13 Report e grafici

13 Report e grafici
Attraverso Report e Grafici potete esaminare i dati presenti in vtenext estrapolandoli da diversi punti di vista.
Report
Grafici
Prima di tutto dovete identificare il tipo di estrazione di dati che desiderate (ovvero: cosa volete ottenere?) e, da lì, costruire un report.
Dettaglio Report
Riassuntivo Report
Grafico Report

13.1 Reports
I report sono organizzati in cartelle, è possibile crearne di nuove ed eliminarle (solo le cartelle vuote possono essere eliminate), ed anche passare alla visualizzazione ad elenco attraverso il pulsante Lista.
Per creare un nuovo report, dal modulo Reports cliccare sul pulsante 
Una volta cliccato il pulsante, si apre un wizard con una procedura guidata in 10 passi che vi permetterà di realizzare il report in modo intuitivo.
Per esempio, volete creare un report sul modulo Ordini di Vendita che visualizzi solo gli ordini delle aziende appartenenti al settore IT. In tal caso i dati principali da visualizzare sono gli ordini, mentre le aziende sono coinvolte solo in quanto contengono una condizione (settore).
PASSO 1 
Dettagli report 
Date un nome al report (in modo da capire, in futuro, anche a una prima occhiata, qual è il suo contenuto), scegliete il modulo principale, una cartella di destinazione e una descrizione (opzionale). Potete anche creare una nuova cartella cliccando sul pulsante .
PASSO 2 
Tipo di report 
Scegliete il formato del report per visualizzarlo nel modo che preferite.
Tabellare consiste nell’estrazione dei risultati attesi con uno standard di tutte le celle compilate. Riassuntivo permette di indicare dei criteri di raggruppamento per i dati, in modo da evitare di visualizzare campi duplicati facilitandone la lettura. Permette anche di creare dei grafici dal report.
Per esempio, volete visualizzare gli ordini raggruppati per cliente, ovvero: quando vi sono due righe ordine di uno stesso cliente, il nome del cliente raggrupperà le due righe e sarà riportato una sola volta.
PASSO 3 
Filtro temporale 
Scegliete il filtro temporale da applicare al vostro report.
La prima riga di menu a tendina vi permette di scegliere il modulo a cui riferirsi.
Partendo dal modulo principale scelto in precedenza è possibile, passando per le varie relazioni tra i moduli, scegliere i dati di uno qualsiasi. Nella seconda riga si sceglie invece il campo (appartenente al modulo appena scelto) da usare come soggetto per il criterio temporale che si specifica nella picklist “Seleziona Orario”. In questo menu sono presenti numerose opzioni temporali, tra cui anche “Personalizzato”, che permette di filtrare i dati per un periodo di tempo da voi specificato.
In questo esempio si vogliono riscontrare i record che sono stati creati (colonna “Orario Creazione”) del modulo “Ordini di Vendita” negli ultimi 30 giorni (come definito in “Seleziona Orario).
PASSO 4 
Filtri avanzati 
Scegliete i filtri avanzati da applicare al vostro report.
Come nel punto precedente, la prima riga serve a definire di quali moduli vi interessano i campi per effettuare il confronto.
Nel nostro esempio, selezionate Aziende, in quanto abbiamo la necessità di filtrare in base al settore. Poi una volta scelto il campo del modulo (nella picklist “Campo”), scegliere che condizione utilizzare per confrontare il record ed i dati che vi interessano.
Sono disponibili le opzioni “è uguale a”, “non uguale a”, “inizia con”, “termina con”, “contiene” e “non contiene”. Inserito un valore nel campo di tipo testo a destra, è possibile attraverso que- ste opzioni effettuare confronti tra i contenuti del record e dei dati a vostra scelta (anche prelevati da altri moduli, col pulsante). Attraverso i pulsanti Nuova condizione e Nuovo gruppo è inoltre possibile effettuare più confronti e più gruppi di filtri utilizzando anche campi diversi di moduli differenti.
PASSO 5 
Segmentazione Top-Down 
