15 Altre funzioni

• 15.1 RSS
• 15.2 I miei Siti
• 15.3 Licenza e numero utenti
• 15.4 Sincronizzazioni
• 15.5 Cestino
• 15.6 Notifiche Push
• 15.7 Sincronizzazione con Zapier
• 15.8 Modulo Collaboratori
• 15.9 Klondike Co-Pilot (il tuo assistente personale)
• 15.10 Applicazioni esterne

15.1 RSS

Tramite i collegamenti a RSS Feed disponibili su web o creati appositamente dall’azienda, è possibile fornire aggiornamenti costanti e in tempo reale a tutti gli utenti di vtenext. vtenext ha la possibilità di scegliere da una lista di RSS feed disponibili per gli utenti e visualizzare sul display ogni articolo disponibile.

Ogni RSS feed ha un unico indirizzo simile all’URL web che va cercato su Internet. Per vedere un feed RSS dovete inserire quest’indirizzo in vtenext.

15.2 I miei Siti

Questa area permette di visualizzare i siti web di interesse direttamente su vtenext. Il sistema è molto utile anche per collegarsi al tracking di spedizioni o comunicare con fornitori che si basano sul web.

15.3 Licenza e numero utenti

In tutte le pagine di vtenext, in basso a destra, si trova il Copyright e la Licenza, cliccando la quale, si accede ad una popup contenente tutti i termini d'uso di una licenza Business del programma.

Dalla versione 19.10, e solamente per le installazioni On-Site, è possibile vedere quanti utenti sono disponibili per quella determinata licenza e quanti di questi sono stati attivati.

Nella medesima popup, è anche disponibile la data di scadenza della licenza installata.

Licenza dal Cloud

Licenza On-Site

 

15.4 Sincronizzazioni

Dalle impostazioni di vtenext, è possibile accedere alla funzione di sincronizzazione del crm con altre applicazioni. Le piattaforme sincronizzabili disponibili sono le seguenti:

• VTENEXT

• Hubspot

• Jira
• Magento
• PrestaShop
• Salesforce
• Shopify
• SuiteCRM
• vtiger
• WooCommerce
• Zapier
• ZenDesk

I moduli sincronizzabili sono diversi ed in base alla piattaforma che viene scelta. Di seguito uno schema che riassume quali moduli si possono sincronizzare. Tra parentesi vengono specificate le versioni supportate.

VTENEXT	Assistenza Clienti Aziende Contatti FAQ Fornitori Installazioni Leads Operazioni Opportunità Pianificazioni Prodotti Servizi TicketComments Utenti N.B. Questa funzione è indispensabile quando si vogliono collegare tra loro due installazione di vtenext, per esempio per sincronizzare l'ambiente di TEST con l'ambiente di PRODUZIONE. Attenzione: la password di autenticazione del vte per la sincronizzazione con l'altro vte, va definita con la sua accesskey e NON con la password impostata per l'accesso utente
Hubspot (solo versione cloud)	Assistenza Clienti Aziende Contatti Opportunità Target Utenti *le eliminazioni dei record da Hubspot verso vtenext non sono contemplate   N.B. Quando si crea l'app all'interno di Hubspot seguendo le istruzioni nel link alla pagina presente in vtenext (https://legacydocs.hubspot.com/docs/faq/how-d...p-in-hubspot) vanno aggiunti gli "scopes". Il crm indica di inserire i seguenti "scopes": ATTENZIONE: è fondamentale selezionare esattamente quelli indicati, pena il non funzionamento della sincronizzazione!
Salesforce	N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.api_rest.meta/api_rest/intro_defining_remote_access_applications.htm Assistenza Clienti Commenti Ticket Allegati Ticket Email Aziende Campagne Contatti PotentialsContacts Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Utenti *non vengono importate le immagini
SuiteCRM (solo versione onsite)	Assistenza Clienti Aziende Campagne Contatti Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Utenti *non vengono importate le immagini
Jira (solo versione cloud)	N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://support.atlassian.com/atlassian-account/docs/manage-api-tokens-for-your-atlassian-account/ Assistenza Clienti Operazioni Pianificazioni Ticket Comments Utenti
vtiger (solo versione cloud)	Assistenza Clienti Aziende Contatti Fornitori Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Servizi Utenti *non vengono importate le immagini
Magento (solo versione onsite 2.4.0)	N.B. prima di proseguire con la configurazione per Magento, è necessario creare una API KEY in magentourl/admin/integration/index/key/ Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes
Prestashop (solo versione onsite 1.7.6.7)	N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://devdocs.prestashop.com/1.7/webservice/tutorials/creating-access/ Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes *non vengono importate le immagini
Shopify (solo versione cloud 2019-20)	Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili *non vengono importate le immagini ATTENZIONE: per sincronizzare i prodotti di Shopify è necessario impostare nella configurazione anche il modulo Prodotti Configurabili.
WooCommerce (solo versione onsite 4.4.0)	N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://woocommerce.github.io/woocommerce-rest-api-docs/#rest-api-keys Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes *non vengono importate le immagini
Zapier	N.B.: per configurare correttamente il connettore Zapier, è necessario leggere attentamente il MANUALE ZAPIER presente nel Capitolo 15.7
Zendesk	N.B.: è necessario generare una API KEY dal seguente link https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/4408889192858-Generating-a-new-API-token Assistenza Clienti Aziende Commenti Ticket Allegati Ticket Utenti

Quando si accede alla schermata di configurazione da IMPOSTAZIONI > BUSINESS PROCESS MANAGER > SINCRONIZZAZIONI, è possibile configurare tramite pochi e semplici passi, la sincronizzazione da effettuare e verso quale sistema. La schermata è esattamente come quella che si vede nell'immagine sottostante.

