17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate

17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate

Le funzionalità di personalizzazione sono molto importanti perché garantiscono l’utilizzo di vtenext per i più disparati processi aziendali. Attraverso comode interfacce web è possibile disegnare la struttura dati per i moduli di vtenext: sarete voi, per esempio, a definire la struttura dei vostri archivi Leads, Contatti e Aziende o le informazioni dei Ticket di Assistenza Clienti.

La dotazione standard di vtenext presenta un’ampia gamma di moduli che possono venire successivamente riadattati alle esigenze del caso specifico: potete aggiungere campi di qualsiasi genere (testo, numero, percentuale…), compilare menù a tendina con valori decisi da voi, impostare condizioni per un accesso più o meno restrittivo ai campi, impostare meccanismi di azione-reazione automatici, e molto altro.

Vi consigliamo di personalizzare il CRM seguendo i seguenti step:

Gli strumenti per personalizzare vtenext si trovano nella sezione Business Process Manager nel menù generale delle Impostazioni:

Genera i processi che gestiscono autonomamente il flusso dei dati all’ interno del CRM

Genera delle azioni automatiche nel CRM al verificarsi di condizioni prestabilite (trigger > azione) - i Workflow sono disponibili in sola lettura.

Genera nuovi wizard, che permettono la creazione e gestione di record, appartenenti a diversi moduli e le loro relazioni.

Genera nuovi moduli, gestisce il loro contenuto e le relazioni con gli altri moduli, con possibilità di editing avanzato SDK.

Accede alle impostazioni di tutti i moduli (inclusi quelli extra) per abilitarli/ disabilitarli e modificarne il layout

Personalizza i menù a tendina, per aggiungere, eliminare o sovrascrivere valori, modificarne l’ordine e la visibilità per ruoli

Gestisce i menù a tendina multi-lingua

Crea delle dipendenze tra menù a tendina: dalla scelta nel primo menù dipende la scelta nel secondo

Gestione dei cambiamenti di stato degli oggetti CRM secondo vincoli e autorizzazioni prestabilite sui ruoli

Controlla il comportamento dei campi (visibilità, modifica, ecc) sulla base di condizioni determinate

Protegge i valori assunti nei campi

Seleziona e ordina i moduli mostrati nel menù principale di navigazione

Attribuisce un colore al dato, in base ai valori dei campi picklist, che viene visualizzato nella vista a lista del modulo, nel kanban, nelle related e nei cruscotti dell’homepage. Attenzione! si possono attribuire i colori solamente ad una picklist per modulo.

Legge una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione, attiva operazioni automatiche relative alle mail.

Importa dati da file csv o database con possibilità di schedulare il processo e creare query avanzate per estrazione dati

Attenzione! funzione non disponibile nella versione cloud.

17.1 Process Manager

Il Process Manager è uno strumento che permette di gestire i processi all’interno di un’azienda interpretando i disegni generati attraverso un tool di Business Process Model and Notification (ad esempio www.bpmn.io).

Questi strumenti rappresentano in schemi e diagrammi tutti gli automatismi che andranno a generare i flussi di lavoro aziendali, i quali verranno poi generati dal Process Manager di vtenext.

VERSIONING: Ogni impostazione configurata per i processi, può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione.

Importare il processo in vtenext e Process Helper

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Dalla schermata riportata in basso, raggiungibile da Impostazioni > Process Manager, è possibile importare i processi creati nel tool di BPMN.

processi_diagramma.png

processo_flusso2.png

Cliccando su Importa BPMN sarà possibile sfogliare il proprio hard disk e caricare il diagramma creato. E’ inoltre possibile caricare dei processi fatti in precedenza con vtenext cliccando sull’ apposito tasto Importa vtenext BPMN.

Cliccando sul task è possibile aprire la schermata in cui si possono impostare le condizioni. Visto che si vuole far accadere qualcosa ogni volta che viene creata un’azienda:

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In Entità scegliere Azienda

Cliccando sul task “gateway” è possibile impostare le condizioni if/else. Dai rispettivi menu a tendina si possono selezionare dunque:

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Cliccando sul task “crea opportunità” si impostano le azioni previste agendo sui rispettivi menu a tendina:

17.1 [6].PNG

Cliccando su “crea”, si apre la schermata che permette di impostare le variabili che compileranno automaticamente la nuova Opportunità.

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Nel Process Manager è possibile creare delle entità (processi) associate a qualsiasi modulo del CRM, le quali contengono un set di istruzioni che permettono di configurare le diverse fasi del processo aziendale.

Queste fasi vengono gestite attraverso form dinamici, utilizzabili dall’utente per muoversi all’interno del flusso e che vengono modificati dal Process Manager stesso in base allo stato del processo aziendale in cui si trova l’utente. Il Process Helper è uno strumento che permette di configurare le istruzioni da eseguire in ogni fase del processo aziendale e di impostare le condizioni che, se verificat,e effettuano i mutamenti dei form dinamici. Attraverso il Process Helper è anche possibile definire l’assegnatario di default e l’entità associata al processo.

Nel “Process Helper” si ha la possibilità di inserire i suggerimenti da dare all’operatore per poter seguire l’iter di lavorazione.

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Nel task “manda email” bisogna ora settare le azioni. Cliccando sul task si possono inserire le variabili interessate:

17.1 [9].png

A questo punto si possono inserire le variabili selezionando dai menu a tendina i campi interessati (come Da, A, CC, Oggetto, ecc..)

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Nell’area dedicata al testo dell’email si possono inserire appunto un testo standard utilizzando anche le variabili per chiamare per nome il destinatario, inserire il nome dell’ azienda e molto altro.

Infine, dal menu Moduli > Processi, si possono seguire tutti i processi in corso e verificarne il progresso direttamente sul diagramma inizialmente importato. Per approfondimenti consultare il manuale specifico dei processi BPMN.

17.2 Workflow

Lo strumento Workflow è stato completamente sostituito dal modulo dei Processi (Process Manager). Si possono visualizzare tutti i Workflow creati in precedenza, ma non se ne possono creare di nuovi.

