6 Strumenti di comunicazione marketing

6 Strumenti di comunicazione marketing
6.1 Campagne di newsletter
6.1.1 Passo 1: Campagna
6.1.2 Passo 2: Target
6.1.3 Passo 3: Newsletter
6.1.4 Variabili speciali nel template newsletter
6.1.5 Wizard Newsletter
6.1.6 Nuovo Newsletter editor
6.1.7 Creazione di un Template Newsletter
6.1.8 Problemi comuni di visualizzazione delle email con Outlook
6.2 Statistiche di invio e altro
6.2.1 Gestione manuale delle disiscrizioni
6.2.2 Requisiti e configurazioni per l’utilizzo del modulo Newsletter
6.2.3 Configurazione Newsletter (SMTP)
6.3 Modulo SMS
6.4 Modulo FAX

6 Strumenti di comunicazione marketing

vtenext presenta diversi strumenti utilizzabili per la comunicazione massiva:

6.1 Campagne di newsletter

Oltre all’invio di campagne marketing, il modulo permette di tracciare tutti i movimenti relativi alle singole newsletter con statistiche di aperture email, click sui link per ogni campagna, ecc...

In generale, una newsletter è contenuta in una campagna, e una campagna contiene tutte le newsletter che si mandano nel corso del tempo. Campagne permette quindi di segmentare quest’attività di marketing tarando gli invii sulla base di obiettivi e target.

IMPORTANTE:

se il server crm non è pubblicato, comunque le email della newsletter saranno inviate ma eventuali statistiche (apertura, click, cancellazioni, ecc.) e soprattutto la visualizzazione delle immagini nel template, non saranno possibili/visibili.

Per creare una nuova newsletter con vtenext, vi sono due metodi possibili:

A. Procedura guidata: il pulsante Newsletter Wizard, a disposizione nei moduli Campagne e Newsletter, vi presenta un wizard a step che facilita la realizzazione della campagna (vedi capitolo 6.1.5).

B. Procedura manuale: equivale a realizzare gli step della procedura senza il wizard e in versione estesa. Permette di capire la logica delle relazioni Campagna-Target-Newsletter dietro all’invio, pertanto consigliamo in prima fase di utilizzare questo metodo, per poi sfruttare la scorciatoia del wizard una volta che la logica vi è chiara.

Vediamo in dettaglio i 3 passaggi.

Passo 1: Creare una campagna o accedere ad una campagna esistente.
Passo 2: Definire il Target dei destinatari della campagna.
Passo 3: Definire il modello di email per la newsletter.

Attenzione! La procedura manuale viene consigliata quando si deve creare un’altra newsletter all’interno della stessa campagna.

Di seguito pubblichiamo il video su come fare le Newsletter senza l'aiuto del Wizard. Questo video comprende la spiegazione dei seguenti capitoli:

6.1.1 Passo 1: Campagna
6.1.2 Passo 2: Target
6.1.3 Passo 3: Newsletter

6.1.1 Passo 1: Campagna

Nell’ottica di realizzare una serie di newsletter regolari, per esempio settimanali, mirate a un segmento specifico del vostro database, per prima cosa dovete creare una nuova campagna che sarà il contenitore delle newsletter.

Tenete presente che Campagne è un modulo trasversale che viene utilizzato anche per campagne di altra tipologia, come telemarketing od eventi.

Da Campagne creare un nuovo record con il pulsante CREA

I campi mostrati sono in gran parte opzionali. Nel caso di una campagna di tipo newsletter, campi come Reddito, Budget e Costi sono meno rilevanti (dunque tralasciabili) rispetto a una campagna, per esempio, di tipo fieristico.

Nome della campagna	Dare un nome sulla base dell’obiettivo
Tipo di campagna	Selezionare un tipo di campagna dalla lista (valori modificabili dall’amministratore)
Prodotto	Selezionare un prodotto esistente in CRM e collegarlo alla campagna, se attinente
Stato della campagna	Selezionare lo stato (la lista può essere cambiata dall’amministratore)

Data di chiusura prevista	Data in cui la campagna sarà terminata
Reddito previsto	Ammontare del profitto che vi aspettate dalla campagna
Budget e costi attuali	Costi sostenuti per la campagna (indicato per campagne di tipo fieristico, per esempio)
Assegnato a	Utente o gruppo preposto alla gestione della campagna
Target	Descrivete il target a cui si rivolge la campagna (campo informativo di testo)

6.1.2 Passo 2: Target

A questo punto è necessario definire il target di destinatari per la campagna, associando Target a Campagne. Nella scheda campagna, dal menù relazioni selezionate il modulo Target, quindi Aggiungi Target. Se il target fosse già stato creato, con Seleziona Target lo andate a scegliere.
N.B.: è possibile aggiungerne più di uno.

