselle, sia sui server configurati nelle Impostazioni amministratore, sia su altri server.

Nome	scegliere il tipo di account tra i proposti o scegliere Custom
Server	indirizzo del server di posta per l’accesso via IMAP
Porta	SSL/TLS se presente
Dominio	indicare il dominio, ad esempio azienda.it
Firma	selezionando "Personalizzata", sarà possibile inserire testo, immagini, link come firma personale in calce alle email, selezionando invece "Nome Azienda" (Acme nell'esempio), sarà possibile far comparire la firma configurata dalle impostazioni. Questa nuova funzione è denominata "Firma centralizzata"
Layout	consente di impostare il layout della email abilitando le seguenti visualizzazioni: - Mostra anteprima descrizione in lista messaggi - Abilitare la visione a thread - Unire le cartelle di più account
Filtri	consente di impostare delle regola in base alle quali spostare le email all'interno delle cartelle dell'account.
POP3	consente di scaricare le mail contenute in una casella POP3 direttamente nella propria casella di posta
Fuori ufficio	consente di impostare  delle regole per l'invio automatico di una mail

In questa schermata, alla voce Account, è possibile scegliere la tipologia di casella da configurare. Ci sono diverse tipologie disponibili come da immagine seguente:

Gmail	scegliendo Gmail, la schermata di configurazione si presenta in questo modo:     Si noti la frase in evidenza subito sotto il campo Account. Dal 30 maggio 2022, è necessario attivare una password per le app. Dettagli qui. Questa azione è NECESSARIA per poter configurare correttamente una casella Gmail nel modulo Messaggi di vtenext. In pratica dal vostro account Gmail sarà necessario: attivare la verifica in due passaggi creare una password per le app (da usare al posto della password dell'email, per completare la configurazione in vtenext)   Inoltre è supportato anche il metodo di autenticazione in due fattori (OAuth2).
Microsoft Office365	per la quale è sufficiente inserire username e password. N.B.: se l'autenticazione ad Outlook viene fatta con Oauth2 (verifica in due passaggi), non si deve utilizzare un account imap personalizzato ma bensì quello standard. Altro aspetto importante della configurazione è che il server IMAP di Office365 è in ascolto sulla 993 (non usare la 443).
Yahoo!	per la quale è sufficiente inserire username e password.
Custom	qui è possibile configurare completamente tutti i parametri di connessione alla casella di posta, conoscendo l'indirizzo del serve IMAP, quello SMTP e le relative porte.

Dopo aver inserito le credenziali di accesso, è necessario configurare le cartelle principali per la posta in entrata, inviata, bozze, cestino e spam.

L’utente può modificare questa configurazione in qualsiasi momento accedendo dal modulo Messaggi a Cartelle

Una volta terminata la configurazione di uno o più account, il crm presenta, nel modulo Messaggi, l'elenco delle cartelle (standard e speciali) sia per singolo account che in versione unificata.
Questo permette all'utente di avere, ad esempio, tutti i messaggi di posta inviati in un unico raggruppamento.

Cartelle speciali

All’interno della lista cartelle troverete quattro cartelle speciali:

• Condivisa: riporta le email che gli altri utenti hanno condiviso con voi attraverso una conversazione (si veda oltre);
• Importata: contiene tutti i Messaggi che per vari motivi non sono presenti in un account imap dell'utente, ma sono collegati ad un’anagrafica del vtenext. Più precisamente la cartella importata contiene:
  1) Email del vecchio modulo webmail
  2) Email gestite dal mailscanner
  3) Email ELIMINATE dalla casella di posta e precedentemente collegate ad una entità
  4) Mail inviate verso indirizzi inesistenti, disabilitati e che in sostanza non possono riceve la mail inviata (che comunque è un caso limite)
• Contrassegnata: riporta le email che sono state marcate con
• Programmati: contiene tutti i messaggi di posta in attesa di essere inviati, secondo l'orario pianificato in fase di composizione email.