Permette la creazione di cluster per segmentare ulteriormente i risultati sia nella tab riassuntiva che all’interno dei grafici, definendone anche la colorazione per questi ultimi. Scegliendo “aggiungi segmento”, sarà possibile accedere ad una schermata ove sarà possibile scegliere il nome ed il colore del singolo segmento. Ripetere questa operazione completando la selezione di tutti i segmenti desiderati.
N.B.: il cluster di segmentazione non duplica i risultati ma li riorganizza solamente. Se un record ha un collegamento sia per il segmento A che per il segmento B, verrà mostrato solamente nel segmento A per cui ha corrispondenza ed in base ai valori definiti nel segmento.
PASSO 6 
Seleziona Colonne: 
Selezionate i campi da visualizzare nelle colonne del report, utilizzando le stesse picklist usate nei passi precedenti. Potete poi ordinarli trascinandoli a destra o sinistra col mouse, e raggruppare i risultati per uno specifico campo (o anche più di uno) cliccando sulla checkbox “Raggruppa per questo campo” che è contenuto all’ interno di ogni campo.
Abilitando Visualizza resoconto sarà mostrata una tab con il conteggio sul numero dei record secondo il raggruppamento.
Attenzione! Se volete creare un grafico a partire dal report, dovete indicare un solo criterio di raggruppamento altrimenti il risultato finale potrebbe differire da quello atteso.
PASSO 7 
Calcoli: 
Selezionate i calcoli desiderati per i campi di tipo numerico o valuta: sono disponibili massimo, minimo, media e somma.
Il flag Riassuntivo permette di vedere la voce di calcolo in base alla scelta al passo 6.
Attraverso il pulsante Aggiungi totale è possibile aggiungere altri campi numerici contenuti nei moduli selezionati.
PASSO 8 
Condivisione: 
Scegliete il tipo di condivisione: Privato (il report sarà visibile solo all’utente), Pubblico (il report sarà visibile a tutti gli utenti) o Condiviso (permette di scegliere gli utenti con cui condividere il report).
Attenzione! Ciò che si condivide non è il contenuto del report, la cui visualizzazione dipende dai permessi di accesso ai dati dell’utente, ma la struttura del report, ovvero l’insieme di impostazioni (campi, regole di filtro…). Un utente a cui il report non è stato condiviso, se entra nel modulo Reports semplicemente non lo trova.
PASSO 9 
Grafici: 
Cliccando o meno il flag che appare, potete scegliere se generare un grafico per il report che state creando. Se selezionato, appariranno una serie di opzioni per personalizzare l’aspetto del grafico. Queste funzioni sono descritte nel prossimo paragrafo.
PASSO 10 
Esecuzione Programmata (solo utenti admin): 
Questa funzione permette di programmare l’esecuzione del report e l’invio automatico ai destinatari scelti. E’ possibile programmare la frequenza dell’invio, il formato del file e chiaramente tutti i destinatari desiderati selezionabili esclusivamente nella lista degli utenti o gruppi del crm.
Dalla versione 26.04 è possibile introdurre due nuove opzioni nella schedulazione dei report:
escludere l'invio nei giorni festivi;
evitare l'invio del report nel caso in cui non siano presenti record che soddisfano i criteri di ricerca.
Queste funzionalità consentono di ridurre l'invio di comunicazioni non rilevanti e di rendere più efficiente la distribuzione automatica dei report.
Attenzione: se si decide di utilizzare questa funzione, il crm invia un report con visualizzazione di tutti i record che contiene, senza tener conto di ruoli o profili eventualmente inseriti nel crm o del tipo di condivisione report che si è precedentemente selezionata.
Al termine della procedura guidata sarà possibile visualizzare il report. Di seguito le funzioni disponibili nella schermata.
Tab Riassuntivo 
Visibile solo se il report è di tipo Riassuntivo (passo 2), visualizza informazioni di resoconto (conteggi e calcoli divisi in base ai criteri di raggruppamento)
Tab Report
 
Tabella con i risultati del report
Tab Grafici
 
Visibile solo se impostato al passo 8, mostra il grafico basato sul report
Intervallo di 
tempo 
Applicare un filtro su base temporale (campo temporaneo, non salvabile)
Pulsante Modifica 
Per modificare il Report ripetendo i passi precedenti
Crea Grafico
 
