2 Primi passi: come navigare in vtenext

2 Primi passi: come navigare in vtenext

Questa sezione consiste in una breve introduzione a vtenext orientata a chi, per la prima volta, accede al sistema. L’obiettivo è di fornire all’utilizzatore le conoscenze base per prendere familiarità con questo strumento, che di per sé è stato concepito per essere intuitivo e di veloce utilizzo.

Saranno descritti gli strumenti orizzontali di base:

Azienda---vtenext.png

2.1 Login al sistema

Per accedere a vtenext inserire le proprie credenziali utente nella pagina di accesso al sistema e premere il pulsante Login:

login.png

La maggior parte dei browser è in grado di salvare il vostro “Nome Utente” e “Password” per velocizzare l’accesso al sistema. Per la sicurezza dei vostri dati è consigliato non consentire al browser di salvare i parametri di accesso, a maggior ragione se state usando un computer condiviso o un notebook che può essere perso.

La password prescelta deve avere le seguenti caratteristiche, secondo la normativa sulla sicurezza della privacy

L’utente in autonomia può richiedere il reset della password tramite il link “Hai dimenticato la password ?”. La procedura indicata dovrà essere eseguita entro 24 ore, altrimenti sarà obbligatorio richiedere nuovamente il reset tramite il link.

NB: la procedura di ripristino password viene inviata all’indirizzo email di registrazione dell’utente in vtenext. Si ricorda che l’email può finire in posta indesiderata. L’utente amministratore invece può aggiornare in qualsiasi momento la password dell’utente, dal menù Impostazioni, saltando suddetta procedura.

VTENEXT-21-09_recuperopass.png

Attenzione! Se si eseguono 5 tentativi errati di login (per esempio perché si sbaglia nome utente o password), il sistema mette in atto una misura di sicurezza e blocca l’indirizzo IP da cui provengono i tentativi, impedendo altri accessi. L’utente vtenext riceve anche un’email di notifica.

Se l'utente ignora l'e-mail e continua a riprovare, indistintamente dalla tipologia di login (via web, da webservice o da activesync per cellulare), dopo 100 tentativi errati di login l'ip sorgente viene bannato.

L’utente Admin può andare in Impostazioni> Controllo login utenti, e ripristinare il corretto funzionamento cliccando sul link “Rimetti in Whitelist”.

2.1.1 Durata della sessione utente

La durata della sessione utente in vtenext, dipende principalmente dalla sessione php, ovvero da un parametro che è configurato nel server dove il crm è installato.
Nella pagina di login, esiste un campo flag denominato "resta collegato" ed una volta attivo, il tempo della sessione viene gestito lato applicativo.

La durata di sessione con tale funzione attiva, è di un mese mentre a standard, ovvero non flaggando il sopra citato campo, la durata dipende dal sistema operativo installato nel server che ospita il crm. Ad esempio, Ubuntu (installato in cloud/onsite che noi consigliamo) la sessione dura circa 30 minuti.

Infine è bene considerare che sono sempre valide le regole delle connessioni simultanee per utente: con lo stesso user è possibile effettuare una login al massimo, in 2 browser contemporaneamente. Se si prova ad entrare nel crm con un terzo browser, uno degli altri due automaticamente verrà scollegato.

user.png

2.2 Home

Quando l'utente effettua l'accesso al crm, può visualizzare la propria Home (impostazione modificabile dal singolo utente in Preferenze utente).

image.png

La pagina Home è costituita da una serie di elementi (cruscotti) che richiamano le informazioni contenute in vtenext. Questi cruscotti, possono essere composti da:

La configurazione è a discrezione dell’utente stesso che può attivare degli elementi predefiniti oppure crearne di nuovi. Ogni utente dovrà creare i propri cruscotti e non potranno essere resi pubblici. Per abilitare o disabilitare un cruscotto predefinito cliccare sull’icona 2_2-home-ITA.PNG per accedere a “le mie preferenze”.

ATTENZIONE: i grafici in home hanno una cache di 24 ore e non vengono aggiornati ad ogni refresh della stessa.

Ecco la lista dei blocchi disponibili (attivabili dalle "Preferenze utente"):

News e Manuale

Riquadro con le ultime novità vtenext ed un link al Manuale Online

N.B.: My Files è stato eliminato dalla Homepage, tutti i documenti che vi erano presenti prima dell'aggiornamento sono stati spostati nella cartella "My Private Files" presente nel modulo Documenti.