Se si prova a cliccare su Nuovo Workflow in alto a destra, il crm risponde con la seguente popup:

17.2 [1].pngIl Modulo Workflow e stato sostituito dai Processi, vuoi creare un processo?

17.3 Gestore cambi di Stato

Questo strumento consente di implementare delle logiche di flusso nella gestione delle informazioni, attraverso la definizione di regole di passaggio di valore di un campo Stato.

Un esempio pratico:

un preventivo, prima di essere consegnato al cliente, deve essere approvato dal responsabile vendite. L’agente crea l’offerta, la sottopone al responsabile, questi può decidere di approvarla o no. Il ciclo del preventivo sarà quindi caratterizzato dai seguenti passaggi di stato:

Con il Gestore Stati è possibile vincolare l’utente a seguire un percorso predefinito, impedendogli per esempio di consegnare il preventivo se non ha ricevuto l’approvazione. Ciò consente un maggiore controllo e valorizzazione delle informazioni, oltre alla semplicità di gestione di suddetti cicli di approvazione.

Inoltre, le logiche sono definibili sulla base dei ruoli coinvolti nel flusso. Poniamo per esempio che:

 

PASSO 1: da Impostazioni > Editor di Picklist Standard, predisporre il campo Stato Preventivo con tutti i valori necessari: Creato, Richiesta Approvazione, Non approvato, Approvato, Consegnato, Accettato, Rifiutato.

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PASSO 2: accedere a Impostazioni > Gestore Stati, scegliere il modulo Preventivi, quindi il campo Stato Preventivo, e premere su “Inserisci nella gestione”.

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Attenzione! È possibile configurare il Gestore stati per un solo campo del singolo modulo. Se si tenta di attivare il gestore stati su un secondo campo, il sistema avvisa che il gestore è già attivo attraverso la colorazione in rosso del campo su cui è già attivo.

PASSO 3: selezionare il ruolo attraverso l’apposita picklist. Tenete in considerazione che le regole di passaggio di stato saranno valide per tutti gli utenti associati a tale ruolo.

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PASSO 4: una volta scelto il ruolo, compare la tabella per la configurazione delle regole dei passaggi di valore.

Per prima cosa definire il valore iniziale che il campo deve assumere, nel momento in cui il ruolo selezionato crea un nuovo preventivo (ogni ruolo può avere stati iniziali diversi). Compilare quindi la tabella di configurazione dei passaggi di stato.

17.3 [6].png

La tabella va compilata per riga:

il simbolorappresenta lo stato attuale

attivare il flag in corrispondenza dei passaggi consentiti (dallo stato attuale allo stato di destinazione)

disattivare il flag in corrispondenza dei passaggi non consentiti

E’ possibile attivare tutti i passaggi di stato o disattivare tutti i passaggi attraverso i pulsanti Seleziona tutti e Deseleziona tutti. Negli esempi sottostanti, la diversa configurazione per responsabile e agente.

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(configurazione finale per ruolo Agente)

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(configurazione finale per ruolo Responsabile Vendite)

E’ possibile copiare in maniera veloce una configurazione del Gestore Stati per altro ruolo. Dopo aver selezionato il modulo, il campo e il ruolo che si vuole configurare, selezionare il ruolo da cui si vuole copiare la configurazione e premere Copia.

Attenzione! tutti i ruoli devono avere un gestore stati configurato.

Esempio di utilizzo lato agente

Quello che segue è un esempio di utilizzo del CRM lato utente per il caso preventivi, con Gestore Stati configurato.

  1. Creazione del Preventivo. Il nuovo record assumerà in maniera automatica e non modificabile lo stato Creato.
  2. Modifica dello stato. Per modificare il campo controllato dal Gestore Stati è necessario utilizzare il pannello che viene messo a disposizione all’interno del pulsante Altro, sulla destra nella vista di dettaglio.

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II pannello riporta l’elenco dei passaggi possibili per l’utente. Per cambiare stato cliccare sulla nuova voce di stato e inserire eventualmente una nota:

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3. Lo Storico Stati registra ciascun cambio di valore.

Il campo standard dell’entità sarà pertanto non modificabile tramite picklist.

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17.4 Campi Condizionali

I Campi condizionali consentono di definire permessi speciali di accesso ad uno o più campi di uno stesso modulo al verificarsi di una condizione definita all’interno di esso, con le medesime logiche dei filtri avanzati.

Al verificarsi di una condizione:

Tali regole possono essere definite per gli utenti che appartengono a un ruolo, a un ramo della gerarchia oppure a un gruppo di utenti.

Esempi d’uso.

a) Nella vostra attività le aziende sono catalogate in tre tipologie (Clienti, Partner e Concorrenti), attraverso il campo Tipo presente in anagrafica. Avete inoltre l’esigenza di definire per ogni tipo un’ulteriore specifica, predisponendo i campi Specifica cliente, Specifica partner e Specifica concorrente.

Con i campi condizionali potete configurare come segue:

b) Avete predisposto due blocchi di informazioni in anagrafica, uno per la gestione commerciale e uno per la gestione tecnica. Volete dare ai commerciali l’accesso alle informazioni tecniche, però non volete consentire loro di modificarle. Attraverso i campi condizionali potete ridefinire i permessi di accesso sui singoli campi del blocco “Informazioni tecniche” impostandoli come visibili ma non modificabili per il ruolo commerciale.

Vediamo come creare e configurare le regole.

Anche in questo caso solo l’utente amministratore può accedere a Impostazioni > Campi Condizionali.

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PASSO 1: configurazione delle regole.

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Inserire il nome della regola a proprio piacimento;

La regola può essere applicata a:

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Inserire successivamente la condizione/ le condizioni che devono essere verificate affinché la regola sia applicata. Considerate che potete definire le regole solo sul modulo scelto.

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E’ possibile definire più condizioni (Aggiungi Condizione): tutte le condizioni sono legate con operatore AND. Per attivare la regola tutte le condizioni dovranno esser soddisfatte.