Dettaglio della schermata di configurazione delle sincronizzazioni

Configurazione

1. Come prima cosa è necessario scegliere il Sistema esterno dal menu a tendina disponibile
2. Indicare l'Indirizzo dell'istanza alla quale si desidera collegarsi (ove richiesto)
3. Scegliere dunque, tra i Moduli da sincronizzare quelli desiderati e portali nella colonna Moduli selezionati agendo con la freccia rivolta verso destra
4. Eseguendo l'operazione del passo 3, si aprirà una popup che permetterà di selezionare il metodo di sincronizzazione per ciascuno dei moduli selezionati (vedere l'esempio nell'immagine sottostante)
   
   
   Dettaglio della configurazione di sincronizzazione del modulo Assistenza Clienti selezionato al punto 3
5. Inserire i dati di autenticazione, dichiarando il Tipo di meccanismo di autenticazione, il Nome utente e la Password per collegarsi. Cliccando sull'icona è possibile avere ulteriori informazioni per recuperare i dati da inserire nel nome utente e password che differiscono per ogni piattaforma sincronizzabile.

N.B.: la sincronizzazione avviene secondo l'intervallo impostato per i cron, che di default è ogni minuto, ma può subire variazioni che dipendono dal numero di sincronizzazioni impostate, altri processi cron e carico della macchina.

15.5 Cestino

Il crm dispone di un modulo Cestino, che permette di recuperare tutte le entità eliminate da qualsiasi modulo. Usando la ricerca presente in basso a sinistra, digitare "Cestino" e cliccare sulla medesima voce per visualizzarlo.

Dettaglio del Cestino

Come si ripristina un record eliminato?

Come prima cosa, in alto a destra, selezionare dal menu a tendina il modulo nel quale è necessario recuperare il dato (es. Aziende oppure Assistenza Clienti).

Dettaglio selezione modulo da cui recuperare i dati

Una volta selezionato il modulo, comparirà la lista degli elementi che sono stati eliminati in precedenza. Da qui si può filtrare tra i campi proposti ricercando gli elementi eliminati.

Dopo la selezionate degli elementi l'utente ha una serie di possibilità:

1. Selezionando manualmente più entità, è possibile ripristinarle cliccando sull'apposito tasto in alto a sinistra RIPRISTINA
2. E' possibile ripristinare la singola entità, cliccando sul link "Bidoncino" contestuale al record interessato
3. Cliccando su SELEZIONA TUTTO in alto a sinistra, è possibile selezionare tutti i record presenti nel Cestino per quel modulo specifico. Cliccando poi sul pulsante RIPRISTINA, detti record verranno rimessi nel loro modulo originale
4. Cliccando infine su SVUOTA CESTINO, verranno ELIMINATI TUTTI I RECORD DI TUTTI I MODULI !

 

15.6 Notifiche Push

Appena installata o aggiornata la versione alla 23.08, nell'area notifiche del crm, si trova il seguente avviso:

Con questo aggiornamento è possibile inviare le notifiche push ai dispositivi che utilizzano l'app Wilson. Ogni utente potrà selezionare gli eventi da abilitare sul proprio dispositivo. Se vuoi fornire questa funzionalità ai tuoi utenti clicca qui per abilitare il servizio.

Non appena si clicca sul link, si viene indirizzati nell'area delle IMPOSTAZIONI > ALTRE IMPOSTAZIONI > NOTIFICHE PUSH.

Pagine delle Notifiche Push presente nelle Impostazioni di vtenext

Da questa pagina, sarà possibile attivare le notifiche per tutti gli utenti crm, cliccando direttamente sul pulsante ATTIVA presente sulla destra dello schermo.

Una volta fatto, nell'area SERVIZI DISPONBILI, la dicitura dello STATO passerà da NON AUTENTICATO ad AUTENTICATO. Più in basso troviamo un altro blocco denominato DISPOSITIVI MOBILI, nel quale troveremo la lista di tutti i dispositivi degli utenti che hanno scelto di attivare le notifiche push di vtenext dall'app Wilson (ma lo vediamo tra poco).

Quindi una volta attivate le notifiche push, sarà necessario accedere all'app Wilson e procedere come segue:

Per prima cosa, Wilson chiederà di ABILITARE le notifiche push, sarà sufficiente agire sul pulsante ABILITA per attivarle. Se verrà scelto di abilitarle "più tardi", sarà possibile farlo sempre dalle impostazioni dell'app.

