Introduzione

Introduzione

vtenext consente di gestire tutti i flussi legati al cliente, dall’acquisizione all’assistenza, e un’intelligente comunicazione interna/ esterna. Le attività e le comunicazioni con i clienti sono archiviate e consultabili: vtenext centralizza sul cliente tutte le informazioni, in particolare quelle che per loro natura non sono strutturate (eventi, email, documenti, messaggistica), incrementando il valore dello storico aziendale. Inoltre l’integrabilità verso sistemi esterni (mobile, server email, software ERP, e-commerce ed altro) rende vtenext un ambiente unico di lavoro ideale.

vtenext viene rilasciato in due versioni:

È la piattaforma CRM open source leader nel mercato italiano che ad oggi vtenext conta oltre 19.000 attivazioni;

Rilasciato con licenza AGPL-3 che consente di avere il codice in chiaro, modificabile e rilasciabile a tutta la comunità di sviluppo;

Integrabile con i principali sistemi:

1.1 Esempi di aree di applicazione di vtenext

Acquisizione Clienti & Vendite

 

Comunicazione & Marketing

 

Customer Service & Progetti

 

Reportistica & strumenti avanzati

 

BPMN e la mappatura dei processi aziendali:

1.2 Flussi gestiti da vtenext

Ciclo di Acquisizione del cliente

Ciclo del cliente acquisito

Ciclo dell’assistenza

Ciclo passivo (fornitori)

 

 

1.3 Note sul manuale (Disclaimer)

Le immagini e le funzionalità di vtenext mostrate nel presente manuale sono passibili di modifiche minori con il rilascio di aggiornamenti e descritte secondo la versione ed il tema grafico corrente.

Gli screenshot possono variare (colori, icone) a seconda della configurazione e del tema scelto.

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1.4 vtenext Business 18.02 Release Note

PREFERENZE UTENTE

Nuovi pacchetti lingua

All’interno delle preferenze utente vengono aggiunti quattro nuovi pacchetti lingua: Francese, Russo, Polacco e Spagnolo.

Nuovo design NEXT selezionabile fra i temi

Modulo Processi

Riporta l’utente alla vista per lista di tutti i processi all’interno di vtenext.

Ricerca

Vengono unite all’interno del pulsante la ricerca globale e la ricerca specifica che varia in funzione del modulo in cui l’utente sta operando.

Es. Se sono in Assistenza Clienti posso ricercare un termine o all’interno di tutto il crm, oppure solamente tra i ticket a disposizione.

BPMN

Funzioni avanzate per il disegno di processi BPMN / schedulazione di campagne tramite BPMN

Possibilità di riavvolgere i processi e ripeterne l'esecuzione

All’interno dell’entità coinvolta dal processo attivo, si può forzare la posizione ritornando ad uno step precedente selezionandolo tra quelli disponibili (per maggiori dettagli consultare il Manuale BPMN).

REPORTS

Nuove opzioni per la reportistica (newsletter e clusters) Il modulo REPORTS viene rivisitato con le seguenti novità:

CONFIGURAZIONE

Webservice REST client configurabile da interfaccia

I webservice di tipo REST permettono di collegare Vtenext a qualsiasi altra piattaforma esterna che supporti tale tipologia. Si possono configurare senza obbligo d’uso SDK delle chiamate per l’aggiornamento di database esterni. E’ possibile inoltre richiamare un indirizzo URL passando dei parametri.

Controllo Versione e funzioni di import export delle modifiche a MODULI, PROCESSI, RUOLI, PROFILI

Ogni impostazione configurata per i moduli, processi, ruoli e profili può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione.

Supporto PHP 7

vtenext è ora compatibile con il supporto PHP 7

Campi tabella

All’interno del Gestore Moduli> Layout editor si può aggiungere un nuovo campo di tipologia TABELLA. E’ costituito da un insieme di campi che permettono l’inserimento di dati sulla stessa riga ottimizzando la visualizzazione delle informazioni. Di default si presenta sotto forma di una sola riga con intestazione campi. Per aggiungere altre righe, basta cliccare sul pulsante AGGIUNGI RIGA.

