Manuale vtenext 26.07 Introduzione Introduzione vtenext consente di gestire tutti i flussi legati al cliente, dall’acquisizione all’assistenza, e un’intelligente comunicazione interna/ esterna. Le attività e le comunicazioni con i clienti sono archiviate e consultabili: vtenext centralizza sul cliente tutte le informazioni, in particolare quelle che per loro natura non sono strutturate (eventi, email, documenti, messaggistica), incrementando il valore dello storico aziendale. Inoltre l’integrabilità verso sistemi esterni (mobile, server email, software ERP, e-commerce ed altro) rende vtenext un ambiente unico di lavoro ideale. vtenext viene rilasciato in due versioni: vtenext Business: versione con canone di assistenza che garantisce supporto, aggiornamenti e bugfixing costante, disponibile; vtenext Community: versione gratuita, le cui funzionalità ed aggiornamenti sono limitati rispetto alla Business. È la piattaforma CRM open source leader nel mercato italiano che ad oggi vtenext conta oltre 19.000 attivazioni; Rilasciato con licenza AGPL-3 che consente di avere il codice in chiaro, modificabile e rilasciabile a tutta la comunità di sviluppo; Basato sul lavoro di sviluppo interno e della community; Supportato da un network certificato di oltre sessanta partner sul territorio italiano ed europeo; Può operare con MySQL, Oracle e SQLServer e può essere installato su ambiente Linux o Windows; Integrabile con i principali sistemi: ERP quali Zucchetti, SAP, Teamsystem, Mago, Esasoftware, As400; Posta: GMail, Zimbra (lato server) e Outlook, Thunderbird (lato client); Documentali (CMS) e siti web aziendali tramite l’utilizzo dei Webservices di vtenext. Gli standard di qualità di vtenext sono basati su logiche di sviluppo e progettazione uniche: Testato in situazione estreme con milioni di record e centinaia di utenti in contemporanea; Aggiornato agli standard tecnologici e agli sviluppi rilasciati dalla comunità open source e dalle migliori software house europee; Basato su logiche Enterprise; Multi-piattaforma: Windows o Linux; Multi-database: Oracle, SQL Server, MySQL; Certificato su Redhat; Verticalizzato per I principali settori sia Produzione che Servizi. 1.1 Esempi di aree di applicazione di vtenext Acquisizione Clienti & Vendite Acquisizione dei clienti potenziali automatizzata tramite webform di contatto; Assegnazione delle liste ai commerciali di riferimento; Gestione di gerarchie aziendali, reti di distributori, ecc...; Organizzazione delle attività sui clienti tramite calendario condiviso; Gestione delle trattative commerciali con report previsionali; Gestione step di vendita e amministrazione: Preventivi, Ordini di Vendita, Fatture, Ddt; Esportazione in PDF di offerte, fatture, ecc, con modelli personalizzati.   Comunicazione & Marketing Gestione di più caselle di posta personali; Conversione e link di una mail verso altri oggetti del crm; Gestione di target (segmenti) del database clienti secondo informazioni-chiave; Invio di newsletter e statistiche delle campagne; Comunicazione interna tramite Conversazioni collegate alle entità del crm.   Customer Service & Progetti Gestione dell’asset del cliente: prodotti installati e contratti attivi; Raccolta delle richieste post-vendita tramite vari canali; Gestione delle code di lavorazione e delle tempistiche Service Level Agreement; Area online riservata ai clienti per la comunicazione diretta e condivisione di documenti; Tracciamento delle attività e calendarizzazione delle risorse; Gestione delle commesse tramite Progetti, Operazioni, Scadenze e diagrammi di Gantt.   Reportistica & strumenti avanzati Report e grafici su tutti i dati presenti nel CRM; Sistema di notifiche sia su base gerarchica che personale per utente (Gruppi, Ruoli e Profili); Amministrazione di privilegi e sicurezza tramite regole avanzate ed eccezioni; Personalizzazione del layout del CRM al servizio del contenuto; Workflow (automatismi); Creazione di moduli personalizzati lato interfaccia; Importazione di dati schedulabile da database; Resoconto e controllo delle attività e degli accessi degli utenti.   BPMN e la mappatura dei processi aziendali: Migliorare efficienza aziendale; Esecuzione delle procedure aziendali in modo standard ed univoco; Riduzione gli errori umani; Riduzione dei tempi di esecuzione; Verifica dei colli di bottiglia nell’organizzazione; Riduzione dei tempi di apprendimento delle procedure; 1.2 Flussi gestiti da vtenext Ciclo di Acquisizione del cliente Ciclo del cliente acquisito Ciclo dell’assistenza Ciclo passivo (fornitori)     1.3 Note sul manuale (Disclaimer) Le immagini e le funzionalità di vtenext mostrate nel presente manuale sono passibili di modifiche minori con il rilascio di aggiornamenti e descritte secondo la versione ed il tema grafico corrente. Gli screenshot possono variare (colori, icone) a seconda della configurazione e del tema scelto. 1.4 vtenext Business 18.02 Release Note PREFERENZE UTENTE Nuovi pacchetti lingua All’interno delle preferenze utente vengono aggiunti quattro nuovi pacchetti lingua: Francese, Russo, Polacco e Spagnolo. Nuovo design NEXT selezionabile fra i temi All’interno delle preferenze utente viene aggiunto il Tema NEXT al SOFTED. Il layout grafico cambia totalmente con un design più moderno, in linea con le nuove tendenze. La barra dei moduli è posizionata sul lato sinistro ed è minimizzabile ad icona. L’ultima icona in basso racchiude sia tutti i moduli che le aree. La barra delle funzioni (conversazioni, notifiche, creazione veloce, ecc…), posizionata sul lato destro, viene arricchita con il collegamento al modulo dei processi e a gestione della ricerca. Modulo Processi Riporta l’utente alla vista per lista di tutti i processi all’interno di vtenext. Ricerca Vengono unite all’interno del pulsante la ricerca globale e la ricerca specifica che varia in funzione del modulo in cui l’utente sta operando. Es. Se sono in Assistenza Clienti posso ricercare un termine o all’interno di tutto il crm, oppure solamente tra i ticket a disposizione. BPMN Funzioni avanzate per il disegno di processi BPMN / schedulazione di campagne tramite BPMN La creazione di processi BPMN all’interno di Vtenext permette una maggiore interazione tra i moduli con relazioni N a N (rispetto al precedente 1 a N) e l’esclusione della condizione iniziale (per maggiori dettagli consultare il Manuale BPMN). E’ possibile utilizzare campi condizionali nei task del processo e coinvolgere il modulo Newsletter per la generazione automatica di campagne marketing con invii automatizzati di mailing secondo i criteri stabili dall’utente. Il layout dei processi inoltre viene dotato di colorazioni a seconda della tipologia di task selezionati (NB. Il colore viene assegnato automaticamente dal sistema). Possibilità di riavvolgere i processi e ripeterne l'esecuzione All’interno dell’entità coinvolta dal processo attivo, si può forzare la posizione ritornando ad uno step precedente selezionandolo tra quelli disponibili (per maggiori dettagli consultare il Manuale BPMN). REPORTS Nuove opzioni per la reportistica (newsletter e clusters) Il modulo REPORTS viene rivisitato con le seguenti novità: Inserimento del modulo NEWSLETTER per la creazione di reportistica, con la possibilità di inserire filtri standard e avanzati sui campi inerenti tale modulo. Possono essere selezionate tra le colonne del report anche le voci relative alle statistiche e link cliccati. Creazione di cluster per segmentare ulteriormente i risultati nella tab riassuntiva e all’interno dei grafici, definendone i colori. Il risultato dei grafici avrà oltre ai cluster definiti, una fascia/barra grigia che raggruppa il resto dei risultati. L’utente di tipo amministratore, in fase di creazione di un nuovo report, può programmare un invio automatizzato via mail dei risultati di esso in Pdf o Excel, definendo i destinatari tra gli utenti. CONFIGURAZIONE Webservice REST client configurabile da interfaccia I webservice di tipo REST permettono di collegare Vtenext a qualsiasi altra piattaforma esterna che supporti tale tipologia. Si possono configurare senza obbligo d’uso SDK delle chiamate per l’aggiornamento di database esterni. E’ possibile inoltre richiamare un indirizzo URL passando dei parametri. Controllo Versione e funzioni di import export delle modifiche a MODULI, PROCESSI, RUOLI, PROFILI Ogni impostazione configurata per i moduli, processi, ruoli e profili può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. Supporto PHP 7 vtenext è ora compatibile con il supporto PHP 7 Campi tabella All’interno del Gestore Moduli> Layout editor si può aggiungere un nuovo campo di tipologia TABELLA. E’ costituito da un insieme di campi che permettono l’inserimento di dati sulla stessa riga ottimizzando la visualizzazione delle informazioni. Di default si presenta sotto forma di una sola riga con intestazione campi. Per aggiungere altre righe, basta cliccare sul pulsante AGGIUNGI RIGA. La singola riga può essere duplicata o cancellata. TARGET Sincronizzazione automatica dei target Con questa nuova funzionalità non è più necessario ricaricare un target per gestire una newsletter. Esso infatti si aggiornerà automaticamente in due modi (selezionabili dall’utente): Incrementale: aggiunge nominativi al target in base al filtro di partenza. Non tiene conto delle variazioni del filtro che determinano esclusioni da quest’ultimo; Completa: varia in aggiunta e diminuzione in base al filtro. MESSAGGI SMTP multipli associabili a singolo account di posta Permette la configurazione un SMTP per la posta in uscita diversificato per account all’interno del modulo messaggi. APP MOBILE Funzione di tracciamento delle attività da app mobile Viene inserita all’interno dell’app mobile la possibilità di tracciare le attività per la creazione automatica di eventi a calendario e/o ticket. La funzione “INIZIA” è disponibile cliccando il pulsante dei tre puntini posizionato a destra. All’interno dello stesso menù sarà possibile cliccare “PAUSA” o “FINE”. PLUGIN AGGIUNTIVO PER OUTLOOK Possibilità di creare e collegare nuove entità nel plugin Outlook L’aggiornamento del plugin di Outlook permette di: Sincronizzare Contatti, Eventi e Compiti in modo bidirezionale con Vtenext; Collegare le singole email alle entità anagrafiche; Creare nuove entità e collegarne l'email (es. creare lead/ticket/ecc. e relazionare direttamente l'email alla nuova entità creata). 1.5 vtenext Business 18.05 Release Note L’aggiornamento alla versione 18.05 prevede l’aggiunta della sezione relativa alle funzionalità per una corretta gestione della direttiva GDPR. Tutte le funzionalità e le novità introdotte sono descritte nel capitolo n.7 e n. 18.3.3 del presente manuale.   1.6 vtenext Business 18.12 Release Note NUOVA INTEGRABILITA’ vtenext è sempre più una piattaforma in grado di comunicare bidirezionalmente e connettersi con gli altri sistemi presenti in azienda. Questa caratteristica rappresenta un importante fattore affinchè le logiche e i processi CRM possano estendersi a tutte le aree e i livelli dell’organizzazione, con una fruizione diffusa delle informazioni. Nuove REST API standard per semplificare l’interazione con sistemi esterni, implementazione con assenza token temporaneo e importanti miglioramenti del logging, uniti a ulteriori sviluppi (soluzione meta-done), rendono vtenext una soluzione completa e in grado di dialogare con tutti i sistemi utilizzati nell’organizzazione. il versionamento di moduli, ruoli e profili e campi condizionali; il nuovo widget “note”, con design e funzionalità più intuitive; la funzione di upload di file singoli e multipli in modalità drag and drop, con compressione automatica; il Quick Look Relazioni, con una popup di preview disponibile per tutti i campi relazionati (UItype10); le funzionalità CDN grazie alle quali immagini ed eventuali altri contenuti statici possono essere distribuiti tramite CDN o risiedere su server differente; il Customer Portal, con sviluppi semplificati, uso di funzioni SDK e possibilità di lettura campi condizionali creati da interfaccia; le form dinamiche, con importazione blocchi e campi del modulo in form dinamiche; il GDPR, con supporto alle business unit. vtenext 18.12 offre migliori performances complessive, con tutto il supporto PHP 7.2. 1.7 vtenext Business 19.10 Release Note Aggiornamenti automatici da interfaccia In questo modo sarà più semplice avere il sistema sempre aggiornato e le nuove funzionalità verranno rilasciate con maggiore frequenza, con milestone per vincoli tecnici eventuali (es: PHP version) Aggiunte motore BPMN 1. Gestione Scadenze: nei timer di processo posso impostare periodi dinamici ad es: 3 mesi prima di data scadenza contratto, etc etc 2. Invio Notifiche: il sistema di notifiche centralizzato può essere attivato da processo, per notifica singola o ciclando un campo tabella 3. Trasferisci Relazioni: si possono trasferire (1:N) o copiare (N:N) le entità relazionate da un record ad un altro 4. Cicla Tabelle Entità Relazionate: permette di ciclare un campo tabella presente in record collegato all’attuale record in lavorazione del processo 5. Funzioni Data: - Formattazione date internazionali - Data attuale (formattata) - Differenza fra date 6. PDFMaker: è possibile selezionare entità e record a cui collegare il pdf ma soprattutto il template in lingua da utilizzare per la creazione di pdf da processo 7. Allegati da form dinamiche: è possibile effettuare l’upload di un file da popup/form dinamico, il quale viene relazionato al record padre del processo 8. Lettura attributi estesi web service client: nel caso di esiti json multipli da wscli è possibile utilizzare tutti gli attributi di primo livello dell’oggetto ritornato 9. Migliorie di usabilità e compatibilità dell’editor di processo GUI 10. Lista dei processi filtrabile ed ordinabile 11. Indicatore interattivo laterale destro: come si può vedere dall’immagine a destra (Fig. 1), i processi pending che necessitano di un intervento da parte dell’utente verranno notificati (web, mobile), cliccando sull’icona sarà possibile visualizzare la lista completa dei processi pending Figura 1 Storico Attività processo ‘human readable’: mostra i passaggi di esecuzione processo in formato lista discorsiva, alternativo alla classica visualizzazione bpmn, vedi Fig.2. Figura 2   Estensione Customer Portal SDK 1. Wizard per creazione ed editview 2. Aggiunta moduli custom 3. Prenotazione automatica slot calendario   Notifiche Desktop All’arrivo di una nuova notifica di messaggi e conversazioni viene visualizzata una notifica di sistema, cliccandola viene aperta una tab di dettaglio per la visualizzazione rapida.   Nuova visualizzazione: Dark Mode Introduzione del dark mode per versione web e versione mobile oltre a rendere contemporaneo e graficamente attinente ai nuovi OS il tema del vtenext, questa nuova funzionalità ha permesso la rimozione di codice legacy e non ottimizzato fra layout presentazione/applicazione.   App Mobile 1. Tema scuro: dark mode 2. Evidenza dei processi in pending da pulsantiera on top 3. Zoom messaggi ‘a-A’ con introduzione della visualizzazione ad accesso facilitato 4. Migliore minori e bugfixing   VTEsync per Information Platform Una delle funzionalità più rilevanti introdotte con la versione 19.10 è la sincronizzazione nativa con Salesforce®. Questa caratteristica permette una comunicazione bidirezionale, attraverso OAuth2, dei seguenti moduli: 1. Aziende 3. Installazioni 4. Campagne 5. Leads 6. Opportunità 7. Prodotti 8. Trouble Tickets   Ottimizzazioni Performance 1. Supporto nativo mysql master-slave (report, conteggi liste, ricerche globali, conteggi vari relazioni, export dati) 2. Ridotto footprint cache singola-> globale APC/memcache   Requisiti di sistema 1. Supporto HTTP2 2. Supporto php-fastcgi 3. Versione minima PHP >= 7.0   Intelligenza Artificiale (AI) Integrazione nativa con Klondike: in Cloud as a service con modelli pre-trained, On Premise per esigenze progettuali/contrattuali.   Varie Le nuove funzionalità e migliorie introdotte sono, di fatto, un centinaio. Sono infatti il risultato di 10 mesi di bugfix continuativo, per visualizzarli nel dettaglio è disponibile il changelog.   1.8 vtenext Business 20.04 Release Note Migliorie motore BPMN 1. Process History in detailview. Oltre alla tab "Grafico processo" è presente una tab aggiuntiva "Storico Processo" dove si ha il dettaglio per iscritto dell'esecuzione del processo e si può visualizzare quale utente ha compiuto quale azione e quando. 2. Function relate email in ProcessMaker. E' possibile stabilire a quale entità relazionare l'email inviata da processo in più modalità: • Default (automatica) -> L'email sarà relazionata all'entità principale del processo • Altro -> Si scegliere l'entità a cui relazionare l'email 3. Aggiunta campi relazionati in form dinamiche (uitype10). E' ora possibile utilizzare tutti i dati dei campi relazionati in form dinamica. Pertanto se si aggiunge un campo relazionato in una form dinamica è ora possibile risalire a tutte le informazioni di quell'entità eliminando i vincoli di escalation ad N livelli. 4. Log condizioni per debug. Aggiunta possibilità di attivazione log debug per avvio processi e info a riguardo, con lo scopo di facilitare il debug di "problematiche" riscontrate nell'esecuzione di processi, soprattutto se sulla stessa entità. 5. Invio mail (Notifiche, Processi, mail da Ticket) tramite nuova coda. L'invio delle email segue ora l'invio standard e quindi secondo coda di invio. Si riduce la tempistica di esecuzione del processo in quanto non deve attendere il completamento dell’invio. 6. ProcessMaker: aggiunte entità relazionate nelle azioni Delete, Relate, RelateStatic. 7. Aggiunta relazione Documenti Azioni blocco prodotti nei processi 1. Copia riga: è possibile copiare il blocco prodotti da un modulo inventory ad un altro, evitando l’uso di SDK per riportare il blocco prodotti da un’entità all’altra 2. Ciclare il blocco prodotti per ogni riga: creare entità/Inserire righe/eliminare righe/inviare email/inviare notifiche. E' possibile inoltre ciclare le informazioni del blocco prodotti in un campo tabella e viceversa. 3. Inserisci riga da dati statici/dinamici direttamente nel blocco prodotti. La funzione è analoga a quella eseguita su un campo tabella. Modulo messaggi 1. Invio messaggi programmati: posporre l’invio di una mail schedulando l’invio con data e ora prestabiliti. 2. Creazione automatica contatto per indirizzi mail sconosciuti: ogni volta che si risponde ad una mail in cui il destinatario o una persona in copia non è presente nel CRM verrà in automatico creato un contatto 3. Messages Out of office reply: possibilità di impostare risposte email automatiche ogni qual volta non si è in ufficio 4. imap parameters and PEC option in mail converter: da mail converter è possibile definire che una casella è PEC ed in questo modo il ticket sarà creato con la mail originale ovvero quella contenuta nel file .eml allegato 5. Cartelle unificate per caselle email diverse: nel caso in cui siano stati impostati più indirizzi email ad un account è ora possibile vedere raggruppate in un’unica cartella le varie mail Generali / CORE / Performance 1. RabbitMQ support. Per gestire le code e ottenere una risposta immediata al salvataggio del record. 2. Global cache for vte_field and workflow. Abbiamo aggiunto delle cache per alcune tabelle usate frequentemente come la vte_field e quella dei workflow, per evitare letture ripetute degli stessi dati 3. OWASP top 10 compliant. E' stato aggiunto il controllo anti-CSRF secondo gli standard OWASP 4. Varianti di prodotti SKU. Tramite il nuovo modulo Prodotti configurabili (Configurable products) è possibile definire un prodotto generico con degli attributi variabili es. T-shirt con attributi Taglia (XS/S/M/L/XL) e Colore (Rossa,Verde,Gialla) Ogni variante del prodotto è caratterizzata da un codice SKU (stock keeping unit) che la definisce univocamente 5. Addolcimento tema next 6. Editor drag and drop newletter/email templates 7. Attivazione licenze non contestuale 8. Supporto Ubuntu 20.04 LTS (php 7.4/mysql8) Sync connector Disponibili a standard i connettori per i seguenti sistemi: Hubspot®: Moduli: 'Users', 'Accounts', 'Contacts', 'Potentials','HelpDesk', 'Targets','Targets_Contacts' (per avere i contatti legati ai target). Direzione: tutti bidirezionali, a parte utenti che è monodirezionale da hubspot a vte Jira®: Moduli: 'Users', 'ProjectPlan', 'ProjectTask', 'HelpDesk', 'TicketComments' Direzione: tutti bidirezionali, a parte utenti che è monodirezionale da jira a vte SuiteCRM®: Moduli: 'Users', 'Leads', 'Accounts', 'Contacts', 'Potentials', 'Campaigns', 'HelpDesk', 'Products' Direzione: tutti bidirezionali, a parte utenti che è monodirezionale da suiteCRM a vte Le sincronizzazioni sono in versione Beta, pertanto alcuni campi e valori potrebbero non essere supportati. Klondike connector Plugin disponibile in settings per connettere vtenext con i moduli del motore di machine learning Klondike: Process discovery agents: per analizzare ed individuare quali sono i processi utilizzati in vtenext. Una volta scoperti possono essere importati nel Process Manager per sviluppartli ulteriormente Classification manager: utilizza l’Intelligenza Artificiale per indovinare il valore di un campo. Esempio: alla creazione di un ticket la Categoria del ticket viene indovinata analizzando Titolo e Descrizione. Klondike in Impostazioni Classificatore Agente dei Processi Lista Processi gestiti Esempi di Processi gestiti Modulo progetti E' stato creato un nuovo modulo Commesse (Job Orders) che funge da contenitore di Pianificazioni. Maschera commessa Maschera di progetto Gantt di progetto Dettaglio operazioni Calendario per risorse È stata aggiunta la visualizzazione per risorse nel calendario utile per gestire le attività settimanali del proprio team. Traccia eventi a consuntivo Nelle operazioni è disponibile il nuovo blocco di campi "Informazioni Budget" per erogare servizi a Progetto, Pacchetto o Consuntivo le cui ore saranno scalate tramite il sistema di tracciatura delle attività. Esempio Report commesse Esempio processo in esecuzione del progetto 1.9 vtenext Business 21.01 Release Note Migliorie generali 1. Supporto ai calendari delle festività per le nazioni Europee. 2. E' stato migliorata la funzione di Controllo login utente, rendendolo centralizzato con possibilità di estrazione granulare di tutte le attività con dettaglio completo. Vista del Controllo Login Utente, presente in Impostazioni 3. Introdotto un sistema di Firma per le email, completamente centralizzato con supporto per diverse Business Units (presente in Dettagli Società). Vista della Firma centralizzata, dai Dettagli Società   4. Aggiunta delle funzioni BOOKME direttamente in firma mail (con diverse tipologie di gestione slot calendario). Permette di abilitare/disabilitare la funzionalità della prenotazione del calendario tramite un link presente durante la composizione di una nuova email dal modulo messaggi. Vista impostazioni utente Vista composizione email 5. Salvataggio temporaneo documenti caricati su database se il filesystem è non disponibile o readonly. 6. E’ stato aggiunto il protocollo Office365 OAuth2 per caselle IMAP. 7. Autodetect dei link html negli eventi di calendario: largamente utilizzato per gli inviti alle riunioni online delle diverse piattaforme meeting (es. Zoom, Google Meet, GotoMeeting, ecc.). Questa nuova funzionalità permette di avere il link alla riunione, direttamente cliccabile dal calendario. 8. Alcune operazioni che prima richiedevano molto tempo per poter essere completate, come ad esempio, la creazione dei record di telemarketing, vengono ora eseguite in background per evitare il timeout. 9. Il sistema di importazione dati, presente nelle impostazioni, supporta ora anche le varianti di prodotto, introdotte nella versione precedente di vtenext. In questo modo sarà possibile importare agevolmente prodotti provenienti da gestionali o altre piattaforme che li gestiscono. 10. Bug fixing. Processi 1. Le varianti di prodotto sono ora disponibili da Process Maker. 2. E’ possibile ciclare i record relazionati ad un’altra anagrafica, esattamente come fosse un campo tabella. 3. E’ possibile far partire un processo all’aggiunta di un oggetto, relazionato N a N, ad un altro record (es. si può lanciare un processo quando si aggiunge un Contatto ad un’Azienda). 4. Si possono collegare i Messaggi inviati tramite un processo, direttamente all’anagrafica padre relazionata presente nel flusso BPMN. 5. Si possono includere tutti i documenti legati ad un record come allegati in un Messaggio, spedito automaticamente da un processo. 6. Anche i Messaggi possono essere trasferiti da un record all’altro, tramite processo, in maniera semplificata. 7. Il Process Helper consente di visualizzare i documenti collegati all’oggetto padre. E dunque possibile ad esempio, chiedere un’approvazione, rimandando l’utente alla visione di un documento allegato. 8. Da questa release, non sarà più possibile creare i Workflows. Il modulo rimane comunque attivo in sola lettura, per permettere agli utenti di migrare successivamente verso i processi. Sincronizzazioni 1. Nella nuova release, sono disponibili nuovi tipi di sincronizzazione con altre piattaforme. Già presenti in vtenext: Hubspot Salesforce SuiteCRM Jira vtiger 2. Nuovi tipi di sincronizzazione per i moduli: Aziende Prodotti (anche con varianti) Valute Ordini di vendita Tassazione 3. La suddetta sincronizzazione, è disponibile per i principali ecommerce: Magento PrestaShop Shopify WooCommerce Elastic Search Con la nuova release, viene introdotta la funzione Elastic Search a tutti i moduli di vtenext. Essa permette di erogare più rapidamente i risultati di ricerca, tramite un’interrogazione del sistema migliorata.   1.10 vtenext Business 21.10 Release Note Nuovissima grafica, più accattivante e performante, più spazio per il tuo lavoro! Come si presenta l'Homepage ed il nuovo menù ad albero (sulla sinistra). E' stata introdotta anche la nuova barra delle Notifiche in alto a destra. Dettaglio di un'anagrafica: sono state aggiunte le Scorciatoie (sulla destra) subito prima delle Relazioni Anche il Calendario cambia leggermente la grafica, notare la nuova lista utenti sulla destra Nuovo modulo per le Conversazioni. Anche il modulo delle Conversazioni riceve un'importante modifica. Le nuove features riguardano: Possibilità di rispondere direttamente a determinati commenti (funzione presente nella maggior parte delle chat) Si possono allegare file nelle conversazioni (disponibile anche da Mobile APP) Si può dare un titolo ad una discussione ed avviare così una vera e propria stanza o gruppo Si possono "pinnare" ovvero fissare e mantenere salvate le conversazioni più importanti E' possibile filtrare rapidamente le conversazioni direttamente rivolte al proprio utente Si possono "pingare" tutte le conversazioni, in maniera da stimolare una risposta dei diretti interessati Nuova interfaccia del modulo Conversazioni Si possono inviare allegati in una Conversazione (disponibile anche da Mobile APP) Si può "pingare" una conversa, per stimolare una risposta dei diretti interessati Aggiunto anche un set di Emoji Visualizzazione commenti dei ticket migliorata La visualizzazione nei commenti dei ticket è stata modificata, in modo da poter fruire sia della giusta disposizione del "botta e risposta", con a sinistra i commenti del cliente ed a destra quelli dell'utente vtenext. Infine è stato aggiunto il numero del commento anche lato crm e già presente su portale. Come si presenta la nuova disposizione dei commenti nell'Assistenza Clienti Nuovo motore di ricerca Il nuovo sistema di ricerca, permette di cercare in qualsiasi modulo del crm. E' stata inoltre migliorata la fruibilità delle informazioni risultanti dalla ricerca stessa. Come si presenta la nuova interfaccia di ricerca, è possibile cercare anche nelle Conversazioni Miglioramento delle impostazioni Possibilità di variare le colonne delle relazioni presenti nel dettaglio di un record di tutti i moduli del crm (se ad esempio siamo in una scheda Azienda, possiamo modificare le colonne presenti in Contatti, Opportunità, Preventivi, Ordini di Vendita, ecc.); Possibilità di variare le colonne del Blocco Prodotti, presente nei moduli Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture. Tale configurazione, permette di variare il numero di colonne con campi personalizzati (come ad esempio, unità di misura, numeri per confezione, checkbox, campi descrizione o semplice testo, altri campi valuta o numerici, ecc.). Questo ci permette inoltre, per ogni nuovo campo creato, di gestire anche nuove formule, andando ben oltre il classico e comunque presente, PxQ (Prezzo per Quantità); La nuova Colorazione Vista per Lista, permette di colorare le liste in base a dei valori, come già lo conosciamo, in più ci permette di scegliere lo stile con cui colorare le righe, ovvero: colorazione dell'intera riga, blocchetto colorato a sinistra, oppure una linea sottile nella parte bassa di ogni record. Infine è possibile regolare anche l'intensità del colore, grazie ad uno slider che ne gestisce il valore in percentuale; E' stata introdotta la possibilità di riorganizzare i campi di un modulo, agendo come di consueto dalle Impostazioni > Gestore Moduli, con un semplice drag & drop (per trascinamento). Con lo stesso metodo è possibile spostare un campo sia all'interno dello stesso blocco che tra blocchi differenti dello stesso modulo.  1. Dalle impostazioni del Gestore Moduli, è possibile variare le colonne presenti nei moduli relazionati 2. Dal Gestore Moduli > Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture, è inoltre possibile variare anche le colonne presenti nel blocco Prodotti, potendo configurare sia il contenuto che la larghezza della colonna. Infine si possono integrare ulteriori formule personalizzate. 3. Nuova gestione della Colorazione Vista per Lista 4. Possibilità di riorganizzare i campi di un modulo per trascinamento, da gestore moduli Eliminazione della cartella My Files (Homepage) La cartella My Files presente in Homepage (attivabile dalle preferenze utente fino alla versione precedente di vtenext), è stata eliminata. Tutti i file ivi presenti, vengono spostati nei Documenti, in una cartella denominata My Private Files per effetto dell'aggiornamento.     1.11 vtenext Business 21.10.1 Release Note Ecco le novità della release: add Mexico timezones add support to check european tax numbers solar/working days in processes date operation added support for PDFMaker custom functions to email template fields possibility to upload images for uitype 209 button to sort picklist values attach the file when sending email from documents infrastructure to support fast csv report export vteprop flag to disable all outbound communications script to quickly change color of vte clickable location in calendar     1.12 vtenext Business 22.05 Release Note Ecco le novità della release: Support for the new app Wilson for vtenext vte prop for default tax type in inventory modules Global support for oauth2 clients OAuth2 IMAP support for Office365 in all subsystems Alerts about Google OAuth2 timezone support for bookme new logic for the "Automatic" selection of bookme events connector for ZenDesk modlights (table fields) enabled in reports     1.13 vtenext Business 23.08 Release Note Nuovo portale clienti E' possibile configurare il portale clienti con dei profili personalizzati per cliente, creando homepage personalizzate con bottoni e funzioni calate su ogni utente portale. E' possibile inoltre pubblicare qualsiasi modulo presente in vtenext, compresi quelli custom. Dettaglio profilo utente portale Dettaglio configurazione pulsanti homepage portale Dettaglio interfaccia nuovo portale clienti Autenticazione a 2 Fattori per utenti: dalle preferenze utente, è possibile decidere come accedere a vtenext, attivando l'autenticazione a due fattori via APP Wilson oppure via Email. Dettaglio preferenze utente per attivazione autenticazione a 2 Fattori Dettaglio inserimento PIN per autenticazione a 2 Fattori Integrazione con Zapier: dalle impostazioni di vtenext, è possibile aggiungere alle Sincronizzazioni, anche una sincronizzazione con Zapier. Tutta la configurazione verrà fatta su Zapier, per infine passare su vtenext e creare un processo che permetta di Zapier al crm. Dettaglio schermata di configurazione Zapier Nuovo Converti Lead: è stata introdotta una nuova versione, più aggiornata e funzionale, della conversione Lead. Ora è tutto basato su un processo modificabile e sarà possibile gestire, in totale autonomia, i campi da compilare durante la conversione. Nuovo pulsante per la conversione dei Lead E' inoltre possibile, durante la conversione, scegliere se agganciare i dati ad una anagrafica esistente   Abbandonare una conversazione: possibilità di cliccare sul pulsante ABBANDONA per lasciare una conversazione che non si ha più intenzione di seguire Nuove features Calendario: possibilità, per trascinamento di un Evento, di scegliere se duplicarlo o semplicemente spostarlo. Sono state aggiunge anche delle pratiche scorciatoie, tramite la pressione di una combinazione di pulsanti Metti nello Spam: nel modulo Messaggi, è stata aggiunta la possibilità di aggiungere le email allo spam in maniera più rapida APP Wilson Notifiche Push: per l'App Wilson, sono state aggiunte le notifiche push, sarà possibile attivarle dal web ed essere avvisati ogni volta che arriva un'email, una conversazione, una notifica di qualsiasi tipo, tutto settabile dalle impostazioni presenti sull'App. Accesso con impronta biometrica: è possibile aggiungere l'autenticazione biometrica per l'accesso all'App tramite impronta digitale. 1.14 vtenext Business 24.08 Release Note Novità WEB Bookme: nelle preferenze utente è stata aggiunta la possibilità di copiare il link al proprio calendario, nella precedente versione venina generato il link direttamente nella composizione dell'email. Più comodità per la condivisione. Controllo Login Business Portal: è possibile sbloccare anche gli utenti Portale quando dopo troppi tentativi, vengono bloccati dal sistema. Ordinamento Etichette Grafici Reports: è possibile gestire anche l'ordinamento delle etichette (label) nei grafici dei reports. Troviamo questa features, direttamente nella configurazione del grafico, sotto la voce Ordinamento Dati. Gestisci Aree di Ricerca: nel menu di sinistra, è stata aggiunta la voce per accedere rapidamente alla gestione delle aree di ricerca del crm. Ricerca utente Calendario in Preferenze Utente: nelle preferenze utente, sono stati aggiunti i campi di ricerca utente, utili nel momento in cui siamo in presenza di molti utenti, per facilitare la configurazione del calendario stesso e la sua condivisione. Condividi Mittente: dal modulo Messaggi, solo l'utente admin, ha la possibilità di configurare una casella e flaggare su un campo denominato Condividi Mittente. Questa funzione serve per avere una casella condivisa (solo per l'invio) per tutti gli utenti, senza doverla configurare su tutti gli utenti. Quindi non comparirà la casella fisica con tutta la posta in arrivo, ma si potrà utilizzare quella specifica casella condivisa, come mittente per l'invio di email dal modulo Messaggi. Campi UITYPE10 (campi di relazione) da layout editor: è stata aggiunta la possibilità di inserire campi di relazione direttamente da layout editor, in modo da poter aggiungere ad ogni modulo, tutte le relazioni di cui si necessita (questa funzione presenta la limitazione per cui non è possibile aggiungere due relazioni allo stesso modulo); Campi in sola lettura da layout editor: da impostazioni > layout editor di un modulo è possibile, agendo sull'icona della matita, mettere in lettura/scrittura, sola lettura o nascosto un campo; Tooltip su campi: sempre da layout editor di un modulo, è possibile aggiungere per ogni campo, una tooltip, ovvero una piccola frase di aiuto per far capire all'utente come compilare o utilizzare quel determinato campo; Migliorato mass-edit Calendario: è ora possibile fare mass edit dei Campi in Comune del Calendario, oppure solo degli Eventi o solo dei Compiti, aumentando così la produttività; GPT Services: i servizi che offriamo sono: RIASSUNTI, PROCESSA TESTO, DIALOGO CON KLONDIE. Per esempio i riassunti possiamo richiederli all'interno di un ticket, nel momento in cui siamo di fronte ad un importante quantitativo di informazioni (nella descrizione, nei commenti, ecc.) ed abbiamo bisogno di un riassunto che ci faccia comprendere il problema (con possibilità di aggiornare il riassunto richiesto nel momento in cui ci sono nuovi dettagli o commenti nel ticket stesso); Il riassunto è disponibile anche nel modulo messaggi e riassume l'intero tread; Sempre nel modulo Messaggi, è possibile far elaborare un testo all'intelligenza artificiale, che abbia determinate caratteristiche, basterà dare le indicazioni di base su quello che si vuole comunicare, scegliere la tipologia di testo che l'AI deve scrivere ed il gioco è fatto; Tale funzione è disponibile anche nelle Conversazioni; Dal modulo delle Conversazioni, è inoltre possibile utilizzare Klondie come Co-Pilot in varie modalità: interrogazione di carattere generale (come CHAT GPT), interrogazione interna (per esempio, qual'è il cliente col quale ho fatturato di più (per la quale funzione andrà creato un modello specifico), interrogazione basata sulla manualistica (per esempio, chiedo a Klondie come si converte un lead o come si crea un preventivo, e mi fornirà una risposta basata su questo manuale online, oppure su altri siti e altri manuali del cliente); Icone sui moduli (standard e nuovi): lanciando uno script da codice, è possibile aggiungere facilmente le icone desiderate ai moduli esistenti o a quelli custom fatti da interfaccia; OAuth2 Server: possibilità di configurare vtenext come server di autenticazione; Campi Condizionali sul Business Portal: i campi condizionali sono disponibili direttamente anche sul Portale Clienti e funzionano esattamente come per vte (con la stessa configurazione fatta direttamente lato admin del crm); FIX: - migliorata compatibilità con modulo Utenti Risorse (ora se invitati a calendario, ricevono anche loro via email l'invito ICS); - quando il Mail Converter riceve un'email e la aggancia ad un ticket esistente, ora permette l'avvio di un processo; - quando il Mail Converter aggancia ad un ticket la risposta del cliente, nell'area Commenti vengono ora visualizzate poche righe ed a seguire un tastino "vedi tutto" che permette di visualizzare il resto del testo dell'email. Questo migliora la visualizzazione e diminuisce lo scroll down nei commenti; - aggiunta relazione tra il modulo Report Visite e Documenti; - aggiunta la possibilità di inserire Documenti a portale come Link Esterni oltre che allegati; - il prezzo dei prodotti negli Ordini di Acquisto, si basa sul campo Costo Unitario e non più sul campo Prezzo Unitario (attivo di default nelle nuove installazioni, mentre nelle versioni aggiornate rimane la vecchia gestione e va richiesta l'attivazione tramite portale clienti); - è possibile ora modificare i parametri presenti negli header di un webservice esterno (modificare, aggiungere, eliminare); - fix OAuth2 per Office365/Outlook (evita il timeout della sincronizzazione delle cartelle non necessarie); Novità Processi Nuova Condizione: nei processi è stata aggiunta la possibilità, di inserire anche la condizione "è cambiato da" oltre a quella già nota "è cambiato in", come da immagine a seguire Naturalmente, scegliendo questa opzione, sarà possibile scegliere il valore del cambiamento, ovvero, è cambiata da valore X a valore Y. Aggiorna Form Dinamiche: nelle form dinamiche dei processi, è possibile aggiornare campi di moduli relazionati, anche moduli custom. La stessa procedura è valida anche per la funzione standard "Collega Entità", posso dunque collegare entità tramite form dinamiche. Zoom: possibilità di zoomare il diagramma del processo, agendo sulla rotellina del mouse (avanti e indietro). Questa feature è presente non solo nelle impostazioni, ma anche nella tab "Grafico Processo" presente in ogni modulo. Percorso Illuminato: all'interno della tab "Grafico Processo" presente nei moduli, è possibile visualizzare anche il percorso che ha seguito il processo stesso, grazie ad una sorta di luminescenza gialla (contorno giallo), presente attorno ai vari task coinvolti. Inoltre cliccando sopra ad un Task di processo, sotto la voce Process Helper, troverete tutti i dettagli dei campi coinvolti in quel processo con i loro attuali valori. Azione su Form Dinamica: è ora possibile creare una nuova azione su una form dinamica e richiamarla ovunque in un processo. Questa funzione è utile, per esempio, per aggiornare i valori di un determinato campo di appoggio per poi usarlo in altri campi. Invece di creare campi fittizi, si usa la Form Dinamica nascosta richiamabile ovunque. Aggiungi Commento al Ticket: nuova funzione SDK che permette di configurare alcuni parametri per aggiungere commenti ad un ticket tramite processo. E' possibile aggiungere vari parametri ed automatismi (commento, utente crm, utente portale, invio email di risposta, ecc.) Trasferisci Relazioni nei Campi Tabella: quando in un processo scegliamo questo tipo di azione, tra i moduli che è possibile scegliere, si troveranno anche i campi tabella. Nuove Operazioni matematiche: nei processi fino ad oggi è stato possibile gestire la somma, sono state aggiunte anche la sottrazione, la moltiplicazione e la divisione; FIX: - è stata migliorata la gestione dei sottoprocessi, ovvero, in un task di sottoprocesso è possibile selezionare solamente processi che hanno come "condizione iniziale" la funzione "al lancio del sottoprocesso". Inoltre è stato aggiunto che durante l'esecuzione del sottoprocesso, il processo principale non continua, fintanto che il sottoprocesso non ha raggiunto il task di fine ciclo; - possibilità di sovrascrivere gli "Header" presenti nei Webservice Esterni, richiamandoli da un processo; Novità APP Filtri per mobile: sia da web che da app è possibile impostare i filtri per mobile, andando in modifica del filtro stesso o usando l'apposita funzione "duplica per mobile"; Profili mobile: dalle impostazioni app Wilson, presenti nelle impostazioni di vtenext, è possibile creare nuovi profili mobile in modo da differenziare le visualizzazioni come succede per il web; 1.15 vtenext Business 25.02 Release Note Modulo Casi è progettato per gestire segnalazioni, problematiche e richieste interne all’azienda, consentendo un flusso di lavoro strutturato e tracciabile. Ecco le principali funzionalità e caratteristiche del modulo CASI che gestisce appunto casi e sottocasi interni: Creazione e Gestione dei Casi Gestione dei Sottocasi Workflow e Automazioni Comunicazione e Collaborazione Reportistica e Analisi Integrazione con Altri Moduli del CRM Un modulo CASI ben strutturato migliora l’efficienza operativa, riduce il tempo di gestione delle richieste e aumenta la trasparenza all’interno dell’azienda. Come si presenta il modulo Casi e la visualizzazione dei Sottocasi già presente in vista per lista Navigatore delle relazioni (List view espandibili) Come già si è potuto notare nel modulo Casi, nei filtri è stata resa possibile una funzione aggiuntiva, ovvero l'espansione delle viste per lista. In questa funzione è possibile propagare in un filtro la vista dei moduli relazionati. Per esempio, in un'Azienda, posso vedere già dal filtro anche tutti i Contatti collegati. Funzione disponibile su tutti i filtri crm. Nel filtro è disponibile la configurazione del Navigatore delle relazioni Colorazione "Campo" in vista per lista Dalle IMPOSTAZIONI > COLORAZIONE VISTA PER LISTA, è disponibile la colorazione Campo, che permette di colorare in list view quel determinato campo, come ad esempio, lo stato di un Ticket oppure di un Caso. Vista della configurazione dalle impostazioni Vista del campo colorato in lista Barra di Progresso Nuovo campo uitype 1024, tipo barra di progresso, attivabile e configurabile solamente da codice. Ne esiste uno già preinstallato nel modulo Casi, che permette di determinare in percentuale, quanti Sottocasi risultano Chiusi, aumentando automaticamente il valore. Vista in dettaglio del campo Barra di Progresso Processi preinstallati per la gestione dei Casi L'aggiornamento porta con se due nuovi processi per gli automatismi della gestione del modulo Casi. Set Alert Date, è il processo che setta automaticamente la data di alert scadenza, se lasciata vuota alla creazione di un Caso, a 5gg dalla data odierna (considerando che il caso lo sto creando oggi) Espiration Management, è il processo che verifica le date ed un giorno prima della data di scadenza, imposta il valore dello stato del caso a "in scadenza" oppure a "scaduto" Mappatura campi del blocco prodotti Nella configurazione del blocco prodotti nel layout editor è possibile indicare la mappatura dei campi custom per ereditare dei valori da un altro modulo. Per esempio nel blocco prodotti dei preventivi, avendo preparato un campo "Sconto Partner" e volendo che alla generazione dell'Ordine di Vendita quel campo venga popolato in un campo custom denominato "Sconto di primo livello" nel blocco prodotti dell'ordine, avrò la possibilità di gestire questa funzione attraverso i processi. La mappatura non viene applicata al salvataggio (come per le formule) ma semplicemente viene precompilato il valore in creazione. Viene dunque automaticamente applicata nell'azione "Copy products block" dei processi. Invitare Lead ed Email nel Calendario Questa funzione permette di invitare Lead ed Email direttamente negli Eventi del Calendario. I Lead e le Email, riceveranno una notifica via email, che potranno accettare o declinare e questa loro azione, potrà essere vista direttamente nell'evento di calendario. Notare la tendina di selezione per gli inviti, ora con le nuove entità selezionabili Autenticazione a due fattori (2FA) nel Business Portal E' stata implementata l’autenticazione a due fattori sul portale clienti, fattibile via email. Tramite SDK è possibile implementare altre tipologie di autenticazione (esempio SMS). Il Contatto Portale che avrà attivato questa funzione, dovrà inserire il codice che riceverà via email per accedere al portale. 1.16 vtenext Business 25.02.1 Release Note Nuova azione BPMN per valorizzare il campo Ricevi Newsletter Tra le funzioni SDK delle azioni BPMN è stata aggiunta Set receiving newsletter che permette di attivare/disattivare la ricezione delle newsletter per un specifico record. Possibilità di attivare un log su tutte le mail inviate Attivando la prop modules.emails.send_mail_log tutte le mail inviate saranno tracciate nella tabella vte_send_mail_log. Questo può tornare utile per analizzare il traffico delle mail in uscita. Sono escluse le newsletter. Le informazioni memorizzate nella tabella sono: mittente, destinatari, oggetto, data di invio, stato, errore. Non ci sono logiche di retention quindi sta a chi attiva questa configurazione svuotare la tabella una volta eseguite le analisi del caso. Limite anteprima testo in lista Se in un filtro della lista di un modulo vedo un campo testuale che supera i 40 caratteri il testo viene tagliato e c'è un'icona che al passaggio del mouse mostra il testo completo. Per migliorare le performance delle lista abbiamo pensato di tagliare anche il testo all'interno della "nuvoletta" tramite il valore nella prop performance.listview_moreinfodiv_lengthlimit di default configurata a 100000 caratteri. Business Unit nel wizard di creazione Newsletter Per chi ha attivato il modulo Business Unit e ha il campo bu_mc nel modulo Campagne ora sarà possibile valorizzarlo anche durante il wizard Newsletter. Predisposizione del sistema di aggiornamento al futuro passaggio a PHP 8 Sono stati eseguiti alcuni interventi propedeutici ad una prossimo rilascio che permetterà l'installazione di VTENEXT su ambiente con PHP 8. 1.17 vtenext Business 25.02.2 Release Note Installazione hotfix da interfaccia Abbiamo introdotto una nuova interfaccia dedicata alla gestione degli hotfix direttamente dalle impostazioni. Ora è possibile: Installare hotfix direttamente da UI Visualizzare la lista degli hotfix disponibili Controllare gli hotfix già applicati Individuare eventuali hotfix falliti Installare automaticamente gli hotfix Inoltre, gli amministratori verranno notificati quando saranno disponibili nuovi hotfix. Cos'è un hotfix? Spesso l'aggiornamento di versione non può essere immediato a causa di personalizzazioni sul codice o di necessità di formazione del personale. Abbiamo quindi introdotto un nuovo strumento che permette di installare miglioramenti di stabilità e sicurezza per le installazioni che non possono essere subito aggiornate. Gli hotfix includono miglioramenti di performance, soluzioni a bug impattanti, patch di sicurezza, ecc. ed è quindi consigliato applicarli immediatamente. Configurazione dei campi media Abbiamo esteso il supporto per i campi di tipo media: Ora è possibile configurare le dimensioni delle immagini direttamente da interfaccia: Originale, Miniatura, Icona Le dimensioni supportano diverse unità: px, %, auto La configurazione è disponibile nel Layout Editor, nei campi tabella e all'interno dei processi. 2 Primi passi: come navigare in vtenext 2 Primi passi: come navigare in vtenext Questa sezione consiste in una breve introduzione a vtenext orientata a chi, per la prima volta, accede al sistema. L’obiettivo è di fornire all’utilizzatore le conoscenze base per prendere familiarità con questo strumento, che di per sé è stato concepito per essere intuitivo e di veloce utilizzo. Saranno descritti gli strumenti orizzontali di base: Login: come accedere a vtenext; Home Page: schermata personale di inizio; Navigazione: menu e icone; Funzioni di ricerca: semplice e avanzata, in ogni modulo e globale; Moduli e record: cosa sono e come sono strutturati; Preferenze utente: informazioni personali, notifiche ed altro. 2.1 Login al sistema Per accedere a vtenext inserire le proprie credenziali utente nella pagina di accesso al sistema e premere il pulsante Login: La maggior parte dei browser è in grado di salvare il vostro “Nome Utente” e “Password” per velocizzare l’accesso al sistema. Per la sicurezza dei vostri dati è consigliato non consentire al browser di salvare i parametri di accesso, a maggior ragione se state usando un computer condiviso o un notebook che può essere perso. La password prescelta deve avere le seguenti caratteristiche, secondo la normativa sulla sicurezza della privacy Composta da almeno otto caratteri; Non può contenere il nome dell’utente o il nome e il cognome della persona; Va modificata ogni tre mesi; L’utente in autonomia può richiedere il reset della password tramite il link “Hai dimenticato la password ?”. La procedura indicata dovrà essere eseguita entro 24 ore, altrimenti sarà obbligatorio richiedere nuovamente il reset tramite il link. NB: la procedura di ripristino password viene inviata all’indirizzo email di registrazione dell’utente in vtenext. Si ricorda che l’email può finire in posta indesiderata. L’utente amministratore invece può aggiornare in qualsiasi momento la password dell’utente, dal menù Impostazioni, saltando suddetta procedura. Attenzione! Se si eseguono 5 tentativi errati di login (per esempio perché si sbaglia nome utente o password), il sistema mette in atto una misura di sicurezza e blocca l’indirizzo IP da cui provengono i tentativi, impedendo altri accessi. L’utente vtenext riceve anche un’email di notifica. Se l'utente ignora l'e-mail e continua a riprovare, indistintamente dalla tipologia di login (via web, da webservice o da activesync per cellulare), dopo 100 tentativi errati di login l'ip sorgente viene bannato. L’utente Admin può andare in Impostazioni> Controllo login utenti, e ripristinare il corretto funzionamento cliccando sul link “Rimetti in Whitelist”. 2.1.1 Durata della sessione utente La durata della sessione utente in vtenext, dipende principalmente dalla sessione php, ovvero da un parametro che è configurato nel server dove il crm è installato. Ad esempio, Ubuntu (installato in cloud/onsite che noi consigliamo) la sessione dura circa 30 minuti. Infine è bene considerare che sono sempre valide le regole delle connessioni simultanee per utente: con lo stesso user è possibile effettuare una login al massimo, in 2 browser contemporaneamente. Se si prova ad entrare nel crm con un terzo browser, uno degli altri due automaticamente verrà scollegato. 2.2 Home Quando l'utente effettua l'accesso al crm, può visualizzare la propria Home (impostazione modificabile dal singolo utente in Preferenze utente). La pagina Home è costituita da una serie di elementi (cruscotti) che richiamano le informazioni contenute in vtenext. Questi cruscotti, possono essere composti da: filtri provenienti da moduli RSS per ricevere i feed dal tuo canale preferito grafici provenienti da report finestre che permettono di visualizzare un sito internet La configurazione è a discrezione dell’utente stesso che può attivare degli elementi predefiniti oppure crearne di nuovi. Ogni utente dovrà creare i propri cruscotti e non potranno essere resi pubblici. Per abilitare o disabilitare un cruscotto predefinito cliccare sull’icona  per accedere a “le mie preferenze”. ATTENZIONE: i grafici in home hanno una cache di 24 ore e non vengono aggiornati ad ogni refresh della stessa. Ecco la lista dei blocchi disponibili (attivabili dalle "Preferenze utente"): News e Manuale Riquadro con le ultime novità vtenext ed un link al Manuale Online N.B.: My Files è stato eliminato dalla Homepage, tutti i documenti che vi erano presenti prima dell'aggiornamento sono stati spostati nella cartella "My Private Files" presente nel modulo Documenti. Per creare un nuovo elemento personalizzato cliccare su e scegliere la tipologia di elemento da aggiungere. Se ad esempio si sceglie di aggiungere un nuovo Modulo, si avrà a disposizione una schermata come quella sottostante: Servirà dunque inserire un titolo per questa nuova finestra (es. Tutte le aziende), indicare quanti elementi visualizzare (es.10), quale filtro utilizzare per la visualizzazione di quel cruscotto (es. filtro Tutti) ed infine sarà necessario determinare quali sono i campi da visualizzare, per un massimo di 2 (es. Nome Azienda e Telefono). Il risultato di tale configurazione è visibile nella seguente schermata: N.B.: E’ possibile cambiare l’ordine dei riquadri trascinandoli con il mouse nella posizione voluta. 2.3 Modalità di navigazione: i menù La navigazione all’interno di vtenext è guidata dai menù presenti a sinistra ed a destra dello schermo. È composto da due differenti barre di icone che andremo di seguito ad illustrare: La barra di navigazione blu permette l’accesso a tutti i moduli attivi di vtenext. A seconda del tema scelto in “Preferenze”, la disposizione degli elementi ed i colori potrebbero cambiare.   Un modulo è un contenitore di schede di una specifica categoria, dunque è l'insieme delle informazioni del CRM suddivise per tipologia. I moduli disponibili non sono tutti visibili immediatamente sulla barra blu, ma vengono elencati sotto l’apposita voce Moduli. L'utente amministratore può scegliere l’ordine delle voci di menù dalle "Impostazioni". Per gli utenti di tipo amministratore, in fondo alla barra del menu di sinistra, sarà disponibile anche l'ingranaggio per accedere alle Impostazioni.   La barra presente in alto, orizzontalmente lungo tutta la schermata, si trovano una serie di icone fisse dedicate alle funzioni d’uso comune, ovvero le notifiche per i principali moduli, quali Messaggi, Conversazioni, Processi, ecc. In alto a destra viene riportata invece l’icona/miniatura dell’utente (Avatar) che permette di accedere alle preferenze o uscire dal sistema (logout).   2.3.1 Ricerca globale La ricerca, posizionata nella barra in alto, sulla sinistra, permette l’interrogazione all’interno del sistema. A scelta può essere effettuata, nel modulo dove si sta lavorando, in tutti i moduli o solo in parte di essi (per macro-area). Una volta inserito il testo da ricercare premere invio o premere il bottone relativo al modulo su cui si vuole effettuare la ricerca. Il concetto di macro-area vuole racchiudere tutti i moduli legati ai principali processi aziendali. Naturalmente alcuni moduli hanno (o possono avere) funzione trasversale. Le macro-aree di ricerca possono essere direttamente personalizzate dal singolo utente cliccando su “Gestisci aree di ricerca”, presente in basso a destra nella finestra riassuntiva delle aree. I risultati della ricerca vengono visualizzati in un nuovo tab del browser e presentati con una visione d’insieme, volta a rendere più chiare le relazioni fra i diversi oggetti. Link per accedere alla Gestione delle Aree Per comodità di configurazione, trovate la voce Gestisci Aree di ricerca, anche sulla barra dei menu a sinistra. La modifica delle Aree di Ricerca, una volta gestita, verrà propagata a tutti gli utenti. Schermata di scelta, modifica o creazione Aree La tipologia di testo inserito, qualora non fosse presente all'interno di tutti i filtri usati dall'utente, non darà alcun risultato nella ricerca. Ad esempio, se ricerchiamo un indirizzo email e il campo non è presente in nessuna colonna di nessun filtro, vtenext non troverà il dato inserito. Si consiglia pertanto di creare un filtro nelle anagrafiche con il campo Email inserito nella scelta delle colonne. Inoltre il testo inserito non viene ricercato nei campi relazionati. 2.3.2 Icone fisse Processi: cliccando su quest’icona si accede alla vista in dettaglio di tutti i processi presenti nel CRM. Più recenti: cliccando su quest’icona è possibile visualizzare la lista delle anagrafiche consultate recentemente. Eventi: accesso a un mini-calendario semplificato che permette a colpo d’occhio di visualizzare tutti (aperti e chiusi) gli impegni prefissati nel mese evidenziato. Lateralmente viene riportata la lista di tutti gli eventi imminenti. Messaggi: accesso diretto al modulo messaggi e alla composizione di un nuovo messaggio di posta. L’icona presenterà, nel caso di nuove email, un numero in alto a destra corrispondente al numero di messaggi non letti. Conversazioni: soluzione per la gestione dello scambio di informazioni tra utenti. Ogni conversazione può essere pubblicata a uno o più utenti. Può essere relazionata inoltre ad ogni elemento del CRM. Notifiche: funzionalità per mantenere aggiornati gli utenti sui temi e sui dati di loro interesse. Il sistema permette di contrassegnare come lette o non lette le notifiche, anche in forma massiva.  Compiti: accesso diretto ai compiti in scadenza con possibilità di crearne nuovi. Creazione Veloce: consente da qualsiasi punto dell’applicazione di creare una nuova entità (Azienda, Contatto, Evento, Lead, Fornitore, Compito, Documento, Ticket ed Opportunità). Cliccando sulla tipologia di entità si aprirà un nuovo tab del browser contente la maschera di creazione. Preferiti accesso rapido alle anagrafiche contrassegnate tramite l’icona Preferiti (stella). Ogni utente può definire la propria lista e modificarla continuamente. Per far rientrare un’anagrafica tra i Preferiti è necessario accendere la stella con un click del mouse dalla vista di dettaglio. Per far uscire un’anagrafica dai Preferiti spegnere la stessa con un click del mouse dalla vista di dettaglio. Note: si apre un pannello dove sono riepilogate tutte le note create dall’utente, con la possibilità di comporne nuove e di convertire ogni nota in altri oggetti CRM. Tracciamento: consente di accedere alle schermata che visualizza i tracciamenti in corso e in pausa.     2.3.3 Icone contestuali Il pulsante , consente di creare una nuova entità rispetto al modulo in cui si è posizionati. Cliccando invece sul pulsante è possibile accedere ad un sottomenu con le seguenti opzioni: Elimina: consente di eliminare i record selezionati nella lista Mass Edit: permette di editare massivamente i record selezionati nella lista Email: consente di inviare un'email massiva ai record selezionati nella lista (consigliato per invii di piccoli dimensioni, massimo 20 indirizzi, per invii più consistenti, utilizzare il modulo delle Newsletter) FAX: permette di inviare massivamente FAX ai record selezionati nella lista (solo se il crm è collegato ad un servizio FAX to Mail) SMS: consente di inviare massivamente SMS ai record selezionati nella lista (solo se il crm è collegato ad un servizio SMS to Mail) Seleziona tutto: permette di selezionare tutti i record presenti in tutte le pagine del modulo (non solamente quelli della prima pagina o della pagina corrente) Geolocalization: consente di localizzare, su una mappa Google, la posizione geografica dei record selezionati in lista Importa: permette di importare dati nel CRM da file in formato .csv (valori separati da virgola) Esporta: consente di esportare dati dal CRM in formato .csv (valori separati da virgola) Trova duplicati: consente di verificare la presenza di doppioni in base a criteri di ricerca parametrizzabili. Inoltre permette di Salvare la Mappatura dei campi che si desiderano per non generare duplicati alla creazione. I campi selezionati per la Mappatura, sono considerati dal CRM in and (se mappiamo il campo Email, verificherà la creazione di duplicati solamente per quel campo, ma viene mappato il campo Nome + il campo Email, il duplicato verrà rilevato solamente se entrambe i campi sono già esistenti in una anagrafica presente in vtenext) Cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a sinistra, si ha accesso a due sottomenu: Configura pagina: consente di accedere alle proprietà del modulo permettendone la modifica di visualizzazione. Avanzate (disponibile solo se l'utente è un amministratore): consente di modificare le impostazioni (Layout editor, picklist, ecc.) del modulo in cui ci troviamo. Tramite il tasto “Aggiungi tab” possiamo accedere ai seguenti sottomenù: Nuovo tab semplice per l’inserimento di un nuovo con wizard o grafici; Nuovo tab lista per aggiungere un’altra visualizzazione legata ad un filtro già esistente; Nuovo tab con report per avere l’opportunità di visualizzare un report esistente relativo al modulo in questione (es. se lo inserisco nel modulo Contatti potrò inserire e visualizzare i risultati di un report creato per questo Modulo). 