Cliccando su ABILITA, l'app Wilson ci farà vedere questa schermata, con possibilità di scegliere quali notifiche abilitare. Più precisamente è possibile abilitare le notifiche per:

2FA	permette di ricevere notifiche per l'autenticazione a due fattori
Conversazioni	abilita la ricezione delle notifiche per il modulo delle Conversazioni. ATTENZIONE: non verrà inviata una notifica ogni volta che una nuova conversazione viene ricevuta, ma vengono raggruppate
Messaggi	abilita la ricezione delle notifiche per il modulo dei Messaggi. ATTENZIONE: non verrà inviata una notifica alla ricezione di ogni nuova email, ma vengono raggruppate
Task di Processo	permette di ricevere notifiche per i task di processo che coinvolgono l'utente loggato
Promemoria Eventi	abilita la ricezione delle notifiche per Eventi imminenti
Promemoria Compiti	abilita la ricezione delle notifiche per Compiti imminenti
Notifiche Generali CRM	abilita tutte le notifiche generiche del crm (di default questa opzione è disattivata dato il numero elevato di notifiche push che potrebbe generare)

E' inoltre possibile configurare QUANDO RICEVERE LE NOTIFICHE, le opzioni sono:

Orario Personalizzato	permette di ricevere notifiche in fascia di giorni e ore scelte dall'utente, per esempio si può settare di riceve notifiche dal Lunedì al Venerdì, nella fascia oraria che va dalle 8:00 alle 19:00
Sempre	permette di ricevere sempre le notifiche dell'app, in qualsiasi orario e giorno della settimana

Ecco come si presenta la schermata per la scelta dell'orario e dei giorni personalizzati per la ricezione delle notifiche dell'app Wilson.

E' possibile infine attivare o disattivare la verifica da parte dell'app, dell'utilizzo contemporaneo. Questa funzione permette di far verificare a vtenext, se l'utente sta utilizzando l'app contemporaneamente al client web. E' possibile quindi settare un tempo di inattività, così se l'utente sta usando il client web e si allontana dalla sua postazione per tot minuti, determinati appunto dal tempo di inattività, comincerà a ricevere notifiche sul dispositivo mobile. Se invece si continua ad usare il client web con questa opzione attiva, le notifiche push smettono di arrivare sul dispositivo mobile.

Ed ecco come si presenta l'interfaccia di selezione del tempo di inattività, le opzioni disponibili, determinate in minuti, sono: 5, 10, 15, 30, 60.

 

15.7 Sincronizzazione con Zapier

Zapier è un prodotto che consente agli utenti finali di integrare le applicazioni Web ed automatizzare i flussi di lavoro. Permette di connettere diverse applicazioni web tra loro attraverso gli “ZAP”, che possono essere personalizzati a seconda delle esigenze dell'utente. Zapier funziona quindi come un ponte tra diverse applicazioni, consentendo di automatizzare i processi aziendali e di risparmiare tempo prezioso.

Questa pagina spiega come configurare l'integrazione con vtenext all'interno di Zapier e successivamente mostra 2 esempi di utilizzo.

Come creare un'integrazione con vtenext in Zapier

1. Come prima cosa è necessario andare su https://developer.zapier.com/ effettuare l'accesso con le proprie credenziali Zapier, e cliccare su "Start a Zapier Integration"

2. E' poi necessario compilare tutti i campi che la schermata di Zapier ci chiede.

Esempio:

Name: vtenext
Description: Integra vtenext con Zapier
Audience: Private
Role: I have no affiliation with...
Category: CRM

3. Dopo un messaggio di salvataggio eseguito e creazione avvenuta con successo, sarà possibile configurare il tipo di Autenticazione

Dovrà essere selezionato BASIC AUTH e conseguentemente clicchiamo su SAVE

STEP 1: lasciare vuoto e cliccare su CONTINUE

STEP 2: inserire nel test, il metodo post e configurare l'url la seguente stringa https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/listtypes (dove VTE-URL è l'indirizzo assoluto della vostra installazione vtenext)

STEP 3: è giunto il momento di testare l'autenticazione, cliccando sul bottone azzurro "Sign In" e cliccando infine su SAVE & FINISH.

ATTENZIONE: la password da usare è l'accesskey dell'utente vtenext, che trovate nelle preferenze dell'utente stesso.

4. Creazione di un trigger

Questo passaggio è opzionale, è necessario solamente se si vogliono scatenare azioni lato Zapier quando in vtenext si verifica una qualche condizione (ad esempio alla creazione di un Lead o da qualsiasi altra condizione scatenata da un processo).

Aggiungiamo quindi un trigger come segue:

Cliccando sul pulsante CREATE A TRIGGER, verrà presentata una schermata con alcuni campi da compilare. Tali campi andranno gestiti in base a ciò che si vuole ottenere dal trigger stesso (nell'esempio si tratta di intercettare la creazione di un nuovo Lead).

Una volta compilati tutti i campi, cliccare su SAVE & CONTINUE in fondo alla pagina sulla destra.
Subito dopo comparirà la seguente pagina, dove sarà necessario cliccare su API CONFIGURATION per creare un web hook.