La singola riga può essere duplicata o cancellata.

TARGET

Sincronizzazione automatica dei target

Con questa nuova funzionalità non è più necessario ricaricare un target per gestire una newsletter. Esso infatti si aggiornerà automaticamente in due modi (selezionabili dall’utente):

MESSAGGI

SMTP multipli associabili a singolo account di posta

Permette la configurazione un SMTP per la posta in uscita diversificato per account all’interno del modulo messaggi.

APP MOBILE

Funzione di tracciamento delle attività da app mobile

Viene inserita all’interno dell’app mobile la possibilità di tracciare le attività per la creazione automatica di eventi a calendario e/o ticket.

La funzione “INIZIA” è disponibile cliccando il pulsante dei tre puntini posizionato a destra. All’interno dello stesso menù sarà possibile cliccare “PAUSA” o “FINE”.

PLUGIN AGGIUNTIVO PER OUTLOOK

Possibilità di creare e collegare nuove entità nel plugin Outlook

L’aggiornamento del plugin di Outlook permette di:

1.5 vtenext Business 18.05 Release Note

L’aggiornamento alla versione 18.05 prevede l’aggiunta della sezione relativa alle funzionalità per una corretta gestione della direttiva GDPR.

Tutte le funzionalità e le novità introdotte sono descritte nel capitolo n.7 e n. 18.3.3 del presente manuale.

 

1.6 vtenext Business 18.12 Release Note

NUOVA INTEGRABILITA’

vtenext è sempre più una piattaforma in grado di comunicare bidirezionalmente e connettersi con gli altri sistemi presenti in azienda. Questa caratteristica rappresenta un importante fattore affinchè le logiche e i processi CRM possano estendersi a tutte le aree e i livelli dell’organizzazione, con una fruizione diffusa delle informazioni.

Nuove REST API standard per semplificare l’interazione con sistemi esterni, implementazione con assenza token temporaneo e importanti miglioramenti del logging, uniti a ulteriori sviluppi (soluzione meta-done), rendono vtenext una soluzione completa e in grado di dialogare con tutti i sistemi utilizzati nell’organizzazione.

1.7 vtenext Business 19.10 Release Note

Aggiornamenti automatici da interfaccia
In questo modo sarà più semplice avere il sistema sempre aggiornato e le nuove funzionalità verranno rilasciate con maggiore frequenza, con milestone per vincoli tecnici eventuali (es: PHP version)


Aggiunte motore BPMN
1. Gestione Scadenze: nei timer di processo posso impostare periodi dinamici ad es: 3 mesi prima di data scadenza contratto, etc etc
2. Invio Notifiche: il sistema di notifiche centralizzato può essere attivato da processo, per notifica singola o ciclando un campo tabella
3. Trasferisci Relazioni: si possono trasferire (1:N) o copiare (N:N) le entità relazionate da un record ad un altro
4. Cicla Tabelle Entità Relazionate: permette di ciclare un campo tabella presente in record collegato all’attuale record in lavorazione del processo
5. Funzioni Data:
- Formattazione date internazionali
- Data attuale (formattata)
- Differenza fra date
6. PDFMaker: è possibile selezionare entità e record a cui collegare il pdf ma soprattutto il template in lingua da utilizzare per la creazione di pdf da processo
7. Allegati da form dinamiche: è possibile effettuare l’upload di un file da popup/form dinamico, il quale viene relazionato al record padre del processo
8. Lettura attributi estesi web service client: nel caso di esiti json multipli da wscli è possibile utilizzare tutti gli attributi di primo livello dell’oggetto ritornato
9. Migliorie di usabilità e compatibilità dell’editor di processo GUI
10. Lista dei processi filtrabile ed ordinabile
11. Indicatore interattivo laterale destro: come si può vedere dall’immagine a destra (Fig. 1), i processi pending che necessitano di un intervento da parte dell’utente verranno notificati (web, mobile), cliccando sull’icona sarà possibile visualizzare la lista completa dei processi pending

Figura 1
Figura 1

Storico Attività processo ‘human readable’: mostra i passaggi di esecuzione processo in formato lista discorsiva, alternativo alla classica visualizzazione bpmn, vedi Fig.2.