Il target è costituito da liste di nominativi, un insieme di aziende, contatti e/o leads (ma anche altri target). I nominativi sono caricati o singolarmente (con ricerca del singolo nome) o tramite i filtri.

Nel menù relazioni scegliete il modulo interessato, selezionate il filtro dal menù a tendina e cliccate Carica Lista.
Dovete quindi avere già disponibile il filtro (esempio: filtro Clienti Esteri in Aziende) per poi sfruttarlo come target.

N.B.: Con questa nuova funzionalità non è più necessario ricaricare un target per gestire una newsletter. Esso infatti si aggiornerà automaticamente in due modi (selezionabili dall’utente):

Incrementale: aggiunge nominativi al target in base al filtro di partenza. Non tiene conto delle variazioni del filtro che determinano esclusioni da quest’ultimo;
Sincronizzata: varia in aggiunta e diminuzione in base al filtro.

Questo aggiornamento avverrà automaticamente ogni 6 ore grazie ad un cron che permette di ricaricare in automatico le anagrafiche nel target. Inoltre la sincronizzazione automatica avviene anche al momento dell'invio della Newsletter, ovvero quando si decide di premere il pulsante Invia Email.

Se il Target viene impostato a Tipo Target = Dinamico e Tipo Sincronizzazione = Sincronizzata, nelle relazioni Aziende, Contatti e Leads, non saranno disponibili i pulsanti Aggiungi e Seleziona delle relative entità.

Nell’esempio in figura qui sopra, il target include una serie di aziende, contatti e leads. A questo insieme di destinatari sarà rivolta la campagna, che nel nostro caso sarà l’invio di una newsletter.

E' necessario rammentare che il target caricherà solamente le anagrafiche che avranno il campo "Riceve newsletter" impostato a sì (flag attivo).

Nota. Il modulo Newsletter è in grado di gestire gli indirizzi email duplicati impedendo invii ripetuti allo stesso indirizzo. Pertanto se all’interno del target vi sono un’azienda e un contatto a cui è associato lo stesso indirizzo email, la newsletter verrà inviata una sola volta senza la necessità di interventi di “pulizia” manuali.

I target possono essere annidati ed inclusi tra loro, solo a scopo di raggruppare determinati clienti. Per esempio, posso fare un target Italia (target padre) che contiene un target per ogni regione d’Italia (target inclusi). Quando mando la newsletter, viene inviata a tutti indiscriminatamente. La funzione è solo di visualizzazione.

6.1.3 Passo 3: Newsletter

Ritornate alla scheda della campagna e, tramite il menù relazioni, scegliete il modulo Newsletter quindi Aggiungi Newsletter. Si aprirà la creazione di una nuova scheda newsletter.

Dovete poi associare un template alla newsletter, definendo quindi il contenuto che il vostro target riceverà nella casella di posta. Utilizzare il pannello Seleziona un Template Email che si trova nel menù Altro.

	selezionare un template tra quelli presenti nel sistema
	creare un nuovo template
	modificare il template selezionato
	Invia o schedula l’invio secondo la configurazione Campagna-Target-Newsletter
	viene inviata una prova della newsletter all’indirizzo email dell’utente (sempre consigliato)
	visualizza una finestra di anteprima del template (sempre consigliato)
	permette di interrompere l'invio di una newsletter in maniera emergenziale

Note sull’invio. Una volta premuto il pulsante Invia Email la newsletter viene programmata per l’invio secondo data e ora indicati nei campi Data programmazione e Ora programmazione (se questi valori sono nel passato, la newsletter partirà subito), con i parametri inseriti in Nome mittente e Indirizzo mittente. Una volta premuto il pulsante l’azione non è annullabile da interfaccia.