Allo STEP 1 vanno scelti i seguenti parametri:

SUBSCRIBE

• REST Hook (è sufficiente selezionarlo)
• POST (si seleziona dal menu a tendina la voce POST e poi si scrive il web hook seguente, sostituendo VTE-URL con il corretto indirizzo del proprio crm)

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.subscribe
{"module":"Leads","hookUrl":"{{bundle.targetUrl}}","zapid":"{{bundle.meta.zap.id}}"}

In questo codice, è possibile sostituire Leads con il modulo che si desidera configurare.

Continuando la configurazione, scrollando in basso la pagina, troviamo l'opzione UNSUBSCRIBE, che dovrà essere configurata col seguente codice

https://labs2.vtecrm.net:8443/restapi/v1/vtews/zapier.unsubscribe
{{bundle.subscribeData.id}}

Continuando sul parametro PERFORM LIST, si dovrà configurare il seguente codice

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.perform_list
Leads

Infine su PAGINATION non c'è nulla da configurare e si clicca su SAVE API Request & Continue.

Allo STEP 2 della configurazione del Trigger, non va configurato nulla.

Allo STEP 3 della configurazione del Trigger, è necessario lasciare vuoto il campo presente in quel blocco.

5. Creazione di azioni

Anche in questo caso, questo passaggio è opzionale, serve solamente se si vogliono scatenare azioni lato vtenext quando Zapier verifica le condizioni impostate. Le azioni eseguibili in vtenext sono: ricerca di un record, creazione, modifica o cancellazione.

E' possibile inoltre creare solamente le azioni necessarie alla propria integrazione.

I. Azione Ricerca

Sulla colonna di sinistra, va cliccata la voce ACTIONS e subito dopo sul bottone ADD ACTION presente invece sulla destra.

Si aprirà la seguente schermata che andrà compilata come mostrato

Finito di compilare i campi come mostrato nella precedente immagine, sarà possibile cliccare su SAVE AND CONTINUE. In questo modo si potrà passare alla TAB successiva per configurare l'INPUT DESIGNER.

In questa schermata, si dovrà cliccare su ADD e scegliere INPUT FIELD e comparirà la schermata di configurazione successiva

Inserire le variabili indicate negli appositi campi e cliccare dunque sul pulsante SAVE e si passa alla TAB di API CONFIGURATION

In questa schermata dovranno essere inserite le variabili come mostrato, chiaramente al posto di VTE-URL andrà inserito l'indirizzo completo della vostra installazione vtenext. Infine cliccare su SAVE API REQUEST & CONTINUE.

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.search
SELECT id FROM Leads WHERE email='{{bundle.inputData.email}}';

Nello STEP 2, fase TEST di questa pagina, andrà inserito un indirizzo email per effettuare alcuni test di connessione (l'indirizzo dovrà essere valido ed esistente).

Alla TAB OUTPUT invece, è necessario:

1. utilizzare la risposta dai dati del test
2. generare definizioni dei campi di output
3. impostare il tipo appropriato per i campi

Infine cliccare su SAVE OUTPUT & FINISH in basso a destra.

II. Azione Crea

Cliccare sempre ADD ACTION per creare una nuova azione e compilare la prima schermata come segue:

Cliccare SAVE AND CONTINUE e passare alla TAB successiva per configurare l'INPUT DESIGNER, in cui va aggiunto un nuovo INPUT FIELD configurato come segue:

Cliccare su SAVE e passare al tab API Configuration e configurare i parametri nello STEP 1 nel seguente modo:

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.create

module = Leads
data = {{bundle.inputData.dataField}}

Ovviamente VTE-URL va sostituito con l'indirizzo completo della vostra installazione vtenext, mentre il termine "Leads" può essere sostituito con un altro modulo, se si desidera creare una entità diversa in vtenext (ad esempio Contacts o Accounts). Infine cliccare su SAVE API REQUEST & CONTINUE.

Nello STEP 2, per effettuare un test di creazione lead scegliere "Raw" e sostituire il codice presente con il seguente:

{
  "inputData": {
    "dataField": {
      "firstname":"Test lead",
      "lastname":"Zapier",
      "phone":"123456789",
      "company":"Test Company Zapier"
    }
  },
  "authData": {},
  "environment": {},
  "subscribeData": {},
  "cleanedRequest": {
    "url": "https://example.com/hook-request-origin",
    "method": "POST",
    "body": {},
    "headers": {
      "Content-Type": "application/json"
    }
  }
}

e cliccare su Test Your Request, che dovrebbe dare esito positivo e un Lead con nome "Test Lead" e cognome "Zapier" dovrebbe essersi creato nella vostra installazione vtenext. Cliccare Finish Testing & Continue.

Nello STEP 3 cliccare su Use Response from Test Data e poi Generate Output Field Definitions per mappare automaticamente i campi restituiti. Cliccare infine su Save Output & Finish.