Per creare un nuovo elemento personalizzato cliccare su e scegliere la tipologia di elemento da aggiungere.

image.png

Se ad esempio si sceglie di aggiungere un nuovo Modulo, si avrà a disposizione una schermata come quella sottostante:

Servirà dunque inserire un titolo per questa nuova finestra (es. Tutte le aziende), indicare quanti elementi visualizzare (es.10), quale filtro utilizzare per la visualizzazione di quel cruscotto (es. filtro Tutti) ed infine sarà necessario determinare quali sono i campi da visualizzare, per un massimo di 2 (es. Nome Azienda e Telefono).

Il risultato di tale configurazione è visibile nella seguente schermata:

image.png

N.B.: E’ possibile cambiare l’ordine dei riquadri trascinandoli con il mouse nella posizione voluta.

2.3 Modalità di navigazione: i menù

La navigazione all’interno di vtenext è guidata dai menù presenti a sinistra ed a destra dello schermo. È composto da due differenti barre di icone che andremo di seguito ad illustrare:

Menusx--VTENEXT-21-09.png

La barra di navigazione blu permette l’accesso a tutti i moduli attivi di vtenext.

A seconda del tema scelto in “Preferenze”, la disposizione degli elementi ed i colori potrebbero cambiare.

 

Un modulo è un contenitore di schede di una specifica categoria, dunque è l'insieme delle informazioni del CRM suddivise per tipologia. I moduli disponibili non sono tutti visibili immediatamente sulla barra blu, ma vengono elencati sotto l’apposita voce Moduli. L'utente amministratore può scegliere l’ordine delle voci di menù dalle "Impostazioni".

Per gli utenti di tipo amministratore, in fondo alla barra del menu di sinistra, sarà disponibile anche l'ingranaggio per accedere alle Impostazioni.

 

Settings-Administrator-1-VTENEXT-21-09.png

Menudx-VTENEXT-21-09.png

La barra presente in alto, orizzontalmente lungo tutta la schermata, si trovano una serie di icone fisse dedicate alle funzioni d’uso comune, ovvero le notifiche per i principali moduli, quali Messaggi, Conversazioni, Processi, ecc.

Preferenze_utente-VTENEXT-21-09.png

In alto a destra viene riportata invece l’icona/miniatura dell’utente (Avatar) che permette di accedere alle preferenze o uscire dal sistema (logout).

 

 

2.3.1 Ricerca globale

La ricerca, posizionata nella barra in alto, sulla sinistra, permette l’interrogazione all’interno del sistema. A scelta può essere effettuata, nel modulo dove si sta lavorando, in tutti i moduli o solo in parte di essi (per macro-area).

Una volta inserito il testo da ricercare premere invio o premere il bottone relativo al modulo su cui si vuole effettuare la ricerca. Il concetto di macro-area vuole racchiudere tutti i moduli legati ai principali processi aziendali. Naturalmente alcuni moduli hanno (o possono avere) funzione trasversale.

Le macro-aree di ricerca possono essere direttamente personalizzate dal singolo utente cliccando su “Gestisci aree di ricerca”, presente in basso a destra nella finestra riassuntiva delle aree. I risultati della ricerca vengono visualizzati in un nuovo tab del browser e presentati con una visione d’insieme, volta a rendere più chiare le relazioni fra i diversi oggetti.

image-1663755184153.png

Per comodità di configurazione, trovate la voce Gestisci Aree di ricerca, anche sulla barra dei menu a sinistra.

image.png

La modifica delle Aree di Ricerca, una volta gestita, verrà propagata a tutti gli utenti.

image-1663755278211.png

Schermata di scelta, modifica o creazione Aree

La tipologia di testo inserito, qualora non fosse presente all'interno di tutti i filtri usati dall'utente, non darà alcun risultato nella ricerca. Ad esempio, se ricerchiamo un indirizzo email e il campo non è presente in nessuna colonna di nessun filtro, vtenext non troverà il dato inserito.

Si consiglia pertanto di creare un filtro nelle anagrafiche con il campo Email inserito nella scelta delle colonne.

Inoltre il testo inserito non viene ricercato nei campi relazionati.

Cerca-VTENEXT-21-09.png

2.3.2 Icone fisse

 Processi: cliccando su quest’icona si accede alla vista in dettaglio di tutti i processi presenti nel CRM.