1 - Cliccare sulla rotellina blu delle impostazioni di pagina 2 - Cliccare su "Configura pagina" 3 - Infine cliccare su "Aggiungi tab" per ultimare la configurazione e infine cliccare su FATTO 2.4 Ricerca nel modulo Per ricercare un termine all’interno di un modulo specifico, cliccare sul box di ricerca: Il risultato della ricerca è temporaneo, ovvero sparisce alla chiusura o all’aggiornamento della pagina. Per realizzare ricerche salvabili e richiamabili, si veda invece la funzione Filtri. 1. Box di ricerca a destra sopra ai filtri di visualizzazione. La ricerca viene sempre effettuata tra i campi visualizzati dal filtro applicato (intestazione della tabella) e i record che ricadono all’interno di esso (cfr. Filtri). Nel caso si desideri ricercare in campi non presenti nel filtro cliccare su ricerca avanzata (disponibile in tutti i moduli anagrafici, non disponibile dal modulo Home). Dalla ricerca avanzata è possibile: scegliere qualsiasi campo del modulo indicare più condizioni di ricerca e legarle con operatore inclusivo “e” scegliendo Corrisponde a tutti i seguenti oppure con operatore esclusivo “o” scegliendo Corrisponde ad almeno uno dei i seguenti. La ricerca verrà effettuata sempre tra i record del filtro applicato.   2. Box di ricerca presenti in testa alle colonne del filtro. La ricerca in questo caso permette di inserire più elementi sopra alle colonne di riferimento, per avere un risultato temporaneo ed immediato. Ad esempio, nel modulo Assistenza Clienti, potrò avere tra i risultati della mia ricerca tutti i ticket con stato Aperto e Priorità Urgente. 2.5 Struttura dei moduli L’applicazione è strutturata secondo le relazioni tra i diversi moduli, basate sulle logiche di processo. Per ogni modulo vi sono le seguenti viste di accesso. 1.Vista elenco: propone l’elenco dei dati (schede) presenti nel modulo. Le azioni possibili da questa vista sono:  Elimina Cancella uno o più record selezionati tramite la casella (flag) a sinistra di ogni riga. Mass Edit Per modificare i dati di uno o più record selezionati. Email Invia mail in modo massivo. Fax Invia fax in modo massivo. SMS Invia SMS in modo massivo. Seleziona tutto/Deseleziona tutto Seleziona tutti i record del filtro (in tutte le pagine, non solo quella visualizzata). Filtro Definisce la vista attiva sul modulo (si veda capitolo Filtri). Assegnato a Per filtrare rapidamente secondo l’utente assegnatario. Con il tasto CREA si aggiunge sempre un nuovo record vuoto al modulo in cui ci si trova. Nota. I moduli Calendario, Report e Documenti presentano di default una vista alternativa. Tramite il pulsante Elenco è possibile passare alla vista per lista. 2. Vista Kanban: corrisponde alla visualizzazione a colonne. Permette di operare su un valore di picklist presente all’interno dell’entità, impostato all’interno del filtro selezionato. La modifica verrà effettuata semplicemente trascinando il record da una colonna all’altra senza la necessità di aprire i singoli elementi. Se i valori della picklist prescelta sono correlati da una colorazione di vista (Capitolo 17.13 Colorazione viste per lista), anche le colonne all’interno del Kanban saranno identificate con le cromie. Questo tipo di visualizzazione si configura nella modifica di un filtro, selezionando la tab “Configurazione Kanban”, spiegata nel Capitolo 2.6.1 Creare un Filtro. Nota. In generale vi è un solo campo che consente di accedere a una finestra riassuntiva del dettaglio sulla destra (es. Titolo del ticket in Assistenza clienti), riconoscibile dalla formattazione applicata stile link (testo in blu, in grassetto e sottolineato al passaggio del mouse). 3. Vista di dettaglio: corrisponde alla scheda. Per accedervi, cliccare in corrispondenza del nome del record. 2.5.1 Struttura dell’anagrafica (vista di dettaglio) 1. Relazioni con gli altri moduli: Posizionato sulla destra della videata, riepiloga tutte le relazioni con gli altri moduli della scheda nella quale vi trovate indicando i numeri di elementi correlati. Per espandere un modulo relazionato cliccare sul rispettivo nome. L'utente amministratore può intervenire sull’ordinamento delle voci decrescente per numero delle Relazioni tramite il Gestore moduli> Layout editor. Ad esempio, cliccando su Contatti si ottiene questa vista: Per creare un record del modulo selezionato, in relazione con la scheda in cui vi trovate, dal box relazioni premere Aggiungi. Gestisci Relazioni con altri moduli Tutti i moduli relazionati, presentano delle colonne di default che possono essere cambiate lato interfaccia. Andando in Impostazioni > Gestore Moduli > Modulo Interessato (es. Aziende) > Layout Editor > Gestisci Relazioni (bottone in alto a destra). Sarà dunque possibile, tramite interfaccia, configurare colonne e posizione degli elementi. Schermata per la gestione delle relazioni presenti nel dettaglio di una anagrafica Nella gestione delle relazioni è possibile specificare, per ciascun modulo collegato, il campo da utilizzare per l’ordinamento dei record, nonché la relativa modalità di ordinamento (ascendente o discendente). Di seguito alcuni esempi di moduli relazionati.  Attività del calendario pianificate Preventivi Contatti Di default il menù relazioni propone tutti moduli esistenti e relazionati all'anagrafica che si sta gestendo. Azioni particolari, disponibili sul modulo, sono accessibili nel pulsante ALTRO  Le azioni sono in parte generali ed in parte contestuali: ad esempio solo nel modulo Leads vi è l’opzione Converti Lead. Infine sono da segnalare le icone standard posizionate in alto a destra prima del pulsante altro: - modifica - tracciamento - crea evento - crea compito - collega nuova email - preferiti - notificami alle modifiche - collega - altro 2.5.2 Sguardo veloce delle relazioni (Quick look) Sia nella vista elenco, che all’interno della vista di dettaglio, il crm permette di visualizzare in anteprima alcune voci riepilogative di un’entità relazionata (seguendo i permessi dei profili legati al singolo utente). N.B. I campi visibili all'interno del Quick look relazionale non sono modificabili dall'utente. 2.5.3 Anteprima e Tasti Rapidi in vista per lista Nelle liste dei moduli è stato introdotto il pulsante Anteprima presente sulla sinistra di ogni riga. Questo tasto permette l'apertura di un pannello a metà pagina, con la possibilità di visualizzare l'anteprima dell'anagrafica e anche di aggiornarla attraverso la pressione del pulsante Modifica. È possibile ripristinare il comportamento alla versione precedente, agendo sulle proprietà layout.listview.preview e layout.listview.fast_edit. Visualizzazione dell'anteprima dell'anagrafica, direttamente in vista per lista 2.6 Filtri I filtri facilitano la ricerca dei dati nel CRM. Definire un filtro significa creare un sistema di ricerca richiamabile quando necessario. I campi personalizzati che avete eventualmente creato nei moduli di vtenext sono utilizzabili anche come filtri per la creazione di liste. Avrete pertanto la possibilità di generare motori di ricerca ad-hoc. Mediante l’utilizzo delle liste potete personalizzare le visualizzazioni dei dati sulla base delle necessità di ogni singolo utente. Le liste definite su vtenext possono essere utilizzate non solo da chi le crea, ma anche condivisibili con gli altri utenti di vtenext. 2.6.1 Creare un Filtro (filtri standard, filtri avanzati, filtri basati su report, kanban) Di seguito spiegheremo come creare una vista individuale partendo da una lista di aziende. Questa modalità è applicabile a tutti gli altri moduli. Parametri di configurazione: il contenuto delle colonne (campi del filtro visualizzati) eventuale intervallo di tempo nel quale i dati sono stati creati o cambiati operatori di ricerca quali “e”, “o”, “contiene”, “non contiene” ecc. Per creare un nuovo filtro cliccare su NUOVO dall’icona Ingranaggio accanto al Filtro. Da questa schermata avrete l’opportunità di creare la Vostra lista personalizzata. Imposta come Default Il filtro sarà automaticamente applicato all’accesso al modulo Imposta a Pubblico Opzione per rendere pubblico il filtro. Esso dovrà essere preventivamente approvato da un utente di tipo amministratore affinché possa essere visualizzato ed utilizzato da tutti gli utenti. Nota: si ricorda che i filtri anche se non pubblici, sono visibili in base ai ruoli degli utenti (es: il responsabile vendite può vedere I filtri dei capi area/venditori) Imposta per Mobile App selezionare questa opzione se si vuole rendere disponibile quel filtro anche sull'App Mobile Wilson N.B Il filtro pubblico  dovrà essere preventivamente approvato da un utente di tipo amministratore affinché possa essere visualizzato ed utilizzato da tutti gli utenti. Filtri Standard Seleziona Colonna Selezionare un campo di tipo Data per effettuare un filtro su base temporale Seleziona Durata Permette l’inserimento di un arco temporale personalizzato o prestabilito, relativo al campo scelto Data di Inizio/Fine Vengono popolati in automatico secondo l’opzione Seleziona durata, ad eccezione della scelta personalizzato Inizialmente ordina per Consente di definire un campo per l’ordinamento ascendente o discendente dei risultati Nella sezione Filtri Avanzati è possibile definire dei criteri di selezione sui campi di tipo diverso da Data (ovvero si possono selezionare tutti gli altri tipi di campi: menù a tendina, testo libero, numero, ecc.). Attenzione: Gli operatori “uguale” e “contiene” si differenziano come segue: UGUALE: fa il controllo carattere-carattere. Il valore del campo deve essere esattamente il medesimo del termine di paragone indicato nel filtro, maiuscole comprese. CONTIENE: è un controllo meno restrittivo di “uguale” dove il valore del campo deve contenere la stringa di testo indicata nel termine di paragone. Esempio: Nella sezione Filtri basati sui Report è possibile estendere le funzioni dei filtri attraverso un Report (per l’utilizzo del modulo Report v. paragrafo 13.1): Attraverso quest'impostazione è possibile associare al filtro le condizioni imposte e le colonne selezionate precedentemente nel Report. Infine nella tab Configurazione Kanban, è possibile settare una visualizzazione a colonne che permette di ordinare per variabile scelta (tipicamente un menu a tendina), e spostare per trascinamento (drag & drop) un'anagrafica da un valore ad un altro. Supponendo di voler visualizzare per il campo "settore" le aziende in modalità Kanban, sarà necessario fare questo tipo di configurazione. Dalla creazione/modifica di un filtro, cliccare su Configurazione Kanban e poi cliccare sul pulsante "Aggiungi Colonna" presente sulla destra. Si inizia dunque la configurazione, aggiungendo una colonna per ogni voce che si vuole raggruppare. Nell'esempio è stato scelto il campo Settore presente nel modulo Aziende, e la configurazione da fare è la seguente: Etichetta Serve per dare il nome all'intestazione della colonna (es. settore Finanziario) Condizione   Si determina quali anagrafiche verranno visualizzate in quella colonna in base ad una condizione (es. il campo Settore è UGUALE a Finanziario) Abilita drag here Permette di abilitare il drag here, ovvero quella funzione che consente di spostare anagrafiche in quella colonna kanban Azione Consente la configurazione conseguente al drag here, ovvero quando viene spostata un'anagrafica in quella colonna, il valore del menu a tendina relativo al settore del nostro esempio, varierà da un valore X al valore Finanziario 2.6.2 Navigatore delle relazioni (List view espandibili) Durante la creazione di un filtro, rollando verso il fondo della pagina di configurazione, è possibile settare l'espansione delle viste per lista. Con questa funzione, si può dunque propagare in un filtro, la vista dei moduli relazionati. Per esempio, in un'Azienda, posso vedere già dal filtro anche tutti i Contatti collegati oppure nel modulo dell'Assistenza Clienti, posso vedere tutte le Attività di tracciamento fatte e tutti gli Interventi collegati. Questa funzione è disponibile su tutti i moduli standard e custom del crm. Nell'esempio presente nell'immagine qui sopra, modificando il filtro Tutti (ma è chiaramente possibile fare questa operazione anche creando un filtro ex-novo), si può notare che sono stati scelti i moduli Attività di Calendario, Documenti e Servizi, come Moduli della relazioni navigabili direttamente dalla vista per lista del filtro. 2.7 Preferenze utente Per accedere alle impostazioni utente cliccare sull’icona del proprio avatar e successivamente sulla voce PREFERENZE. La schermata è così composta: Ruolo e Login utente Questo blocco è utile per: modificare la password; configurare l'accesso tramite LDAP (solo se disponibile in azienda e solo per le installazioni on-premise); scegliere il tipo di valuta; scegliere la lingua di sistema; scegliere il fuso orario (time zone); impostazioni notifiche per i vari moduli; scegliere se ricevere il resoconto delle notifiche e la modalità email / vtenext; scegliere il tema grafico di vtenext tra: softed e next. richiedere assistenza remota tramite il pulsante presente in alto a destra Sempre dalle preferenze, è inoltre possibile attivare il "Tema Scuro", agendo dalle Preferenze Utente e mettendo la spunta sul campo omonimo. Questa opzione è disponibile solamente per il tema next. Esempio di Homepage con Tema Scuro attivato. Più informazioni Questo blocco è utile per: inserire tutti i dati personali dell'utente, come il suo Titolo (Direttore, Responsabile, ecc.), numero di Telefono, numero di Cellulare, ecc.; campo Riporta a, indica l'utente al quale questo utente è subordinato (il suo responsabile); il Compositore Email Interno, se attivo, permette di utilizzare il modulo messaggi di vtenext per inviare un messaggio di posta elettronica, quando si clicca su un indirizzo email. Qualora fosse disattivato si aprirà il client di posta predefinito. determinare come i numeri ed i decimali vengono visualizzati, attraverso i campi Separatore decimali, Separatore migliaia e Numero di decimali (ATTENZIONE: questa modifica si riflette in tutto il crm, quindi tutti i campi di tipo numero o valuta verranno visualizzato col criterio qui impostato);   Indirizzo utente   Fotografia utente Permette di impostare la foto dell’utente e la miniatura (avatar). Una volta caricata l’immagine, salvare le modifiche. Ritornare successivamente al punto ove viene visualizzata l'immagine caricata, cliccare su Fotografia a destra, ritagliare la porzione di foto nel formato quadrato e salvare. impostare una foto in miniatura per il riconoscimento immediato dell’utente; modificare il modulo di accesso dopo il login (Modulo di default); Configurazione calendario   Configurazione Asterisk Estensione Asterisk Nel caso in cui vtenext sia integrato con un centralino Asterisk, indicare qui il proprio interno (es: SIP/111). Receive Incoming Calls Spuntare per attivare il riconoscimento delle chiamate in ingresso.   Configurazione servizi web REST Token Identificativo access key che tramite webservice identifica la password utente associata automaticamente alla creazione utente Tale campo contiene informazioni sensibili e per sbloccarlo è necessario inserire la password dell'utente interessato. Una volta sbloccato è possibile rigenerare la chiave tramite il pulsante "Rigenera" e, tramite la picklist "Validità access key", posso determinare il comportamento dell'access key stesso. I valori selezionabili da detta picklist sono i seguenti: Statica l'access key rimane sempre invariata Aggiorna automaticamente al cambio password l'access key viene ricalcolata ad ogni cambio password Disabilitata l'access key non permette alcun accesso via webservice N.B.: Quando viene ricalcolata l'access key, da Wilson l'utente deve eseguire il login nuovamente. Schermata che si ottiene cliccando su VISUALIZZA nel campo Access Key Schermata che si ottiene dopo aver digitato la password. Notare il tempo rimanente per rigenerare l'Access Key ed il pulsante Ricalcola ora Notifiche: permette di definire quali notifiche si vogliono ricevere in base al modulo indicato, ad eccezione di quelle definite dalle regole di profile. I miei gruppi. Riporta il gruppo di appartenenza definito dall’amministratore. Storia Login Per la verifica degli accessi In alto a destra, vicino al pulsante modifica, è presente il pulsante ALTRO che ci permette di accedere ad ulteriori opzioni per l’utente. Vedi controllo utente: vedere capitolo 16.8 Duplica: permette di duplicare l’utente ereditandone tutte le configurazioni Elimina dati remoti: serve per eliminare i dati remoti presenti nell’App collegata a quel preciso utente. In pratica forza il logout utente e cancella i dati in cache. Elimina: cancellazione dell’utente. 2.7.1 Richiesta Assistenza Remota Il pulsante RICHIEDI ASSISTENZA REMOTA è la funzione che serve per creare delle credenziali temporanee da fornire all'Assistenza Clienti vtenext, qualora ve ne sia necessità (es. durante la verifica di una segnalazione effettuata tramite ticket, qualcuno dell'assistenza richiede le credenziali per entrare in vtenext). N.B.: ogni utente vtenext potrà cliccare in autonomia per fornire un accesso di assistenza remota (ogni utente lo fa per se, compreso l'admin. Lo stesso admin non può eseguire questa operazione per gli altri utenti). Cliccando su quel pulsante, comparirà la seguente popup: Si potrà dunque scegliere la durata di validità delle credenziali che si stanno per attivare determinata in ore (1, 2, 4, 8, 24, 48) e la possibilità da parte di chi interviene, di visualizzare o meno i Messaggi di posta e le Conversazioni. L'utente che fornisce le credenziali al suo crm, può dunque nascondere queste informazioni personali. Una volta cliccato sul pulsante CONFERMA in basso a destra di quella stessa popup, comparirà quest'altra schermata, che permetterà di copiare le credenziali temporanee e fornirle appunto all'Assistenza Clienti: Da notare che una volta chiusa questa finestra, le credenziali create temporaneamente non saranno recuperabili, se non rigenerandole nuovamente. Se infatti si clicca nuovamente sul pulsante RICHIEDI ASSISTENZA REMOTA in alto a destra delle Preferenze Utente, e le credenziali temporanee sono ancora valide, comparirà la seguente schermata: Come si evince facilmente, sarà possibile REVOCARE LE CREDENZIALI oppure RIGENERARE LE CREDENZIALI nuovamente. 2.7.2 Autenticazione in due fattori (2FA) Nelle PREFERENZE UTENTE è possibile trovare la funzione AUTENTICAZIONE IN DUE FATTORI. Essa può essere: Disattivata Con app Wilson: in questo modo, per autenticarsi in vtenext, è necessario agire e dare il consenso tramite app Con email: in questo modo, per autenticarsi in vtenext, è richiesta un'azione tramite email (se selezionata questa opzione non potrete effettuare l'accesso sull'app Wilson) CON APP WILSON Una volta scelta questa opzione, comparirà una schermata che chiederà di inserire un PIN composto da un minimo di 4 ed un massimo di 8 cifre. Cliccando su AVANTI verrà richiesto di confermare il PIN scelto: Cliccando su SALVA, l'autenticazione in due fattori risulterà essere ATTIVA. Nel momento in cui si accede all'app Wilson, comparirà la richiesta di digitare il PIN che si è scelto in fase di configurazione: Non solo, anche quando si tenterà di accedere via WEB sarà richiesta l'autenticazione tramite digitazione del CODICE DI SICUREZZA, che può essere visualizzato tramite l'app Wilson. L'app infatti invierà una notifica Push, cliccando la quale permetterà di visualizzare il codice di sicurezza da inserire nella seguente schermata: Schermata di inserimento codice di sicurezza fornito dall'app Wilson Schermata dell'app Wilson che fornisce un codice di sicurezza valido per 60 secondi CON EMAIL Non appena si sceglie l'autenticazione a due fattori con Email, il crm apre una popup ove chiede di digitare la password dell'utente che ne fa richiesta: Una volta inserita la password, il crm aprirà una seconda schermata di dialogo, ove confermerà l'invio di un'email all'indirizzo dell'utente che ne ha fatto richiesta, Contestualmente, all'utente arriva la seguente email (template modificabile dalle impostazioni): In questo caso, ogni volta che si effettuerà l'accesso al crm, comparirà questa schermata, che richiede l'inserimento di un codice che verrà inviato per email: Ed ecco infine l'aspetto dell'email con il codice di sicurezza da inserire nella schermata menzionata poco fa (template modificabile dalle impostazioni): DISATTIVAZIONE / CAMBIO TIPOLOGIA AUTENTICAZIONE DUE FATTORI Quando si imposta il menu a tendina dell'autenticazione in due fattori a DISATTIVATA oppure si sceglie un'opzione diversa dalla precedente, il crm apre una schermata di dialogo, ed obbliga l'utente ad inserire la password del suo utente ed il codice di sicurezza che gli è stato inviato tramite notifica push attraverso l'app Wilson (o email se era attiva l'altro tipo di autenticazione). Schermata di disattivazione/cambio dell'autenticazione a due fattori 2.8 Privilegi di Accesso I privilegi di accesso, o profilo, associati all’utente utilizzato per accedere a vtenext sono definiti dall’amministratore. Ad un utente di vtenext, sulla base dei moduli scelti, possono essere assegnati i permessi di: visualizzazione; creazione o modifica; cancellazione; importazione ed esportazione di dati. N.B.  Per approfondimenti su creazione di un profilo si consiglia la lettura del capitolo 16.1.1 Creazione di un nuovo profilo. L’utente con il privilegio di amministratore può modificare tutte le impostazioni di base di vtenext. Il cuore del CRM è composto dalle anagrafiche dei clienti. Prima di creare suddette anagrafiche è indispensabile: apprendere come si realizzano i processi (acquisizione, vendita, assistenza, ecc) con vtenext; impostare layout e privilegi utenti lato admin. Nelle prossime pagine vedremo come gestire in vtenext le macro-aree e i principali processi. Nei capitoli finali entreremo in dettaglio sulle impostazioni avanzate che spettano all’utente Amministratore. 3 Anagrafiche clienti e gestione base dei dati 3 Anagrafiche clienti e gestione base dei dati vtenext distingue 4 tipi di anagrafiche: Leads: clienti potenziali; Aziende: clienti acquisiti o in trattativa, intesi come ragione sociale (anche ex clienti, partner, distributori…); Contatti: persone fisiche con cui si è in relazione (referenti di aziende o fornitori, clienti privati, partner…); Fornitori: aziende di approvvigionamento di beni e servizi. In questo capitolo verranno illustrati i moduli anagrafici, che sono centrali al resto delle attività gestite da vtenext, le funzioni base di gestione dei dati disponibili nella maggior parte dei moduli (mass edit, duplicati, import/export) e la geolocalizzazione. 3.1 Leads Un lead, termine inglese che significa “indizio”, è un potenziale cliente di cui dovete verificare l’interesse per i prodotti e i servizi che offre la vostra società. Potete immaginarlo come un biglietto da visita raccolto in occasione di un’attività di marketing. Per questo nominativo seguiranno una serie di attività commerciali che porteranno probabilmente all’apertura della trattativa commerciale. Quali dati possono esserci all'interno dell’anagrafica di un lead? Esattamente come in un biglietto da visita possono essere scritti i dati del referente (la persona fisica che avete davanti) e dell’azienda per cui lavora o che rappresenta. Da dove vengono i leads? Si possono raccogliere da attività di marketing come esposizioni commerciali, fiere, pubblicità, presentazioni, dal proprio sito tramite webform (si veda capitolo dedicato), dall’acquisto di liste, ecc. Si ritiene importante la tracciabilità delle origini dei leads per effettuare delle continue valutazioni. Esempio: la maggior parte dei vostri leads da quale canale arriva? quali sono i canali che portano leads buoni (ossia che diventano opportunità di vendita)? qual è il ritorno sull’investimento di una fiera (ROI)? quanti leads avete raccolto e su quanti c’è interesse per aprire un’opportunità? su quali canali vi conviene fare degli investimenti per aumentare il business? 3.1.1 Creazione di un Lead Creazione nuovo lead: per inserire un nuovo record entrare nel modulo LEADS e cliccare sul pulsante Di seguito comparirà la finestra di creazione: Alcuni campi rilevanti dell’anagrafica: Nome/Cognome Nome e cognome del referente con cui vi relazionate. Società Nome dell’azienda per cui lavora o che rappresenta. Titolo Ruolo occupato dal referente in azienda (Titolare, Direttore Vendite, CEO). Fonte Lead Canale attraverso il quale abbiamo ottenuto questo nominativo. Assegnato a Utente o gruppo di utenti incaricati alla gestione del lead; viene proposto l’utente che sta creando, ma è possibile scegliere un altro assegnatario I campi evidenziati in azzurro sono obbligatori. L’amministratore del CRM può modificarne l’obbligatorietà (ad eccezione di alcuni prestabiliti come il campo Cognome), creare nuovi campi, modificare i valori dei menù a tendina (come Fonte Lead) e altro. Per questo si veda il capitolo 16.7 dedicato al Layout Editor. Una volta salvato il lead e aperta la vista di dettaglio, potete iniziare a gestire attività di marketing collegate: email inviate o collegate alla scheda lead; attività di calendario (eventi e/o compiti); campagne di newsletter (il lead sarà parte del target coinvolto nella campagna) o telemarketing (vendibile separatamente); documenti. Menzione ulteriore va fatta per il campo "Riceve newsletter", che viene impostato automaticamente a Sì (flag attivo) alla creazione. Condizione necessaria perchè questo avvenga, è che alla creazione deve essere presente anche un indirizzo email valido. ANONIMIZZA: cliccando sul pulsante “altro” con la nuova release troviamo la voce ”anonimizza”. Si tratta di una funzionalità per rispondere alla normativa GDPR. I leads o i contatti anonimizzati non possono essere ripristinati. 3.1.2 Conversione del Lead La dimostrazione di interesse da parte del lead per la vostra proposta corrisponde all’apertura di una trattativa commerciale. Prima della generazione dell’offerta, il lead deve essere convertito in: un Contatto con i dati della persona fisica (nome, cognome, email, cellulare…) un’Azienda con i dati della ragione sociale (P.IVA, sede legale, settore…) [opzionale] un’Opportunità di vendita, ossia la trattativa (ammontare, data di chiusura…) [opzionale] Cliccando sul pulsante "Converti Lead" presente in alto a destra nel dettaglio di ogni anagrafica Lead, si avvia un processo che permette di decidere in quali entità convertirlo e ci da inoltre la possibilità di compilare tutti i campi che desideriamo (comparirà un blocco che ci permetterà di compilare tali campi). Cliccando sul pulsante COMPILA (blocco che comparirà subito dopo la pressione del pulsante CONVERTI LEAD), si aprirà la popup con tutti i campi da compilare. Per ognuno dei tre blocchi, Informazioni azienda, Informazioni contatto ed Informazioni opportunità, sarà possibile decidere se convertire (Sì/No), scegliendo quali campi compilare tra quelli proposti. Per quanto riguarda il blocco Informazioni azienda, è possibile selezionare, nel campo Crea Azienda, la voce Azienda esistente. Questo permette di agganciare Contatto ed Opportunità ad un'anagrafica Azienda già presente nel crm. ATTENZIONE: Tutti i campi che sono visibili per ciascuno dei moduli coinvolti nel processo della Conversione Lead, sono strettamente legati ai Profili degli utenti. Tutte le informazioni raccolte precedentemente per il Lead saranno disponibili, dopo la conversione, nei moduli Contatti/ Aziende e/o Opportunità, in base ai loro contenuti e alla mappatura definita nel processo di conversione (vedere Capitolo 3.1.3 Processo Conversione Lead). 3.1.3 Processo Conversione Lead E' presente a standard, un processo che permette di gestire la Conversione del Lead. Tale processo è ubicato in IMPOSTAZIONI > PROCESS MANAGER e può essere modificato a piacere in base alle vostre personali esigenze. Nella versione 24.08 nell'azione Set flag converted dell'ultima task è stato aggiunto il parametro hideLead (di default impostato a true) che se impostato a false permette di non eliminare il lead al termine della conversione. 3.2 Aziende Il modulo Aziende contiene le anagrafiche delle ragioni sociali che corrispondono a: Clienti; Potenziali clienti con un’opportunità e preventivo già creati e relazionati; Altro tipo: partner, rivenditori, distributori, soci, altre sedi, ecc.… È preferibile creare una nuova azienda da un lead come descritto in precedenza; tuttavia qualche volta può essere necessario inserire direttamente una nuova azienda. In tal caso, procedere sempre con il tasto La logica dei campi è la medesima descritta per il modulo Leads. Di seguito, alcuni campi rilevanti in Aziende: Nome Azienda Nome della ragione sociale. Membro di Gestisce una gerarchia tra aziende e relaziona l’azienda in creazione ad un’altra esistente nel CRM. Codice Esterno Indica il codice cliente assunto dalla stessa ragione sociale su un altro sistema (generato ad esempio da un gestionale). Esiste un controllo di univocità su questo campo. Assegnato a Utente o gruppo di utenti incaricati alla gestione dell’azienda. Blocca Email Automatiche Permette di non inviare all'email legata all'azienda, le notifiche di apertura e gestione ticket Il campo Membro di consente di creare relazioni gerarchiche tra anagrafiche azienda nel caso in cui: vi sia un gruppo di aziende con una capogruppo e N aziende subordinate; vi sia un cliente con una sede legale e N sedi operative; si relazioni il cliente di fatturazione dal cliente di destinazione. La gerarchia aziende viene rappresentata poi con un semplice schema nella parte in basso dell’anagrafica. Nell’esempio in figura, ARCA S.S.D.A.R.L. fa parte del gruppo 3Mb S:R:L: Mec Store. Tramite i link potete aprire le anagrafiche delle varie aziende. Il campo Codice Esterno, è il campo che tipicamente accoglie il codice associato a quell'azienda proveniente dal gestionale collegato al crm. Il suo comportamento è determinato in due fasi. Quando il codice non è presente nel crm, esce una popup di avviso che dice "Non è stata trovata nessuna azienda importata con quel codice esterno, salvare anche il codice esterno?". A questo punto se si decide di salvare, in caso di "creazione azienda", l'entità anagrafica verrà creata, in caso di "modifica azienda esistente", verrà solamente aggiornato il campo Codice Esterno. Mentre quando il codice è presente nel crm, esce una popup differente che dice "Esiste già un'azienda con lo stesso codice assegnata ad un altro utente, non hai quindi i permessi per eseguire il merge". In questo caso non c'è nessuna possibilità di creare o modificare un'azienda per evitare duplicati provenienti dall'importazione dati dal gestionale collegato, o derivanti da un'errata digitazione. Menzione ulteriore va fatta per il campo "Riceve newsletter", che viene impostato automaticamente a Sì (flag attivo) alla creazione. Condizione necessaria perchè questo avvenga, è che alla creazione deve essere presente anche un indirizzo email valido. 3.3 Contatti Il modulo Contatti contiene le anagrafiche delle persone fisiche con cui vi relazionate: referenti delle aziende (clienti, partner o di altro tipo); clienti privati (o potenziali tali) che in generale provengono dalla conversione di un lead; referenti dei fornitori. È preferibile creare un nuovo contatto da un lead come descritto in precedenza; tuttavia qualche volta può essere necessario inserire direttamente un nuovo contatto. In tal caso, procedere sempre con il tasto La logica dei campi è la medesima descritta per il modulo Leads. Di seguito, alcuni campi rilevanti in Contatti: Riporta a Collegamento con un altro contatto, per esempio il suo superiore in azienda. Non Chiamare Spuntare il flag se si desidera che il contatto non venga più chiamato; è un semplice dato informativo, non implica automatismi o blocchi. Utente Portale Abilita al contatto l’accesso al Portale Clienti di vtenext (si veda capitolo dedicato): al salvataggio il sistema invia un’email con le credenziali. Data Inizio e Fine Supporto Definisce la data di scadenza dell’accesso al Portale Clienti vtenext. Blocca Email Automatiche Permette di non inviare all'email legata al contatto, le notifiche di apertura e gestione ticket vtenext è dotato di uno strumento parallelo per le relazioni con il cliente, definito Portale Clienti. Esso fornisce ai contatti un accesso limitato alle funzioni di Assistenza Clienti: apertura nuovi Ticket, condivisione documenti, eccetera. Per modificare il modello email utilizzato per l’invio delle credenziali accedere a Impostazioni > Template email > Dati di registrazione ed accesso. ANONIMIZZA: cliccando sul pulsante “altro” con la nuova release troviamo la voce ”anonimizza”. Si tratta di una funzionalità per rispondere alla normativa GDPR. I leads o i contatti anonimizzati non possono essere ripristinati. Menzione ulteriore va fatta per il campo "Riceve newsletter", che viene impostato automaticamente a Sì (flag attivo) alla creazione. Condizione necessaria perchè questo avvenga, è che alla creazione deve essere presente anche un indirizzo email valido. 3.4 Fornitori Il modulo Fornitori contiene le anagrafiche delle ragioni sociali che corrispondono a aziende di approvvigionamento di beni e servizi. Si può inserire un nuovo fornitore tramite il tasto Di seguito, alcuni campi rilevanti in Fornitore: Nome Fornitore Nome della ragione sociale. Codice contabile Permette la classificazione dei fornitori per macro settori secondo il codice giuridico di contabilità in uso ai dipartimenti. Il modulo dei Fornitori è relazionato al modulo dei Contatti, esattamente come il modulo delle Aziende (1 a N). 3.5 Importare ed esportare anagrafiche Nei moduli Leads, Contatti, Aziende e Fornitori di vtenext troverete, se abilitati dall’amministratore, due tasti dedicati all’importazione ed esportazione dei dati all’interno del pulsante altro nella vista per elenco. All'interno di questa sezione esamineremo i seguenti argomenti: Importazione delle anagrafiche; Modalità di formattazione da applicare ad un file csv prima del suo caricamento; Esportazione delle anagrafiche; Controllo dei duplicati in un modulo; Salvare mappatura di import definita. 3.5.1 Importazione In qualsiasi modulo anagrafico, è possibile importare tramite file CSV, cliccando direttamente sul pulsante ALTRO e poi IMPORTA in vista per lista del modulo interessato. Prima di caricare nuovi dati tramite la procedura di importazione si raccomanda di: Verificare la corrispondenza dei campi tra le colonne del CSV e l’anagrafica presente in vtenext; Fare il controllo dei duplicati sulla base dati già presente in vtenext. Attenzione! È consigliabile importare file fino a 950 righe. Suddividere quindi il vostro database, se ha un contenuto più grande, in più file. E' una misura di sicurezza per evitare sovraccarichi del server. Nel caso in cui il numero delle righe venga superato il sistema gestirà l'importazione in background. PASSO 1: Selezionare il file csv precedentemente sistemato; PASSO 2: Specificare il tipo di file, la codifica dei caratteri, il delimitatore e se contiene o meno l’intestazione delle colonne nella prima riga. (Si consiglia di mantenere le voci suggerite); PASSO 3: Selezionare l’eventuale modalità di gestione dei record duplicati tra il csv e vtenext tra le seguenti presenti in schermata; Comportamento della Gestione Duplicati durante l'importazione Ignora i record presenti in vtenext saranno mantenuti e non saranno inseriti i dati del file csv Sostituisci i record presenti in vtenext saranno cancellati e saranno creati nuovi record corrispondenti a quelli del file csv Aggiorna prevede un aggiornamento dei record in modo che se il campo presente nel file CSV viene mappato, esso viene preso in considerazione per l'aggiornamento e modificato. Quindi se il campo di destinazione nel CRM è vuoto, esso viene compilato, mentre se il campo nel CRM è già compilato, esso viene aggiornato col nuovo valore presente nel file CSV Valori di Default la priorità viene data ai valori da importare trovati nel csv; una volta mappati quei campi, controlla tutti i campi del record e applica il valore di default solamente nel caso in cui: il valore precedentemente presente nel record è vuoto il campo non è già stato popolato dall'import del CSV il valore di default non è vuoto Definire successivamente i campi che costituiranno la chiave di riconoscimento dei duplicati. Vediamo un esempio pratico. In vtenext ho i seguenti leads: Nome Cognome Società Email Data Creazione Relazioni Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 01.01.2018 1 attività di calendario Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 02.12.2018 1 Email Il giorno 03-12-2018 viene fatta un importazione da file csv contenente il seguente record e mappando nome, cognome e società. Nome Cognome Società Email Cellulare Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 3331234567 Opzione 1: gestione dei duplicati tramite opzione Salta La situazione rimane invariata: Nome Cognome Società Email Data Creazione Relazioni Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 01.12.2018 1 attività di calendario Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 02.12.2018 1 Email Opzione 2: gestione dei duplicati tramite opzione Sostituisci I record presenti in vtenext vengono cancellati e mantenendo validi i dati del file csv: Nome Cognome Società Email Cellulare Data Creazione Relazioni Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 3331234567 03.12.2018 No Opzione 3: gestione dei duplicati tramite opzione Aggiorna Tra i record duplicati presenti in vtenext viene mantenuto il record più recente e viene unito con il record del file csv: Nome Cognome Società Email Cellulare Data Creazione Relazioni Giorgio Rossi Rossi SPA grossi@rossispa.it 3331234567 03.01.2018 1 Email Procedendo con il pulsante AVANTI, dovrete mappare i vostri dati rispetto ai campi di vtenext (sia che si tratti di campi standard che di campi personalizzati). Campo CRM Propone i campi standard e personalizzati presenti nel modulo su cui state lavorando. Valore di Default Potete indicare il valore di default da impostare se nel file csv la cella è vuota. Nota. Se dovete fare delle importazioni multiple, avete la possibilità di salvare le mappature per uso futuro, flaggando “Salva come Mappatura Personalizzata” ed attribuendo un nome. Nelle successive importazione la Mappatura sarà disponibile in alto a destra nel menù a tendina. Una volta terminata la mappatura, cliccare su Importa per trasferire i vostri dati in vtenext. Nell’ultimo step dell’importazione verrà mostrato il risultato della stessa. Ordine da rispettare nell'importazione di moduli relazionati. Nel caso in cui si importino dei moduli relazionati, ad esempio Aziende e Contatti, si dovrà importare in prima battuta il modulo con relazione 1 - N (un'azienda N contatti) nel nostro caso Aziende e inseguito il modulo con relazione N a 1 Contatti ( N Contatti per 1 Azienda) che sarà da associare con le aziende appena importate. 3.5.2 Come formattare il file CSV Per essere importati correttamente i dati devono essere in formato ASCII, con valori separati da virgola o punto-e-virgola. Il formato CSV è spesso usato per scambiare dati tra le varie applicazioni. Se volete importare dei dati, questi devono essere formattati in base alle seguenti regole: Tutti i campi separati da virgole devono essere compresi tra le virgolette; Dovete includere tutti i campi obbligatori nel CRM (per esempio Cognome e Società per i Leads); Non sono ammessi campi che contengono trattini, estensioni di file o spaziature giustificatrici; I campi che contengono le virgolette creano problemi, se dovete usarli devono essere compresi tra parentesi rotonde; Per l’importazione dei campi di tipo data è possibile sceglierne il formato; Per l'importazione di valori in picklist standard, è sufficiente inserire il valore nella cella e verrà importato. Se tale valore non è presente nella picklist del crm, verrà aggiunto automaticamente, mentre se è scritto allo stesso modo sia nel crm che nel file CSV, esso verrà collegato normalmente; Per l’importazione di valori in picklist multi-selezione utilizzare il formato valore1 |##| valore2 |##| valore3 (spazi e barrette verticali inclusi); Le intestazioni dei campi devono essere nella prima riga del CSV; Quando vengono importati valori di campi di relazione (es. il Contatto che è collegato alla sua Azienda, nel cui caso è l'Azienda stessa il campo di relazione), il file CSV dovrà essere formattato in modo particolare, anteponendo una stringa per poter collegare detti Contatti (o altro modulo), con la propria Azienda (o altro modulo il cui nome principale deve essere scritto nel medesimo modo in cui è stato inserito in vtenext): Nome Cognome Nome Azienda Mario Rossi Accounts::::Ferrari SpA Di seguito verranno elencati tutti i nomi per impostare correttamente i campi relazionati del file CSV: Nome Modulo Nome Stringa Nome Modulo Nome Stringa Aziende Accounts:::: Installazioni Assets:::: Calendario Calendar:::: Campagne Campaigns:::: Contatti Contacts:::: DDT Ddt:::: Documenti Documents:::: Collaboratori Employees:::: FAQ Faq:::: Assistenza Clienti HelpDesk:::: Fatture Invoice:::: Commesse JobOrder:::: Leads Leads:::: Opportunità Potentials:::: Linee di prodotto ProductLines:::: Prodotti Products:::: Scadenze ProjectMilestone:::: Pianificazioni ProjectPlan:::: Operazioni ProjectTask:::: Preventivi Quotes:::: Ordini di acquisto PurchaseOrder::::     Ordini di vendita SalesOrder:::: Servizi a contratto ServiceContracts:::: Servizi Services:::: Interventi Timecards:::: Fornitori Vendors:::: Report visite Visitreport:::: Nella figura viene mostrato un esempio di file per l’importazione di un lead. Ciascuna linea rappresenta un set di dati. Se desiderate importare i dati di un contatto dalla vostra applicazione d’ufficio, dovete assicurarvi che questi siano ben formattati. Qualora venisse utilizzato MS Outlook procedere come indicato di seguito: 1. Controllare il formato dei dati Nella maggior parte dei casi i dati devono essere controllati e modificati manualmente prima dell’importazione. Questo è un lavoro importante per assicurarsi che tutte le informazioni siano ben formattate. Procedere successivamente con: Esportare i contatti da Outlook nel formato Excel; Avviare Excel e aprire il file; Esaminare qualsiasi carattere speciale come virgole, punti e virgola, virgolette sostituendo quelli che creano problemi, per esempio con uno spazio; Verificare le colonna contenenti i campi obbligatori, assicurandosi che ogni singolo dato sia presente nelle differenti righe; Rimuovere, se presente, la colonna iniziale e tutte le altre della quale non avrete bisogno in vtenext, per alleggerire il processo di importazione; Assicurarsi che siano presenti le informazioni di cui si intende disporre perché la rimozione successiva degli errori in vtenext potrebbe richiedere ulteriore lavoro. 2. Salvare il file nel formato CSV (DELIMITATO DAL SEPARATORE DI ELENCO) Dal vostro programma Excel (o similari), potete esportare (File + Salva con nome) in formato CSV (delimitato dal separatore di elenco) e salvare così il file pronto per l'importazione. 3.5.3 Esportazione L’esportazione delle anagrafiche permette il salvataggio di esse all’interno di un file di tipo csv. Premendo l’icona si aprirà la maschera per la selezione dei criteri di esportazione. Criteri di Ricerca dei Record: Export dei risultati della ricerca Verranno esportati solo i record che costituiscono il risultato della ricerca effettuata Export senza i risultati della ricerca Verranno esportati tutti i record indipendentemente dalla ricerca effettuata Modalità di Export: Export di tutti i dati Verranno esportati tutti i record Export dei dati della pagina corrente Verranno esportati tutti i record visualizzati nella pagina Export dei record selezionati Verranno esportati solo record selezionati tramite flag Opzioni di formattazione: Default (1000.5496) Con punto come separatore dei decimali Italiano (1000,550) Con virgola come separatore dei decimali Inglese (1,000.550) Con virgola come separatore delle migliaia e punto come separatore dei decimali Utente (1000.55) Come da impostazioni utente Cliccando Esporta il browser vi proporrà il salvataggio dei dati sul vostro computer. 3.5.4 Controllo dei duplicati in un modulo È possibile verificare la presenza di duplicati all’interno di un modulo mediante una procedura guidata. Per lanciare il controllo dei duplicati cliccare su altro e trova duplicati all’interno del modulo interessato, quindi indicare i campi chiave per l’individuazione dei duplicati (inclusi campi personalizzati). Avviare la procedura di ricerca dei duplicati tramite il tasto ALTRO > TROVA DUPLICATI. Le anagrafiche duplicate possono essere unite tramite Unisci (merge). Il sistema prevede la normalizzazione fino a tre anagrafiche per volta. Nell’immagine vediamo come si possono normalizzare ed unire le schede duplicate scegliendo campo per campo il valore valido. Tenete presente che: il record selezionato sarà la scheda che verrà mantenuta dopo l’unione; ad unione avvenuta, l’anagrafica salvata conterrà la fusione delle relazioni; è possibile abilitare o disabilitare l’operazione di unione delle anagrafiche dai Profili utenti. Vedi paragrafo successivo, relativo al pulsante SALVA MAPPATURA che permette di fare un controllo dei dati durante l'inserimento per evitare di inserire anagrafiche già esistenti. 3.5.5 Salva mappatura Ogni utente può attivare su ogni modulo attraverso il pulsante un controllo di unicità in fase di creazione di nuovi record. Definire il set di campi chiave, quindi cliccare su SALVA MAPPATURA. A questo punto ogni volta che si andrà a modificare o creare un nuovo record, il sistema controllerà se esiste già un record che possiede la stessa combinazione di campi, avvertendo della presenza dell’eventuale duplicato. Ad esempio, nel caso il campo chiave scelto è Email, apparirà l’avviso in figura. 3.6 Mass Edit La funzione Mass Edit è utile per aggiornare velocemente dei campi all’interno di più anagrafiche selezionate. Ad esempio, se create un nuovo campo personalizzato in Leads e volete editare quel campo per più nominativi, potete farlo senza dover aggiornare le singole anagrafiche. Nella figura viene illustrato un aggiornamento di alcune anagrafiche selezionate nel modulo Leads. Cliccare poi, sempre in vista per lista, su ALTRO > MASS EDIT Infine scegliere il/i campo/i da modificare massivamente. Mass Edit è presente in tutti i moduli di vtenext all’interno del pulsante altro. Non tutti i campi però sono modificabili in massa. Tra quelli possibili l’amministratore del CRM può abilitare/ disabilitare la loro disponibilità nel pannello di mass editing tramite il Layout Editor (si veda capitolo dedicato). 4 Calendario e attività 4 Calendario e attività Il Calendario di vtenext permette di associare alle vostre attività una priorità, gli utenti o contatti coinvolti e l’oggetto collegato all’attività stessa. Basta un click per accedere al contenuto relazionato, posticipare un’attività che non si è riusciti a cominciare o chiuderne una. Inoltre, il calendario di ciascun utente è condivisibile con quello degli altri. vtenext offre due diverse tipologie di attività: Evento: attività con ora di inizio e di fine ben definite, che possono coinvolgere altri utenti o contatti. Vengono proposti eventi che, a loro volta, sono classificati secondo tipologia di attività (Chiamata, Riunione, ecc.). Compito: definisce un’attività personale da svolgere nell’arco di una o più giornate senza vincolo di orari. Lo si può paragonare ad un promemoria di un lavoro da fare. vtenext permette di storicizzare le attività fornendo strumenti adatti all’amministrazione efficace di tutta l’organizzazione aziendale. L’aspetto del modulo Calendario è il seguente: Visualizzazione Settimana Visualizzazione Mese Visualizzazione Giorno Nel menù in alto a destra si trova la modalità di visualizzazione (Giorno, Settimana, Mese, Risorse ed Elenco) In alto a sinistra si trova la Geolocalizzazione degli eventi; L’ampia sezione centrale mostra l’agenda vera e propria (visualizzazione eventi/compiti, possibilità di trascinare un evento per spostarlo nel tempo, click per la creazione veloce di un nuovo evento/compito, click per visionarne dei dettagli, click per archiviarlo come svolto); A destra vi è la lista degli utenti disponibili alla condivisione. Attivando uno o più utenti si visualizzerà la loro agenda sovrapposta alla propria; Il pulsante Mostra/Nascondi Compiti Completati (in alto a sinistra) consente di abilitare o disabilitare la visualizzazione dei compiti completati; inoltre cliccando sulla barra è possibile espandere l’area di visualizzazione dei compiti; la voce FESTIVITA', presente nella lista utenti a destra del calendario (vista giorno/settimana/mese) è stata inserita per far capire all'utente che il colore grigio, indica i giorni festivi, un po' come fosse una legenda. Per questo motivo il campo, è volutamente non cliccabile (neanche con utente admin). La modalità di visualizzazione Elenco consente di operare nel calendario con gli stessi strumenti di ricerca, filtro, mass edit, ecc, messi a disposizione per tutti gli altri moduli. Dalla versione 20.04 è disponibile anche la visualizzazione degli eventi suddivisi per Risorse. Tale impostazione migliora la visibilità all'utente delle attività settimanali pianificate dal proprio team di lavoro. La scelta delle risorse è a discrezione del singolo utente, che può selezionarle tra gli utenti che hanno condiviso tra loro il calendario (v. Preferenze Utente). L'elenco degli utenti è visualizzato sulla base della scala dei ruoli impostata dall'amministratore. Visualizzazione Risorse Dettaglio selezione delle Risorse Cliccando sul bottone SELEZIONA RISORSE, presente in alto a sinistra, si aprirà una pop-up che ci consentirà di selezionare le risorse disponibili in base alle regole già citate. 4.1 Aggiungere un evento al calendario Dal modulo Calendario si può cliccare sul tasto verde crea oppure sull’area dell’agenda trascinando il mouse in base alla durata dell’evento (drag & drop). Tipo Attività Selezione e Chiamata, Riunione o altri valori personalizzati Visibilità Classificare un evento come Pubblico, Privato o Standard Oggetto Inserire un nome (titolo) per l’evento. Descrizione Si può aggiungere una breve descrizione sull’evento Stato Per default lo stato è Pianificato. Definisce lo stato di avanzamento del progetto. Priorità  Stabilire un livello priorità Assegnato a  Per default l’utente che crea l’evento ne è l’assegnatario, si può cambiare se necessario Evento inizia al/ Evento finisce al Ogni evento ha un inizio e una fine; può estendersi anche su più giorni Tutto il giorno  Attivare se l’evento dura tutto il giorno. Di default comprende 24 ore e viene posizionato in alto nella sezione compiti Poiché gli eventi sono collegabili agli oggetti CRM, è possibile crearli anche partendo dall’oggetto in questione (vedi la funzione Collegato a). Collegato a Un evento può essere collegato alle entità standard e personalizzate (inserite tramite la creazione moduli presente nelle Impostazioni) all’interno di vtenext. Si rammenta che il modulo contatti è separato dal resto, pertanto è possibile collegare uno o più contatti all’evento. ATTENZIONE! 1) Vengono esclusi dalle relazioni con il calendario i seguenti moduli: Documenti, Reports, Servizi, Prodotti, Linee di prodotto, Newsletter, Target, DDT, Listini, FAQ, PDF Maker, Installazioni, Interventi, Processi, Servizi a contratto. 2) La relazione tra un evento e il modulo messaggi è disponibile solo partendo dalla singola email e non viceversa. Non implica la compilazione del campo “collegato”, ma una copia del corpo della mail nel campo “descrizione”. Invita (libero e occupato) Si possono invitare altri utenti, contatti, lead ed indirizzi email nell’evento che state creando. I contatti, i lead e gli indirizzi email, riceveranno una mail di notifica con i dettagli dell’evento e la possibilità di indicare se parteciperanno o meno. Gli utenti riceveranno una notifica vtenext (pannello Notifiche) e, accedendo all’evento nel CRM, potranno indicare la partecipazione (si/no) e visualizzare nella propria agenda l’evento come se fosse assegnato a loro. Si possono anche cercare gli invitati ad un Evento, anche direttamente col loro indirizzo email, quindi se viene scelto di invitare un Utente, un Contatto oppure un Lead (escludendo le Email che sono già così), potremmo cercarli anche solo digitando il loro indirizzo email. Quando un utente invita un altro utente ad un Evento, l'utente invitato riceverà una notifica che lo avviserà se in quello specifico slot temporale è libero o occupato, per poter accettare o declinare agevolmente l'invito. In questa schermata si vedere che l'utente invitato risulta essere libero e può decidere di partecipare all'evento senza dover per forza verificare gli appuntamenti in calendario In questa schermata si vede chiaramente che l'utente invitato risulta occupato ed il crm avvisa, con un link cliccabile, in cosa effettivamente è già occupato a calendario Attenzione! Per l’invio delle email di avviso occorre schedulare il relativo job nel cron del server di vtenext, vedere per maggiori dettagli il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare. Avvisa Vi permette di schedulare un promemoria automatico (sotto forma di email o notifica), che verrà inviato a tutti i partecipanti. Si potrà decidere quanti giorni/ ore/ minuti prima dell’evento, inviare detta notifica. Ripeti Vi permette di schedulare gli eventi che si ripetono regolarmente, impostandone la frequenza. Al salvataggio il sistema creerà gli eventi “copia”, indipendenti l’uno dall’altro. 4.1.1 Modificare o Duplicare un Evento E' possibile modificare o duplicare un evento agendo in due modi: PER TRASCINAMENTO Quando si trascina un evento in un'altra fascia oraria, o in un'altra data, compare una piccola popup che ci permette di effettuare una scelta tra: MOVE: muove l'evento nella nuova posizione (ora o giorno) - SHIFT + MOUSE DUPLICATE: duplica l'evento nella nuova posizione scelta (ora o giorno) - CTRL + MOUSE CANCEL: cancella l'operazione che stavamo facendo (rimane tutto invariato, non cancella l'evento) CLICCANDO SULL'EVENTO Comparirà la popup di modifica dell'evento che ci permetterà, contestualmente, di variarne i parametri cliccando semplicemente sul pulsante MODIFICA. Sarà inoltre possibile duplicare l'evento sempre in questa schermata, cliccando sul pulsante DUPLICA. 4.2 Compiti I compiti sono sempre assegnati a un utente o a un gruppo, ma non è possibile invitare altri utenti o collegare più di un contatto. Il compito può però essere trasferito ad un altro utente, cambiando l’assegnatario. Le procedure di inserimento sono le stesse degli eventi: dall’oggetto relazionato, dall’interfaccia grafica del modulo Calendario o con il tasto CREA Soggetto Inserire un nome (titolo) per il compito Priorità Stabilite un livello priorità Descrizione Aggiungere una breve descrizione al compito. Stato Per default lo stato è “non iniziato”, se necessario modificare il valore Assegnato a Per default l’utente che crea il compito ne è l’assegnatario, si può cambiare se necessario Orario e Data inizio/Data chiusura Ogni compito ha una data di inizio e una data di scadenza, può estendersi anche su più giorni I compiti da completare sono visualizzati nell’area superiore del calendario. Puoi visionare la lista dei compiti aperti da qualsiasi punto di vtenext cliccando sull’ icona nel menu a destra. 4.3 Condivisione e preferenze del Calendario Dalle impostazioni del calendario , (raggiungibili anche da Preferenze Utente) l’utente può impostare alcuni campi: Vista Calendario di Default Definisce la vista di default del calendario (giornaliera, settimanale o mensile) Formato data L’utente sceglie il formato della data Intervallo promemoria Frequenza per il controllo dei promemoria delle attività del calendario tramite pop-up Inizio giornata Definisce l’ora di inizio della giornata lavorativa (sarà la prima ora disponibile in calendario per fissare eventi) Disabilita domenica nel calendario settimanale Permette di disabilitare la visualizzazione della Domenica, quando il calendario viene impostato come vista "Settimana" Primo giorno della settimana Si può scegliere se la settimana inizia con il Lunedì o con la Domenica Condividi Calendario con Permette di scegliere con quali utenti condividere il proprio calendario Condividi Calendario con (solo occupazione) Permette di scegliere con quali utenti condividere il calendario dell'utente che si sta configurando, presumendo che esso sia, ad esempio, un oggetto come un'auto aziendale o una sala riunioni. Questo in pratica permette di condivide il Calendario con un altro utente, facendo visualizzare solamente lo slot di disponibilità senza dettagli (dettagli altrimenti visibili in un appuntamento con calendario totalmente condiviso tra utenti) Mostra Calendario utenti Permette di attivare la visualizzazione del calendario di tutti quegli utenti che, nell'opzione "Condividi Calendario con", hanno deciso di selezionare il nostro utente (o l'utente corrente per il quale si sta facendo la configurazione) Nazioni per le festività Permette di visualizzare a calendario, le festività della Nazione selezionata (nazioni Europee) Configurazione del Calendario e Condivisione Se il calendario è impostato dall’amministratore come pubblico, tutti gli utenti hanno la facoltà di condividere l’agenda con gli altri utenti, permettendone quindi la visibilità totale o parziale a seconda dei privilegi (per questi si veda il prossimo paragrafo). Nella colonna sulla destra del calendario appaiono, se condivise, le agende degli altri utenti, ciascuna visualizzata con un proprio colore assegnato automaticamente. Si noti che sopra ogni lista utenti, compare un campo di ricerca che facilita la selezione degli utenti. Esempio: gli utenti Agente 1 e Agente 2 hanno necessità di condividere l’agenda. Dalle preferenze del Calendario, sezione “Condividi Calendario con”, Agente 1 deve scegliere l’utente Agente 2: Poi Agente 2 accede alle proprie preferenze e attiva Agente 1 nella sezione “Mostra Calendario utenti”: Ora Agente 2 può vedere il calendario e assegnare attività ad Agente 1. Agente 2 potrà a sua volta, con la stessa procedura, condividere il proprio calendario con agente 1 e permettere a questi di vedere e assegnargli attività. Inoltre dalla versione 19.10 di vtenext, sono state aggiunte due nuove funzionalità al calendario, che spiegheremo di seguito. Condivisione con occupazione (dalla versione 19.10) In pagina utente è stato aggiunto un blocco ulteriore per la condivisione: Gli utenti con questo tipo di condivisione, potranno vedere solamente l'occupazione, ma non il contenuto degli eventi, come se fossero tutti privati, ad eccezione degli eventi Pubblici, che rimangono sempre visibili a tutti: Campo Organizzatore (dalla versione 19.10) In creazione evento, questo campo prende il valore dell'assegnatario, però è possibile che plugin esterni lo impostino ad altri valori. Può contenere un utente di vtenext, un contatto oppure un indirizzo email libero. Ci sono 2 cambiamenti di funzionamento: - Se un utente è invitato ad un evento assegnato ad altri, e l'organizzatore coincide* con sè stesso, allora quell'evento è come se fosse assegnato a lui stesso, con tutti i permessi del caso (modifica/elimina). - Se un utente è invitato ad un evento (suo o di altri), e l'organizzatore non coincide*, questo utente potrà solo vedere ma non modificare/eliminare il record, indipendentemente dalla gerarchia ruoli (il caso di evento assegnato a sè stesso ma non modificabile serve per gestire inviti da utenti esterni al sistema) * il match tra organizzatore e utente corrente è: se l'organizzatore è un utente, si verifica che l'utente sia lo stesso se è un contatto, si verifica se l'email del contatto è la stessa dell'utente se è un indirizzo libero, si verifica che questo indirizzo email sia lo stesso dell'utente NB: In caso di eventi con organizzatore contatto o email, il divieto di non modificare il record è facilmente aggirabile modificando il contatto o mettendo la propria email, o sè stesso, sempre cambiando l'indirizzo email. Intervallo del Promemoria Se dalle preferenze utente abbiamo impostato un intervallo di promemoria (minimo 1 minuto), possiamo far sì che il crm ci avvisi ogni qual volta un evento, o un compito, stanno per verificarsi. La schermata di pop-up, ci permetterà di avere a disposizione alcune funzioni: Chiudi Attività: che ci permette di chiudere direttamente un'attività senza per forza entrarci dal modulo calendario Apri: per aprire l'evento/compito del calendario specifico Ignora: per dire al crm di non avvisarci più per quello specifico evento/compito Postponi Tutto: funzione di tipo "snooze", che ci permette di farci avvisare ancora tramite pop-up, in base all'intervallo di tempo impostato precedentemente Tralascia Tutto: per dire al crm di non avvisarci mai più sugli eventi/compiti presenti in questa specifica pop-up 4.4 Accesso condiviso Calendario e visibilità eventi Per gestire i privilegi di visibilità e modifica del Calendario, occorre conoscere l’Accesso Condiviso (dal menù Impostazioni) e la visibilità dell’evento. In Impostazioni > Accesso Condiviso vi sono diverse configurazioni possibili per il Calendario (spiegate con alcuni esempi di seguito): Privato (segue la gerarchia dei ruoli); Pubblico: Sola Lettura; Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica; Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione. La combinazione delle impostazioni di Accesso Condiviso, della visibilità del singolo evento e dei ruoli gerarchici, determinano i privilegi di visibilità e modifica degli eventi per singolo utente. Di seguito esempi del comportamento secondo varie combinazioni. Nell’esempio si considera la seguente gerarchia: al ruolo Manager appartiene un utente Manager; al ruolo Sales appartengono i due utenti Agente 1 e Agente 2. Secondo questa gerarchia (per approfondire si veda cap. Ruoli): Manager visualizza i dati assegnati a se stesso e agli utenti Sales; gli utenti Sales visualizzano i propri dati. Regole generali (priorità ascendente) nessuno (neanche un amministratore) può mai cambiare i seguenti campi di un evento: organizzatore, orario di creazione, orario di modifica; nessun utente può aumentare la visibilità di un evento privato non proprio; nessun utente può aumentare la visibilità di un evento standard non proprio, se l'accesso condiviso non lo consente; nessun utente può leggere da lista e calendario, senza invito, il contenuto di un evento privato (quindi solo occupazione); è sempre possibile creare eventi per altri utenti, previa condivisione calendario; è sempre possibile, previo invito: leggere un evento, modificare un evento non privato; i permessi di lettura/scrittura globali dei profili influiscono sulle operazioni consentite. Calendario privato (previo invito) Nessun utente senza invito potrà mai svolgere alcuna operazione su eventi altrui. Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di MANAGER Privato AGENTE (inferiore) • Lettura Standard • Lettura Pubblico • Lettura    • Modifica Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE 1 Privato AGENTE 2 (pari ruolo) • Lettura Standard • Lettura Pubblico • Lettura    • Modifica Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE Privato MANAGER (superiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Calendario Pubblico: Sola lettura Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di MANAGER Privato AGENTE (inferiore) • Lettura    • Modifica Standard • Lettura    • Modifica Pubblico • Lettura    • Modifica    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE 1 Privato AGENTE 2 (pari ruolo) • Lettura    • Modifica Standard • Lettura    • Modifica Pubblico • Lettura    • Modifica    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE Privato MANAGER (superiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Calendario Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di MANAGER Privato AGENTE (inferiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE 1 Privato AGENTE 2 (pari ruolo) • Lettura    • Modifica    • Creazione Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE Privato MANAGER (superiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Calendario Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di MANAGER Privato AGENTE (inferiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE 1 Privato AGENTE 2 (pari ruolo) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Evento di con visibilità Un utente ha i permessi di AGENTE Privato MANAGER (superiore) • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Standard • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina Pubblico • Lettura    • Modifica    • Creazione    • Elimina 4.5 Importare ed esportare attività Per importare o esportare le Attività tra vtenext e altri applicativi è a disposizione il formato standard iCalendar (estensione .ics). Per esportare le attività del calendario di vtenext, dovete visualizzarlo in modalità elenco, selezionare i record da esportare, premere il pulsante di esportazione e scegliere il nome del file. In modo analogo, per importare record da file iCalendar esterno, premere il pulsante per l’importazione e seguire la procedura. In alternativa all’esportazione / importazione in formato iCalendar, vtenext fornisce una serie di integrazioni con sistemi molto comuni: Sincronizzazione via protocollo Active Sync (modulo extra); Sincronizzazione con calendario di Exchange (modulo extra); Sincronizzazione con GCalendar (modulo extra); Sincronizzazione con Zimbra (modulo extra); Sincronizzazione con Outlook e Thunderbird via plugin.   4.6 Book me - Fissa un appuntamento Dalla versione 21.01 è stata resa disponibile la nuova funzione di Book me, ovvero la prenotazione degli appuntamenti in base agli slot di calendario messi a disposizione degli utenti del crm. Vediamo assieme come funziona e come configurare al meglio questa nuova feature. Nelle preferenze dell’utente è stato inserito un nuovo blocco denominato Configurazione Book me. Dettaglio della configurazione Book me Attiva Book me abilita/disabilità la funzionalità della prenotazione del calendario quando si compone una nuova email. Questa funzione abilita la visualizzazione di un flag nel composer dell'email e permette di usare o meno questa funzione con i destinatari di quell'email Modalità selezione eventi determina la modalità di selezione di un evento: semiautomatica, automatica o manuale (specificata più in basso) Durata evento permette di impostare la durata dell'evento Tempo minimo tra gli eventi definisce il tempo minimo che ci deve essere tra un evento e l'altro (solo in modalità automatica) Default in scrittura email determina se il flag Book me, nella popup di composizione email è abilitato di default . Questo comporta l’inserimento automatico nella firma del link Book me. Url al Book me permette di copiare ed incollare comodamente il link assoluto al proprio calendario e condividerlo Modalità semiautomatica La modalità semiautomatica seleziona gli eventi di tipo "Libero per appuntamento" e li suddivide in spazi di prenotazione che avranno una durata determinata dal campo "Durata evento" presente nelle impostazioni utente. Sono disponibili i seguenti slot di tempo: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora e 2 ore. Modalità automatica La modalità automatica ritrova gli spazi tra gli eventi con durata dal campo "Tempo minimo tra gli eventi" e li suddivide in spazi di prenotazione con tempo determinato dal campo "Durata evento" presente nelle impostazioni utente. Sono disponibili i seguenti slot di tempo: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora e 2 ore. N.B.: nella modalità automatica, l'orario di inizio e di fine giornata, viene determinato dallo SLA (ovvero dalla configurazione fatta lato server, per maggiori specifiche vedere l'apposito capitolo 10.3.1 Configurazione SLA). Se lo SLA non è stato configurato, a standard viene impostato nella seguente fascia oraria 8-12 / 15-19. Pertanto impostando il Book me in tale modalità, verrà rispettato o l'orario impostato nello SLA o quello di default se quest'ultimo non è stato configurato. Modalità manuale La modalità manuale seleziona gli eventi di tipo "Libero per appuntamento" e utilizza l'intera durata dell'evento per lo spazio di prenotazione. A default, tutti gli utenti hanno la funzione Book me disabilitata. Una volta spuntato l'apposito flag dalle preferenze utente, si potrà inviare un link di prenotazione tramite la composizione di un'email dal modulo Messaggi. Dettaglio della funzione Fissa un appuntamento, dalla finestra di composizione di un'email Ciclo di funzionamento L’utente che ha impostato la modalità semiautomatica, crea un evento di tipo “Libero per appuntamento” e a calendario apparirà un evento come quello dell'immagine seguente: L'utente invierà dunque un'email col link "Fissa un appuntamento" come mostrato in precedenza. Quando il destinatario clicca su quel link, accederà ad una finestra di dialogo con la possibilità di scegliere prima il giorno (se ce n'è più di uno disponibile) e poi lo slot dell'orario che preferisce e determinato dalle preferenze stabilite dall'utente nel campo Durata evento. Dettaglio finestra per selezionare una data Dettaglio finestra per selezionare uno slot orario Dettaglio inserimento dati del cliente e conferma dell'appuntamento Una volta cliccato su CONFERMA, la pagina restituirà un alert che determinerà se l'operazione è andata a buon fine. In questa schermata si può notare che non è stato possibile inviare la conferma. E' dunque fondamentale che il server di posta sia configurato correttamente nel crm, andando in IMPOSTAZIONI > SERVER DI POSTA. N.B.: per verificare la configurazione del server di posta, si rimanda al capitolo 5.1 Configurazione Posta in uscita (SMTP). Una volta configurato correttamente il server di posta, si avrà un messaggio come quello mostrato di seguito. ATTENZIONE: gli appuntamenti fissati sono visibili a calendario, solo dal giorno successivo alla data odierna, quindi se vengono inseriti eventi di tipo "Libero per Appuntamento" nella giornata di oggi, non vengono visualizzati da chi esternamente riceve l'email e clicca sul link. Inoltre il calendario imposta la lingua in base a quella selezionata nelle preferenze dell’utente! Lato utente crm, quando un cliente fissa un appuntamento, riceve una notifica dal sistema con i dettagli dell'evento (il quale sarà cliccabile e visibile a sistema). Dettaglio della notifica crm con conferma dell'appuntamento Il cliente invece, riceverà un'email con i dettagli dell'appuntamento fissato e con un link per annullare l'appuntamento. Dettaglio dell'email che il cliente riceve con la conferma dell'appuntamento e la possibilità di annullarlo Se il cliente decide di cliccare su Annulla il tuo appuntamento, si aprirà una finestra del browser preferito, con la seguente schermata per confermare l'annullamento: Dettaglio schermata di annullamento (browser cliente) Una volta cliccato sul pulsante SI', ANNULLA L'APPUNTAMENTO, comparirà una schermata di conferma, come mostrato di seguito: Dettaglio conferma annullamento (browser cliente) Contestualmente viene inviata una notifica anche all'utente crm, che lo mette a conoscenza dell'appuntamento annullato. Automaticamente anche lo slot a calendario ritorna libero! Dettaglio notifica con annullamento dell'appuntamento 5 Strumenti di comunicazione personale 5 Strumenti di comunicazione personale Un sistema CRM ha come principale obiettivo la gestione delle relazioni con i clienti e in quest’ottica hanno una fondamentale importanza gli strumenti di comunicazione. vtenext ne offre diversi per la gestione della comunicazione sia verso i clienti (o i potenziali) sia verso il proprio team di lavoro, distinguendo la comunicazione personale da quella marketing. In questo capitolo verranno mostrati gli strumenti per la comunicazione personale: Modulo Messaggi Template email Modulo Conversazioni Modulo Notifiche Modulo Note Modulo Documenti In particolare il modulo Messaggi che permette l'invio di email singole o verso un numero limitato di destinatari dove ogni messaggio di posta viene agganciato alla relativa anagrafica del destinatario. 5.1 Configurazione posta in uscita (SMTP) Per attivare l’invio delle email automatiche dal CRM, è necessario compilare i dati del server di posta SMTP presenti in Impostazioni > Atre Impostazioni > Server di Posta. Account scegliere il tipo di server di posta tra i principali previsti, se non è presente la tipologia del proprio server di posta scegliere CUSTOM. Attenzione! Se utilizzate Gmail potrebbe non essere possibile spedire email da indirizzi di posta diversi da quello indicato in questa schermata. Nome Server indirizzo del server di posta per l’accesso via smtp Porta indicare la porta, il sistema propone la porta di default Nome Utente indicare un account con cui autenticarsi al server di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email completo Attenzione: per la configurazione, il nome utente (indirizzo email) deve coincidere con l'indirizzo email dell'utente admin. Per questo motivo va modificato (anche solo per la configurazione), l'indirizzo email configurato nelle preferenze dell'utente admin Password password di accesso legata all’account Richiede Autenticazione si/no Attenzione: se si sta configurando un server di posta con Office 365, è necessario abilitare l'opzione SMTP Autenticato dello specifico utente, lato server Office 365, prima di procedere con la configurazione lato vtenext Ulteriori informazioni si possono trovare a questa pagina: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission Al salvataggio il sistema effettuerà un test dei dati inseriti, inviando una mail all’utente amministratore, e fornirà un messaggi di errore nel caso non sia stato possibile inviare la mail (esempio in figura). Le principali cause per il mancato funzionamento del server smtp sono le seguenti: differenza tra email presente nelle preferenze utente (visibile da PREFERENZE UTENTE sotto l'avatar in alto a destra) e l'email effettivamente indicata all'interno della configurazione dell'smtp. Si rammenta che:  il nome utente smtp (indirizzo email) deve coincidere con l'indirizzo email dell'utente admin. Per questo motivo va modificato (anche solo per la configurazione), l'indirizzo email configurato nelle preferenze dell'utente admin; errato nome del server; errata porta; errata password si rammenta (come sopra indicato) di utilizzare la password della email. Il server SMTP entra in gioco, oltre per la posta personale del modulo Messaggi (opzionale in quanto dallo stesso modulo Messaggi è possibile impostare un SMTP diverso per ogni casella email), nell'invio di email e notifiche tramite processi. Per quanto riguarda invece le Newsletter, esiste tutta una configurazione dedicata, per la quale si suggerisce di leggere il capitolo 6.2.3 Configurazione Newsletter (SMTP). Attenzione: i server mail su porta protetta in SSL (come ARUBA) vanno specificati con nome server ssl://nomeserver (es. ssl://smtps.aruba.it) 5.2 Modulo Messaggi Il modulo Messaggi di vtenext sfrutta l’account di posta in modalità IMAP. Potete lavorare sulle email attraverso vtenext come se lavoraste sul server, ovvero senza alcuno scaricamento delle email in una cartella. Qualsiasi operazione che eseguirete in Messaggi sarà svolta direttamente sul server di posta: la creazione di una cartella in vtenext corrisponde alla creazione di una cartella sul server di posta, l’eliminazione di una mail in Messaggi corrisponde alla cancellazione del messaggio dal server, ecc.. Pertanto non viene creata una copia delle email, come solitamente accade per i client Outlook/ Thunderbird che si collegano al server di posta in modalità POP3. Le email continueranno pertanto a risiedere fisicamente nel server di posta. Oltre all’account principale in modalità IMAP è possibile configurare degli account secondari in modalità IMAP o POP3. E' inoltre possibile configurare anche caselle PEC. Possono inoltre essere settati SMTP multipli, associabili ad un singolo account di posta all’interno del modulo messaggi. 5.2.1 Configurazione posta in entrata (IMAP) e cartelle Cliccando sull'icona della bustina in alto a destra, o cercando "Messaggi" nella colonna di sinistra, si potrà accedere al medesimo modulo per la configurazione delle proprie Caselle di Posta. Come prima cosa, cliccare sul pulsante CONFIGURA come indicato nell'immagine qui sopra (solo la prima volta). Dopo di che, sarà possibile configurare tutte le Caselle di Posta desiderate, direttamente dal modulo Messaggi di ciascuna utenza, tramite l’icona dell'ingranaggio > Account. Ogni utente avrà facoltà di gestire più caselle, sia sui server configurati nelle Impostazioni amministratore, sia su altri server. Account  scegliere il tipo di account tra i proposti o scegliere Custom Nome Utente  indirizzo mail del server di posta per l’accesso via IMAP Metodo di autenticazione si può scegliere se l'autenticazione avviene tramite Password oppure OAuth2 Email per inserire l'indirizzo email (opzionale e si auto compila al salvataggio copiando quanto impostato in Nome Utente se lasciato vuoto) Password se in Metodo di autenticazione è stata scelta l'opzione Password, questo campo servirà per inserire la password della propria casella email Descrizione per inserire una descrizione della casella email (opzionale e si auto compila al salvataggio copiando quanto impostato in Nome Utente se lasciato vuoto) Principale serve per determinare qual è l'indirizzo email principale con cui scrivere le email (nel caso in cui vi siano più caselle configurate nel modulo Messaggi) Condividi mittente permette di configurare una casella condivisa con tutti gli utenti (configurazione permessa solo all'utente admin e la casella è condivisa solamente come indirizzo email per la spedizione, non per la ricezione) Server di Posta in Entrata (IMAP) Nome Server da compilare con le caratteristiche del nome server fornite dal proprio Maintainer (es. Aruba). In questo caso andrebbe inserito imaps.aruba.it (a titolo di esempio se il Maintainer è Aruba chiaramente) Porta serve per inserire i valori della porta a cui la casella email si connette per la posta in entrata SSL/TLS permette di impostare SSL/TLS se presente Dominio indicare il dominio, ad esempio azienda.it Server di Posta in Uscita (SMTP) Server SMTP scegliere il tipo di account tra i proposti o scegliere Custom Nome Server da compilare con le caratteristiche del nome server fornite dal proprio Maintainer (es. Aruba). In questo caso andrebbe inserito ssl://smtps.aruba.it (a titolo di esempio se il Maintainer è Aruba chiaramente) Porta serve per inserire i valori della porta a cui la casella email si connette per la posta in uscita Nome Utente indirizzo mail del server di posta per l’accesso via SMTP Password serve per inserire la password della propria casella email per l'autenticazione SMTP (tipicamente la password è la stessa che si usa per l'accesso alla casella email) Richiede Autenticazione per determinare se il server richiede o meno l'autenticazione per la posta in uscita Firma selezionando "Personalizzata", sarà possibile inserire testo, immagini, link come firma personale in calce alle email, selezionando invece "Nome Azienda" (Acme nell'esempio), sarà possibile far comparire la firma configurata dalle impostazioni. Questa nuova funzione è denominata "Firma centralizzata" (vedi cap. 5.2.1.1 Impostare la Firma Centralizzata) Altre impostazioni Account permette di accedere alla configurazione di nuovi account di posta (nel modulo Messaggi è possibile avere configurati tutti gli account di posta che si desiderano) Cartelle si può accedere alla configurazione delle cartelle dell'account di posta, accoppiandole correttamente con quelle richieste dalla visualizzazione del crm: ENTRATA, BOZZE, INVIATA, SPAM, CESTINO Layout consente di impostare il layout della email abilitando le seguenti visualizzazioni: - Mostra anteprima descrizione in lista messaggi - Abilitare la visione a thread - Unire le cartelle di più account Filtri consente di impostare delle regola in base alle quali spostare le email all'interno delle cartelle dell'account. POP3 consente di scaricare le mail contenute in una casella POP3 direttamente nella propria casella di posta Fuori ufficio consente di impostare  delle regole per l'invio automatico di una mail In questa schermata, alla voce Account, è possibile scegliere la tipologia di casella da configurare. Ci sono diverse tipologie disponibili come da immagine seguente: Gmail   scegliendo Gmail, la schermata di configurazione si presenta in questo modo:     Si noti la frase in evidenza subito sotto il campo Account. Dal 30 maggio 2022, è necessario attivare una password per le app. Dettagli qui. Questa azione è NECESSARIA per poter configurare correttamente una casella Gmail nel modulo Messaggi di vtenext. In pratica dal vostro account Gmail sarà necessario: attivare la verifica in due passaggi creare una password per le app (da usare al posto della password dell'email, per completare la configurazione in vtenext)   Inoltre è supportato anche il metodo di autenticazione in due fattori (OAuth2) per gli utilizzatori di Google Workspace. In questo caso sarà necessario richiedere l'attivazione delle impostazioni avanzate per la configurazione dedicata dell'OAuth2. Ci teniamo a precisare che tale configurazione per l'OAuth2 dedicato, non funziona per gli account di Gmail gratuiti. Microsoft Office365 per la quale è sufficiente inserire username e password. N.B.: se l'autenticazione ad Outlook viene fatta con Oauth2 (verifica in due passaggi), non si deve utilizzare un account imap personalizzato ma bensì quello standard. Altro aspetto importante della configurazione è che il server IMAP di Office365 è in ascolto sulla 993 (non usare la 443). Yahoo! per la quale è sufficiente inserire username e password. Custom qui è possibile configurare completamente tutti i parametri di connessione alla casella di posta, conoscendo l'indirizzo del serve IMAP, quello SMTP e le relative porte. Dopo aver inserito le credenziali di accesso, è necessario configurare le cartelle principali per la posta in entrata, inviata, bozze, cestino e spam. L’utente può modificare questa configurazione in qualsiasi momento accedendo dal modulo Messaggi a Cartelle Una volta terminata la configurazione di uno o più account, il crm presenta, nel modulo Messaggi, l'elenco delle cartelle (standard e speciali) sia per singolo account che in versione unificata. Questo permette all'utente di avere, ad esempio, tutti i messaggi di posta inviati in un unico raggruppamento. Cartelle speciali All’interno della lista cartelle troverete quattro cartelle speciali: Condivisa: riporta le email che gli altri utenti hanno condiviso con voi attraverso una conversazione (si veda oltre); Importata: contiene tutti i Messaggi che per vari motivi non sono presenti in un account imap dell'utente, ma sono collegati ad un’anagrafica del vtenext. Più precisamente la cartella importata contiene: 1) Email del vecchio modulo webmail 2) Email gestite dal mailscanner 3) Email ELIMINATE dalla casella di posta e precedentemente collegate ad una entità 4) Mail inviate verso indirizzi inesistenti, disabilitati e che in sostanza non possono riceve la mail inviata (che comunque è un caso limite) Contrassegnata: riporta le email che sono state marcate con Programmati: contiene tutti i messaggi di posta in attesa di essere inviati, secondo l'orario pianificato in fase di composizione email. Di seguito esempi per la configurazione di una mail all'interno del modulo messaggi: Nome scegliere l'opzione Custom Server IMAP: imaps.aruba.it SMTP: ssl://smtps.aruba.it Porta IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente Di seguito esempi per la configurazione di una mail PEC all'interno del modulo messaggi: PEC Aruba Nome scegliere l'opzione Custom Server IMAP: imaps.pec.aruba.it SMTP: smtps.pec.aruba.it Porta IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente PEC Legalmail Nome scegliere l'opzione Custom Server IMAP: mbox.cert.legalmail.it SMTP: sendm.cert.legalmail.it Porta IMAP: 993 SMTP: 465 SSL/TLS se presente 5.2.1.1 Impostare la Firma Centralizzata La Firma Centralizzata, permette di impostare una firma di default, unica per tutti gli utenti del crm, col medesimo layout grafico e caratteristiche. Andare dunque in IMPOSTAZIONI > ALTRE IMPOSTAZIONI > DETTAGLI SOCIETA' e scorrere verso il fondo di quella schermata per trovare le opzioni "Firma". Schermata Dettagli Società con le opzioni per la Firma nei messaggi Cliccando sul tasto MODIFICA in alto a destra, sarà possibile configurare la firma centralizzata, utilizzando tutte le variabili messe a disposizione. Dette variabili fanno riferimento ai dettagli utente ed alcuni campi custom per l'inserimento, ad esempio, della data odierna. Dettaglio delle variabili disponibili e della composizione della Firma Centralizzata 5.2.2 Scrivere e visualizzare email Per inviare un’email, ad esempio a un contatto, avete tre possibilità equivalenti: cliccare sull’indirizzo email visualizzato nell’anagrafica o in qualsiasi pagina di vtenext; cliccando sull’icona nella barra azzurro chiaro, scegliendo Scrivi dall’interfaccia del modulo Messaggi cliccando su Tutte e tre le opzioni portano alla medesima videata di nuova email da comporre. A Va inserito l’indirizzo email del destinatario, è possibile scrivere direttamente l’indirizzo email o selezionarlo dalla lista (Lead, Aziende, Contatti, Fornitori e Utenti) CC Carbon Copy: potete inserire l’indirizzo del destinatario che riceve la copia dell’email Aggiungi CCN Potete inserire indirizzi email che non saranno visibili agli altri destinatari Oggetto L’oggetto della vostra email Allegati Potete aggiungere allegati all’email attraverso Aggiungi file o semplicemente trascinando il file nell’apposita area N.B. quando viene inviata un'email da una detail view di un Documento (da dentro l'anagrafica, si clicca sulla related dei Messaggi e poi si clicca su Nuovo Messaggio), eventuali allegati di quell'email, vengono collegati nei Documenti relazionati a quella stessa anagrafica Metodo di Invio Singolo: invia un'unica mail con tutti i destinatari in A visibili Multiplo: invia una mail separate per ogni destinatario in A, mantenendo la privacy Seleziona Template Scegliere uno dei template a disposizione, creati salvati in Impostazioni > Template email ATTENZIONE: quando si sceglie un template email, il Metodo di Invio, passa automaticamente da SINGOLO a MULTIPLO Invia Spedisce il messaggio Salva Bozza Forza il salvataggio della bozza (che già avviene in automatico) La maschera di visualizzazione dell’account è divisa in tre parti: 1° colonna: 2° colonna: 3° colonna: elenco email, oppure dati del mittente operazioni e collegamenti disponibili per l’email elenco cartelle cliccando sul pulsante Cartelle, oppure corpo della mail elenco account, cliccando sul pulsante Caselle (appare solo se sono configurati più account) allegati N.B.: Con la versione 20.04 ogni volta che si risponde ad una mail in cui il destinatario o una persona in copia non è presente nel CRM verrà creato in automatico un contatto. Invio programmato di un'email dal modulo Messaggi Dalla versione 20.04, è possibile programmare un invio posticipato di un'email. Nella schermata di creazione, dopo aver inserito l'oggetto, il corpo ed il/i destinatario/i, sarà possibile cliccare sulla freccia presente vicino al pulsante invia. Comparirà così una voce di menu con la dicitura "Programma invio". Una volta selezionata questa voce, si potrà accedere ad una popup, con la possibilità di programmare data ed ora dell'invio di quella specifica email (vi sono alcune voci preimpostate, oppure, cliccando su altro, si accede alla configurazione precisa del giorno e dell'ora dell'invio). Una volta programmata l'email, sarà possibile utilizzare le seguenti funzioni: Invia ora: permette di far partire immediatamente l'email programmata Programma invio: permette di riprogrammare l'invio precedentemente settato Elimina: permette di eliminare l'email programmata in modo definitivo Per visualizzare le funzioni sopra menzionate, sarà sufficiente andare nella cartella dedicata, dal modulo messaggi (vedere capitolo 5.2.1) N.B.: Una volta raggiunta la data e l'ora dell'invio, l'email scomparirà dalla lista delle programmate. 5.2.3 Funzioni Email Per scrivere una nuova email Scarica le email dal server di posta Impostazioni del modulo Messaggi (personali per utente) Marca email come letta/non letta Marca email come importante Sposta email in un’altra cartella Marca come spam (l’email viene spostata nella cartella Posta Indesiderata) Elimina messaggio (l’email viene spostata nella cartella Cestino) Ricerca nelle email (semplice, includendo le sotto cartelle, includendo tutti gli account oppure avanzata)* Crea Evento/ Crea Compito Crea un’attività di calendario a partire dall’email Collega Collega l’email a un oggetto presente in vtenext Traduci messaggio Apre Google Translate per la traduzione istantanea del corpo dell’email Scarica tutti gli allegati Scarica un unico file zip che contiene gli allegati, se più di uno Scarica l’allegato Archivia l’allegato come documento CRM / Visualizza la scheda documento Collega il documento a un oggetto presente in vtenext Apre l’anteprima dell’allegato (estensioni supportate: odt, pdf e comuni formati di immagine) Attraverso la funzione Collega è possibile collegare le email ai moduli del CRM: Per collegare una email scegliere Collega e il nome del modulo a cui relazionarla: Il sistema suggerisce in automatico in base all’indirizzo email del mittente i possibili collegamenti. E’ possibile modificando la voce Filtro estendere la ricerca anche ai risultati non suggeriti. Il pulsante “Recenti” accessibile dalla funzione “crea e collega” consente di accedere agli ultimi moduli visitati. Nel caso non si trovasse la corrispondenza con un elemento già esistente, è possibile creare un nuovo record (per esempio una nuova azienda) attraverso il pulsante Crea. Una volta effettuato il collegamento, questo sarà messo in evidenza attraverso il simbolo  che sarà visibile sia nella vista dell’elenco mail, sia nel dettaglio della mail con indicazione del record collegato. Le email collegate saranno visibili anche all’interno dell’anagrafica, tramite il menù relazioni > voce Messaggi. La visibilità delle email è soggetta alla configurazione dell’Accesso Condiviso (voce modulo Messaggi collegati). Visualizzare le cartelle presenti nella casella email. Per visualizzare tutte le cartelle di una casella email è sufficiente cliccare sulla freccia presente in alto a sinistra del Modulo Messaggi come mostrato nella seguente immagine. Dopo di che comparerà l'intera lista delle cartelle disponibili e create in precedenza direttamente da browser o da un altro client di posta. Nella lista delle cartelle, è stata inserita la cartella delle email DA LEGGERE, per una comoda ricerca e fruizione delle email. Contrassegnare tutte le email come lette. Per contrassegnare tutte le email come lette, è fondamentale seguire questi semplici passaggi: 1. Dalla colonna di sinistra del modulo Messaggi, cliccare sull'icona di modifica (matita) come indicato nell'immagine sottostante. 2. Infine selezionare tutte le email che si desiderano contrassegnare come LETTE e cliccare sull'icona SEGNA COME LETTA, come indicato nell'immagine sottostante. Con lo stesso metodo, è possibile mettere massivamente nello SPAM (contrassegnare come Posta Indesiderata) le email, cliccando invece sull'icona della fiamma, come indicato nella seguente immagine. *Ricerca delle email Quando si clicca nell'area CERCA in alto a sinistra, compare questa schermata Quando si clicca su Ricerca avanzata, compare questo set di opzioni E' possibile cercare i Messaggi con l'apposita funzione CERCA presente in alto a sinistra. Si possono fare ricerche in vari modi: Includi sottocartelle: permette di cercare anche nelle sottocartelle dello stesso account di posta Cerca in tutti gli account: permette di cercare anche negli altri account di posta qualora fossero configurati (si rammenta che ogni utente può avere più account di posta configurati nel proprio modulo Messaggi) Ricerca avanzata: permette di configurare una serie di opzioni che ci permettono di cercare in maniera precisa nei messaggi di posta. E' possibile cercare nell'Oggetto, nel Mittente, nei Destinatari, nel Corpo, nella Data oppure tra i messaggi letti o non letti 5.2.4 Condivisione delle email Per condividere una email con un altro utente è sufficiente aprire una conversazione sulla stessa. Lo strumento Conversazioni (si rimanda al capitolo 5.4 dedicato) si trova in basso, sotto al corpo dell’email. Le email condivise tramite una conversazione vengono marcate con il simbolo . L’utente che riceve la conversazione potrà visualizzare l’email all’interno della cartella Condivisa. Le conversazioni vi permettono quindi di aprire la visibilità di una email a un collega che non l’ha ricevuta direttamente (e su cui potrà compiere le consuete azioni di risposta, inoltro, ecc, nonché visualizzare eventuali collegamenti tra l’email e oggetti CRM). Potete ridurre sensibilmente l’uso delle email interne. 5.2.5 Supporto .ics per calendario L’allegato in formato .ics viene identificato come invito a un appuntamento, genera perciò un evento di calendario già collegato. È possibile indicare la Partecipazione o no all’evento. L’interfaccia del messaggio appare come segue: 5.2.6 Altre impostazioni del Modulo Messaggi Layout: modificare il layout della lista email Filtri: impostare delle regole di filtro per lo spostamento automatico delle email nelle cartelle POP3: configurare un account secondario in modalità POP3 Attenzione! Una volta configurato un account secondario in modalità POP3, viene creata una copia delle email dell’account secondario all’interno del server di posta dell’account principale. Lo spazio della casella di posta dell’account principale potrebbe pertanto esaurirsi. Fuori Ufficio Dalla versione 19.10, è possibile impostare un avviso automatico di "Fuori Ufficio", in modo da rispondere alle email avvisando della propria assenza. Cliccando su dal modulo Messaggi, è possibile accedere a questa funzione, agendo sull'apposita voce omonima. Si aprirà un'ulteriore finestra che ci permetterà di Attivare o Disattivare tale funzione e di settare il testo del messaggio di risposta automatica. Schermata per abilitare il Fuori ufficio e scrivere la frase che verrà automaticamente inviata per email Schermata di configurazione del lasso di tempo in cui il messaggio automatico di "Fuori ufficio" deve essere attivo La funzione "Fuori Ufficio" è estesa anche al mondo delle Conversazioni, in modo che quando un utente non è disponibile per un determinato periodo, se coinvolto in qualche conversazione, compare un messaggio di avviso che ne specifica l'assenza: Metti in pausa le notifiche push su Wilson E' inoltre possibile mettere in pausa le notifiche push dell'app Wilson, quando è stato impostato un intervallo di "Fuori Ufficio". Attivando l'apposito flag che si vede nell'immagine, non verranno più recapitate notifiche tramite app nel periodo impostato. 5.2.7 Mass email Per inviare in un unico colpo più email a una serie di destinatari (al massimo 20) è possibile sfruttare uno strumento di mass mailing. Dalla vista elenco del modulo desiderato, ad esempio Leads, selezionare i destinatari dell’email, premere il pulsante e successivamente Email, posizionato sopra la lista delle anagrafiche. Il sistema propone di scegliere uno o più dei campi di tipo email disponibili nell’anagrafica (possono essere Email, Altra email, ID Yahoo). Seguirà il consueto pannello di composizione di un nuovo messaggio. Gli indirizzi email presenti nei campi scelti saranno posti come destinatari (campo A). Prima di inviare vi raccomandiamo di verificare il “Metodo di invio”, settandolo su Multiplo così da mantenere la privacy dei diversi destinatari (ognuno vedrà esclusivamente il proprio indirizzo). 5.3 Template email L’utente amministratore di vtenext può mettere a disposizione degli utenti dei modelli di email da utilizzare sia per gli invii singoli sia per le newsletters. Di seguito vediamo le generalità su Template email applicabili a entrambi, mentre per le funzionalità dedicate alle newsletters si rimanda ai prossimi paragrafi. Per creare un nuovo Template Email accedere a Impostazioni > Customer Tools >Template Email. La maschera di configurazione del template email presenta una prima parte di informazioni interne e una seconda parte (riquadro blu scuro) che costituirà il corpo dell’email e i dati visibili dai destinatari. Nome Nome del template Descrizione Descrizione del template (opzionale) Cartella Pubblico: il template è disponibile per tutti gli utenti Privato: il template è disponibile solo per admin Tipo Email: per template è disponibili per le email (modulo Messaggi) Newsletter: per template disponibile per il modulo Newsletter Oggetto Oggetto dell’email Messaggio Corpo dell’email Usa firma utente Consente di utilizzare la firma impostata per quell'utente Sostituisci tutto il corpo del messaggio L'intero testo della mail viene sostituito con il contenuto presente nell'editor.   Nota. Se un template contiene variabili relative ai leads e viene inviato a dei contatti, le variabili saranno visualizzate, ma non valorizzate. Si consiglia la creazione di due template differenti con diverse variabili, uno destinato al modulo Leads e uno a Contatti. E’ utile rendere noto agli utenti il modulo per cui il template è disponibile, segnalandolo per esempio nella Descrizione. N.B. Per istruzioni sull'utilizzo dell'editor fare riferimento al capitolo 6.1.6 Nuovo Newsletter editor. 5.4 Modulo Conversazioni vtenext propone una soluzione alternativa per la gestione dello scambio di informazioni all’interno della propria azienda, evitando inoltro di email o promemoria cartacei non più rintracciabili. Il modulo Conversazioni si presenta tramite l’icona presente nella barra in alto a destra. La schermata presenta al centro, il saluto di benvenuto per l'utente collegato, area che poi diventerà di lavoro con la visualizzazione di tutte le conversazioni relative ad un argomento specifico. Sulla sinistra, troviamo la lista delle conversazioni attive, suddivise in quattro tab: Tutti Tutte le conversazioni attive, lette e non lette, presenti nel crm e che coinvolgono l'utente Topic E' possibile creare dei Gruppi per parlare con i propri colleghi, ad esempio dello stesso reparto Diretti Conversazioni in cui è coinvolto l'utente che ha effettuato l'accesso Fissati Si possono fissare le conversazioni, ovvero spuntarle come importanti e mantenerle in quest'area per essere raggiunte più facilmente Per iniziare una nuova conversazione, cliccare sul pulsante e selezionare se pubblicare a: tutti gli utenti del crm utenti specifici (è possibile aggiungere utenti anche successivamente) gruppi di utenti presenti nel crm Possibilità di scelta di pubblicare una conversazione verso Utenti o Gruppi Si noti che nei campi di auto-completamento degli utenti (come per esempio le conversazioni) è stata aggiunta l'immagine avatar E’ possibile aggiungere altri interlocutori alle conversazioni già iniziate per mezzo dell’icona accanto al nome utente con cui si sta conversando . Il nuovo utente interpellato potrà visualizzare tutta la conversazione fin dall'inizio. Per iniziare una conversazione su un argomento specifico, come per esempio un’opportunità, dalla rispettiva anagrafica utilizzate l’apposito strumento Conversazioni a fondo pagina. La conversazione, in questo modo, sarà relazionata all’oggetto in cui vi trovate, che ne rappresenta quindi l’argomento. Per chi riceve la conversazione, l’oggetto risulta cliccabile per accedervi (se abilitato secondo profilo attribuito). Inoltre sarà storicizzato sul fondo dell’anagrafica. Come in ogni chat che si rispetti, comunicare con altri utenti, è più facile e divertente grazie al set di Emoji messo a disposizione dal modulo. Da una conversazione già iniziata inoltre, cliccando sui tre puntini sulla destra, è possibile accedere ad un menu con tre funzioni: Ping, Crea o collega, Invia file. Ping Permette di pingare una conversazione, ovvero sollecitare le persone coinvolte a dare una risposta (viene pubblicata la parola "Ping" direttamente) Crea o collega E' possibile creare e/o collegare delle anagrafiche alla conversazione in corso Invia file Si possono inviare dei file che verranno relazionati solamente alla conversazione corrente Attenzione! Una conversazione può essere collegata ad una sola entità. Quando un utente vi scrive una nuova conversazione oppure risponde a una conversazione già in essere a cui partecipate, riceverete una notifica sull’icona  Ricerca nelle conversazioni E’ possibile effettuare la ricerca all’interno delle conversazioni attraverso l’apposito comando posizionato nella finestra in alto a destra. La ricerca non include le parole inserite all’interno dell’elemento collegato. Eliminare un commento Gli utenti possono eliminare i propri commenti inseriti nelle conversazioni attraverso il menu che appare sulla destra, cliccando sui tre puntini e facendo Elimina. Saranno eliminati anche tutti i commenti in risposta al commento principale che si sta cancellando. Attenzione: la conversazione primaria può essere eliminata solamente da chi l’ha creata ed eliminerà ricorsivamente tutti i commenti sottostanti. Inoltre, passate 24 ore, il commento o la conversazione non potranno più essere eliminate. Conversazioni pubbliche e generiche Non tutti gli utenti possono essere abilitati ad effettuare conversazioni pubbliche (rivolte a tutti gli utenti) o conversazioni generiche (non relazionate ad alcun oggetto di vtenext). L’amministratore del CRM, dalla scheda dell’utente, definisce se abilitarlo o meno alle conversazioni pubbliche o generiche. Abbandonare una Conversazione Quando un utente fa parte di una conversazione che non ha iniziato lui, può decidere di abbandonarla, in quanto non più di suo interesse o interessato a quell'argomento. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante X in alto a destra di quella stessa Conversazione, come si nota nella seguente immagine. 5.5 Modulo Notifiche vtenext tiene aggiornati gli utenti sui dati di loro interesse attraverso lo strumento Notifiche. Ogni utente può definire dalla propria scheda Preferenze: la modalità di notifica: Email/vtenext (campo "Notificami via" dalle Preferenze Utente); la frequenza del resoconto via email delle notifiche non lette dall'ultimo click effettuato sull'icona del globo, selezionando il lasso di tempo tra quelli prestabiliti (campo "Resoconto notifiche" dalle Preferenze Utente); gli argomenti di cui vuole ricevere notifica ("Impostazioni notifiche moduli" dalle Preferenze Utente), selezionando per ogni modulo se essere aggiornati per la creazione e/o la modifica relativa. Attenzione! Le notifiche di Impostazioni notifiche moduli sono relative a ciò che è assegnato all’utente. Ovvero: riceverete notifica ogni qualvolta un utente diverso crea/modifica un record a voi che assegnato. Per vedere le notifiche cliccare su . Le notifiche non lette verranno segnalate con indicazione del numero in rosso. Per marcare una notifica come letta cliccare sulla notifica come da figura: Inoltre si possono ricevere notifiiche su record assegnati ad altri utenti o sull’aggiornamento di un filtro, attivando la campanella presente accanto alla lista dei filtri o all’interno dei singoli record. Notifica non attiva sul record/filtro Notifica attiva sul record/filtro Esempio d’uso per la notifica su un filtro: volete essere avvisati quando entra un nuovo Ticket nel filtro Richieste Urgenti (filtro basato su una classe di priorità). Dalla versione 19.10, sarà possibile abilitare e ricevere le notifiche desktop. Ogni volta che ricevere una nuova conversazione, oppure un nuovo messaggio di posta, le notifiche vi avviseranno con delle popup in basso a destra nel vostro browser preferito. N.B.: per abilitare le notifiche del browser, far riferimento alle guide online ufficiali per Chrome, Firefox o altro browser in uso sul vostro computer. Le notifiche non vengono mostrate all'utente se si utilizza il protocollo http. 5.5.1 Notifica aggiornamento versione vtenext Dalla versione 19.10, è possibile ricevere una notifica dal crm, quando è disponibile un nuovo aggiornamento di versione di vtenext. Appena si clicca sui dettagli dell'aggiornamento, si accede ad una pagina dedicata, che ci permette di pianificare o rimandare l'aggiornamento di vtenext. Pianifica Aggiornamento Cliccando su PIANIFICA AGGIORNAMENTO, si visualizzerà la seguente finestra, ove sarà possibile scegliere DATA e ORA dell'aggiornamento, quali utenti avvisare ad aggiornamento avvenuto ed il contenuto dell'email che verrà inviata automaticamente dal sistema: Cliccando sul pulsante PIANIFICA in alto a destra, il sistema auto-installerà l'aggiornamento nella data ed ora pianificate. Ricordamelo Questa funzione permette di farci ricordare dal crm in un secondo momento, che l'aggiornamento è disponibile. Tra le opzioni disponibili ci sono: - 4 ore - Domani - La settimana prossima Una volta deciso quando essere avvisati, la schermata visualizzata sarà la seguente: N.B.: da notare che la notifica, seppur letta, non scompare dallo storico notifiche e se si tenta di accedere nuovamente al record, non sarà possibile visualizzare o modificare le scelte fatte in precedenza. La schermata sarà dunque simile a quella riportata qui in basso. 5.6 Documenti vtenext è dotato di un semplice ma essenziale gestore di documenti. Ecco le principali caratteristiche: Possibilità di archiviare documenti tipo file (caricandoli da locale) o link (url via web); Creazione cartelle e sottocartelle per l'archiviazione digitale dei documenti; Assegnare i documenti all’utente che li deve gestire: ad esempio se il modulo è impostato a privato, il singolo utente potrà vedere solo i documenti assegnati a se stesso; Condividere i documenti senza doverli inviare via posta, tramite link di download; Condividere e fornire permessi di modifica a terzi, per aggiornarlo con revisioni, pur non avendo un’utenza in vtenext, tramite un token di autorizzazione speciale; Monitorare il numero di download del documento. La visualizzazione dei documenti è organizzata in cartelle o in modalità elenco (pulsante Lista). Le cartelle si possono creare (Aggiungi Cartella) ed eliminare (Elimina Cartelle, quindi selezionarle tramite flag). Tipologia di file ammessi: il documentale permette di caricare le tipologie ed estensioni di documenti più utilizzare, come PDF, XLS, DOC, JPG, PNG, ZIP, ecc.. Non sono ammessi file di tipo EXE o di tipo HTML, quest'ultimo inoltre, viene caricato ma convertito in file TXT per evitare eventuali eseguibili presenti nel file come Javascript o affini. Appena il crm viene attivato, vi sono caricate due cartelle: DEFAULT: cartella di esempio che vi permette di caricare i vostri primi file MESSAGE ATTACHMENTS: che raccoglie automaticamente tutti gli allegati delle email collegate alle varie entità o moduli del crm. Se per esempio viene collegata un'email dal modulo Messaggi ad un Contatto, l'allegato presente, si trasformerà in un documento che troveremo direttamente sia collegato a quello stesso Contatto che all'interno di questa cartella MY PRIVATE FILES: che recupera tutti i files che prima erano inclusi nella cartella MY FILES presente esclusivamente in Homepage. N.B.: non è possibile eliminare una cartella che contiene documenti. E' necessario prima di tutto eliminarne tutto il contenuto e poi sarà possibile procedere con l'eliminazione di tale cartella. Lista delle cartelle presenti nel modulo Documenti Cliccando su una cartella (nell'esempio è stata scelta la cartella Default), notiamo che al suo interno c'è una Sottocartella Infine, dentro alla Sottocartella potranno esserci altri file e altre Sottocartelle con un raggruppamento infinito. Notare il percorso file presente in testata del modulo Per ogni Cartella o Sottocartella, sarà dunque possibile creare una nuova Cartella, creare un nuovo Documento, oppure Caricare direttamente un file nella cartella attiva in quel momento. Cliccando sui tre puntini presenti contestualmente al nome di ogni Cartella o Sottocartella (tranne che per le tre presenti a standard e denominate Default, Message attachments e My private files), si aprirà un menu di opzioni: Modifica per rinominare la cartella o attivarne la visualizzazione sul Portale Clienti. Nella schermata di popup che appare, sarà possibile scegliere appunto un nuovo nome per la cartella stessa, oppure decidere se attivarla sul Portale Clienti, decidendo per quali profili questa cartella sarà visibile. Attenzione: se per un profilo è possibile creare/modificare i documenti, nelle cartelle "Attive su portale" sarà possibile creare e modificare tutti i file contenuti da tutti i contatti di quel profilo.   Sposta in per spostare la cartella su un altro livello, sarà necessario scegliere la nuova cartella/livello per effettuare lo spostamento Copia in per duplicare la cartella ed il suo contenuto in un altra cartella, sarà necessario scegliere la nuova cartella/livello per effettuare la duplicazione Elimina per eliminare la cartella ed il suo contenuto Quando si clicca su Crea Documento, si accede ad una schermata come segue: Oltre alle informazioni di base, dovranno essere inseriti ulteriori campi come indicato nell'immagine precedente. Il campo “Tipo di allegato” mette a disposizione le seguenti opzioni: FILE: caricare nel CRM (upload) un file dal proprio computer, che verrà salvato nelle cartelle di vtenext. URL: indicare un link alla posizione del file (il file non verrà salvato nelle cartelle in vtenext) Il campo “Visibile su portale” o "Portal Active" permette la visualizzazione del documento caricato ai contatti abilitati, all’interno del Customer Portal (v. capitolo dedicato). Ricordarsi sempre di verificare che anche la cartella che contiene il documento, sia visibile da portale, come spiegato in questo stesso capitolo. Funzione Scarica tutti gli Allegati Dalla versione 22.05.1, nelle related Documenti presenti nelle anagrafiche crm, è stato aggiunto un bottone per scaricare tutti i documenti relazionati in un'unica soluzione zip (file compresso). 5.6.1 Revisione e condivisione documenti E’ possibile gestire le revisioni di un documento attraverso il pulsante Aggiungi Revisione all’interno del pulsante ALTRO. Una volta creata una revisione, la lista delle versioni precedenti sarà disponibile all’interno del pulsante ALTRO. E’ possibile condividere un documento tramite un link, da inviare via mail, attraverso il pulsante Condividi Documento. Si aprirà la maschera di creazione di una nuovo messaggio con un testo predefinito e con il link per accedere al file. Il link ha validità 5 giorni e poi sarà disattivato. Qualsiasi vostro contatto che non dispone di un’utenza vtenext, potrà quindi accedere al documento. 5.6.2 Creazione nuovo documento da related list Aprendo la related DOCUMENTI all’interno di un’entità il crm presenta la possibilità di caricare per trascinamento uno o più files. Il sistema presenta una popup che permette di scegliere la modalità di upload tra singoli o file unico in formato .zip. Lo step successivo permette all’utente la modifica del titolo del documento, la scelta della cartella di destinazione e una descrizione facoltativa. Due checkbox permettono di selezionare se il documento è attivo e visibile su Portale Clienti. Scarica tutti gli Allegati Dalla versione 22.05.1, nelle related Documenti presenti nelle anagrafiche crm, è stato aggiunto un bottone per scaricare tutti i documenti relazionati in un'unica soluzione zip (file compresso). 5.7 Note Le Note si presentano sia all’interno delle schede di vtenext, posizionate in basso a sinistra (disponibili nella gran parte dei moduli), sia come pannello di gestione generale, raggiungibile dall’icona nella barra azzurro chiaro. Nella scheda in cui ci si trova è possibile: Prendere una nota temporanea che risulterà già collegata alla scheda; Sfogliare note precedenti/ successive (sempre relative a quella scheda); Convertire la nota in un oggetto evoluto del CRM (per esempio, se da una nota su un cliente scaturisce un’opportunità, è possibile convertirla senza dover imputare di nuovo le stesse informazioni). Tali note posso essere visualizzate con due modalità, ovvero Lista o Slider. La visibilità delle Note all’interno delle schede è regolata dall’Accesso Condiviso: Privata (note visibili al solo autore); Pubblica (visibili in sola lettura a coloro che possono accedere alla scheda). Attenzione! Il contenuto della nota non è filtrabile attraverso la funzione Filtro del modulo, né visualizzabile come colonna nella vista a lista, né rintracciabile tramite la ricerca globale. Si tratta di uno strumento personale e autonomo rispetto ai dati inseriti in scheda. Dalla videata generale delle Note è possibile fare altre azioni: Navigare tra tutte le note generate dall’utente all'interno del crm; Fare ricerche; Scrivere note non collegate a nessun oggetto in particolare. Le note rimarranno private, ovvero non visibili dagli altri utenti. 6 Strumenti di comunicazione marketing - Newsletter 6 Strumenti di comunicazione marketing vtenext presenta diversi strumenti utilizzabili per la comunicazione massiva: Campagne di newsletter Passo 1: Campagna Passo 2: Target Passo 3: Newsletter Variabili speciali nel template newsletter Wizard “Crea Newsletter” Statistiche di invio e altro Gestione manuale delle disiscrizioni Requisiti e configurazioni per l’utilizzo del modulo Newsletter Modulo SMS Modulo FAX 6.1 Campagne di newsletter Il modulo Newsletter, integrato con il modulo Campagne, è la soluzione vtenext per la gestione dell’invio massivo di newsletter ad aziende, contatti e leads verso un target illimitato di destinatari per campagna. Oltre all’invio di campagne marketing, il modulo permette di tracciare tutti i movimenti relativi alle singole newsletter con statistiche di aperture email, click sui link per ogni campagna, ecc... In generale, una newsletter è contenuta in una campagna, e una campagna contiene tutte le newsletter che si mandano nel corso del tempo. Campagne permette quindi di segmentare quest’attività di marketing tarando gli invii sulla base di obiettivi e target. IMPORTANTE: se il server crm non è pubblicato, comunque le email della newsletter saranno inviate ma eventuali statistiche (apertura, click, cancellazioni, ecc.) e soprattutto la visualizzazione delle immagini nel template, non saranno possibili/visibili. Per creare una nuova newsletter con vtenext, vi sono due metodi possibili: A. Procedura guidata: il pulsante Newsletter Wizard, a disposizione nei moduli Campagne e Newsletter, vi presenta un wizard a step che facilita la realizzazione della campagna (vedi capitolo 6.1.5). B. Procedura manuale: equivale a realizzare gli step della procedura senza il wizard e in versione estesa. Permette di capire la logica delle relazioni Campagna-Target-Newsletter dietro all’invio, pertanto consigliamo in prima fase di utilizzare questo metodo, per poi sfruttare la scorciatoia del wizard una volta che la logica vi è chiara. Vediamo in dettaglio i 3 passaggi. Passo 1: Creare una campagna o accedere ad una campagna esistente. Passo 2: Definire il Target dei destinatari della campagna. Passo 3: Definire il modello di email per la newsletter.   Attenzione! La procedura manuale viene consigliata quando si deve creare un’altra newsletter all’interno della stessa campagna. Di seguito pubblichiamo il video su come fare le Newsletter senza l'aiuto del Wizard. Questo video comprende la spiegazione dei seguenti capitoli: 6.1.1 Passo 1: Campagna 6.1.2 Passo 2: Target 6.1.3 Passo 3: Newsletter 6.1.1 Passo 1: Campagna Nell’ottica di realizzare una serie di newsletter regolari, per esempio settimanali, mirate a un segmento specifico del vostro database, per prima cosa dovete creare una nuova campagna che sarà il contenitore delle newsletter. Tenete presente che Campagne è un modulo trasversale che viene utilizzato anche per campagne di altra tipologia, come telemarketing od eventi. Da Campagne creare un nuovo record con il pulsante CREA I campi mostrati sono in gran parte opzionali. Nel caso di una campagna di tipo newsletter, campi come Reddito, Budget e Costi sono meno rilevanti (dunque tralasciabili) rispetto a una campagna, per esempio, di tipo fieristico. Nome della campagna Dare un nome sulla base dell’obiettivo Tipo di campagna Selezionare un tipo di campagna dalla lista (valori modificabili dall’amministratore) Prodotto Selezionare un prodotto esistente in CRM e collegarlo alla campagna, se attinente Stato della campagna Selezionare lo stato (la lista può essere cambiata dall’amministratore) Data di chiusura prevista Data in cui la campagna sarà terminata Reddito previsto Ammontare del profitto che vi aspettate dalla campagna Budget e costi attuali Costi sostenuti per la campagna (indicato per campagne di tipo fieristico, per esempio) Assegnato a Utente o gruppo preposto alla gestione della campagna Target Descrivete il target a cui si rivolge la campagna (campo informativo di testo)   6.1.2 Passo 2: Target A questo punto è necessario definire il target di destinatari per la campagna, associando Target a Campagne. Nella scheda campagna, dal menù relazioni selezionate il modulo Target, quindi Aggiungi Target. Se il target fosse già stato creato, con Seleziona Target lo andate a scegliere. N.B.: è possibile aggiungerne più di uno. Il target è costituito da liste di nominativi, un insieme di aziende, contatti e/o leads (ma anche altri target). I nominativi sono caricati o singolarmente (con ricerca del singolo nome) o tramite i filtri. Nel menù relazioni scegliete il modulo interessato, selezionate il filtro dal menù a tendina e cliccate Carica Lista. Dovete quindi avere già disponibile il filtro (esempio: filtro Clienti Esteri in Aziende) per poi sfruttarlo come target. Nell’esempio in figura qui sopra, il target include una serie di aziende, contatti e leads. A questo insieme di destinatari sarà rivolta la campagna, che nel nostro caso sarà l’invio di una newsletter. N.B.: Con questa nuova funzionalità non è più necessario ricaricare un target per gestire una newsletter. Esso infatti si aggiornerà automaticamente in due modi (selezionabili dall’utente): Incrementale: aggiunge nominativi al target in base al filtro di partenza. Non tiene conto delle variazioni del filtro che determinano esclusioni da quest’ultimo; Sincronizzata: varia in aggiunta e diminuzione in base al filtro. Questo aggiornamento avverrà automaticamente ogni 6 ore grazie ad un cron che permette di ricaricare in automatico le anagrafiche nel target. Inoltre la sincronizzazione automatica avviene anche al momento dell'invio della Newsletter, ovvero quando si decide di premere il pulsante Invia Email. L'aggiornamento dei target durante l'esecuzione del cron non scatenerà eventuali processi che si verificano alla relazione di Target con Aziende, Contatti o Lead. Se il Target viene impostato a Tipo Target = Dinamico e Tipo Sincronizzazione = Sincronizzata, nelle relazioni Aziende, Contatti e Leads, non saranno disponibili i pulsanti Aggiungi e Seleziona delle relative entità. Si noti la mancanza dei bottoni AGGIUNGI e SELEZIONA nelle related Quando si sceglie di creare un Target DINAMICO, nella tab FILTRI DINAMICI presente all'interno del Target stesso, sarà possibile vedere quali sono i filtri coinvolti dinamicamente per i vari moduli. Nell'esempio rappresentato qui di seguito, notiamo essere presenti due filtri rispettivamente per Contatti ed Aziende. E' necessario rammentare che il target caricherà solamente le anagrafiche che avranno il campo "Riceve newsletter" impostato a sì (flag attivo). Nota. Il modulo Newsletter è in grado di gestire gli indirizzi email duplicati impedendo invii ripetuti allo stesso indirizzo. Pertanto se all’interno del target vi sono un’azienda e un contatto a cui è associato lo stesso indirizzo email, la newsletter verrà inviata una sola volta senza la necessità di interventi di “pulizia” manuali. I target possono essere annidati ed inclusi tra loro, solo a scopo di raggruppare determinati clienti. Per esempio, posso fare un target Italia (target padre) che contiene un target per ogni regione d’Italia (target inclusi). Quando mando la newsletter, viene inviata a tutti indiscriminatamente. La funzione è solo di visualizzazione. 6.1.3 Passo 3: Newsletter Ritornate alla scheda della campagna e, tramite il menù relazioni, scegliete il modulo Newsletter quindi Aggiungi Newsletter. Si aprirà la creazione di una nuova scheda newsletter. Nome Newsletter Inserite un nome per la newsletter riconducibile al suo obiettivo (resta interno a vtenext) Campagna È valorizzato con il collegamento alla campagna “genitore” Data programmazione Programmate il giorno di invio della newsletter Ora programmazione Programmate l’ora di invio della newsletter Nome mittente Nome del mittente che verrà visualizzato dai destinatari Indirizzo mittente Ai destinatari la newsletter risulterà inviata dall’indirizzo indicato, a cui potranno rispondere (suggeriamo un indirizzo esistente e presidiato) Pianificata Il campo di default è impostato con il valore “No”. Passerà automaticamente a “Sì” quando darete l’ordine di invio. Pertanto No identifica una newsletter creata ma non schedulata/inviata, mentre Sì indica una newsletter schedulata/inviata. Dovete poi associare un template alla newsletter, definendo quindi il contenuto che il vostro target riceverà nella casella di posta. Utilizzare il pannello Seleziona un Template Email che si trova nel menù Altro. Dovete poi associare un template alla newsletter, definendo quindi il contenuto che il vostro target riceverà nella casella di posta. Utilizzare il pannello Seleziona un Template Email che si trova nel menù Altro. selezionare un template tra quelli presenti nel sistema creare un nuovo template modificare il template selezionato Invia o schedula l’invio secondo la configurazione Campagna-Target-Newsletter viene inviata una prova della newsletter all’indirizzo email dell’utente (sempre consigliato) visualizza una finestra di anteprima del template (sempre consigliato) permette di interrompere l'invio di una newsletter in maniera emergenziale Quando la newsletter è stata pianificata (è stato premuto il pulsante INVIO) non è più possibile modificare il template. Per farlo va interrotto l'invio a quel punto riappare il tasto Modifica (quello per la modifica del template stesso) e successivamente basta re-inviarla. Note sull’invio. Una volta premuto il pulsante Invia Email la newsletter viene programmata per l’invio secondo data e ora indicati nei campi Data programmazione e Ora programmazione (se questi valori sono nel passato, la newsletter partirà subito), con i parametri inseriti in Nome mittente e Indirizzo mittente. Una volta premuto il pulsante l’azione non è annullabile da interfaccia. Attenzione! Affinché l’invio della Newsletter sia effettivo occorre configurare il cronjob nel server su cui è installato vtenext. Per maggiori dettagli vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare. DUPLICAZIONE DI UNA NEWSLETTER Quando si duplica una newsletter viene riportato anche il legame al template utilizzato nella precedente newsletter. Quindi se vengono effettuate delle modifiche al template della newsletter duplicata, tali modifiche si propagano anche nella newsletter originale. Se si vuole fare delle modifiche al template solo per quella specifica newsletter è necessario utilizzare il pulsante modifica presente nel blocco "Anteprima Template" così verrà creata una "copia" del template con le modifiche che saranno utilizzate solamente per questa newsletter. Utilizzando invece la matita per modificare il template dal widget "Seleziona un Template Email" si modifica proprio il template e quindi le modifiche saranno visibili anche in altre newsletter che usano tale template. 