# 17.15 Mail Converter

Il Mail Converter è uno strumento che consente di leggere una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione su una mail, attivare delle operazioni automatiche quali l’archiviazione della mail relazionandola a un’entità anagrafica o la trasformazione della mail in un Ticket nel modulo Assistenza Clienti. Dalla versione 20.04 vi è la possibilità di configurare nel mail scanner anche caselle di posta certificata (PEC). Dalla versione 22.05.1 è possibile utilizzare l'autenticazione a due fattori (OAuth2) per le caselle Office365.

**Attenzione:** dalla versione 24.xx, per tutte le nuove installazioni, oppure per tutte le installazioni aggiornate che ancora NON hanno il Mail Converter configurato, **è possibile far scatenare un processo dalla creazione/aggiornamento di un ticket**. Se è stata aggiornata una versione di vtenext alla 24.xx e ci sono già delle configurazioni sul Mail Converter, aprire un ticket all'assistenza tecnica di vtenext per far abilitare tale funzione di aggiornamento da processo.

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/N5gimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/N5gimage.png)

Inserire i dati della nuova casella di posta.

[![17.15 [2].png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/17-15-2.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/17-15-2.png)

**N.B**.: se si desidera che il Mail Converter, aggiorni ogni volta lo stesso ticket, collegando le risposte che arrivano via email da parte del cliente, è necessario inserire nell’oggetto la variabile “Regex” e come azione, sia la variabile “Aggiorna ticket” e la Chiave di confronto “Ticket ID” (vedi immagine). Regex deve essere in prima posizione, in modo che il crm fa una verifica se esiste già un Ticket con quel titolo, nel qual caso lo aggiorna, oppure, se non è presente, ne crea uno di nuovo.

<table class="t1" id="bkmrk-scanner-nome-indicar" style="width: 100%; background-color: #ebf7ff; height: 811px;"><tbody><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Scanner Nome**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicare a proprio piacere il nome da dare allo scanner

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Server Nome**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicare l’indirizzo del server di posta IMAP, ad esempio: mail.dominioazienda.it

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Protocollo**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicare IMAP4 o IMAP2

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Nome utente**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicare il nome utente per accedere alla casella di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email

</td></tr><tr style="height: 55px;"><td style="width: 160px; vertical-align: middle; height: 55px;">**Autenticazione**

</td><td style="width: 649px; vertical-align: middle; height: 55px;">Il tipo di autenticazione permette di scegliere se viene fatta tramite **Password** oppure con **OAuth2** se si usa una caselle Office365 (ovvero autenticazione a due fattori, disponibile dalla versione 22.05.1)

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/U5Simage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/U5Simage.png)

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Password**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicare la password di accesso alla casella di posta

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**SSL Tipo, SSL**

**Metodo**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Indicate le informazioni relative al protocollo di sicurezza di accesso se richiesto

</td></tr><tr style="height: 98px;"><td style="width: 160px; height: 98px; vertical-align: middle;">**Parametri**

</td><td style="width: 649px; height: 98px; vertical-align: middle;">Serve per configurare parametri avanzati per la connessione imap, senza agire da codice.

Esempio:

- Nome parametro: DISABLE\_AUTHENTICATOR
- Valore parametro: PLAIN

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**PEC**

</td><td style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Abilitando il flag, si indica che la casella configurata, si riferisce ad un indirizzo PEC. In questo modo il ticket sarà creato con la mail originale, ovvero quella contenuta nel file .eml allegato

</td></tr><tr style="height: 61px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 61px; vertical-align: middle;">**Stato**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 61px; vertical-align: middle;">Abilita = la scansione della casella di posta è attiva Disabilita = la scansione della casella di posta non è attiva

</td></tr><tr style="height: 85px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 85px; vertical-align: middle;">**Cerca**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 85px; vertical-align: middle;">Indicare se:

Tutto = tutte le email dopo l’ultima scansione

Non lette = solo le email non lette dopo l’ultima scansione

</td></tr><tr style="height: 85px;"><td class="td1" style="width: 160px; height: 85px; vertical-align: middle;">**Dopo scansione**

</td><td class="td1" style="width: 649px; height: 85px; vertical-align: middle;">Permette di indicare se modificare lo stato della mail dopo la scansione:

vuoto = non modifica lo stato

Letto = la mail viene marcata come letta

</td></tr></tbody></table>

**Attenzione!** La casella di posta deve essere in modalità IMAP, **non è possibile configurare l’accesso in modalità POP3**.