Figura 2

 

Estensione Customer Portal SDK
1. Wizard per creazione ed editview
2. Aggiunta moduli custom
3. Prenotazione automatica slot calendario

 

Notifiche Desktop
All’arrivo di una nuova notifica di messaggi e conversazioni viene visualizzata una notifica di sistema, cliccandola viene aperta una tab di dettaglio per la visualizzazione rapida.

notifica_messaggio_vtenext.png notifica_conversazione_vtenext.png

 

Nuova visualizzazione: Dark Mode

Introduzione del dark mode per versione web e versione mobile oltre a rendere contemporaneo e graficamente attinente ai nuovi OS il tema del vtenext, questa nuova funzionalità ha permesso la rimozione di codice legacy e non ottimizzato fra layout presentazione/applicazione.

 

App Mobile
1. Tema scuro: dark mode
2. Evidenza dei processi in pending da pulsantiera on top
3. Zoom messaggi ‘a-A’ con introduzione della visualizzazione ad accesso facilitato
4. Migliore minori e bugfixing

 

VTEsync per Information Platform
Una delle funzionalità più rilevanti introdotte con la versione 19.10 è la sincronizzazione nativa con Salesforce®.
Questa caratteristica permette una comunicazione bidirezionale, attraverso OAuth2, dei seguenti moduli:
1. Aziende
3. Installazioni
4. Campagne
5. Leads
6. Opportunità
7. Prodotti
8. Trouble Tickets

 

Ottimizzazioni Performance
1. Supporto nativo mysql master-slave (report, conteggi liste, ricerche globali, conteggi vari relazioni, export dati)
2. Ridotto footprint cache singola-> globale APC/memcache

 

Requisiti di sistema
1. Supporto HTTP2
2. Supporto php-fastcgi
3. Versione minima PHP >= 7.0

 

Intelligenza Artificiale (AI)
Integrazione nativa con Klondike: in Cloud as a service con modelli pre-trained, On Premise per esigenze progettuali/contrattuali.

 

Varie
Le nuove funzionalità e migliorie introdotte sono, di fatto, un centinaio. Sono infatti il risultato di 10 mesi di bugfix continuativo, per visualizzarli nel dettaglio è disponibile il changelog.

 

1.8 vtenext Business 20.04 Release Note

Migliorie motore BPMN

1. Process History in detailview. Oltre alla tab "Grafico processo" è presente una tab aggiuntiva "Storico Processo" dove si ha il dettaglio per iscritto dell'esecuzione del processo e si può visualizzare quale utente ha compiuto quale azione e quando.

2. Function relate email in ProcessMaker. E' possibile stabilire a quale entità relazionare l'email inviata da processo in più modalità:
• Default (automatica) -> L'email sarà relazionata all'entità principale del processo
• Altro -> Si scegliere l'entità a cui relazionare l'email

3. Aggiunta campi relazionati in form dinamiche (uitype10). E' ora possibile utilizzare tutti i dati dei campi relazionati in form dinamica. Pertanto se si aggiunge un campo relazionato in una form dinamica è ora possibile risalire a tutte le informazioni di quell'entità eliminando i vincoli di escalation ad N livelli.

4. Log condizioni per debug. Aggiunta possibilità di attivazione log debug per avvio processi e info a riguardo, con lo scopo di facilitare il debug di "problematiche" riscontrate nell'esecuzione di processi, soprattutto se sulla stessa entità.

5. Invio mail (Notifiche, Processi, mail da Ticket) tramite nuova coda. L'invio delle email segue ora l'invio standard e quindi secondo coda di invio. Si riduce la tempistica di esecuzione del processo in quanto non deve attendere il completamento dell’invio.