Attenzione! Affinché l’invio della Newsletter sia effettivo occorre configurare il cronjob nel server su cui è installato vtenext. Per maggiori dettagli vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare.

6.1.4 Variabili speciali nel template newsletter

Si rimanda ai paragrafi precedenti per le istruzioni generali di configurazione del template. A disposizione dei template di tipo newsletter vi sono variabili speciali.

Per inserire una variabile speciale, cliccare all'interno di un blocco testo, fare doppio clic del cursore nella posizione desiderata, scegliere il modulo e il campo. Una volta selezionato il campo verrà inserita nel testo la variabile corrispondente al campo scelto.
La variabile verrà convertita nel valore contenuto all'interno del campo al momento dell'invio e-mail.

Dettaglio scelta del modulo per l'inserimento della variabile

Dettaglio scelta della variabile

Cliccando su INSERT, la variabile verrà posizionata ove desiderato

Visione d'insieme del nuovo editor delle newsletter (disponibile dalla versione 20.04)

Link per disiscrizione

Per rispettare il diritto del nostro contatto a non ricevere più comunicazioni, è fondamentale inserire nel template newsletter il link per la disiscrizione dalla campagna.

Per inserire il link, che è una variabile speciale, posizionatevi sul fondo del corpo dell’email e selezionate dal menu di destra la voce "Unsubscrption link" e portatela all'interno del foglio. All'interno del foglio comparirà una variabile a questa, posizionando il cursore prima dalla variabile, anteponete la scritta: “per disiscriverti da questa newsletter clicca”.

N.B.: in fase di "email di test" questo link non funziona perchè non vi può riconoscere come target, quindi erogherà pagina bianca.

Nel template voi continuerete a visualizzare la variabile come tale. Solo il destinatario, a mail ricevuta, vedrà la parola qui al posto della stringa (vedrà quindi clicca qui, dove qui sarà cliccabile).

Al destinatario sarà proposto di disiscriversi da tutte le comunicazioni o soltanto dalle newsletter della campagna utilizzata (in questo caso, per esempio, potrebbe essere interessato a ricevere newsletter su un tema diverso, se il suo nome rientra nel target di un’altra campagna).

Il bottone "Gdpr e Informativa Privacy" rimanda il destinatario del target alla Web App.

Link per anteprima

Consigliamo di inserire nel template una variabile speciale che verrà sostituita con il link per la visualizzazione della newsletter come pagina web. Questo perché alcuni client potrebbero limitare la visualizzazione di elementi della newsletter (per esempio bloccando le immagini).

6.1.5 Wizard Newsletter

Come detto nel paragrafo 6.1, è possibile velocizzare il procedimento di creazione/invio mediante il wizard denominato "Wizard Newsletter". In pratica, esso vi propone una procedura guidata in 5 step, grazie ai quali si ottiene lo stesso risultato di quanto visto finora.

Attenzione! Se viene premuto il pulsante "Wizard Newsletter" dalla vista per lista del modulo Campagne, si creerà una nuova campagna contenente la nuova newsletter.

Vediamo i passaggi della procedura guidata:

Scelta dei destinatari: selezionare Target, Aziende, Contatti e/o Leads e relativi filtri a disposizione
Template: scegliere uno dei template newsletter disponibili, o crearne uno ex novo
Dati Newsletter: informazioni relative all’invio (Nome e Indirizzo Mittente saranno visibili ai destinatari, Nome Newsletter e Descrizione sono dati interni a vtenext. Attenzione: l’oggetto dell’email fa parte del template, step2)
Test: visualizzare l’anteprima e inviare una email di test. L'email di test prevede la conversione delle variabili presenti nel template. N.B. All'interno dell'email di test non funziona il link alla disiscrizione dalla newsletter, mentre il link anteprima funziona regolarmente.
Pianifica: inviare immediatamente o pianificare l’invio per una data/ ora futura

N.B Quando si realizza una newsletter da Wizard, è possibile creare un nuovo template o modificarne uno esistente. Se si opta per la seconda scelta, il template creato sarà utilizzabile solamente per la newsletter creata con il wizard e non per altre.

Attenzione: dalla versione 20.04 di vtenext, è stato aggiunto il nuovo editor per comporre i template delle newsletter. Questo nuovo strumento, combina diverse funzionalità con l'obiettivo di aiutare gli utenti a costruire modelli HTML senza dover editare nessuna riga di codice. È una soluzione perfetta per sostituire i comuni editor WYSIWYG, utili per la modifica dei contenuti ma inappropriati per la creazione di strutture HTML.