Per i campi di tipo checkbox (flag), inserire 0 per “no” e 1 per “si”.

PASSO 2: per accedere all’area di configurazione dei permessi sui campi, premere Mostra. Definite quindi i permessi per ciascun campo.

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Gestito

Intende gestito dalla regola, al suo verificarsi. I campi che non dovete gestire vanno lasciati disabilitati; in concomitanza di quelli da gestire, spuntare la casella e procedere con le altre. Abilitando solo questo campo, senza i successivi, il campo sarà nascosto.

Lettura

Abilita i permessi di lettura, il campo sarà visibile

 

Scrittura

Abilita i permessi di scrittura, il campo sarà modificabile

 

Obbligatorietà

Rende il campo obbligatorio (funzione attiva solo in caso di uso combinato Gestore Stati e Campi Condizionali)

Esempi di configurazione.

Nascondere un Campo (lo impostate a gestito ma non abilitate nessuno degli altri permessi disponibili)

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Rendere un campo in sola lettura (lo gestite e abilitate il solo permesso lettura)

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VERSIONING: ogni impostazione configurata per i campi condizionali può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione.

N.B.: i campi condizionali non sono gestiti da app mobile, quindi le configurazioni fatte sono valide solo per la versione web.

17.5 Creazione Wizard

La funzione “Creazione Wizard” permette all’amministratore di creare delle procedure guidate (appunto denominate wizard).

È possibile accedere a questa funzione attraverso Impostazioni > Creazione Wizard; seguendo 4 semplici passi sarà possibile creare il proprio wizard personalizzato come si può visualizzare nelle seguenti schermate.

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Al termine dello svolgimento dei quattro step sarà possibile visualizzare il wizard creato.

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Una volta salvato, il Wizard potrà essere inserito all'interno di una tab presente nella vista per lista di un modulo. Nell'esempio specifico, è stato creato un Wizard per la creazione di ticket di assistenza tecnica. Andare dunque nel modulo citato e cliccare sulla configurazione della pagina.

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Cliccare su "Nuova tab semplice" e scegliere un nome per questa nuova vista.
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Una volta cliccato sul pulsante "Crea", ci comparirà una pagina bianca, con la seguente frase: "Nessun Widget impostato. Clicca qui per crearne uno nuovo". Questo ci permetterà di scegliere, tra le opzioni disponibili, la voce Wizard.
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Fatto questo, il crm ci chiederà di scegliere il Wizard da visualizzare nella nuova tab appena creata.
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Cliccando sul pulsante "Salva", possiamo ottenere il risultato come da seguente figura. Chiaramente,nella  stessa  pagina possono trovar posto più Wizard e cruscotti contemporaneamente. Questo per permettere ad ogni utente di scegliere in che modo configurarsi la propria visualizzazione.17.5 [10].PNG

Cliccando nello specifico, sul pulsante "Crea Ticket" presente nel Wizard, comparirà una popup, con la possibilità di creare un ticket tramite alcuni semplici steps.

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17.6 Creazione Moduli

Questo strumento permette la creazione in autonomia di interi moduli integrati perfettamente nella dotazione standard di vtenext. I moduli generabili sono sia di tipo base (testata-riga) sia commerciale (con blocco prodotti). Vediamo passo per passo la creazione di un nuovo modulo del tipo più avanzato; nell’esempio illustrato, si creerà il modulo Resi. Per partire con la procedura guidata di creazione del nuovo modulo, cliccare sul pulsante Aggiungi.

17.6 [1].png

17.6.1 Creare un nuovo modulo

PASSO 1: Informazioni modulo

La spiegazione delle singole voci è riportata accanto ai campi da compilare. Digitando il nome da attribuire al nuovo modulo, vengono proposte automaticamente le altre etichette.

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PASSO 2: Blocchi e campi

Alcune delle funzioni del Layout Editor (quelle di creazione e spostamento campi) permettono di riempire il modulo con il contenuto necessario. Tuttavia qui è possibile anche aggiungere campi di relazione con altri moduli, attraverso l’icona .

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Il campo relazione permette di agganciare un record del modulo scelto. Nell’esempio, il nostro reso sarà collegabile a un ordine di vendita presente in sistema; il tipo di relazione è N a 1 (il reso è collegato a 1 solo ordine, l’ordine può essere collegato a più resi).

Il risultato nella scheda reso sarà il seguente:

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PASSO 3: Filtro di default

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Nella prima parte, potete impostare la visualizzazione del filtro “Tutti” scegliendo le colonne che più vi interessano (analogamente a quando create un nuovo Filtro su un modulo).

Nella seconda parte, potete scegliere le colonne di Resi che saranno visualizzate da un modulo collegato.

Il risultato sarà il seguente:

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Vi vengono mostrate le relazioni presenti di default e quelle di tipo N a 1 create nello step precedente. Cliccando Aggiungi, potete creare relazioni di tipo N a N, ovvero tramite il menù relazioni. Nel nostro esempio, vogliamo che ogni Reso sia relazionabile a uno o più fornitori, e viceversa. Potete anche aggiungere altre relazioni N a 1.

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Il risultato sarà il seguente:

17.6.1 [8].png

PASSO 5: Etichette

A questo punto potete tradurre tutte le etichette del modulo nelle altre lingue installate in vtenext. Se non vengono apportate modifiche, il nuovo modulo si presenterà sempre nella lingua con cui lo state creando (nel nostro esempio, italiano).

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PASSO 6: Avanzate

Prima di lanciare il nuovo modulo, potete definirne i principali privilegi di condivisione.

Accesso Condiviso

Privato o pubblico in varie modalità; si veda capitolo Accesso Condiviso

 

Abilita creazione veloce

Rende il modulo disponibile per la Creazione Veloce, nel menù della barra a destra

 

Abilita importazioni

Permette di importare nel modulo dati da fonte esterna (file csv)

 

Abilita esportazioni

Permette di esportare i dati del modulo su file csv

 

Abilita gestione duplicati

Permette la verifica di dati duplicati all’interno del modulo

 

17.6.1 [10].png

INSTALLARE

Terminata la procedura di creazione, nella schermata iniziale appare il vostro nuovo modulo accompagnato da una serie di icone. Il modulo non è ancora attivo: dopo averlo creato è necessario installarlo perché esso appaia nel menù moduli di vtenext e sia utilizzabile interagendo con gli altri.