6.1.4 Variabili speciali nel template newsletter Si rimanda ai paragrafi precedenti per le istruzioni generali di configurazione del template. A disposizione dei template di tipo newsletter vi sono variabili speciali. Per inserire una variabile speciale, cliccare all'interno di un blocco testo, fare doppio clic del cursore nella posizione desiderata, scegliere il modulo e  il campo. Una volta selezionato il campo verrà inserita nel testo la variabile corrispondente al campo scelto. La variabile verrà convertita nel valore contenuto all'interno del campo al momento dell'invio e-mail. Dettaglio scelta del modulo per l'inserimento della variabile Dettaglio scelta della variabile Cliccando su INSERT, la variabile verrà posizionata ove desiderato Visione d'insieme del nuovo editor delle newsletter (disponibile dalla versione 20.04) Link per disiscrizione Per rispettare il diritto del nostro contatto a non ricevere più comunicazioni, è fondamentale inserire nel template newsletter il link per la disiscrizione dalla campagna. Per inserire il link, che è una variabile speciale, posizionatevi sul fondo del corpo dell’email e selezionate dal menu di destra la voce "Unsubscrption link" e portatela all'interno del foglio. All'interno del foglio comparirà una variabile a questa, posizionando il cursore prima dalla variabile, anteponete la scritta: “per disiscriverti da questa newsletter clicca”. N.B.: in fase di "email di test" questo link non funziona perchè non vi può riconoscere come target, quindi erogherà pagina bianca. Nel template voi continuerete a visualizzare la variabile come tale. Solo il destinatario, a mail ricevuta, vedrà la parola qui al posto della stringa (vedrà quindi clicca qui, dove qui sarà cliccabile). Al destinatario sarà proposto di disiscriversi da tutte le comunicazioni o soltanto dalle newsletter della campagna utilizzata (in questo caso, per esempio, potrebbe essere interessato a ricevere newsletter su un tema diverso, se il suo nome rientra nel target di un’altra campagna). Il bottone "Gdpr e Informativa Privacy" rimanda il destinatario del target alla Web App. Link per anteprima Consigliamo di inserire nel template una variabile speciale che verrà sostituita con il link per la visualizzazione della newsletter come pagina web. Questo perché alcuni client potrebbero limitare la visualizzazione di elementi della newsletter (per esempio bloccando le immagini). 6.1.5 Wizard Newsletter Come detto nel paragrafo 6.1, è possibile velocizzare il procedimento di creazione/invio mediante il wizard denominato "Wizard Newsletter". In pratica, esso vi propone una procedura guidata in 5 step, grazie ai quali si ottiene lo stesso risultato di quanto visto finora. Attenzione! Se viene premuto il pulsante "Wizard Newsletter" dalla vista per lista del modulo Campagne, si creerà una nuova campagna contenente la nuova newsletter. Vediamo i passaggi della procedura guidata: Scelta dei destinatari: selezionare Target, Aziende, Contatti e/o Leads e relativi filtri a disposizione Template: scegliere uno dei template newsletter disponibili, o crearne uno ex novo Dati Newsletter: informazioni relative all’invio (Nome e Indirizzo Mittente saranno visibili ai destinatari, Nome Newsletter e Descrizione sono dati interni a vtenext. Attenzione: l’oggetto dell’email fa parte del template, step2) Email di Test: visualizzare l’anteprima e inviare una email di test. L'email di test prevede la conversione delle variabili presenti nel template. N.B. All'interno dell'email di test non funziona il link alla disiscrizione dalla newsletter, mentre il link anteprima funziona regolarmente. ATTENZIONE: in questo preciso momento, quando si effettua l'invio email di test, il crm calcola la mole effettiva di email che deve inviare, pertanto potrebbe volerci anche qualche minuto, se per esempio il target è composto da 20 mila email o più. Pianifica: inviare immediatamente o pianificare l’invio per una data/ ora futura N.B Quando si realizza una newsletter da Wizard, è possibile creare un nuovo template o modificarne uno esistente. Se si opta per la seconda scelta, il template creato sarà utilizzabile solamente per la newsletter creata con il wizard e non per altre. Attenzione: dalla versione 20.04 di vtenext, è stato aggiunto il nuovo editor per comporre i template delle newsletter. Questo nuovo strumento, combina diverse funzionalità con l'obiettivo di aiutare gli utenti a costruire modelli HTML senza dover editare nessuna riga di codice. È una soluzione perfetta per sostituire i comuni editor WYSIWYG, utili per la modifica dei contenuti ma inappropriati per la creazione di strutture HTML. Il CRM crea un duplicato del template originale con le modifiche apportate durante il wizard, ma non vi è la possibilità di richiamarlo per la creazione di altre newsletter. Se, infatti, si effettua la ricerca da IMPOSTAZIONI > TEMPLATE EMAIL, sarà disponibile sempre e soltanto il template originale o di partenza. Wizard Passo 1 - Scelta dei destinatari Wizard Passo 2 - Template Wizard Passo 3 - Dati Newsletter Wizard Passo 4 - Email di Test Wizard Passo 5 - Pianifica 6.1.6 Nuovo Newsletter editor Dalla versione 20.04 di vtenext, è disponibile un nuovo editor che permette di creare template per le newsletter in maniera semplificata. Non serve conoscere il codice HTML, basta solo spostare gli elementi necessari a comporre la propria comunicazione, gestendoli con un drag&drop. Ecco come si presenta il nuovo tool di composizione del template newsletter: Di seguito verranno descritte tutte le icone degli strumenti disponibili: Allows to test the preview choosing among: Desktop Tablet Mobile Allows to activate/deactivate the templates' construction lines Allows to activate/deactivate the full screen display mode. This mode eases the construction of templates Allows the HTML code visualization Allows the template import by coping and pasting the source code Allows to momentarily hide all the pictures in the template Allows to edit the source code After selecting an element in the newsletter template click on this icon to access all the editing options available (Size, Style, Decorations) After selecting an element in the newsletter template click on this icon to access all the setting options available. The options change according to the selected element. Here below some examples: Text: ID e Title Link: Title, Href (Url), Target (Same window, Different window) Image: Alt ecc. Permette di visualizzare il dettaglio dei livelli sui quali il template è costruito. In questo modo si può agevolmente passare, ad esempio, da un div all'altro per poterne modificare le proprietà. Attiva la visualizzazione di tutti i blocchi ed elementi disponibili per la composizione del template   Blocchi disponibili   Inserisce una tabella con una cella Inserisce una tabella con due celle divise verticalmente e disposte al 50% rispetto alla tabella Inserisce una tabella con tre celle divise verticalmente e disposte ad 1/3 rispetto alla tabella Inserisce una tabella con due celle divise verticalmente e disposte rispettivamente, al 25% quella di sinistra ed al 75% quella di destra, rispetto alla tabella Inserisce un bottone con possibilità di generare un link e modificarne il titolo Inserisce una riga di divisione Strumento per inserire un blocco di test, il testo può essere formattato solamente diversificando i blocchi (ogni blocco di testo può avere un'unica formattazione) Strumento per inserire un'area di testo Permette di inserire un'immagine, caricandola dal proprio computer o richiamando l'url assoluto dell'immagine, ubicata ad esempio, sul vostro sito web Permette di inserire del testo "quotato", ovvero tra virgolette Permette di inserire un link. Una volta selezionato questo strumento, si dovrà agire sull'icona delle impostazioni, per settare l'url del link Permette di impostare un'area, ove inserire un'immagine che dovrà essere linkata, ad esempio, al proprio sito web Strumento per creare un elenco numerato Strumento per creare un elenco puntato Permette di inserire il link per la disiscrizione Permette di inserire il link per l'anteprima Strumento per inserire uno spazio, tra gli elementi delle newsletter, con altezza configurabile a piacere 6.1.7 Creazione di un Template Newsletter Vedremo ora come creare un nuovo Template Newsletter, usando l'editor drag&drop. Accedendo all'editor, in alto a destra troveremo i pulsanti di modifica/azione, mentre la colonna di destra cambierà in base alla selezione fatta sui pulsanti precedentemente indicati. Di default, troviamo tutti i blocchi con gli elementi disponibili per la creazione di un nuovo template (vedi immagine seguente). Utilizzare il pulsante per creare 1 sezione, trascinandolo nell'area di lavoro (spazio bianco al centro dello schermo) E' possibile, a questo punto, inserire un elemento all'interno di questa cella, come ad esempio un logo oppure un blocco di testo. Procediamo con l'inserimento dell'immagine di un logo aziendale, trascinando nello spazio precedentemente creato, il pulsante Immagine. Selezionare dunque l'immagine da caricare dal proprio pc, oppure inserire l'url assoluto nell'apposito spazio, vicino al pulsante Aggiungi Immagine. Si potrà dunque gestirne le dimensioni, in modo che risultino responsive. Il consiglio è quello di cliccare sull'immagine per renderla attiva e poi cliccare sull'icona per la Gestione degli Stili  e fornire una dimensione in percentuale per la larghezza (ad esempio 30%), mentre lasciare tutte le altre dimensioni con il valore preimpostato Auto. In questo modo le dimensioni dell'immagine si auto adatteranno ad ogni dispositivo (potete testarlo agendo sulle icone ) Cliccando dunque sull'icona che ci permette di tornare alla lista dei blocchi disponibili possiamo continuare la composizione del nostro template di esempio, aggiungendo una lista di elementi, che potrebbe servirci per utilizzare l'accoppiata immagine/testo. Selezionare dunque il pulsante Lista di Elementi e trascinarlo nell'area di lavoro. Si creeranno così due righe contenenti immagini e testo, modificabili a piacere come già visto in precedenza. Sarà possibile inoltre formattare il testo, agendo sempre sull'icona della Gestione degli Stili ed agire nel blocco Tipografia, dedicato alla modifica dei caratteri. Attenzione! Ogni blocco di testo può avere un'unica formattazione. Quindi, prendendo come esempio le due righe precedentemente create, posso decidere quali sono le dimensioni ed il carattere per i titoli e per i testi puri, ma deciso che per il primo titolo (Supercar nell'esempio) voglio mettere il carattere Arial e dimensione H1, anche il secondo titolo cambierà si conseguenza (Old School nell'esempio). Lo stesso accadrà per i testi presenti nella cella sottostante. Inserire ora un blocco di testo, trascinando il pulsante Testo nell'area di lavoro e scrivere il testo desiderato. Supponiamo ora di voler creare un link per una porzione del testo appena inserito, sarà sufficiente selezionarlo e cliccare sull'icona del link che comparirà nella barra degli strumenti contestualmente al blocco di testo. Infine aggiungiamo il link per l'anteprima e quello per la discrizione alla newsletter. Trascinando e posizionando i due pulsanti ove desiderato, potremmo completare la configurazione del nostro template. Nell'immagine di esempio, vedremo l'inserimento del link per la disiscrizione. E' tutto, potete aggiungere, togliere, sistemare tutti i componenti della newsletter usando i nuovi strumenti messi a disposizione. Se poi siete creativi o maggiormente esigenti, potete importare il codice HTML creato dal vostro reparto marketing oppure scaricato da internet, agendo direttamente sul pulsante .       6.1.8 Problemi comuni di visualizzazione delle email con Outlook Nonostante i modelli creati in vtenext siano atti per essere visualizzati correttamente su tutti i client di posta elettronica, alcuni problemi di visualizzazione possono sorgere quando un utente apre un'email HTML in Outlook, in particolare nelle versioni 2007, 2010 o 2013. Questo accade perché queste versioni di Outlook utilizzano Microsoft Word per il rendering delle email, offrendo un supporto limitato per HTML e CSS. Cerchiamo dunque di analizzare i problemi di visualizzazione più comuni riscontrati dagli utenti di Outlook, insieme ai suggerimenti per risolverli. Problemi di visualizzazione comuni in Outlook e consigli per risolverli I margini non vengono visualizzati Tutte le versioni di Outlook (tranne Outlook.com) e Gmail non supportano i margini. È preferibile utilizzare la spaziatura interna per creare spazio attorno ai blocchi di contenuto. La spaziatura interna è supportata da tutte le versioni di Outlook e da altri principali provider di servizi email. Tuttavia, questa può rendere il contenuto più compresso su dispositivi mobili. Altezza della linea non coerente Le versioni di Outlook 2007, 2010, 2013 e Office 365 non supportano in modo uniforme l'altezza della linea. Alcune versioni accettano un valore percentuale (es. 140%), mentre altre solo numeri interi (es. 4). Se scrivi il CSS manualmente, è consigliabile specificare entrambi i valori. Con l’editor a trascinamento, questa impostazione viene applicata automaticamente. Distorsione delle immagini Outlook non ridimensiona correttamente immagini con larghezze superiori a 1000 pixel, mostrando l'immagine alle sue dimensioni originali e distorcendo il layout. È consigliabile usare immagini con una larghezza compresa tra 400 e 650 pixel. Nel designer per email, le immagini vengono automaticamente ridimensionate fino a 1300 pixel di larghezza. GIF non animate Le GIF animate sono supportate da Outlook 365 (desktop e mobile) e da Outlook.com, ma le versioni 2007, 2010 e 2013 mostreranno solo il primo fotogramma. Assicurati che la parte più importante della GIF (come offerte o CTA) sia inclusa nel primo fotogramma. Duplicazione dei pulsanti Alcuni servizi email, come Gmail e Apple Mail, gestiscono i pulsanti tramite CSS standard, ma Outlook utilizza un sistema differente. Una correzione è stata implementata per garantire che Outlook renderizzi correttamente i pulsanti. Tuttavia, se l'email viene inoltrata o reindirizzata, questo può causare la duplicazione dei pulsanti. Una soluzione è creare un’immagine del pulsante e inserire un link. Immagine di sfondo non visualizzata Le immagini di sfondo potrebbero non apparire in alcune versioni di Outlook. È consigliabile impostare un colore di fallback. Questo vale sia per l’email HTML che per quelle create con il designer per email. Allineamento del testo Outlook non supporta l'allineamento giustificato. Purtroppo non c'è una soluzione per forzare Outlook a supportare questa funzionalità. Il designer per email, lanciato nel 2022, non prevede l'opzione di giustificare il testo, quindi non si riscontrano problemi in questo caso. Testo interrotto nei pulsanti Se il testo nei pulsanti si interrompe su più righe, è dovuto a un problema di rendering in Outlook. Puoi aumentare la spaziatura interna per evitare questo problema, o utilizzare un'immagine del pulsante. Tipo di carattere non corretto nei pulsanti Outlook potrebbe sostituire il tipo di carattere del pulsante con Times New Roman a causa di spazi aggiunti all'inizio o alla fine del testo. Rimuovere tali spazi risolve il problema. In alternativa, puoi creare un nuovo pulsante o utilizzare un’immagine. Link non cliccabili In alcune versioni di Outlook (2007 e 2013), i link accanto alle immagini nello stesso blocco di testo potrebbero non essere cliccabili. Si consiglia di rimuovere le immagini dal blocco di testo e inserire un blocco di immagini separato per evitare questo problema. 6.2 Statistiche di invio e altro A invio effettuato, all'interno del modulo Campagne potete accedere al tab Statistiche per visionare un grafico riepilogativo delle statistiche e il dettaglio per ciascuna statistica. IMPORTANTE: vtenext inserisce un'immagine nelle newsletter, adibita a comunicare al nostro sistema che la visualizzazione della mail è avvenuta correttamente e quindi aggiungere tale visualizzazione alle statistiche. Alcuni server, nei quali è attivo il servizio "Libraesva Email Security" o similare, la disabilitano completamente. Questo causa la non registrazione dell'apertura della newsletter. Siamo consci del fatto che il sistema di tracciamento non è per questo motivo, affidabile al 100% e non è attualmente possibile ovviare a questa casistica (comunque bassa). Ci teniamo a precisare altresì, che questa particolarità è presente anche in altri servizi di invio newsletter, i quali utilizzano lo stesso metodo che utilizziamo noi (oramai divenuto uno standard). Inizialmente troviamo il grafico ad anelli, che permette di apprezzare sin da subito alcune interessanti statistiche della newsletter inviata: Email inviate suddiviso per colore tra Email Recapitate, Email Respinte ed Email Fallite, dove sarà possibile vedere il numero delle email che sono state fisicamente recapitate, assieme al numero di ermail respinte e fallite Email aperte suddiviso per colore tra Email Aperte ed Email Non Aperte Email disiscrizione  suddiviso per colore tra Email Disiscrizione, ovvero tutti gli indirizzi email che si sono disiscritti cliccando sull'apposito link ed Email, ovvero il resto delle email che ancora non si sono disiscritte Click email  suddiviso per colore tra Click Email, ovvero tutti gli indirizzi email che hanno cliccato almeno su un link, ed Email, ovvero il resto delle email che ancora non hanno cliccato sui link presente nella newsletter ricevuta Passando sopra col mouse su ogni singolo spicchio, è possibile apprezzare su una tooltip, il valore che rappresenta quella specifica fetta di statistica. Sotto al grafico ad anelli, si trova il grafico a barre orizzontali, con le medesime statistiche ripetute in modo da essere fruite in maniera differente rispetto alla precedente (ogni utente può scegliere come leggere le proprie statistiche). Sotto il grafico a barre orizzontali, troviamo i singoli blocchi, che permettono di apprezzare la lista delle email per stato. Da ognuno di questi blocchi, si possono creare nuovi Target, grazie al bottone "Crea Target", oppure esportare i nominativi in un file Excel col pulsante "Esporta Lista". Nella sezione statistiche infine, grazie al filtro denominato "Filtra per Newsletter" presente in alto a destra, è possibile accedere alle statistiche della campagna complessiva (che considerano quindi tutte le newsletter associate alla campagna), oppure ad una specifica newsletter. Email in coda email che devono essere ancora inviate (a invio terminato, questa colonna deve essere vuota) Email inviate email correttamente spedite e ricevute dal destinatario Email aperte per ciascuna email aperta: numero di aperture, data e ora prima ed ultima apertura, link alla scheda del nominativo Link cliccati se sono presenti link nel corpo dell’email, il sistema traccia il numero di click effettuati da ciascun destinatario per ciascun link. Troveremo anche i click fatti sui link di Anteprima e Disiscrizione alla Newsletter Disiscrizioni destinatari che hanno cliccato sul link per la disiscrizione Email respinte email inviate ma non ricevute dal destinatario (causa server irraggiungibile, casella satura…) Email fallite email che non sono state inviate (causa errore probabilmente nell’indirizzo) Email soppresse indirizzi email disiscritti dalla specifica campagna N.B.: i bounce vengono processati una volta al giorno grazie ad un cron. 6.2.1 Gestione manuale delle disiscrizioni E’ possibile disabilitare un’Azienda, Contatto o Lead alla ricezione delle newsletter in modo manuale all’interno dell’anagrafica ove si trova il campo “Riceve newsletter” (abilitato di default). Così facendo a quell’indirizzo email non saranno più spedite campagne di newsletter. Oppure agendo dal pulsante ALTRO, presente in alto a destra di ogni vista dettaglio anagrafica, è possibile cliccare sull'apposito pulsante DISATTIVA RICEZIONE NEWSLETTER. 6.2.2 Requisiti e configurazioni per l’utilizzo del modulo Newsletter Al fine del corretto funzionamento del modulo Newsletter è necessario soddisfare i seguenti requisiti o applicare la seguente configurazione: vtenext deve essere pubblico (accessibile da rete Internet): questo requisito garantisce la corretta tracciatura delle aperture delle email e dei click sui link ivi contenuti. Assicuratevi che la variabile $site_URL del file /htdocs/config.inc.php sia valorizzata con l’indirizzo pubblico di vtenext. Esempio: $site_URL = ‘https://crm.dominioazienda.it’; Configurazione dell’indirizzo email per i Bounce: I bounce sono gli indirizzi email non validi per cui è fallito l’invio della Newsletter. Per la gestione di essi, occorre predisporre un indirizzo email dedicato che appartenga al dominio di posta aziendale, ossia al dominio indicato in Impostazioni > Server di posta > SMTP. Attenzione! Se il dominio è diverso vi è la possibilità che le email inviate dal modulo Newsletter vengano considerate come spam). 6.2.3 Configurazione Newsletter (SMTP) Da Impostazioni > Altre Impostazioni, possiamo accedere alla pagina di Configurazione Newsletter, che permette, lato interfaccia, di configurare un SMTP dedicato per l'invio massivo delle email di marketing. Interfaccia della Configurazione Newsletter Modifica impostazioni dell'SMTP dedicato Cliccando su modifica, è possibile impostare una serie di parametri relativi alla configurazione dell'SMTP dedicato per l'invio delle Newsletter, nello specifico: Nome del Server es. smtp.nomedominio.it Porta la porta di configurazione per quell'smtp es. 465 Nome Utente l'indirizzo email legato all'smtp per quel dominio con diritti di relay su tutte le caselle Password la password associata all'email del nome utente sopra citato Richiede Autenticazione se il serve richiede l'autenticazione per la login Frequenza di invio numero massimo di email inviabili giornalmente Politica di esclusione indirizzi Per Campagna: esclude solo i disiscritti per quella determinata campagna Globale: esclude tutti i disiscritti del crm Configurazione Bounce IMAP Tutte le impostazioni per la casella Bounce, nella quale verranno rimandate le email di "rimbalzo", ovvero tutte le email che sebbene sono state correttamente inviate, vengono bloccate e rimandate al mittente. In questo caso, configurando questa casella, tutte le email di ritorno, verranno inoltrate in questo indirizzo senza intasare il vero mittente. In questa configurazione andranno inseriti: Nome del Server: per permettere la configurazione della casella Porta: quella consigliata dal mantainer Username: corrisponde all'indirizzo email che si desidera configurare per il Bounce Password: quella della casella email inserita nel precedente punto SSL/TLS: quello consigliato dal mantainer Indirizzo per il bounce: è sufficiente ripetere l'indirizzo inserito nel campo Username Cartella da monitorare: appena inseriti username e password, e cliccato sull'icona contestuale che si trova proprio su questo campo, verrà ricaricata momentaneamente la pagina per provare a raggiungere le cartelle di quella casella presenti sul server, e sarà necessario scegliere la cartella INBOX (ovvero la Posta in Entrata) Soglia di Bounce: definisce il numero massimo di email restituite come bounce oltre il quale un indirizzo viene automaticamente classificato come irraggiungibile. Una volta considerato non raggiungibile, l’indirizzo viene rimosso dalla newsletter e inserito nella lista degli indirizzi soppressi (non tra le disiscrizioni) ATTENZIONE: quando si imposta un server di posta per l'invio delle newsletter, si consiglia un servizio dedicato per questo specifico scopo. Non si vieta l'uso di altri sistemi classici o gratuiti come potrebbero essere caselle email di Office 365 oppure di GMail. Basti sapere che con questo tipo di servizi gratuiti, l'invio risulterà sempre limitato alla loro impostazione gratuita (negli esempi fatti, è di 500 email giornaliere). 6.2.4 Allegati nelle Newsletter Attualmente l’invio di Newsletter contenenti allegati non è supportato e, in generale, è fortemente sconsigliato. La motivazione è di natura tecnica e gestionale: ogni allegato verrebbe replicato un numero elevato di volte all’interno delle code di posta in uscita e successivamente nelle cartelle di invio, moltiplicandosi per ogni destinatario effettivo. Questo processo comporta un utilizzo significativo e non necessario di spazio sul server di posta, con possibili impatti sulle prestazioni e sulla stabilità del servizio. Esiste tuttavia una soluzione più efficiente e professionale. Il file può essere caricato in una repository online (ad esempio una cartella del sito web o un’area dedicata), rendendolo accessibile tramite un link pubblico. All’interno del template della newsletter è quindi possibile inserire un pulsante o un collegamento diretto al file, consentendo ai destinatari di scaricarlo con un semplice clic. Questo approccio elimina i problemi legati alla gestione degli allegati e, inoltre, offre un vantaggio strategico: permette di monitorare quante persone hanno effettivamente scaricato il documento e con quale frequenza, grazie alle statistiche messe a disposizione dal sistema di newsletter. 6.3 Modulo SMS E’ possibile abilitare vtenext all’invio di Sms. Per configurare l’invio di SMS accedere come utente amministratore a Impostazioni > Server Sms in uscita. Per abilitare l’invio di Sms da vtenext occorre attivare un servizio email-to-sms, ovvero un servizio che trasformi le email in sms. Per questo è possibile rivolgersi al proprio fornitore di fiducia oppure contattare i Partner vtenext. Una volta concessa l'abilitazione sarà possibile definire quali indirizzi email potranno utilizzare il servizio. In generale per inviare un Sms da email sarà sufficiente inviare una email ad un indirizzo destinatario costruito come segue: prefisso nazionale e numero destinatario @ dominio fornitore del servizio.it/ com/… Per utilizzare invece il servizio direttamente dall’anagrafica del destinatario (lead o contatto), cliccando INVIA SMS, all’interno del pulsante verde ALTRO, il sistema compone automaticamente l’indirizzo email del destinatario senza che l’utente abbia percezione e visione di questo passaggio. Riepilogando, per l’attivazione dell’invio di Sms occorre indicare in vtenext: dati della casella di posta abilitata all’invio di Sms; prefisso nazionale; dominio del fornitore del servizio Sms. Nome del server Va indicato l’indirizzo del server di posta in uscita riferito alla casella di posta abilitata all’invio di Sms Nome utente Login per accedere alla casella di posta Password Password legata alla casella di posta Richiede Autenticazione? Indicare Si/No a seconda delle caratteristiche del server di posta (in generale Si) Dominio da applicare ai numeri di Sms Questa informazioni viene fornita dal fornitore del servizio di sms Account del servizio sms Indicare il nome dell’account per il servizio Sms, questa informazione è fornita dal fornitore del servizio Sms Prefisso da applicare ai numeri di sms Indicare il prefisso nazionale (39 per Italia) Nome visualizzato nel sms spedito Questa funzione dipende dal fornitore del servizio, potrebbe non essere attiva Nome del server * = Può essere necessario aggiungere la porta. (es. mail.miodominio.it:porta) Account del servizio di Sms * = Può essere necessario utilizzare la mail che va inserita nel campo Nome Utente. (es. casella.abilitata@miodominio.it) 6.4 Modulo FAX E’ possibile configurare vtenext per l’invio di fax. Per configurare l’invio di Fax accedere come utente amministratore a Impostazioni > Server Fax in uscita. Per abilitare l’invio di fax da vtenext occorre attivare un servizio email-to-fax, ovvero un servizio che trasformi le email in fax. Per questo è possibile rivolgersi al proprio fornitore di fiducia oppure contattare i Partner vtenext. Sarà possibile definire uno o più indirizzi email abilitati all’invio di fax (solo gli indirizzi abilitati possono inviare fax). Per inviare un fax da email sarà sufficiente inviare una email ad un indirizzo destinatario costruito come segue: prefisso nazionale e numero destinatario @ dominio fornitore del servizio . it/ com/… Occorre quindi in vtenext indicare: Dati della casella di posta abilitata all’invio di Fax Prefisso nazionale Dominio del fornitore del servizio Fax Nome del server Va indicato l’indirizzo del server di posta in uscita riferito alla casella di posta abilitata all’invio di Fax Nome utente Login per accedere alla casella di posta Password Password legata alla casella di posta Richiede Autenticazione? Indicare Si/No a seconda delle caratteristiche del server di posta (in generale Si) Dominio da applicare ai numeri di fax Questa informazioni viene fornita dal fornitore del servizio di fax Account del servizio fax Indicare il nome dell’account per il servizio Fax, questa informazione è fornita dal fornitore del servizio Fax Prefisso da applicare ai numeri di fax Indicare il prefisso nazionale (39 per Italia) Nome visualizzato nel fax spedito Questa funzione dipende dal fornitore del servizio, potrebbe non essere attiva 7 Modulo GDPR 7. vtenext GDPR Web App L’APP Vtenext GDPR rappresenta lo strumento self service per la gestione dei dati personali da parte dei clienti. Per permetterne l’utilizzo ai clienti, è necessario creare una campagna in Vtenext per contatti e leads, con l’invito a effettuare l’accesso alla Web App. Ogni contatto presente nel CRM potrà così utilizzare Vtenext GDPR App e, in seguito a registrazione e conferma dell’account, avrà la possibilità di utilizzarne tutte le funzionalità. Il contatto potrà modificare i propri dati, rilasciare il consenso per il loro trattamento e per le operazioni di profilazione o cancellarsi dai database. Avrà inoltre la possibilità di gestire eventuali duplicati semplicemente selezionando l’entità principale da considerare e, in automatico, tutti i dati presenti nei campi dei duplicati alimenteranno il profilo scelto. Le operazioni effettuate sull’app dal contatto e confermate attraverso un link ricevuto con mail di notifica, si aggiorneranno in tempo reale all’interno del CRM e sui database dei sistemi ad esso connessi (ERP, Applicazioni HR, etc) 7.1 Come effettuare la campagna per i contatti Prerequisiti: Utilizzare vtenext 18.12 (o superiore) ed accertarsi che il sistema sia configurato per l’invio di email. 1) Per prima cosa dobbiamo verificare le impostazioni relative la sezione GDPR, quindi cliccare su Impostazioni 2) Cliccare sul menu ‘Customer tools’ e successivamente la sezione ‘GDPR’ 3) Di seguito sono mostrate tutte le impostazioni relative l’app GDPR divise in blocchi: 1 – Webservice – viene indicato Webservice endpoint (l’URL del CRM), Webservice username, Lingua di default e Logo di default che verrà visualizzato nell’app 2 – Template – Vengono selezionati i template per le diverse richieste (supporto, accesso, conferma, modifiche) 3 – Privacy Policy – Viene definita la propria Policy personalizzata 4) Cliccando su "MODIFICA" si possono variare i parametri memorizzati. In questa schermata è mostrato il primo blocco (Webservice) 5) Nel presente blocco (Template), si possono selezionare, come già accennato, template differenti da utilizzare per le richieste di supporto, di accesso del contatto, di conferma aggiornamento contatto e di notifica aggiornamento dati contatto. 6) Nell’ultimo blocco (Privacy Policy) si definisce la propria policy aziendale, ne troverai una di default già inserita. Verifica sia coerente con la tua politica di privacy. Si possono inserire immagini, tabelle, testo ecc. 7) A questo punto viene creata una nuova Campagna per l’invio di una successiva newsletter di informativa sul regolamento GDPR. Cliccare quindi sul tasto +CREA 8) È fondamentale, nella creazione della campagna, selezionare la tipologia, in questo caso GDPR. Procedere poi con il salvataggio 9) Questa sarà quindi la nuova Campagna appena creata 10) Ora dobbiamo creare un nuovo Target per relazionare i diversi contatti alla campagna. Possiamo farlo dal modulo Target, oppure direttamente cliccando sulla relazione TARGET presente nel dettaglio della CAMPAGNA appena creata e cliccando su AGGIUNGI TARGET. 11) Si definiscono i campi necessari e si procede con il salvataggio 12) Una volta salvato, si clicca su Contatti dalla Related List a fianco per selezionare appunto questi. Selezionare un filtro e fare click su "CARICA LISTA". 13) Se al punto 10) avevamo deciso di creare il Target, direttamente dal suo modulo, dobbiamo ricordarci di relazionarlo alla Campagna creata in precedenza. Per farlo, basta entrare nella Campagna e cliccare su Target nella Related List. Procedere cliccando su SELEZIONA TARGET. 14) Compare un popup, il quale mostra l’elenco dei Target presenti nel sistema e si seleziona quello creato, in questo caso GDPR Target, poi cliccare su ‘AGGIUNGI SELEZIONATI’. 15) A questo punto la nostra Campagna è relazionata ad un target, il quale a sua volta è relazionato a dei Contatti Procediamo quindi con la creazione di una Newsletter per l’invio della comunicazione. Dalla Related List della campagna cliccare su Newsletter e poi su AGGIUNGI NEWSLETTER. 16) Procediamo con la compilazione dei campi necessari, indicando nome, lingua, Nome mittente e indirizzo mail con cui sarà spedita. Una volta salvato, entrare nel dettaglio di questa per selezionare un Template Email come descritto nella successiva schermata. 17) Dal menù Altro, cliccare sul simbolo per selezionare un Template Email. Assicurarsi che nel template sia presente la variabile La variabile viene associata ad un link che può essere legato ad uno dei seguenti elementi: Bottone Immagine Testo Una volta selezionato l'elemento, nel template sopra è stato scelto il bottone, incollate la variabile nelle impostazioni del link nella parte denominata Href. 18) Selezionare il Template appena creato o quello predefinito chiamato "GDPR – Default newsletter – IT", il quale contiene il link necessario per le diverse procedure. 19) A questo punto possiamo cliccare su Invia Email per pianificare la nostra Newsletter all’orario schedulato. Una volta cliccato verrà modificato il campo ‘Pianificata’ come indicato di seguito. 20) Una volta inviata la mail al contatto saranno aggiornati alcuni campi nell’anagrafica dello stesso, ovvero la data di invio comunicazione ‘Data invio GDPR’. 21) Il contatto riceverà a questo punto un’email con un link di verifica. Cliccando su questo si aprirà una pagina di conferma dell’App. Solo una volta eseguito l’accesso, sarà possibile spuntare le proprie preferenze riguardo la sicurezza dei dati. Questi valori saranno aggiornati nell’anagrafica del contatto. 7.2 L’App in dettaglio Mail di inizio processo Un template email precompilato introduce la necessità di confermare le proprie scelte inerenti il trattamento dei dati personali. 1 Landing page di benvenuto Un semplice form online prevede la verifica del reale possesso della casella mail interessata. 2 Conferma Inviata Un semplice messaggio di conferma invio. 3 Accettazione privacy policy Solo l’accettazione della privacy policy consente di procedere con le funzionalità previste dalla app. 4 Consenso Granulare Possono essere confermate le singole opzioni di profilazione o trattamento dei dati. 5 Merge Contatti La app prevede la possibilità di unire contatti diversi facenti capo lo stesso indirizzo email. 6 Aggiornamento dei propri dati In completa autonomia il cliente può consultare o aggiornare i propri dati personali. 7 Diritto all’anonimato La cancellazione dei propri dati personali rende anonimo il contatto mantenendo le informazioni a corredo per i fini commerciali. 8 Portabilità dei dati Il contatto può scaricare i propri dati in formato CSV portabile. 9 Qualcosa non quadra? E’ previsto un form di richiesta informazioni che invia un'mail all'indirizzo "Email mittente" presente in Impostazioni > GDPR utilizzando il template "Template richiesta supporto". 10 I dati sempre sotto controllo Le funzioni della app permettono quindi di gestire in modalità self service il trattamento dei propri dati. L’utilizzo di Vtenext come HUB per la raccolta di informazioni da fonti esterne come ERP, Ecommerce, Strumenti di mailing, Form di raccolta Lead garantisce una gestione unificata del GDPR e il mantenimento autonomo dei datie consensi raccolti. L’app è utilizzabile anche in versione desktop KIT vtenext GDPR Per garantire la corretta gestione delle operazioni e dei processi collegati alla nuova direttiva, vtenext ha sviluppato il KIT GDPR, una soluzione completa che prevede un modulo aggiuntivo per vtenext, strutturato nelle due sezioni “Registro Trattamento” e “Kit Assunzione”. 8 Inventario: prodotti, servizi e listini 8 Inventario: prodotti, servizi e listini Per gestire al meglio il processo di vendita attraverso vtenext, vanno definiti in prima istanza il catalogo prodotti/ servizi, poi i listini particolari e le linee di prodotto. Ciò permette di gestire attività di vendita diversificate, tipologie di clientela che richiedono una diversificazione dei prezzi, nonché il ciclo passivo di ordini al fornitore. Come per gli altri moduli di vtenext, per creare un prodotto basta cliccare sull’icona  all’interno del modulo. Campi rilevanti: Nome Prodotto Denominazione del prodotto Codice Prodotto Il codice del prodotto compare poi in Preventivi, Ordini di Vendita, Fatture e Ddt Fornitore Permette di collegare l’anagrafica del fornitore del prodotto Prodotto Attivo Se attivo, il prodotto è disponibile per la vendita (questo significa che i prodotti non attivi non potranno essere inseriti in preventivi, ordini, ecc) Prezzo unitario Prezzo unitario di vendita, sarà proposto in preventivo, ordine, ecc Costo unitario Costo di acquisto Quantità in Stock Quantità presente a magazzino: viene scaricata alla creazione di una Fattura e incrementata alla creazione di un Ordine di Acquisto (in Stato = Spedizione Ricevuta) Livello Riordino Soglia di quantità per cui si richiede il riordino (da standard invia una notifica interna all'assegnatario del prodotto, come da immagine) Nella sezione Informazioni Prezzo potete inserire anche tasse e percentuale di tassa, che richiedono però una configurazione lato amministratore. Le tasse vanno definite in Impostazioni > Calcolo delle tasse Le valute vanno definite in Impostazioni > Valute 8.1.1 Bundle di prodotti E’ possibile creare dei bundle di prodotti tramite la definizione di relazioni tra prodotti di tipo padre-figlio. La tipologia di prodotti bundle è utile per gestire prodotti complessi, cioè prodotti “padre” composti da più prodotti semplici “figli”. Per esempio: un computer completamente assemblato potrebbe essere considerato un prodotto semplice, poiché nulla vieta di venderlo già pronto e assemblato da voi. Spesso però è il cliente che chiede di poter deciderne le componenti, allora è necessario definire un bundle di prodotti. Il menù relazioni, all’interno di una scheda prodotto, mostra il box Prodotti Bundle (i prodotti semplici) ed il box Prodotto Padre (che mostra il prodotto a cui fa capo quello dove ci si trova). Questa è la gerarchia che viene usata nella creazione di preventivi, ordini di vendita e ordini di acquisto. Per creare un bundle è necessario accedere all’anagrafica del prodotto padre e, in Prodotto Bundle, scegliere Aggiungi (nel caso si voglia creare un prodotto nuovo) oppure Seleziona (nel caso si voglia associare un prodotto già in database).   Nella scheda del prodotto figlio, il prodotto padre apparirà come in figura: Attenzione! Il prezzo del prodotto padre non equivale alla somma dei prezzi dei prodotti figli in quanto i singoli prezzi vengono definiti liberamente. 8.1.2 Prodotti configurabili e Varianti prodotto Dalla versione 20.04, è possibile gestire le varianti di prodotto col nuovo modulo denominato Prodotti Configurabili. Seguendo la logica di un normale e-commerce, potremmo gestire i prodotti padre e le relative varianti. Facciamo subito un esempio per meglio capire questa funzione. Nome Prodotto Nomi attributi Valori possibili iPhone Memoria 32Gb, 64Gb, 128Gb Colore Nero, Bianco, Oro T-Shirt Taglia S, M, L, XL, XXL Colore Bianca, Rossa, Verde Per ogni prodotto padre, si potranno dunque creare infinite varianti. Vediamo come: Creazione di un Prodotto Configurabile con Varianti Dettaglio di un prodotto configurabile con gli attributi inseriti Andrà infine creato un prodotto (dal modulo Prodotti standard di vtenext), ed andranno selezionate le varianti impostate come mostrato nell'immagine più in basso. Il nome del prodotto, da esempio, potrebbe essere iPhone 32GB Nero e le varianti selezionate saranno appunto Memoria da 32Gb e Colore Nero. Sarà inoltre possibile inserire un codice SKU (Stock Keeping Unit) per il prodotto. Questo codice identificativo di un articolo gestito a magazzino, viene solitamente assegnato ad un prodotto per identificarlo. Dettaglio prodotto con informazioni variante configurate Quando verrà compilato un nuovo preventivo, sarà possibile cercare il prodotto iPhone, come da esempio, e questo ci permetterà di cercare tutte le sue varianti possibili. Si fa notare che, la ricerca del prodotto con varianti, dal modulo preventivo, funziona solamente se esiste almeno un prodotto ed una variante collegata. Dettaglio ricerca prodotti con varianti, nei preventivi Dettaglio prodotto selezionato nel modulo preventivi: gli attributi vengono inseriti nella descrizione del prodotto stesso 8.2 Linee di Prodotto Una linea di prodotto riunisce un gruppo di prodotti che soddisfano la stessa tipologia di bisogni. Banalmente, una categoria merceologica può costituire una linea di prodotti: come ad esempio Hardware, Software, Servizi. vtenext permette di creare questi gruppi attraverso il modulo Linea di Prodotto. La scheda relativa alla linea prevede un nome, un assegnatario, una descrizione e un Budget Annuale. Tale budget deve essere stabilito di anno in anno e fornisce una stima del programma di profitto su quel determinato gruppo di prodotti. Attraverso il menù relazioni è possibile, scegliendo la voce Prodotti, accedere alla lista di tutti prodotti associati a quella linea e aggiungerne di nuovi. Il modulo Linee di Prodotto genera le statistiche presenti all'interno della singola opportunità ad essa collegato e inoltre alimenta le statistiche presenti all'interno del Budget associato a tutte le Opportunità presenti all'interno del CRM. Per informazioni riguardanti gli impatti delle Linee di prodotto  si consiglia la lettura del capitolo 9.4 Budget. 8.3 Servizi Servizi è un modulo simile a Prodotti che intende distinguere il catalogo dei prodotti a magazzino, fisici, rispetto a servizi quali pacchetti di formazione e assistenza, definiti da una durata temporale (ore, giorni, anni). Campi rilevanti della scheda servizio: Nome Servizio Nome del servizio Unità di misura / Numero unità Indicare l’unità di misura del servizio e le unità previste Attivo Se attivo è disponibili per la vendita (significa che i servizi non attivi non possono essere inseriti in un preventivo, un ordine, ecc). Per le tasse vale la stessa configurazione spiegata per il modulo Prodotti. 8.4 Listini La funzione di un listino è quella di raccogliere un insieme di prodotti il cui prezzo varia rispetto a quello unitario, definito nella scheda prodotto. Per crearne uno, nel modulo Listini cliccare su Per evitare confusione, è necessario attribuire un nome univoco al Listino. Il programma permette d’inserire anche una descrizione per eventuali referenze future. Per i campi rilevanti, le valute, ecc, potete fare riferimento a quanto spiegato per i moduli Prodotti e Servizi.Tramite il menù relazioni potete agganciare i prodotti e i servizi, impostando i prezzi validi all’interno del listino. Una volta associato un prodotto/ servizio a un listino, potete richiamare il listino quando state compilando fatture, preventivi e ordini di vendita. Cliccando sull’icona , su ciascuna riga prodotto, è possibile visionare la lista dei listini che includono il prodotto e selezionare quello desiderato. 8.5 Importazione ed esportazione di prodotti e servizi Attraverso le funzioni di esportazione e di importazione, presenti anche negli altri moduli, è possibile importare prodotti all'interno del crm ed esportare le anagrafiche dei prodotti presenti. Per la metodologia da eseguire per l'importazione dei dati con riferimenti all'importazione dei prodotti si raccomanda la lettura del capitolo 17.16 Importazione Dati, mentre per le regole generali sulle funzionalità disponibili all'interno dell'import ( controllo duplicati ) si rimanda al capitolo 3.5.1 Importazione. 8.6 Inventario: termini e condizioni Questa opzione, è raggiungibile da Impostazioni > Altre impostazioni > Inventario: termini e condizioni. Essa permette di esprimere i termini di vendita che compariranno automaticamente ogni volta che verrà compilato un preventivo. 9 Vendite: dall’opportunità commerciale alla fattura 9 Vendite: dall’opportunità commerciale alla fattura I principali moduli e processi coinvolti nelle fasi di prevendita, vendita e post-vendita sono: Leads Opportunità Preventivi Ordini di vendita e acquisto Fatture Assistenza clienti e FAQ Quelle che vengono normalmente definite come liste di marketing (provenienti da siti web, passaparola, fiere o fornitori vari) sono gestite con il modulo Leads. Come spiegato nella prima parte del presente manuale, solo in seguito a una manifestazione di reale interesse, il commerciale che gestisce il lead lo convertirà in cliente (azienda e/o contatto). Con questo metodo si riesce a tenere ben distinte le attività sui potenziali rispetto a quelle sui clienti acquisiti o con trattativa in corso. Tutte le attività commerciali propriamente dette, si realizzano quindi su Aziende e/o Contatti. Dal menù relazioni delle aziende/ contatti trovate molte possibilità di collegamento in quanto tutto il CRM ruota intorno al cliente. Vediamo ora in dettaglio i processi commerciali e amministrativi: Opportunità, Preventivo, Ordine di Vendita, Fattura. 9.1 Opportunità L’opportunità viene definita se esiste un interesse reale per i vostri prodotti/ servizi sia da parte dei potenziali che degli attuali clienti, aprendo una trattativa. Se non viene creata in modo automatico tramite la conversione (si veda la sezione sui Leads), potete aggiungere in seguito l’opportunità all’Azienda a cui è rivolta, tramite il menù relazioni. L’opportunità è il contenitore della trattativa e di tutte le informazioni, i documenti e la comunicazione tra voi e il cliente riguardanti strettamente la singola trattativa collegata. Inoltre lo strumento ha obiettivi commerciali di forecast e report da non tralasciare (ad esempio il tool Budget a disposizione a questo scopo). Vale anche per Opportunità, come per tutti i moduli di vtenext, la possibilità di personalizzare l’anagrafica modificandone i campi tramite Layout Editor. Nome Opportunità Nome dell’opportunità Ammontare (€) Utile per chi desidera fare delle previsioni sul valore delle opportunità aperte, sebbene il valore iniziale potrebbe essere indicativo. Viene auto-calcolato al momento del legame con un preventivo se si sono organizzate linee di prodotto Attenzione: il campo ammontare, a standard, si aggiorna solamente se il preventivo collegato è in stato "Creato" o "Consegnato" Nome Azienda Collegamento con l’azienda cliente presente nel CRM Data di chiusura attesa Data presunta di conclusione dell’affare Tipo Permette la catalogazione tra Business esistente e nuovo business. Prossimo Step Il passo successivo nella trattativa Fonte Lead Riporta l’origine del lead, nel caso in un cui l’opportunità derivi da una conversione dello stesso Stadio di vendita Importante per conoscere lo stato dell’arte della trattativa. Assegnato a Di default viene assegnata all’utente che la crea. Identifica il commerciale che gestisce la trattativa Probabilità (%) Probabilità di successo della trattativa che, moltiplicato per l’ammontare, permette di avere una previsione verosimile del valore della singola opportunità Fonte Campagna Se la fonte è una campagna in atto o conclusa, potete collegarla Anche le opportunità sono esportabili e importabili via .csv (si veda capitolo dedicato). Nell'opportunità, vi sono inoltre tre TAB importanti che vanne tenute in considerazione e che permettono di avere uno spettro di informazioni maggiore: Attori  Gli Attori sono i Contatti e le Aziende coinvolte nella specifica Opportunità. I Contatti possono essere: - Contatti dell'Azienda principale: ovvero le persone direttamente collegate al progetto commerciale e dunque all'azienda a cui ci stiamo rivolgento - Altri Contatti: ovvero altre persone, che possono anche non fare parte dell'azienda principale, ma che sono comunque coinvolti nel progetto commerciale (es. tecnici esterni) Ci sono poi le Aziende che possono essere: - Partner: ovvero aziende che collaborano con l'azienda principale e che nel campo Tipo, è stata selezionata la voce Partner - Concorrenti: ovvero aziende che competitor dell'azienda principale e che nel campo Tipo, è stata selezionata la voce Concorrente Linee di Prodotto  Le Linee di Prodotto, servono per determinare un Budget annuale che quella specifica linea deve raggiungere. Grazie poi ad un report custom nel modulo delle Opportunità, è possibile apprezzare il Delta Budget da raggiungere. Si veda anche il capitolo dedicato (Cap. 8.2 Linee di Prodotto) Grafici  I Grafici permettono di visualizzare l'andamento dello storico di tutti gli ammontare di quella specifica opportunità. Ogni volta che viene creato un preventivo e/o viene revisionato, tale operazione varia anche il campo Ammontare presente nell'opportunità stessa. Tale operazione permette al grafico di alimentarsi e rendere leggibile l'andamento su un istogramma. Sulla destra di quest'ultimo grafico, si trova anche il grafico a torta delle linee di prodotto, per apprezzare in quale percentuale ogni singola Linea cuba sul totale. 9.2 Preventivi Dall’anagrafica opportunità, azienda o contatto, tramite il menù relazioni e Aggiungi Preventivo potete creare un nuovo preventivo. NB.: un preventivo non può essere creato a partire da un lead. In alternativa, dal modulo Preventivi con andrete a comporre il nuovo preventivo inserendo i collegamenti al cliente in modo manuale. Soggetto E’ consigliato menzionare il nome dell’azienda e/o del progetto per facilitare la ricerca Nome Opportunità Campo di collegamento del preventivo all’opportunità commerciale di cui fa parte Stadio Preventivo Importante per conoscere lo stato dell’arte della trattativa. Gli stati sono impostabili liberamente dall’amministratore di sistema Valido fino a Data di scadenza dell’offerta Nome Contatto Collegamento con la persona referente (equivale a “all’attenzione di”) Responsabile Inventario La scelta di un responsabile inventario, non comporta automatismi, è un campo di sola visualizzazione Nome Azienda Collegamento con l’azienda cliente a cui il preventivo è riferito Assegnato a L’utente CRM che ha in gestione il preventivo, di default viene proposto chi sta creando   La seconda parte della scheda presenta le righe prodotto/servizio. Potete inserire il vostro prodotto tramite digitazione nell’apposita sezione. Per i Preventivi, vtenext considera tutti i tipi di tasse e sconti che possono essere applicati alle offerte di prodotti e servizi, incluse tasse locali, statali o federali e anche tasse speciali. Queste tasse possono essere calcolate su ogni prodotto/servizio o sul totale documento. Prima di selezionare il prodotto/ servizio sarà opportuno decidere quale Modalità di Tassazione utilizzare. La figura sotto mostra un esempio per introdurre i dettagli dei prodotti calcolati con la modalità Individuale. Tale modalità infatti inserirà la tassazione per ogni singola riga prodotto. Nella figura sotto potete vedere il dettaglio dell’inserimento con la modalità Gruppo. Qui il totale delle tasse è calcolato dopo l’inserimento di tutti i prodotti e presentato in fondo al preventivo assieme ai totali. Prodotti Selezionare il prodotto o servizio desiderato. E’ possibile aggiungere un commento per ogni singolo prodotto offerto Quantità in stock Dopo aver selezionato un prodotto vedrete qui la quantità in stock attuale caricata in automatico. Quantità Quantità per articolo per singola offerta   Prezzo unitario Viene visualizzato come definito nella scheda prodotto   Prezzo di listino Potete usare l’icona Listino per selezionare un prezzo variato dal listino, saranno proposti i listini di cui il prodotto fa parte Sconto Potete scontare per riga prodotto e/o per totale, esprimendo in percentuale sul prezzo di listino o in cifra precisa. Nel caso %, è possibile indicare più sconti in sequenza separando le percentuali con Tasse vtenext calcola le tasse in base alle informazioni imputate nella scheda prodotto. E’ possibile modificare la tassa senza cambiare l’inserimento del catalogo prodotto. È possibile visualizzare una tassazione per riga o per totale Margine Viene calcolato in modo automatico: rapporto tra guadagno (prezzo di listino – costo prodotto) e prezzo di listino Spese di Spedizione Potete aggiungere ulteriori tariffe di spedizione   Tasse sulle Spese di Spedizione Potete aggiungere ulteriori tasse sulle tariffe di spedizione Arrotondamento Arrotondate il valore finale in positivo o negativo   Una volta salvato il preventivo, potete creare o inviare il PDF relativo utilizzando le funzioni messe a disposizione dal pannello del modulo PDFMaker presente nel menu Altro, in alto a destra. Per maggiori informazioni sul modulo PDFMaker e la stampa consultare il relativo capitolo. Potete sfruttare il menù relazioni per collegare al preventivo in modo specifico la comunicazione con il vostro cliente (Messaggi), gli appuntamenti (Attività), lo scan del preventivo con le modifiche che il cliente vi chiede (Documenti), e via dicendo. 9.3 Ordini di Vendita L’arrivo della conferma d’ordine è il momento in cui si può considerare vinta l’opportunità. L’ordine però potrà essere variato rispetto il preventivo proposto inizialmente. vtenext dà la possibilità di tenere traccia di queste differenze. Di default, il pulsante Genera Ordine di Vendita dal menù Altro della scheda preventivo vi permette di creare l’ordine trasferendo il contenuto del preventivo e apportando eventuali modifiche. Soggetto Suggeriamo di includere il riferimento ad azienda e/o opportunità per facilitare la ricerca futura dell’ordine Nome Opportunità Collegamento tra l’ordine e l’opportunità di cui fa parte   Numero Cliente Se utilizzate codici numerici cliente potete inserire qui quello relativo all’ordine   Nome Preventivo Collegamento con il preventivo che ha originato l’ordine   Ordine di acquisto Se il cliente vi manda il riferimento al suo ordine di acquisto, potete inserirlo qui   Nome Contatto Collegamento con il referente cliente (persona a cui vi rivolgete)   Data Scadenza Data scadenza dell’ordine   Trasportatore Potete indicare il corriere che farà la consegna   Stato Importante per conoscere lo stato dell’arte dell’ordine. Gli stati sono impostabili liberamente dall’amministratore di sistema. Imposta di fabbricazione Tasse speciali o altri costi Nome Azienda Collegamento con l’azienda cliente a cui è rivolto l’ordine   Commissione di vendita Eventuali commissioni Assegnato a L’utente CRM che ha in gestione l’ordine, di default viene proposto chi lo sta creando   PBlockRO Per il modulo Ordini di Vendita (è presente solo in questo modulo) è disponibile il campo "PBlockRO" che può essere attivato via processo e poi gestito via campi condizionali in modo che se spuntato, nasconderà il blocco prodotti in modifica dell'Ordine di Vendita stesso 9.3.1 Fatturazione ricorrente da Ordine di Vendita E’ possibile attivare dall’ordine di vendita la generazione automatica di fatture attraverso le opzioni del blocco Informazioni Fatturazione Ricorrente. Abilita ricorrenza Spuntare per abilitare la generazione automatica della fattura dall’ordine di vendita, dopo aver creato la prima fattura Frequenza Giornaliera, settimanale, mensile   Data di inizio Quando partirà la fatturazione ricorrente   Data di fine Quando terminerà la fatturazione ricorrente   Durata pagamento Indicare la durata   Stato Fattura Lo stato che assumeranno di default le fatture autogenerate   Attenzione! Per il funzionamento della fatturazione ricorrente è necessario abilitare il CRON del server su cui è installato vtenext! Si veda il paragrafo dedicato CRONJOB - Processi da pianificare. 9.4 Budget Il modulo Opportunità mostra informazioni relative all’andamento della stessa in relazione con altri oggetti collegati. Il modulo Budget è navigabile attraverso le tab che si presentano come in figura: Il tab Informazioni riguarda direttamente l’opportunità, mentre le altre schede sono relative al Budget. Attori: se inseriti, sono dati relativi a contatti, partner e concorrenti, utili per la fase di trattativa. Possono essere aggiunti come nuovi oppure selezionati se già presenti in CRM, e sono profilabili secondo il loro ruolo nella trattativa. Altri contatti: se inseriti, sono i contatti (anche di aziende diverse) collegati all’ opportunità. Partner: se inseriti, sono le aziende che hanno un rapporto di partnership con l’azienda che rappresenta un’opportunità di vendita. Concorrenti: se inseriti, rappresentano uno o più concorrenti (Aziende con campo Tipo = Concorrente) legati all’opportunità di vendita. Anche in questo caso possono essere selezionate dal database del CRM oppure aggiunte come nuove. Linee di prodotto: informazioni su ammontare e margini di guadagno organizzate per linee di prodotto. I prodotti sono quelli inclusi nell’ordine di vendita o nel preventivo collegati, raggruppati come stabilito nel modulo Linee di Prodotto. L’ammontare è la somma dei valori economici di tutti i prodotti presenti nell’opportunità appartenenti a una determinata linea. Il margine viene calcolato, sempre per linea, basandosi sulla differenza tra il prezzo di vendita del prodotto e il suo costo. Il margine viene espresso in percentuale ed è calcolato facendo una media pesata dei prodotti presenti nella linea di appartenenza. La formula utilizzata per calcolare il margine è: [SOMMA(prezzi) - SOMMA(costi)] / SOMMA(prezzi)]. Il costo di ogni prodotto deve essere definito nella relativa scheda tramite il campo Costo unitario. Grafici: rappresentano lo storico ammontare dei diversi rapporti avvenuti attraverso l’opportunità di vendita. vtenext prevede anche funzionalità di gestione generale del budget in base alle informazioni contenute in Opportunità, Prodotti, Linee di prodotto, Preventivi (per i Preventivi vengono presi in considerazione solo quelli in stato Creato o Consegnato). Alcuni valori presenti in questi moduli andranno ad alimentare il report Budget per linee di prodotto (Budget by Product Line) contenuto nella cartella Budget nel modulo Reports. E’ possibile accedervi direttamente cliccando sul pulsante “Budget” presente nel menu delle Opportunità. Tale report permette di avere una visione immediata della propria situazione commerciale, organizzata per periodo di tempo. E’ possibile navigare i dati per anno, semestre, quadrimestre, trimestre o per mese. Vengono presentati i seguenti dati: Budget: informazione stabilita nell’apposito campo YearlyBudget contenuto all’interno delle istanze del modulo Linee di prodotto. Best: somma degli ammontare delle opportunità che hanno una probabilità di chiusura di almeno 70%. Forecast: somma degli ammontare delle opportunità che hanno una probabilità di chiusura di almeno 80%. Worst: somma degli ammontare delle opportunità che hanno una probabilità di chiusura di almeno 90%. Ordini chiusi: somma degli ammontare relativa agli ordini di vendita chiusi. Delta Budget: differenza tra il budget definito nella relativa linea di prodotto e l’ammontare degli ordini di vendita, sempre relativo alla medesima linea di prodotto. In sostanza esprime quanto rimane per raggiungere il budget previsto. Per default il report presenta le informazioni organizzate per linea di prodotto. E’ tuttavia possibile organizzarle anche per utente assegnatario dell’opportunità. Riassumendo la questione Budget: Le colonne Best, Forecast, Worst vengono quindi conteggiate in base alla % di probabilità di chiusura dell'opportunità. Per essere conteggiata nella colonna "Best", l'opportunità deve avere una probabilità di almeno 70% di chiusura, per essere conteggiata nella colonna "Forecast", almeno l'80% e per comparire nella colonna "Worst", deve essere almeno al 90%. 