Più recenti: cliccando su quest’icona è possibile visualizzare la lista delle anagrafiche consultate recentemente.

Eventi: accesso a un mini-calendario semplificato che permette a colpo d’occhio di visualizzare tutti (aperti e chiusi) gli impegni prefissati nel mese evidenziato. Lateralmente viene riportata la lista di tutti gli eventi imminenti.

Messaggi: accesso diretto al modulo messaggi e alla composizione di un nuovo messaggio di posta. L’icona presenterà, nel caso di nuove email, un numero in alto a destra corrispondente al numero di messaggi non letti.

Conversazioni: soluzione per la gestione dello scambio di informazioni tra utenti. Ogni conversazione può essere pubblicata a uno o più utenti. Può essere relazionata inoltre ad ogni elemento del CRM.

Notifiche: funzionalità per mantenere aggiornati gli utenti sui temi e sui dati di loro interesse. Il sistema permette di contrassegnare come lette o non lette le notifiche, anche in forma massiva. 

Compiti: accesso diretto ai compiti in scadenza con possibilità di crearne nuovi.

Creazione Veloce: consente da qualsiasi punto dell’applicazione di creare una nuova entità (Azienda, Contatto, Evento, Lead, Fornitore, Compito, Documento, Ticket ed Opportunità). Cliccando sulla tipologia di entità si aprirà un nuovo tab del browser contente la maschera di creazione.

Preferiti accesso rapido alle anagrafiche contrassegnate tramite l’icona Preferiti (stella). Ogni utente può definire la propria lista e modificarla continuamente. Per far rientrare un’anagrafica tra i Preferiti è necessario accendere la stella con un click del mouse dalla vista di dettaglio. Per far uscire un’anagrafica dai Preferiti spegnere la stessa con un click del mouse dalla vista di dettaglio.

Note: si apre un pannello dove sono riepilogate tutte le note create dall’utente, con la possibilità di comporne nuove e di convertire ogni nota in altri oggetti CRM.

Tracciamento: consente di accedere alle schermata che visualizza i tracciamenti in corso e in pausa.

 

 

2.3.3 Icone contestuali

Il pulsante , consente di creare una nuova entità rispetto al modulo in cui si è posizionati.

Cliccando invece sul pulsante è possibile accedere ad un sottomenu con le seguenti opzioni:

Menu-Altro-VTENEXT-21-09.png

Cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a sinistra, si ha accesso a due sottomenu:

  1. Configura pagina: consente di accedere alle proprietà del modulo permettendone la modifica di visualizzazione.
  2. Avanzate (disponibile solo se l'utente è un amministratore): consente di modificare le impostazioni (Layout editor, picklist, ecc.) del modulo in cui ci troviamo.

Tramite il tasto “Aggiungi tab” possiamo accedere ai seguenti sottomenù:

crea_altro-VTENEXT-21-09.png

1 - Cliccare sulla rotellina blu delle impostazioni di pagina

crea_altro_configura-VTENEXT-21-09.png

2 - Cliccare su "Configura pagina"

crea_altro_configura_fatto-VTENEXT-21-09.png

3 - Infine cliccare su "Aggiungi tab" per ultimare la configurazione e infine cliccare su FATTO

2.4 Ricerca nel modulo

Per ricercare un termine all’interno di un modulo specifico, cliccare sul box di ricerca:

Il risultato della ricerca è temporaneo, ovvero sparisce alla chiusura o all’aggiornamento della pagina. Per realizzare ricerche salvabili e richiamabili, si veda invece la funzione Filtri.

1. Box di ricerca a destra sopra ai filtri di visualizzazione.

Cerca-VTENEXT-21-09.png

La ricerca viene sempre effettuata tra i campi visualizzati dal filtro applicato (intestazione della tabella) e i record che ricadono all’interno di esso (cfr. Filtri).

Ricerca_contestuale-VTENEXT-21-09.png

Nel caso si desideri ricercare in campi non presenti nel filtro cliccare su ricerca avanzata (disponibile in tutti i moduli anagrafici, non disponibile dal modulo Home).

RicercaAvanzata-VTENEXT-21-09.png

Dalla ricerca avanzata è possibile:

La ricerca verrà effettuata sempre tra i record del filtro applicato.