Il CRM crea un duplicato del template originale con le modifiche apportate durante il wizard, ma non vi è la possibilità di richiamarlo per la creazione di altre newsletter.

Se, infatti, si effettua la ricerca da IMPOSTAZIONI > TEMPLATE EMAIL, sarà disponibile sempre e soltanto il template originale o di partenza.

Wizard Passo 1

Wizard Passo 2

Wizard Passo 3

Wizard Passo 4

Wizard Passo 5

6.1.6 Nuovo Newsletter editor

Dalla versione 20.04 di vtenext, è disponibile un nuovo editor che permette di creare template per le newsletter in maniera semplificata. Non serve conoscere il codice HTML, basta solo spostare gli elementi necessari a comporre la propria comunicazione, gestendoli con un drag&drop.

Ecco come si presenta il nuovo tool di composizione del template newsletter:

Di seguito verranno descritte tutte le icone degli strumenti disponibili:

	Allows to test the preview choosing among: Desktop Tablet Mobile
	Allows to activate/deactivate the templates' construction lines
	Allows to activate/deactivate the full screen display mode. This mode eases the construction of templates
	Allows the HTML code visualization
	Allows the template import by coping and pasting the source code
	Allows to momentarily hide all the pictures in the template
	Allows to edit the source code
	After selecting an element in the newsletter template click on this icon to access all the editing options available (Size, Style, Decorations)
	After selecting an element in the newsletter template click on this icon to access all the setting options available. The options change according to the selected element. Here below some examples: Text: ID e Title Link: Title, Href (Url), Target (Same window, Different window) Image: Alt ecc.
	Permette di visualizzare il dettaglio dei livelli sui quali il template è costruito. In questo modo si può agevolmente passare, ad esempio, da un div all'altro per poterne modificare le proprietà.
	Attiva la visualizzazione di tutti i blocchi ed elementi disponibili per la composizione del template
Blocchi disponibili
	Inserisce una tabella con una cella
	Inserisce una tabella con due celle divise verticalmente e disposte al 50% rispetto alla tabella
	Inserisce una tabella con tre celle divise verticalmente e disposte ad 1/3 rispetto alla tabella
	Inserisce una tabella con due celle divise verticalmente e disposte rispettivamente, al 25% quella di sinistra ed al 75% quella di destra, rispetto alla tabella
	Inserisce un bottone con possibilità di generare un link e modificarne il titolo
	Inserisce una riga di divisione
	Strumento per inserire un blocco di test, il testo può essere formattato solamente diversificando i blocchi (ogni blocco di testo può avere un'unica formattazione)
	Strumento per inserire un'area di testo
	Permette di inserire un'immagine, caricandola dal proprio computer o richiamando l'url assoluto dell'immagine, ubicata ad esempio, sul vostro sito web
	Permette di inserire del testo "quotato", ovvero tra virgolette
	Permette di inserire un link. Una volta selezionato questo strumento, si dovrà agire sull'icona delle impostazioni, per settare l'url del link
	Permette di impostare un'area, ove inserire un'immagine che dovrà essere linkata, ad esempio, al proprio sito web
	Strumento per creare un elenco numerato
	Strumento per creare un elenco puntato
	Permette di inserire il link per la disiscrizione
	Permette di inserire il link per l'anteprima
	Strumento per inserire uno spazio, tra gli elementi delle newsletter, con altezza configurabile a piacere

6.1.7 Creazione di un Template Newsletter

Vedremo ora come creare un nuovo Template Newsletter, usando l'editor drag&drop. Accedendo all'editor, in alto a destra troveremo i pulsanti di modifica/azione, mentre la colonna di destra cambierà in base alla selezione fatta sui pulsanti precedentemente indicati. Di default, troviamo tutti i blocchi con gli elementi disponibili per la creazione di un nuovo template (vedi immagine seguente).

Utilizzare il pulsante per creare 1 sezione, trascinandolo nell'area di lavoro (spazio bianco al centro dello schermo)

E' possibile, a questo punto, inserire un elemento all'interno di questa cella, come ad esempio un logo oppure un blocco di testo. Procediamo con l'inserimento dell'immagine di un logo aziendale, trascinando nello spazio precedentemente creato, il pulsante Immagine.