6. ProcessMaker: aggiunte entità relazionate nelle azioni Delete, Relate, RelateStatic.

7. Aggiunta relazione Documenti

Azioni blocco prodotti nei processi

1. Copia riga: è possibile copiare il blocco prodotti da un modulo inventory ad un altro, evitando l’uso di SDK per riportare il blocco prodotti da un’entità all’altra

2. Ciclare il blocco prodotti per ogni riga: creare entità/Inserire righe/eliminare righe/inviare email/inviare notifiche. E' possibile inoltre ciclare le informazioni del blocco prodotti in un campo tabella e viceversa.

3. Inserisci riga da dati statici/dinamici direttamente nel blocco prodotti. La funzione è analoga a quella eseguita su un campo tabella.

Modulo messaggi

1. Invio messaggi programmati: posporre l’invio di una mail schedulando l’invio con data e ora prestabiliti.

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2. Creazione automatica contatto per indirizzi mail sconosciuti: ogni volta che si risponde ad una mail in cui il destinatario o una persona in copia non è presente nel CRM verrà in automatico creato un contatto

3. Messages Out of office reply: possibilità di impostare risposte email automatiche ogni qual volta non si è in ufficio

4. imap parameters and PEC option in mail converter: da mail converter è possibile definire che una casella è PEC ed in questo modo il ticket sarà creato con la mail originale ovvero quella contenuta nel file .eml allegato

5. Cartelle unificate per caselle email diverse: nel caso in cui siano stati impostati più indirizzi email ad un account è ora possibile vedere raggruppate in un’unica cartella le varie mail

Generali / CORE / Performance

1. RabbitMQ support. Per gestire le code e ottenere una risposta immediata al salvataggio del record.

2. Global cache for vte_field and workflow. Abbiamo aggiunto delle cache per alcune tabelle usate frequentemente come la vte_field e quella dei workflow, per evitare letture ripetute degli stessi dati

3. OWASP top 10 compliant. E' stato aggiunto il controllo anti-CSRF secondo gli standard OWASP

4. Varianti di prodotti SKU. Tramite il nuovo modulo Prodotti configurabili (Configurable products) è possibile definire un prodotto generico con degli attributi variabili
es. T-shirt con attributi Taglia (XS/S/M/L/XL) e Colore (Rossa,Verde,Gialla)
Ogni variante del prodotto è caratterizzata da un codice SKU (stock keeping unit) che la definisce univocamente

5. Addolcimento tema next

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6. Editor drag and drop newletter/email templates

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7. Attivazione licenze non contestuale

8. Supporto Ubuntu 20.04 LTS (php 7.4/mysql8)

Sync connector

Disponibili a standard i connettori per i seguenti sistemi:

Le sincronizzazioni sono in versione Beta, pertanto alcuni campi e valori potrebbero non essere supportati.

Klondike connector

Plugin disponibile in settings per connettere vtenext con i moduli del motore di machine learning Klondike:

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Klondike in Impostazioni

Klondike---Classificatore.png
Classificatore

Klondike---Agente.png
Agente dei Processi

Klondike---Processi.png
Lista Processi gestiti


Esempi di Processi gestiti

Modulo progetti

E' stato creato un nuovo modulo Commesse (Job Orders) che funge da contenitore di Pianificazioni.

Maschera commessa

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Maschera di progetto

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Gantt di progetto

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Dettaglio operazioni

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Calendario per risorse

È stata aggiunta la visualizzazione per risorse nel calendario utile per gestire le attività settimanali del proprio team.

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Traccia eventi a consuntivo

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Nelle operazioni è disponibile il nuovo blocco di campi "Informazioni Budget" per erogare servizi a Progetto, Pacchetto o Consuntivo le cui ore saranno scalate tramite il sistema di tracciatura delle attività.

Esempio Report commesse

Esempio processo in esecuzione del progetto

1.9 vtenext Business 21.01 Release Note

Migliorie generali

1. Supporto ai calendari delle festività per le nazioni Europee.

2. E' stato migliorata la funzione di Controllo login utente, rendendolo centralizzato con possibilità di estrazione granulare di tutte le attività con dettaglio completo.