Di seguito esempi per la configurazione di una mail all'interno del modulo messaggi:

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: imaps.aruba.it SMTP: ssl://smtps.aruba.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente

Di seguito esempi per la configurazione di una mail PEC all'interno del modulo messaggi:

PEC Aruba

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: imaps.pec.aruba.it SMTP: smtps.pec.aruba.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente

PEC Legalmail

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: mbox.cert.legalmail.it SMTP: sendm.cert.legalmail.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 465 SSL/TLS se presente

5.2.1.1 Impostare la Firma Centralizzata

La Firma Centralizzata, permette di impostare una firma di default, unica per tutti gli utenti del crm, col medesimo layout grafico e caratteristiche. Andare dunque in IMPOSTAZIONI > ALTRE IMPOSTAZIONI > DETTAGLI SOCIETA' e scorrere verso il fondo di quella schermata per trovare le opzioni "Firma".

Schermata Dettagli Società con le opzioni per la Firma nei messaggi

Cliccando sul tasto MODIFICA in alto a destra, sarà possibile configurare la firma centralizzata, utilizzando tutte le variabili messe a disposizione. Dette variabili fanno riferimento ai dettagli utente ed alcuni campi custom per l'inserimento, ad esempio, della data odierna.

Dettaglio delle variabili disponibili e della composizione della Firma Centralizzata

5.2.2 Scrivere e visualizzare email

Per inviare un’email, ad esempio a un contatto, avete tre possibilità equivalenti:

1. cliccare sull’indirizzo email visualizzato nell’anagrafica o in qualsiasi pagina di vtenext;
2. cliccando sull’icona nella barra azzurro chiaro, scegliendo Scrivi
3. dall’interfaccia del modulo Messaggi cliccando su

Tutte e tre le opzioni portano alla medesima videata di nuova email da comporre.

A	Va inserito l’indirizzo email del destinatario, è possibile scrivere direttamente l’indirizzo email o selezionarlo dalla lista (Lead, Aziende, Contatti, Fornitori e Utenti)
CC	Carbon Copy: potete inserire l’indirizzo del destinatario che riceve la copia dell’email
Aggiungi CCN	Potete inserire indirizzi email che non saranno visibili agli altri destinatari
Oggetto	L’oggetto della vostra email

Allegati	Potete aggiungere allegati all’email attraverso Aggiungi file o semplicemente trascinando il file nell’apposita area N.B. quando viene inviata un'email da una detail view di un Documento (da dentro l'anagrafica, si clicca sulla related dei Messaggi e poi si clicca su Nuovo Messaggio), eventuali allegati di quell'email, vengono collegati nei Documenti relazionati a quella stessa anagrafica
Metodo di Invio	Singolo: invia un'unica mail con tutti i destinatari in A visibili Multiplo: invia una mail separate per ogni destinatario in A, mantenendo la privacy
Seleziona Template	Scegliere uno dei template a disposizione, creati salvati in Impostazioni > Template email
Invia	Spedisce il messaggio
Salva Bozza	Forza il salvataggio della bozza (che già avviene in automatico)

La maschera di visualizzazione dell’account è divisa in tre parti:

1° colonna:	2° colonna:	3° colonna:
elenco email, oppure	dati del mittente	operazioni e collegamenti disponibili per l’email
elenco cartelle cliccando sul pulsante Cartelle, oppure	corpo della mail
elenco account, cliccando sul pulsante Caselle (appare solo se sono configurati più account)	allegati

N.B.: Con la versione 20.04 ogni volta che si risponde ad una mail in cui il destinatario o una persona in copia non è presente nel CRM verrà creato in automatico un contatto.

Invio programmato di un'email dal modulo Messaggi

Dalla versione 20.04, è possibile programmare un invio posticipato di un'email. Nella schermata di creazione, dopo aver inserito l'oggetto, il corpo ed il/i destinatario/i, sarà possibile cliccare sulla freccia presente vicino al pulsante invia.