Selezionare dunque l'immagine da caricare dal proprio pc, oppure inserire l'url assoluto nell'apposito spazio, vicino al pulsante Aggiungi Immagine.

Si potrà dunque gestirne le dimensioni, in modo che risultino responsive. Il consiglio è quello di cliccare sull'immagine per renderla attiva e poi cliccare sull'icona per la Gestione degli Stili e fornire una dimensione in percentuale per la larghezza (ad esempio 30%), mentre lasciare tutte le altre dimensioni con il valore preimpostato Auto.

In questo modo le dimensioni dell'immagine si auto adatteranno ad ogni dispositivo (potete testarlo agendo sulle icone )

Cliccando dunque sull'icona che ci permette di tornare alla lista dei blocchi disponibili possiamo continuare la composizione del nostro template di esempio, aggiungendo una lista di elementi, che potrebbe servirci per utilizzare l'accoppiata immagine/testo. Selezionare dunque il pulsante Lista di Elementi e trascinarlo nell'area di lavoro.

Si creeranno così due righe contenenti immagini e testo, modificabili a piacere come già visto in precedenza. Sarà possibile inoltre formattare il testo, agendo sempre sull'icona della Gestione degli Stili ed agire nel blocco Tipografia, dedicato alla modifica dei caratteri.

Attenzione! Ogni blocco di testo può avere un'unica formattazione. Quindi, prendendo come esempio le due righe precedentemente create, posso decidere quali sono le dimensioni ed il carattere per i titoli e per i testi puri, ma deciso che per il primo titolo (Supercar nell'esempio) voglio mettere il carattere Arial e dimensione H1, anche il secondo titolo cambierà si conseguenza (Old School nell'esempio). Lo stesso accadrà per i testi presenti nella cella sottostante.

Inserire ora un blocco di testo, trascinando il pulsante Testo nell'area di lavoro e scrivere il testo desiderato.

Supponiamo ora di voler creare un link per una porzione del testo appena inserito, sarà sufficiente selezionarlo e cliccare sull'icona del link che comparirà nella barra degli strumenti contestualmente al blocco di testo.

Infine aggiungiamo il link per l'anteprima e quello per la discrizione alla newsletter. Trascinando e posizionando i due pulsanti ove desiderato, potremmo completare la configurazione del nostro template.

Nell'immagine di esempio, vedremo l'inserimento del link per la disiscrizione.

E' tutto, potete aggiungere, togliere, sistemare tutti i componenti della newsletter usando i nuovi strumenti messi a disposizione. Se poi siete creativi o maggiormente esigenti, potete importare il codice HTML creato dal vostro reparto marketing oppure scaricato da internet, agendo direttamente sul pulsante .

6.1.8 Problemi comuni di visualizzazione delle email con Outlook

Nonostante i modelli creati in vtenext siano atti per essere visualizzati correttamente su tutti i client di posta elettronica, alcuni problemi di visualizzazione possono sorgere quando un utente apre un'email HTML in Outlook, in particolare nelle versioni 2007, 2010 o 2013. Questo accade perché queste versioni di Outlook utilizzano Microsoft Word per il rendering delle email, offrendo un supporto limitato per HTML e CSS.

Cerchiamo dunque di analizzare i problemi di visualizzazione più comuni riscontrati dagli utenti di Outlook, insieme ai suggerimenti per risolverli.