9.5 Fatture L’utilizzo del modulo di fatturazione è utile per gestire la parte amministrativa all’interno di vtenext (importi in pagamento, fatture chiuse, insoluti), mantenendo lo storico del cliente tutto in un’unica piattaforma. Il modulo può essere usato indipendentemente dal modulo Preventivi. Spesso le aziende preparano preventivi molto accurati e con lunghe descrizioni dei prodotti, mentre le fatture sono quasi sempre descrizioni sintetiche con indicazione degli importi e delle modalità di pagamento. Il tasto Crea Fattura dall’anagrafica dell’ordine di vendita o del preventivo (menù Altro) vi aprirà in creazione la fattura già agganciata, proponendovi lo stesso contenuto. Soggetto Nome della fattura   Ordine Vendita Campo di collegamento all’ordine di vendita originario   Numero Cliente Se il cliente ha un codice interno   Data Fattura Ogni fattura deve aver una data   Scadenza Pagamento Data di scadenza per il pagamento di questa fattura   Ordine di Acquisto Riferimento all’eventuale ordine di acquisto del cliente   Imposta di fabbricazione Informazioni sulle imposte di fabbricazione   Commissioni Vendita Eventuale commissione di vendita   Nome Azienda Collegamento all’azienda cliente   Stato Importante per conoscere lo stato dell’arte della fattura. Gli stati sono impostabili liberamente dall’amministratore di sistema Assegnato a Utente che gestisce la fattura, di default viene proposto chi la sta creando   La fattura è esportabile in PDF secondo i template disponibili: si veda capitolo PDF Maker. 9.6 DDT Il modulo DDT serve per gestire i documenti di trasporto ed è l’ultimo passaggio nel ciclo vendite-amministrazione. Inserire i campi principali ed i prodotti relativi alla spedizione. E’ possibile creare un DDT partendo da un ordine di vendita tramite Crea DDT (menù Altro), in questo caso tutti i dati dell’ordine di vendita saranno riportato nel DDT. Per la stampa in PDF del DDT vedere il capitolo dedicato al modulo PDF Maker. 10 Post-vendita: assistenza clienti e tracciamento attività 10 Post-vendita: assistenza clienti e tracciamento attività La fase post-vendita si incentra sul supporto al cliente e richiede di: Gestire eventuali problemi o richieste dei clienti sui prodotti/ servizi forniti; Fornire al cliente uno strumento per monitorare lo stato di avanzamento lavori su ciascuna richiesta; Fornire al reparto vendite una panoramica sulle richieste fatte dai clienti per ciascun prodotto/ servizio offerto; Gestire le fasi progettuali successive alla vendita (per esempio commesse); Fornire al tecnico uno strumento per compilare il rapporto di intervento. Il modulo Assistenza Clienti si basa sui ticket. Il ticket rappresenta la richiesta di un cliente riferita a un prodotto/ servizio acquistato ed associabile a varie altre entità di vtenext (Calendario, Aziende, ecc). Ad esempio: Per rilasciare una licenza venduta, potete aprire un ticket che traccia lo stato e il codice; Se un cliente ha un contratto di assistenza potete aprire un ticket della durata di un anno per informare chi lo deve gestire; Se un cliente vi chiama per un reclamo o un malfunzionamento potete aprire un ticket e assegnarlo a un tecnico libero che potrà intervenire. vtenext offre anche un sistema di FAQ in cui per singolo prodotto/ servizio è disponibile una lista di domande e risposte per fornire linee guida e un supporto di primo livello. I ticket più comuni possono essere gestiti tramite il sistema FAQ. 10.1 Assistenza Clienti (Ticket) Il ticket è un oggetto trasversale: nell’Assistenza Clienti è considerato come una richiesta da parte del cliente, ma dopo la vendita può essere utilizzato anche per richieste interne all’azienda (gestione delle non conformità) e per attività progettuali (Pianificazioni). È bene quindi provvedere con campi personalizzati per categorizzare la natura del ticket. Come sempre, per creare un nuovo ticket si può procedere tramite il tasto dal modulo Assistenza Clienti, o tramite Aggiungi Ticket dal menù relazioni di un altro modulo. Priorità Personalizzabile: di norma su indicazione del servizio assistenza   Importanza Personalizzabile: di norma è su indicazione del commerciale in base al valore del cliente   Categoria Personalizzabile: per esempio reclamo, assistenza in garanzia o richiesta interna   Collegato a Campo di collegamento con un’anagrafica cliente (Aziende, Contatti, Leads)   Stato È fondamentale sapere il progresso del ticket (gli stati possono essere modificati dall’utente admin) Ore Ore impiegate per il ticket; quando al ticket si collega un servizio a contratto (unità di misura ore), questo valore aggiorna il progresso del contratto (alla chiusura del ticket) Giorni Giorni impiegati per il ticket; quando al ticket si collega un servizio a contratto (unità di misura giorni), questo valore aggiorna il progresso del contratto (alla chiusura del ticket) Nome Pianificazione Collegamento a una scheda pianificazione (progetto) Nome Operazione Collegamento a una scheda operazione (fase del progetto) Calendario, Documenti e quant’altri collegamenti permettono di centralizzare la storia del ticket nel contesto idoneo, al fine di ritrovare in futuro le informazioni in modo rapido per affrontare casistiche simili. E’ infine possibile aggiungere la firma del cliente sul rapportino di intervento collegato al Ticket. Per farlo è sufficiente accedere tramite APP a vtenext e cliccare sull’icona firma presente nel modulo dei Ticket. Di seguito un esempio di firma tramite APP: La firma verrà salvata e relazionata al Ticket. Essa sarà presente sia nella related apposita, visibile da browser e sarà inoltre integrata anche nel template del PDF Maker per la stampa del rapportino. Di seguito è visibile un esempio di visualizzazione della firma tramite browser e anche nel PDF prodotto da vtenext 10.1.1 Canali di assistenza I ticket possono provenire principalmente da tre diversi canali di comunicazione: Telefono: il cliente chiama la vostra azienda per fare richiesta di supporto, in questo caso il ticket sarà creato dal vostro operatore manualmente su vtenext. Email: potete dedicare un indirizzo email alla gestione delle richieste di supporto (esempio: supporto@dominioazienda.it), configurando la lettura della casella nel modulo Assistenza Clienti. Tutte le email ricevute nella casella vengono trasformate in ticket di vtenext e smistate in modo manuale o automatico (secondo workflow). Lo strumento che lo consente è il Mail Converter, si veda il capitolo dedicato. Portale Clienti: il canale preferenziale di vtenext, un’area riservata ai clienti nella quale avranno modo di aprire i ticket ricevuti in tempo reale da voi nel modulo Assistenza Clienti. Tra voi e il cliente potrà instaurarsi una conversazione tramite commenti. Il Portale non è soltanto un canale di acquisizione ticket ma di gestione vera e propria della comunicazione con il cliente che include, oltre allo spazio Assistenza, le FAQ e una serie di possibilità di condivisione documenti a discrezione dell’utente admin. Si veda il capitolo dedicato per la configurazione. 10.2 Interventi E’ possibile associare ai ticket degli interventi di risoluzione. Si tratta di un secondo livello di profondità, se un ticket richiede più attività a risoluzione della problematica. Data Data dell’intervento   Assegnato a Utente o gruppo di utenti   Unità Numero di unità coinvolte nell’intervento   Tempo Tempo impiegato   Prodotto Collegamento al prodotto interessato   Ticket Ticket di riferimento   Nuovo intervento Se attivo, al salvataggio permette di creare un nuovo Intervento   Cambia stato Cambia lo stato del ticket relazionato   Assegna ticket a Permette di riassegnare il ticket relazionato   La somma della durata degli Interventi legati a un ticket viene riportata nel campo Ore o Giorni del ticket. 10.3 SLA Service Level Agreement definisce il livello di efficienza che un’azienda si impegna a mantenere nei confronti dei propri clienti rispetto alla fornitura di un servizio. L’efficienza del supporto si misura non solo in termini di efficacia, ossia il raggiungimento dell’obiettivo, ma anche di prestazioni con cui l’obiettivo viene raggiunto. Gli SLA vengono applicati, generalmente, ai servizi di assistenza e definiscono i tempi di presa in carico e risoluzione delle segnalazioni di malfunzionamenti. Le tempistiche variano secondo la categorizzazione della segnalazione: ad esempio se la segnalazione riguarda un blocco del processo produttivo, lo SLA previsto è inferiore rispetto alla segnalazione di un malfunzionamento non bloccante. Nel primo caso l’azienda avrà impostato uno SLA di 4 ore, nel secondo di 12. I tempi di presa in carico considerano le fasce orarie e i giorni lavorativi. Ad esempio: il servizio è garantito nella fascia 8.00 – 18.00 per 365 giorni/anno, la segnalazione bloccante (che prevede SLA 4 ore) viene aperta alle 16.00 del giorno 5 marzo, la scadenza dello SLA sarà alle ore 10.00 del giorno successivo 6 marzo. In vtenext la funzionalità SLA si integra con il modulo Assistenza Clienti conteggiando il trascorrere del tempo dall’apertura del ticket alla sua presa in carico. Viene visualizzata nel relativo blocco: Tempo trascorso tempo trascorso dall’apertura del ticket (secondo quanto spiegato sopra) Tempo rimanente tempo ancora a disposizione prima dello scadere dello SLA Data partenza SLA data e ora di inizio del conteggio Data fine SLA data e ora in cui si prevede la chiusura dello SLA Orario aggiornamento data e ora dell’ultimo aggiornamento dei campi valorizzati automaticamente* Tempo SLA previsto tempo assegnato al ticket per risolvere e chiudere la segnalazione Data di chiusura Viene inserita in maniera automatica la data in cui viene messo in stato chiuso Ora chiusura ora in cui viene chiuso il ticket Fine SLA  valorizzato se il conteggio è concluso Tempo trascorso in idle tempo trascorso in sospensione (si veda successivamente) Tempo trascorso fuori SLA indica di quanto tempo si sta sforando rispetto allo SLA garantito Resetta SLA Azzera e fa ripartire il conteggio Attenzione! La frequenza dell’aggiornamento dipende dalle impostazioni di configurazione del CRON degli SLA nel sistema operativo. Il CRON degli SLA di default è disabilitato, deve quindi essere attivato affinché il modulo funzioni. Si veda capitolo dedicato CRONJOB – Processi da schedulare. 10.3.1 Configurazione SLA Per configurare il modulo SLA accedere al file SLA.config.php nella sottocartella in cui è installato il CRM modules/SLA. Aprire quindi il file con un editor (ad esempio Notepad++): Il file consente di definire una serie di impostazioni relative al conteggio degli SLA, a seguire il dettaglio. Definizione del modulo e del campo stato Stati per la Sospensione E’ possibile definire uno o più stati per i quali il conteggio degli SLA venga interrotto: In figura il conteggio degli SLA viene sospeso se il ticket viene posto in stato “In attesa di risposta”. Aggiungere un nuovo stato per la sospensione Per aggiungere un nuovo stato: a) aggiungere una nuova riga al file di configurazione come da figura: b) inserire il valore compreso fra apici e a seguire la virgola come in figura: Attenzione! La configurazione è case sensitive quindi prestare attenzione alle maiuscole e minuscole! Attenzione! Per i valori preconfigurati e non rimuovibili deve essere inserito il valore in inglese (accedere in inglese al CRM e Visionare i valori ad esempio con l’editor di picklist): Attenzione! Per i valori personalizzati inseriti attraverso l’Editor di Picklist Standard riportare esattamente il valore inserito: In figura il valore custom inserito è “In attesa merce ”(tutti i valori personalizzati inseriti attraverso l’editor di picklist standard rimangono invariati anche accedendo in lingue diverse. Nell’esempio in figura il valore inserito in Italiano rimane invariato anche accedendo in Inglese). c) salvare le modifiche. Stati per il Termine conteggio E’ possibile definire uno o più stati che provocano la fine dei conteggi: Aggiungere uno stato per il termine Per aggiungere un nuovo stato: a) aggiungere una nuova riga al file di configurazione come da figura: b) inserire il valore compreso fra apici e a seguire la virgola come in figura: c) salvare le modifiche Data e ora chiusura E’ possibile definire se i campi Data di chiusura e Ora chiusura debbano essere valorizzati in maniera automatica. Se true allora Data di chiusura e Ora chiusura saranno valorizzate in automatico non appena lo Stato del ticket assumerà uno dei valori definiti nella sezione del paragrafo Stati per il Termine conteggio. Se false allora Data di chiusura e Ora chiusura dovranno essere valorizzati manualmente. Fasce Orarie E’ possibile definire per ogni giorno della settimana la fascia oraria in cui il servizio di assistenza è da considerarsi attivo (quindi conteggiato nel calcolo degli SLA): E’ possibile definire per ogni giorno della settimana la fascia oraria in cui il servizio di assistenza è da considerarsi attivo (quindi conteggiato nel calcolo degli SLA): Vediamo in dettaglio la struttura di una riga. Ogni riga è formata da due fasce orarie una per il mattino e l’altra per il pomeriggio, ogni fascia oraria contiene poi l’indicazione dell’orario di inizio e dell’orario di fine: Esempio 1 di modifica di una fascia. Supponiamo di voler modificare la fascia orario del mercoledì: DA 8.00-12.00 e 15.00-19.00 A 8.00-13.00 e 14.30-18.30. Interveniamo quindi sulla riga che corrisponde a al giorno mercoledì: salviamo quindi il file. Esempio 2 di modifica di una fascia Supponiamo di voler impostare che per il sabato sia previsto di lavorare solo nella fascia mattutina 8.00-12.00. Interveniamo quindi sulla riga che corrisponde a al giorno sabato: e rimuoviamo il codice che riferisce alla fascia pomeridiana: quindi: e salviamo il file. Giorni della settimana esclusi E' possibile definire quali giorni della settimana possono essere completamente esclusi dai conteggi: Aggiungere un giorno da escludere Per aggiungere un giorno da escludere: a) aggiungere una nuova riga come in figura: b) indicare il progressivo del giorno seguito da virgola: Corrispondenza giorni e progressivi: Giorno Progressivo Domenica 0 Lunedì 1 Martedì 2 Mercoledì 3 Giovedì 4 Venerdì 5 Sabato 6 c) salvare il file. Giorni festivi nell’anno E’possibile definire dei giorni nell’anno che debbono essere esclusi dai conteggi (festività): Aggiungere una festività Aggiungiamo ad esempio il patrono, supponendo che sia festeggiato il 5 Giugno: a) aggiungere una nuova riga come in figura: b) indicare il giorno tra apici secondo lo schema ‘gg-mm’ e a seguire la virgola come in figura: c) salvare il file Giorni speciali E’ possibile definire dei giorni speciali, i giorni speciali possono essere: giorni nell’anno da contare nonostante siano da saltare,giorni con finestra temporale diversa dal normale Aggiunta di un giorno speciale: Si supponga di voler definire che la Vigilia di Natale la finestra temporale sia 8.00-12.00 e 14.00- 16.00, quindi: a) aggiungere una nuova riga come in figura: b) indicare quindi il giorno e la fascia oraria nel formato: ‘gg-mm’=>Array(Array(“hh:mm”, “hh:mm”), Array(“hh:mm”, “hh:mm”)),nell’esempio aggiungeremo la seguente linea: c) salvare il file. Elenco campi calcolati Non modificare questa sezione. Tempo SLA previsto Il campo Tempo SLA previsto, deve essere valorizzato con il tempo SLA preventivato per la risoluzione, associato al ticket: Attenzione! In fase di inserimento il Tempo SLA previsto deve essere valorizzato con il valore espresso in secondi: Valorizzazione automatica Tempo SLA previsto E’ possibile configurare vtenext in modo tale da valorizzare in maniera automatica il campo Tempo SLA previsto attraverso i Processi. Ad Esempio: Se il ticket viene definito come Urgente allora il tempo SLA previsto è di 4 ore, altrimenti è di 12 ore. Creiamo quindi un Processo che imposti il Tempo SLA previsto sulla base del campo Priorità del Ticket: 1. Andare in IMPOSTAZIONI BUSINESS PROCESS MANAGER > PROCESS MANAGER e cliccare su NUOVO in alto a destra; 2. Dare un titolo ed eventualmente una descrizione consona al Processo, come da esempio seguente: 3. Creare un processo che al cambio dello stato del ticket, intervenga su due condizioni, se è Urgente oppure se il campo Priorità assume qualsiasi altro valore. Supponiamo che il Ticket Urgente imposti lo SLA a 4 ore mentre tutti gli altri valori del campo Priorità, impostano lo SLA a 12 ore; 4. Configuriamo le Condizioni presenti nel task "Cambio stato del Ticket" in questo modo: 5. Configuriamo ora il Gateway in modo che se la Priorità è Bloccante il processo vada nel corretto Task: 6. Infine impostiamo i due Task "Bloccante" e "Altri Stati" in questo modo: Priorità Bloccante, imposta il campo Tempo SLA Previsto in 4 ore (ovvero 14400 secondi) Priorità Altri stati, imposta il campo Tempo SLA Previsto in 12 ore (ovvero 43200 secondi)   Resetta SLA Il Flag Resetta SLA consente di azzerare i conteggi in corso e di farli ripartire nel momento in cui viene impostato il conteggio degli SLA. Procedura: flaggare il campo “Resetta SLA” per azzerare tutti i conteggi:   ricaricare quindi la pagina per visualizzare i nuovi conteggi: 10.4 Tracciamento delle attività Il tracciamento è utile per archiviare e monitorare sempre il tempo investito sui propri clienti per qualsiasi genere di attività. Lo strumento è presente all’interno della scheda Azienda, Contatto, Ticket e nell’email (modulo Messaggi), sotto forma dei pulsanti Play, Pausa e Stop. Dal momento in cui si fa partire il tracciamento, il sistema conteggia il tempo che trascorre (in termini di orario) fino a quando si stoppa. E’ anche possibile mettere in pausa il tracciamento per non conteggiare eventuali pause). Al termine, viene proposta la creazione di un evento di calendario (Traccia) o di un evento più Ticket collegato (Traccia e Ticket). Le attività create in questa modalità assumono la tipologia Tracciato e possono poi essere oggetto di report. Il tracciamento nella registrazione dell'attività effettua i seguenti arrotondamenti: attività da 0 a 4 minuti vengono arrotondate a 4 minuti; attività di 5 minuti restano tali; attività da 6 a 10 vengono arrotondate a 10 minuti. N.B.: può essere tracciata solo un’entità alla volta. 10.5 Servizio a Contratto In vtenext esiste il modulo SERVIZI A CONTRATTO dedicato alla gestione di un servizio venduto ad un cliente, tracciando l’erogazione del servizio nel corso del tempo previsto dal contratto. Se per esempio vendete un pacchetto di 20 ore di assistenza con validità 1 anno, qui potete creare il pacchetto dedicato al cliente specifico, inserendo date e monte ore, e tracciare volta per volta l’erogazione delle ore tramite ticket collegati. Campo Descrizione Criterio di inserimento Data di fine Data di fine del servizio a contratto Quando lo status è impostato su Completo, o quando le unità usate raggiungono o superano le unità totali Durata pianificata Periodo in giorni nel quale il servizio è pianificato Al salvataggio del record Durata attuale Periodo effettivo sfruttato (in giorni) Al salvataggio del record o quando l’unità usata è aggiornata Progresso Percentuale di progresso del servizio Al salvataggio del record o quando l’unità usata è aggiornata Relazionato a Collegamento ad azienda o contatto Alla creazione, manuale se si crea da zero, auto-compilato se si genera il servizio da un modulo collegato. La precedenza è data ad Aziende. Unità di monitoraggio Calcolato sulla base delle unità usate Quando il servizio a contratto è aggiunto partendo da fattura, preventivo, ordine di vendita/ acquisto, l’unità di monitoraggio è quella utilizzata nel servizio sulla riga prodotto Unità Totali Numero di unità previste dal contratto Riporta automaticamente il valore del campo N. di unità del servizio collegato Unità Usate Numero di unità utilizzate finora Scalate dai ticket relazionati in base all’indicazione del tempo utilizzato su ciascun ticket in stato chiuso Unità residue Differenza tra unità totali e unità usate Auto-generato 10.6 Installazioni Alcune aziende hanno la necessità di associare ad un prodotto venduto uno specifico numero di serie o matricola. vtenext consente di immagazzinare questa informazione in un apposito modulo che relaziona cliente e prodotti. Il modulo Installazioni consente di tracciare tutte le matricole che sono state vendute/ noleggiate ai clienti, monitorando lo storico anche dell’eventuale assistenza erogata sul singolo esemplare. Per esempio, oggi vendete una caldaia “Marca - Modello X” a un cliente, la archiviate con il seriale XYZ1234 che identifica l’esemplare e l’ubicazione (stanza 1). Domani lo stesso cliente acquista da voi un’altra caldaia “Marca - Modello X” da ubicarsi nella stanza 2. Essa sarà archiviata tra le installazioni relazionate al cliente con il seriale JKW8900. Nel momento in cui il cliente vi segnalerà un guasto alla prima caldaia, il ticket sarà collegato non solo al cliente e al prodotto generico Caldaia “Marca - Modello X”, ma anche al seriale XYZ1234. Un’installazione deve necessariamente essere legata a: Un prodotto poiché con esso si identifica il bene in catalogo; Un numero di serie/ matricola identificativo e univoco; Un cliente (azienda); Un nome identificativo (per facilità di ricerca potete farlo coincidere con il numero di serie); Uno stato per distinguere macchine attive da dismesse. Dall’anagrafica azienda sarà possibile visionare ad esempio, il parco macchine venduto al cliente. Dall’anagrafica dell’installazione sarà visibile lo storico assistenza sul prodotto 10.7 FAQ: domande frequenti FAQ (Frequently Asked Questions) si riferisce a domande tipiche relative allo standard, con risposte che forniscono linee guida consultabili ad elenco. In vtenext possono essere utilizzate: Come conoscenza base verso il vostro cliente su un certo prodotto, servizio o procedura, tramite la condivisione di FAQ sul Portale Clienti; Possono essere anche utilizzate per informare i vostri dipendenti su procedure interne e modalità di risposta al cliente. La scheda FAQ comprende campi per collegare la domanda-risposta con una scheda prodotto, categorizzandola per tipo e filtrandone il contenuto a elenco (tramite Filtri, applicabili anche sul modulo FAQ), conoscere lo stato (attivo o non attivo) della domanda-risposta, ed altro (personalizzabili). N.B.: le FAQ possono essere generate molto rapidamente, convertendo direttamente un ticket in una domanda frequente. Per farlo, basta entrare in dettaglio di un ticket, cliccare sul pulsante ALTRO in alto a destra ed infine agire sul pulsante CONVERTI COME FAQ (vedi figura in basso). 11 Ciclo passivo: fornitori e ordini di acquisto 11 Ciclo passivo: fornitori e ordini di acquisto vtenext vi consente di gestire il ciclo passivo attraverso i moduli: Fornitori Ordini di Acquisto 11.1 Fornitori Analogamente alle anagrafiche Aziende, potete inserire qui le schede fornitori che presentano informazioni di contatto generali: nome, email, telefono, sito, codice contabile, categoria, ecc. Il Layout Editor permette anche in questo caso all’utente amministratore di personalizzare i campi dell’anagrafica. Dal menù relazioni sarà possibile collegare il fornitore a prodotti, ordini di acquisto, messaggi, attività di calendario, ecc. Le anagrafiche contatti saranno collegate tramite il campo Nome Fornitore e ciò distinguerà i contatti fornitori dai contatti delle aziende clienti. Attenzione! Le newsletter e i target non sono relazionati al modulo Fornitori. 11.2 Ordini di Acquisto Tramite Aggiungi Ordine di Acquisto dal menù relazioni della scheda fornitore, potete agganciare un ordine precompilato con il collegamento al fornitore in questione. La logica dell’Ordine di Acquisto non è differente da quella dell’Ordine di Vendita visto in precedenza, con meno opzioni. Anche questo documento è esportabile in PDF od altri formati tramite lo strumento PDF Maker. Soggetto Titolo dell’ordine Nome Fornitore Collegamento all’anagrafica fornitore presente in vtenext Numero Richiesta Se utilizzate questo codice Numero Tracking Se disponete dell’identificativo per il tracking della spedizione Nome Contatto Collegamento al contatto referente dell’ordine Data Chiusura Scadenza dell’ordine Trasportatore Corriere che farà la spedizione Commissioni Vendita Se applicata Imposta di fabbricazione Informazioni sulle tasse, se applicate Stato Importante per conoscere lo stato dell’arte di questa consegna Assegnato a Utente di vtenext che gestisce l’ordine Per la compilazione delle righe prodotto si veda quanto già spiegato in Ordini di Vendita. Spedizione Ricevuta Una volta impostato lo Stato = Spedizione ricevuta, il sistema automaticamente andrà ad aggiornare le giacenze di magazzino dei prodotti: alla giacenza attuale verrà sommata la quantità indicata nell’ordine di acquisto. La giacenza a magazzino di un prodotto è indicata nel campo Quantità in Stock presente nella scheda prodotto. 12 Gestione progetti e commesse 12 Gestione progetti e commesse La gestione dei progetti in vtenext si organizza su cinque moduli: Commesse Pianificazioni Operazioni Scadenze e grafico Pianificazione Ticket (utilizzo trasversale del modulo Assistenza Clienti) 12.1 Commesse Dalla versione 20.04, è disponibile il nuovo modulo delle Commesse, che fa da collettore alle Pianificazioni. In questo modo sarà possibile avere più Pianificazioni collegate ad una sola Commessa. Dettaglio Commessa Dettaglio Pianificazione con Commessa collegata N.B.: è possibile relazionare una Commessa esistente dalla Pianificazione, ma non è possibile scegliere una Pianificazione esistente dalla Commessa. 12.2 Pianificazioni Per creare una nuova pianificazione accedere al modulo e premere il pulsante  Campi rilevanti: Collegato a Collegamento all’anagrafica cliente (Aziende/Contatti) presente in vtenext, se il progetto ha a che vedere con il cliente. Se si tratta di un progetto interno, può essere lasciato vuoto Tipo Personalizzabile a seconda dei tipi di progetti in uso presso la vostra azienda   Progresso Valore percentuale di avanzamento del progetto   Stato Importante per conoscere lo stato dell’arte del progetto   All’interno del tab “Grafico Pianificazione” potete visualizzare un grafico Gantt del progetto (si veda più sotto, quando collegheremo Operazioni e Scadenze). Duplicazione di una Pianificazione Quando si procede alla duplicazione di una Pianificazione, che contenga una o più Operazioni relazionate, questa verrà duplicata assieme a tutte le sue Operazioni e Scadenze associate. 12.3 Operazioni Le operazioni consistono nelle fasi interne alla pianificazione che, una volta completate, portano alla conclusione del progetto. L’utente assegnatario dell’operazione, attraverso i campi Progresso e Ore impiegate, potrà aggiornare lo stato di avanzamento dell’attività. La rendicontazione permetterà di fornire una visione generale dello stato di avanzamento della pianificazione, sia attraverso la lista delle operazioni, sia attraverso la visualizzazione del diagramma di Gantt. Il colore delle barre Operazioni nel grafico corrisponde ai colori scelti per il campo "Priorità" (menu a tendina), gestiti direttamente da Impostazioni>Colorazione Vista per Lista. All’interno della barra colorata, un’ulteriore barra di colore più scuro mostra lo stato di avanzamento (basato sul campo Progresso). Dettaglio Progresso Esempio di Grafico Pianificazione con più Operazioni Lista completa dei campi disponibili e loro funzioni: Nome Operazione Campo per l'inserimento del nome dell'Operazione Numero Operazione Numerazione automatica progressiva, compilata al salvataggio Priorità Determina la priorità di quella specifica Operazione ed eventualmente il colore della barra presente sul diagramma di GANTT, se la configurazione è stata fatta da Impostazioni > Colorazione Vista per Lista per questo campo Tipo Menu a tendina con valori preimpostati modificabili Relazionato a La Pianificazione relazionata la trovate qui Ordine di Vendita L'Ordine di Vendita relazionato lo trovate qui Progresso Menu a tendina con valori preimpostati modificabili Ore Lavorate Campo ad imputazione libera Data di Inizio Imposta la data di inizio (importante per il calcolo della durata prevista e conseguentemente per la corretta visualizzazione del diagramma di GANTT) Data di Fine Imposta la data di fine (importante per il calcolo della durata prevista e conseguentemente per la corretta visualizzazione del diagramma di GANTT) Calcolo Automatico Durata Prevista Flaggando questo campo, la durata prevista viene compilata automaticamente, calcolandola in "giorni" in base ai valori inseriti nei campi Data di Inizio e Data di Fine. ATTENZIONE: se questa operazione non viene fatta, il diagramma di GANTT non restituirà la corretta visualizzazione del lasso di tempo previsto per le singole operazioni Durata Prevista Campo che si compila in automatico per effetto di quanto scritto al punto precendente Descrizione Campo di descrizione libera Gestione Ore/Budget in Operazioni Dalla versione 20.04 è disponibile all'interno delle operazioni il nuovo blocco di campi "Informazioni Budget" per frazionare l'erogazione dei servizi tra Progetto, Pacchetto o Consuntivo. Tramite il sistema di tracciamento delle attività le ore saranno scalate automaticamente anche nel blocco legato al budget dell'operazione. Configurazioni possibili: Progetto All'interno di un operazione a progetto, vtenext conteggia le ore previste sulla base del Prezzo di Vendita del Prodotto/Servizio venduto, dividendolo per il Prezzo a giornata indicato nell'anagrafica Azienda. La valorizzazione automatica delle Ore Usate, Budget Usato e Budget Residuo avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione.  Pacchetto   L'operazione a pacchetto permette di imputare un totale di ore vendute per il Prodotto/Servizio all'interno del campo Ore Pacchetto. Lo scalo automatico delle Ore da Usate e Ore Residue avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione. Consuntivo   L'operazione a consuntivo conteggia le Ore Usate e il Budget Usato sulla base delle attività o ticket relazionati. La valorizzazione automatica delle Ore da Fatturare, che subirà variazioni sulla base delle ore che l'utente inserirà manualmente in Ore Fatturate, avviene tramite la chiusura di un evento impostando il valore del campo stato a tenuto. L’evento è associabile direttamente all’operazione o, in alternativa, ad un ticket associato all’operazione.  All’interno del nuovo blocco "Informazioni Budget" è infatti presente un automatismo che associato ad un tipo di configurazione (progetto, pacchetto ed consuntivo) scala/ aggiunge ore all’interno dei campi dedicati all’interno della nuova sezione. Condizione necessaria per abilitare l’automatismo, come sopra descritto, è quella di creare un evento associato all’operazione o al ticket collegato all’operazione nei seguenti modi: attraverso il tracciamento dell’attività (premendo icona play); attraverso la creazione di ‘un evento tramite l’icona del calendario alla destra del tasto play; attraverso la creazione di un evento premendo direttamente all’interno delle relazioni. Dettaglio campo Prezzo a Giornata nel modulo Aziende Dettaglio Operazione con Budget a Progetto Dettaglio Operazione con Budget a Pacchetto Dettaglio Operazione con Budget a Consuntivo N.B.: Al variare della tipologia di Erogazione Servizio, vtenext non ricalcola le ore utilizzate precedentemente. 12.4 Scadenze e Grafico Pianificazione Le Scadenze rappresentano punti di chiusura di step della pianificazione. Nel grafico essa è rappresentata da un punto in corrispondenza del giorno indicato. E' inoltre possibile colorare in modo differente le barre del grafico, agendo da IMPOSTAZIONI > COLORAZIONE VISTA PER LISTA. Selezionando il modulo delle Operazioni, e cambiando il colore collegato al valore presente nel menù a tendina TIPO, è possibile ottenere un risultato come segue: 12.5 Ticket (utilizzo trasversale del modulo Assistenza Clienti) Un ulteriore livello di profondità, sotto Operazioni, è costituito dai ticket. Per utilizzare i ticket come attività di progetto è bene categorizzarli in modo da distinguerli dai ticket legati all’assistenza (basta sfruttare il campo Categoria). Attenzione: i ticket relazionati alla pianificazione non sono visualizzabili nel grafico Gantt. Un esempio d’uso: Pianifico al cliente MARIO ROSSI un progetto relativo alla Caldaia “Marca – Modello X”. Per l’installazione e il collaudo della caldaia, dovrò svolgere delle attività che dovranno essere conteggiate in un pacchetto assistenza venduto insieme al prodotto. Le attività saranno inserite all’interno dei due ticket, collegati all’Operazione e Pianificazione specifiche della Caldaia di Mario Rossi. Saranno inoltre relazionati al servizio a contratto del pacchetto assistenza (a sua volta legato a un ordine del cliente), per scalare le ore effettive legate alle attività/ticket. Oltre alla creazione manuale del ticket per un’attività pianificata, come spiegato in precedenza nel manuale, avete la possibilità di sfruttare il tracciamento delle attività giornaliere o straordinarie, automatizzando ulteriormente il processo. Per esempio: il cliente vi manda un’email con le richieste da valutare, decidete di lavorarci subito nell’ambito del progetto, premete il tasto Play del tracciamento così che il sistema inizia a conteggiare, per poi creare un ticket al termine. 13 Report e grafici 13 Report e grafici Attraverso Report e Grafici potete esaminare i dati presenti in vtenext estrapolandoli da diversi punti di vista. Report Grafici Prima di tutto dovete identificare il tipo di estrazione di dati che desiderate (ovvero: cosa volete ottenere?) e, da lì, costruire un report. Dettaglio Report Riassuntivo Report Grafico Report 13.1 Reports I report sono organizzati in cartelle, è possibile crearne di nuove ed eliminarle (solo le cartelle vuote possono essere eliminate), ed anche passare alla visualizzazione ad elenco attraverso il pulsante Lista. Per creare un nuovo report, dal modulo Reports cliccare sul pulsante  Una volta cliccato il pulsante, si apre un wizard con una procedura guidata in 10 passi che vi permetterà di realizzare il report in modo intuitivo. Per esempio, volete creare un report sul modulo Ordini di Vendita che visualizzi solo gli ordini delle aziende appartenenti al settore IT. In tal caso i dati principali da visualizzare sono gli ordini, mentre le aziende sono coinvolte solo in quanto contengono una condizione (settore). PASSO 1 Dettagli report Date un nome al report (in modo da capire, in futuro, anche a una prima occhiata, qual è il suo contenuto), scegliete il modulo principale, una cartella di destinazione e una descrizione (opzionale). Potete anche creare una nuova cartella cliccando sul pulsante . PASSO 2 Tipo di report Scegliete il formato del report per visualizzarlo nel modo che preferite. Tabellare consiste nell’estrazione dei risultati attesi con uno standard di tutte le celle compilate. Riassuntivo permette di indicare dei criteri di raggruppamento per i dati, in modo da evitare di visualizzare campi duplicati facilitandone la lettura. Permette anche di creare dei grafici dal report. Per esempio, volete visualizzare gli ordini raggruppati per cliente, ovvero: quando vi sono due righe ordine di uno stesso cliente, il nome del cliente raggrupperà le due righe e sarà riportato una sola volta. PASSO 3 Filtro temporale Scegliete il filtro temporale da applicare al vostro report. La prima riga di menu a tendina vi permette di scegliere il modulo a cui riferirsi. Partendo dal modulo principale scelto in precedenza è possibile, passando per le varie relazioni tra i moduli, scegliere i dati di uno qualsiasi. Nella seconda riga si sceglie invece il campo (appartenente al modulo appena scelto) da usare come soggetto per il criterio temporale che si specifica nella picklist “Seleziona Orario”. In questo menu sono presenti numerose opzioni temporali, tra cui anche “Personalizzato”, che permette di filtrare i dati per un periodo di tempo da voi specificato. In questo esempio si vogliono riscontrare i record che sono stati creati (colonna “Orario Creazione”) del modulo “Ordini di Vendita” negli ultimi 30 giorni (come definito in “Seleziona Orario). PASSO 4 Filtri avanzati Scegliete i filtri avanzati da applicare al vostro report. Come nel punto precedente, la prima riga serve a definire di quali moduli vi interessano i campi per effettuare il confronto. Nel nostro esempio, selezionate Aziende, in quanto abbiamo la necessità di filtrare in base al settore. Poi una volta scelto il campo del modulo (nella picklist “Campo”), scegliere che condizione utilizzare per confrontare il record ed i dati che vi interessano. Sono disponibili le opzioni “è uguale a”, “non uguale a”, “inizia con”, “termina con”, “contiene” e “non contiene”. Inserito un valore nel campo di tipo testo a destra, è possibile attraverso que- ste opzioni effettuare confronti tra i contenuti del record e dei dati a vostra scelta (anche prelevati da altri moduli, col pulsante). Attraverso i pulsanti Nuova condizione e Nuovo gruppo è inoltre possibile effettuare più confronti e più gruppi di filtri utilizzando anche campi diversi di moduli differenti. PASSO 5 Segmentazione Top-Down Permette la creazione di cluster per segmentare ulteriormente i risultati sia nella tab riassuntiva che all’interno dei grafici, definendone anche la colorazione per questi ultimi. Scegliendo “aggiungi segmento”, sarà possibile accedere ad una schermata ove sarà possibile scegliere il nome ed il colore del singolo segmento. Ripetere questa operazione completando la selezione di tutti i segmenti desiderati. N.B.: il cluster di segmentazione non duplica i risultati ma li riorganizza solamente. Se un record ha un collegamento sia per il segmento A che per il segmento B, verrà mostrato solamente nel segmento A per cui ha corrispondenza ed in base ai valori definiti nel segmento. PASSO 6 Seleziona Colonne: Selezionate i campi da visualizzare nelle colonne del report, utilizzando le stesse picklist usate nei passi precedenti. Potete poi ordinarli trascinandoli a destra o sinistra col mouse, e raggruppare i risultati per uno specifico campo (o anche più di uno) cliccando sulla checkbox “Raggruppa per questo campo” che è contenuto all’ interno di ogni campo. Abilitando Visualizza resoconto sarà mostrata una tab con il conteggio sul numero dei record secondo il raggruppamento. Attenzione! Se volete creare un grafico a partire dal report, dovete indicare un solo criterio di raggruppamento altrimenti il risultato finale potrebbe differire da quello atteso. PASSO 7 Calcoli: Selezionate i calcoli desiderati per i campi di tipo numerico o valuta: sono disponibili massimo, minimo, media e somma. Il flag Riassuntivo permette di vedere la voce di calcolo in base alla scelta al passo 6. Attraverso il pulsante Aggiungi totale è possibile aggiungere altri campi numerici contenuti nei moduli selezionati. PASSO 8 Condivisione: Scegliete il tipo di condivisione: Privato (il report sarà visibile solo all’utente), Pubblico (il report sarà visibile a tutti gli utenti) o Condiviso (permette di scegliere gli utenti con cui condividere il report). Attenzione! Ciò che si condivide non è il contenuto del report, la cui visualizzazione dipende dai permessi di accesso ai dati dell’utente, ma la struttura del report, ovvero l’insieme di impostazioni (campi, regole di filtro…). Un utente a cui il report non è stato condiviso, se entra nel modulo Reports semplicemente non lo trova. PASSO 9 Grafici: Cliccando o meno il flag che appare, potete scegliere se generare un grafico per il report che state creando. Se selezionato, appariranno una serie di opzioni per personalizzare l’aspetto del grafico. Queste funzioni sono descritte nel prossimo paragrafo. PASSO 10 Esecuzione Programmata (solo utenti admin): Questa funzione permette di programmare l’esecuzione del report e l’invio automatico ai destinatari scelti. E’ possibile programmare la frequenza dell’invio, il formato del file e chiaramente tutti i destinatari desiderati selezionabili esclusivamente nella lista degli utenti o gruppi del crm. Dalla versione 26.04 è possibile introdurre due nuove opzioni nella schedulazione dei report: escludere l'invio nei giorni festivi; evitare l'invio del report nel caso in cui non siano presenti record che soddisfano i criteri di ricerca. Queste funzionalità consentono di ridurre l'invio di comunicazioni non rilevanti e di rendere più efficiente la distribuzione automatica dei report. Attenzione: se si decide di utilizzare questa funzione, il crm invia un report con visualizzazione di tutti i record che contiene, senza tener conto di ruoli o profili eventualmente inseriti nel crm o del tipo di condivisione report che si è precedentemente selezionata. Al termine della procedura guidata sarà possibile visualizzare il report. Di seguito le funzioni disponibili nella schermata. Tab Riassuntivo Visibile solo se il report è di tipo Riassuntivo (passo 2), visualizza informazioni di resoconto (conteggi e calcoli divisi in base ai criteri di raggruppamento) Tab Report   Tabella con i risultati del report Tab Grafici   Visibile solo se impostato al passo 8, mostra il grafico basato sul report Intervallo di tempo Applicare un filtro su base temporale (campo temporaneo, non salvabile) Pulsante Modifica Per modificare il Report ripetendo i passi precedenti Crea Grafico   Genera un nuovo grafico relativo al report Duplica   Apre il wizard per salvare un nuovo report partendo dalle impostazioni del precedente Esporta in PDF   Esporta il report totale in formato PDF Esporta in Excel   Esporta il report totale in formato Excel Stampa   Stampa direttamente il report totale 13.1.1 Concetti fondamentali per la creazione dei report Premessa: conoscenza della base dati presente in CRM Prima di iniziare la realizzazione di un report è fondamentale conoscere bene la base dati a disposizione. In caso contrario, si rischia di progettare un report senza sapere se una determinata informazione sia effettivamente presente nel CRM. È inoltre molto importante conoscere con precisione il nome dei campi e il modulo in cui l’informazione è memorizzata, poiché questi aspetti diventano determinanti nella definizione di filtri, aggregazioni e logiche di elaborazione dei dati. Ad esempio, è rilevante sapere se un filtro viene applicato su un campo di testo libero oppure su un menu a tendina, poiché le modalità di ricerca, raggruppamento e aggregazione dei dati possono essere differenti. Una buona conoscenza della struttura dei dati consente quindi di progettare report più accurati, evitando successive revisioni dovute alla mancanza o alla non corretta interpretazione delle informazioni disponibili. Comprensione delle relazioni presenti in CRM  Comprendere la tipologia di relazione tra i moduli è fondamentale durante la creazione dei report, in quanto determina le informazioni che possono essere recuperate dai moduli correlati e il modo in cui queste possono essere aggregate o filtrate.  Le relazioni che possono intercorrere tra i moduli del CRM, ad esempio: 1 : N (uno a molti); N : 1 (molti a uno); N : N (molti a molti). Qui alcuni esempi di relazione: 1) Relazione N - 1 (N contatti - 1 azienda) In generale, la presenza di un campo relazione all'interno delle tab informative di un record indica che ci troviamo di fronte a una relazione di tipo N : 1. Ad esempio, nel modulo "Contatti", il campo "Nome Azienda" permette di associare più contatti alla stessa azienda. In questo caso, la relazione è di tipo N : 1, poiché molti contatti possono essere collegati a una singola azienda. 2) Relazione 1 - N ( 1 aziende - N preventivi) Le relazioni visualizzate nel riquadro "Relazioni", presente sulla destra dei tab informativi , indicano invece l'esistenza di un collegamento a molti con il modulo selezionato. Per determinare se si tratta di una relazione 1 : N oppure N : N, è necessario analizzare il modulo correlato.  Se, all'interno del modulo correlato, è presente un campo relazione che punta direttamente al modulo di partenza, allora la relazione è di tipo 1 : N 3) Relazione N - N ( 1 azienda - N documenti) In questo caso, i due moduli sono presenti reciprocamente nel riquadro Relazioni sulla destra. Ciò implica che è possibile associare più documenti alla stessa azienda e, allo stesso tempo, collegare il medesimo documento a più aziende. La relazione tra i due moduli è quindi di tipo N : N (molti a molti) Nota: se all'interno degli step di filtro o selezione colonne del wizard viene selezionato un campo appartenente a un modulo che ha una relazione di tipo N : 1 con il modulo principale del report, l'informazione verrà riportata nel report senza aumentare il numero di righe del risultato finale. Questo comportamento è dovuto al fatto che, per ogni record del modulo principale, esiste un solo record associato nel modulo correlato. Di conseguenza, l'aggiunta di campi provenienti da tale relazione non genera duplicazioni delle righe del report. Diverso è il caso in cui si selezionino campi appartenenti a un modulo che presenta una relazione a molti con il modulo principale, ad esempio una relazione 1 : N o N : N. In questo scenario, il numero di righe del report potrebbe aumentare, poiché per ogni record del modulo principale possono esistere più record associati. Come scegliere i campi da aggregare nel TAB Riassuntivo Il TAB Riassuntivo consente di raggruppare i dati del report in base ai valori presenti in uno o più campi, ottenendo conteggi, somme o altre statistiche. Affinché un campo abbia senso nel TAB Riassuntivo, è importante che lo stesso valore possa comparire in più record. Solo in questo modo il sistema potrà aggregare i dati e produrre informazioni significative. Quando un campo è adatto all'aggregazione Un campo è adatto ad essere utilizzato nel TAB Riassuntivo quando contiene un numero limitato di valori che si ripetono all'interno dei record. Esempi: Stato Opportunità Aperta Vinta Persa Regione Lombardia Lazio Veneto Assegnatario Mario Rossi Luca Bianchi Anna Verdi Settore azienda Metalmeccanico Alimentare Informatica In tutti questi casi il sistema può raggruppare i record e rispondere a domande come: Quante opportunità sono aperte? Quante aziende appartengono al settore metalmeccanico? Quanti ticket sono assegnati a ciascun tecnico? L'aggregazione produce quindi informazioni sintetiche e facilmente interpretabili. Quando un campo non è adatto all'aggregazione Alcuni campi, invece, contengono valori quasi sempre univoci, cioè diversi per ogni record. Esempi (da valutare in sede di formulazione report) Numero opportunità Codice cliente Partita IVA Codice fiscale Numero fattura Numero ordine In questi casi ogni record appartiene normalmente a un gruppo composto da un solo elemento. Se, ad esempio, si raggruppasse un report per Codice Cliente, il risultato sarebbe una lunga lista di gruppi contenenti quasi sempre un solo record, senza fornire alcuna informazione utile. L'aggregazione, quindi, non aggiunge valore ma rende semplicemente il report più difficile da leggere. Regola pratica Prima di inserire un campo nel TAB Riassuntivo, chiediti: "Questo valore è condiviso da molti record oppure è diverso per ogni record?" Se il valore viene condiviso da molti record, il campo è un buon candidato per l'aggregazione. Se invece il valore identifica un singolo record (ad esempio un codice, un numero progressivo o un identificativo univoco), è preferibile utilizzarlo come semplice colonna del report e non come campo di raggruppamento. Eccezioni Esistono casi in cui un campo normalmente univoco può comunque essere utilizzato per l'aggregazione. Ad esempio, in un report sulle righe di fattura, il nome dell'azienda può comparire più volte perché la stessa azienda ha acquistato più prodotti. In questo caso, raggruppare per Azienda permette di ottenere informazioni utili, come: totale fatturato per cliente; quantità di prodotti acquistati da ciascun cliente; numero di ordini per cliente. Per questo motivo la scelta dei campi da aggregare dipende sempre dalla struttura dei dati presenti nel report e non soltanto dal tipo di campo. Attenzione: l'aggregazione dei dati non è case sensitive. Questo significa che il sistema considera uguali due valori che differiscono esclusivamente per la capitalizzazione delle lettere. Ad esempio, i valori "vtenext" e "VteNext" verranno interpretati come lo stesso valore durante l'aggregazione e saranno quindi raggruppati insieme. È importante tenere presente questo comportamento quando si aggregano campi di testo, poiché record che presentano lo stesso contenuto ma con maiuscole e minuscole differenti verranno considerati appartenenti allo stesso gruppo. 13.1.2 Esempio di Report Base In questo capitolo creeremo un report recuperando le informazioni da un solo modulo applicando dei filtri e delle aggregazioni ai dati rappresentati.  Gli esempi riportati in questo capitolo hanno finalità puramente illustrative e non sono necessariamente rappresentativi di casi reali. Ogni realtà aziendale e ogni progetto presentano infatti caratteristiche, dati e obiettivi specifici, rendendo impossibile definire esempi pratici che possano adattarsi a tutte le esigenze operative. La presente guida non vuole quindi fornire indicazioni su quali campi utilizzare o su come strutturare i report per uno specifico contesto aziendale, ma intende esclusivamente illustrare le funzionalità del modulo Reports e le principali modalità di utilizzo dello strumento. Consegna report Il report d'esempio è un report sul modulo "aziende" e il suo scopo è quello di analizzare le aziende create nell'anno corrente, limitando i risultati alle aziende appartenenti agli stati Italia e Polonia e ai settori "Ingegneria" e "Ospedaliero". Il report è utile al reparto vendite per verificare l'andamento in questi due stati su questi due particolari settori. I dati verranno aggregati utilizzando questi campi: Assegnato a (utente responsabili dell'anagrafica).  Stato ( paese in cui risiede l'anagrafica) Tipo (per verificare le tipologie di aziende create) Ok, cominciamo! Realizzazione del report Step 1 - Dettagli Report Creiamo il nostro report inserendo un nome che ne descriva in modo chiaro e sintetico il contenuto o l'obiettivo. Successivamente selezioniamo la cartella all'interno della quale desideriamo salvarlo, così da mantenere una corretta organizzazione dei report presenti nel sistema. Nel campo "Descrizione" è consigliabile inserire una breve spiegazione delle logiche utilizzate nel report, indicando ad esempio: i filtri applicati; le aggregazioni previste; eventuali particolarità o criteri di calcolo. Documentare queste informazioni facilita la comprensione del report nel tempo e permette ad altri utenti di comprenderne rapidamente logiche e funzionamento. Step 2 - Tipo Report  Questo punto verrà approfondito maggiormente al Punto 6 "Seleziona Colonne" e successivamente nella fase di visualizzazione del report. L'obiettivo sarà comprendere meglio le differenze tra le due principali tipologie di report: Report Tabellare, che mostra il dettaglio dei singoli record; Report Riassuntivo, che aggrega i dati sulla base dei campi selezionati e consente di ottenere sintesi, conteggi e statistiche (nel Tab Riassuntivo). Step 3 - Filtro temporale In questo passaggio inseriamo la prima condizione di filtro relativa ai campi data. Nel nostro esempio selezioniamo il campo "Data di Creazione" e impostiamo come valore il filtro dinamico "Anno Fiscale Attuale". L'utilizzo dei valori dinamici è particolarmente importante perché consente al report di aggiornarsi automaticamente nel tempo. Ad esempio, nel 2027 il report mostrerà automaticamente le aziende create nel 2027, senza la necessità di modificare manualmente le condizioni del filtro. In questo modo il report rimane sempre aggiornato e può essere utilizzato negli anni successivi senza interventi di manutenzione. Step 4 - Filtri Avanzati Ora andiamo a filtrare i dati creando due distinti gruppi di condizioni: aziende italiane appartenenti al settore Ingegneria; aziende polacche appartenenti al settore Ospedaliero. Per ottenere questo risultato creiamo due gruppi di filtri separati: Gruppo 1 Stato = Italia Settore = Ospedaliero Gruppo 2 Stato = Polonia Settore = Ingegneria I due gruppi dovranno poi essere collegati tramite l'operatore logico OR (O), poiché vogliamo includere nel report le aziende che soddisfano una delle due condizioni. In altre parole, il report mostrerà: tutte le aziende italiane del settore Ospedaliero; tutte le aziende polacche del settore Ingegneria. L'utilizzo dei gruppi di condizioni permette di costruire filtri più articolati e di combinare correttamente criteri differenti all'interno dello stesso report. È importante prestare attenzione all'operatore logico utilizzato nei filtri, scegliendolo in base alla tipologia di campo su cui si sta effettuando la ricerca. Nel caso di campi di testo, dove uno stesso valore potrebbe essere inserito in modi leggermente differenti, è generalmente consigliato utilizzare l'operatore Contiene. Questo approccio rende il filtro più flessibile e aumenta la probabilità di intercettare tutti i record pertinenti. Al contrario, per i campi di tipo Menu a Tendina, è consigliabile utilizzare l'operatore Uguale a, poiché i valori disponibili sono predefiniti e vengono salvati sempre nello stesso modo. In questo caso, l'utilizzo di "Uguale a" garantisce risultati più precisi e performanti. La scelta corretta dell'operatore di filtro è fondamentale per ottenere risultati affidabili ed evitare di escludere involontariamente dati rilevanti o, al contrario, includere record non desiderati. Step 5 - Segmentazione top-down Per questo report non è necessario creare dei cluster, pertanto possiamo saltare questo passaggio. La funzionalità dei cluster verrà approfondita successivamente nella sezione dedicata ai Report Avanzati, dove risulta particolarmente utile per segmentare e classificare i dati secondo criteri più complessi. Step 6 - Seleziona Colonne In questo passaggio selezioniamo le colonne che desideriamo visualizzare all'interno del report. Le colonne in questo report verranno selezionate dal solo modulo "Aziende" selezionandole dal menu a tendina disponibile nello step 6. Una volta selezionati i campi è importante cliccare il pulsante "aggiungi selezionati" per includere il campo all'interno delle colonne in basso.  È proprio in questa fase che emerge una delle principali differenze tra Report Riassuntivo e Report Tabellare. Nel Report Riassuntivo è possibile: aggregare i dati sulla base dei campi selezionati; decidere se includere i campi nel tab Riassuntivo; ottenere conteggi, somme e raggruppamenti dei dati. Nel Report Tabellare, invece, questa possibilità non è disponibile. Il report tabellare si limita infatti a mostrare l'elenco dei record che soddisfano le condizioni impostate, senza effettuare alcuna aggregazione dei dati. In pratica, il risultato ottenuto è molto simile a un'esportazione dei dati filtrati, nella quale ogni record viene visualizzato singolarmente. Per questo motivo, quando l'obiettivo è analizzare trend, conteggi o raggruppamenti, è generalmente consigliabile utilizzare un report riassuntivo; quando invece si desidera ottenere il dettaglio completo dei record, il report tabellare rappresenta la scelta più adatta. Es. di selezione nello step 6 per il report tabellare (nessuna possibilità di aggregazione sulle colonne) Es di selezione colonne per un report riassuntivo (possibilità di raggruppare per una colonna e inserirla nel riassuntivo) In questo caso aggreghiamo i dati per "assegnato a", così da visualizzare quante aziende sono gestite da ciascun utente. Successivamente aggiungiamo un secondo livello di aggregazione sul campo "Stato", per comprendere la distribuzione geografica delle aziende assegnate a ogni utente. Infine, introduciamo un terzo livello di aggregazione sul campo "Tipo", così da ottenere un'ulteriore classificazione delle aziende all'interno di ciascuno stato. Il risultato sarà quindi una struttura gerarchica che consentirà di analizzare: quante aziende sono assegnate a ciascun utente; come queste aziende si distribuiscono per stato; quali tipologie di clienti compongono ciascun gruppo. Step 7 - Calcoli Per avere una panoramica più completa delle anagrafiche presenti nel report, possiamo aggiungere il campo "Fatturato" e configurare alcune metriche di aggregazione. In questo esempio andremo a selezionare le seguenti metriche: Somma, per conoscere il fatturato complessivo delle aziende selezionate; Media, per ottenere il fatturato medio delle anagrafiche presenti nel report; Valore Minimo, per individuare l'azienda con il fatturato più basso; Valore Massimo, per individuare l'azienda con il fatturato più elevato. L'ultima opzione disponibile, ovvero il flag Riassuntivo, è utilizzabile esclusivamente nei Report Riassuntivi. Nel caso di un Report Tabellare, questa funzionalità non sarà disponibile, poiché tale tipologia di report non genera il tab Riassuntivo. È inoltre importante ricordare che il tab Riassuntivo può mostrare una sola metrica per volta. Non è quindi possibile selezionare più metriche e visualizzarle contemporaneamente all'interno del tab Riassuntivo. Step 8 -  Condivisione In questo caso desideriamo che il report sia visibile a tutti gli utenti che hanno accesso ai report. Per questo motivo selezioniamo la modalità di condivisione Pubblico. Un report pubblico può essere consultato da tutti gli utenti autorizzati all'utilizzo dei report, senza la necessità di assegnare permessi specifici a singoli utenti o gruppi. Qualora fosse necessario limitare la visibilità del report a determinati utenti, gruppi o ruoli, sarà invece possibile utilizzare le altre modalità di condivisione messe a disposizione dal sistema. Step 9 - Grafici Questo passaggio è disponibile solo per i report di tipo Riassuntivo. Per poter creare un grafico è infatti necessario che il report generi il tab Riassuntivo. Se tale tab non è presente, il sistema non avrà dati aggregati da rappresentare graficamente. Di conseguenza: Report Riassuntivo → consente la generazione di grafici a partire dai dati aggregati presenti nel tab Riassuntivo; Report Tabellare → non genera il tab Riassuntivo e quindi non offre alcuna possibilità di creare grafici. Il report tabellare è infatti pensato esclusivamente per visualizzare o esportare il dettaglio dei record, senza effettuare raggruppamenti o aggregazioni dei dati. Per questo motivo non può produrre rappresentazioni grafiche. Step 10 - Esecuzione programmata  In questo specifico caso non utilizzeremo la funzionalità di invio schedulato del report. Saltiamo quindi la configurazione che consente di inviare automaticamente il report in formato Excel, PDF o in entrambi i formati a uno o più utenti destinatari. Risultati del report  (formato tabellare) Nel formato Tabellare, i dati vengono presentati seguendo l'ordine delle colonne selezionate al punto 6 - Seleziona colonne del wizard di configurazione del report. A differenza della visualizzazione riassuntiva, in questa modalità non viene applicato alcun raggruppamento e non vengono calcolate statistiche o riepiloghi. I record vengono semplicemente mostrati uno sotto l'altro con il dettaglio dei valori richiesti. Proprio per questo motivo, nella visualizzazione tabellare non è presente il TAB "Riassuntivo", poiché non vengono eseguite aggregazioni, conteggi, somme, medie o altri calcoli sui dati visualizzati.  Risultati del report (formato riassuntivo) - Tab Report In questo report alcuni valori non vengono ripetuti volutamente. Ad esempio, nel secondo record il valore del campo "Assegnato a" non viene mostrato perché è uguale a quello del record precedente (giovanna.bianchi). I dati sono infatti presentati in forma aggregata e raggruppati secondo i criteri definiti nel report. Partendo dalla prima colonna, vengono visualizzate insieme tutte le aziende assegnate allo stesso utente. In questo caso vengono mostrate prima tutte le aziende assegnate a Giovanna e successivamente quelle assegnate agli altri utenti. All'interno di ciascun gruppo, i record vengono poi ulteriormente aggregati secondo gli altri criteri impostati nel report, ossia: Stato Tipo Risultati del report (formato riassuntivo) - Tab Riassuntivo Nel TAB "Riassuntivo", per i soli campi sui quali è stato attivato il flag "visualizza resoconto", è possibile visualizzare una serie di statistiche relative alla metrica selezionata nel report (in questo caso il fatturato). Per ciascun campo scelto al punto 6 - Seleziona colonne, il sistema mostra: il numero di record; la somma della metrica selezionata; la media; il valore minimo; il valore massimo. Nell'esempio riportato, possiamo vedere che Francesco ha assegnate 3 aziende, che sviluppano complessivamente un fatturato di 500 €. La media del fatturato è pari a 166 €, il valore minimo è 0 €, mentre l'azienda con il fatturato più elevato sviluppa un business di 400 €. Proseguendo nell'analisi del riepilogo, vediamo che le aziende vengono ulteriormente aggregate secondo i criteri definiti nel report. Ad esempio, per il campo "stato", risultano presenti: 2 aziende italiane, con il relativo dettaglio dei fatturati prodotti; 1 azienda polacca, anch'essa con il proprio fatturato. Scendendo ulteriormente nel livello di aggregazione, le due aziende italiane risultano appartenere alla tipologia "Cliente", mentre l'azienda polacca è classificata come "Concorrente". Nota: se si crea un report di tipo "Riassuntivo", ma al punto 6 - Seleziona colonne non viene attivato il flag "Visualizza resoconto" per almeno un campo, il TAB "Riassuntivo" non sarà visibile. ll sistema genera il riepilogo soltanto per i campi sui quali è stato richiesto esplicitamente il calcolo delle statistiche. In assenza di campi configurati per il resoconto, il report non dispone di dati da aggregare e quindi il TAB "Riassuntivo" non viene mostrato. 