Comparirà così una voce di menu con la dicitura "Programma invio".

Una volta selezionata questa voce, si potrà accedere ad una popup, con la possibilità di programmare data ed ora dell'invio di quella specifica email (vi sono alcune voci preimpostate, oppure, cliccando su altro, si accede alla configurazione precisa del giorno e dell'ora dell'invio).

Una volta programmata l'email, sarà possibile utilizzare le seguenti funzioni:

	Invia ora: permette di far partire immediatamente l'email programmata
	Programma invio: permette di riprogrammare l'invio precedentemente settato
	Elimina: permette di eliminare l'email programmata in modo definitivo

Per visualizzare le funzioni sopra menzionate, sarà sufficiente andare nella cartella dedicata, dal modulo messaggi (vedere capitolo 5.2.1)

N.B.: Una volta raggiunta la data e l'ora dell'invio, l'email scomparirà dalla lista delle programmate.

5.2.3 Funzioni Email

	Per scrivere una nuova email
	Scarica le email dal server di posta
	Impostazioni del modulo Messaggi (personali per utente)
	Marca email come letta/non letta
	Marca email come importante
	Sposta email in un’altra cartella
	Marca come spam (l’email viene spostata nella cartella Posta Indesiderata)
	Elimina messaggio (l’email viene spostata nella cartella Cestino)
	Ricerca nelle email (semplice e avanzata)
Crea Evento/ Crea Compito	Crea un’attività di calendario a partire dall’email
Collega	Collega l’email a un oggetto presente in vtenext
Traduci messaggio	Apre Google Translate per la traduzione istantanea del corpo dell’email
Scarica tutti gli allegati	Scarica un unico file zip che contiene gli allegati, se più di uno
	Scarica l’allegato
	Archivia l’allegato come documento CRM / Visualizza la scheda documento
	Collega il documento a un oggetto presente in vtenext
	Apre l’anteprima dell’allegato (estensioni supportate: odt, pdf e comuni formati di immagine)

Attraverso la funzione Collega è possibile collegare le email ai moduli del CRM:

Per collegare una email scegliere Collega e il nome del modulo a cui relazionarla:

Il sistema suggerisce in automatico in base all’indirizzo email del mittente i possibili collegamenti. E’ possibile modificando la voce Filtro estendere la ricerca anche ai risultati non suggeriti. Il pulsante “Recents” accessibile dalla funzione “crea e collega” consente di accedere agli ultimi moduli visitati.

Nel caso non si trovasse la corrispondenza con un elemento già esistente, è possibile creare un nuovo record (per esempio una nuova azienda) attraverso il pulsante Crea.

Una volta effettuato il collegamento, questo sarà messo in evidenza attraverso il simbolo  che sarà visibile sia nella vista dell’elenco mail, sia nel dettaglio della mail con indicazione del record collegato.

Le email collegate saranno visibili anche all’interno dell’anagrafica, tramite il menù relazioni > voce Messaggi. La visibilità delle email è soggetta alla configurazione dell’Accesso Condiviso (voce modulo Messaggi collegati).

Visualizzare le cartelle presenti nella casella email.

Per visualizzare tutte le cartelle di una casella email è sufficiente cliccare sulla freccia presente in alto a sinistra del Modulo Messaggi come mostrato nella seguente immagine.

Dopo di che comparerà l'intera lista delle cartelle disponibili e create in precedenza direttamente da browser o da un altro client di posta.

Nella lista delle cartelle, è stata inserita la cartella delle email DA LEGGERE, per una comoda ricerca e fruizione delle email.

Contrassegnare tutte le email come lette.

Per contrassegnare tutte le email come lette, è fondamentale seguire questi semplici passaggi:

1. Dalla colonna di sinistra del modulo Messaggi, cliccare sull'icona di modifica (matita) come indicato nell'immagine sottostante.