Dopo il salvataggio dei dati della casella di posta è possibile:

- Tramite il pulsante Seleziona Cartelle decidere quali cartelle della casella di posta saranno lette
- Tramite il pulsante Setup Regola configurare le regole del Mail Converter
- Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella

[![17.15 [3].png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/17-15-3.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/17-15-3.png)

**Seleziona Cartelle** Attivare il flag in corrispondenza della cartella da scansionare.

[![17.15 [4].png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/17-15-4.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/17-15-4.png)

**Setup Regola** Attraverso il pulsante Setup Regola è possibile configurare le azioni da intraprendere dopo il controllo e-mail. Cliccare sul pulsante Aggiungi Regola a destra e quindi impostare la regola:

[![17.15 [5].PNG](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/17-15-5.PNG)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-06/17-15-5.PNG)

<table class="t1" id="bkmrk-da-indicare-una-cond" style="width: 100%; background-color: #ebf7ff;"><tbody><tr style="height: 35px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 35px; vertical-align: middle;">**Da**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 35px; vertical-align: middle;">Indicare una condizione sul campo Da: (mittente), se non presente lasciare il campo vuoto

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 35px; vertical-align: middle;">**A**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 35px; vertical-align: middle;">Indicare una condizione sul campo A: (destinatario), se non presente lasciare il campo vuoto

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 35px; vertical-align: middle;">**Soggetto**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 35px; vertical-align: middle;">Indicare una condizione sul campo Oggetto, se non presente lasciare il campo vuoto

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 35px; vertical-align: middle;">**Corpo**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 35px; vertical-align: middle;">Indicare una condizione sul corpo della mail, se non presente lasciare il campo vuoto

</td></tr><tr style="height: 106px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 10px; vertical-align: middle;">**Corrisponde**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 10px; vertical-align: middle;">Indicare:

Qualsiasi Condizione: almeno una condizione deve risultare vera (OR)

Tutte le condizioni: tutte le condizioni devono risultare vere (AND)

</td></tr><tr style="height: 271px;"><td class="td1" style="width: 131px; height: 35px; vertical-align: middle;">**Azione**

</td><td class="td1" style="width: 680px; height: 35px; vertical-align: middle;">Indicare l’azione da intraprendere al verificarsi delle condizioni.

- Crea ticket: crea un ticket a partire da una mail, con le seguenti caratteristiche:
- Collegato a: sulla base dell’indirizzo email del mittente, viene inserito il Contatto, se non presente rimane vuoto
- Titolo: oggetto della mail
- Descrizione: corpo della mail
- Documenti: eventuali allegati alla mail
- Aggiorna Ticket: aggiorna un ticket esistente
- Aggiungi A/ DA: archivia la mail agganciandola all’anagrafica del Lead/Azienda/ Contatto con controllo su indirizzo del mittente \[DA\] o del destinatario \[A\] della mail

</td></tr></tbody></table>

E’ possibile impostare più regole e definire le priorità attraverso le frecce.

[![image-1555429916536.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-04-Apr/scaled-840-0/image-1555429916536.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-04-Apr/scaled-840-0/image-1555429916536.png)

**Logica:**

[![image-1555429944471.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-04-Apr/scaled-840-0/image-1555429944471.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2019-04-Apr/scaled-840-0/image-1555429944471.png)

**Controlla Ora**

Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella.

<span style="color: rgb(224,62,45);">**Attenzione!** Per attivare il controllo automatico occorre attivare un job nel server di vtenext. Vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare.</span>

**Cosa succede nel modulo Assistenza Clienti?**

A questo punto tutte le email in arrivo alla casella configurata per il Mail Converter, convoglieranno nel modulo dell'Assistenza Clienti. Da notare che i ticket creati in questo modo, si contraddistinguono da quelli creati direttamente nel crm, grazie all'icona di una piccola fiamma, che ci permette di segnare come "spam", quella determinata email e di conseguenza, eliminare il ticket.