Genera un nuovo grafico relativo al report
Duplica
 
Apre il wizard per salvare un nuovo report partendo dalle impostazioni del precedente
Esporta in PDF
 
Esporta il report totale in formato PDF
Esporta in Excel
 
Esporta il report totale in formato Excel
Stampa
 
Stampa direttamente il report totale

13.1.1 Esempio di Report Base
In questo capitolo creeremo un report recuperando le informazioni da un solo modulo applicando dei filtri e delle aggregazioni ai dati rappresentati. 
Gli esempi riportati in questo capitolo hanno finalità puramente illustrative e non sono necessariamente rappresentativi di casi reali.
Ogni realtà aziendale e ogni progetto presentano infatti caratteristiche, dati e obiettivi specifici, rendendo impossibile definire esempi pratici che possano adattarsi a tutte le esigenze operative.
La presente guida non vuole quindi fornire indicazioni su quali campi utilizzare o su come strutturare i report per uno specifico contesto aziendale, ma intende esclusivamente illustrare le funzionalità del modulo Reports e le principali modalità di utilizzo dello strumento.
Premessa
Prima di iniziare la realizzazione di un report è fondamentale conoscere bene la base dati a disposizione. In caso contrario, si rischia di progettare un report senza sapere se una determinata informazione sia effettivamente presente nel CRM. È inoltre molto importante conoscere con precisione il nome dei campi e il modulo in cui l’informazione è memorizzata, poiché questi aspetti diventano determinanti nella definizione di filtri, aggregazioni e logiche di elaborazione dei dati.
Ad esempio, è rilevante sapere se un filtro viene applicato su un campo di testo libero oppure su un menu a tendina, poiché le modalità di ricerca, raggruppamento e aggregazione dei dati possono essere differenti.
Una buona conoscenza della struttura dei dati consente quindi di progettare report più accurati, evitando successive revisioni dovute alla mancanza o alla non corretta interpretazione delle informazioni disponibili.
Consegna report
Il report d'esempio è un report sul modulo "aziende" e il suo scopo è quello di analizzare le aziende create nell'anno corrente, limitando i risultati alle aziende appartenenti agli stati Italia e Polonia e ai settori "Ingegneria" e "Ospedaliero".
Il report è utile al reparto vendite per verificare l'andamento in questi due stati su questi due particolari settori.
I dati verranno aggregati utilizzando questi campi:
Assegnato a (utente responsabili dell'anagrafica). 
Stato ( paese in cui risiede l'anagrafica)
Tipo (per verificare le tipologie di aziende create)
Ok, cominciamo!
Realizzazione del report
Step 1 - Dettagli Report
Creiamo il nostro report inserendo un nome che ne descriva in modo chiaro e sintetico il contenuto o l'obiettivo.
Successivamente selezioniamo la cartella all'interno della quale desideriamo salvarlo, così da mantenere una corretta organizzazione dei report presenti nel sistema.
Nel campo "Descrizione" è consigliabile inserire una breve spiegazione delle logiche utilizzate nel report, indicando ad esempio:
i filtri applicati;
le aggregazioni previste;
eventuali particolarità o criteri di calcolo.
Documentare queste informazioni facilita la comprensione del report nel tempo e permette ad altri utenti di comprenderne rapidamente logiche e funzionamento.
Step 2 - Tipo Report
 Questo punto verrà approfondito maggiormente al Punto 6 "Seleziona Colonne" e successivamente nella fase di visualizzazione del report.
L'obiettivo sarà comprendere meglio le differenze tra le due principali tipologie di report:
Report Tabellare, che mostra il dettaglio dei singoli record;
Report Riassuntivo, che aggrega i dati sulla base dei campi selezionati e consente di ottenere sintesi, conteggi e statistiche (nel Tab Riassuntivo).
Step 3 - Filtro temporale
In questo passaggio inseriamo la prima condizione di filtro relativa ai campi data.
Nel nostro esempio selezioniamo il campo "Data di Creazione" e impostiamo come valore il filtro dinamico "Anno Fiscale Attuale".
L'utilizzo dei valori dinamici è particolarmente importante perché consente al report di aggiornarsi automaticamente nel tempo.
Ad esempio, nel 2027 il report mostrerà automaticamente le aziende create nel 2027, senza la necessità di modificare manualmente le condizioni del filtro.
In questo modo il report rimane sempre aggiornato e può essere utilizzato negli anni successivi senza interventi di manutenzione.
Step 4 - Filtri Avanzati
Ora andiamo a filtrare i dati creando due distinti gruppi di condizioni:
aziende italiane appartenenti al settore Ingegneria;
aziende polacche appartenenti al settore Ospedaliero.
Per ottenere questo risultato creiamo due gruppi di filtri separati:
Gruppo 1
Stato = Italia
Settore = Ospedaliero
Gruppo 2
Stato = Polonia
Settore = Ingegneria