 

2. Box di ricerca presenti in testa alle colonne del filtro.

Ricerca_contestuale2-VTENEXT-21-09.png

La ricerca in questo caso permette di inserire più elementi sopra alle colonne di riferimento, per avere un risultato temporaneo ed immediato. Ad esempio, nel modulo Assistenza Clienti, potrò avere tra i risultati della mia ricerca tutti i ticket con stato Aperto e Priorità Urgente.

2.5 Struttura dei moduli

L’applicazione è strutturata secondo le relazioni tra i diversi moduli, basate sulle logiche di processo. Per ogni modulo vi sono le seguenti viste di accesso.

1.Vista elenco: propone l’elenco dei dati (schede) presenti nel modulo.

Aziende-VTENEXT-21-09.png

 

Le azioni possibili da questa vista sono:

Elimina

Cancella uno o più record selezionati tramite la casella (flag) a sinistra di ogni riga.

Mass Edit

Per modificare i dati di uno o più record selezionati.

Email

Invia mail in modo massivo.

Fax

Invia fax in modo massivo.

SMS

Invia SMS in modo massivo.

Seleziona tutto/Deseleziona tutto

Seleziona tutti i record del filtro (in tutte le pagine, non solo quella visualizzata).

Filtro

Definisce la vista attiva sul modulo (si veda capitolo Filtri).

Assegnato a

Per filtrare rapidamente secondo l’utente assegnatario.

Con il tasto CREA si aggiunge sempre un nuovo record vuoto al modulo in cui ci si trova.

Nota. I moduli Calendario, Report e Documenti presentano di default una vista alternativa. Tramite il pulsante Elenco è possibile passare alla vista per lista.

BottoniHome-VTENEXT-21-09.png

crea_altro_configura_fatto-VTENEXT-21-09.png

 

2. Vista Kanban: corrisponde alla visualizzazione a colonne.

KanbanAziende-VTENEXT-21-09.png

Permette di operare su un valore di picklist presente all’interno dell’entità, impostato all’interno del filtro selezionato. La modifica verrà effettuata semplicemente trascinando il record da una colonna all’altra senza la necessità di aprire i singoli elementi. Se i valori della picklist prescelta sono correlati da una colorazione di vista (capitolo 16.13, pag.210), anche le colonne all’interno del Kanban saranno identificate con le cromie.

Questo tipo di visualizzazione si configura nella modifica di un filtro, selezionando la tab “Configurazione Kanban”.

Configurazione_Kanban-VTENEXT-21-09.png

Nota. In generale vi è un solo campo che consente di accedere a una finestra riassuntiva del dettaglio sulla destra (es. Titolo del ticket in Assistenza clienti), riconoscibile dalla formattazione applicata stile link (testo in blu, in grassetto e sottolineato al passaggio del mouse).

3. Vista di dettaglio: corrisponde alla scheda. Per accedervi, cliccare in corrispondenza del nome del record.

Azienda---vtenext.png

2.5.1 Struttura dell’anagrafica (vista di dettaglio)

Azienda---vtenext.png

1. Relazioni con gli altri moduli: Posizionato sulla destra della videata, riepiloga tutte le relazioni con gli altri moduli della scheda nella quale vi trovate indicando i numeri di elementi correlati. Per espandere un modulo relazionato cliccare sul rispettivo nome. L'utente amministratore può intervenire sull’ordinamento delle voci decrescente per numero delle Relazioni tramite il Gestore moduli> Layout editor.

Relazioni-VTENEXT-21-09.png

Ad esempio, cliccando su Contatti si ottiene questa vista:

Azienda---relazioni.png

Per creare un record del modulo selezionato, in relazione con la scheda in cui vi trovate, dal box relazioni premere Aggiungi.

N.B.: tutti i moduli relazionati, presentano delle colonne di default che possono essere cambiate lato interfaccia. Andando in Impostazioni > Gestore Moduli > Modulo Interessato (es. Aziende) > Layout Editor > Gestisci Relazione (bottone in alto a destra). Sarà dunque possibile, tramite interfaccia, configurare colonne e posizione degli elementi.

Gestisci-Relazioni.png

Schermata per la gestione delle relazioni presenti nel dettaglio di una anagrafica

 

Di seguito alcuni esempi di moduli relazionati.

Attività del calendario pianificate

RelazioneCalendarioAziende-VTENEXT-21-09.png

Preventivi

RelazionePreventiviAziende-VTENEXT-21-09.png

Contatti

RelazioneContattiAziende-VTENEXT-21-09.png

Di default il menù relazioni propone tutti moduli esistenti e relazionati all'anagrafica che si sta gestendo.