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/BSbimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/BSbimage.png)

Quando si deve rispondere ad una di queste email la procedura è molto semplice.  
Dal pulsante "Altro", presente in alto a destra di ogni dettaglio ticket, ci saranno 3 nuovi pulsanti funzione:

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/16iimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/16iimage.png)

<table class="t1" id="bkmrk-segna-come-indesider" style="width: 100%; background-color: rgb(235,247,255); height: 272.75px;"><tbody><tr style="height: 61.9844px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 61.9844px; vertical-align: middle;">**Segna come Indesiderata**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 61.9844px; vertical-align: middle;">Serve a mettere nello spam, l'indirizzo email del mittente di quella specifica email. Cliccandoci, inoltre, il ticket verrà eliminato.

</td></tr><tr style="height: 96.9844px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 96.9844px; vertical-align: middle;">**Rispondi via Mail**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 96.9844px; vertical-align: middle;">Permette di rispondere a quell'email, come utente che sta facendo quell'operazione e non con l'email impostata nel Mail Converter.

<span style="color: rgb(224,62,45);">**Nota:** è stata attivata una nuova funzione che permette, tramite codice (quindi per i clienti è sufficiente una richiesta sul portale assistenza vtenext), di attivare la firma dell'utente che risponde usando questa funzione</span>

</td></tr><tr style="height: 113.781px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 113.781px; vertical-align: middle;">**Rispondi via Mail (Info)**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 113.781px; vertical-align: middle;">Permette di rispondere al cliente direttamente con l'indirizzo email impostato nel Mail Converter. In questo modo potremmo relazionare il "botta e risposta" direttamente in quel ticket.

<span style="color: rgb(224,62,45);">**Nota:** è stata attivata una nuova funzione che permette, tramite codice (quindi per i clienti è sufficiente una richiesta sul portale assistenza vtenext), di attivare il tread per la risposta. In questo caso il tread sarà composto dall'ultima risposta ricevuta dal cliente + la risposta che l'utente darà al cliente stesso</span>

</td></tr></tbody></table>

E' comunque possibile rispondere ad un ticket attraverso il sistema dei commenti, il crm invierà la risposta via email esattamente come farebbe cliccando sul pulsante "Rispondi via Mail (Info) (solo per i ticket generati dal Mail Converter).

**N.B.:** se si risponde al ticket con la funzione "Rispondi via Mail", si esce dal sistema Mail Converter e sarà solamente una risposta personale dell'utente. La funzione di Regex dunque, non potrà agganciare l'oggetto e relazionare ulteriormente quel ticket ad eventuali email di risposta da parte del cliente. Il botta e risposta sarà dunque gestito, in modo personale, tra indirizzo email del cliente ed indirizzo email dell'utente.

C'è un'altro modo per mettere nello "spam" massivamente un gruppo di email (ticket). E' sufficiente selezionare i ticket interessati dalla lista, spuntandoli direttamente, e selezionare **SEGNA COME INDESIDERATA** dal pulsante ALTRO sempre presente nella vista per lista.

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/Kfhimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-05/Kfhimage.png)

All'interno dell'anagrafica del Ticket, vi è un blocco denominato **Informazioni Mail** che contiene una serie di campi relativi ai mittenti e destinatari che generano tali ticket tramite Mail Converter. Vediamo nel dettaglio:

<table class="t1" id="bkmrk-mittente-mail-l%27indi" style="width: 100%; background-color: rgb(235,247,255); height: 205.578px;"><tbody><tr style="height: 10px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 10px; vertical-align: middle;">**Mittente Mail**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 10px; vertical-align: middle;">l'indirizzo email dello scrivente

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 29.7969px; vertical-align: middle;">**Destinatario Mail**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 29.7969px; vertical-align: middle;">l'indirizzo email del destinatario, ovvero l'email configurata nel Mail Converter

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="td1" style="width: 216px; height: 29.7969px; vertical-align: middle;">**Cc Mail**

</td><td class="td1" style="width: 593px; height: 29.7969px; vertical-align: middle;">eventuali altri indirizzi presenti in CC</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 216px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">**Bcc Mail**

</td><td style="width: 593px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">eventuali altri indirizzi presenti in BCC</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 216px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">**Nome Mittente vtenext**

</td><td style="width: 593px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">nome del mittente vtenext collegato alla casella email (solo se presente)</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 216px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">**Mail Mittente vtenext**