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Vista del Controllo Login Utente, presente in Impostazioni

3. Introdotto un sistema di Firma per le email, completamente centralizzato con supporto per diverse Business Units (presente in Dettagli Società).

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Vista della Firma centralizzata, dai Dettagli Società

 

4. Aggiunta delle funzioni BOOKME direttamente in firma mail (con diverse tipologie di gestione slot calendario). Permette di abilitare/disabilitare la funzionalità della prenotazione del calendario tramite un link presente durante la composizione di una nuova email dal modulo messaggi.

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Vista impostazioni utente

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Vista composizione email

5. Salvataggio temporaneo documenti caricati su database se il filesystem è non disponibile o readonly.

6. E’ stato aggiunto il protocollo Office365 OAuth2 per caselle IMAP.

7. Autodetect dei link html negli eventi di calendario: largamente utilizzato per gli inviti alle riunioni online delle diverse piattaforme meeting (es. Zoom, Google Meet, GotoMeeting, ecc.). Questa nuova funzionalità permette di avere il link alla riunione, direttamente cliccabile dal calendario.

8. Alcune operazioni che prima richiedevano molto tempo per poter essere completate, come ad esempio, la creazione dei record di telemarketing, vengono ora eseguite in background per evitare il timeout.

9. Il sistema di importazione dati, presente nelle impostazioni, supporta ora anche le varianti di prodotto, introdotte nella versione precedente di vtenext. In questo modo sarà possibile importare agevolmente prodotti provenienti da gestionali o altre piattaforme che li gestiscono.

10. Bug fixing.

Processi

1. Le varianti di prodotto sono ora disponibili da Process Maker.

2. E’ possibile ciclare i record relazionati ad un’altra anagrafica, esattamente come fosse un campo tabella.

3. E’ possibile far partire un processo all’aggiunta di un oggetto, relazionato N a N, ad un altro record (es. si può lanciare un processo quando si aggiunge un Contatto ad un’Azienda).

4. Si possono collegare i Messaggi inviati tramite un processo, direttamente all’anagrafica padre relazionata presente nel flusso BPMN.

5. Si possono includere tutti i documenti legati ad un record come allegati in un Messaggio, spedito automaticamente da un processo.

6. Anche i Messaggi possono essere trasferiti da un record all’altro, tramite processo, in maniera semplificata.

7. Il Process Helper consente di visualizzare i documenti collegati all’oggetto padre. E dunque possibile ad esempio, chiedere un’approvazione, rimandando l’utente alla visione di un documento allegato.

8. Da questa release, non sarà più possibile creare i Workflows. Il modulo rimane comunque attivo in sola lettura, per permettere agli utenti di migrare successivamente verso i processi.

Sincronizzazioni

1. Nella nuova release, sono disponibili nuovi tipi di sincronizzazione con altre piattaforme.
Già presenti in vtenext:

2. Nuovi tipi di sincronizzazione per i moduli:

3. La suddetta sincronizzazione, è disponibile per i principali ecommerce:

Con la nuova release, viene introdotta la funzione Elastic Search a tutti i moduli di vtenext. Essa permette di erogare più rapidamente i risultati di ricerca, tramite un’interrogazione del sistema migliorata.

 

1.10 vtenext Business 21.10 Release Note

Nuovissima grafica, più accattivante e performante, più spazio per il tuo lavoro!

Home---VTENEXT-2.png

Come si presenta l'Homepage ed il nuovo menù ad albero (sulla sinistra). E' stata introdotta anche la nuova barra delle Notifiche in alto a destra.

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Dettaglio di un'anagrafica: sono state aggiunte le Scorciatoie (sulla destra) subito prima delle Relazioni

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Anche il Calendario cambia leggermente la grafica, notare la nuova lista utenti sulla destra

Nuovo modulo per le Conversazioni.