Azioni particolari, disponibili sul modulo, sono accessibili nel pulsante ALTRO  image-1632486265177.png

Le azioni sono in parte generali ed in parte contestuali: ad esempio solo nel modulo Leads vi è l’opzione Converti Lead.

Infine sono da segnalare le icone standard posizionate in alto a destra prima del pulsante altro:

 - modifica

- tracciamento

- crea evento

- crea compito

- collega nuova email

- preferiti

- notificami alle modifiche

- collega

- altro

2.5.2 Sguardo veloce delle relazioni (Quick look)

Sia nella vista elenco, che all’interno della vista di dettaglio, il crm permette di visualizzare in anteprima alcune voci riepilogative di un’entità relazionata (seguendo i permessi dei profili legati al singolo utente).

Lookup-VTENEXT-21-09.png

N.B. I campi visibili all'interno del Quick look relazionale non sono modificabili dall'utente.

2.6 Filtri

I filtri facilitano la ricerca dei dati nel CRM. Definire un filtro significa creare un sistema di ricerca richiamabile quando necessario. I campi personalizzati che avete eventualmente creato nei moduli di vtenext sono utilizzabili anche come filtri per la creazione di liste. Avrete pertanto la possibilità di generare motori di ricerca ad-hoc.

Mediante l’utilizzo delle liste potete personalizzare le visualizzazioni dei dati sulla base delle necessità di ogni singolo utente. Le liste definite su vtenext possono essere utilizzate non solo da chi le crea, ma anche condivisibili con gli altri utenti di vtenext.

image.png

CreaFiltro-VTENEXT-21-09.png

2.6.1 Creare un Filtro

Di seguito spiegheremo come creare una vista individuale partendo da una lista di aziende. Questa modalità è applicabile a tutti gli altri moduli.

Parametri di configurazione:

Per creare un nuovo filtro cliccare su NUOVO dall’icona Ingranaggio accanto al Filtro.

image.png

image.png

Da questa schermata avrete l’opportunità di creare la Vostra lista personalizzata.

Imposta come Default

Il filtro sarà automaticamente applicato all’accesso al modulo

Imposta a Pubblico

Opzione per rendere pubblico il filtro. Esso dovrà essere preventivamente approvato da un utente di tipo amministratore affinché possa essere visualizzato ed utilizzato da tutti gli utenti.

Nota: si ricorda che i filtri anche se non pubblici, sono visibili in base ai ruoli degli utenti (es: il responsabile vendite può

vedere I filtri dei capi area/venditori)

Imposta per Mobile App

selezionare questa opzione se si vuole rendere disponibile quel filtro anche sull'App Mobile Wilson

N.B Il filtro pubblico  dovrà essere preventivamente approvato da un utente di tipo amministratore affinché possa essere visualizzato ed utilizzato da tutti gli utenti.

image.png

Filtri Standard

Seleziona Colonna

Selezionare un campo di tipo Data per effettuare un filtro su base temporale

Seleziona Durata

 

Permette l’inserimento di un arco temporale personalizzato o prestabilito, relativo al campo scelto

Data di Inizio/Fine

Vengono popolati in automatico secondo   l’opzione   Seleziona durata, ad eccezione della scelta personalizzato

Inizialmente ordina per

Consente di definire un campo per l’ordinamento ascendente o discendente dei risultati

Nuova-Vista-Personalizzata-VTENEXT-21-09.png

Nella sezione Filtri Avanzati è possibile definire dei criteri di selezione sui campi di tipo diverso da Data (ovvero si possono selezionare tutti gli altri tipo campi: menù a tendina, testo libero, numero…).

Attenzione: Gli operatori “uguale” e “contiene” si differenziano come segue:

uguale: fa il controllo carattere-carattere. Il valore del campo deve essere esattamente il medesimo del termine di paragone indicato nel filtro, maiuscole comprese.

contiene: è un controllo meno restrittivo di “uguale” dove il valore del campo deve contenere la stringa di testo indicata nel termine di paragone.

Esempio:

TAB.jpg

Nella sezione Filtri basati sui Report è possibile estendere le funzioni dei filtri attraverso un Report (per l’utilizzo del modulo Report v. paragrafo 13.1):

Filtro_daReport-VTENEXT-21-09.png

Attraverso quest'impostazione è possibile associare al filtro le condizioni imposte e le colonne selezionate precedentemente nel Report.