Per attivare il modulo, premere l’icona Play.

Il sistema processerà l’operazione nel giro di qualche istante.

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17.6.2 Altre funzioni sui moduli

Disinstallare, importare, esportare.

Disinstalla il modulo: non sarà più utilizzabile e i record contenuti verranno rimossi

 

 

Modifica le impostazioni relative al modulo, riproponendo i passi precedenti). Funzione disponibile solo se il modulo non è stato preventivamente disinstallato.

Esporta il modulo il formato xml (archiviato in file zip)

NB: Eventuali campi personalizzati creati successivamente da Layout Editor non verranno esportati.

 

Elimina il modulo definitivamente; prima di essere eliminato, un modulo in uso deve essere disinstallato

 

 

Importa

Importa un modulo salvato in locale in formato xml

 

 

17.6.3 Importazione nuovo pacchetto lingua

Il gestore dei moduli permette di importare un nuovo pacchetto lingua. La procedura sottostante indica gli step dell'installazione.

1.png2.png2.2.png3.png4.png5.png6.png7.png

La nuova lingua può essere cambiata nelle preferenze dell'utente.

 

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17.7 Layout editor

Da Impostazioni > Business Process Manager > Nome Modulo (es. Azienda) è possibile accedere al Layout Editor di qualsiasi modulo.

Impostazioni---layout-editor-1.png

17_7_Layout-Editor_più.PNG

Aggiungi campi personalizzati al modulo

17_7_Layout-Editor_calamita.PNG

Sposta i campi da un altro blocco verso il blocco sul quale la calamita è presente

17_7_Layout-Editor_occhio.png

Visualizza i campi che sono stati nascosti durante la configurazione del layout

Lo spostamento dei campi è possibile grazie alla funzione drag&drop (trascinamento), sia all'interno di un blocco che da un blocco all'altro.

gestore_moduli_dragdrop.png

Il layout editor permette di:

VERSIONING: ogni impostazione configurata per i moduli, può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione.

Impostazioni---layout-editor.png

Tipi di campi personalizzati
Vengono riportate di seguito le specifiche dei campi disponibili in fase di creazione:

Testo

E’ un campo che può contenere da 1 a 255 caratteri (lettere e numeri). Da definire pertanto la lunghezza desiderata ed il nome da attribuire

Area di testo

Campo testo con dimensioni preimpostate, di larghezza visiva pari alla scheda e con numero caratteri massimo di 66.000 (lettere e numeri)

Numero

E’ un campo che può contenere da 1 a 64 numeri (decimali compresi). Da definire pertanto la lunghezza desiderata, il nome da attribuire e quanti decimali inserire e visualizzare.

Percentuale

Da definire il nome da attribuire al campo (si suggerisce di inserire il simbolo % nell’etichetta, come promemoria). Il campo è puramente numerico con l’impossibilità di superare il 100%.

Valuta

Da definire il nome da attribuire, la lunghezza desiderata e quanti decimali inserire e visualizzare.

Data

Da definire il nome da attribuire. Attiva il datapicker e si autocompila con la data odierna in fase di creazione entità.
Ora

Da definire il nome da attribuire, permette di visualizzare un campo ora con possibilità di cliccare sull'icona a forma di orologio e scegliere le ore direttamente su un quadrante
Datetime

Da definire il nome da attribuire, permette di inserire un campo che inserisce sia la data che l'orario completo. Il formato sarà dunque gg-mm-aaaa - hh:mm:ss

Email

Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato l’indirizzo email, se cliccato, aprirà la finestra del compositore predefinito per la creazione di un nuovo messaggio.

Telefono

Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato il numero, se il centralino è configurato, sarà possibile utilizzare il click-to-call.

URL

Da definire il nome da attribuire al campo. Una volta salvato l’indirizzo url permette l’apertura di esso in una nuova scheda.

Box di controllo

E’ un campo flag SI/ NO. Da definire il nome da attribuire.

Picklist

Per creare un menù a tendina con i campi di vostro interesse.

Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista.

Combo box a multiselezione

Per creare un menù a tendina dove, tramite il tasto CTRL, potrete selezionare più valori.

Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista.

Picklist Multilinguaggio

Per creare menù a tendina i cui valori saranno disponibili per la traduzione in altre lingue. Da definire il nome da attribuire al campo e successivamente creare i valori (con relative traduzioni) tramite IMPOSTAZIONI > EDITOR DI PICKLIST MULTI-LINGUAGGIO

Skype

Da definire il nome da attribuire, permette un collegamento diretto col l'applicazione Skype, tipicamente per chiamare il contatto Skype che si inserisce in quel campo

Relazionato a

Permette di creare un campo di relazione all'interno di un modulo, non sarà possibile richiamare più volte lo stesso modulo

Utente

Da definire il nome da attribuire. Serve per inserire un ulteriore legame all’entità con un utente.

Utente senza filtraggio permessi

Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e un utente bypassando ruoli e permessi.

Utente da lista filtrata

Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e uno tra gli utenti definiti a monte.

Gruppo

Da definire il nome da attribuire. Fornirà un menù a tendina con gli eventuali gruppi disponibili.

Pulsante*

Permette di creare un pulsante che richiama una funzione personalizzata. E’necessario inserire il codice durante la creazione.

*vedere anche 17.7.1 Campo PULSANTE in vtenext

Campo tabella

Permette di creare dei campi tabella, che consentono di inserire righe con dei valori a piacere, richiamandoli dai moduli oppure creandoli appositamente

NB: per una maggiore fruibilità del campo tabella, è consigliabile non superare le 60 righe durante il suo utilizzo

Allega documenti

Permette di creare un campo per aggiungere i documenti contestualmente la creazione di un’entità.