I due gruppi dovranno poi essere collegati tramite l'operatore logico OR (O), poiché vogliamo includere nel report le aziende che soddisfano una delle due condizioni.
In altre parole, il report mostrerà:
tutte le aziende italiane del settore Ospedaliero;
tutte le aziende polacche del settore Ingegneria.
L'utilizzo dei gruppi di condizioni permette di costruire filtri più articolati e di combinare correttamente criteri differenti all'interno dello stesso report.
È importante prestare attenzione all'operatore logico utilizzato nei filtri, scegliendolo in base alla tipologia di campo su cui si sta effettuando la ricerca.
Nel caso di campi di testo, dove uno stesso valore potrebbe essere inserito in modi leggermente differenti, è generalmente consigliato utilizzare l'operatore Contiene. Questo approccio rende il filtro più flessibile e aumenta la probabilità di intercettare tutti i record pertinenti. Al contrario, per i campi di tipo Menu a Tendina, è consigliabile utilizzare l'operatore Uguale a, poiché i valori disponibili sono predefiniti e vengono salvati sempre nello stesso modo. In questo caso, l'utilizzo di "Uguale a" garantisce risultati più precisi e performanti.
La scelta corretta dell'operatore di filtro è fondamentale per ottenere risultati affidabili ed evitare di escludere involontariamente dati rilevanti o, al contrario, includere record non desiderati.
Step 5 - Segmentazione top-down
Per questo report non è necessario creare dei cluster, pertanto possiamo saltare questo passaggio.
La funzionalità dei cluster verrà approfondita successivamente nella sezione dedicata ai Report Avanzati, dove risulta particolarmente utile per segmentare e classificare i dati secondo criteri più complessi.
Step 6 - Seleziona Colonne
In questo passaggio selezioniamo le colonne che desideriamo visualizzare all'interno del report.
Le colonne in questo report verranno selezionate dal solo modulo "Aziende" selezionandole dal menu a tendina disponibile nello step 6.
Una volta selezionati i campi è importante cliccare il pulsante "aggiungi selezionati" per includere il campo all'interno delle colonne in basso. 
È proprio in questa fase che emerge una delle principali differenze tra Report Riassuntivo e Report Tabellare.
Nel Report Riassuntivo è possibile:
aggregare i dati sulla base dei campi selezionati;
decidere se includere i campi nel tab Riassuntivo;
ottenere conteggi, somme e raggruppamenti dei dati.
Nel Report Tabellare, invece, questa possibilità non è disponibile.
Il report tabellare si limita infatti a mostrare l'elenco dei record che soddisfano le condizioni impostate, senza effettuare alcuna aggregazione dei dati. In pratica, il risultato ottenuto è molto simile a un'esportazione dei dati filtrati, nella quale ogni record viene visualizzato singolarmente.
Per questo motivo, quando l'obiettivo è analizzare trend, conteggi o raggruppamenti, è generalmente consigliabile utilizzare un report riassuntivo; quando invece si desidera ottenere il dettaglio completo dei record, il report tabellare rappresenta la scelta più adatta.
Es. di selezione nello step 6 per il report tabellare (nessuna possibilità di aggregazione sulle colonne)
Es di selezione colonne per un report riassuntivo (possibilità di raggruppare per una colonna e inserirla nel riassuntivo)
In questo caso aggreghiamo i dati per "assegnato a", così da visualizzare quante aziende sono gestite da ciascun utente. Successivamente aggiungiamo un secondo livello di aggregazione sul campo "Stato", per comprendere la distribuzione geografica delle aziende assegnate a ogni utente. Infine, introduciamo un terzo livello di aggregazione sul campo "Tipo", così da ottenere un'ulteriore classificazione delle aziende all'interno di ciascuno stato.
Il risultato sarà quindi una struttura gerarchica che consentirà di analizzare:
quante aziende sono assegnate a ciascun utente;
come queste aziende si distribuiscono per stato;
quali tipologie di clienti compongono ciascun gruppo.
Step 7 - Calcoli
Per avere una panoramica più completa delle anagrafiche presenti nel report, possiamo aggiungere il campo "Fatturato" e configurare alcune metriche di aggregazione.
In questo esempio andremo a selezionare le seguenti metriche:
Somma, per conoscere il fatturato complessivo delle aziende selezionate;
Media, per ottenere il fatturato medio delle anagrafiche presenti nel report;
Valore Minimo, per individuare l'azienda con il fatturato più basso;
Valore Massimo, per individuare l'azienda con il fatturato più elevato.
L'ultima opzione disponibile, ovvero il flag Riassuntivo, è utilizzabile esclusivamente nei Report Riassuntivi. Nel caso di un Report Tabellare, questa funzionalità non sarà disponibile, poiché tale tipologia di report non genera il tab Riassuntivo.