2. Infine selezionare tutte le email che si desiderano contrassegnare come LETTE e cliccare sull'icona SEGNA COME LETTA, come indicato nell'immagine sottostante.

Con lo stesso metodo, è possibile mettere massivamente nello SPAM (contrassegnare come Posta Indesiderata) le email, cliccando invece sull'icona della fiamma, come indicato nella seguente immagine.

Ricerca delle email

E' possibile cercare i Messaggi con l'apposita funzione CERCA presente in alto a sinistra. Inoltre si possono fare ricerche includendo anche le sottocartelle.

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5.2.4 Condivisione delle email

Per condividere una email con un altro utente è sufficiente aprire una conversazione sulla stessa. Lo strumento Conversazioni (si rimanda al capitolo 5.4 dedicato) si trova in basso, sotto al corpo dell’email.

Le email condivise tramite una conversazione vengono marcate con il simbolo . L’utente che riceve la conversazione potrà visualizzare l’email all’interno della cartella Condivisa.

Le conversazioni vi permettono quindi di aprire la visibilità di una email a un collega che non l’ha ricevuta direttamente (e su cui potrà compiere le consuete azioni di risposta, inoltro, ecc, nonché visualizzare eventuali collegamenti tra l’email e oggetti CRM). Potete ridurre sensibilmente l’uso delle email interne.

5.2.5 Supporto .ics per calendario

L’allegato in formato .ics viene identificato come invito a un appuntamento, genera perciò un evento di calendario già collegato. È possibile indicare la Partecipazione o no all’evento. L’interfaccia del messaggio appare come segue:

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5.2.6 Altre impostazioni

• Layout: modificare il layout della lista email
• Filtri: impostare delle regole di filtro per lo spostamento automatico delle email nelle cartelle
• POP3: configurare un account secondario in modalità POP3

Attenzione! Una volta configurato un account secondario in modalità POP3, viene creata una copia delle email dell’account secondario all’interno del server di posta dell’account principale. Lo spazio della casella di posta dell’account principale potrebbe pertanto esaurirsi.

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Fuori Ufficio

Dalla versione 19.10, è possibile impostare un avviso automatico di "Fuori Ufficio", in modo da rispondere alle email avvisando della propria assenza. Cliccando su dal modulo Messaggi, è possibile accedere a questa funzione, agendo sull'apposita voce omonima. Si aprirà un'ulteriore finestra che ci permetterà di Attivare o Disattivare tale funzione e di settare il testo del messaggio di risposta automatica.

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5.2.7 Mass email

Per inviare in un unico colpo più email a una serie di destinatari (al massimo 20) è possibile sfruttare uno strumento di mass mailing. Dalla vista elenco del modulo desiderato, ad esempio Leads, selezionare i destinatari dell’email, premere il pulsantee successivamente Email, posizionato sopra la lista delle anagrafiche.

Il sistema propone di scegliere uno o più dei campi di tipo email disponibili nell’anagrafica (possono essere Email, Altra email, ID Yahoo).

Seguirà il consueto pannello di composizione di un nuovo messaggio. Gli indirizzi email presenti nei campi scelti saranno posti come destinatari (campo A).

Prima di inviare vi raccomandiamo di verificare il “Metodo di invio”, settandolo su Multiplo così da mantenere la privacy dei diversi destinatari (ognuno vedrà esclusivamente il proprio indirizzo).

5.3 Template email

L’utente amministratore di vtenext può mettere a disposizione degli utenti dei modelli di email da utilizzare sia per gli invii singoli sia per le newsletters. Di seguito vediamo le generalità su Template email applicabili a entrambi, mentre per le funzionalità dedicate alle newsletters si rimanda ai prossimi paragrafi.

Per creare un nuovo Template Email accedere a Impostazioni > Customer Tools >Template Email.

La maschera di configurazione del template email presenta una prima parte di informazioni interne e una seconda parte (riquadro blu scuro) che costituirà il corpo dell’email e i dati visibili dai destinatari.