Problemi di visualizzazione comuni in Outlook e consigli per risolverli

I margini non vengono visualizzati
Tutte le versioni di Outlook (tranne Outlook.com) e Gmail non supportano i margini. È preferibile utilizzare la spaziatura interna per creare spazio attorno ai blocchi di contenuto. La spaziatura interna è supportata da tutte le versioni di Outlook e da altri principali provider di servizi email. Tuttavia, questa può rendere il contenuto più compresso su dispositivi mobili.
Altezza della linea non coerente
Le versioni di Outlook 2007, 2010, 2013 e Office 365 non supportano in modo uniforme l'altezza della linea. Alcune versioni accettano un valore percentuale (es. 140%), mentre altre solo numeri interi (es. 4). Se scrivi il CSS manualmente, è consigliabile specificare entrambi i valori. Con l’editor a trascinamento, questa impostazione viene applicata automaticamente.
Distorsione delle immagini
Outlook non ridimensiona correttamente immagini con larghezze superiori a 1000 pixel, mostrando l'immagine alle sue dimensioni originali e distorcendo il layout. È consigliabile usare immagini con una larghezza compresa tra 400 e 650 pixel. Nel designer per email, le immagini vengono automaticamente ridimensionate fino a 1300 pixel di larghezza.
GIF non animate
Le GIF animate sono supportate da Outlook 365 (desktop e mobile) e da Outlook.com, ma le versioni 2007, 2010 e 2013 mostreranno solo il primo fotogramma. Assicurati che la parte più importante della GIF (come offerte o CTA) sia inclusa nel primo fotogramma.
Duplicazione dei pulsanti
Alcuni servizi email, come Gmail e Apple Mail, gestiscono i pulsanti tramite CSS standard, ma Outlook utilizza un sistema differente. Una correzione è stata implementata per garantire che Outlook renderizzi correttamente i pulsanti. Tuttavia, se l'email viene inoltrata o reindirizzata, questo può causare la duplicazione dei pulsanti. Una soluzione è creare un’immagine del pulsante e inserire un link.
Immagine di sfondo non visualizzata
Le immagini di sfondo potrebbero non apparire in alcune versioni di Outlook. È consigliabile impostare un colore di fallback. Questo vale sia per l’email HTML che per quelle create con il designer per email.
Allineamento del testo
Outlook non supporta l'allineamento giustificato. Purtroppo non c'è una soluzione per forzare Outlook a supportare questa funzionalità. Il designer per email, lanciato nel 2022, non prevede l'opzione di giustificare il testo, quindi non si riscontrano problemi in questo caso.
Testo interrotto nei pulsanti
Se il testo nei pulsanti si interrompe su più righe, è dovuto a un problema di rendering in Outlook. Puoi aumentare la spaziatura interna per evitare questo problema, o utilizzare un'immagine del pulsante.
Tipo di carattere non corretto nei pulsanti
Outlook potrebbe sostituire il tipo di carattere del pulsante con Times New Roman a causa di spazi aggiunti all'inizio o alla fine del testo. Rimuovere tali spazi risolve il problema. In alternativa, puoi creare un nuovo pulsante o utilizzare un’immagine.
Link non cliccabili
In alcune versioni di Outlook (2007 e 2013), i link accanto alle immagini nello stesso blocco di testo potrebbero non essere cliccabili. Si consiglia di rimuovere le immagini dal blocco di testo e inserire un blocco di immagini separato per evitare questo problema.

6.2 Statistiche di invio e altro

A invio effettuato, all'interno del modulo Campagne potete accedere al tab Statistiche per visionare un grafico riepilogativo delle statistiche e il dettaglio per ciascuna statistica.

IMPORTANTE: vtenext inserisce un'immagine nelle newsletter, adibita a comunicare al nostro sistema che la visualizzazione della mail è avvenuta correttamente e quindi aggiungere tale visualizzazione alle statistiche. Alcuni server, nei quali è attivo il servizio "Libraesva Email Security" o similare, la disabilitano completamente. Questo causa la non registrazione dell'apertura della newsletter. Siamo consci del fatto che il sistema di tracciamento non è per questo motivo, affidabile al 100% e non è attualmente possibile ovviare a questa casistica (comunque bassa). Ci teniamo a precisare altresì, che questa particolarità è presente anche in altri servizi di invio newsletter, i quali utilizzano lo stesso metodo che utilizziamo noi (oramai divenuto uno standard).

Email in coda	email che devono essere ancora inviate (a invio terminato, questa colonna deve essere vuota)
Email inviate	email correttamente spedite e ricevute dal destinatario
Email aperte	per ciascuna email aperta: numero di aperture, data e ora prima ed ultima apertura, link alla scheda del nominativo
Link cliccati	se sono presenti link nel corpo dell’email, il sistema traccia il numero di click effettuati da ciascun destinatario per ciascun link
Disiscrizioni	destinatari che hanno cliccato sul link per la disiscrizione
Email respinte	email inviate ma non ricevute dal destinatario (causa server irraggiungibile, casella satura…)
Email fallite	email che non sono state inviate (causa errore probabilmente nell’indirizzo)
Email soppresse	Email non inviate in quant il destinatario aveva deciso di disiscriversi precedentemente da quella tipologia di newsletter

N.B.: i bounce vengono processati una volta al giorno grazie ad un cron.