È inoltre importante ricordare che il tab Riassuntivo può mostrare una sola metrica per volta. Non è quindi possibile selezionare più metriche e visualizzarle contemporaneamente all'interno del tab Riassuntivo.
Step 8 -  Condivisione
In questo caso desideriamo che il report sia visibile a tutti gli utenti che hanno accesso ai report. Per questo motivo selezioniamo la modalità di condivisione Pubblico.
Un report pubblico può essere consultato da tutti gli utenti autorizzati all'utilizzo dei report, senza la necessità di assegnare permessi specifici a singoli utenti o gruppi.
Qualora fosse necessario limitare la visibilità del report a determinati utenti, gruppi o ruoli, sarà invece possibile utilizzare le altre modalità di condivisione messe a disposizione dal sistema.
Step 9 - Grafici
Questo passaggio è disponibile solo per i report di tipo Riassuntivo.
Per poter creare un grafico è infatti necessario che il report generi il tab Riassuntivo. Se tale tab non è presente, il sistema non avrà dati aggregati da rappresentare graficamente.
Di conseguenza:
Report Riassuntivo → consente la generazione di grafici a partire dai dati aggregati presenti nel tab Riassuntivo;
Report Tabellare → non genera il tab Riassuntivo e quindi non offre alcuna possibilità di creare grafici.
Il report tabellare è infatti pensato esclusivamente per visualizzare o esportare il dettaglio dei record, senza effettuare raggruppamenti o aggregazioni dei dati. Per questo motivo non può produrre rappresentazioni grafiche.
Step 10 - Esecuzione programmata 
In questo specifico caso non utilizzeremo la funzionalità di invio schedulato del report.
Saltiamo quindi la configurazione che consente di inviare automaticamente il report in formato Excel, PDF o in entrambi i formati a uno o più utenti destinatari.
Risultati del report  (formato tabellare)
Nel formato Tabellare, i dati vengono presentati seguendo l'ordine delle colonne selezionate al punto 6 - Seleziona colonne del wizard di configurazione del report.
A differenza della visualizzazione riassuntiva, in questa modalità non viene applicato alcun raggruppamento e non vengono calcolate statistiche o riepiloghi. I record vengono semplicemente mostrati uno sotto l'altro con il dettaglio dei valori richiesti.
Proprio per questo motivo, nella visualizzazione tabellare non è presente il TAB "Riassuntivo", poiché non vengono eseguite aggregazioni, conteggi, somme, medie o altri calcoli sui dati visualizzati. 
Risultati del report (formato riassuntivo) - Tab Report
In questo report alcuni valori non vengono ripetuti volutamente. Ad esempio, nel secondo record il valore del campo "Assegnato a" non viene mostrato perché è uguale a quello del record precedente (giovanna.bianchi).
I dati sono infatti presentati in forma aggregata e raggruppati secondo i criteri definiti nel report. Partendo dalla prima colonna, vengono visualizzate insieme tutte le aziende assegnate allo stesso utente. In questo caso vengono mostrate prima tutte le aziende assegnate a Giovanna e successivamente quelle assegnate agli altri utenti.
All'interno di ciascun gruppo, i record vengono poi ulteriormente aggregati secondo gli altri criteri impostati nel report, ossia:
Stato
Tipo
Risultati del report (formato riassuntivo) - Tab Riassuntivo
Nel TAB "Riassuntivo", per i soli campi sui quali è stato attivato il flag "visualizza resoconto", è possibile visualizzare una serie di statistiche relative alla metrica selezionata nel report (in questo caso il fatturato).
Per ciascun campo scelto al punto 6 - Seleziona colonne, il sistema mostra:
il numero di record;
la somma della metrica selezionata;
la media;
il valore minimo;
il valore massimo.
Nell'esempio riportato, possiamo vedere che Francesco ha assegnate 3 aziende, che sviluppano complessivamente un fatturato di 500 €. La media del fatturato è pari a 166 €, il valore minimo è 0 €, mentre l'azienda con il fatturato più elevato sviluppa un business di 400 €.
Proseguendo nell'analisi del riepilogo, vediamo che le aziende vengono ulteriormente aggregate secondo i criteri definiti nel report. Ad esempio, per il campo "stato", risultano presenti:
2 aziende italiane, con il relativo dettaglio dei fatturati prodotti;
1 azienda polacca, anch'essa con il proprio fatturato.
Scendendo ulteriormente nel livello di aggregazione, le due aziende italiane risultano appartenere alla tipologia "Cliente", mentre l'azienda polacca è classificata come "Concorrente".
Nota: se si crea un report di tipo "Riassuntivo", ma al punto 6 - Seleziona colonne non viene attivato il flag "Visualizza resoconto" per almeno un campo, il TAB "Riassuntivo" non sarà visibile.
ll sistema genera il riepilogo soltanto per i campi sui quali è stato richiesto esplicitamente il calcolo delle statistiche. In assenza di campi configurati per il resoconto, il report non dispone di dati da aggregare e quindi il TAB "Riassuntivo" non viene mostrato.