Nome	Nome del template
Descrizione	Descrizione del template (opzionale)
Cartella	Pubblico: il template è disponibile per tutti gli utenti Privato: il template è disponibile solo per admin
Tipo	Email: per template è disponibili per le email (modulo Messaggi) Newsletter: per template disponibile per il modulo Newsletter
Oggetto	Oggetto dell’email
Messaggio	Corpo dell’email
Usa firma utente	Consente di utilizzare la firma impostata per quell'utente
Sostituisci tutto il corpo del messaggio	L'intero testo della mail viene sostituito con il contenuto presente nell'editor.

 

Nota. Se un template contiene variabili relative ai leads e viene inviato a dei contatti, le variabili saranno visualizzate, ma non valorizzate. Si consiglia la creazione di due template differenti con diverse variabili, uno destinato al modulo Leads e uno a Contatti. E’ utile rendere noto agli utenti il modulo per cui il template è disponibile, segnalandolo per esempio nella Descrizione.

N.B. Per istruzioni sull'utilizzo dell'editor fare riferimento al capitolo 6.1.6 Nuovo Newsletter editor.

5.4 Modulo Conversazioni

vtenext propone una soluzione alternativa per la gestione dello scambio di informazioni all’interno della propria azienda, evitando inoltro di email o promemoria cartacei non più rintracciabili.

Il modulo Conversazioni si presenta tramite l’icona presente nella barra in alto a destra.

La schermata presenta al centro, il saluto di benvenuto per l'utente collegato, area che poi diventerà di lavoro con la visualizzazione di tutte le conversazioni relative ad un argomento specifico.

Sulla sinistra, troviamo la lista delle conversazioni attive, suddivise in quattro tab:

Tutti	Tutte le conversazioni attive, lette e non lette, presenti nel crm e che coinvolgono l'utente
Topic	E' possibile creare dei Gruppi per parlare con i propri colleghi, ad esempio dello stesso reparto
Diretti	Conversazioni in cui è coinvolto l'utente che ha effettuato l'accesso
Fissati	Si possono fissare le conversazioni, ovvero spuntarle come importanti e mantenerle in quest'area per essere raggiunte più facilmente

Per iniziare una nuova conversazione, cliccare sul pulsante e selezionare se pubblicare a tutti gli utenti oppure a un insieme di utenti definito (è possibile aggiungere utenti anche successivamente).

E’ possibile aggiungere altri interlocutori alle conversazioni già iniziate per mezzo dell’icona accanto al nome utente con cui si sta conversando . Il nuovo utente interpellato potrà visualizzare tutta la conversazione fin dall'inizio.

Per iniziare una conversazione su un argomento specifico, come per esempio un’opportunità, dalla rispettiva anagrafica utilizzate l’apposito strumento Conversazioni a fondo pagina.

La conversazione, in questo modo, sarà relazionata all’oggetto in cui vi trovate, che ne rappresenta quindi l’argomento. Per chi riceve la conversazione, l’oggetto risulta cliccabile per accedervi (se abilitato secondo profilo attribuito). Inoltre sarà storicizzato sul fondo dell’anagrafica.

Come in ogni chat che si rispetti, comunicare con altri utenti, è più facile e divertente grazie al set di Emoji messo a disposizione dal modulo.

Da una conversazione già iniziata inoltre, cliccando sui tre puntini sulla destra, è possibile accedere ad un menu con tre funzioni: Ping, Crea o collega, Invia file.

Ping	Permette di pingare una conversazione, ovvero sollecitare le persone coinvolte a dare una risposta (viene pubblicata la parola "Ping" direttamente)
Crea o collega	E' possibile creare e/o collegare delle anagrafiche alla conversazione in corso
Invia file	Si possono inviare dei file che verranno relazionati solamente alla conversazione corrente

Attenzione! Una conversazione può essere collegata ad una sola entità.