Da ognuna di queste voci si possono creare dei nuovi target tramite Il bottone ‘crea target’ o esportare i nominativi in un file excel con ‘esporta lista’. Nella sezione statistiche potete accedere alle statistiche della campagna complessiva (che considerano quindi tutte le newsletter associate alla campagna), oppure ad una specifica newsletter.

6.2.1 Gestione manuale delle disiscrizioni

E’ possibile disabilitare un’Azienda, Contatto o Lead alla ricezione delle newsletter in modo manuale all’interno dell’anagrafica ove si trova il campo “Riceve newsletter” (abilitato di default). Così facendo a quell’indirizzo email non saranno più spedite campagne di newsletter.

Oppure agendo dal pulsante ALTRO, presente in alto a destra di ogni vista dettaglio anagrafica, è possibile cliccare sull'apposito pulsante DISATTIVA RICEZIONE NEWSLETTER.

6.2.2 Requisiti e configurazioni per l’utilizzo del modulo Newsletter

Al fine del corretto funzionamento del modulo Newsletter è necessario soddisfare i seguenti requisiti o applicare la seguente configurazione:

vtenext deve essere pubblico (accessibile da rete Internet): questo requisito garantisce la corretta tracciatura delle aperture delle email e dei click sui link ivi contenuti. Assicuratevi che la variabile $site_URL del file /htdocs/config.inc.php sia valorizzata con l’indirizzo pubblico di vtenext.

Esempio: $site_URL = ‘https://crm.dominioazienda.it’;

Configurazione dell’indirizzo email per i Bounce:

I bounce sono gli indirizzi email non validi per cui è fallito l’invio della Newsletter. Per la gestione di essi, occorre predisporre un indirizzo email dedicato che appartenga al dominio di posta aziendale, ossia al dominio indicato in Impostazioni > Server di posta > SMTP.

Attenzione! Se il dominio è diverso vi è la possibilità che le email inviate dal modulo Newsletter vengano considerate come spam).

6.2.3 Configurazione Newsletter (SMTP)

Da Impostazioni > Altre Impostazioni, possiamo accedere alla pagina di Configurazione Newsletter, che permette, lato interfaccia, di configurare un SMTP dedicato per l'invio massivo delle email di marketing.

Interfaccia della Configurazione Newsletter

Modifica impostazioni dell'SMTP dedicato

Cliccando su modifica, è possibile impostare una serie di parametri relativi alla configurazione dell'SMTP dedicato per l'invio delle Newsletter, nello specifico:

Nome del Server	es. smtp.nomedominio.it
Porta	la porta di configurazione per quell'smtp es. 465
Nome Utente	l'indirizzo email legato all'smtp per quel dominio con diritti di relay su tutte le caselle
Password	la password associata all'email del nome utente sopra citato
Richiede Autenticazione	se il serve richiede l'autenticazione per la login
Frequenza di invio	numero massimo di email inviabili giornalmente
Politica di esclusione indirizzi	Per Campagna: esclude solo i disiscritti per quella determinata campagna Globale: esclude tutti i disiscritti del crm
Configurazione Bounce IMAP	Tutte le impostazioni per la casella Bounce, nella quale verranno rimandate le email di "rimbalzo", ovvero tutte le email che sebbene sono state correttamente inviate, vengono bloccate e rimandate al mittente. In questo caso, configurando questa casella, tutte le email di ritorno, verranno inoltrate in questo indirizzo senza intasare il vero mittente

6.3 Modulo SMS

E’ possibile abilitare vtenext all’invio di Sms. Per configurare l’invio di SMS accedere come utente amministratore a Impostazioni > Server Sms in uscita.

Per abilitare l’invio di Sms da vtenext occorre attivare un servizio email-to-sms, ovvero un servizio che trasformi le email in sms. Per questo è possibile rivolgersi al proprio fornitore di fiducia oppure contattare i Partner vtenext. Una volta concessa l'abilitazione sarà possibile definire quali indirizzi email potranno utilizzare il servizio.