III. Azione Aggiorna

Cliccare sempre ADD ACTION per creare una nuova azione e compilare la prima schermata come segue:

Nella schermata di INPUT DESIGNER creare 2 campi di tipo Input Field, con le seguenti caratteristiche:

1. Key = id, Label = ID, Type = String, Required = yes
2. Key = dataField, Label = dataField, Type = Dictionary, Required = no

Una volta creati avremo quindi i seguenti campi:

Passare quindi al tab API Configuration e configurare i parametri nello STEP 1 nel seguente modo:

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.update

id = {{bundle.inputData.id}}
data = {{bundle.inputData.dataField}}

Sostituendo VTE-URL con l'indirizzo completo della vostra installazione vtenext. Infine cliccare su SAVE API REQUEST & CONTINUE.

Nello STEP 2, per effettuare un test di modifica lead scegliere "Raw" e sostituire il codice presente con il seguente:

{
  "inputData": {
    "id": "2x53",
    "dataField": {
      "phone":"556677"
    }
  },
  "authData": {},
  "environment": {},
  "subscribeData": {},
  "cleanedRequest": {
    "url": "https://example.com/hook-request-origin",
    "method": "POST",
    "body": {},
    "headers": {
      "Content-Type": "application/json"
    }
  }
}

e sostituendo il "53" a riga 3 con l'ID di un lead presente in vtenext:

Cliccando su Test Your Request dovreste ottenere un risultato come il seguente:

Infine nello STEP 3 cliccare sempre su Use Response from Test Data e poi Generate Output Field Definitions per mappare automaticamente i campi restituiti. Cliccare infine su Save Output & Finish.

IV. Azione Elimina

Cliccare sempre ADD ACTION per creare una nuova azione e compilare la prima schermata come segue:

Nella schermata di INPUT DESIGNER creare un campo di tipo Input Field, con le seguenti caratteristiche:

Passare quindi al tab API Configuration e configurare i parametri nello STEP 1 nel seguente modo:

https://VTE-URL/restapi/v1/vtews/zapier.delete

id = {{bundle.inputData.id}}

Sostituendo VTE-URL con l'indirizzo completo della vostra installazione vtenext. Infine cliccare su SAVE API REQUEST & CONTINUE.

Nello STEP 2 inserire come valore di test l'ID del Lead che si vuole eliminare in formato webservice, quindi del tipo "2xCRMID", ad esempio:

In questa azione non è necessario configurare lo STEP 3 relativo all'output.

Congratulazioni! La creazione dell'integrazione è completa.

Si può ora passare a configurare degli specifici ZAP per compiere le azioni che si desiderano.

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Come creare degli ZAP di esempio

Esempio 1 - Trigger da vtenext e azione in Zapier

in questo esempio proviamo ad inviare un'email alla creazione di un lead in vtenext:

1. Andare su https://zapier.com/app/dashboard
2. Cliccare su Create
3. Trigger: vtenext, event = new lead, account = utilizzare un account valido
4. Effettuare un test, si dovrebbe ottenere un Lead, cliccare su Continue with selected record
5. Aggiungere una azione, ad esempio Email by Zapier -> Send Outbound Email
6. In questa azione configurare i campi ad esempio:
   • To: indirizzo email a cui inviare l'email
   • Subject: Lead Creato + variabili o campi che si desiderano aggiungere
   • Body: Testo dell'email con eventuali variabili

Cliccare su Continue e verificare di aver ricevuto l'email. Cliccare infine su PUBLISH e verificare che lo Zap sia attivo.

Ora, per scatenare il trigger da vtenext è necessario creare un processo al cui interno ci sarà l'azione che invia il record a Zapier.

Nel caso più semplice, il processo può avere questo flusso:

E una delle azioni sarà di tipo "Chiama Web service esterno", e va usato il webservice che si è creato in automatico, e configurato come segue:

Nel campo Corpo grezzo va indicata la seguente stringa:

$sdk:vte_json_record($1-crmid)

dove $1-crmid è il record gestito dal processo da inviare a Zapier

oppure

$sdk:vte_json_field_string($1-crmid, firstname, lastname, phone, ...) 

Per mandare solo alcuni campi, potete scegliere quelli che più vi interessano.

Una volta attivato il processo, quando l'azione di invio a Zapier viene eseguita, Zapier riceverà il record e su di esso eseguirà l'azione che è stata configurata nello Zap.

ATTENZIONE: se viene disattivato lo zap e ricreato, va modificato il processo per usare il nuovo ws

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Esempio 2 - Trigger da Zapier e azione in vtenext

In questo esempio proveremo a creare un lead in vtenext, quando un'email viene mandata ad un indirizzo di Zapier:

1. Andare su https://zapier.com/app/dashboard
2. Cliccare su Create
3. Trigger: Email by Zapier ->New Inbound Email
4. Configurare un prefisso per la casella di posta, ad esempio: testvte.trkbqw@zapiermail.com
5. Inviare una email a quell'indirizzo e verificare che Zapier la riceva
6. Creare una azione: Vtenext -> Create Lead
7. Usare l'account opportuno e configurare i campi da inviare a vtenext, ricordandosi di mappare tutti i campi obbligatori, ad esempio:
   
8. Fare un test per verificare che il lead venga creato correttamente in vtenext.

Cliccare infine su PUBLISH.