Quando un utente vi scrive una nuova conversazione oppure risponde a una conversazione già in essere a cui partecipate, riceverete una notifica sull’icona 

Ricerca nelle conversazioni

E’ possibile effettuare la ricerca all’interno delle conversazioni attraverso l’apposito comando posizionato nella finestra in alto a destra. La ricerca non include le parole inserite all’interno dell’elemento collegato.

Eliminare un commento

Gli utenti possono eliminare i propri commenti inseriti nelle conversazioni attraverso il menu che appare sulla destra, cliccando sui tre puntini e facendo Elimina. Saranno eliminati anche tutti i commenti in risposta al commento principale che si sta cancellando.

Attenzione: la conversazione primaria può essere eliminata solamente da chi l’ha creata ed eliminerà ricorsivamente tutti i commenti sottostanti. Inoltre, passate 24 ore, il commento o la conversazione non potranno più essere eliminate.

Conversazioni pubbliche e generiche

Non tutti gli utenti possono essere abilitati ad effettuare conversazioni pubbliche (rivolte a tutti gli utenti) o conversazioni generiche (non relazionate ad alcun oggetto di vtenext).

L’amministratore del CRM, dalla scheda dell’utente, definisce se abilitarlo o meno alle conversazioni pubbliche o generiche.

Abbandonare una Conversazione

Quando un utente fa parte di una conversazione che non ha iniziato lui, può decidere di abbandonarla, in quanto non più di suo interesse o interessato a quell'argomento. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante X in alto a destra di quella stessa Conversazione, come si nota nella seguente immagine.

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5.5 Modulo Notifiche

vtenext tiene aggiornati gli utenti sui dati di loro interesse attraverso lo strumento Notifiche.

Ogni utente può definire dalla propria scheda Preferenze:

• la modalità di notifica: Email/vtenext (campo "Notificami via" dalle Preferenze Utente);
• la frequenza del resoconto via email delle notifiche non lette dall'ultimo click effettuato sull'icona del globo, selezionando il lasso di tempo tra quelli prestabiliti (campo "Resoconto notifiche" dalle Preferenze Utente);
• gli argomenti di cui vuole ricevere notifica ("Impostazioni notifiche moduli" dalle Preferenze Utente), selezionando per ogni modulo se essere aggiornati per la creazione e/o la modifica relativa.

Attenzione! Le notifiche di Impostazioni notifiche moduli sono relative a ciò che è assegnato all’utente.

Ovvero: riceverete notifica ogni qualvolta un utente diverso crea/modifica un record a voi che assegnato.

Per vedere le notifiche cliccare su . Le notifiche non lette verranno segnalate con indicazione del numero in rosso.

Per marcare una notifica come letta cliccare sulla notifica come da figura:

Inoltre si possono ricevere notifiiche su record assegnati ad altri utenti o sull’aggiornamento di un filtro, attivando la campanella presente accanto alla lista dei filtri o all’interno dei singoli record.

Notifica non attiva sul record/filtro

Notifica attiva sul record/filtro

Esempio d’uso per la notifica su un filtro: volete essere avvisati quando entra un nuovo Ticket nel filtro Richieste Urgenti (filtro basato su una classe di priorità).

Dalla versione 19.10, sarà possibile abilitare e ricevere le notifiche desktop. Ogni volta che ricevere una nuova conversazione, oppure un nuovo messaggio di posta, le notifiche vi avviseranno con delle popup in basso a destra nel vostro browser preferito.

N.B.: per abilitare le notifiche del browser, far riferimento alle guide online ufficiali per Chrome, Firefox o altro browser in uso sul vostro computer. Le notifiche non vengono mostrate all'utente se si utilizza il protocollo http.

5.5.1 Notifica aggiornamento versione vtenext

Dalla versione 19.10, è possibile ricevere una notifica dal crm, quando è disponibile un nuovo aggiornamento di versione di vtenext.