In generale per inviare un Sms da email sarà sufficiente inviare una email ad un indirizzo destinatario costruito come segue:

prefisso nazionale e numero destinatario @ dominio fornitore del servizio.it/ com/…

Per utilizzare invece il servizio direttamente dall’anagrafica del destinatario (lead o contatto), cliccando INVIA SMS, all’interno del pulsante verde ALTRO, il sistema compone automaticamente l’indirizzo email del destinatario senza che l’utente abbia percezione e visione di questo passaggio.

Riepilogando, per l’attivazione dell’invio di Sms occorre indicare in vtenext:

dati della casella di posta abilitata all’invio di Sms;
prefisso nazionale;
dominio del fornitore del servizio Sms.

Nome del server	Va indicato l’indirizzo del server di posta in uscita riferito alla casella di posta abilitata all’invio di Sms
Nome utente	Login per accedere alla casella di posta
Password	Password legata alla casella di posta
Richiede Autenticazione?	Indicare Si/No a seconda delle caratteristiche del server di posta (in generale Si)
Dominio da applicare ai numeri di Sms	Questa informazioni viene fornita dal fornitore del servizio di sms

Account del servizio sms	Indicare il nome dell’account per il servizio Sms, questa informazione è fornita dal fornitore del servizio Sms
Prefisso da applicare ai numeri di sms	Indicare il prefisso nazionale (39 per Italia)
Nome visualizzato nel sms spedito	Questa funzione dipende dal fornitore del servizio, potrebbe non essere attiva

Nome del server * = Può essere necessario aggiungere la porta. (es. mail.miodominio.it:porta) Account del servizio di Sms * = Può essere necessario utilizzare la mail che va inserita nel campo Nome Utente.

(es. casella.abilitata@miodominio.it)

6.4 Modulo FAX

E’ possibile configurare vtenext per l’invio di fax. Per configurare l’invio di Fax accedere come utente amministratore a Impostazioni > Server Fax in uscita.

Per abilitare l’invio di fax da vtenext occorre attivare un servizio email-to-fax, ovvero un servizio che trasformi le email in fax. Per questo è possibile rivolgersi al proprio fornitore di fiducia oppure contattare i Partner vtenext.

Sarà possibile definire uno o più indirizzi email abilitati all’invio di fax (solo gli indirizzi abilitati possono inviare fax). Per inviare un fax da email sarà sufficiente inviare una email ad un indirizzo destinatario costruito come segue:

prefisso nazionale e numero destinatario @ dominio fornitore del servizio . it/ com/…

Occorre quindi in vtenext indicare:

Dati della casella di posta abilitata all’invio di Fax
Prefisso nazionale
Dominio del fornitore del servizio Fax

Nome del server	Va indicato l’indirizzo del server di posta in uscita riferito alla casella di posta abilitata all’invio di Fax
Nome utente	Login per accedere alla casella di posta
Password	Password legata alla casella di posta
Richiede Autenticazione?	Indicare Si/No a seconda delle caratteristiche del server di posta (in generale Si)
Dominio da applicare ai numeri di fax	Questa informazioni viene fornita dal fornitore del servizio di fax
Account del servizio fax	Indicare il nome dell’account per il servizio Fax, questa informazione è fornita dal fornitore del servizio Fax
Prefisso da applicare ai numeri di fax	Indicare il prefisso nazionale (39 per Italia)
Nome visualizzato nel fax spedito	Questa funzione dipende dal fornitore del servizio, potrebbe non essere attiva

Nome Newsletter	Inserite un nome per la newsletter riconducibile al suo obiettivo (resta interno a vtenext)
Campagna	È valorizzato con il collegamento alla campagna “genitore”
Data programmazione	Programmate il giorno di invio della newsletter
Ora programmazione	Programmate l’ora di invio della newsletter
Nome mittente	Nome del mittente che verrà visualizzato dai destinatari
Indirizzo mittente	Ai destinatari la newsletter risulterà inviata dall’indirizzo indicato, a cui potranno rispondere (suggeriamo un indirizzo esistente e presidiato)
Pianificata	Il campo di default è impostato con il valore “No”. Passerà automaticamente a “Sì” quando darete l’ordine di invio. Pertanto No identifica una newsletter creata ma non schedulata/inviata, mentre Sì indica una newsletter schedulata/inviata.