A questo punto, inviando delle email a quell'indirizzo di Zapier configurato, si creano lead in vtenext.

Questi sono solamente alcuni esempi che l'integrazione con Zapier può fare, potete provare e collegare trigger e azioni nel modo che volete! Si pensi solamente che, utilizzando i flussi di Zapier, è possibile creare processi complessi, come cercare un record in vtenext e in quel caso aggiornarlo estraendo parti di testo dal corpo dell'email. Ma è solo un esempio che vi fa capire la potenza dello strumento.

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Nomi dei campi in vtenext

Nel corso di questa guida sono stati usati i nomi interni dei campi di vtenext. Questi nomi non sono normalmente visibili da interfaccia, perciò è stata predisposta una pagina in cui possono essere visualizzati, per poterli inserire nelle integrazioni.

Per visualizzarli, andare in Impostazioni -> Webservice REST e cliccare su Mostra:

Si aprirà un popup che mostra gli id dei moduli e i nomi dei campi:

15.8 Modulo Collaboratori

Il modulo collaboratori permette di registrare i propri dipendenti o co-workers sia interni che esterni all’interno di vtenext. Ogni volta che un nuovo utente viene creato, una nuova anagrafica di tipo collaboratore viene automaticamente generata.

Il modulo può essere gestito come tutti gli altri, modificando le voci di picklist “tipo collaborazione” oppure aggiungendo nuovi campi a piacere.

I campi di default Nome e Cognome e tutti quelli presenti nella related “Informazioni utente”, non sono modificabili dal modulo, ma solamente dalle “Preferenze utente”. Ogni qual volta vengono fatte delle modifiche dalle preferenze utente, queste si rispecchiano all’interno del modulo Collaboratori.

L’anagrafica collaboratore, può essere collegata ad una delle quattro anagrafiche presenti in vtenext, ovvero Lead, Azienda, Contatto o Fornitore.

Un esempio pratico per l’uso di questo modulo, potrebbe essere quello di inserire la valutazione personale per ogni collaboratore in un campo visibile solo all’Ufficio delle Risorse Umane (profilo dedicato).

15.9 Klondike Co-Pilot (il tuo assistente personale)

(Questo plugin è venduto separatamente)

Klondike Co-Pilot è una soluzione avanzata che potenzia le capacità del CRM vtenext, offrendo supporto automatizzato e assistito per la gestione dei processi aziendali e delle interazioni con i clienti. Questa integrazione mira a migliorare l'efficienza operativa, ridurre gli errori umani e ottimizzare il flusso di lavoro attraverso l'automazione intelligente e l'assistenza proattiva.

Caratteristiche principali

1. Assistenza proattiva: Fornisce suggerimenti in tempo reale durante l'esecuzione di task complessi, aiutando l'utente a prendere decisioni rapide e informate.

2. Intelligenza artificiale: Utilizza l'AI per analizzare i dati e le necessità dei clienti, ottimizzando le risposte alle loro richieste.

3. Integrazione fluida: Si integra perfettamente con vtenext ed i suoi moduli principali, garantendo un flusso di lavoro senza interruzioni e la sincronizzazione di tutte le informazioni sui clienti condivise con tutti gli utenti.

Dove troviamo Klondike Co-Pilot

• Assistenza Clienti: è possibile richiedere un riassunto all'interno di un ticket, nel momento in cui siamo di fronte ad un importante quantitativo di informazioni rappresentati dalla stessa DESCRIZIONE del ticket, dai COMMENTI ed infine dalle NOTE. Abbiamo dunque la necessità che Klondike ci aiuti a comprendere il problema riassumendo tutto il contenuto interessato (con possibilità di aggiornare il riassunto richiesto nel momento in cui siano presenti nuovi dettagli,  commenti o note nel ticket stesso);
  
  

  
  
  

  
  
• Modulo Messaggi: si può richiedere di riassumere il testo di un'email o una serie di thread presenti nella stessa email in modo da facilitarne la comprensione qualora fossimo in presenza di un testo lungo oppure di una corposa serie di risposte. Funzione molto comoda quando coinvolgiamo attraverso le conversazioni, un altro utente e quest'ultimo deve capire il senso di tutto lo scambio di email avvenuto.
  
  

  

  
  

  
  
  Inoltre è possibile usare Klondike Co-Pilot per aiutare l'utente a rispondere alle email, riformulando il contenuto dell'email, costruendo una vera e propria risposta coerente con le caratteristiche "caratteriali" scelte.
  
  

  
  
  Nella popup di compilazione email, in basso a destra si trovano due icone, un INGRANAGGIO ed un ROBOTTINO. Cliccando sull'ingranaggio, si aprirà la schermata di scelta del "Tono di voce".
  
  

  
  Una volta effettuata la selezione e cliccato su SALVA IMPOSTAZIONI, sarà possibile far agire Klondike Co-Pilot. Per farlo sarà sufficiente selezionare il testo (o la porzione di testo) che si vorrà riformulare (avendolo preventivamente scritto) e cliccare infine sull'icona del robottino.