Appena si clicca sui dettagli dell'aggiornamento, si accede ad una pagina dedicata, che ci permette di pianificare o rimandare l'aggiornamento di vtenext.

Pianifica Aggiornamento

Cliccando su PIANIFICA AGGIORNAMENTO, si visualizzerà la seguente finestra, ove sarà possibile scegliere DATA e ORA dell'aggiornamento, quali utenti avvisare ad aggiornamento avvenuto ed il contenuto dell'email che verrà inviata automaticamente dal sistema:

Cliccando sul pulsante PIANIFICA in alto a destra, il sistema auto-installerà l'aggiornamento nella data ed ora pianificate.

Ricordamelo

Questa funzione permette di farci ricordare dal crm in un secondo momento, che l'aggiornamento è disponibile.
Tra le opzioni disponibili ci sono:
- 4 ore
- Domani
- La settimana prossima

Una volta deciso quando essere avvisati, la schermata visualizzata sarà la seguente:

N.B.: da notare che la notifica, seppur letta, non scompare dallo storico notifiche e se si tenta di accedere nuovamente al record, non sarà possibile visualizzare o modificare le scelte fatte in precedenza. La schermata sarà dunque simile a quella riportata qui in basso.

5.6 Documenti

vtenext è dotato di un semplice ma essenziale gestore di documenti.

Ecco le principali caratteristiche:

• Possibilità di archiviare documenti tipo file (caricandoli da locale) o link (url via web);
• Creazione cartelle e sottocartelle per l'archiviazione digitale dei documenti;
• Assegnare i documenti all’utente che li deve gestire: ad esempio se il modulo è impostato a privato, il singolo utente potrà vedere solo i documenti assegnati a se stesso;
• Condividere i documenti senza doverli inviare via posta, tramite link di download;
• Condividere e fornire permessi di modifica a terzi, per aggiornarlo con revisioni, pur non avendo un’utenza in vtenext, tramite un token di autorizzazione speciale;
• Monitorare il numero di download del documento.

La visualizzazione dei documenti è organizzata in cartelle o in modalità elenco (pulsante Lista). Le cartelle si possono creare (Aggiungi Cartella) ed eliminare (Elimina Cartelle, quindi selezionarle tramite flag).

Appena il crm viene attivato, vi sono caricate due cartelle:

1. DEFAULT: cartella di esempio che vi permette di caricare i vostri primi file
2. MESSAGE ATTACHMENTS: che raccoglie automaticamente tutti gli allegati delle email collegate alle varie entità o moduli del crm. Se per esempio viene collegata un'email dal modulo Messaggi ad un Contatto, l'allegato presente, si trasformerà in un documento che troveremo direttamente sia collegato a quello stesso Contatto che all'interno di questa cartella
3. MY PRIVATE FILES: che recupera tutti i files che prima erano inclusi nella cartella MY FILES presente esclusivamente in Homepage.

N.B.: non è possibile eliminare una cartella che contiene documenti. E' necessario prima di tutto eliminarne tutto il contenuto e poi sarà possibile procedere con l'eliminazione di tale cartella.

Lista delle cartelle presenti nel modulo Documenti

Cliccando su una cartella (nell'esempio è stata scelta la cartella Default), notiamo che al suo interno c'è una Sottocartella

Infine, dentro alla Sottocartella potranno esserci altri file e altre Sottocartelle con un raggruppamento infinito. Notare il percorso file presente in testata del modulo

Per ogni Cartella o Sottocartella, sarà dunque possibile creare una nuova Cartella, creare un nuovo Documento, oppure Caricare direttamente un file nella cartella attiva in quel momento.