2.7 Preferenze utente

PreferenzeUtenteVTENEXT-21-09.png

Per accedere alle impostazioni utente cliccare sull’icona del proprio avatar e successivamente sulla voce PREFERENZE.
La schermata è così composta:

Ruolo e Login utente

image-1689167323219.png

Questo blocco è utile per:

Sempre dalle preferenze, è inoltre possibile attivare il "Tema Scuro", agendo dalle Preferenze Utente e mettendo la spunta sul campo omonimo. Questa opzione è disponibile solamente per il tema next.

Esempio di Homepage con Tema Scuro attivato.

TemaScuroVTENEXT-21-09.png

Più informazioni

altre_informazioni_utente-1-VTENEXT-21-01.png

Questo blocco è utile per:

 

Indirizzo utente

 

Fotografia utente

Permette di impostare la foto dell’utente e la miniatura (avatar). Una volta caricata l’immagine, salvare le modifiche. Ritornare successivamente al punto ove viene visualizzata l'immagine caricata, cliccare su Fotografia a destra, ritagliare la porzione di foto nel formato quadrato e salvare.

avatar.jpg

Configurazione calendario

preferenze_calendario_utente.png

 

Configurazione Asterisk

configurazione_asterisk.png

Estensione Asterisk

Nel caso in cui vtenext sia integrato con un centralino Asterisk, indicare qui il proprio interno (es: SIP/111).

Receive Incoming Calls

Spuntare per attivare il riconoscimento delle chiamate in ingresso.

 

Configurazione servizi web REST

Token Identificativo access key che tramite webservice identifica la password utente associata automaticamente alla creazione utente

image-1668442997116.png

Tale campo contiene informazioni sensibili e per sbloccarlo è necessario inserire la password dell'utente interessato. Una volta sbloccato è possibile rigenerare la chiave tramite il pulsante "Rigenera" e, tramite la picklist "Validità access key", posso determinare il comportamento dell'access key stesso.

I valori selezionabili da detta picklist sono i seguenti:

Statica

l'access key rimane sempre invariata

Aggiorna automaticamente al cambio password

l'access key viene ricalcolata ad ogni cambio password

Disabilitata

 l'access key non permette alcun accesso via webservice

N.B.: Quando viene ricalcolata l'access key, da Wilson l'utente deve eseguire il login nuovamente.

image-1689167419810.png

Schermata che si ottiene cliccando su VISUALIZZA nel campo Access Key

image-1689167220339.png

Schermata che si ottiene dopo aver digitato la password. Notare il tempo rimanente per rigenerare l'Access Key ed il pulsante Ricalcola ora

componenti-homepage-1-VTENEXT-21-09.png

Notifiche: permette di definire quali notifiche si vogliono ricevere in base al modulo indicato, ad eccezione di quelle definite dalle regole di profile.

notifiche_moduli-VTENEXT-21-09.png

I miei gruppi.

Riporta il gruppo di appartenenza definito dall’amministratore.

Storia Login

Per la verifica degli accessi

In alto a destra, vicino al pulsante modifica, è presente il pulsante ALTRO che ci permette di accedere ad ulteriori opzioni per l’utente.

image-1689167042270.png

2.7.1 Richiesta Assistenza Remota

image-1689168124686.png

Il pulsante RICHIEDI ASSISTENZA REMOTA è la funzione che serve per creare delle credenziali temporanee da fornire all'Assistenza Clienti vtenext, qualora ve ne sia necessità (es. durante la verifica di una segnalazione effettuata tramite ticket, qualcuno dell'assistenza richiede le credenziali per entrare in vtenext).

N.B.: ogni utente vtenext potrà cliccare in autonomia per fornire un accesso di assistenza remota (ogni utente lo fa per se, compreso l'admin. Lo stesso admin non può eseguire questa operazione per gli altri utenti).