13.1.3 Esempi di Report Avanzati All'interno di questo paragrafo approfondiremo alcuni dei set-up già introdotti in precedenza e analizzeremo alcuni passaggi del wizard di creazione dei report che non erano stati trattati. A differenza del capitolo precedente, non verrà illustrata nuovamente la procedura completa di creazione di un report, poiché tale processo è già stato descritto in dettaglio. Ci concentreremo invece su funzionalità e configurazioni più avanzate, presentandole attraverso esempi pratici che potranno risultare utili nella realizzazione di report più complessi e strutturati rispetto a quelli di base. Gli esempi riportati in questo capitolo hanno finalità puramente illustrative e non sono necessariamente rappresentativi di casi reali. Ogni realtà aziendale e ogni progetto presentano infatti caratteristiche, dati e obiettivi specifici, rendendo impossibile definire esempi pratici che possano adattarsi a tutte le esigenze operative. La presente guida non vuole quindi fornire indicazioni su quali campi utilizzare o su come strutturare i report per uno specifico contesto aziendale, ma intende esclusivamente illustrare le funzionalità del modulo Reports e le principali modalità di utilizzo dello strumento. Come scegliere il modulo di partenza per un'estrazione multi-modulo La scelta del modulo da cui partire per creare un'estrazione dipende dall'obiettivo dell'analisi e dal tipo di dati che si desidera ottenere. Ad esempio, se l'obiettivo è visualizzare tutti i report visita effettuati e, contemporaneamente, recuperare le informazioni relative ai clienti collegati, è consigliabile partire dal modulo Report Visite. In questo modo il report mostrerà esclusivamente le visite realmente registrate, senza richiedere ulteriori filtri, e sarà possibile sfruttare la relazione con il modulo Aziende per visualizzare anche i dati anagrafici dei clienti. Se invece l'obiettivo è analizzare tutte le aziende, verificando per ciascuna quante visite sono state effettuate e individuando anche quelle che non hanno ancora alcun report visita, è preferibile partire dal modulo Aziende. Questa impostazione consente infatti di ottenere un elenco completo delle aziende, comprese quelle prive di visite registrate, offrendo una visione più ampia e completa della situazione. Come selezionare i campi dei moduli relazionati Per selezionare, partendo dal modulo "Contatti", informazioni provenienti dall'azienda collegata, è possibile utilizzare il riquadro presente in alto a destra, nel quale vengono mostrate le relazioni disponibili. Una volta selezionata la relazione desiderata, nel riquadro inferiore compariranno i campi del modulo correlato, che potranno quindi essere utilizzati all'interno del report. Combinare informazioni provenienti da moduli diversi consente di realizzare report e statistiche più avanzate, utili per esempio ad analizzare l'andamento delle attività commerciali e monitorare i processi aziendali. Alcuni esempi di report: Elenco delle aziende con il numero di contatti associati, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Contatti". Numero di visite effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Report Visita". Numero di chiamate effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Calendario". Analisi della gestione delle opportunità commerciali, combinando i moduli "Aziende", "Opportunità" e "Preventivi" per monitorare l'avanzamento delle trattative e il tasso di conversione. Valore delle opportunità generate per "fonte Lead", combinando i moduli "Lead", "Opportunità" e "Ordini di Vendita". Tempo medio di chiusura delle trattative, combinando i moduli "Opportunità", "Preventivi" e "Ordini di Vendita". Filtri avanzati e temporali applicati ai moduli relazionati Per entrambe le tipologie di filtro (Filtri Avanzati e Filtri Temporali), la logica di configurazione è la medesima. Per prima cosa è necessario selezionare il modulo dal quale si desidera utilizzare un campo (ad esempio Aziende).  Successivamente, nel riquadro inferiore, verranno mostrati tutti i campi compatibili appartenenti al modulo selezionato. Qui esempi di logiche di filtro da utilizzare nei "filtri temporali": Aziende che hanno almeno un'Opportunità con Data prevista di chiusura nel mese corrente. Aziende che hanno almeno un Preventivo creato negli ultimi 30 giorni. Aziende che hanno almeno una Fattura emessa nell'ultimo trimestre. Contatti collegati a un'Opportunità creata negli ultimi 60 giorni. Lead collegati ad almeno un Compito con scadenza entro i prossimi 7 giorni. Aziende che hanno almeno un Ticket aperto negli ultimi 30 giorni. Aziende che hanno almeno un Ordine di Vendita inserito nell'ultimo anno. Qui esempi di logiche di possono da utilizzare nei "filtri temporali": Aziende che hanno  almeno un'Opportunità con Importo superiore a €50.000. Aziende che hanno almeno  un'Opportunità con Stadio uguale a Trattativa. Aziende che hanno almeno un Preventivo con Stato uguale a Accettato. Aziende che hanno almeno una Fattura con Importo totale superiore a €10.000. Aziende che hanno almeno un Ticket con Priorità uguale a Alta. Contatti collegati a un'Opportunità con Probabilità di chiusura superiore all'80%. Contatti collegati a un'Azienda appartenente al settore Metalmeccanico. Selezionare i record non relazionati a un determinato modulo All'interno dello Step "4 - Filtri avanzat"i è possibile configurare una condizione che consente di estrarre tutti i record del modulo di partenza che non risultano collegati a un determinato modulo relazionato. Questa funzionalità è particolarmente utile, ad esempio, per individuare: aziende senza opportunità; aziende senza contatti; contatti non collegati ad alcuna azienda; prodotti non presenti in alcun ordine di vendita. Per ottenere questo risultato è sufficiente selezionare un qualsiasi campo appartenente al modulo relazionato e impostare, nell'ultima colonna della condizione, l'operatore "NULL". In questo modo il report estrarrà tutti i record del modulo principale che non presentano alcuna relazione con il modulo selezionato. Di seguito è riportato un esempio di configurazione della condizione. Esempi di utilizzo della segmentazione Top-Down All'interno di questo step è possibile creare dei segmenti basati su una o più condizioni. In questo modo è possibile classificare i record estratti dal report in segmenti differenti, in base al soddisfacimento di specifiche condizioni definite dall'utente. La segmentazione consente quindi di aggregare i dati secondo uno o più criteri personalizzati, rendendo più semplice la realizzazione di grafici e analisi comparative. Per aggiungere un nuovo segmento basta cliccare il pulsante "aggiungi segmento" In questo esempio stiamo creando un segmento che identifica tutti i contatti appartenenti ad aziende del settore metalmeccanico con un fatturato superiore a €500.000. In questo modo sarà possibile raggruppare tali contatti all'interno dello stesso segmento e analizzarli separatamente rispetto agli altri presenti nel report. Una volta completata la configurazione del segmento, fare clic sul pulsante "Salva" per memorizzarlo. È possibile creare e aggiungere segmenti all'interno dello stesso report, così da classificare e confrontare i dati secondo differenti criteri definiti dall'utente. È importante sottolineare che i segmenti non rappresentano dei filtri, ma una modalità di classificazione dei record restituiti dal report. Questo significa che, se nei passaggi precedenti (filtri avanzati e filtri temporali) si definiscono i criteri per poter limitare il numero dei record presenti, i segmenti servono a suddividerle in gruppi in base alle condizioni definite. I record che non soddisfano le condizioni di alcun segmento non verranno esclusi dal report, ma saranno automaticamente inseriti nel segmento nullo, identificato dal simbolo "-". In questo modo il report mostrerà sempre tutti i record estratti, distinguendo quelli appartenenti ai segmenti definiti da quelli che non rientrano in alcuna delle classificazioni configurate. In particolare la colonna segmento viene aggiunta all'interno del tab "Report" e "Riassuntivo" come prima colonna e come primo criterio di aggregazione dati.  Di seguito sono riportati alcuni esempi pratici di utilizzo della funzionalità di segmentazione. Suddivisione delle opportunità in base ai giorni di chiusura (utilizzando, ad esempio, un campo "giorni chiusura"). da 1 a 30 giorni; da 31 a 50 giorni; da 51 a 100 giorni; oltre 100 giorni. Segmentazione dei Lead in base all'ultima data di contatto (utilizzando, ad esempio, un campo "Ultima data di contatto" presente nell'anagrafica). In questo modo è possibile ottenere grafici che mostrino: Lead non contattati da oltre 120 giorni; Lead non contattati da oltre 60 giorni; Lead non contattati da oltre 30 giorni. Classificazione dei clienti in base al fatturato fino a €10.000; da €10.001 a €50.000; oltre €50.000. Segmentazione dei ticket in base ai tempi di risoluzione risolti entro 24 ore; risolti tra 1 e 3 giorni; risolti oltre 3 giorni. Creazione di gruppi di clienti sulla base di più condizioni È possibile definire segmenti utilizzando contemporaneamente più criteri. Ad esempio: clienti con fatturato superiore a €100.000 e sede nella regione Lazio; clienti con almeno una opportunità aperta e nessun contatto negli ultimi 90 giorni; aziende appartenenti a uno specifico settore e con più di 50 dipendenti. Confronto dell'andamento di un cliente tra anni differenti La segmentazione permette di confrontare, ad esempio: il fatturato dello stesso cliente tra due anni consecutivi; il numero di opportunità aperte in anni differenti; l'evoluzione delle vendite nel tempo. Confronto dell'andamento delle vendite di un prodotto È possibile creare segmenti per confrontare: le vendite dello stesso prodotto tra anni differenti; le quantità vendute per anno. 13.2 Grafici Una volta creato un report è possibile da questo generare un grafico attraverso il pulsante Crea grafico. Tipo Cliccare sul tipo di grafico desiderato: torta, istogramma, barre…   Nome grafico Inserisci il nome del grafico   Mostra legenda Attivare per visualizzare la legenda   Mostra etichette Attivare per visualizzare le etichette nel grafico*   Mostra valori Permette di scegliere se visualizzare i valori (conteggio) o le percentuali*   Nome cartella I grafici sono organizzati in cartelle come i documenti   Formula Permette di scegliere se visualizzare il conteggio, la somma, la media, il massimo o il minimo Schema colori Permette di scegliere i colori del grafico, tra combinazioni prestabilite   Ordinamento dati Permette di definire un ordinamento dei dati, se non impostato dipende dal criterio di raggruppamento definito nel report Attenzione! se il campo MOSTRA ETICHETTE è impostato su SI, il MOSTRA VALORI non darà alcun risultato di visualizzazione. Se il campo MOSTRA ETICHETTE è impostato sul NO invece, con il MOSTRA VALORI impostato o con VALORI o con PERCENTUALI, le farà vedere il dato sulla singola fetta della torta. I grafici sono disponibili nel modulo Grafici, organizzati in cartelle con la stessa modalità utilizzata per i Report. I grafici possono essere inseriti anche nella Home Page utente attraverso il pulsante (si veda capitolo dedicato) o nelle tab personalizzate dei moduli. Una volta salvato il report, sarà possibile modificare i Grafici, agendo direttamente dall'omonimo modulo presente in vtenext. In questa pagina infatti, si potranno modificare i parametri precedentemente selezionati e solo in questa schermata, si potrà determinare l'ordinamento delle etichette agendo sulla voce Ordinamento dati (molto utile se abbiamo bisogno di ordinare, per esempio, in ordine alfabetico dei valori o in senso crescente/decrescente una numerazione). 14 PDF Maker New Page 14 PDF Maker Il modulo PDF Maker consente la generazione di documenti PDF che vengono generati con la logica della “stampa e unione” dei dati contenuti in vtenext e di un modello di esportazione. 14.1 Creare un Template PDF Per creare un nuovo template per il modulo PDFMaker cliccare sul tasto o sul pulsante a destra CREA TEMPLATE e indicare il nome per il template e il modulo di riferimento: il template sarà disponibile solo per il modulo indicato. Significa che lo troveremo tra le opzioni di Stampa pdf solo se posizionati in quel modulo. Ad esempio se creo un template per stampare inviti ai contatti lo troverò solo all’interno di un’anagrafica nel menù ALTRO, in alto a destra. Il contenuto del template è organizzato in tre diverse sezioni: Corpo: corpo del template Intestazione: si ripete in ogni pagina Piede di pagina: si ripete in ogni pagina All’interno delle tre aree è possibile inserire: Parti di testo fisso Variabili: vengono sostituite con i dati di vtenext all’esportazione del documento in formato PDF Testo fisso E’ possibile inserire del testo fisso all’interno dell’Intestazione, Corpo o Piè di pagina posizionandosi con il cursore e iniziando a scrivere il contenuto: Variabili Per inserire delle variabili, posizionare il cursore in corrispondenza del punto in cui si vuole inserire la variabile, scegliere il tipo di variabile da inserire dalla voce MODULO sopra e quindi cliccare su Inserisci nel template: Il sistema inserisce una stringa variabile che verrà sostituita con il valore assunto dal campo quando verrà generato il pdf/rtf: Una volta inserito il testo è possibile formattare il testo fisso e variabile attraverso gli strumento dell’editor. Tutti i campi presenti sul modulo principale (Modulo) a cui è stato associato il template sono disponibili nel menù a tendina collegato. E’ possibile inserire variabili anche sui moduli relazionati al modulo principale (Modulo). Sono distinte le variabili di: moduli collegati con relazione 1 ad 1 con il modulo principale: presenza di un campo all’interno dell’anagrafica che richiama un altro modulo di vtenext. Esempio: nel modulo Preventivi si trova il campo Nome Azienda che aggancia un’anagrafica azienda. blocchi collegati con moduli in relazione a molti con il modulo principale: presenza della voce modulo nel menù relazioni. Esempio: nel modulo Preventivi si trova il blocco Ordini di Vendita, con più ordini all’interno (da un Preventivo si possono generare più ordini) Variabili in relazione 1 a 1 a) posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire la variabile b) scegliere il modulo relazionato c) scegliere il campo da inserire d) cliccare su Inserisci nel template Variabili in relazione a molti (blocchi collegati) a) spostare il cursore nel punto in cui si vuole inserire la variabile b) cliccare in corrispondenza di Blocchi collegati sul pulsante Inserisci nel template: Quindi è possibile selezionare uno dei blocchi già esistenti (attenzione controllare che riferiscano al modulo per cui stiamo costruendo il template) oppure attraverso Crea Blocchi collegati avviare la procedura guidata per la creazione di un nuovo blocco: Cliccare su CREA UN BLOCCO COLLEGATO Scegliere il modulo relazionato del quale si vogliono visualizzare i dati nel pdf Scegliere i campi che si vogliono visualizzare (dalla colonna di sinistra, con la freccia, portare i campi nella colonna di destra) Settare, se necessario, un filtro per poter visualizzare il dato desiderato (es.: tutti gli Ordini di vendita in stato Approvato) Ritoccare la tabella come desiderato e dare un nome al blocco Terminata la configurazione, il risultato sarà come quello rappresentato in figura N.B.: i "Campi Tabella" possono essere inseriti in un PDF utilizzando i blocchi collegati. 14.1.1 Inserire immagini nel PDF Premere il pulsante Immagine dell’editor: URL inserire l’url dell’immagine (se già presente), se l’URL non è già presente cliccare Cerca sul server per effettuare l’upload di un’immagine Larghezza / Altezza per modificare le dimensioni dell’immagine nel template blocca le proporzioni altezza-larghezza reimposta la dimensione originale Bordo inserite un valore numerico in pixel corrispondente allo spessore del bordo per l’immagine (vuoto per non avere bordo) HSpace / VSpace inserite le coordinate per il posizionamento dell’immagine rispetto alla linea base del testo (vuoto per impostare la posizione di default, in linea con il testo)   Allienamento definite l’allineamento del testo       14.1.2 Inserire tabelle nel PDF Per creare una tabella nel pdf maker, è sufficiente usare l'apposita funzione presente nell'editor ed evidenziata nell'immagine seguente: Quando viene cliccata l'icona di "creazione tabella", si aprirà una finestra di dialogo che ci permetterà di inserire i valori della specifica tabella che intendiamo creare: Dimensione bordo mettere zero se non si vuole visualizzare il bordo, non viene visualizzato il bordo se impostato un valore superiore a 2. N.B. Non è possibile cambiare il colore del bordo di una cella    Spaziatura  celle spazio tra una cella e l’altra   Padding cella spazio tra il bordo della cella e l’inizio del contenuto (testo)   Cliccando su OK, la tabella compare nella tab CORPO dell'editor. Per modificare le proprietà della tabella, cliccare tasto destro del mouse. È anche possibile impostare proprietà solo per la cella in cui si trova il cursore. 14.2 Blocco prodotti all’interno dei template PDF Per i moduli Preventivi, Ordini di vendita, Ordini di acquisto e Fatture è possibile inserire nei template il blocco prodotti. Esistono dei modelli predefiniti di blocco prodotti che possono essere inseriti rapidamente nel template. Per inserire un blocco prodotti da modello selezionare il tipo di blocco e premere il pulsante Inserisci nel template. Verrà creata la tabella corrispondente al blocco prodotti. E’ possibile personalizzare il blocco successivamente come se si intervenisse su una tabella. E’ possibile creare della tabelle personalizzate per le righe dell’offerta; la struttura di base deve essere del tipo: una riga con l’intestazione di tutte le colonne; una riga con il tag #PRODUCTBLOC_START# che segna l’inizio della porzione che deve ripetersi per ogni riga in offerta; una riga con le variabili di riga; una riga con il tag #PRODUCTBLOC_END# che segna la fine della porzione che deve ripetersi per ogni riga in offerta. intestazione_1 intestazione_2 intestazione_3 intestazione_4 ...intestazione_n #PRODUCTBLOC_START#         variabile_1 variabile_2 variabile_3 variabile_4 ...variabile_n #PRODUCTBLOC_END#         I tag di inizio e fine blocco si trovano come variabili in: E’ possibile inserire le variabili del blocco prodotti attraverso le funzioni messe a disposizione nel tab Blocco Prodotti: 14.3 Barcode Attraverso il Tab "Altre informazioni" è possibile inserire dei codici a barre all’interno del template: E’ possibile inserire un numero fisso oppure una variabile all'interno di questa stringa. Il numero o variabile andranno inseriti al posto di "YOURCODE". Esempio di risultato: 14.5 Esportazione in formato PDF Per generare un PDF accedere all’anagrafica del modulo principale (es: Preventivi), cliccando il pulsante Altro, in alto a destra, apparirà il pannello PDFMaker per l’esportazione del documento. Scegliere il modello desiderato e premere Esporta in PDF. A questo punto il sistema genererà il documento. E’ possibile generare un PDF unione per più entità: dalla vista elenco selezionare le entità e premere PDF Export: Quindi scegliere il template per l'esportazione massiva: 14.6 Immagini prodotto nel PDF Nei modelli di blocchi prodotto è possibile aggiungere anche le miniature relative alle immagini caricate all’interno della scheda prodotto. Attenzione! Deve essere inserita nel template l’apposita variabile per l’immagine del prodotto. La variabile $PRODUCTS_IMAGENAME$ deve essere inserita tra i tag #PRODUCTBLOC_START# e #PRODUCTBLOC_END#. In fase di generazione del PDF cliccare prima sulla voce Immagini prodotto, scegliendo per ogni prodotto l’immagine da inserire nel PDF (si possono selezionare le immagini che intendiamo visualizzare nel pdf). E’ possibile definire le dimensioni dell’immagine in termini di larghezza ed altezza, se uno di questi due valori viene lasciato vuoto il sistema ridimensionerà l’immagine in maniera proporzionale alla misura specificata. Se i due valori sono lasciati vuoti l’immagine sarà stampata con le dimensioni originali. Attenzione! Non è possibile associare immagini ai servizi. Seleziona immagini Prodotti ed Esporta in PDF Finestra di selezione immagini Prodotto PDF esportato con dettaglio immagini Prodotto 14.7 Funzioni personalizzate in PDF E’ possibile definire funzioni personalizzate per il trattamento dei dati all’interno del PDF Maker. Per aggiungere una funzione personalizzata posizionare il file php con il codice della funzione all’interno della cartella modules/PDFMaker/function, il file verrà incluso automaticamente. All’interno della cartella vi è la funzione its4you.php, non modificare questo file, eventuali modifiche verranno sovrascritte al prossimo aggiornamento dell’applicazione. Per aggiungere una funzione personalizzata al proprio template accedere al tab Altre informazioni e scegliere la funzione desiderata e quindi cliccare su Inserisci nel template: Esempio guida: if-else: Se si sceglie la funzione if-else verrà aggiunto nel template il seguente testo: [CUSTOMFUNCTION|its4you_if|param1|comparator|param2|return1|return2|- CUSTOMFUNCTION] Sostituire: param1 – campo di controllo comparator – termine di paragone, valori possibili: = , != (diverso), >, < param2 – termine di paragone return1 - valore da visualizzare se la condizione risulta verificata return2 – valore da visualizzare se la condizione NON risulta verificata Vediamo come configurare la funzione in modo che lo sconto finale nel Preventivo venga stampato solo se non nullo: [CUSTOMFUNCTION|its4you_if|$TOTALDISCOUNT$|!=|0,00|Sconto$TOTALDISCOUNT$ €||CUSTOMFUNCTION] 14.8 Impostazioni PDF Maker Nel tab Impostazioni del PDFMaker è possibile definire una serie di variabili atte a configurare correttamente l'aspetto ed il formato del PDF stesso. Vediamole nel dettaglio: Nome file Questa opzione consente di definire il nome del file in base alle proprie necessità. E’ possibile combinare stringhe di testo, variabili del modulo e variabili standard come il nome del template, data corrente, ecc. Formato Pagina Permette di variare il formato della pagina in base alle dimensioni di stampa che vogliamo ottenere col nostro PDF una volta esportato Orientamento Pagina Serve ad impostare se l'orientamento di stampa della pagina, sarà orizzontale o verticale Ignora valori di picklist Per non stampare determinati valori di picklist di una specifica tendina Margini Permette di impostare i margini di stampa. Si fa notare che è necessario per configurazione, che il margine superiore sia almeno 0.1, il resto dei margini può partire tranquillamente dal valore 0 Formato numeri Permette di settare il separatore dei decimali e delle migliaia e decidere quanti numeri sono presenti dopo la virgola Conformità E' possibile selezionare la tipologia di conformità PDF tra quelle presenti, in modo da gestirne la durevolezza di conservazione ed aspetto e l'accessibilità del documento Stato Lo stato determina quando quello specifico template è attivo (e quindi utilizzabile), oppure non attivo (non presente nella lista dei template utilizzabili). ATTENZIONE: questa funzione è relativa all'utente. Significa che ogni singolo utente setta lo stato del template per se stesso, compreso l'admin di vtenext. Ciò significa che se l'utente admin disattiva un template, lo sta facendo SOLO per se stesso e non per tutti gli utenti del crm Setta a default Questa opzione attiva lo specifico template come default per lo specifico modulo (sarà il primo template che troveremo nella lista da utilizzare e scaricare dal modulo specifico, es. Preventivi). 14.9 Esporta/Importa template PDF E’ possibile importare od esportare in formato XML i template del modulo PDF Maker attraverso gli appositi pulsanti. Questa funzione è disponibile solamente per gli utenti amministratori del crm. 14.10 Etichette in lingua nel PDF Maker La funzione delle Etichette prevista nel PDF Maker, è molto importante se si vogliono gestire i PDF in lingua. Aprendo in modifica un template PDF (o mentre si è in creazione, non fa differenza), in alto compare una TAB denominata appunto Etichette. Cliccandola si accede alla schermata visibile nella seguente immagine: Analizzandola, è possibile vedere due menu a tendina principali, denominati LINGUA GENERALE e LINGUA MODULO, vediamo a cosa servono: Lingua generale Sono presenti i valori delle etichette di tutti i moduli del crm, possiamo trovare qualsiasi tipo di valore in modo da inserire rapidamente la voce interessata, variabile che all'estrazione del PDF, verrà tradotta nella lingua selezionata. Lingua modulo Sono presenti i valori delle etichette dei moduli principalmente coinvolti nella configurazione. Se per esempio si sta creando un PDF per il modulo dei Preventivi, avremo a disposizione non solo le etichette dei campi del Preventivo stesso, ma anche le etichette dei moduli relazionati, come per esempio l'Azienda oppure il Contatto. Supponendo dunque di voler inserire nel PDF i seguenti valori: Nome Azienda: ELECTRO SpA Telefono: 123456789 scegliendo nel menu a tendina LINGUA MODULO prima il valore Nome Azienda e poi il valore Telefono, sarà possibile ottenere le variabili per le rispettive etichette. Tornando poi nella TAB Proprietà, si cercheranno le variabili che determineranno i valori contenuti in quei campi (a cui le etichette fanno appunto riferimento). Si otterrà dunque la seguente situazione: %M_Account Name%: $QUOTES_ACCOUNT_ID$ %M_LBL_LIST_PHONE%: $R_ACCOUNTS_PHONE$ ESPORTAZIONE DEL PDF IN LINGUA Infine, andando nel modulo per cui il template è stato creato ed entrando nell'anagrafica desiderata, per esportare il PDF in lingua, basterà cliccare sui tre puntini in alto a destra (pulsante ALTRO), scegliere il template, selezionare la lingua dall'apposita tendina e cliccare su esporta o invia per email. 15 Altre funzioni 15.1 RSS Tramite i collegamenti a RSS Feed disponibili su web o creati appositamente dall’azienda, è possibile fornire aggiornamenti costanti e in tempo reale a tutti gli utenti di vtenext. vtenext ha la possibilità di scegliere da una lista di RSS feed disponibili per gli utenti e visualizzare sul display ogni articolo disponibile. Ogni RSS feed ha un unico indirizzo simile all’URL web che va cercato su Internet. Per vedere un feed RSS dovete inserire quest’indirizzo in vtenext. 15.2 I miei Siti Questa area permette di visualizzare i siti web di interesse direttamente su vtenext. Il sistema è molto utile anche per collegarsi al tracking di spedizioni o comunicare con fornitori che si basano sul web. 15.3 Licenza e numero utenti In tutte le pagine di vtenext, in basso a destra, si trova il Copyright e la Licenza, cliccando la quale, si accede ad una popup contenente tutti i termini d'uso di una licenza Business del programma. Dalla versione 19.10, e solamente per le installazioni On-Site, è possibile vedere quanti utenti sono disponibili per quella determinata licenza e quanti di questi sono stati attivati. Nella medesima popup, è anche disponibile la data di scadenza della licenza installata. Licenza dal Cloud Licenza On-Site   15.4 Sincronizzazioni Dalle impostazioni di vtenext, è possibile accedere alla funzione di sincronizzazione del crm con altre applicazioni. Le piattaforme sincronizzabili disponibili sono le seguenti: VTENEXT Hubspot Jira Magento PrestaShop Salesforce Shopify SuiteCRM vtiger WooCommerce Zapier ZenDesk E' possibile creare più sincronizzazioni per più sistemi contemporaneamente. Cliccando sul pulsante AGGIUNGI in alto a destra sarà possibile scegliere quale sistema esterno configurare ed aggiungere tutti quelli necessari: I moduli sincronizzabili, per ogni singola sincronizzazione, sono diversi ed in base alla piattaforma che viene scelta. Di seguito uno schema che riassume quali moduli si possono sincronizzare. Tra parentesi vengono specificate le versioni supportate. VTENEXT Assistenza Clienti Aziende Contatti FAQ Fornitori Installazioni Leads Operazioni Opportunità Pianificazioni Prodotti Servizi TicketComments Utenti N.B. Questa funzione è indispensabile quando si vogliono collegare tra loro due installazione di vtenext, per esempio per sincronizzare l'ambiente di TEST con l'ambiente di PRODUZIONE. Attenzione: la password di autenticazione del vte per la sincronizzazione con l'altro vte, va definita con la sua accesskey e NON con la password impostata per l'accesso utente Hubspot (solo versione cloud) Assistenza Clienti Aziende Contatti Opportunità Target Utenti *le eliminazioni dei record da Hubspot verso vtenext non sono contemplate   N.B. Quando si crea l'app all'interno di Hubspot seguendo le istruzioni nel link alla pagina presente in vtenext (https://legacydocs.hubspot.com/docs/faq/how-d...p-in-hubspot) vanno aggiunti gli "scopes". Il crm indica di inserire i seguenti "scopes": ATTENZIONE: è fondamentale selezionare esattamente quelli indicati, pena il non funzionamento della sincronizzazione! Salesforce N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.api_rest.meta/api_rest/intro_defining_remote_access_applications.htm Assistenza Clienti Commenti Ticket Allegati Ticket Email Aziende Campagne Contatti PotentialsContacts Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Utenti *non vengono importate le immagini SuiteCRM (solo versione onsite) Assistenza Clienti Aziende Campagne Contatti Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Utenti *non vengono importate le immagini Jira (solo versione cloud) N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://support.atlassian.com/atlassian-account/docs/manage-api-tokens-for-your-atlassian-account/ Assistenza Clienti Operazioni Pianificazioni Ticket Comments Utenti vtiger (solo versione cloud) Assistenza Clienti Aziende Contatti Fornitori Installazioni Leads Opportunità Prodotti* Servizi Utenti *non vengono importate le immagini Magento (solo versione onsite 2.4.0) N.B. prima di proseguire con la configurazione per Magento, è necessario creare una API KEY in magentourl/admin/integration/index/key/ Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes Prestashop (solo versione onsite 1.7.6.7) N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://devdocs.prestashop.com/1.7/webservice/tutorials/creating-access/ Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes *non vengono importate le immagini Shopify (solo versione cloud 2019-20) Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili *non vengono importate le immagini ATTENZIONE: per sincronizzare i prodotti di Shopify è necessario impostare nella configurazione anche il modulo Prodotti Configurabili. WooCommerce (solo versione onsite 4.4.0) N.B. seguire le istruzioni per la configurazione descritte direttamente nel link alla pagina presente in vtenext https://woocommerce.github.io/woocommerce-rest-api-docs/#rest-api-keys Aziende Currencies Ordini di Vendita Prodotti* Prodotti configurabili Taxes *non vengono importate le immagini Zapier N.B.: per configurare correttamente il connettore Zapier, è necessario leggere attentamente il MANUALE ZAPIER presente nel Capitolo 15.7   Zendesk N.B.: è necessario generare una API KEY dal seguente link https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/4408889192858-Generating-a-new-API-token Assistenza Clienti Aziende Commenti Ticket Allegati Ticket Utenti   Quando si accede alla schermata di configurazione da IMPOSTAZIONI > BUSINESS PROCESS MANAGER > SINCRONIZZAZIONI, è possibile configurare tramite pochi e semplici passi, la sincronizzazione da effettuare e verso quale sistema. La schermata è esattamente come quella che si vede nell'immagine sottostante. Dettaglio della schermata di configurazione delle sincronizzazioni Configurazione Come prima cosa è necessario scegliere il Sistema esterno dal menu a tendina disponibile Indicare l'Indirizzo dell'istanza alla quale si desidera collegarsi (ove richiesto) Scegliere dunque, tra i Moduli da sincronizzare quelli desiderati e portali nella colonna Moduli selezionati agendo con la freccia rivolta verso destra Eseguendo l'operazione del passo 3, si aprirà una popup che permetterà di selezionare il metodo di sincronizzazione per ciascuno dei moduli selezionati (vedere l'esempio nell'immagine sottostante) Dettaglio della configurazione di sincronizzazione del modulo Assistenza Clienti selezionato al punto 3 Inserire i dati di autenticazione, dichiarando il Tipo di meccanismo di autenticazione, il Nome utente e la Password per collegarsi. Cliccando sull'icona è possibile avere ulteriori informazioni per recuperare i dati da inserire nel nome utente e password che differiscono per ogni piattaforma sincronizzabile. N.B.: la sincronizzazione avviene secondo l'intervallo impostato per i cron, che di default è ogni minuto, ma può subire variazioni che dipendono dal numero di sincronizzazioni impostate, altri processi cron e carico della macchina. 15.5 Cestino Il crm dispone di un modulo Cestino, che permette di recuperare tutte le entità eliminate da qualsiasi modulo. Usando la ricerca presente in basso a sinistra, digitare "Cestino" e cliccare sulla medesima voce per visualizzarlo. Dettaglio del Cestino Come si ripristina un record eliminato? Come prima cosa, in alto a destra, selezionare dal menu a tendina il modulo nel quale è necessario recuperare il dato (es. Aziende oppure Assistenza Clienti). Dettaglio selezione modulo da cui recuperare i dati Una volta selezionato il modulo, comparirà la lista degli elementi che sono stati eliminati in precedenza. Da qui si può filtrare tra i campi proposti ricercando gli elementi eliminati. Dopo la selezionate degli elementi l'utente ha una serie di possibilità: Selezionando manualmente più entità, è possibile ripristinarle cliccando sull'apposito tasto in alto a sinistra RIPRISTINA E' possibile ripristinare la singola entità, cliccando sul link "Bidoncino" contestuale al record interessato Cliccando su SELEZIONA TUTTO in alto a sinistra, è possibile selezionare tutti i record presenti nel Cestino per quel modulo specifico. Cliccando poi sul pulsante RIPRISTINA, detti record verranno rimessi nel loro modulo originale Cliccando su SVUOTA CESTINO, verranno ELIMINATI TUTTI I RECORD DI TUTTI I MODULI ! Cliccando ELIMINA SELEZIONATI verranno eliminati i soli record selezionati. 15.6 Notifiche Push Appena installata o aggiornata la versione alla 23.08, nell'area notifiche del crm, si trova il seguente avviso: Con questo aggiornamento è possibile inviare le notifiche push ai dispositivi che utilizzano l'app Wilson. Ogni utente potrà selezionare gli eventi da abilitare sul proprio dispositivo. Se vuoi fornire questa funzionalità ai tuoi utenti clicca qui per abilitare il servizio. Non appena si clicca sul link, si viene indirizzati nell'area delle IMPOSTAZIONI > ALTRE IMPOSTAZIONI > NOTIFICHE PUSH. Pagine delle Notifiche Push presente nelle Impostazioni di vtenext Da questa pagina, sarà possibile attivare le notifiche per tutti gli utenti crm, cliccando direttamente sul pulsante ATTIVA presente sulla destra dello schermo. Una volta fatto, nell'area SERVIZI DISPONBILI, la dicitura dello STATO passerà da NON AUTENTICATO ad AUTENTICATO. Più in basso troviamo un altro blocco denominato DISPOSITIVI MOBILI, nel quale troveremo la lista di tutti i dispositivi degli utenti che hanno scelto di attivare le notifiche push di vtenext dall'app Wilson (ma lo vediamo tra poco). Quindi una volta attivate le notifiche push, sarà necessario accedere all'app Wilson e procedere come segue: Per prima cosa, Wilson chiederà di ABILITARE le notifiche push, sarà sufficiente agire sul pulsante ABILITA per attivarle. Se verrà scelto di abilitarle "più tardi", sarà possibile farlo sempre dalle impostazioni dell'app. Cliccando su ABILITA, l'app Wilson ci farà vedere questa schermata, con possibilità di scegliere quali notifiche abilitare. Più precisamente è possibile abilitare le notifiche per: 2FA permette di ricevere notifiche per l'autenticazione a due fattori Conversazioni abilita la ricezione delle notifiche per il modulo delle Conversazioni. ATTENZIONE: non verrà inviata una notifica ogni volta che una nuova conversazione viene ricevuta, ma vengono raggruppate Messaggi abilita la ricezione delle notifiche per il modulo dei Messaggi. ATTENZIONE: non verrà inviata una notifica alla ricezione di ogni nuova email, ma vengono raggruppate Task di Processo permette di ricevere notifiche per i task di processo che coinvolgono l'utente loggato Promemoria Eventi abilita la ricezione delle notifiche per Eventi imminenti Promemoria Compiti abilita la ricezione delle notifiche per Compiti imminenti Notifiche Generali CRM abilita tutte le notifiche generiche del crm (di default questa opzione è disattivata dato il numero elevato di notifiche push che potrebbe generare) E' inoltre possibile configurare QUANDO RICEVERE LE NOTIFICHE, le opzioni sono: Orario Personalizzato permette di ricevere notifiche in fascia di giorni e ore scelte dall'utente, per esempio si può settare di riceve notifiche dal Lunedì al Venerdì, nella fascia oraria che va dalle 8:00 alle 19:00 Sempre permette di ricevere sempre le notifiche dell'app, in qualsiasi orario e giorno della settimana Ecco come si presenta la schermata per la scelta dell'orario e dei giorni personalizzati per la ricezione delle notifiche dell'app Wilson. E' possibile infine attivare o disattivare la verifica da parte dell'app, dell'utilizzo contemporaneo. Questa funzione permette di far verificare a vtenext, se l'utente sta utilizzando l'app contemporaneamente al client web. E' possibile quindi settare un tempo di inattività, così se l'utente sta usando il client web e si allontana dalla sua postazione per tot minuti, determinati appunto dal tempo di inattività, comincerà a ricevere notifiche sul dispositivo mobile. Se invece si continua ad usare il client web con questa opzione attiva, le notifiche push smettono di arrivare sul dispositivo mobile. Ed ecco come si presenta l'interfaccia di selezione del tempo di inattività, le opzioni disponibili, determinate in minuti, sono: 5, 10, 15, 30, 60. 15.7 Sincronizzazione con Zapier Zapier è un prodotto che consente agli utenti finali di integrare le applicazioni Web ed automatizzare i flussi di lavoro. Permette di connettere diverse applicazioni web tra loro attraverso gli “ZAP”, che possono essere personalizzati a seconda delle esigenze dell'utente. Zapier funziona quindi come un ponte tra diverse applicazioni, consentendo di automatizzare i processi aziendali e di risparmiare tempo prezioso. La guida per la creazione dell'integrazione con Zapier è consultabile qui: https://usermanual.vtenext.com/books/creazione-di-app-esterne/chapter/zapier Nomi dei campi in vtenext Nel corso della guida indicata sono stati usati i nomi interni dei campi di vtenext. Questi nomi non sono normalmente visibili da interfaccia, perciò è stata predisposta una pagina in cui possono essere visualizzati, per poterli inserire nelle integrazioni. Per visualizzarli, andare in Impostazioni -> Webservice REST e cliccare su Mostra: Si aprirà un popup che mostra gli id dei moduli e i nomi dei campi: 15.8 Modulo Collaboratori Il modulo collaboratori permette di registrare i propri dipendenti o co-workers sia interni che esterni all’interno di vtenext. Ogni volta che un nuovo utente viene creato, una nuova anagrafica di tipo collaboratore viene automaticamente generata. Il modulo può essere gestito come tutti gli altri, modificando le voci di picklist “tipo collaborazione” oppure aggiungendo nuovi campi a piacere. I campi di default Nome e Cognome e tutti quelli presenti nella related “Informazioni utente”, non sono modificabili dal modulo, ma solamente dalle “Preferenze utente”. Ogni qual volta vengono fatte delle modifiche dalle preferenze utente, queste si rispecchiano all’interno del modulo Collaboratori. L’anagrafica collaboratore, può essere collegata ad una delle quattro anagrafiche presenti in vtenext, ovvero Lead, Azienda, Contatto o Fornitore. Un esempio pratico per l’uso di questo modulo, potrebbe essere quello di inserire la valutazione personale per ogni collaboratore in un campo visibile solo all’Ufficio delle Risorse Umane (profilo dedicato). 15.9 Klondike Co-Pilot (il tuo assistente personale) (Questo plugin è venduto separatamente) Klondike Co-Pilot è una soluzione avanzata che potenzia le capacità del CRM vtenext, offrendo supporto automatizzato e assistito per la gestione dei processi aziendali e delle interazioni con i clienti. Questa integrazione mira a migliorare l'efficienza operativa, ridurre gli errori umani e ottimizzare il flusso di lavoro attraverso l'automazione intelligente e l'assistenza proattiva. Caratteristiche principali Assistenza proattiva: Fornisce suggerimenti in tempo reale durante l'esecuzione di task complessi, aiutando l'utente a prendere decisioni rapide e informate. Intelligenza artificiale: Utilizza l'AI per analizzare i dati e le necessità dei clienti, ottimizzando le risposte alle loro richieste. Integrazione fluida: Si integra perfettamente con vtenext ed i suoi moduli principali, garantendo un flusso di lavoro senza interruzioni e la sincronizzazione di tutte le informazioni sui clienti condivise con tutti gli utenti. Dove troviamo Klondike Co-Pilot Assistenza Clienti: è possibile richiedere un riassunto all'interno di un ticket, nel momento in cui siamo di fronte ad un importante quantitativo di informazioni rappresentati dalla stessa DESCRIZIONE del ticket, dai COMMENTI ed infine dalle NOTE. Abbiamo dunque la necessità che Klondike ci aiuti a comprendere il problema riassumendo tutto il contenuto interessato (con possibilità di aggiornare il riassunto richiesto nel momento in cui siano presenti nuovi dettagli,  commenti o note nel ticket stesso); Modulo Messaggi: si può richiedere di riassumere il testo di un'email o una serie di thread presenti nella stessa email in modo da facilitarne la comprensione qualora fossimo in presenza di un testo lungo oppure di una corposa serie di risposte. Funzione molto comoda quando coinvolgiamo attraverso le conversazioni, un altro utente e quest'ultimo deve capire il senso di tutto lo scambio di email avvenuto. Inoltre è possibile usare Klondike Co-Pilot per aiutare l'utente a rispondere alle email, riformulando il contenuto dell'email, costruendo una vera e propria risposta coerente con le caratteristiche "caratteriali" scelte. Nella popup di compilazione email, in basso a destra si trovano due icone, un INGRANAGGIO ed un ROBOTTINO. Cliccando sull'ingranaggio, si aprirà la schermata di scelta del "Tono di voce". Una volta effettuata la selezione e cliccato su SALVA IMPOSTAZIONI, sarà possibile far agire Klondike Co-Pilot. Per farlo sarà sufficiente selezionare il testo (o la porzione di testo) che si vorrà riformulare (avendolo preventivamente scritto) e cliccare infine sull'icona del robottino. Questo aprirà una popup che farà visualizzare il lavoro di traslitterazione e reinterpretazione fatto da Klondike, come si può vedere di seguito: Cliccando infine sul pulsante APPLICA, il testo originale presente nel corpo dell'email, sarà sostituito con quello riscritto da Klondike Co-Pilot. Conversazioni: anche nel modulo delle Conversazioni, come per il modulo Messaggi, è possibile farci aiutare da Klondike per rispondere ai colleghi, scegliendo un Tono di voce, scrivendo quello che intendiamo comunicare ed infine lasciar fare al nostro assistente personale. Naturalmente anche le conversazioni hanno la funzionalità di elaborazione riassunto, che permette di semplificare la lettura agli utenti che incappano in conversazioni molto articolate o lunghe. Co-Pilot Sempre dalle Conversazioni, è possibile chiedere aiuto a Klondike Co-Pilot, in due modalità (richiamando l'utente Klondike, che comparirà nella lista degli utenti disponibili con cui conversare): 1. interrogazione a carattere generale (stile ChatGPT) 2. interrogazione da documento interno (per esempio un manuale online) Nel caso 1 è possibile fare domande di carattere generale, che sono o esulano il contesto e che ci servono per informazione personale o verso il cliente. In buona sostanza posso usare la conversazione come fosse ChatGPT, richiamando come utente Klondike. Nel caso 2 invece, è possibile interrogare Klondike, chiedendogli di cercare all'interno di alcuni documenti o manuali online, al quale è stato collegato. Per esempio il manuale che state leggendo, potrebbe essere collegato a Klondike in vte e quindi è possibile ricercare i capitoli o gli argomenti chiedendo direttamente con una conversazione. Conclusione Klondike Co-Pilot per vtenext rappresenta un passo avanti nella gestione automatizzata delle relazioni con i clienti e dei processi aziendali. Grazie alla sua capacità di automatizzare, analizzare e supportare in tempo reale, questo strumento rende vtenext ancora più potente e indispensabile per le aziende che puntano all'efficienza e all'eccellenza nel servizio clienti. 15.10 Applicazioni esterne Questa funzione di vtenext, che si trova in Impostazioni > Applicazioni esterne, permette a servizi esterni di accedere ai dati del crm usando OAuth2 come protocollo di autorizzazione. Schermata di configurazione per le Applicazioni esterne Quindi come funziona esattamente? I servizi esterni, che in questo ambito chiamiamo applicazioni esterne, per collegarsi a vtenext tramite REST API, hanno prima bisogno di ottenere un access_token, che viene fornito tramite uno dei flussi messi a disposizione dal protocollo OAuth2. Vediamo una immagine esplicativa: Questo flusso raffigurato, è denominato Client Credentials. Ci sono tre parti coinvolte: Applicazione (per esempio un Gestionale) Il Server di Autorizzazione (nel caso di vtenext, è lo stesso del punto 3) Il Server che contiene di Dati (nel nostro caso vtenext) In pratica, l'Applicazione (che potrebbe essere un Gestionale che deve leggere le Fatture su vtenext), chiede al Server di Autorizzazione un Access Token inviando la coppia di accesso (Client ID e Secret Key) per autenticarsi. Se le credenziali (Client ID e Secret Key) sono corrette, viene rilasciato un Access Token (stringa casuale) con il quale l'Applicazione può chiedere a vtenext le informazioni necessarie (es: Fatture) via REST API. Un esempio di chiamata REST API passando l'access token, è il seguente: curl -X POST '/restapi/v1/vtews/query' \ -H 'Content-Type: application/json' \ -H 'Authorization: Bearer ' \ -d '{"query":"SELECT * FROM Invoice;"}' Il vantaggio è che l'access Token ha una durata limitata, è revocabile lato server e quindi è possibile consentire l'accesso alle app in maniera controllata e, soprattutto, non vengono divulgate o condivise password di sistema. Naturalmente allo scadere del Token, sarà necessario ottenerne uno di nuovo ripetendo la procedura sopra menzionata. Questo tipo di flusso è indicato per la comunicazione diretta tra 2 server, senza bisogno di intervento umano dopo aver configurato entrambe le parti. Il secondo tipo di flusso, è denominato Authorization Code. Questo flusso coinvolge un elemento in più, che identificheremo come Utente. Nell'esempio, diremo che l'Applicazione che si vuole connettere a vtenext questa volta, è Facebook che necessita di leggere i Lead presenti in vtenext. Chi richiede i dati non è però Facebook direttamente, ma l'Utente che lo usa, che deve fornire a Facebook i Leads che l'Utente possiede all'interno del crm. L'obiettivo è quindi che l'utente dia il permesso a Facebook di leggere i Lead su vtenext, quindi sarà fatta un'autenticazione da parte dell'utente su vte, il quale risponderà a Facebook con un Authorization Code. Facebook userà quell'Auth Code per richiedere all'Authorization Server l'Access Token (che può essere temporaneo, da usare una tantum, oppure può essere rinnovato in autonomia) e leggere finalmente i dati nel Server. Quindi, nonostante Facebook abbia avuto accesso ai Lead di vtenext, non ha memorizzato le credenziali dell'utente, e dopo circa un'ora (durata standard dell'Access Token) scadranno e quindi l'accesso ai dati sensibili sarà bloccato fino a nuova autorizzazione. Questo flusso è indicato quando una applicazione esterna deve accedere ai dati di un utente per successive elaborazioni. Configurazione Generale In testa alla pagina sono presenti alcune opzioni generali: Abilita accesso tramite OAuth2: attiva o disattiva globalmente l'utilizzo di OAuth2 come protocollo di autorizzazione. Se disattivato, nessuna app esterna può autenticarsi tramite protocollo OAuth2 Permetti agli utenti di vedere e modificare la chiave segreta delle app a loro associate: se attiva, gli utenti non amministratori possono vedere e modificare la chiave segreta delle applicazioni a loro associate dal loro profilo utente Abilita connessioni con utenti amministratori: se attiva, le app esterne possono collegarsi tramite un account di tipo amministratore. Configurazione Service Account Cliccare sul pulsante AGGIUNGI sulla destra Si accede ad una schermata con un Wizard che ci aiuta a determinare il flusso che vogliamo configurare. Come prima cosa impostare il Tipo di Client e si potrà scegliere tra: Web or Mobile application se abbiamo bisogno di un accesso tramite login con utente (flusso Authorization Code) Service account se l'accesso avviene in background tra due server (flusso Client Credentials) Volendo dunque configurare un flusso Client Credentials, come Tipo di Client scegliamo Service Account e come Tipo di Segreto =  Chiave segreta. Compariranno dunque altri campi da configurare che vediamo di seguito: A questo punto si dovrà dare un Nome a questa applicazione, che tipicamente identifica anche quello che fa (nell'esempio fa connettere ad un gestionale). Vengono già messe in evidenza il Client ID e la Chiave Segreta autogenerati. Infine si deve determinare lo Scope, ovvero quali operazioni sono ammesse dal sistema (sola lettura, sola scrittura, oppure in lettura/scrittura) e  l'Utente con il quale effettuare le operazioni collegandosi via REST API con Access Token. Se lo scope è rest.all.read, sarà possibile chiamare solamente REST API che leggono dati. Se è invece rest.all.write, sarà possibile chiamare solamente REST API che scrivono dati. Con rest.all è possibile chiamare qualsiasi API. Ovviamente, le operazioni effettuabili e i dati restituiti sono comunque filtrati secondo la visibilità dell'Utente scelto, a seconda di ruoli e profili. Se si desidera pieno controllo senza limitazioni, dovrà essere selezionato un utente Admin. Fornendo dunque gli Endpoints, il Client ID e la Chiave Segreta all'ipotetico tecnico del gestionale al quale ci si vuole connettere, sarà possibile finalizzare il collegamento. Tornando alla configurazione iniziale, se come Tipo di Segreto si sceglie invece JWT firmato, cambia solo il formato della Chiave Segreta che non sarà una semplice stringa casuale, ma una chiave crittografica in formato PEM o JWK, da inviare al tecnico del sistema esterno. Questa chiave viene generata solo dopo il salvataggio. Configurazione Web or Mobile Application Cliccare sul pulsante AGGIUNGI sulla destra Si accede dunque nuovamente al Wizard e selezioneremo Web or mobile application. Comparirà la schermata seguente: In Tipo di applicazione, è possibile scegliere Web application se si tratta di un App che funziona tramite browser, oppure Native or Single Page App se invece si tratta di un'applicazione nativa come un'app presente su un dispositivo mobile o una Single Page Application. Scegliendo Web application, verrannno generati come per la configurazione vista in precedenza, un Client ID ed una Chiave Segreta e sarà possibile determinare il tipo di accesso, Scope, in sola lettura, sola scrittura o lettura/scrittura. E' possibile decidere le attivare l'Accesso offline, ovvero invece di far scadere il Token come si diceva in precedenza (il Token ha una durata limitata e va rinnovato), in questo modo è possibile dare accesso a tempo indeterminato all'app verso vtenext. Quindi cosa succede? Il server chiede il "refresh token" e quindi l'app può richiedere nuovamente il token allo scadere, senza interazione con l'utente. Quindi poi si configurerà l'URL di ritorno, che permetterà di reindirizzare l'utente, dopo il Login al Server (ovvero vtenext), direttamente all'app in cui deve accedere (es. Facebook o altro). E' anche possibile decidere quali sono gli Utenti autorizzati ad utilizzare questa configurazione. Possono essere Tutti gli utenti, oppure quelli che si vogliono selezionare dalla lista Gruppi o Utenti. E' possibile configurare la Schermata di autorizzazione, ovvero quando l'utente viene indirizzato alla richiesta di autorizzazione (es. l'applicazione Facebook richiede di accedere ai dati di vtenext, vuoi autorizzare?), comparirà una schermata che è possibile personalizzare con un Nome, una Descrizione ed un'Icona. Tornando all'inizio di questo tipo di settaggio, in Tipo di applicazione è possibile selezionare anche Native or Single Page App, la cui configurazione è identica a quella appena illustrata, con l'unica differenza che il flusso OAuth si aspetta di ricevere il PKCE (una misura di sicurezza aggiuntiva durante lo scambio dell'access token). Dalla schermata inziale, Impostazioni > Applicazioni esterne, è possibile vedere la lista delle Applicazioni registrate ed è possibile decidere se disattivarle. Ad esempio, se non è più richiesto che Facebook possa accedere a vtenext, nonostante l'autorizzazione sia già stata configurata e concessa, è possibile disabilitarla cliccando sulla spunta verde sulla destra della lista. In questa lista è anche possibile vedere se ci sono Token scaduti oppure di non attivi. Nel caso di Token scaduti l'utente è tenuto a rifare il login al sistema. Nella stessa lista, sulla destra, troviamo gli Strumenti: serve per modificare la configurazione per revocare tutti i Token per eliminare la configurazione eseguita Nelle Preferenze Utente, c'è una voce sulla destra, denominata Applicazioni collegate, che permette di visualizzare tutte le applicazioni che sono associate a quell'utente, sia in modo statico (per il flusso Client Credentials), che dinamico (per il flusso Authorization Code, con token attivi). Da quella stessa related, è possibile vedere il dettaglio della configurazione (ma non modificarla), ed è possibile anche disabilitarla (se si è Amministratori) o revocarne i token. 15.11 Modulo Casi Il modulo Casi, è progettato per gestire segnalazioni, problematiche e richieste interne all’azienda, consentendo un flusso di lavoro strutturato e tracciabile. Ecco le principali funzionalità e caratteristiche del modulo CASI che gestisce appunto casi e sottocasi interni: Creazione e Gestione dei Casi Gestione dei Sottocasi Visualizzazione dell'avanzamento Vista immediata dei sottocasi coinvolti (o altri moduli) Processi e Automazioni Comunicazione e Collaborazione Reportistica e Analisi Integrazione con Altri Moduli del CRM Un modulo CASI ben strutturato migliora l’efficienza operativa, riduce il tempo di gestione delle richieste e aumenta la trasparenza all’interno dell’azienda. E' infatti possibile gestire CASI e SOTTOCASI in modo da creare un avanzamento in percentuale e dei reminder grazie a dei processi preinstallari. Visualizzazione della pagina principale del modulo Casi. Si noti la possibilità di espandere la vista per lista verso i moduli collegati, funzione presente come configurazione dei filtri in vtenext Prendiamo in esame il primo Caso presente nella lista visualizzata qui sopra. Si nota immediatamente una freccina sulla sinistra che permette di espandere la visualizzazione delle vista. Tale funzione è denominata Navigatore delle relazioni, e viene spiegata nel Capitolo 2.6.1 Creare un filtro. Cliccando su quella freccia, sarà possibile esplodere la vista ed avere più informazioni che riguarderanno, per esempio, i casi sottostanti. Ogni caso ha uno stato ed una scadenza. Il numero di Sottocasi presenti con lo stato CHIUSO, determina la percentuale di AVANZAMENTO. Questo automatismo è inserito a codice e non è modificabile da interfaccia. Si noti nell'esempio, che vi sono due SOTTOCASI, di cui uno in stato CHIUSO e la barra dell'avanzamento si è impostata automaticamente al 50%. La barra di progresso è data da un campo uitype 1024, attivabile e configurabile solamente da codice. automaticamente il valore. Per la gestione dei Casi, vi sono dei processi preinstallati che permettono di gestire automaticamente gli alert di scadenza e la gestione dello stato passando da "in scadenza" a "scaduto". Vediamoli nel dettaglio: Set alert date Se il campo Data di Scadenza di un caso/sottocaso, non viene compilata alla creazione, questo processo setta tale data a 5 giorni dalla data odierna, considerando che il caso lo sto creando in questo momento. Espiration Management E' il processo che verifica i valori presenti nei campi Data di Scadenza dei casi/sottocasi. Un giorno prima della data di scadenza, il processo imposta automaticamente il valore dello stato del caso stesso a "in scadenza" oppure a "scaduto" dipendentemente dal cambio stato che viene fatto. In pratica lo stato del caso/sottocaso assume questi valori: non scaduto: quando siamo ancora lontani dalla data di scadenza impostata in scadenza: quando manca un giorno alla data di scadenza scaduto: quando la data di scadenza è stata raggiunta o superata Chiaramente, se la data di scadenza viene spostata manualmente, di conseguenza anche lo stato verrà impostato grazie a questo processo, rispettando i parametri sopra descritti. 16 Ruoli gerarchici e profilazione degli utenti 16 Ruoli gerarchici e profilazione degli utenti Attraverso la voce Impostazioni, presente nel menù dell’avatar in alto a destra, è possibile accedere alla sezione Controllo Login Utente. Qui potete definire e personalizzare le utenze di vtenext in modo da garantire la riservatezza dei dati, gestendo privilegi di accesso e utilizzo dei dati. Attraverso le voci Utenti, Ruoli, Profili, Accesso Condiviso, Accesso Condiviso Avanzato e Gruppi si possono definire utenti in grado di utilizzare solo specifiche aree di vtenext. A nostro avviso è utile cominciare a definire gli utenti (prerogativa dell’utente di tipo amministratore) solo quando si è deciso quali dei processi aziendali si vogliono gestire con vtenext e non prima di avere familiarizzato con il sistema. La gestione utenti e accessi è uno strumento potente che fornisce ampio grado di versatilità nella costruzione della struttura, anche con il CRM in modalità Multiazienda. Inoltre vtenext permette di monitorare l’utilizzo delle utenze tramite la tracciabilità delle azioni (strumento Informazione di Controllo Utente), con la garanzia di sapere sempre “chi ha fatto cosa” e settare i privilegi di conseguenza. La gestione della sicurezza e dell’accesso alle informazioni si basa sul sistema dei Ruoli, che rende semplice la configurazione in quanto non è necessario creare un profilo per ciascun utente, bensì basta associarne uno già presente. La gestione dei ruoli è basilare in realtà medio-grandi in cui troviamo decine di utenti con differenti ruoli gerarchici. In particolare è utile per: avere un grande numero di persone che lavorano con il CRM simultaneamente; controllare i diritti di modifica, cancellazione e lettura; rispettare l’organigramma aziendale. I Ruoli, tramite i profili e i livelli di accesso, permettono di profilare gli utenti di vtenext in modo che ognuno possa vedere solo le informazioni che sono di suo interesse, garantendo così la riservatezza dei dati tra gli utenti e i livelli dell’organigramma aziendale. TIPI DI UTENTI IN vtenext Utente standard: ha un accesso limitato e non può accedere al menù Impostazioni Utente amministratore: è in grado di amministrare tutte le entità di vtenext Utenti, gruppi e i loro accessi privilegiati; Personalizzare l’interfaccia utenti; Creare archivi di comunicazione; Cambiare password, disattivare utenti e visualizzare lo storico delle login; Gestire i profili attribuendo privilegi di lettura, creazione/modifica, cancellazione dei dati di vtenext. L’ordine corretto per procedere alla configurazione della struttura aziendale è il seguente: Creazione dei Profili; Creazione dei Ruoli, ai quali vengono associati i Profili; Creazione degli Utenti, ai quali viene associato il Ruolo; Modifica delle associazioni utenti-ruoli sulla base delle esigenze organizzative; Creazione di eventuali Gruppi. 16.1 Profili Il profilo definisce i privilegi di un utente per l’accesso e l’utilizzo di moduli e campi di vtenext. L’amministratore, su indicazione dei responsabili aziendali, deve determinare le operazioni che possono essere eseguite dai diversi utenti che lavoreranno sul CRM. Da Profili si stabilisce per ogni utente: quali moduli appaiono nel suo menù generale; a quali moduli ha accesso completo; a quali moduli ha accesso limitato; quali campi all’interno di un modulo potrà vedere l’utente e/o modificare e/o eliminare nel loro contenuto. Ed altro, in scala di sempre maggior dettaglio. Di seguito i tipi di privilegi mostrati nella schermata: Privilegi Globali: Vedi tutto: il profilo accederà in lettura a tutte le informazioni del CRM. Questo significa che quando l'opzione VEDI TUTTO è attiva, vince su tutte le altre condizioni. Quindi se un profilo ha questa opzione, può vedere tutti i record di tutti i moduli anche se sono impostati ad accesso condiviso privato. Modifica tutto: il profilo avrà la facoltà di modificare tutte le informazioni del CRM. Privilegi di Campo: permette di decidere se l’utente potrà creare/ visualizzare / modificare/ eliminare all’interno del singolo modulo. Strumenti: permette di decidere su funzioni come Esporta/Importa Dati, Converti Lead, Gestione duplicati con unione. Quando si crea un nuovo profilo, è possibile partire dalla base di uno preesistente duplicandolo, al fine di non ricominciare daccapo. Consigliamo quindi di creare prima i profili più limitati, procedendo verso quelli più aperti (aggiungendo di volta in volta i nuovi permessi). Nota. I privilegi di accesso gestiti da Profili si riferiscono al layout di vtenext, non alla “proprietà” del contenuto. Se per esempio devo impostare che Agente 1 non veda i contatti di Agente 2, questo tipo di gestione avviene da Ruoli e Accesso Condiviso (vedi prossimi paragrafi). Poiché entrambi gli agenti lavorano con il modulo Contatti, il loro profilo (che infatti, con tutta probabilità, sarà comune) avrà il modulo Contatti abilitato alla lettura e quantomeno alla creazione/ modifica. 