13.2 Grafici
Una volta creato un report è possibile da questo generare un grafico attraverso il pulsante Crea grafico.
Tipo 
Cliccare sul tipo di grafico desiderato: torta, istogramma, barre…
 
Nome grafico 
Inserisci il nome del grafico
 
Mostra legenda 
Attivare per visualizzare la legenda
 
Mostra etichette 
Attivare per visualizzare le etichette nel grafico*
 
Mostra valori 
Permette di scegliere se visualizzare i valori (conteggio) o le percentuali*
 
Nome cartella 
I grafici sono organizzati in cartelle come i documenti
 
Formula 
Permette di scegliere se visualizzare il conteggio, la somma, la media, il massimo o il minimo
Schema colori 
Permette di scegliere i colori del grafico, tra combinazioni prestabilite
 
Ordinamento dati 
Permette di definire un ordinamento dei dati, se non impostato dipende dal criterio di raggruppamento definito nel report
Attenzione! se il campo MOSTRA ETICHETTE è impostato su SI, il MOSTRA VALORI non darà alcun risultato di visualizzazione.
Se il campo MOSTRA ETICHETTE è impostato sul NO invece, con il MOSTRA VALORI impostato o con VALORI o con PERCENTUALI, le farà vedere il dato sulla singola fetta della torta.
I grafici sono disponibili nel modulo Grafici, organizzati in cartelle con la stessa modalità utilizzata per i Report.
I grafici possono essere inseriti anche nella Home Page utente attraverso il pulsante (si veda capitolo dedicato) o nelle tab personalizzate dei moduli.
Una volta salvato il report, sarà possibile modificare i Grafici, agendo direttamente dall'omonimo modulo presente in vtenext. In questa pagina infatti, si potranno modificare i parametri precedentemente selezionati e solo in questa schermata, si potrà determinare l'ordinamento delle etichette agendo sulla voce Ordinamento dati (molto utile se abbiamo bisogno di ordinare, per esempio, in ordine alfabetico dei valori o in senso crescente/decrescente una numerazione).