</td><td style="width: 593px; vertical-align: middle; height: 29.7969px;">l'indirizzo email del mittente vtenext, che può corrispondere sia all'indirizzo email utilizzato dal Mail Converter (se si risponde con la casella generica "Rispondi via mail INFO"), oppure può corrispondere all'indirizzo email dell'utente (se si risponde con la casella utente "Rispondi via mail")</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 216px; vertical-align: middle; height: 46.5938px;">**Data Mail**

</td><td style="width: 593px; vertical-align: middle; height: 46.5938px;">Data ed ora precisa nella quale l'email ha generato il ticket (o comunque l'email è stata recapitata all'indirizzo configurato nel Mail Converter)</td></tr></tbody></table>

[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/LwUimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2026-02/LwUimage.png)

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**Esempi di gestione Mail Converter**

<span style="color: rgb(224,62,45);">Configurazione intermedia</span>

Devo importare tutte le email da **info@esempio.it** ed evitare che vengano importate tutte le email che arrivano da **Aruba (o qualsiasi altro indirizzo o dominio)**.

1. configurare l'email da **IMPOSTAZIONI &gt; MAIL CONVERTER**
2. durante il **SETUP REGOLA**, inserire le tre regole che governeranno il funzionamento di questa configurazione (in quest'ordine partendo dall'alto verso il basso) 
    - se il **Mittente** (DA) contiene "@aruba.it", l'**Azione** è uguale a "non fare nulla"
    - se l'**Oggetto** è Regex "Ticket Id: (\[0-9\]+)", **Corrisponde a** "Tutto Condizione"
3. gestire le cartelle come al solito (INBOX per l'entrata e SPAM per l'indesiderata) e la configurazione si chiude qui

<span style="color: rgb(224,62,45);">Configurazione avanzata</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">Devo importare tutte le email da **info@esempio.it**, inviare un'email di APERTURA TICKET verso il cliente in modo che venga avvisato e fare in modo che, se il cliente decide di sollecitare o **rispondere all'email utilizzando quella di "apertura"**, il crm non crei un doppione, ovvero non apra un nuovo ticket.</span>

1. creare un processo che, alla creazione di un Ticket con il campo **Regola Mail Converter = Support (o il nome che darete alla vostra configurazione)**, invii un'email al cliente che ha aperto il ticket. Il template si può arricchire di vari dettagli, come per esempio, l'oggetto (che può contenere il titolo originale del Ticket, il numero del ticket stesso e la variabile del **Ticket ID**, fondamentale per l'aggancio automatico delle email in risposta)  
      
    [![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/ciJimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/ciJimage.png)  
      
    *Diagramma del processo*
    
    [![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/oZuimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/oZuimage.png)
    
     *Configurazione del primo task*  
      
    [![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/Im3image.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/Im3image.png)
    
    *Configurazione del secondo task, ovvero dell'invio email di apertura ticket al cliente. Il titolo dell'email dovrà essere, per esempio, **Apertura $1-ticket\_no - $1-ticket\_title - Ticket Id: $1-crmid**. Notare che è stato aggiunto il Ticket Id che genererà appunto l'id del ticket nell'oggetto dell'email. Tale Id, sarà del tipo **9x123456 (diversamente da quello generato dal Mail Converter che sarà solo di tipo 123456)***
2. configurare l'email da I**MPOSTAZIONI &gt; MAIL CONVERTER**
3. <span style="color: rgb(0,0,0);">durante il **SETUP REGOLE**, inserire le tre regole che governeranno il funzionamento di questa configurazione(in quest'ordine partendo dall'alto verso il basso)  
      
    </span>[![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/cSVimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/cSVimage.png)  
    ***Regola Regex sull'Oggetto, con anteposto 9x prima delle parentesi, con Tutto Condizione su "Corrisponde"***
    
    [![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/BAzimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/BAzimage.png)  
    ***Regola Regex standard sull'Oggetto con Tutto Condizione su "Corrisponde"***
    
    [![image.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/ENEimage.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2025-02/ENEimage.png)  
    ***Qualsiasi Condizione su opzione "Corrisponde" e Crea Ticket su "Azione"***
    
    <span style="color: rgb(0,0,0);">  
      
    </span>
4. gestire le cartelle come al solito (INBOX per l'entrata e SPAM per l'indesiderata) e la configurazione si chiude qui