16.1.1 Creazione di un nuovo profilo PASSO 1: dalle Impostazioni > Profili, premere Nuovo profilo: PASSO 2: nella maschera di configurazione del nuovo profilo indicare nome, eventuale descrizione, profilo di base da cui partire. PASSO 3: indicare i privilegi di accesso in dettaglio per ogni modulo: Attenzione! Le limitazioni imposte dal profilo sul singolo modulo sono secondarie a quelle definite dal Gestore Moduli (vedi paragrafo dedicato). Ovvero: se dal Gestore Moduli l’utente amministratore disattiva un modulo, questo sarà “spento” a tutti gli utenti/ profili/ ruoli del CRM, anche se nel loro profilo risulta abilitato. Viceversa, se il modulo è lasciato attivo nel Gestore Moduli, è il profilo degli utenti a determinarne la presenza. Allo stesso modo, il Layout Editor “vince” sul Profilo nella disattivazione di campi: se il campo Fonte viene disattivato dall’amministratore nel Layout Editor del modulo Leads, nessun profilo potrà visualizzarlo indipendentemente dalla spunta nella relativa casella. VERSIONING: Ogni impostazione configurata per i profili può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. 16.2 Ruoli Alla base di tutto il sistema di sicurezza ci sono, come detto, i Ruoli, ciascuno dei quali è basato su un profilo. L’amministratore, in seguito ai profili, deve creare ruoli che rispecchiano i livelli organizzativi aziendali. Infatti, se stabiliamo che la visibilità dei dati CRM sia controllata dalla gerarchia (in Accesso Condiviso), com’è logico che sia, i ruoli superiori accederanno ai dati assegnati a quelli inferiori, ma non accadrà il contrario. Due ruoli di pari livello non avranno visibilità tra loro. La definizione della gerarchia dei ruoli incide sulla visibilità dei record da parte di uno o più utenti secondo le regole descritte nel capitolo Accesso condiviso. N.B.: Ogni impostazione configurata per i ruoli, può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. Esempio visualizzazione modulo "Aziende"(Accesso condiviso impostato a "Privato"): CEO visualizza i dati assegnati a se stesso, a Manager e a Sales; Manager visualizza i dati assegnati a se stesso e a Sales; Sales visualizza soltanto i propri dati. Se il ruolo Sales si applica a 3 utenti, ciascuno dei 3 utenti interni al ruolo visualizza i propri dati. Accanto al nome del ruolo trovate icone per gestire l’albero gerarchico: modificare le proprietà del ruolo aggiungere un ruolo subordinato eliminare il ruolo spostare il ruolo sopra o sotto La creazione del nuovo ruolo si presenta così: Inserire un nome per il ruolo; Associare il profilo desiderato al ruolo; Associare il profilo per l’accesso via mobile (app). VERSIONING: Ogni impostazione configurata per i ruoli può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. 16.3 Utenti Da Impostazioni > Utenti è possibile creare e gestire gli utenti, visualizzati in lista nella schermata principale. L’utente in vtenext corrisponde alla persona, dotata di email e password, che accede per lavorare al CRM. Sebbene sia permesso l’accesso contemporaneo dello stesso utente da postazioni diverse, è assolutamente sconsigliato utilizzare utenze in comune soprattutto per lavorare nello stesso momento. Questo perché, oltre a non poter più risalire al proprietario reale del dato o l’autore delle modifiche (cosa che è in contrasto con la filosofia del CRM stesso), si rischiano conflitti e perdita di salvataggi delle informazioni. La scheda utente è suddivisa in sezioni e coincide con le Preferenze utente (a cui si rimanda per il dettaglio di ogni sezione), salvo per le parti riservate all’utente amministratore, ovvero le seguenti: Nome Utente Ogni utente ha un solo nome utente. Una volta creato, non può essere cambiato. Nb. Ogni utente ha la possibilità di cambiare la propria password. Accesso tramite LDAP Spuntare se l’active directory è abilitata nel vostro server. Si rimanda al capitolo dedicato alla Configurazione LDAP. Amministratore Spuntare questo box per fornire all’utente i privilegi di amministratore, indipendentemente dal suo ruolo. Stato Attivo / Disattivo. L’utente disattivato non può più fare login a vtenext. Ruolo È possibile cambiare di ruolo l’utente (il ruolo deve essere già stato creato). Attenzione! Nella versione cloud il nome utente corrisponde all’indirizzo email completo. Suggerimenti importanti per la creazione e la gestione dell’utente: Per Login e Password non è ammesso l’uso di caratteri come - e /; Nome Utente e Password devono essere una combinazione di lettere maiuscole o minuscole e numeri. L’uso di caratteri speciali (come ä, ö, ü, ß, % ecc.) non sono ammessi. La password non deve contenere termini legati alle informazioni personali dell’utente. Una buona password è per esempio “Dhe4K39bz”; La password deve avere le seguenti caratteristiche, secondo la normativa sulla sicurezza della privacy (legge 196/2003): deve essere composta da almeno 8 caratteri; deve essere modificata ogni 3 mesi (il sistema proporrà in automatico ogni 3 mesi il cambio di password). L’utente in autonomia può richiedere il reset della password, processo della durata massima di 24 ore, passate le quali dovrà ripetere la procedura cliccando nuovamente il link “Hai dimenticato la password?” nella pagina di Login; Attenzione a fornire i privilegi di amministrazione! L’utente potrà vedere e modificare le impostazioni del CRM e tutti i dati; Un utente che non ha più necessità di lavorare al CRM, ma deve restare presente per ragioni di storico, può essere disattivato dall’apposita voce nella schermata cliente (vedi sopra). Le entità a lui associate saranno comunque a disposizione degli altri utenti, secondo gerarchia dei ruoli. È anche possibile eliminare definitivamente un utente: il sistema, prima di eliminarlo, vi chiede a quale altro utente trasferire le assegnazioni dei dati. Più Informazioni In questo blocco ogni utente potrà gestire le proprie informazioni personali di base (ogni utente potrà configurarsi le proprie): Titolo  Rappresenta il titolo che questa persona ricopre in azienda (es. Direttore, Responsabile Marketing, ecc.) Reparto E' il reparto per cui questo utente lavora (Ufficio Tecnico, Centralino, ecc.) Telefono Ufficio  Permette di inserire il numero di telefono dell'ufficio Cellulare  Permette di inserire il numero di cellulare personale/aziendale Riporta a  E' un campo uitype di collegamento diretto ad un altro utente, ovvero il suo responsabile Telefono Casa Permette di inserire il numero di telefono di casa Altro Telefono Permette di inserire un altro numero di telefono Descrizione Un campo che permette di inserire una descrizione libera di quello specifico utente Compositore Email interno Se attivo, quando si clicca su un indirizzo email presente in un'anagrafica, si apre il compositore email del modulo Messaggi. Se si disattiva questa opzione, al click sull'indirizzo email, si apre il compositore installato sul pc dell'utente (es. Outlook o Thunderbird) Separatore decimali Permette di selezionare il tipo di separatore dei decimali tra punto (.) e virgola (,) Separatore migliaia Permette di selezionare il tipo di separatore delle migliaia tra punto (.), virgola (,), spazio ( ), apice (') e nessuno (non sarà impostato un separatore delle migliaia) Numero decimali Permette di determinare quanti numeri ci saranno dopo la virgola nei campi che contemplano questo tipo di dato Indirizzo utente In questo blocco ogni utente può inserire maggiori informazioni personali riguardanti il proprio indirizzo di casa Fotografia utente Permette di inserire un'immagine che verrà poi utilizzata come avatar in alto a destra del crm e all'interno delle conversazioni, oppure nei commenti dei ticket per esempio. Caricare una propria immagine e creare il proprio avatar è semplice: Andando in modifica dell'utente, si deve scegliere un file immagine, dell'estensione suggerita, e salvare Una volta fatto si procede col ritagliare la porzione di immagine che si vuole ottenere come avatar e si salva Ed ecco che abbiamo completato la gestione della fotografia utente con successo Configurazione del Calendario Per questa sezione, si veda anche l'apposito capitolo dedicato (Cap. 4.3 Condivisione e preferenze del Calendario) In questo blocco è possibile configurare le preferenze utente relative alla visualizzazione del suo calendario, e dipenderanno dalla configurazione fatta in base al capitolo summenzionato. Vista Calendario di Default E' possibile scegliere se visualizzare inizialmente il calendario per Oggi, Questa Settimana, Questo Mese Formato Data Permette di settare il formato della data da visualizzare (es. GG/MM/AAAA) Intervallo Promemoria Se attivo permette al crm di inviare una popup all'arrivo di un nuovo evento o compito, popup che si attiva tot minuti prima dell'evento (minuti impostati in questo campo). Allo stesso modo, cliccando su POSTICIPA, il calendario ricorderà lo stesso evento o compito dopo i minuti impostati in questo campo. Inizio giornata alle (hh:mm) Permette di settare l'orario di inizio della giornata nel calendario (es. 09:00) Disabilita domenica nel calendario settimanale Se questo campo risulta flaggato, il calendario non mostrerà la Domenica Primo giorno della settimana Permette di scegliere se il primo giorno della settimana è Domenica o Lunedì Nazioni per le festività Permette di inserire un altro numero di telefono Condividi Calendario con Permette di scegliere con quali utenti condividere il proprio Calendario (leggere anche il Cap. 4.3 Condivisione e preferenze del Calendario) Condividi Calendario con (solo occupazione) Permette di scegliere con quali utenti condividere il calendario, presumendo che l'utente sia, ad esempio, un oggetto come un'auto aziendale o una sala riunioni. (leggere anche il Cap. 4.3 Condivisione e preferenze del Calendario) Mostra Calendario utenti Permette di selezionare e quindi visualizzare gli utenti che hanno deciso di condividere il calendario con il mio utente (utente che sto configurando) - (leggere anche il Cap. 4.3 Condivisione e preferenze del Calendario) Configurazione Asterisk Permette di configurare il centralino VOIP basato su tecnologia Asterisk, inserendo il numero interno che identifica lo specifico utente. Configurazione Book me Permette di configurare la prenotazione degli appuntamenti in base agli slot di calendario messi a disposizione degli utenti del crm. Per approfondire questa feature, si consiglia di leggere l'apposito capitolo 4.6 Book me - Fissa un appuntamento. Configurazione servizi web REST - Access Key Questa configurazione, tramite webservice, identifica la password utente associata automaticamente alla creazione dell'utente stesso. Il campo Access Key dunque, contiene informazioni sensibili e per sbloccarlo è necessario inserire la password dell'utente interessato. Una volta sbloccato è possibile rigenerare la chiave tramite il pulsante "Rigenera" e, tramite la picklist "Validità access key", posso determinare il comportamento dell'access key stesso. I valori selezionabili nella picklist "Validità access key" sono i seguenti: Statica l'access key rimane sempre invariata Aggiorna automaticamente al cambio password l'access key viene ricalcolata ad ogni cambio password Disabilitata l'access key non permette alcun accesso via webservice N.B.: Quando viene ricalcolata l'access key, da Wilson l'utente deve eseguire nuovamente l'accesso all'app. Dopo il salvataggio della scheda utente sono disponibili ulteriori informazioni: Regole di condivisione basate sul proprietario: Consente di abilitare all’utente l’accesso ai record assegnati ad un altro specifico utente. Al Passo 1 inserire l'utente al quale si vuole puntare (ovvero l'utente che metterà a disposizione le sue anagrafiche), al Passo 2 selezionare l'utente che deve accedere alle anagrafiche dell'utente selezionato al Passo 1. Infine scegliere i Permessi, ovvero se l'utente Passo 2 può vedere il Sola lettura, o Lettura e Scrittura, le anagrafiche dell'utente Passo 1. Esempio: Regole di condivisione basate su filtri: include l’elenco delle Regole di Accesso Condiviso Avanzato attive per l’utente (si rimanda al capitolo dedicato); I Miei Gruppi: elenco dei gruppi che includono l’utente; Storia login: visualizza la storia dei login utente. Quando viene creato un nuovo utente nel crm, tutti i dati compilati nella schermata di creazione, vengono copiati nel Modulo Collaboratori. Il modulo ci da la libertà di inserire tutti i campi aggiuntivi che desideriamo e segue le regole standard già spiegate per tutte le altre entità del crm. Cosa non meno importante, se il crm è equipaggiato col modulo GDPR, esso interagisce anche con quest’ultimo. In buona sostanza il modulo Collaboratori, permette di trattare gli utenti del crm come fossero una normale anagrafica, separandola dal resto (Aziende, Contatti e Lead). 16.3.1 Come sostituire un utente con un altro Capita che in azienda, un collega decida di cambiare lavoro e quindi non fare più parte del team. Cosa fare in questi casi lato crm? Abbiamo due possibilità: Disattivare il "vecchio utente" e crearne uno di nuovo, in questo modo tutte le entità rimarranno assegnate all'utente uscente; Possiamo decidere di sostituire il "vecchio utente" con uno totalmente nuovo e dunque riassegnare tutte le entità anagrafiche appartenute all'utente uscente, direttamente a quello nuovo. Se decidiamo di sostituire l'utente, come ci dobbiamo comportare? E' molto semplice, basta seguire i passi di seguito descritti: Disattivare il vecchio utente, ponendo il campo STATO da Attivo a Non attivo Creare un nuovo utente, cliccando sul pulsante CREA da IMPOSTAZIONI > UTENTI e seguire la procedura già nota Cliccare sul pulsante ELIMINA presente vicino al nome del "vecchio utente". Comparirà una finestra di dialogo che ci chiederà di effettuare una scelta. A quale utente vuoi che vengano assegnati tutti gli elementi precedentemente affidati a "vecchio utente". In questo caso, grazie al menu a tendina, sceglieremo il nome del nuovo utente appena creato La procedura di sostituzione utente termina qui, il crm impiegherà solo qualche secondo per riassegnare tutti gli elementi al nuovo utente. 16.3.2 Gestione dello stato "Non attivo" dell'utente Il CRM prevede la disattivazione automatica degli utenti che non effettuano l'accesso per un periodo di 6 mesi. Al raggiungimento di tale soglia, l'utente viene automaticamente impostato nello stato "Non attivo", impedendone l'utilizzo fino a una successiva riattivazione da parte di un amministratore. Questa logica viene applicata a tutti gli utenti, senza eccezioni, compresi quelli con profilo amministratore. Pertanto, anche un utente amministratore che non accede al sistema per oltre sei mesi verrà automaticamente impostato come "Non attivo". Nel caso in cui fosse l'unico amministratore del CRM, il sistema non prevede un comportamento differente e la disattivazione avverrà comunque. La stessa logica si applica anche agli utenti utilizzati esclusivamente per integrazioni o chiamate tramite Web Service/API. Se tali utenze non effettuano mai un accesso tramite l'interfaccia del CRM, vengono comunque considerate inattive. Alla prima autenticazione successiva al periodo di inattività, l'utente verrà automaticamente impostato nello stato "Non attivo", rendendo necessario il suo ripristino prima di poter utilizzare nuovamente l'integrazione. Si consiglia pertanto di verificare periodicamente lo stato degli utenti amministratori e delle utenze tecniche utilizzate per le integrazioni, al fine di evitare interruzioni del servizio dovute alla disattivazione automatica. 16.4 Gruppi I gruppi sono strumenti efficaci per riunire insieme utenti che appartengono allo stesso team di lavoro. Vengono utilizzati per l’assegnazione dei dati. Ad esempio, se arriva un Ticket da un cliente, lo si assegna a un gruppo dedicato alla gestione dei Ticket in modo che tutti quegli utenti lo possano vedere. Sarà poi il primo utente libero a prenderlo in carico, assegnandoselo. Per visualizzare la lista dei gruppi e crearne di nuovi, accedere a Impostazioni> Gruppi IMPORTANTE: I gruppi possono essere composti da insiemi di: Utenti, Ruoli, Ruoli e subordinati, altri Gruppi. 16.5 Accesso condiviso vtenext consente di settare i privilegi di accesso dei Ruoli, definendo se il contenuto del CRM è accessibile a livello generale (pubblico) oppure con limitazioni. I gradi di limitazione sono vari. Le regole si distinguono in due blocchi, quelle generali di accesso globale e quelle personalizzate. Le regole di accesso generali sono valide come standard per tutti i Ruoli, ma al tempo stesso è possibile attribuire regole eccezionali solo a determinati Ruoli, al fine di coprire le esigenze più disparate delle diverse strutture aziendali. In generale, quello che farete tramite l’Accesso Condiviso è dire al sistema quali utenti (sulla base del loro ruolo gerarchico) potranno vedere e/o modificare i dati contenuti nel CRM, modulo per modulo. Attenzione! Dopo qualsiasi modifica nelle regole condivise, premere il pulsante Ricalcola per verificare l’insieme della configurazione, evitare conflitti e rendere operative le modifiche. La prima cosa da definire è la regola di Accesso Condiviso per ciascuno dei moduli. Con quale grado di libertà volete che il contenuto dei moduli sia accessibile agli utenti? L'impostazione più restrittiva è privato. Impostando questa regola di condivisone ad un modulo l'eliminazione, visualizzazione, creazione e modifica di un record seguirà la gerarchia definita all'interno dei ruoli. In particolare si avranno le seguenti casistiche: utenti con lo stesso ruolo posso vedere, modificare ed eliminare i record assegnati a se stessi, ma non quelli assegnati ad altri utenti di pari ruolo; utenti  associati a ruoli con dei sottoposti potranno modificare, eliminare e visualizzare i propri record e quelli degli utenti sotto la loro diretta gerarchia.  L’impostazione a Pubblico ha 3 livelli di sempre minore restrittività, pertanto alcuni privilegi (visibilità e/o creazione e/o modifica e/o eliminazione) non saranno più basati sui ruoli gerarchici, ma saranno aperti. Pubblico: Sola lettura Tutti gli utenti possono accedere e vedere i dati del modulo. Soltanto l’assegnatario e gli utenti con ruolo gerarchico superiore possono pubblicare, modificare o cancellare i dati. Pubblico: Leggi, Crea/Modifica Tutti gli utenti possono vedere, creare e modificare i dati del modulo. Soltanto l’assegnatario e gli utenti con ruolo gerarchico superiore possono cancellare i dati. Pubblico: Leggi, Crea/Modifica, Cancella Tutti gli utenti possono vedere, modificare e cancellare i dati. Con questa impostazione il CRM è completamente pubblico. Tenete presente che il comportamento di alcuni moduli implica lo stesso comportamento indotto di moduli collegati. Per esempio, se il modulo Aziende viene impostato su Privato, saranno in modalità Privato anche Preventivi, Ticket, Ordini di vendita, Ordini d’acquisto e Fatture. Messaggi e Note permettono l’impostazione del privilegio di accesso in modo più schematico. La condivisione del modulo Calendario differisce per comportamento rispetto alla prassi degli altri moduli, ed è analizzata in dettaglio nel capitolo dedicato. Non sono pertanto modificabili le impostazioni di accesso condiviso. Nella parte inferiore del pannello di Accesso Condiviso, è possibile creare delle eccezioni ai permessi finora definiti, creando quindi eccezioni alla gerarchia dei ruoli. Premere Aggiungi privilegi in corrispondenza del modulo per cui si desidera creare un’eccezione; Selezionare quindi al Passo 1 il ruolo proprietario delle entità; Selezionare al Passo 2 il ruolo a cui si intende estendere la visibilità; Definire quindi il permesso tra Sola Lettura o Lettura e scrittura; Entrare nella scheda utente desiderata e aggiungere la regola appena creata nella voce del menù “Regole di condivisione basate sul proprietario”. 16.5.1 Regole di accesso globale La prima cosa da definire è la regola di Accesso Condiviso per ciascuno dei moduli. Con quale grado di libertà volete che il contenuto dei moduli sia accessibile agli utenti? L’impostazione più restrittiva è Privato, che seguirà strettamente (per visibilità, creazione, modifica ed eliminazione) i ruoli gerarchici. L’impostazione a Pubblico ha 3 livelli di sempre minore restrittività, pertanto alcuni privilegi (visibilità e/o creazione e/o modifica e/o eliminazione) non saranno più basati sui ruoli gerarchici, ma saranno aperti. Pubblico: Sola lettura Tutti gli utenti possono accedere e vedere i dati del modulo. Soltanto l’assegnatario e gli utenti con ruolo gerarchico superiore possono pubblicare, modificare o cancellare i dati. Pubblico: Leggi, Crea/Modifica Tutti gli utenti possono vedere, creare e modificare i dati del modulo. Soltanto l’assegnatario e gli utenti con ruolo gerarchico superiore possono cancellare i dati. Pubblico: Leggi, Crea/Modifica, Cancella Tutti gli utenti possono vedere, modificare e cancellare i dati. Con questa impostazione il CRM è completamente pubblico. Tenete presente che il comportamento di alcuni moduli implica lo stesso comportamento indotto di moduli collegati. Per esempio, se il modulo Aziende viene impostato su Privato, saranno in modalità Privato anche Preventivi, Ticket, Ordini di vendita, Ordini d’acquisto e Fatture. Messaggi e Note permettono l’impostazione del privilegio di accesso in modo più schematico. La condivisione del modulo Calendario differisce per comportamento rispetto alla prassi degli altri moduli, ed è analizzata in dettaglio nel capitolo dedicato. Non sono pertanto modificabili le impostazioni di accesso condiviso. 16.5.2 Regole personalizzate Nella parte inferiore del pannello di Accesso Condiviso, è possibile creare delle eccezioni ai permessi finora definiti, creando quindi eccezioni alla gerarchia dei ruoli. Premere Aggiungi privilegi in corrispondenza del modulo per cui si desidera creare un’eccezione; Selezionare quindi al Passo 1 il ruolo proprietario delle entità; Selezionare al Passo 2 il ruolo a cui si intende estendere la visibilità; Definire quindi il permesso tra Sola Lettura o Lettura e scrittura; Entrare nella scheda utente desiderata e aggiungere la regola appena creata nella voce del menù “Regole di condivisione basate sul proprietario”. 16.6 Campi di accesso La funzione disponibile è usata per controllare la visibilità dei campi nei vari moduli da parte dell’intera organizzazione. Potete usare questa funzione sia per mostrare sia per nascondere i campi selezionati. Di default, tutti i campi sono considerati visibili. Non è possibile disabilitare i campi obbligatori dei moduli. Attenzione! Le regole dei Campi di Accesso prevalgono sulle regole impostate dai Profili ad eccezione dell'utente ADMIN che continuerà a visualizzarli tutti anche se disattivati. 16.7 Accesso Condiviso Avanzato Consente di estendere i permessi di accesso ai dati per un utente su uno specifico modulo, sulla base di regole definite secondo la stessa logica dei filtri. Vediamo un esempio: l’utente Agente Milano deve poter accedere alle anagrafiche Azienda (tutte, anche quelle assegnate ad altri) della provincia di Milano. PASSO 1: Aggiungi regola in corrispondenza del modulo Aziende, quindi configurare la regola. Nel nostro esempio, su Aziende&Contatti la regola sarà Provincia uguale a MI. PASSO 2: dalla scheda utente (Impostazioni > Utenti), associare la regola in corrispondenza del modulo Aziende e Contatti, definendo anche il tipo di permesso, nella voce “regole di condivisione basate su filtri” PASSO 3:  Dopo ogni modifica per renderla effettiva premere "Ricalcola" all'interno di Accesso Condiviso. 16.8 Informazioni di Controllo Utente La funzione Informazioni di Controllo Utente permette all’amministratore di sistema di sapere quello che un utente ha fatto in vtenext. Potete abilitare/ disabilitare il controllo tramite il flag nella casella, relativo all’utente selezionato. Dalla versione 21.01, questa funzione è stata migliorata rendendola centralizzata, con possibilità di estrazione granulare di tutte le attività con dettaglio completo. Esempio di selezione utente Schermata di visualizzazione dettaglio attività degli utenti 16.9 Storico Accessi Utente Come amministratore di vtenext, potete monitorare gli accessi al sistema ed avere lo storico di ciascun utente. 16.10 Controllo Login Utente Sempre come utente amministratore, potete visualizzare i tentativi di login falliti per ogni utente e nel caso fossero stati bloccati (se per esempio hanno sbagliato ad inserire la password per più di 5 volte) è possibile riattivarli cliccando su “Aggiungi a whitelist”. 17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate 17 Come personalizzare vtenext: impostazioni avanzate Le funzionalità di personalizzazione sono molto importanti perché garantiscono l’utilizzo di vtenext per i più disparati processi aziendali. Attraverso comode interfacce web è possibile disegnare la struttura dati per i moduli di vtenext: sarete voi, per esempio, a definire la struttura dei vostri archivi Leads, Contatti e Aziende o le informazioni dei Ticket di Assistenza Clienti. La dotazione standard di vtenext presenta un’ampia gamma di moduli che possono venire successivamente riadattati alle esigenze del caso specifico: potete aggiungere campi di qualsiasi genere (testo, numero, percentuale…), compilare menù a tendina con valori decisi da voi, impostare condizioni per un accesso più o meno restrittivo ai campi, impostare meccanismi di azione-reazione automatici, e molto altro. Vi consigliamo di personalizzare il CRM seguendo i seguenti step: Personalizzare il layout dei moduli in base al contenuto che dovrete caricare (si veda Layout Editor); Definire le liste tramite lo strumento Filtri (a cui si rimanda per ulteriori dettagli) tenendo conto dei campi personalizzati introdotti; Definire (o ridefinire, se necessario) i privilegi di accesso e sicurezza di ciascun utente, anche sul singolo campo (si veda Accesso Condiviso, Ruoli e gli altri strumenti coinvolti); Introdurre personalizzazioni ulteriori (tramite gli strumenti elencati in questo capitolo), per esempio colorazioni delle viste o workflow. Gli strumenti per personalizzare vtenext si trovano nella sezione Business Process Manager nel menù generale delle Impostazioni: Genera i processi che gestiscono autonomamente il flusso dei dati all’ interno del CRM Genera delle azioni automatiche nel CRM al verificarsi di condizioni prestabilite (trigger > azione) - i Workflow sono disponibili in sola lettura. Genera nuovi wizard, che permettono la creazione e gestione di record, appartenenti a diversi moduli e le loro relazioni. Genera nuovi moduli, gestisce il loro contenuto e le relazioni con gli altri moduli, con possibilità di editing avanzato SDK. Accede alle impostazioni di tutti i moduli (inclusi quelli extra) per abilitarli/ disabilitarli e modificarne il layout Personalizza i menù a tendina, per aggiungere, eliminare o sovrascrivere valori, modificarne l’ordine e la visibilità per ruoli Gestisce i menù a tendina multi-lingua Crea delle dipendenze tra menù a tendina: dalla scelta nel primo menù dipende la scelta nel secondo Gestione dei cambiamenti di stato degli oggetti CRM secondo vincoli e autorizzazioni prestabilite sui ruoli Controlla il comportamento dei campi (visibilità, modifica, ecc) sulla base di condizioni determinate Protegge i valori assunti nei campi Seleziona e ordina i moduli mostrati nel menù principale di navigazione Attribuisce un colore al dato, in base ai valori dei campi picklist, che viene visualizzato nella vista a lista del modulo, nel kanban, nelle related e nei cruscotti dell’homepage. Attenzione! si possono attribuire i colori solamente ad una picklist per modulo. Legge una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione, attiva operazioni automatiche relative alle mail. Importa dati da file csv o database con possibilità di schedulare il processo e creare query avanzate per estrazione dati Attenzione! funzione non disponibile nella versione cloud. 17.1 Process Manager Il Process Manager è uno strumento che permette di gestire i processi all’interno di un’azienda interpretando i disegni generati attraverso un tool di Business Process Model and Notification (ad esempio www.bpmn.io). Questi strumenti rappresentano in schemi e diagrammi tutti gli automatismi che andranno a generare i flussi di lavoro aziendali, i quali verranno poi generati dal Process Manager di vtenext. Per approfondimenti consultare il manuale specifico dei processi BPMN.   17.2 Workflow Lo strumento Workflow è stato completamente sostituito dal modulo dei Processi (Process Manager). Si possono visualizzare tutti i Workflow creati in precedenza, ma non se ne possono creare di nuovi. Se si prova a cliccare su Nuovo Workflow in alto a destra, il crm risponde con la seguente popup: Il Modulo Workflow e stato sostituito dai Processi, vuoi creare un processo? 17.3 Gestore cambi di Stato Questo strumento consente di implementare delle logiche di flusso nella gestione delle informazioni, attraverso la definizione di regole di passaggio di valore di un campo Stato. Un esempio pratico: un preventivo, prima di essere consegnato al cliente, deve essere approvato dal responsabile vendite. L’agente crea l’offerta, la sottopone al responsabile, questi può decidere di approvarla o no. Il ciclo del preventivo sarà quindi caratterizzato dai seguenti passaggi di stato: Con il Gestore Stati è possibile vincolare l’utente a seguire un percorso predefinito, impedendogli per esempio di consegnare il preventivo se non ha ricevuto l’approvazione. Ciò consente un maggiore controllo e valorizzazione delle informazioni, oltre alla semplicità di gestione di suddetti cicli di approvazione. Inoltre, le logiche sono definibili sulla base dei ruoli coinvolti nel flusso. Poniamo per esempio che: gli agenti sono abilitati a creare offerte, richiedere l’approvazione e, se ricevuta, consegnare l’offerta al cliente (i passaggi abilitati sono evidenziati in blu nello schema sottostante); il responsabile vendite è abilitato ad approvare le offerte (i suoi passaggi sono evidenziati in rosso). Ogni passaggio viene memorizzato in uno storico che registra puntualmente gli attori coinvolti e le azioni svolte, consentendo il monitoraggio dell’avanzamento del flusso. Vediamo come implementare l’esempio sopra riportato (tramite utente amministratore). PASSO 1: da Impostazioni > Editor di Picklist Standard, predisporre il campo Stato Preventivo con tutti i valori necessari: Creato, Richiesta Approvazione, Non approvato, Approvato, Consegnato, Accettato, Rifiutato. PASSO 2: accedere a Impostazioni > Gestore Stati, scegliere il modulo Preventivi, quindi il campo Stato Preventivo, e premere su “Inserisci nella gestione”. Attenzione! È possibile configurare il Gestore stati per un solo campo del singolo modulo. Se si tenta di attivare il gestore stati su un secondo campo, il sistema avvisa che il gestore è già attivo attraverso la colorazione in rosso del campo su cui è già attivo. PASSO 3: selezionare il ruolo attraverso l’apposita picklist. Tenete in considerazione che le regole di passaggio di stato saranno valide per tutti gli utenti associati a tale ruolo. PASSO 4: una volta scelto il ruolo, compare la tabella per la configurazione delle regole dei passaggi di valore. Per prima cosa definire il valore iniziale che il campo deve assumere, nel momento in cui il ruolo selezionato crea un nuovo preventivo (ogni ruolo può avere stati iniziali diversi). Compilare quindi la tabella di configurazione dei passaggi di stato. La tabella va compilata per riga: il simbolo rappresenta lo stato attuale attivare il flag in corrispondenza dei passaggi consentiti (dallo stato attuale allo stato di destinazione) disattivare il flag in corrispondenza dei passaggi non consentiti E’ possibile attivare tutti i passaggi di stato o disattivare tutti i passaggi attraverso i pulsanti Seleziona tutti e Deseleziona tutti. Negli esempi sottostanti, la diversa configurazione per responsabile e agente. (configurazione finale per ruolo Agente) (configurazione finale per ruolo Responsabile Vendite) E’ possibile copiare in maniera veloce una configurazione del Gestore Stati per altro ruolo. Dopo aver selezionato il modulo, il campo e il ruolo che si vuole configurare, selezionare il ruolo da cui si vuole copiare la configurazione e premere Copia. Attenzione! tutti i ruoli devono avere un gestore stati configurato. Esempio di utilizzo lato agente Quello che segue è un esempio di utilizzo del CRM lato utente per il caso preventivi, con Gestore Stati configurato. Creazione del Preventivo. Il nuovo record assumerà in maniera automatica e non modificabile lo stato Creato. Modifica dello stato. Per modificare il campo controllato dal Gestore Stati è necessario utilizzare il pannello che viene messo a disposizione all’interno del pulsante Altro, sulla destra nella vista di dettaglio. II pannello riporta l’elenco dei passaggi possibili per l’utente. Per cambiare stato cliccare sulla nuova voce di stato e inserire eventualmente una nota: 3. Lo Storico Stati registra ciascun cambio di valore. Il campo standard dell’entità sarà pertanto non modificabile tramite picklist. 17.4 Campi Condizionali I Campi condizionali consentono di definire permessi speciali di accesso ad uno o più campi di uno stesso modulo al verificarsi di una condizione definita all’interno di esso, con le medesime logiche dei filtri avanzati. Al verificarsi di una condizione: uno o più campi vengono resi nascosti; uno o più campi passano in sola lettura; uno o più campi vengono resi visibili e modificabili; uno o più campi vengono resi obbligatori; si crea una combinazione dei punti precedenti. Tali regole possono essere definite per gli utenti che appartengono a un ruolo, a un ramo della gerarchia oppure a un gruppo di utenti. Esempi d’uso. a) Nella vostra attività le aziende sono catalogate in tre tipologie (Clienti, Partner e Concorrenti), attraverso il campo Tipo presente in anagrafica. Avete inoltre l’esigenza di definire per ogni tipo un’ulteriore specifica, predisponendo i campi Specifica cliente, Specifica partner e Specifica concorrente. Con i campi condizionali potete configurare come segue: se l’azienda è di Tipo = Partner, visualizza il campo Specifica partner e nascondi i campi Specifica cliente e Specifica concorrente (affinché gli utenti non possano compilarli erroneamente); se l’azienda è di Tipo = Concorrente, visualizza solo il campo Specifica concorrente; se l’azienda è di Tipo = Cliente, visualizza solo il campo Specifica cliente. b) Avete predisposto due blocchi di informazioni in anagrafica, uno per la gestione commerciale e uno per la gestione tecnica. Volete dare ai commerciali l’accesso alle informazioni tecniche, però non volete consentire loro di modificarle. Attraverso i campi condizionali potete ridefinire i permessi di accesso sui singoli campi del blocco “Informazioni tecniche” impostandoli come visibili ma non modificabili per il ruolo commerciale. Vediamo come creare e configurare le regole. Anche in questo caso solo l’utente amministratore può accedere a Impostazioni > Campi Condizionali. PASSO 1: configurazione delle regole. Inserire il nome della regola a proprio piacimento; selezionare il modulo su cui applicare la regola; indicare il ruolo o il gruppo per cui la regola deve essere valida (la regola sarà quindi applicata a tutti gli utenti che appartengono a tale ruolo o gruppo). La regola può essere applicata a: Un ruolo specifico (es: Ruolo:: Agente) Un ramo della gerarchia (es: Ruolo e subordinati:: Responsabile Vendite) Un gruppo specifico di utenti (es: Gruppo: Marketing Group) Con il campo  "ad eccezione dei ruoli/gruppi selezionati" è possibile definire una regola che si applica a tutti i gruppi/ruoli ad eccezione di quello selezionato. Inserire successivamente la condizione/ le condizioni che devono essere verificate affinché la regola sia applicata. Considerate che potete definire le regole solo sul modulo scelto. E’ possibile definire più condizioni (Aggiungi Condizione): tutte le condizioni sono legate con operatore AND. Per attivare la regola tutte le condizioni dovranno esser soddisfatte. Per i campi di tipo checkbox (flag), inserire 0 per “no” e 1 per “si”. PASSO 2: per accedere all’area di configurazione dei permessi sui campi, premere Mostra. Definite quindi i permessi per ciascun campo. Gestito Intende gestito dalla regola, al suo verificarsi. I campi che non dovete gestire vanno lasciati disabilitati; in concomitanza di quelli da gestire, spuntare la casella e procedere con le altre. Abilitando solo questo campo, senza i successivi, il campo sarà nascosto. Lettura Abilita i permessi di lettura, il campo sarà visibile   Scrittura Abilita i permessi di scrittura, il campo sarà modificabile   Obbligatorietà Rende il campo obbligatorio (funzione attiva solo in caso di uso combinato Gestore Stati e Campi Condizionali) Esempi di configurazione. Nascondere un Campo (lo impostate a gestito ma non abilitate nessuno degli altri permessi disponibili) Rendere un campo in sola lettura (lo gestite e abilitate il solo permesso lettura) VERSIONING: ogni impostazione configurata per i campi condizionali può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. N.B.: i campi condizionali non sono gestiti da app mobile, quindi le configurazioni fatte sono valide solo per la versione web. 17.5 Creazione Wizard La funzione “Creazione Wizard” permette all’amministratore di creare delle procedure guidate (appunto denominate wizard). È possibile accedere a questa funzione attraverso Impostazioni > Creazione Wizard; seguendo 4 semplici passi sarà possibile creare il proprio wizard personalizzato come si può visualizzare nelle seguenti schermate. Al termine dello svolgimento dei quattro step sarà possibile visualizzare il wizard creato. Una volta salvato, il Wizard potrà essere inserito all'interno di una tab presente nella vista per lista di un modulo. Nell'esempio specifico, è stato creato un Wizard per la creazione di ticket di assistenza tecnica. Andare dunque nel modulo citato e cliccare sulla configurazione della pagina. Cliccare su "Nuova tab semplice" e scegliere un nome per questa nuova vista. Una volta cliccato sul pulsante "Crea", ci comparirà una pagina bianca, con la seguente frase: "Nessun Widget impostato. Clicca qui per crearne uno nuovo". Questo ci permetterà di scegliere, tra le opzioni disponibili, la voce Wizard. Fatto questo, il crm ci chiederà di scegliere il Wizard da visualizzare nella nuova tab appena creata. Cliccando sul pulsante "Salva", possiamo ottenere il risultato come da seguente figura. Chiaramente,nella  stessa  pagina possono trovar posto più Wizard e cruscotti contemporaneamente. Questo per permettere ad ogni utente di scegliere in che modo configurarsi la propria visualizzazione. Cliccando nello specifico, sul pulsante "Crea Ticket" presente nel Wizard, comparirà una popup, con la possibilità di creare un ticket tramite alcuni semplici steps. 17.6 Creazione Moduli Questo strumento permette la creazione in autonomia di interi moduli integrati perfettamente nella dotazione standard di vtenext. I moduli generabili sono sia di tipo base (testata-riga) sia commerciale (con blocco prodotti). Vediamo passo per passo la creazione di un nuovo modulo del tipo più avanzato; nell’esempio illustrato, si creerà il modulo Resi. Per partire con la procedura guidata di creazione del nuovo modulo, cliccare sul pulsante Aggiungi. 17.6.1 Creare un nuovo modulo PASSO 1: Informazioni modulo La spiegazione delle singole voci è riportata accanto ai campi da compilare. Digitando il nome da attribuire al nuovo modulo, vengono proposte automaticamente le altre etichette. PASSO 2: Blocchi e campi Alcune delle funzioni del Layout Editor (quelle di creazione e spostamento campi) permettono di riempire il modulo con il contenuto necessario (si faccia anche riferimento al Capitolo 17.7 Layout editor per vedere tutti i campi disponibili e le loro funzionalità). Tuttavia qui è possibile anche aggiungere campi di relazione con altri moduli, attraverso l’icona. Nella creazione dei campi è ora possibile configurare anche il nome del campo (a livello database), in modo da assegnare un nome personalizzato e più esaustivo dei vcf_*. Il campo relazione permette di agganciare un record del modulo scelto. Nell’esempio, il nostro reso sarà collegabile a un ordine di vendita presente in sistema; il tipo di relazione è N a 1 (il reso è collegato a 1 solo ordine, l’ordine può essere collegato a più resi). Il risultato nella scheda reso sarà il seguente: PASSO 3: Filtro di default Nella prima parte, potete impostare la visualizzazione del filtro “Tutti” scegliendo le colonne che più vi interessano (analogamente a quando create un nuovo Filtro su un modulo). Nella seconda parte, potete scegliere le colonne di Resi che saranno visualizzate da un modulo collegato. Il risultato sarà il seguente: Vi vengono mostrate le relazioni presenti di default e quelle di tipo N a 1 create nello step precedente. Cliccando Aggiungi, potete creare relazioni di tipo N a N, ovvero tramite il menù relazioni. Nel nostro esempio, vogliamo che ogni Reso sia relazionabile a uno o più fornitori, e viceversa. Potete anche aggiungere altre relazioni N a 1. Il risultato sarà il seguente: PASSO 5: Etichette A questo punto potete tradurre tutte le etichette del modulo nelle altre lingue installate in vtenext. Se non vengono apportate modifiche, il nuovo modulo si presenterà sempre nella lingua con cui lo state creando (nel nostro esempio, italiano). PASSO 6: Avanzate Prima di lanciare il nuovo modulo, potete definirne i principali privilegi di condivisione. Accesso Condiviso Privato o pubblico in varie modalità; si veda capitolo Accesso Condiviso Abilita creazione veloce Rende il modulo disponibile per la Creazione Veloce, nel menù della barra a destra Abilita importazioni Permette di importare nel modulo dati da fonte esterna (file csv) Abilita esportazioni Permette di esportare i dati del modulo su file csv Abilita gestione duplicati Permette la verifica di dati duplicati all’interno del modulo INSTALLARE  Terminata la procedura di creazione, nella schermata iniziale appare il vostro nuovo modulo accompagnato da una serie di icone. Il modulo non è ancora attivo: dopo averlo creato è necessario installarlo perché esso appaia nel menù moduli di vtenext e sia utilizzabile interagendo con gli altri. Per attivare il modulo, premere l’icona Play. Il sistema processerà l’operazione nel giro di qualche istante. 17.6.2 Altre funzioni sui moduli Disinstallare, importare, esportare. Disinstalla il modulo: non sarà più utilizzabile e i record contenuti verranno rimossi     Modifica le impostazioni relative al modulo, riproponendo i passi precedenti). Funzione disponibile solo se il modulo non è stato preventivamente disinstallato. Esporta il modulo il formato xml (archiviato in file zip) NB: Eventuali campi personalizzati creati successivamente da Layout Editor non verranno esportati.   Elimina il modulo definitivamente; prima di essere eliminato, un modulo in uso deve essere disinstallato     Importa Importa un modulo salvato in locale in formato xml     17.6.3 Importazione nuovo pacchetto lingua Il gestore dei moduli permette di importare un nuovo pacchetto lingua. La procedura sottostante indica gli step dell'installazione. La nuova lingua può essere cambiata nelle preferenze dell'utente. 17.7 Layout editor Da Impostazioni > Business Process Manager > Gestore Moduli > Nome Modulo (es. Azienda) è possibile accedere al Layout Editor di qualsiasi modulo.   Aggiungi campi personalizzati al modulo   Sposta i campi da un altro blocco verso il blocco sul quale la calamita è presente Visualizza i campi che sono stati nascosti durante la configurazione del layout Usare questa icona per comprimere i blocchi. I blocchi risulteranno chiusi, ma se contengono campi risulteranno comunque visibili come blocchi pur nascondendo i campi che contengono. Si rammenta che un blocco senza campi, visibile in Layout Editor, risulta del tutto nascosto ed invisibile in vista dettaglio del modulo Serve per spostare un intero blocco, ed il suo contenuto, dalla tab in cui si trova ad un'altra tab creata appositamente o già esistente Lo spostamento dei campi è possibile grazie alla funzione drag&drop (trascinamento), sia all'interno di un blocco che da un blocco all'altro. Il layout editor permette di: aggiungere un campo personalizzato all’interno di un blocco cambiare il posizionamento di un campo modificare le proprietà del campo visualizzare l’elenco dei campi nascosti, con possibilità di ripristinarli spostare in un blocco i campi presenti negli altri blocchi aggiungere nuovi blocchi alla scheda (un blocco è un insieme di campi, utile per mantenere ordinata la scheda) operazioni sul blocco: sposta sopra/sotto, elimina (consentito solo se il blocco non contiene campi) ordinare le relazioni (serve per definire quali related tenere nel singolo tab configurator) aggiungere una nuova tab con relativi blocchi e campi VERSIONING: ogni impostazione configurata per i moduli, può essere salvata generando una versione (es. v.1.0). Le versioni possono essere esportate o importate per una maggiore sicurezza durante la configurazione. Tipi di campi personalizzati Vengono riportate di seguito le specifiche dei campi disponibili in fase di creazione: Testo E’ un campo che può contenere da 1 a 255 caratteri (lettere e numeri). Da definire pertanto la lunghezza desiderata ed il nome da attribuire Area di testo Campo testo con dimensioni preimpostate, di larghezza visiva pari alla scheda e con numero caratteri massimo di 66.000 (lettere e numeri) Numero E’ un campo che può contenere da 1 a 64 numeri (decimali compresi). Da definire pertanto la lunghezza desiderata, il nome da attribuire e quanti decimali inserire e visualizzare. Percentuale Da definire il nome da attribuire al campo (si suggerisce di inserire il simbolo % nell’etichetta, come promemoria). Il campo è puramente numerico con l’impossibilità di superare il 100%. Valuta Da definire il nome da attribuire, la lunghezza desiderata e quanti decimali inserire e visualizzare. Data Da definire il nome da attribuire. Attiva il datapicker e si autocompila con la data odierna in fase di creazione entità. ATTENZIONE: i campi "standard" di tipo data, si precompilano con la data odierna quando si apre la pagina di creazione di un record sul modulo. Invece, per i campi personalizzati aggiunti dopo l'installazione del modulo, non hanno questa funzionalità. Quando si crea un modulo da impostazioni, i campi data definiti prima dell'installazione sono considerati "standard". Ora Da definire il nome da attribuire, permette di visualizzare un campo ora con possibilità di cliccare sull'icona a forma di orologio e scegliere le ore direttamente su un quadrante Datetime Da definire il nome da attribuire, permette di inserire un campo che inserisce sia la data che l'orario completo. Il formato sarà dunque gg-mm-aaaa - hh:mm:ss Email Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato l’indirizzo email, se cliccato, aprirà la finestra del compositore predefinito per la creazione di un nuovo messaggio. Telefono Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato il numero, se il centralino è configurato, sarà possibile utilizzare il click-to-call. URL Da definire il nome da attribuire al campo. Una volta salvato l’indirizzo url permette l’apertura di esso in una nuova scheda. Box di controllo E’ un campo flag SI/ NO. Da definire il nome da attribuire. Picklist Per creare un menù a tendina con i campi di vostro interesse. Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista. Combo box a multiselezione Per creare un menù a tendina dove, tramite il tasto CTRL, potrete selezionare più valori. Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista. Picklist Multilinguaggio Per creare menù a tendina i cui valori saranno disponibili per la traduzione in altre lingue. Da definire il nome da attribuire al campo e successivamente creare i valori (con relative traduzioni) tramite IMPOSTAZIONI > EDITOR DI PICKLIST MULTI-LINGUAGGIO Relazionato a Permette di creare un campo di relazione all'interno di un modulo, non sarà possibile richiamare più volte lo stesso modulo oppure se stesso (es. non posso collegare all'interno di un Ticket di assistenza, il modulo dell'Assistenza Clienti) Utente Da definire il nome da attribuire. Serve per inserire un ulteriore legame all’entità con un utente. Utente senza filtraggio permessi Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e un utente bypassando ruoli e permessi. Utente da lista filtrata Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e uno tra gli utenti definiti a monte. Gruppo Da definire il nome da attribuire. Fornirà un menù a tendina con gli eventuali gruppi disponibili. Pulsante* Permette di creare un pulsante che richiama una funzione personalizzata. E’necessario inserire il codice durante la creazione. *vedere anche 17.7.1 Campo PULSANTE in vtenext Campo tabella Permette di creare dei campi tabella, che consentono di inserire righe con dei valori a piacere, richiamandoli dai moduli oppure creandoli appositamente NB: per una maggiore fruibilità del campo tabella, è consigliabile non superare le 60 righe durante il suo utilizzo Allega documenti Permette di creare un campo per aggiungere i documenti contestualmente la creazione di un’entità. Firma Da attribuire il nome, permette di creare un campo firma utilizzabile sia tramite app che come variabile da richiamare nel PDF Maker Valutazione Da attribuire il nome, permette di visualizzare un sistema di valutazione da 1 a 5 stelle Media Permette il caricamento di immagini/video/audio e ne visualizza l'anteprima (se la sorgente collegata lo permette) nel dettaglio di un record. In fase di compilazione di questo tipo di campo, è possibile indicare anche un url remoto. ATTENZIONE: il campo Media, carica le immagini nelle cartelle Documenti del crm, dunque se Cartelle o Documenti sono impostate a Privato da Accesso Condiviso, le immagini inserite, seguiranno le regole di profilazione per utente Aggiungere un campo personalizzato Cliccando sul pulsante + sulla destra contestuale ad un blocco, è possibile aggiungere un campo. Scegliendo una delle tipologie sopra citate, sarà dunque possibile dare un nome a tale campo (etichetta). Cliccando poi sull'icona della matita, contestuale a quel campo, sarà possibile cambiare determinate proprietà: Forza permessi: Default, Sola lettura, Nascosto Obbligatorio: per rendere obbligatorio quel campo per tutti gli utenti Attivo: se viene tolto il flag, il campo viene nascosto e sarà possibile riattivarlo agendo sull'icona con l'occhio barrato presente in ogni blocco sulla destra (cliccando su quell'icona, si possono trovare tutti i campi disattivati e riattivarli) Mass Edit: per renderlo disponibile alla funzione di editazione massiva Abilita scansione codice a barre (Wilson App): questa funzione permette di usare questo campo come appoggio per la scansione dei codici a barre tramite App Wilson Aiuto: permette di far comparire un punto interrogativo (?) vicino al campo, passando sopra al quale sarà possibile vedere un suggerimento sull'uso di quel campo stesso. Tale suggerimento dovrà essere scritto in questo apposito spazio N.B.: queste tooltips vengono automaticamente rese disponibili anche da Business Portal una volta attivate Popup di selezione proprietà del campo Dettaglio del menu a tendina Forza permessi Gestire le colonne / voci presenti nelle relazioni In alto a destra, è stato aggiunto il bottone GESTISCI RELAZIONI. Esso permette di poter di variare le colonne delle relazioni presenti nel dettaglio di un record di tutti i moduli del crm (se ad esempio siamo in una scheda Azienda, possiamo modificare le colonne presenti in Contatti, Opportunità, Preventivi, Ordini di Vendita, ecc.). È disponibile la possibilità di ordinare i record all’interno della medesima relazione tramite il pulsante “Ordina per questo campo”(è possibile ordinare per un solo campo). Una volta selezionato il pulsante, verrà visualizzato un menu a tendina dal quale sarà possibile scegliere il tipo di ordinamento: crescente decrescente E' infine possibile visualizzare un'Anteprima della schermata del modulo basandosi su un determinato profilo, funzione che permette di verificare immediatamente se la configurazione è stata eseguita correttamente. Cliccando sul pulsante Anteprima, si aprirà un menu a tendina Da questo menu, sarà possibile selezionare per quale Profilo visualizzare l'Anteprima Qualora non vi fossero Utenti disponibili per il Profilo selezionato, uscirà una schermata di avviso come questa Esempio di schermata per l'Anteprima Layout Editor per Blocco Prodotti Vi è inoltre la possibilità di variare le colonne del Blocco Prodotti, presente nei moduli Preventivi, Ordini di Vendita, Ordini di Acquisto e Fatture. Tale configurazione, permette di variare il numero di colonne con campi personalizzati (come ad esempio, unità di misura, numeri per confezione, checkbox, campi descrizione o semplice testo, altri campi valuta o numerici, ecc.). Questo ci permette inoltre, per ogni nuovo campo creato, di gestire anche nuove formule, andando ben oltre il classico e comunque presente, PxQ (Prezzo per Quantità); 17.7.1 Campo PULSANTE in vtenext Il campo pulsante, presente in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > NOME MODULO > LAYOUT EDITOR, ci permette di inserire una funzione Javascript personalizzata. Questo ci da l’occasione di creare un automatismo/azione su determinati campi nel crm. Per comprendere meglio quanto affermato, faremo un semplice esempio. Vogliamo che, cliccando su un pulsante CONTATTARE, il campo checkbox RICHIESTA CONTATTO, passi da NO a SI’ (il campo diventerà flaggato). Ecco come procedere: - Andare in IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > AZIENDE > LAYOUT EDITOR e creare il campo box di controllo, denominato RICHIESTA CONTATTO. Creare inoltre il campo di tipo pulsante denominato CONTATTARE. - A questo punto, nel campo di tipo pulsante, troveremo due variabili da inserire, oltre al nome che comparirà come etichetta: 1. On click: confirm_nomecampo('Accounts') – tra gli apici c’è il nome del modulo in cui stiamo operando 2. Codice: function confirm_nomecampo(module){ var url_string = window.location.href; var url = new URL(url_string); var record = url.searchParams.get("record"); quickDetailViewSave(module, record, 'nomecampo', '1', function() { location.reload(); }); } Nella parte del codice, dove compare ‘nomecampo’, andremo a sostituirlo direttamente col nome del campo che intendiamo modificare. Per trovare il nome di quel campo, basterà utilizzare la funzione “ispeziona” su browser Chrome (tasto destro del mouse) oppure “analizza elemento” su browser Firefox (tasto destro del mouse). Va sostituito anche confirm_nomecampo con il nome del campo sia nel codice e nella funzione on click. Andando infine nell modulo Aziende, troveremo in dettaglio anagrafica, il nuovo pulsante appena creato. Premendolo, vedremo dopo qualche istante, cambiare il campo flag RICHIESTA CONTATTO da no a sì. 17.7.2 Gestore Moduli e Layout Editor Il Gestore Moduli permette l’attivazione e la disattivazione di tutti i moduli presenti all’interno del crm, standard e personalizzati. Inoltre ci permette di gestire l'aggiornamento, l’abilitazione o disabilitazione e la creazione di moduli nel CRM. Nella lista dei moduli il flag verde significa che il modulo è attivo come impostazione generale del CRM. Per disattivarlo e “spegnerlo”(agisce su tutti gli utenti/ profili/ ruoli ad eccezione dell’amministratore) basta cliccare sul flag ed esso si trasforma in una X rossa. Il Layout Editor è accessibile tramite l’icona ingranaggio sia dal Gestore Moduli. Layout Editor: creazione campi, aggiunta blocco e spostamento dei campi già inseriti; Layout Mobile: configurazione del layout dei campi per l’accesso via app; Campi Formula: per funzioni di calcolo sui campi personalizzati; Editor Picklist collegate: modifica i collegamenti tra le picklist. Editor Picklist Standard: personalizza i valori delle picklist in ciascun modulo. 17.7.3 Campi tabella Il campo tabella in vtenext può servire a vari scopi, per esempio poter fare una lista di elementi all'interno di un record esistente. Tale tipo di campo può essere composto da ulteriori campi e variabili. Da IMPOSTAZIONI > GESTORE MODULI > LAYOUT EDITOR del modulo selezionato, è possibile aggiungere un nuovo campo personalizzato e scegliere CAMPO TABELLA In questa pagina sarà possibile scegliere da quali campi sarà composta la tabella. Di seguito è possibile vedere quali campi vi sono disponibili (sono praticamente tutti quelli che normalmente troviamo nel layout editor di un modulo standard) Testo E’ un campo che può contenere da 1 a 255 caratteri (lettere e numeri). Da definire pertanto la lunghezza desiderata ed il nome da attribuire Area di testo Campo testo con dimensioni preimpostate, di larghezza visiva pari alla scheda e con numero caratteri massimo di 66.000 (lettere e numeri) Numero E’ un campo che può contenere numeri fino a 9 cifre senza decimali. Numero con decimali E’ un campo che può contenere da 1 a 64 numeri (decimali compresi). Da definire pertanto la lunghezza desiderata, il nome da attribuire e quanti decimali inserire e visualizzare. Percentuale Da definire il nome da attribuire al campo (si suggerisce di inserire il simbolo % nell’etichetta, come promemoria). Il campo è puramente numerico con l’impossibilità di superare il 100%. Valuta Da definire il nome da attribuire, la lunghezza desiderata e quanti decimali inserire e visualizzare. Data Da definire il nome da attribuire. Attiva il datapicker e si autocompila con la data odierna in fase di creazione entità. Ora Da definire il nome da attribuire, permette di visualizzare un campo ora con possibilità di cliccare sull'icona a forma di orologio e scegliere le ore direttamente su un quadrante Datetime Da definire il nome da attribuire, permette di inserire un campo che inserisce sia la data che l'orario completo. Il formato sarà dunque gg-mm-aaaa - hh:mm:ss Email Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato l’indirizzo email, se cliccato, aprirà la finestra del compositore predefinito per la creazione di un nuovo messaggio. Telefono Da definire il nome da attribuire. Una volta salvato il numero, se il centralino è configurato, sarà possibile utilizzare il click-to-call. URL Da definire il nome da attribuire al campo. Una volta salvato l’indirizzo url permette l’apertura di esso in una nuova scheda. Box di controllo E’ un campo flag SI/ NO. Da definire il nome da attribuire. Picklist Per creare un menù a tendina con i campi di vostro interesse. Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista. Combo box a multiselezione Per creare un menù a tendina dove, tramite il tasto CTRL, potrete selezionare più valori. Da definire il nome da attribuire al campo e i valori (uno sotto all’altro) della lista. Skype Da definire il nome da attribuire, permette un collegamento diretto col l'applicazione Skype, tipicamente per chiamare il contatto Skype che si inserisce in quel campo Relazionato a Permette di creare un campo di relazione all'interno di un modulo, non sarà possibile richiamare più volte lo stesso modulo oppure se stesso (es. non posso collegare all'interno di un Ticket di assistenza, il modulo dell'Assistenza Clienti) Utente Da definire il nome da attribuire. Serve per inserire un ulteriore legame all’entità con un utente. Utente senza filtraggio permessi Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e un utente bypassando ruoli e permessi. Utente da lista filtrata Da definire il nome da attribuire. Serve per aggiungere un legame tra l’entità e uno tra gli utenti definiti a monte. Gruppo Da definire il nome da attribuire. Fornirà un menù a tendina con gli eventuali gruppi disponibili. Valutazione Da attribuire il nome, permette di visualizzare un sistema di valutazione da 1 a 5 stelle Media Permette il caricamento di immagini/video/audio e ne visualizza l'anteprima (se la sorgente collegata lo permette) nel dettaglio di un record. In fase di compilazione di questo tipo di campo, è possibile indicare anche un url remoto. Facciamo subito un esempio pratico in modo che possa essere meglio compreso il funzionamento. ESEMPIO D'USO DEL CAMPO TABELLA Supponiamo di voler collegare ad una ipotetica Casa Madre, le Concessionarie d'auto affiliate per dare una valutazione. In questo caso non useremo il campo "Membro di" ma come alternativa faremo un campo tabella apposito. Quindi nella configurazione di creazione della tabella, useremo i campi: Media: per inserire il logo della filiale Relazionato a: per collegare la giusta Azienda Valutazione: per dare un rating a quella specifica filiale Come compare la schermata di configurazione per il Campo tabella Ecco invece come compare il Campo tabella direttamente nella schermata di dettaglio dell'Azienda (ipotetica Casa Madre) 17.8 Editor di Picklist Standard Permette la modifica del contenuto delle Picklist, aggiungendo o modificando i valori presenti, e l'assegnazione di viste differenti per ruolo (ovvero: due utenti di ruoli diversi vedono valori diversi della stessa picklist). selezionare il modulo scegliere il campo picklist aggiungi valori alla picklist. Qualora la picklist non fosse un campo obbligatorio viene suggerito l’inserimento di una prima voce neutro come –seleziona-- per ricordare agli utenti di entrare dentro il menù a tendina e per evitare che venga preso di default il primo valore inserito modifica valori della picklist elimina valori della picklist per abilitare ad altri ruoli la visibilità di un valore di picklist, o per cambiare l’ordinamento delle voci usare il pulsante “Assegna”. Attenzione! Alcuni contenuti delle Picklist non possono essere cambiati/ eliminati in quanto impostati di default. Le picklist sono accessibili dal Gestore Moduli. 