12 Gestione progetti e commesse

12 Gestione progetti e commesse

La gestione dei progetti in vtenext si organizza su cinque moduli:

12.1 Commesse

Dalla versione 20.04, è disponibile il nuovo modulo delle Commesse, che fa da collettore alle Pianificazioni. In questo modo sarà possibile avere più Pianificazioni collegate ad una sola Commessa.

12.1 [1].pngDettaglio Commessa

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Dettaglio Pianificazione con Commessa collegata

N.B.: è possibile relazionare una Commessa esistente dalla Pianificazione, ma non è possibile scegliere una Pianificazione esistente dalla Commessa.

12.2 Pianificazioni

Per creare una nuova pianificazione accedere al modulo e premere il pulsante

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Campi rilevanti:

Collegato a

Collegamento all’anagrafica cliente (Aziende/Contatti) presente in vtenext, se il progetto ha a che vedere con il cliente. Se si tratta di un progetto interno, può essere lasciato vuoto

Tipo

Personalizzabile a seconda dei tipi di progetti in uso presso la vostra azienda

 

Progresso

Valore percentuale di avanzamento del progetto

 

Stato

Importante per conoscere lo stato dell’arte del progetto

 

All’interno del tab “Grafico Pianificazione” potete visualizzare un grafico Gantt del progetto (si veda più sotto, quando collegheremo Operazioni e Scadenze).

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12.3 Operazioni

Le operazioni consistono nelle fasi interne alla pianificazione che, una volta completate, portano alla conclusione del progetto.

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L’utente assegnatario dell’operazione, attraverso i campi Progresso e Ore impiegate, potrà aggiornare lo stato di avanzamento dell’attività.

La rendicontazione permetterà di fornire una visione generale dello stato di avanzamento della pianificazione, sia attraverso la lista delle operazioni, sia attraverso la visualizzazione del diagramma di Gantt. Il colore delle barre Operazioni nel grafico corrisponde ai colori scelti per il campo "Priorità" (menu a tendina), gestiti direttamente da Impostazioni>Colorazione Vista per Lista.

All’interno della barra colorata, un’ulteriore barra di colore più scuro mostra lo stato di avanzamento (basato sul campo Progresso).

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Dettaglio Progresso

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Esempio di Grafico Pianificazione con più Operazioni

 

Dalla versione 20.04 è disponibile all'interno delle operazioni il nuovo blocco di campi "Informazioni Budget" per frazionare l'erogazione dei servizi tra Progetto, Pacchetto o Consuntivo.

Tramite il sistema di tracciamento delle attività le ore saranno scalate automaticamente anche nel blocco legato al budget dell'operazione.

Configurazioni possibili:

Progetto

All'interno di un operazione a progetto, vtenext conteggia le ore previste sulla base del Prezzo di Vendita del Prodotto/Servizio venduto, dividendolo per il Prezzo a giornata indicato nell'anagrafica Azienda. La valorizzazione automatica delle Ore Usate, Budget Usato e Budget Residuo avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione. 

Pacchetto

 

L'operazione a pacchetto permette di imputare un totale di ore vendute per il Prodotto/Servizio all'interno del campo Ore Pacchetto.
Lo scalo automatico delle Ore da Usate e Ore Residue avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione.

Consuntivo

 

L'operazione a consuntivo conteggia le Ore Usate e il Budget Usato sulla base delle attività o ticket relazionati. La valorizzazione automatica delle Ore da Fatturare, che subirà variazioni sulla base delle ore che l'utente inserirà manualmente in Ore Fatturate, avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione. 

All’interno del nuovo blocco "Informazioni Budget" è infatti presente un automatismo che associato ad un tipo di configurazione (progetto, pacchetto ed consuntivo) scala/ aggiunge ore all’interno dei campi dedicati all’interno della nuova sezione. Condizione necessaria per abilitare l’automatismo, come sopra descritto, è quella di creare un evento associato all’operazione o al ticket collegato all’operazione nei seguenti modi:

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Dettaglio campo Prezzo a Giornata nel modulo Aziende

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Dettaglio Operazione con Budget a Progetto

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Dettaglio Operazione con Budget a Pacchetto

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Dettaglio Operazione con Budget a Consuntivo

N.B.: Al variare della tipologia di Erogazione Servizio, vtenext non ricalcola le ore utilizzate precedentemente.

12.4 Scadenze e Grafico Pianificazione

Le Scadenze rappresentano punti di chiusura di step della pianificazione. Nel grafico essa è rappresentata da un punto in corrispondenza del giorno indicato.

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E' inoltre possibile colorare in modo differente le barre del grafico, agendo da IMPOSTAZIONI > COLORAZIONE VISTA PER LISTA.

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Selezionando il modulo delle Operazioni, e cambiando il colore collegato al valore presente nel menù a tendina TIPO, è possibile ottenere un risultato come segue:

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12.5 Ticket (utilizzo trasversale del modulo Assistenza Clienti)

Un ulteriore livello di profondità, sotto Operazioni, è costituito dai ticket.

Per utilizzare i ticket come attività di progetto è bene categorizzarli in modo da distinguerli dai ticket legati all’assistenza (basta sfruttare il campo Categoria).

Attenzione: i ticket relazionati alla pianificazione non sono visualizzabili nel grafico Gantt.

Un esempio d’uso:

Pianifico al cliente MARIO ROSSI un progetto relativo alla Caldaia “Marca – Modello X”. Per l’installazione e il collaudo della caldaia, dovrò svolgere delle attività che dovranno essere conteggiate in un pacchetto assistenza venduto insieme al prodotto. Le attività saranno inserite all’interno dei due ticket, collegati all’Operazione e Pianificazione specifiche della Caldaia di Mario Rossi.

Saranno inoltre relazionati al servizio a contratto del pacchetto assistenza (a sua volta legato a un ordine del cliente), per scalare le ore effettive legate alle attività/ticket.

Oltre alla creazione manuale del ticket per un’attività pianificata, come spiegato in precedenza nel manuale, avete la possibilità di sfruttare il tracciamento delle attività giornaliere o straordinarie, automatizzando ulteriormente il processo. Per esempio: il cliente vi manda un’email con le richieste da valutare, decidete di lavorarci subito nell’ambito del progetto, premete il tasto Play del tracciamento così che il sistema inizia a conteggiare, per poi creare un ticket al termine.