Anche il modulo delle Conversazioni riceve un'importante modifica. Le nuove features riguardano:

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Nuova interfaccia del modulo Conversazioni

Allegati_conversazioni-VTENEXT-21-09.png

Si possono inviare allegati in una Conversazione (disponibile anche da Mobile APP)

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Si può "pingare" una conversa, per stimolare una risposta dei diretti interessati

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Aggiunto anche un set di Emoji

Visualizzazione commenti dei ticket migliorata

La visualizzazione nei commenti dei ticket è stata modificata, in modo da poter fruire sia della giusta disposizione del "botta e risposta", con a sinistra i commenti del cliente ed a destra quelli dell'utente vtenext. Infine è stato aggiunto il numero del commento anche lato crm e già presente su portale.

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Come si presenta la nuova disposizione dei commenti nell'Assistenza Clienti

Nuovo motore di ricerca

Il nuovo sistema di ricerca, permette di cercare in qualsiasi modulo del crm. E' stata inoltre migliorata la fruibilità delle informazioni risultanti dalla ricerca stessa.

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Come si presenta la nuova interfaccia di ricerca, è possibile cercare anche nelle Conversazioni

Miglioramento delle impostazioni

  1. Possibilità di variare le colonne delle relazioni presenti nel dettaglio di un record di tutti i moduli del crm (se ad esempio siamo in una scheda Azienda, possiamo modificare le colonne presenti in Contatti, Opportunità, Preventivi, Ordini di Vendita, ecc.);
  2. Possibilità di variare le colonne del Blocco Prodotti, presente nei moduli Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture. Tale configurazione, permette di variare il numero di colonne con campi personalizzati (come ad esempio, unità di misura, numeri per confezione, checkbox, campi descrizione o semplice testo, altri campi valuta o numerici, ecc.). Questo ci permette inoltre, per ogni nuovo campo creato, di gestire anche nuove formule, andando ben oltre il classico e comunque presente, PxQ (Prezzo per Quantità);
  3. La nuova Colorazione Vista per Lista, permette di colorare le liste in base a dei valori, come già lo conosciamo, in più ci permette di scegliere lo stile con cui colorare le righe, ovvero: colorazione dell'intera riga, blocchetto colorato a sinistra, oppure una linea sottile nella parte bassa di ogni record. Infine è possibile regolare anche l'intensità del colore, grazie ad uno slider che ne gestisce il valore in percentuale;
  4. E' stata introdotta la possibilità di riorganizzare i campi di un modulo, agendo come di consueto dalle Impostazioni > Gestore Moduli, con un semplice drag & drop (per trascinamento). Con lo stesso metodo è possibile spostare un campo sia all'interno dello stesso blocco che tra blocchi differenti dello stesso modulo. 

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1. Dalle impostazioni del Gestore Moduli, è possibile variare le colonne presenti nei moduli relazionati

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2. Dal Gestore Moduli > Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture, è inoltre possibile variare anche le colonne presenti nel blocco Prodotti, potendo configurare sia il contenuto che la larghezza della colonna. Infine si possono integrare ulteriori formule personalizzate.

Impostazioni---V.png

3. Nuova gestione della Colorazione Vista per Lista

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4. Possibilità di riorganizzare i campi di un modulo per trascinamento, da gestore moduli

Eliminazione della cartella My Files (Homepage)

La cartella My Files presente in Homepage (attivabile dalle preferenze utente fino alla versione precedente di vtenext), è stata eliminata. Tutti i file ivi presenti, vengono spostati nei Documenti, in una cartella denominata My Private Files per effetto dell'aggiornamento.

 

 

1.11 vtenext Business 21.10.1 Release Note

Ecco le novità della release:

 

 

1.12 vtenext Business 22.05 Release Note

Ecco le novità della release:

 

 

1.13 vtenext Business 23.08 Release Note

Dettaglio profilo utente portale

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Dettaglio configurazione pulsanti homepage portale

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Dettaglio interfaccia nuovo portale clienti

Dettaglio preferenze utente per attivazione autenticazione a 2 Fattori

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Dettaglio inserimento PIN per autenticazione a 2 Fattori

APP Wilson

1.14 vtenext Business 24.08 Release Note

Novità WEB

Novità Processi

Novità APP