Firma

Da attribuire il nome, permette di creare un campo firma utilizzabile sia tramite app che come variabile da richiamare nel PDF Maker

Valutazione

Da attribuire il nome, permette di visualizzare un sistema di valutazione da 1 a 5 stelle

Media

Permette il caricamento di immagini/video/audio e ne visualizza l'anteprima (se la sorgente collegata lo permette) nel dettaglio di un record. In fase di compilazione di questo tipo di campo, è possibile indicare anche un url remoto.

In alto a destra, è stato aggiunto il bottone GESTISTI RELAZIONI. Esso permette di poter di variare le colonne delle relazioni presenti nel dettaglio di un record di tutti i moduli del crm (se ad esempio siamo in una scheda Azienda, possiamo modificare le colonne presenti in Contatti, Opportunità, Preventivi, Ordini di Vendita, ecc.).

Impostazioni---gestione_relazioni.png

E' infine possibile visualizzare un'Anteprima della schermata del modulo basandosi su un determinato profilo, funzione che permette di verificare immediatamente se la configurazione è stata eseguita correttamente.

Anteprima.png

Cliccando sul pulsante Anteprima, si aprirà un menu a tendina

Anterprima_profilo.png

Da questo menu, sarà possibile selezionare per quale Profilo visualizzare l'Anteprima

Anteprima_nessunutentedisponibile.png

Qualora non vi fossero Utenti disponibili per il Profilo selezionato, uscirà una schermata di avviso come questa

Azienda---Antemp.png

Esempio di schermata per l'Anteprima

Layout Editor per Blocco Prodotti

Vi è inoltre la possibilità di variare le colonne del Blocco Prodotti, presente nei moduli Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture. Tale configurazione, permette di variare il numero di colonne con campi personalizzati (come ad esempio, unità di misura, numeri per confezione, checkbox, campi descrizione o semplice testo, altri campi valuta o numerici, ecc.). Questo ci permette inoltre, per ogni nuovo campo creato, di gestire anche nuove formule, andando ben oltre il classico e comunque presente, PxQ (Prezzo per Quantità);

Impostazioni---dettagli_prodotto.png

17.7.1 Campo PULSANTE in vtenext

Il campo pulsante, presente in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > NOME MODULO > LAYOUT EDITOR, ci permette di inserire una funzione Javascript personalizzata. Questo ci da l’occasione di creare un automatismo/azione su determinati campi nel crm.

Per comprendere meglio quanto affermato, faremo un semplice esempio.

Vogliamo che, cliccando su un pulsante CONTATTARE, il campo checkbox RICHIESTA CONTATTO, passi da NO a SI’ (il campo diventerà flaggato).

Ecco come procedere:

- Andare in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > AZIENDE > LAYOUT EDITOR e creare il campo box di controllo, denominato RICHIESTA CONTATTO. Creare inoltre il campo di tipo pulsante denominato CONTATTARE.

- A questo punto, nel campo di tipo pulsante, troveremo due variabili da inserire, oltre al nome che comparirà come etichetta:

1. On click: confirm_nomecampo('Accounts') – tra gli apici c’è il nome del modulo in cui stiamo operando

2. Codice:

function confirm_nomecampo(module){
    var url_string = window.location.href;
    var url = new URL(url_string);
    var record = url.searchParams.get("record");
    quickDetailViewSave(module, record, 'nomecampo', '1', function() {
        location.reload();
    });
}

Nella parte del codice, dove compare ‘nomecampo’, andremo a sostituirlo direttamente col nome del campo che intendiamo modificare. Per trovare il nome di quel campo, basterà utilizzare la funzione “ispeziona” su browser Chrome (tasto destro del mouse) oppure “analizza elemento” su browser Firefox (tasto destro del mouse).
Va sostituito anche confirm_nomecampo con il nome del campo sia nel codice e nella funzione on click.

Andando infine nell modulo Aziende, troveremo in dettaglio anagrafica, il nuovo pulsante appena creato. Premendolo, vedremo dopo qualche istante, cambiare il campo flag RICHIESTA CONTATTO da no a sì.

17.7.2 Gestore Moduli e Layout Editor

17.7.3 [1].png

Il Gestore Moduli permette l’attivazione e la disattivazione di tutti i moduli presenti all’interno del crm, standard e personalizzati. Inoltre ci permette di gestire l'aggiornamento, l’abilitazione o disabilitazione e la creazione di moduli nel CRM.

Nella lista dei moduli il flag verde significa che il modulo è attivo come impostazione generale del CRM.

Per disattivarlo e “spegnerlo”(agisce su tutti gli utenti/ profili/ ruoli ad eccezione dell’amministratore) basta cliccare sul flag ed esso si trasforma in una X rossa.

Il Layout Editor è accessibile tramite l’icona ingranaggio sia dal Gestore Moduli.

17.8 Editor di Picklist Standard

Permette la modifica del contenuto delle Picklist, aggiungendo o modificando i valori presenti, e l'assegnazione di viste differenti per ruolo (ovvero: due utenti di ruoli diversi vedono valori diversi della stessa picklist).

17.8 [1].png

  1. selezionare il modulo
  2. scegliere il campo picklist
  3. aggiungi valori alla picklist. Qualora la picklist non fosse un campo obbligatorio viene suggerito l’inserimento di una prima voce neutro come –seleziona-- per ricordare agli utenti di entrare dentro il menù a tendina e per evitare che venga preso di default il primo valore inserito
  4. modifica valori della picklist
  5. elimina valori della picklist
  6. per abilitare ad altri ruoli la visibilità di un valore di picklist, o per cambiare l’ordinamento delle voci usare il pulsante “Assegna”.

17.8 [2].PNG

Attenzione! Alcuni contenuti delle Picklist non possono essere cambiati/ eliminati in quanto impostati di default. Le picklist sono accessibili dal Gestore Moduli.

17.9 Editor di Picklist Multi-Linguaggio

Si rende necessario configurare menù a tendina multi-linguaggio quando si hanno utenti che accedono a vtenext in lingua diversa da quella italiana (le lingue sono disponibili nelle Preferenze Utente) e che quindi, oltre alle etichette, devono vedere tradotto anche il contenuto delle picklist. Le picklist sono accessibili dal Gestore Moduli.