Cliccando sui tre puntini presenti contestualmente al nome di ogni Cartella o Sottocartella, si aprirà un menu di opzioni:

• Rinomina: per rinominare la cartella
• Sposta in: per spostare la cartella su un altro livello
• Copia in: per duplicare la cartella ed il suo contenuto in un altra cartella
• Elimina: per eliminare la cartella ed il suo contenuto

Quando si clicca su Crea Documento, si accede ad una schermata come segue:

Oltre alle informazioni di base, dovranno essere inseriti ulteriori campi come indicato nell'immagine precedente.
Il campo “Tipo di allegato” mette a disposizione le seguenti opzioni:

• FILE: caricare nel CRM (upload) un file dal proprio computer, che verrà salvato nelle cartelle di vtenext.
• URL: indicare un link alla posizione del file (il file non verrà salvato nelle cartelle in vtenext)

Il campo “Visibile su portale” o "Portal Active" permette la visualizzazione del documento caricato ai contatti abilitati, all’interno del Customer Portal (v. capitolo dedicato).

Funzione Scarica tutti gli Allegati

Dalla versione 22.05.1, nelle related Documenti presenti nelle anagrafiche crm, è stato aggiunto un bottone per scaricare tutti i documenti relazionati in un'unica soluzione zip (file compresso).

5.6.1 Revisione e condivisione documenti

E’ possibile gestire le revisioni di un documento attraverso il pulsante Aggiungi Revisione all’interno del pulsante ALTRO.

Una volta creata una revisione, la lista delle versioni precedenti sarà disponibile all’interno del pulsante ALTRO.

E’ possibile condividere un documento tramite un link, da inviare via mail, attraverso il pulsante Condividi Documento.

Si aprirà la maschera di creazione di una nuovo messaggio con un testo predefinito e con il link per accedere al file. Il link ha validità 5 giorni e poi sarà disattivato. Qualsiasi vostro contatto che non dispone di un’utenza vtenext, potrà quindi accedere al documento.

5.6.2 Creazione nuovo documento da related list

Aprendo la related DOCUMENTI all’interno di un’entità il crm presenta la possibilità di caricare per trascinamento uno o più files. Il sistema presenta una popup che permette di scegliere la modalità di upload tra singoli o file unico in formato .zip. Lo step successivo permette all’utente la modifica del titolo del documento, la scelta della cartella di destinazione e una descrizione facoltativa.

Due checkbox permettono di selezionare se il documento è attivo e visibile su Portale Clienti.

Scarica tutti gli Allegati

Dalla versione 22.05.1, nelle related Documenti presenti nelle anagrafiche crm, è stato aggiunto un bottone per scaricare tutti i documenti relazionati in un'unica soluzione zip (file compresso).

5.7 Note

Le Note si presentano sia all’interno delle schede di vtenext, posizionate in basso a sinistra (disponibili nella gran parte dei moduli), sia come pannello di gestione generale, raggiungibile dall’icona nella barra azzurro chiaro.

Nella scheda in cui ci si trova è possibile:

• Prendere una nota temporanea che risulterà già collegata alla scheda;
• Sfogliare note precedenti/ successive (sempre relative a quella scheda);
• Convertire la nota in un oggetto evoluto del CRM (per esempio, se da una nota su un cliente scaturisce un’opportunità, è possibile convertirla senza dover imputare di nuovo le stesse informazioni).

Tali note posso essere visualizzate con due modalità, ovvero Lista o Slider.

La visibilità delle Note all’interno delle schede è regolata dall’Accesso Condiviso:

• Privata (note visibili al solo autore);
• Pubblica (visibili in sola lettura a coloro che possono accedere alla scheda).

Attenzione! Il contenuto della nota non è filtrabile attraverso la funzione Filtro del modulo, né visualizzabile come colonna nella vista a lista, né rintracciabile tramite la ricerca globale. Si tratta di uno strumento personale e autonomo rispetto ai dati inseriti in scheda.

Dalla videata generale delle Note è possibile fare altre azioni:

• Navigare tra tutte le note generate dall’utente all'interno del crm;
• Fare ricerche;
• Scrivere note non collegate a nessun oggetto in particolare. Le note rimarranno private, ovvero non visibili dagli altri utenti.