Cliccando su quel pulsante, comparirà la seguente popup:

image-1689168326181.png

Si potrà dunque scegliere la durata di validità delle credenziali che si stanno per attivare determinata in ore (1, 2, 4, 8, 24, 48) e la possibilità da parte di chi interviene, di visualizzare o meno i Messaggi di posta e le Conversazioni. L'utente che fornisce le credenziali al suo crm, può dunque nascondere queste informazioni personali. Una volta cliccato sul pulsante CONFERMA in basso a destra di quella stessa popup, comparirà quest'altra schermata, che permetterà di copiare le credenziali temporanee e fornirle appunto all'Assistenza Clienti:

image-1689168613970.png

Da notare che una volta chiusa questa finestra, le credenziali create temporaneamente non saranno recuperabili, se non rigenerandole nuovamente. Se infatti si clicca nuovamente sul pulsante RICHIEDI ASSISTENZA REMOTA in alto a destra delle Preferenze Utente, e le credenziali temporanee sono ancora valide, comparirà la seguente schermata:

image-1689168798856.png

Come si evince facilmente, sarà possibile REVOCARE LE CREDENZIALI oppure RIGENERARE LE CREDENZIALI nuovamente.

2.7.2 Autenticazione in due fattori (2FA)

image-1689169445900.png

Nelle PREFERENZE UTENTE è possibile trovare la funzione AUTENTICAZIONE IN DUE FATTORI. Essa può essere:

CON APP WILSON

Una volta scelta questa opzione, comparirà una schermata che chiederà di inserire un PIN composto da un minimo di 4 ed un massimo di 8 cifre.

image-1689169911341.png

Cliccando su AVANTI verrà richiesto di confermare il PIN scelto:

image-1689170007134.png

Cliccando su SALVA, l'autenticazione in due fattori risulterà essere ATTIVA. Nel momento in cui si accede all'app Wilson, comparirà la richiesta di digitare il PIN che si è scelto in fase di configurazione:

image-1689170764654.png

Non solo, anche quando si tenterà di accedere via WEB sarà richiesta l'autenticazione tramite digitazione del CODICE DI SICUREZZA, che può essere visualizzato tramite l'app Wilson. L'app infatti invierà una notifica Push, cliccando la quale permetterà di visualizzare il codice di sicurezza da inserire nella seguente schermata:

image-1689170919770.png

Schermata di inserimento codice di sicurezza fornito dall'app Wilson

image-1689171221666.png

Schermata dell'app Wilson che fornisce un codice di sicurezza valido per 60 secondi

CON EMAIL

Non appena si sceglie l'autenticazione a due fattori con Email, il crm apre una popup ove chiede di digitare la password dell'utente che ne fa richiesta:

image-1689177242343.png

Una volta inserita la password, il crm aprirà una seconda schermata di dialogo, ove confermerà l'invio di un'email all'indirizzo dell'utente che ne ha fatto richiesta,

image-1689177801474.png

Contestualmente, all'utente arriva la seguente email (template modificabile dalle impostazioni):

image-1689177733691.png

In questo caso, ogni volta che si effettuerà l'accesso al crm, comparirà questa schermata, che richiede l'inserimento di un codice che verrà inviato per email:

image-1689177905453.png

Ed ecco infine l'aspetto dell'email con il codice di sicurezza da inserire nella schermata menzionata poco fa (template modificabile dalle impostazioni):

image-1689177990161.png

DISATTIVAZIONE / CAMBIO TIPOLOGIA AUTENTICAZIONE DUE FATTORI

Quando si imposta il menu a tendina dell'autenticazione in due fattori a DISATTIVATA oppure si sceglie un'opzione diversa dalla precedente, il crm apre una schermata di dialogo, ed obbliga l'utente ad inserire la password del suo utente ed il codice di sicurezza che gli è stato inviato tramite notifica push attraverso l'app Wilson (o email se era attiva l'altro tipo di autenticazione).

image-1689177022196.png

Schermata di disattivazione/cambio dell'autenticazione a due fattori

2.8 Privilegi di Accesso

I privilegi di accesso, o profilo, associati all’utente utilizzato per accedere a vtenext sono definiti dall’amministratore.

Ad un utente di vtenext, sulla base dei moduli scelti, possono essere assegnati i permessi di:

profilo_utente_VTENEXT-21-09.png

N.B.  Per approfondimenti su creazione di un profilo si consiglia la lettura del capitolo 16.1.1 Creazione di un nuovo profilo.

L’utente con il privilegio di amministratore può modificare tutte le impostazioni di base di vtenext. Il cuore del CRM è composto dalle anagrafiche dei clienti. Prima di creare suddette anagrafiche è indispensabile:

Nelle prossime pagine vedremo come gestire in vtenext le macro-aree e i principali processi. Nei capitoli finali entreremo in dettaglio sulle impostazioni avanzate che spettano all’utente Amministratore.