Una volta creati i campi picklist multi-linguaggio tramite il normale Layout Editor, i valori devono poi essere imputati nell’Editor di picklist multi-linguaggio per essere tradotti.

N.B.: la picklist multi-linguaggio aggiunge il valore "Prego Selezionare" anche se tale campo non è obbligatorio.

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Inserire i valori nelle diverse lingue:

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17.10 Editor di Picklist collegate

Configurare dei campi di Picklist Collegate significa instaurare una dipendenza tra i valori di due menù a tendina.
Per esempio, il campo Fattura proporrà il contenuto in base al valore selezionato precedentemente nel menù a tendina Stato. Per creare un nuovo collegamento tra due picklist da Impostazioni > Editor di picklist collegate, selezionare il modulo di riferimento e quindi indicare la coppia di picklist da collegare.

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Compilare la matrice delle dipendenze:

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La prima riga (intestazione della tabella, in grassetto) riporta i valori della prima picklist. Al di sotto di ciascun valore, nella rispettiva colonna dovete attivare i valori desiderati per la seconda picklist.

Ad esempio, quando sceglierete nella prima picklist il valore Fattura, la seconda picklist vi proporrà i valori che avete attivato in questa matrice nella colonna Stato.

17.11 Editor di campi cifrati

L’editor di campi cifrati permette di proteggere il contenuto di un campo tramite una password di accesso. L’utente può accedere al contenuto del campo solo dopo aver digitato la password di protezione.

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Scegliere il modulo e il campo di interesse e indicare la password:

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Attenzione! Se si dimentica la password i dati saranno recuperabili tramite assistenza tecnica.

17.12 Impostazione voci di menù

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Consente di scegliere quali possono essere i principali moduli, e l’ordine, che verranno visualizzati direttamente nella colonna di sinistra.

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17.13 Colorazione viste per lista

Consente l'applicazione di una colorazione personalizzata alle viste per lista e le related, sulla base del valore assunto da un campo di tipo picklist o box di controllo. Si noti che può essere scelto solamente un campo per modulo.

E' inoltre possibile scegliere lo stile con cui colorare le righe, ovvero: colorazione dell'intera riga, blocchetto colorato a sinistra, oppure una linea sottile nella parte bassa di ogni record. Infine è possibile regolare anche l'intensità del colore, grazie ad uno slider che ne gestisce il valore in percentuale.

Colorazione intera riga

Blocchetto colorato a sinistra

Linea sottile

Per esempio, vogliamo visualizzare i ticket di assistenza con colorazione in base al campo Stato.

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Schermata di modifica della colorazione del campo Stato del ticket nel modulo Assistenza Clienti

La colorazione verrà mostrata quindi sul filtro Tutti e sui filtri creati custom per il modulo.

Assistenza-Clien.png

Vista per lista con colorazione

17.14 Campi Formula

I campi formula sono campi personalizzati che gestiscono semplici calcoli, offrendo il risultato direttamente in un campo appositamente creato. Per iniziare, basta andare in Impostazioni>Modulo desiderato (es. Aziende) e cliccare su "Nuovo Campo Espressione".

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Questa dicitura non sarà presente se non avremo creato preventivamente un campo da usare per la risultate. Lo capiremo in quanto al posto del pulsante "Nuovo Campo Espressione", troveremo la dicitura "È necessario aggiungere un campo stringa o intero Campo personalizzato".
Andando nel Layout editor del modulo Aziende, si possono preparare dei campi che facciano al caso nostro, per poter calcolare, per esempio, il numero totale dei dipendenti, sommando quelli interni con quelli esterni.

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Quindi dai campi formula, selezionare il campo Obiettivo (ovvero il campo nel quale verrà stampata la somma totale dei dipendenti) ed impostare l'espressione come segue (i campi scelti saranno appunto Numero dipendenti interni e Numero dipendenti esterni):

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Nel modulo Aziende, la risultante sarà questa:

campi_formula_risultante.png

Nelle formule è possibile utilizzare tutti gli operatori algebrici: più (+), meno (-), diviso (/), per (*).
E’ inoltre possibile configurare dei controlli If/Else seguendo la struttura:
if condizione then caso_vero else caso_falso end

E’ comunque possibile effettuare espressioni anche con campi di tipo data, in particolare ci sono due operatori:

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time_diffdays: fornisce la differenza in giorni tra due date
time_diff: fornisce la differenza in secondi tra due date.

Nota. Se viene inserito un solo parametro nelle funzioni time_diff e time_diffdays il valore restituito nel campo formula è la differenza tra la data attuale e la data inserita in parametro.

Ad esempio per il campo personalizzato C si vuole che memorizzi il numero di giorni trascorsi dall’ultimo contatto telefonico dell’Azienda.

17.15 Mail Converter

Il Mail Converter è uno strumento che consente di leggere una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione su una mail, attivare delle operazioni automatiche quali l’archiviazione della mail relazionandola a un’entità anagrafica o la trasformazione della mail in un Ticket nel modulo Assistenza Clienti. Dalla versione 20.04 vi è la possibilità di configurare nel mail scanner anche caselle di posta certificata (PEC). Dalla versione 22.05.1 è possibile utilizzare l'autenticazione a due fattori (OAuth2) per le caselle Office365.

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Inserire i dati della nuova casella di posta.

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N.B.: se si desidera che il Mail Converter, aggiorni ogni volta lo stesso ticket, collegando le risposte che arrivano via email da parte del cliente, è necessario inserire nell’oggetto la variabile “Regex” e come azione, sia la variabile “Aggiorna ticket” e la Chiave di confronto “Ticket ID” (vedi immagine). Regex deve essere in prima posizione, in modo che il crm fa una verifica se esiste già un Ticket con quel titolo, nel qual caso lo aggiorna, oppure, se non è presente, ne crea uno di nuovo.