  Questo aprirà una popup che farà visualizzare il lavoro di traslitterazione e reinterpretazione fatto da Klondike, come si può vedere di seguito:
  

  
  Cliccando infine sul pulsante APPLICA, il testo originale presente nel corpo dell'email, sarà sostituito con quello riscritto da Klondike Co-Pilot.
  
  

  

  
  
• Conversazioni: anche nel modulo delle Conversazioni, come per il modulo Messaggi, è possibile farci aiutare da Klondike per rispondere ai colleghi, scegliendo un Tono di voce, scrivendo quello che intendiamo comunicare ed infine lasciar fare al nostro assistente personale.
  
  

  

  Naturalmente anche le conversazioni hanno la funzionalità di elaborazione riassunto, che permette di semplificare la lettura agli utenti che incappano in conversazioni molto articolate o lunghe.
  
  

  
  
  

• Co-Pilot
  Sempre dalle Conversazioni, è possibile chiedere aiuto a Klondike Co-Pilot, in due modalità (richiamando l'utente Klondike, che comparirà nella lista degli utenti disponibili con cui conversare):
  1. interrogazione a carattere generale (stile ChatGPT)
  2. interrogazione da documento interno (per esempio un manuale online)
  
  

  
  
  

  

  
  Nel caso 1 è possibile fare domande di carattere generale, che sono o esulano il contesto e che ci servono per informazione personale o verso il cliente. In buona sostanza posso usare la conversazione come fosse ChatGPT, richiamando come utente Klondike.
  
  Nel caso 2 invece, è possibile interrogare Klondike, chiedendogli di cercare all'interno di alcuni documenti o manuali online, al quale è stato collegato. Per esempio il manuale che state leggendo, potrebbe essere collegato a Klondike in vte e quindi è possibile ricercare i capitoli o gli argomenti chiedendo direttamente con una conversazione.

Conclusione
Klondike Co-Pilot per vtenext rappresenta un passo avanti nella gestione automatizzata delle relazioni con i clienti e dei processi aziendali. Grazie alla sua capacità di automatizzare, analizzare e supportare in tempo reale, questo strumento rende vtenext ancora più potente e indispensabile per le aziende che puntano all'efficienza e all'eccellenza nel servizio clienti.

15.10 Applicazioni esterne

Questa funzione di vtenext, che si trova in Impostazioni > Applicazioni esterne, permette di configurare il crm come un Server per OAuth2 e quindi far collegare altre applicazioni direttamente a vtenext.

Schermata di configurazione per le Applicazioni esterne

Quindi come funziona esattamente? L'OAuth2 mette a disposizione dei flussi di autorizzazione che permettono alle applicazioni esterne, di accedere al crm tramite dei token ed inviare delle richieste in modo che il crm eroghi i dati richiesti e li invii all'applicazione richiedente. Vediamo una immagine esplicativa:

Questo flusso raffigurato, è denominato Client Credentials. Ci sono tre parti coinvolte:

1. Applicazione (per esempio un Gestionale)
2. Il Server di Autorizzazione (spesso equiparabile al punto 3)
3. Il Server che contiene di Dati (nel nostro caso vtenext)

In pratica, l'Applicazione (che potrebbe essere un Gestionale che deve leggere le Fatture su vtenext), chiede al Server di Autorizzazione una chiave di accesso (Cliend ID e Secret Key) per poter accedere al Server che contiene i Dati. Quindi nel nostro esempio, vtenext, genera la coppia di chiavi (Cliend ID e Secret Key) e le passa all'applicazione la quale le usa per richiedere l'accesso al Server di Autorizzazione (che è sempre vtenext), il quale fornirà all'Applicazione stessa un Token, che permetterà di leggere direttamente le Fatture sul crm.

Il vantaggio è che l'access Token ha una durata limitata, è revocabile lato server e quindi è possibile consentire l'accesso alle app in maniera controllata e, soprattutto, non vengono divulgate o condivise password di sistema. Naturalmente allo scadere del Token, sarà necessario crearne uno di nuovo ripetendo la procedura sopra menzionata.

Il secondo tipo di flusso, è denominato OAuth2 Authorization Code. Questo flusso coinvolge un elemento in più, che identificheremo come Utente.

Nell'esempio, diremo che l'Applicazione che si vuole connettere a vtenext questa volta, è Facebook che necessita di leggere i Lead presenti in vtenext. Facebook però è collegato ad un Utente, che è il richiedente di questi dati, quindi è l'utente che in realtà sta chiedendo a Facebook di connettersi a vtenext per leggere i Lead. L'Utente in questo caso ha anche un account in vtenext, quindi l'obiettivo, è che l'utente da il permesso a Facebook di leggere i Lead su vtenext, quindi sarà fatta un'autenticazione da parte dell'utente su vte, il quale risponderà a Facebook con un OAuth2 Authorization Code. Facebook userà quell'Auth Code per richiedere all'Authorization Server l'Access Toke temporaneo e leggere finalmente i dati nel Server.

Quindi Facebook ha avuto accesso ai Lead di vtenext, non ha in pancia le credenziali dell'utente, e dopo circa un'ora scadranno e quindi l'accesso ai dati sensibili resteranno al sicuro.