Scanner Nome

Indicare a proprio piacere il nome da dare allo scanner

Server Nome

Indicare l’indirizzo del server di posta IMAP, ad esempio: mail.dominioazienda.it

Protocollo

Indicare IMAP4 o IMAP2

Nome utente

Indicare il nome utente per accedere alla casella di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email

Autenticazione

Il tipo di autenticazione permette di scegliere se viene fatta tramite Password oppure con OAuth2 se si usa una caselle Office365 (ovvero autenticazione a due fattori, disponibile dalla versione 22.05.1)

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Password

Indicare la password di accesso alla casella di posta

SSL Tipo, SSL

Metodo

Indicate le informazioni relative al protocollo di sicurezza di accesso se richiesto

Parametri

Serve per configurare parametri avanzati per la connessione imap, senza agire da codice.

Esempio:

  • Nome parametro: DISABLE_AUTHENTICATOR
  • Valore parametro: PLAIN

PEC

Abilitando il flag, si indica che la casella configurata, si riferisce ad un indirizzo PEC. In questo modo il ticket sarà creato con la mail originale, ovvero quella contenuta nel file .eml allegato

Stato

Abilita = la scansione della casella di posta è attiva Disabilita = la scansione della casella di posta non è attiva

Cerca

Indicare se:

Tutto = tutte le email dopo l’ultima scansione

Non lette = solo le email non lette dopo l’ultima scansione

Dopo scansione

Permette di indicare se modificare lo stato della mail dopo la scansione:

vuoto = non modifica lo stato

Letto = la mail viene marcata come letta

Attenzione! La casella di posta deve essere in modalità IMAP, non è possibile configurare l’accesso in modalità POP3.

Dopo il salvataggio dei dati della casella di posta è possibile:

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Seleziona Cartelle
Attivare il flag in corrispondenza della cartella da scansionare.

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Setup Regola
Attraverso il pulsante Setup Regola è possibile configurare le azioni da intraprendere dopo il controllo e-mail. Cliccare sul pulsante Aggiungi Regola a destra e quindi impostare la regola:

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Da

Indicare una condizione sul campo Da: (mittente), se non presente lasciare il campo vuoto

A

Indicare una condizione sul campo A: (destinatario), se non presente lasciare il campo vuoto

Soggetto

Indicare una condizione sul campo Oggetto, se non presente lasciare il campo vuoto

Corpo

Indicare una condizione sul corpo della mail, se non presente lasciare il campo vuoto

Corrisponde

Indicare:

Qualsiasi Condizione: almeno una condizione deve risultare vera (OR)

Tutte le condizioni: tutte le condizioni devono risultare vere (AND)

Azione

Indicare l’azione da intraprendere al verificarsi delle condizioni.

  • Crea ticket: crea un ticket a partire da una mail, con le seguenti caratteristiche:
  • Collegato a: sulla base dell’indirizzo email del mittente, viene inserito il Contatto, se non presente rimane vuoto
  • Titolo: oggetto della mail
  • Descrizione: corpo della mail
  • Documenti: eventuali allegati alla mail
  • Aggiorna Ticket: aggiorna un ticket esistente
  • Aggiungi A/ DA: archivia la mail agganciandola all’anagrafica del Lead/Azienda/ Contatto con controllo su indirizzo del mittente [DA] o del destinatario [A] della mail

E’ possibile impostare più regole e definire le priorità attraverso le frecce.

Logica:

Controlla Ora

Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella.

Attenzione! Per attivare il controllo automatico occorre attivare un job nel server di vtenext. Vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare.

Cosa succede nel modulo Assistenza Clienti?

A questo punto tutte le email in arrivo alla casella configurata per il Mail Converter, convoglieranno nel modulo dell'Assistenza Clienti. Da notare che i ticket creati in questo modo, si contraddistinguono da quelli creati direttamente nel crm, grazie all'icona di una piccola fiamma, che ci permette di segnare come "spam", quella determinata email e di conseguenza, eliminare il ticket.

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Quando si deve rispondere ad una di queste email la procedura è molto semplice.
Dal pulsante "Altro", presente in alto a destra di ogni dettaglio ticket, ci saranno 3 nuovi pulsanti funzione:

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Segna come Indesiderata

Serve a mettere nello spam, l'indirizzo email del mittente di quella specifica email. Cliccandoci, inoltre, il ticket verrà eliminato.

Rispondi via Mail

Permette di rispondere a quell'email, come utente che sta facendo quell'operazione e non con l'email impostata nel Mail Converter.

Rispondi via Mail (Info)

Permette di rispondere al cliente direttamente con l'indirizzo email impostato nel Mail Converter. In questo modo potremmo relazionare il "botta e risposta" direttamente in quel ticket.

E' comunque possibile rispondere ad un ticket attraverso il sistema dei commenti, il crm invierà la risposta via email esattamente come farebbe cliccando sul pulsante "Rispondi via Mail (Info) (solo per i ticket generati dal Mail Converter).

N.B.: se si risponde al ticket con la funzione "Rispondi via Mail", si esce dal sistema Mail Converter e sarà solamente una risposta personale dell'utente. La funzione di Regex dunque, non potrà agganciare l'oggetto e relazionare ulteriormente quel ticket ad eventuali email di risposta da parte del cliente. Il botta e risposta sarà dunque gestito, in modo personale, tra indirizzo email del cliente ed indirizzo email dell'utente.

C'è un'altro modo per mettere nello "spam" massivamente un gruppo di email (ticket). E' sufficiente selezionare i ticket interessati dalla lista, spuntandoli direttamente, e selezionare SEGNA COME INDESIDERATA dal pulsante ALTRO sempre presente nella vista per lista.

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17.16 Importazione Dati

Questo strumento permette di importare dati in vte (se l’installazione è on-site) partendo da una fonte esterna, sia di tipo csv (come già avviene tramite l’importazione standard di anagrafiche) sia database.

Potete schedulare il processo secondo una certa frequenza temporale e inserire query avanzate per l’estrazione dei dati. Vediamo passo per passo la procedura di importazione prendendo ad esempio il caso di importazione database. Per configurare una nuova importazione, premere Aggiungi.