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Configurazione Service Account

Cliccare sul pulsante AGGIUNGI sulla destra

Si accede ad una schermata con un Wizard che ci aiuta a determinare il flusso che vogliamo configurare. Come prima cosa impostare il Tipo di Client e si potrà scegliere tra:

• Web or Mobile application se abbiamo bisogno di un accesso tramite login con utente
• Service account se l'accesso avviene in background tra due server

Volendo dunque configurare un flusso Client Credentials, come Tipo di Chiave = Service Account e come Tipo di Segreto =  Chiave segreta. Compariranno dunque altri campi da configurare che vediamo di seguito:

A questo punto si dovrà dare un Nome a questa configurazione, che tipicamente identifica anche quello che fa (nell'esempio fa connettere ad un gestionale). Vengono già messe in evidenza il Client ID e la Chiave Segreta autogenerate. Infine si deve determinare lo Scope, ovvero come i dati verranno fruiti dal sistema (sola lettura, sola scrittura, oppure in lettura/scrittura) e  l'Utente al quale questa configurazione dovrà fare riferimento (se lo Scope è in sola lettura o lettura/scrittura per esempio, sarà possibile gestire solamente i dati di quell'utente con le limitazioni che la sua profilazione prevede. E' chiaro che se si desidera pieno controllo senza limitazioni, dovrà essere selezionato un utente Admin).

Fornendo dunque gli Endpoints, il Client ID e la Chiave Segreta all'ipotetico tecnico del gestionale al quale ci si vuole connettere, sarà possibile finalizzare il collegamento.

Tornando alla configurazione iniziale, dopo aver scelto Tipo di Chiave = Service Account e come Tipo di Segreto = JWT firmato, ci sono più o meno le stesse informazioni da configurare e come unica differenza, troviamo che la Chiave Segreta verrà generata solamente dopo il salvataggio della configurazione.

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Configurazione Web or Mobile Application

Cliccare sul pulsante AGGIUNGI sulla destra

Si accede dunque nuovamente al Wizard e selezioneremo Web or mobile application. Comparirà la schermata seguente:

In Tipo di applicazione, è possibile scegliere Web application se si tratta di un App che funziona tramite browser, oppure Native or Single Page App se invece si tratta di un'applicazione nativa come un'app presente su un dispositivo mobile.

Scegliendo Web application, verrà generata come per la configurazione vista in precedenza, un Client ID ed una Chiave Segreta e sarà possibile determinare il tipo di accesso, Scope, in sola lettura, sola scrittura o lettura/scrittura.

E' possibile decidere le attivare l'Accesso offline, ovvero invece di far scadere il Token come si diceva in precedenza (il Token ha una durata limitata e va rinnovato), in questo modo è possibile dare accesso a tempo indeterminato all'app verso vtenext. Quindi cosa succede? Il server chiede il "refresh token" e quindi l'app può richiedere nuovamente il token che sarà il medesimo e rimarrà valido fino a che non viene deciso di togliere la spunta da Offline.

Quindi poi si configurerà l'URL di ritorno, che permetterà di reindirizzare l'utente, dopo il Login al Server (ovvero vtenext), direttamente all'app in cui deve accedere (es. Facebook o altro). E' anche possibile decidere quali sono gli Utenti autorizzati ad utilizzare questa configurazione. Possono essere Tutti gli utenti, oppure quelli che si vogliono selezionare dalla lista Gruppi o Utenti.

E' possibile configurare la Schermata di autorizzazione, ovvero quando l'utente viene indirizzato alla richiesta di autorizzazione (es. l'applicazione Facebook richiede di accedere ai dati di vtenext, vuoi autorizzare?), comparirà una schermata che è possibile personalizzare con un Nome, una Descrizione ed un'Icona.

Tornando all'inizio di questo tipo di settaggio, in Tipo di applicazione è possibile selezionare anche Native or Single Page App, la cui configurazione è molto simile a quella appena illustrata.

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Dalla schermata inziale, Impostazioni > Applicazioni esterne, è possibile vedere la lista delle Applicazioni registrate ed è possibile decidere se revocarne qualcuna. Ad esempio, non è più richiesto che Facebook possa accedere a vtenext, nonostante l'autorizzazione sia già stata configurata e concessa, è possibile disabilitarla cliccando sulla spunta verde sulla destra della lista.

In questa lista è anche possibile vedere se ci sono Token scaduti oppure di non attivi. Nel caso di Token scaduti l'utente è tenuto a rifare il login al sistema. Nella stessa lista, sulla destra, troviamo gli Strumenti:

• serve per modificare la configurazione

• per revocare tutti i Token

• per eliminare la configurazione eseguita

Nelle Preferenze Utente, c'è una voce sulla destra, denominata Applicazioni collegate, che permette di visualizzare tutte le applicazioni che sono state create e relazionate allo specifico utente. Da quella stessa related, è possibile vedere il dettaglio della configurazione (ma non modificarla se non è un utente admin), ed è possibile anche disabilitarla o revocarne i token.