Esempio di come usare l'Importazione Dati.
Facciamo un esempio pratico, su "come" usare nel migliore dei modi l'Importazione Dati di vtenext.
L'esigenza è quella di importare dei record nel modulo delle Aziende. L'aspetto fondamentale è quello di mettere come chiave la PIVA per esempio (l'importante è scegliere una chiave che sia univoca ed efficiente per l'importazione che stiamo eseguendo), in questo modo, tutto i campi mappati provenienti dal file, vengono aggiunti o sovrascritti nel modulo Aziende.

Esempio:

N.B. Per l’ import di moduli che hanno al loro interno anche i prodotti (es. Ordini di vendita o Preventivi) la procedura è differente.

Sono necessari 3 differenti file csv da importare nell’ordine descritto:

IMPORTANTE Nei relativi moduli dei primi due file va creato un campo da utilizzare per il collegamento tra i due nel blocco prodotti es. - id esterno

Dopo aver importato i primi due file, bisogna ricordare di mappare come campo identificatore l’ id esterno, con la procedura precedentemente descritta sarà possibile, creando una terza importazione, selezionare ‘blocco prodotti’ tra i moduli disponibili (nell’esempio qui sotto si tratta di ‘Ordini di vendita’).

A questo punto nella mappatura del modulo ‘blocco prodotti’ bisogna impostare come campi di collegamento i due id esterni precedente creati nei due moduli e successivamente inseriti con i csv.

Nel caso in cui nel CSV da importare si abbia un campo di tipo Uitype 10 con collegamento ad un’ altra entità, per importarlo correttamente è necessario che prima sia stata eseguita un’importazione della suddeta entità con il record ad esso collegato e mappato un campo identificativo esterno nella stessa modalità precedentemente descritta per il blocco prodotti.

Esempio di come si presenta il file di importazione per il blocco prodotti di un Ordine di Vendita:

La situazione è la seguente. Supponiamo di avere già importato tutti i prodotti e di dover dunque importare gli Ordini di Vendita con relative righe prodotto. A questo punto è sufficiente creare un file CSV come quello riportato nell'esempio:

Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga
SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00
SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00

La prima riga rappresenta l'intestazione, ovvero le colonne da inserire e devono contenere tutti i campi che sono presenti nel blocco prodotti degli Ordini di Vendita che si intendono importare. Usando come chiave di importazione, il numero dell'ordine (prima colonna), si posso importare in questo modo, tot righe del medesimo ordine. Questa procedura funziona anche per gli altri moduli che contengono un blocco prodotti.

N.B.: è fondamentale che gli Ordini, siano presenti nel file CSV in maniera sequenziale. Non è possibile importare correttamente un CSV quando gli Ordini di Vendita sono sparsi tra le righe del file stesso.

CORRETTO

Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga
SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00
SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00
SO11 PR05 Computer Super PC 1 300,00 50 250,00
SO11 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 25,00 0 25,00

NON CORRETTO

Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga
SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00
SO11 PR05 Computer Super PC 1 300,00 50 250,00
SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00
SO11 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 25,00 0 25,00

PASSO 1: Modulo
Selezionare il modulo di destinazione dei dati.

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PASSO 2: Sorgente dati
Selezionare il tipo di sorgente, se csv o database.

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PASSO 3: Parametri sorgente
Compilare i parametri del server che contiene il db per effettuare la connessione.

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PASSO 4: Tabella sorgente
Scegliere la tabella sorgente contenuta nel database; se necessario, nello spazio sottostante impostare una query di estrazione avanzata dei dati.

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PASSO 5: Mappatura campi
Analogamente alla procedura standard di importazione da csv, è necessario mappare i dati presenti nella tabella d’origine con i campi presenti in vtenext, in modo che l’informazione giunga a destinazione sul CRM nel campo corretto.

È necessario selezionare il campo chiave; inoltre per alcuni campi è possibile scegliere il formato (es: formato telefonico) o utilizzare semplici formule (es: anteponi codice). Più in basso nella videata, potete selezionare i campi di default in creazione e in modifica.

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PASSO 6: Pianifica avvio
Schedulare il processo secondo un intervallo regolare.

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PASSO 7: Notifiche
Definire quale utente dovrà ricevere notifica dell’importazione dati.

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Come si importano i prodotti configurabili da data import?
1. usare l'import del modulo prodotti come base
2. aggiungere un campo speciale da interfaccia, denominato per esempio "nome prodotto configurabile" da usare per creare il prodotto configurabile padre
3. aggiungere dei campi speciali per gli attributi del prodotto sempre da interfaccia. In questo modo l'import farà la "distinct" di questi ultimi e creerà le righe nel campo tabella. In pratica nel data import, sarà possibile mappare i campi degli attributi come normalissimi campi standard.

Altre azioni
Terminata la creazione del processo di import, nel menù generale dello strumento Importazione Dati vengono mostrate le importazioni salvate con le informazioni relative a ultimo/prossimo avvio. È possibile fare altre azioni.

Importazione abilitata/disabilitata (per cambiare, cliccare sull’icona)

Avvia l’importazione ora

Modifica della configurazione (vengono riproposti i passi precedenti)

Lettura del resoconto ultima importazione

Elimina l’importazione

17.17 Klondike A.I. connector

Dalla versione 20.04 è disponibile nel settings Klondike AI, un plugin aggiuntivo che permette la connessione di vtenext con i moduli del motore di machine learning Klondike:

Si prega di contattare l'Area Commerciale per richiedere le modalità di abilitazione del plugin.

Klondike_VTENEXT_20_04.pngKlondike in Impostazioni

Klondike---Classificatore.png
Classificatore

Klondike---Dettagli-Classificatore.png
Dettaglio configurazione del Classificatore

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Agente dei Processi

Klondike---Dettaglio-Agente.png
Dettaglio configurazione Agente dei Processi

Klondike---Processi.png
Lista Processi gestiti


Esempi di Processi gestiti