17.9 Editor di Picklist Multi-Linguaggio Si rende necessario configurare menù a tendina multi-linguaggio quando si hanno utenti che accedono a vtenext in lingua diversa da quella italiana (le lingue sono disponibili nelle Preferenze Utente) e che quindi, oltre alle etichette, devono vedere tradotto anche il contenuto delle picklist. Le picklist sono accessibili dal Gestore Moduli. Una volta creati i campi picklist multi-linguaggio tramite il normale Layout Editor, i valori devono poi essere imputati nell’Editor di picklist multi-linguaggio per essere tradotti. N.B.: la picklist multi-linguaggio aggiunge il valore "Prego Selezionare" anche se tale campo non è obbligatorio. Inserire i valori nelle diverse lingue: 17.10 Editor di Picklist collegate Configurare dei campi di Picklist Collegate significa instaurare una dipendenza tra i valori di due menù a tendina. Per esempio, il campo "Priorità" proporrà il contenuto in base al valore selezionato precedentemente nel menù a tendina "Livello di Importanza". Per creare un nuovo collegamento tra due picklist da Impostazioni > Editor di picklist collegate, selezionare il modulo di riferimento e quindi indicare la coppia di picklist da collegare. Compilare la matrice delle dipendenze: La prima riga (intestazione della tabella, in grassetto) riporta i valori della prima picklist. Al di sotto di ciascun valore, nella rispettiva colonna dovete attivare i valori desiderati per la seconda picklist. Ad esempio, quando sceglierete nella prima picklist il valore "Livello 1", la seconda picklist vi proporrà i valori che avete attivato in questa matrice nella colonna Priorità. Nota: tra le picklist collegate è possibile scegliere sia picklist standard che picklist multilinguaggio 17.11 Editor di campi cifrati L’editor di campi cifrati permette di proteggere il contenuto di un campo tramite una password di accesso. L’utente può accedere al contenuto del campo solo dopo aver digitato la password di protezione. Scegliere il modulo e il campo di interesse e indicare la password: Attenzione! Se si dimentica la password i dati NON saranno recuperabili. 17.12 Impostazione voci di menù Consente di scegliere quali possono essere i principali moduli, e l’ordine, che verranno visualizzati direttamente nella colonna di sinistra. 17.13 Colorazione viste per lista Consente l'applicazione di una colorazione personalizzata alle viste per lista e le related, sulla base del valore assunto da un campo di tipo picklist o box di controllo. Si noti che può essere scelto solamente un campo per modulo. E' inoltre possibile scegliere lo stile con cui colorare le righe, ovvero: colorazione dell'intera riga, blocchetto colorato a sinistra, oppure una linea sottile nella parte bassa di ogni record. Infine è possibile regolare anche l'intensità del colore, grazie ad uno slider che ne gestisce il valore in percentuale. Come si presenta la configurazione della colorazione vista per lista, dalle impostazioni: Colorazione intera riga Blocchetto colorato a sinistra Linea sottile Campo Per esempio, vogliamo visualizzare i ticket di assistenza con colorazione in base al campo Stato. Schermata di modifica della colorazione del campo Stato del ticket nel modulo Assistenza Clienti La colorazione verrà mostrata quindi sul filtro Tutti e sui filtri creati custom per il modulo. Ecco come si presenta: Colorazione RIGA INTERA Colorazione BLOCCHETTO A SINISTRA Colorazione LINEA SOTTILE Colorazione CAMPO 17.14 Campi Formula I campi formula sono campi personalizzati che gestiscono semplici calcoli, offrendo il risultato direttamente in un campo appositamente creato. Per iniziare, basta andare in Impostazioni>Modulo desiderato (es. Aziende) e cliccare su "Nuovo Campo Espressione". Questa dicitura non sarà presente se non avremo creato preventivamente un campo da usare per la risultante. Lo capiremo in quanto al posto del pulsante "Nuovo Campo Espressione", troveremo la dicitura "È necessario aggiungere un campo stringa o intero Campo personalizzato". Andando nel Layout editor del modulo Aziende, si possono preparare dei campi che facciano al caso nostro, per poter calcolare, per esempio, il numero totale dei dipendenti, sommando quelli interni con quelli esterni. Quindi dai campi formula, selezionare il campo Obiettivo (ovvero il campo nel quale verrà stampata la somma totale dei dipendenti) ed impostare l'Espressione come segue (i campi scelti saranno appunto Numero dipendenti interni e Numero dipendenti esterni): Nota: il Campo Obiettivo può anche essere un campo nascosto, in modo da poter gestire i calcoli senza dover preparare un'apposita tab o che eventuali campi calcolati "di appoggio" siano messi in vista. Nel modulo Aziende, la risultante sarà questa: Nelle formule è possibile utilizzare tutti gli operatori algebrici: più (+), meno (-), diviso (/), per (*). E’ inoltre possibile configurare dei controlli If/Else seguendo la struttura: if condizione then caso_vero else caso_falso end (in questo caso si possono utilizzare >, <, ==. non è ammesso l'operatore !=). E’ comunque possibile effettuare espressioni anche con campi di tipo data, in particolare ci sono due operatori: time_diffdays: fornisce la differenza in giorni tra due date time_diff: fornisce la differenza in secondi tra due date. Nota. Se viene inserito un solo parametro nelle funzioni time_diff e time_diffdays il valore restituito nel campo formula è la differenza tra la data attuale e la data inserita in parametro. Ad esempio per il campo personalizzato C si vuole che memorizzi il numero di giorni trascorsi dall’ultimo contatto telefonico dell’Azienda. 17.15 Mail Converter Il Mail Converter è uno strumento che consente di leggere una o più caselle di posta e, al verificarsi di una condizione su una mail, attivare delle operazioni automatiche quali l’archiviazione della mail relazionandola a un’entità anagrafica o la trasformazione della mail in un Ticket nel modulo Assistenza Clienti. Dalla versione 20.04 vi è la possibilità di configurare nel mail scanner anche caselle di posta certificata (PEC). Dalla versione 22.05.1 è possibile utilizzare l'autenticazione a due fattori (OAuth2) per le caselle Office365. Attenzione: dalla versione 24.xx, per tutte le nuove installazioni, oppure per tutte le installazioni aggiornate che ancora NON hanno il Mail Converter configurato, è possibile far scatenare un processo dalla creazione/aggiornamento di un ticket. Se è stata aggiornata una versione di vtenext alla 24.xx e ci sono già delle configurazioni sul Mail Converter, aprire un ticket all'assistenza tecnica di vtenext per far abilitare tale funzione di aggiornamento da processo. Inserire i dati della nuova casella di posta. N.B.: se si desidera che il Mail Converter, aggiorni ogni volta lo stesso ticket, collegando le risposte che arrivano via email da parte del cliente, è necessario inserire nell’oggetto la variabile “Regex” e come azione, sia la variabile “Aggiorna ticket” e la Chiave di confronto “Ticket ID” (vedi immagine). Regex deve essere in prima posizione, in modo che il crm fa una verifica se esiste già un Ticket con quel titolo, nel qual caso lo aggiorna, oppure, se non è presente, ne crea uno di nuovo. Scanner Nome Indicare a proprio piacere il nome da dare allo scanner Server Nome Indicare l’indirizzo del server di posta IMAP, ad esempio: mail.dominioazienda.it Protocollo Indicare IMAP4 o IMAP2 Nome utente Indicare il nome utente per accedere alla casella di posta, solitamente coincide con l’indirizzo email Autenticazione Il tipo di autenticazione permette di scegliere se viene fatta tramite Password oppure con OAuth2 se si usa una caselle Office365 (ovvero autenticazione a due fattori, disponibile dalla versione 22.05.1) Password Indicare la password di accesso alla casella di posta SSL Tipo, SSL Metodo Indicate le informazioni relative al protocollo di sicurezza di accesso se richiesto Parametri Serve per configurare parametri avanzati per la connessione imap, senza agire da codice. Esempio: Nome parametro: DISABLE_AUTHENTICATOR Valore parametro: PLAIN PEC Abilitando il flag, si indica che la casella configurata, si riferisce ad un indirizzo PEC. In questo modo il ticket sarà creato con la mail originale, ovvero quella contenuta nel file .eml allegato Stato Abilita = la scansione della casella di posta è attiva Disabilita = la scansione della casella di posta non è attiva Cerca Indicare se: Tutto = tutte le email dopo l’ultima scansione Non lette = solo le email non lette dopo l’ultima scansione Dopo scansione Permette di indicare se modificare lo stato della mail dopo la scansione: vuoto = non modifica lo stato Letto = la mail viene marcata come letta Attenzione! La casella di posta deve essere in modalità IMAP, non è possibile configurare l’accesso in modalità POP3. Dopo il salvataggio dei dati della casella di posta è possibile: Tramite il pulsante Seleziona Cartelle decidere quali cartelle della casella di posta saranno lette Tramite il pulsante Setup Regola configurare le regole del Mail Converter Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella Seleziona Cartelle Attivare il flag in corrispondenza della cartella da scansionare. Setup Regola Attraverso il pulsante Setup Regola è possibile configurare le azioni da intraprendere dopo il controllo e-mail. Cliccare sul pulsante Aggiungi Regola a destra e quindi impostare la regola: Da Indicare una condizione sul campo Da: (mittente), se non presente lasciare il campo vuoto A Indicare una condizione sul campo A: (destinatario), se non presente lasciare il campo vuoto Soggetto Indicare una condizione sul campo Oggetto, se non presente lasciare il campo vuoto Corpo Indicare una condizione sul corpo della mail, se non presente lasciare il campo vuoto Corrisponde Indicare: Qualsiasi Condizione: almeno una condizione deve risultare vera (OR) Tutte le condizioni: tutte le condizioni devono risultare vere (AND) Azione Indicare l’azione da intraprendere al verificarsi delle condizioni. Crea ticket: crea un ticket a partire da una mail, con le seguenti caratteristiche: Collegato a: sulla base dell’indirizzo email del mittente, viene inserito il Contatto, se non presente rimane vuoto Titolo: oggetto della mail Descrizione: corpo della mail Documenti: eventuali allegati alla mail Aggiorna Ticket: aggiorna un ticket esistente Aggiungi A/ DA: archivia la mail agganciandola all’anagrafica del Lead/Azienda/ Contatto con controllo su indirizzo del mittente [DA] o del destinatario [A] della mail E’ possibile impostare più regole e definire le priorità attraverso le frecce. Logica: Controlla Ora Tramite il pulsante Controlla Ora lanciare manualmente la scansione della casella. Attenzione! Per attivare il controllo automatico occorre attivare un job nel server di vtenext. Vedere il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare. Cosa succede nel modulo Assistenza Clienti? A questo punto tutte le email in arrivo alla casella configurata per il Mail Converter, convoglieranno nel modulo dell'Assistenza Clienti. Da notare che i ticket creati in questo modo, si contraddistinguono da quelli creati direttamente nel crm, grazie all'icona di una piccola fiamma, che ci permette di segnare come "spam", quella determinata email e di conseguenza, eliminare il ticket. Quando si deve rispondere ad una di queste email la procedura è molto semplice. Dal pulsante "Altro", presente in alto a destra di ogni dettaglio ticket, ci saranno 3 nuovi pulsanti funzione: Segna come Indesiderata Serve a mettere nello spam, l'indirizzo email del mittente di quella specifica email. Cliccandoci, inoltre, il ticket verrà eliminato. Rispondi via Mail Permette di rispondere a quell'email, come utente che sta facendo quell'operazione e non con l'email impostata nel Mail Converter. Nota: è stata attivata una nuova funzione che permette, tramite codice (quindi per i clienti è sufficiente una richiesta sul portale assistenza vtenext), di attivare la firma dell'utente che risponde usando questa funzione Rispondi via Mail (Info) Permette di rispondere al cliente direttamente con l'indirizzo email impostato nel Mail Converter. In questo modo potremmo relazionare il "botta e risposta" direttamente in quel ticket. Nota: è stata attivata una nuova funzione che permette, tramite codice (quindi per i clienti è sufficiente una richiesta sul portale assistenza vtenext), di attivare il tread per la risposta. In questo caso il tread sarà composto dall'ultima risposta ricevuta dal cliente + la risposta che l'utente darà al cliente stesso E' comunque possibile rispondere ad un ticket attraverso il sistema dei commenti, il crm invierà la risposta via email esattamente come farebbe cliccando sul pulsante "Rispondi via Mail (Info) (solo per i ticket generati dal Mail Converter). N.B.: se si risponde al ticket con la funzione "Rispondi via Mail", si esce dal sistema Mail Converter e sarà solamente una risposta personale dell'utente. La funzione di Regex dunque, non potrà agganciare l'oggetto e relazionare ulteriormente quel ticket ad eventuali email di risposta da parte del cliente. Il botta e risposta sarà dunque gestito, in modo personale, tra indirizzo email del cliente ed indirizzo email dell'utente. C'è un'altro modo per mettere nello "spam" massivamente un gruppo di email (ticket). E' sufficiente selezionare i ticket interessati dalla lista, spuntandoli direttamente, e selezionare SEGNA COME INDESIDERATA dal pulsante ALTRO sempre presente nella vista per lista. All'interno dell'anagrafica del Ticket, vi è un blocco denominato Informazioni Mail che contiene una serie di campi relativi ai mittenti e destinatari che generano tali ticket tramite Mail Converter. Vediamo nel dettaglio: Mittente Mail l'indirizzo email dello scrivente Destinatario Mail l'indirizzo email del destinatario, ovvero l'email configurata nel Mail Converter Cc Mail eventuali altri indirizzi presenti in CC Bcc Mail eventuali altri indirizzi presenti in BCC Nome Mittente vtenext nome del mittente vtenext collegato alla casella email (solo se presente) Mail Mittente vtenext l'indirizzo email del mittente vtenext, che può corrispondere sia all'indirizzo email utilizzato dal Mail Converter (se si risponde con la casella generica "Rispondi via mail INFO"), oppure può corrispondere all'indirizzo email dell'utente (se si risponde con la casella utente "Rispondi via mail") Data Mail Data ed ora precisa nella quale l'email ha generato il ticket (o comunque l'email è stata recapitata all'indirizzo configurato nel Mail Converter) Esempi di gestione Mail Converter Configurazione intermedia Devo importare tutte le email da info@esempio.it ed evitare che vengano importate tutte le email che arrivano da Aruba (o qualsiasi altro indirizzo o dominio). configurare l'email da IMPOSTAZIONI > MAIL CONVERTER durante il SETUP REGOLA, inserire le tre regole che governeranno il funzionamento di questa configurazione (in quest'ordine partendo dall'alto verso il basso) se il Mittente (DA) contiene "@aruba.it", l'Azione è uguale a "non fare nulla" se l'Oggetto è Regex "Ticket Id: ([0-9]+)", Corrisponde a "Tutto Condizione" gestire le cartelle come al solito (INBOX per l'entrata e SPAM per l'indesiderata) e la configurazione si chiude qui Configurazione avanzata Devo importare tutte le email da info@esempio.it, inviare un'email di APERTURA TICKET verso il cliente in modo che venga avvisato e fare in modo che, se il cliente decide di sollecitare o rispondere all'email utilizzando quella di "apertura", il crm non crei un doppione, ovvero non apra un nuovo ticket. creare un processo che, alla creazione di un Ticket con il campo Regola Mail Converter = Support (o il nome che darete alla vostra configurazione), invii un'email al cliente che ha aperto il ticket. Il template si può arricchire di vari dettagli, come per esempio, l'oggetto (che può contenere il titolo originale del Ticket, il numero del ticket stesso e la variabile del Ticket ID, fondamentale per l'aggancio automatico delle email in risposta) Diagramma del processo Configurazione del primo task Configurazione del secondo task, ovvero dell'invio email di apertura ticket al cliente. Il titolo dell'email dovrà essere, per esempio, Apertura  $1-ticket_no - $1-ticket_title - Ticket Id:  $1-crmid. Notare che è stato aggiunto il Ticket Id che genererà appunto l'id del ticket nell'oggetto dell'email. Tale Id, sarà del tipo 9x123456 (diversamente da quello generato dal Mail Converter che sarà solo di tipo 123456) configurare l'email da IMPOSTAZIONI > MAIL CONVERTER durante il SETUP REGOLE, inserire le tre regole che governeranno il funzionamento di questa configurazione(in quest'ordine partendo dall'alto verso il basso) Regola Regex sull'Oggetto, con anteposto 9x prima delle parentesi, con Tutto Condizione su "Corrisponde" Regola Regex standard sull'Oggetto con Tutto Condizione su "Corrisponde" Qualsiasi Condizione su opzione "Corrisponde" e Crea Ticket su "Azione" gestire le cartelle come al solito (INBOX per l'entrata e SPAM per l'indesiderata) e la configurazione si chiude qui 17.16 Importazione Dati Questo strumento permette di importare dati in vte (se l’installazione è on-site) partendo da una fonte esterna, sia di tipo csv (come già avviene tramite l’importazione standard di anagrafiche) sia database. Potete schedulare il processo secondo una certa frequenza temporale e inserire query avanzate per l’estrazione dei dati. Vediamo passo per passo la procedura di importazione prendendo ad esempio il caso di importazione database. Per configurare una nuova importazione, premere Aggiungi. Esempio di come usare l'Importazione Dati. Facciamo un esempio pratico, su "come" usare nel migliore dei modi l'Importazione Dati di vtenext. L'esigenza è quella di importare dei record nel modulo delle Aziende. L'aspetto fondamentale è quello di mettere come chiave la PIVA per esempio (l'importante è scegliere una chiave che sia univoca ed efficiente per l'importazione che stiamo eseguendo), in questo modo, tutto i campi mappati provenienti dal file, vengono aggiunti o sovrascritti nel modulo Aziende. Esempio: Ci sono 3 aziende nel crm e 10 nel file csv. Se la chiave è la PIVA, l'importazione trova quelle 3 Aziende già esistenti nel file, e quindi importerà solamente quelle nuove; Se invece ci sono 20 aziende nel crm e 20 nel file, impostando sempre come chiave la PIVA e mappando il campo ALTRA EMAIL, l'importazione dati aggiornerà/sovrascriverà quel campo soltanto; Se infine, ci sono 20 aziende nel crm e nel file 23, impostando sempre come chiave la PIVA e mappando tutti i campi presenti, l'importazione sovrascriverà i campi per le aziende esistenti e creerà le 3 nuove Aziende presenti nel file. N.B. Per l’ import di moduli che hanno al loro interno anche i prodotti (es. Ordini di vendita o Preventivi) la procedura è differente. Sono necessari 3 differenti file csv da importare nell’ordine descritto: Un file contenenti i prodotti all’interno del blocco con solamente i dati basilari. Un file per la ‘testata’ del modulo contenente il blocco prodotti ove verranno inseriti solo i dati ad esso inerenti. Un file contenente dei dati essenziali per il blocco prodotti dove serviranno due campi identificativi per poter collegare la ‘testata’ e i ‘prodotti’ precedentemente importati; oltre ad essi serviranno i campi come obbligatori : Nome prodotto, Quantità e Prezzo listino. IMPORTANTE Nei relativi moduli dei primi due file va creato un campo da utilizzare per il collegamento tra i due nel blocco prodotti es. - id esterno Dopo aver importato i primi due file, bisogna ricordare di mappare come campo identificatore l’ id esterno, con la procedura precedentemente descritta sarà possibile, creando una terza importazione, selezionare ‘blocco prodotti’ tra i moduli disponibili (nell’esempio qui sotto si tratta di ‘Ordini di vendita’). A questo punto nella mappatura del modulo ‘blocco prodotti’ bisogna impostare come campi di collegamento i due id esterni precedente creati nei due moduli e successivamente inseriti con i csv. Nel caso in cui nel CSV da importare si abbia un campo di tipo Uitype 10 con collegamento ad un’ altra entità, per importarlo correttamente è necessario che prima sia stata eseguita un’importazione della suddeta entità con il record ad esso collegato e mappato un campo identificativo esterno nella stessa modalità precedentemente descritta per il blocco prodotti. Esempio di come si presenta il file di importazione per il blocco prodotti di un Ordine di Vendita: La situazione è la seguente. Supponiamo di avere già importato tutti i prodotti e di dover dunque importare gli Ordini di Vendita con relative righe prodotto. A questo punto è sufficiente creare un file CSV come quello riportato nell'esempio: Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00 SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00 La prima riga rappresenta l'intestazione, ovvero le colonne da inserire e devono contenere tutti i campi che sono presenti nel blocco prodotti degli Ordini di Vendita che si intendono importare. Usando come chiave di importazione, il numero dell'ordine (prima colonna), si posso importare in questo modo, tot righe del medesimo ordine. Questa procedura funziona anche per gli altri moduli che contengono un blocco prodotti. N.B.: è fondamentale che gli Ordini, siano presenti nel file CSV in maniera sequenziale. Non è possibile importare correttamente un CSV quando gli Ordini di Vendita sono sparsi tra le righe del file stesso. CORRETTO Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00 SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00 SO11 PR05 Computer Super PC 1 300,00 50 250,00 SO11 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 25,00 0 25,00 NON CORRETTO Cod. Ordine Cod. Prodotto Nome Descr. Q.tà Prezzo Sconto Totale riga SO10 PR07 Lavatrice Modello Famiglia 2 350,00 0 700,00 SO11 PR05 Computer Super PC 1 300,00 50 250,00 SO10 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 90,00 15 75,00 SO11 PR11 Frullatore Frulla di tutto 1 25,00 0 25,00 PASSO 1: Modulo Selezionare il modulo di destinazione dei dati. PASSO 2: Sorgente dati Selezionare il tipo di sorgente, se csv o database. PASSO 3: Parametri sorgente Compilare i parametri del server che contiene il db per effettuare la connessione. PASSO 4: Tabella sorgente Scegliere la tabella sorgente contenuta nel database; se necessario, nello spazio sottostante impostare una query di estrazione avanzata dei dati. PASSO 5: Mappatura campi Analogamente alla procedura standard di importazione da csv, è necessario mappare i dati presenti nella tabella d’origine con i campi presenti in vtenext, in modo che l’informazione giunga a destinazione sul CRM nel campo corretto. È necessario selezionare il campo chiave; inoltre per alcuni campi è possibile scegliere il formato (es: formato telefonico) o utilizzare semplici formule (es: anteponi codice). Più in basso nella videata, potete selezionare i campi di default in creazione e in modifica. N.B.: è possibile mappare/importare valori anche in campi che sono stati nascosti (agendo dai permessi presenti in Layout Editor). ATTENZIONE: i campi "Periodo creazione", "Periodo modifica" e "Creato da" non accettano valori nulli in quanto campi che si autocompilano. Sconsigliamo dunque di mappare tali campi di sistema per evitare problematiche di importazione. PASSO 6: Pianifica avvio Schedulare il processo secondo un intervallo regolare. PASSO 7: Notifiche Definire quale utente dovrà ricevere notifica dell’importazione dati. Come si importano i prodotti configurabili da data import? 1. usare l'import del modulo prodotti come base 2. aggiungere un campo speciale da interfaccia, denominato per esempio "nome prodotto configurabile" da usare per creare il prodotto configurabile padre 3. aggiungere dei campi speciali per gli attributi del prodotto sempre da interfaccia. In questo modo l'import farà la "distinct" di questi ultimi e creerà le righe nel campo tabella. In pratica nel data import, sarà possibile mappare i campi degli attributi come normalissimi campi standard. Altre azioni Terminata la creazione del processo di import, nel menù generale dello strumento Importazione Dati vengono mostrate le importazioni salvate con le informazioni relative a ultimo/prossimo avvio. È possibile fare altre azioni. Importazione abilitata/disabilitata (per cambiare, cliccare sull’icona) Avvia l’importazione ora Modifica della configurazione (vengono riproposti i passi precedenti) Lettura del resoconto ultima importazione Elimina l’importazione 17.17 Klondike A.I. connector Dalla versione 20.04 è disponibile nel settings Klondike AI, un plugin aggiuntivo che permette la connessione di vtenext con i moduli del motore di machine learning Klondike: Process discovery agents: per analizzare ed individuare quali sono i processi utilizzati in vtenext. Una volta scoperti possono essere importati nel Process Manager per sviluppartli ulteriormente Classification manager: utilizza l’Intelligenza Artificiale per indovinare il valore di un campo. Esempio: alla creazione di un ticket la Categoria del ticket viene indovinata analizzando Titolo e Descrizione. Si prega di contattare l'Area Commerciale per richiedere le modalità di abilitazione del plugin. Klondike in Impostazioni Classificatore Dettaglio configurazione del Classificatore Agente dei Processi Dettaglio configurazione Agente dei Processi Lista Processi gestiti Esempi di Processi gestiti 18 Altre impostazioni di vtenext 18 Altre impostazioni di vtenext E’ possibile definire ulteriori impostazioni all’interno di vtenext: Webforms Webform con campi GDPR Customer Portal Come abilitare il Customer portal a un utente Interfaccia del Customer Portal Impostazioni modulo GDPR Dettagli Società Server SoftPhone LDAP Valute Calcolo delle Tasse Server Proxy Internal REST Webservice Methods 18.1 Template Email Proprio come il modulo delle newsletter, l'utente amministratore sarà in grado di accedere all'editor dei template di email. Un template di email può essere utilizzato per messaggi o per la newsletter e può essere salvato in una cartella pubblica o privata. All'interno del template è possibile selezionare ed aggiungere delle variabili. 18.2 Webforms Attraverso lo strumento Webforms di vtenext è possibile creare un form web da inserire all’interno del proprio sito, per esempio il classico form “contattaci”. I dati inseriti nel webform saranno automaticamente inviati al CRM nel modulo di destinazione scelto. Sostanzialmente è possibile creare un Webform per quasi tutti i moduli presenti nel crm, compresi tutti i moduli custom creati da Impostazioni > Creazione Moduli. Sono esclusi da questa funzione, i moduli che contengono il blocco prodotti, come Preventivi, Ordini di Vendita, Fatture, Ordini di Acquisto e DDT. ATTENZIONE: se si crea un Webform per un modulo in cui ci sono dei campi relazionati obbligatori, questi impediranno al form di inviare i dati. Sarà dunque necessario impostare questi campi come opzionali per permettere il funzionamento del form. Per esempio, nel modulo dei Contatti, potrebbe esserci obbligatorio il campo relazionato Nome Azienda, tale campo deve essere reso "non obbligatorio" da Impostazioni > Gestore Moduli > Aziende > Layout Editor per fare in modo che il form funzioni correttamente. Se la necessità è quella di avere quel campo obbligatorio, è sufficiente agire sui permessi dei Profili Utente. Avviso che permette di vedere se ci sono campi relazionati obbligatori da verificare Per creare un nuovo webform, da Impostazioni > Webform cliccare sul pulsante Pagina principale di creazione dei Webforms Creazione di un Webform, si noti la possibilità di scegliere tra i vari moduli presenti nel crm E' inoltre possibile selezionare la funzione "Trova Duplicati" relativi agli inserimenti che vengono fatti nel Webform a cui si riferisce. Questa funzione si aggancia direttamente alle Mappature salvate presenti direttamente nella gestione dei duplicati del modulo di pertinenza. Per ulteriori informazioni sull'argomento, consultare il Capitolo "3.5.5 Salva mappatura". Trova Duplicati nella compilazione dei Webform Una volta creato scegliendo tutti i campi desiderati, determinando quali sono obbligatori, è possibile cliccare su VISUALIZZA FORM in alto a destra, per accedere ad una finestra che svelerà l'html da copiare ed incollare sulla pagina del sito desiderata (o landing page). Tale codice html, non è formattato ed andrà gestito con dei fogli css direttamente dal vostro webmaster. ATTENZIONE: ogni modifica che viene apportata ai campi del webform da crm, implica che il codice html venga nuovamente caricato nel sito. COME RICEVERE NOTIFICHE ALLA RICEZIONE DI NUOVI LEADS. Durante la creazione del form, è necessario scegliere il campo FONTE LEAD e determinare la fonte desiderata di default (per esempio WebSite). Tale campo dovrà essere impostato come nascosto. In questo modo, è possibile creare un filtro nel modulo dei lead, che come Fonte Lead avrà quelli provenienti da WebSite ed impostare la campanellina delle notifiche su quel filtro. A questo punto, ogni volta che una persona scrive nel form del sito, si creerà automaticamente un nuovo Lead ed il crm vi avviserà con una notifica. 18.2.1 Webform con campi GDPR All’interno dei webform, dalla versione 18.12 in poi, sono stati abilitati i campi GDPR. Ad esempio è possibile richiedere il consenso Marketing, il Consenso terze parti, il Consenso Profilazione, etc e salvare all’interno della scheda del lead la scelta effettuata con IP e data-ora. Di seguito i dettagli della configurazione: i campi gdpr sono raggruppati in blocchi da tre (visione, data-ora, IP). Pertanto, occorre settare i campi visione informativa come obbligatori, per visualizzare il campo nel webform come picklist (SI/NO) e costringere quindi l’utente ad una scelta. I campi data e IP dovranno essere campi nascosti (quindi settare il flag nascosto a si nella configurazione del webform). Nel campo data come valore di default dovrà essere inserito “$(general : (__VteMeta__) date_Y_m_d) $(general : (__VteMeta__) time” Nel campo IP come valore di default dovrà essere inserito “$(general : (__VteMeta__) clientip”. Così facendo, si ottiene nel blocco del gdpr il settaggio del consenso + data-ora e IP della richiesta. Assegnato a Assegnatario del Lead   URL di ritorno Alla pressione del pulsante di conferma del webform, l’utente verrà reindirizzato all’indirizzo qui indicato (ad. Esempio la pagina di ringraziamento) Una volta creato il webform, clicca sul pulsante “Visualizza Form” per visualizzare il codice html da includere all’interno della propria pagina web. 18.3 Customer Portal - Business Portal E’ possibile configurare le funzioni del proprio portale clienti attraverso la voce Business Portal presente nelle impostazioni del CRM. Nelle versioni di vtenext aggiornate (ovvero quando si passa da un vecchia release alla attuale), si potrà scegliere tramite un menù a tendina, quale versione del portale far utilizzare ai propri clienti. Mentre per le versioni, installate ex-novo, non ci sarà possibilità di scelta e si potrà utilizzare solamente il nuovo Portale (ovvero la Versione 2). PORTALE CLIENTI VERSIONE 1 Nelle Impostazioni di Base è possibile: scegliere quali voci (moduli) devono essere attivi lato portale definire l’ordinamento delle voci Nelle Impostazioni Avanzate è invece possibile definire: la visibilità dei dati attraverso l’opzione Visualizza tutti i record. Si: il cliente visualizza sia i dati relazionati alla propria anagrafica contatto (ticket,documenti, ecc), sia i dati relazionati all’anagrafica azienda a cui è collegato No: il cliente visualizza solo i dati relazionati alla propria anagrafica contatto e non quelli relazionati all’azienda a cui è collegato. Attraverso l’opzione Seleziona l’utente (può essere scelto anche un utente disattivo) è possibile selezionare un utente del crm, anche disattivo, con una configurazione specifica di voci per i campi standard. Il portale visualizzerà esattamente quelle voci nei menu a tendina disponibili. Quando un Ticket viene creato dal Portale Clienti, viene assegnato a questo utente. E’ possibile, comunque, assegnare il Ticket ad un altro utente CRM. L’utente assegnatario riceverà un’immediata email di notifica. Questa funzione risulta molto utile per la gestione dei Ticket attivi. Attraverso l’opzione Seleziona il template email è possibile decidere quale template email deve utilizzare il sistema per comunicare i dati di accesso al portale. BUSINESS PORTAL: PORTALE CLIENTI VERSIONE 2 (alcune funzioni sono a pagamento) La nuova versione del Portale Clienti, offre un'esperienza tutta nuova al cliente che vi accede e permette di settare le visualizzazioni dell'interfaccia, grazie alla creazione di Profili dedicati affidandoli direttamente ai singoli Contatti, direttamente dal blocco INFORMAZIONI PORTALE CLIENTI. Ma vediamo ora come dalle Impostazioni del Portale Clienti, sia possibile creare nuovi Profili (questa funzione è a pagamento). Selezionando la versione 2 del Portale (ove questa opzione sia applicabile), comparirà la pagina di configurazione nuovi profili o gestione degli esistenti. A standard, troviamo solamente il profilo denominato DEFAULT che permette di partire subito con una configurazione di base. Molti moduli sono disattivati a standard da questo profilo. Per attivare tutti i moduli desiderati è necessario passare alla versione Business Portal (venduta separatamente). Ma vediamo come creare un nuovo profilo a doc. Cliccando su NUOVO PROFILO sulla destra, si accederà alla pagina di creazione come da immagine seguente: La pagina ricorda molto quella di creazione profili standard per gli utenti, fondamentalmente ci dovremmo comportare allo stesso modo, scegliendo un nome, una descrizione e da quale profilo partire per la nuova configurazione. Cliccare infine su PROSSIMO in basso a destra. In questa pagina è possibile settare un po' di funzioni, che riassumeremo nella seguente tabella: Assegnatario E' possibile selezionare l'utente crm al quale tutti i record che saranno creati da portale verranno direttamente assegnati Seleziona il tipo di autenticazione a due fattori Permette di attivare l’autenticazione a due fattori sul portale clienti, attualmente disponibile solo via email (tramite sviluppo e pro futuro, questa funzione è espandibile per esempio con gli SMS o altri sistemi) Il Contatto Portale che avrà attivato questa funzione, dovrà inserire il codice che riceverà via email per accedere al portale esattamente come succede per l'utente crm Seleziona il tipo di autenticazione a due fattori alternativo Permette di attivare un'autenticazione a due fattori alternativa sul portale clienti. Attualmente è disponibile solamente per email, ma la funzione si presta per sviluppi futuri e/o su richiesta del cliente (per esempio SMS) Notifiche Offre la possibilità di selezionare i Template email, personalizzabili tramite la creazione o modifica tramite l'apposita sezione TEMPLATE EMAIL presente in IMPOSTAZIONI, per lo scambio di informazioni con l'utente portale. Le opzioni sono:   Template utilizzato per la mail di iscrizione al portale Template utilizzato per la mail di avvenuta modifica password Template utilizzato per la mail di recupero password Template utilizzato per notificare al cliente la creazione di un ticket Template utilizzato per notificare al cliente la risposta al ticket Account SMTP per l'invio delle credenziali (Default/Globale)* Mail mittente Nome mittente * Default/Globale: Default: nel caso in cui nel modulo Messaggi dell'utente indicato sia presente un account configurato, il sistema utilizzerà il server ad esso associato, nel caso in cui non sia configurato alcun account il sistema utilizzerà il server presente in Impostazioni -> Server di Posta Globale: il sistema utilizzerà esclusivamente il server configurato in Impostazioni -> Server di Posta Home Permette di configurare i pulsanti per le azioni rapide presenti nella home del portale. Cliccando infatti su AGGIUNGI PULSANTE sulla destra, sarà possibile abilitare una finestra dalla quale impostare:   Titolo del pulsante Descrizione del pulsante Colore del pulsante Icona che rappresenta la funzione del pulsante Azione che permette di scegliere linkare un modulo oppure richiamare la creazione di un record su un modulo specifico Schermata di creazione pulsante Schermata di visualizzazione della lista dei pulsanti creati   N.B.: l'ordine dei pulsanti si può cambiare per trascinamento. Campi Condizionali E' possibile impostare dei campi condizionali anche per il Portale Clienti, in modo che funzionino esattamente come per l'interfaccia di vte. Nel momento in cui vengono attivati, anche lato portale le condizioni saranno funzionanti. Ci sono tre modi per configurarle: Importa da altro profilo portale Importa da ruoli e gruppi Creando una nuova regola direttamente sul portale (pulsante Aggiungi)   Cliccando su Importa da altro profilo portale, si aprirà una popup che ci permetterà di selezionare altri profili esistenti e quindi di cliccare infine su Importa in basso a destra di quella stessa finestra. Cliccando su Importa da ruoli e gruppi, si aprirà una popup che ci permetterà di scegliere invece delle regole già preimpostate per il crm, direttamente nei Campi Condizionali (per approfondire l'argomento, vedere Cap. 17.4 Campi Condizionali). Cliccando invece su Aggiungi, sarà possibile creare una nuova regola per i campi condizionali del portale, esclusiva per il portale stesso (non si rifletterà nel crm), facendo la classica configurazione spiegata nel Cap. 17.4. Nell'esempio presentato nell'immagine sottostante, si vede una regola per cui l'anagrafica dell'azienda, diventa completamente in sola lettura, quando il campo Stato assume il valore Bloccato. Privilegi Globali Offre la possibilità di configurare tutti i privilegi per ogni singolo profilo utente, cosa può o non può fare o vedere attraverso il portale clienti. E' possibile agire su tutti i moduli di vtenext ATTENZIONE: unica particolarità, non è possibile CREARE anagrafiche AZIENDA da Business Portal, quindi anche se è possibile da profilo attivare il flag su CREA/MODIFICA, in realtà tale funzione è disabilitata. CAMPI NON VISUALIZZATI IN LISTA: un campo reso non visibile all’utente portale tramite la configurazione del suo profilo, non può essere inserito tra i campi in lista. Infatti, anche se è possibile selezionarlo in fase di configurazione della vista in lista del portale (per esempio dei Ticket di Assistenza Clienti), al momento del salvataggio, tale campo viene automaticamente rimosso (per effetto appunto della configurazione del profilo) Nota sui Moduli Custom o Moduli Personalizzati creati da interfaccia Alla creazione di un modulo custom, per fare in modo che questo venga aggiunto alla lista di quelli supportati dal Business Portal, e che quindi risulti visibile nella gestione profili del portale, è necessario che abbia almeno una relazione che lo riconduca o al modulo Contatti o al modulo Aziende. Questo requisito è stato aggiunto perché i permessi nel Business Portal si basano appunto su questo tipo di relazione che se non è presente, il modulo non sarà visibile nei permessi del profilo portale. Sbloccare un utente portale Come per gli utenti del CRM, anche un utente portale, dopo cinque tentativi, viene bloccato per motivi di sicurezza. E' dunque possibile sbloccarlo tramite le impostazioni di vtenext, agendo dalla voce Controllo Login Business Portal. In questa pagina sarà possibile visualizzare tutti gli utenti bloccati e rimetterli in whitelist, esattamente come si farebbe con un utente standard. 18.3.1 Come abilitare il Customer portal ad un utente Possono essere abilitati al Customer Portal solamente i contatti presenti in vtenext. All’interno della singola scheda contatto, è necessario flaggare il box di controllo presente nel blocco UTENTE PORTALE ed inserire una data di inizio supporto e una di fine. All’abilitazione del flag, il sistema manda in autonomia un messaggio all’indirizzo indicato nel campo email del Contatto, con le credenziali per accedere al Portale Clienti. Le date ne determinano l’effettivo periodo di accesso. Sarà inoltre necessario scegliere il Profilo che quel determinato Utente Portale avrà a disposizione per il suo utilizzo e visualizzazione. Il Profilo, determina appunto come ogni utenza portale vede i propri dati ed in che modo può interagire con i moduli presenti. 18.3.2 Interfaccia del Customer Portal INTERFACCIA VERSIONE 1 Una volta inserite le proprie credenziali di accesso, il vostro cliente potrà innanzitutto inserire una nuova richiesta di assistenza e poi potrà accedere dalle voci del menù a sinistra, alle entità che avrete relazionato alla sua scheda contatto (solo dei moduli abilitati). Le richieste di assistenza prevedo di default un invio di una mail all’indirizzo del contatto, con il riepilogo e l’id identificativo del ticket. Ogni commento successivo verrà sempre notificato via email. Una volta gestita la richiesta del contatto, potrà (se soddisfatto del risultato) chiudere il ticket. INTERFACCIA VERSIONE 2 In base alle configurazioni fatte nel capitolo 18.3 e 18.3.1, il Portale Clienti, può presentarsi in maniera differente per ogni utente che lo utilizza. Questo appunto, dipende dal profilo affidato a quello specifico utente. La lingua del portale verrà scelta automaticamente in base a quella impostata di default sul browser. N.B.: la versione 2 del portale è responsive. Questa immagine rappresenta la pagina di Login al Customer Portal Al primo accesso, il Portale Clienti vi fa cambiare la Password, in modo da inserirne subito una diversa da quella generata automaticamente dal sistema Il crm invia subito un'email di conferma per la password modificata Come si presenta l'interfaccia del portale una volta entrati: Sulla sinistra vi sono tutti i moduli che il profilo utente permette di visualizzare. Per ogni modulo c'è la possibilità, da parte dell'utente portale, di cercare tra i suoi record, creare nuovi record, consultare i record esistenti Al centro si trovano tutti i pulsanti che sono stati configurati nelle impostazioni. Questi pulsanti permettono una più facile fruizione del Portale stesso. Sulla destra, oltre al pulsante ESCI che permette di effettuare rapidamente il logout dalla piattaforma, c'è anche un piccolo pulsantino che attiva la visualizzazione a schermo intero Ecco come si presenta la schermata per l'inserimento di un nuovo Ticket Questa invece l'interfaccia per la consultazione di un ticket esistente. Notare sulla sinistra il bottone RITORNA ALLA LISTA, che permette di ritornare alla vista per lista di tutte le segnalazioni del cliente. L'area commenti è stata posta in alto per essere immediatamente fruibile, mentre l'area per il caricamento di nuovi Documenti, si trova a destra con possibilità di caricarli per trascinamento. Col pulsante OK RISOLTO, l'utente portale può chiudere autonomamente il ticket. Questo tipo di visualizzazione si ripete anche per gli altri moduli, cambiando chiaramente la tipologia di campi. All'apertura di un nuovo Ticket, arriva un'email al cliente che lo avvisa con la possibilità di cliccare sul pulsante per accedere direttamente alle proprie segnalazioni Ecco come si presenta l'area Commenti, al centro il botta e risposta da parte dell'utente Portale e dell'Assistenza Clienti, in alto a destra, il piccolo numerino a sfondo blu (3), rappresenta il numero di Commenti presenti In questa schermata invece si può vedere la lista di tutti i ticket presenti a Portale. Con questa vista è possibile ricercare qualsiasi dei campi presenti, matchando tra loro più colonne, oppure è possibile cercare in generale, utilizzando la box in alto a destra. Questo tipo di visualizzazione si ripete anche per gli altri moduli, cambiando chiaramente la tipologia di campi. 18.3.3 Impostazioni modulo GDPR Per la gestione della privacy, tramite le funzionalità del modulo GDPR, possono essere personalizzate determinate configurazioni, i template proposti per la comunicazione tramite campagne GDPR e l’informativa privacy della vostra azienda. WEBSERVICE Webservice endpoint   Webservice username   Lingua di default Logo di default Nome mittente Email mittente Mesi attesa conferma TEMPLATE Template richiesta supporto Template accesso Template di richiesta conferma Template modifiche contatto INFORMATIVA PRIVACY Descrizione informativa 18.4 Dettagli società In Dettagli Società potete specificare i dati della vostra azienda. Tali informazioni possono poi essere richiamate all’interno dei template PDFMaker o Email o Newsletter perfatture, preventivi, ordini, ecc. Assicuratevi che la dimensione del logo della vostra azienda rientri nello spazio disponibile per essi. N.B.: La dimensione raccomandata è di 150x60 pixel. Il logo deve essere caricato in formato .png o .jpg. 18.4.1 Loghi e Sfondi In Impostazioni, troviamo anche la voce LOGHI che ci permette di cambiare sia i loghi della pagina di Accesso e Login, compreso il suo sfondo ed anche il logo presente internamente al crm, presente in alto a sinistra.   Non appena si effettua l'accesso a quest'area, sarà possibile: Cambiare il Logo della pagina di Login, dimensioni consigliate 200 x 77 pixels   Cambiare il Logo (TEMA CHIARO), all'interno del crm, quando il menù di sinistra è in modalità chiusa, dimensioni consigliate 32 x 32 pixels Cambiare il Logo (TEMA SCURO), all'interno del crm, quando il menù di sinistra è in modalità chiusa, dimensioni consigliate 32 x 32 pixels     Cambiare il Logo (TEMA CHIARO), all'interno del crm, quando il menù di sinistra è in modalità aperta, dimensioni consigliate 129 x 50 pixels Cambiare il Logo della pagina di Login del Portale Clienti, dimensioni consigliate 200 x 77 pixels Cambiare il Logo all'interno del Portale Clienti, quando il menù di sinistra è in modalità chiusa, dimensioni consigliate 32 x 32 pixels Cambiare il Logo all'interno del Portale Clienti, quando il menù di sinistra è in modalità aperta, dimensioni consigliate 129 x 50 pixels E' inoltre possibile scegliere un'immagine di sfondo per la pagina di Login, tra quelle disponibili a sistema oppure caricata direttamente dall'utente admin. Dimensione consigliata 1920 x 1200 pixels. E' possibile cambiare l'ordine della sequenza immagini semplicemente per trascinamento. Per gli sfondi della pagina della Login, è possibile scegliere la modalità di scelta dello sfondo, che può essere; Sequenziale: visualizza le immagini nello stesso ordine in cui sono state caricate Random: visualizza le immagini caricate in quest'area con ordine totalmente casuale 18.5 Impostazioni Server SoftPhone vtenext è integrabile con Asterisk, un’applicazione PBX telefonica open source che permette di veicolare le telefonate. Asterisk è un’implementazione libera di un software PBX che offre le stesse funzioni di altri sistemi proprietari con una spesa decisamente inferiore e una maggiore flessibilità. Oggi è un punto di riferimento nel settore, la completezza dei suoi contenuti e la sua affidabilità lo rendono una piattaforma ideale per una vasta gamma di applicazioni: è utilizzato come elemento portante per realizzare mediatori RTG/IP (centralini in grado cioè di utilizzare sia le linee telefoniche tradizionali sia i canali IP), sistemi Centrex (PBX “Virtuali” e centralizzati), applicazioni per la gestione di Call Center ed altro ancora. Caratteristiche e obiettivi: Effettuare telefonate cliccando sui numeri di telefono direttamente da vtenext. Ricevere notifiche all’interno di vtenext con le informazioni sul chiamante quando una telefonata arriva all’utente. Le notifiche appaiono nell’angolo in basso a destra dello schermo. Visualizzare lo storico delle chiamate nel modulo PBX Manager Module (modulo Gestione Chiamate) Associare le telefonate con il Contatto/ Azienda/ Lead nello Storico Attività. Impostare le estensioni utente attraverso la scheda Preferenze utente. Formato numeri di telefono: è possibile salvare il numero in vtenext in ogni formato, con o senza prefissi e anche con prefissi tipo SIP, PSTN se si usa il carattere: per separare tale prefisso dal numero stesso. Note: Si raccomanda di non usare caratteri speciali o trattini nel campo telefono/cellulare. Requisiti e configurazione: vtenext installato sul sistema Asterisk installato sul sistema. Il server contenente Asterisk e quello contenente vtenext devono potersi vedere in rete. È necessario avere un’estensione utente di Asterisk valida e un telefono voip configurato con tale estensione. Quando il server di Asterisk è configurato per funzionare con vtenext, dovete configurare le impostazioni di vtenext affinché si possa connettere ad Asterisk. Per inserire le impostazioni del server Asterisk, da scegliere Impostazioni Server SoftPhone: All’interno delle Preferenze utente, punto 6. Configurazione Asterisk, è possibile associare l’estensione (interno) per l’utente: Receive Incoming Calls abilita il riconoscimento del chiamante per le chiamate in ingresso. Questa opzione permette, una volta risposto alla chiamata in ingresso, di visualizzare a video sulla schermata del CRM un pop-up, che compare in basso a destra, con indicazione del chiamante e il link per accedere all’anagrafica di dettaglio. Se il numero del chiamante non è presente in vtenext, nel popup viene proposta la creazione di un lead, di un contatto o di un’azienda. Attenzione! Impostazioni Server SoftPhone è disponibile soltanto nelle soluzioni on premise di vtenext. Attenzione! Affinché il riconoscimento del chiamante sia attivo, è inoltre necessario attivare il relativo CRON sul server di installazione di vtenext. Si veda a tal proposito il capitolo CRONJOB – Processi da pianificare. 18.6 LDAP ATTENZIONE: questa funzione è stata inserita nella configurazione Single Sign-On (fare riferimento al Capitolo 18.11) E’ possibile configurare i dati del server LDAP in vtenext per la sincronizzazione delle password utente. Si noti che quando viene utilizzato il metodo di autenticazione LDAP, la password viene totalmente gestita da quest'ultimo e dunque il campo password standard dell'utente vtenext, viene nascosto perchè non utilizzato. Per la configurazione da Impostazioni scegliere Server LDAP. Compilare quindi le informazioni del server LDAP come da indicazioni di figura: In fase di creazione di un utente, una volta configurati i dati del server LDAP, è possibile ricercare l’utente: Il collegamento con LDAP consente: la precompilazione di alcune informazioni dell’utente (nome, cognome, email) la sincronizzazione delle password di accesso dell’utente 18.7 Valute E’ possibile gestire diversi tipi di valute nel caso vi siano utenti che devono redigere offerte con una valuta diversa da quella proposta per default dal sistema (Euro). Da Impostazioni > Valute è possibile visualizzare le valute configurate nel sistema e aggiungerne nuove. Per creare una nuova valuta sono richieste le seguenti informazioni: Nome della Valuta il nome della valuta che si vuole gestire, per esempio “USA, Dollars (USD)”. Tasso Conversione Il tasso di conversione deve essere sempre collegato alla valuta base di vtenext Stato Attivo/Inattivo Una volta configurate la valute, è possibile: creare preventivi, ordini di vendita, fatture, ddt, ordini di acquisto con le nuove valute. associare a ogni utente, tramite scheda Preferenze, la valuta di default. Questa impostazione consentirà all’utente di visualizzare tutti i campi di tipo valuta (ad esempio il campo Fatturato in anagrafica Azienda) nella valuta scelta di default, secondo il tasso di conversione indicato nelle impostazioni. 18.8 Calcolo delle tasse E’ possibile impostare le voci di tassa da utilizzare su Preventivi, Ordini, Fatture e Ddt. Si possono gestire anche dei valori di tassa negativi, ad esempio per la gestione dell’Enasarco o della ritenuta d’acconto. Il calcolo delle tasse in Preventivi, Ordini, Fatture e Ddt può essere calcolato per riga oppure per gruppo, a seconda dell’impostazione scelta dall’utente in fase di creazione del documento: 18.9 Server Proxy Se la vostra azienda sta usando un server proxy per accedere ad Internet, potrete usare il menù Impostazioni del Server Proxy, come mostrato nella figura. 18.11 Single Sign-On Il Sigle Sign-On (SSO) è un meccanismo di autenticazione che consente agli utenti di accedere a più applicazioni o servizi con un'unica credenziale di accesso (ad esempio, un solo nome utente e password). Invece di autenticarsi separatamente per ogni servizio, l'utente si autentica una sola volta e può quindi accedere senza interruzioni a tutte le applicazioni che fanno parte dello stesso ecosistema o dominio di fiducia. Questa funzionalità è disponibile da vtenext 24.08.2 Andando in Impostazioni > Configurazione Single Sign-On, sarà possibile vedere una serie di Provider esterni preimpostati (attualmente non se ne possono aggiungere di nuovi da interfaccia), che permetteranno di accedere a vtenext grazie all'autenticazione configurata in ognuno di essi. Schermata di configurazione Single Sign-On vtenext mette a disposizione i seguenti Provider: LDAP Configura il server per accedere tramite LDAP (la configurazione LDAP è stata spostata qui) OAuth 2.0 Login tramite OAuth 2.0 OpenID Connect Login tramite OpenID Connect SAML Login tramite protocollo SAML 2.0 Microsoft Azure - OIDC Login tramite una app in Azure con OpenID Connect Per informazioni su come creare l'app in Azure, seguire la guida dedicata Microsoft Azure - SAML Login tramite una app in Azure con SAML. Per informazioni su come creare l'app in Azure, seguire la guida dedicata Google - OIDC Login tramite Google con OpenID Connect Per tutti gli utenti, tranne che per l'utente ADMIN (non si intendono utenti che vengono creati dopo l'admin e messi come amministratori, ma solamente il superuser), sarà possibile selezionare che tipo di autenticazione utilizzare. Nella lista a discesa, sarà possibile selezionare solamente tra le autenticazioni configurate ed attive: Preferenze utente con possibilità di scelta del Single Sign-On Come cambia la schermata di Login Possiamo notare che la schermata di login ora è priva del campo password in quanto richiamerà il sistema esterno di accesso che è stato precedentemente configurato (es. Google o Facebook). Una volta effettuato il login nel sistema esterno, ritorno su vtenext già autenticato oppure si attiva il campo password per poterla digitare manualmente ed entrare. Single Sign-On anche su Wilson Naturalmente appena viene attivato il Single Sign-On per un utente, questo si riflette anche su Wilson. Il campo di tipo password, in questo caso, è sempre disattivato ed il sistema reindirizzerà sempre sull'APP scelta per l'autenticazione, tornando poi autenticati su Wilson. 19 Personalizza numerazione moduli 19 Personalizza numerazione moduli Tramite questo menù, accessibile da IMPOSTAZIONI > ALTRE IMPOSTAZIONI > PERSONALIZZA NUMERAZIONE MODULI, si può intervenire sulla sequenza e la codifica del prefisso di ogni entità presente nel crm. Una volta modificati le due variabili, tramite il pulsante APPLICA potremo aggiornare i record mancanti (ovvero senza protocollo). NB. Una volta modificato il prefisso di un modulo, i record precedentemente valorizzati con la vecchia numerazione non possono essere aggiornati con la sostituzione. Un esempio pratico dell'uso della numerazione moduli, è sicuramente la gestione dell'anno nel progressivo dei Preventivi o degli Ordini di Vendita. L'anno va inserito nel campo PREFISSO, in modo che ci sia un codice identificativo per il modulo, a seguire l'ANNO ed infine, nel campo SEQUENZA DI PARTENZA, inserire il progressivo che può anche ripartire da zero. Esempio di numerazione con anno su Ordini di Vendita Esempio di numerazione con anno su Preventivi 20 Log di sistema 20 Log di sistema Gestisce e visualizza i log di sistema di tipo file o database per i seguenti moduli: 21 CRONJOB – Processi da pianificare 21 CRONJOB Per il corretto funzionamento dell’applicazione occorre attivare nel cron/pianificazione attività del server su cui è installato vtenext i job relativi ai processi automatici. Le funzioni interessate da questa configurazione sono: workflow (invio email), fatturazione ricorrente, import da file csv, promemoria del Calendario, notifiche e resoconto notifiche, newsletter, modulo Messaggi, Mail Scanner e SLA. Per l’attivazione dell’operazione automatiche occorre inserire nel cron/ pianificazione attività il seguente file: Windows SchTasks /Create /SC MINUTE /mo 5 /TN “Scheduled vtenext19ce tasks” /TR “c:\vtenext19ce\htdocs\cron\RunCron.bat” /RU SYSTEM Linux /cron/RunCron.sh Successivamente saranno attivi gli automatismi relativi alle seguenti funzioni: Workflow (invio email) Fatturazione ricorrente (rif. modulo Ordini di Vendita) Import da file csv Promemoria del Calendario (tab Avvisa all’interno degli Eventi)   Notifiche e resoconto notifiche (invio via mail di notifiche e resoconto delle notifiche) • Newsletter • Modulo Messaggi (download automatico dei messaggi)     Gli automatismi relativi alle seguenti funzioni devono invece essere attivati manualmente: Mail Scanner SLA Impostando la colonna active = 1 nella tabella del database vtenext_cronjob. 22 Strumenti AI La sezione Strumenti AI raccoglie tutte le impostazioni dedicate alle funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel CRM. Da qui è possibile configurare il modello linguistico (LLM), gestire i client e i server MCP, definire gli agenti AI e personalizzare la chat AI integrata nel sistema. 22.1 LLM La sezione LLM delle impostazioni permette di registrare i modelli linguistici (LLM) che vtenext può usare per gli agenti e altre funzioni AI collegate. Qui si definiscono i dati di connessione del modello, il nome con cui identificarlo e alcuni parametri che influenzano il comportamento delle risposte. vtenext non include un modello AI già pronto all'interno del CRM. Per configurare un LLM è necessario disporre di un modello remoto accessibile tramite API compatibili con OpenAI, oppure di un modello locale già installato e raggiungibile. In altre parole, questa configurazione serve a collegare vtenext a un servizio AI esterno o locale: il modello non è "a bordo" del CRM. La schermata elenco Nella lista sono visibili le configurazioni già salvate. Per ogni voce puoi vedere: Stato attivo o non attivo Nome della configurazione URL del servizio Modello utilizzato Dalla lista puoi creare una nuova configurazione, modificare una voce esistente, eliminarla oppure attivarla e disattivarla rapidamente. Creare un nuovo LLM Apri la sezione LLM. Fai clic su Aggiungi. Compila i campi richiesti. Se necessario, esegui un test della configurazione. Salva. Attivo rende il modello disponibile per l'utilizzo Nome nome descrittivo del modello visualizzato in vtenext. Campo obbligatorio. URL endpoint API a cui vtenext invia le richieste al modello (ad esempio https://api.openai.com/v1/chat/completions). Campo obbligatorio Modello identificativo del modello da utilizzare (ad esempio gpt-5.2). Campo obbligatorio. Base URL è l'indirizzo di base del servizio che ospita il modello. In pratica dice agli agenti AI e all'orchestratore Python dove si trova il servizio del modello. Diventa particolarmente importante quando si utilizza un modello locale o un servizio interno all'infrastruttura, per esempio un endpoint come http://127.0.0.1:11434. Provider indica a vtenext e all'orchestratore Python che tipo di servizio c'è dietro al modello, ad esempio OpenAI oppure Ollama API Key chiave di autenticazione fornita dal provider, necessaria per autorizzare le richieste API Temperatura controlla il livello di casualità delle risposte generate. Valori bassi (ad esempio 0,2) producono risposte più coerenti, prevedibili e ripetibili; valori più alti (ad esempio 0,8 o superiori) favoriscono risposte più varie e creative Token massimi definisce il numero massimo complessivo di token che il modello può utilizzare per elaborare la richiesta, includendo sia i messaggi inviati sia la risposta generata (se supportato dal provider) Token di completamento massimi limita il numero massimo di token che il modello può utilizzare esclusivamente per la risposta generata Developer Message istruzioni rivolte al modello con ruolo developer, utilizzate per definire regole di comportamento o vincoli applicativi System Message istruzioni generali che definiscono il comportamento del modello durante la conversazione User Message messaggio di prova inviato al modello per verificarne il funzionamento. Campo obbligatorio Come funziona il test Il pulsante di PROVA invia una richiesta reale al modello con i parametri configurati e mostra: esito dell'operazione codice di risposta header restituiti corpo completo della risposta Risultato della chiamata: tab RISULTATO Risultato della chiamata: tab HEADERS Risultato della chiamata: tab RISPOSTA Il test serve a verificare la configurazione, ma non sostituisce il salvataggio. Il test invia una richiesta reale al modello remoto o locale. Se il modello non è raggiungibile via API, il test non può funzionare. Esempi pratici Esempio 1: modello compatibile OpenAI Usa questa configurazione quando il modello è disponibile come servizio remoto tramite API esterna. Imposta nome, URL, modello e API Key, poi invia un semplice messaggio di test. Esempio 2: modello locale Se il modello gira in locale o su infrastruttura interna, compila anche Base URL e Provider. Anche in questo caso il modello deve essere già installato, attivo e raggiungibile via rete. 22.2 Server MCP La sezione Server MCP permette di pubblicare, tramite vtenext, un endpoint MCP che rende disponibili tool e operazioni del CRM a client esterni compatibili. In pratica, in questa sezione si decide quale server esporre e quali strumenti pubblicare attraverso di esso. In sintesi: un server MCP non è un modello AI e non sostituisce un agente. È un punto di accesso che espone funzioni del CRM in modo controllato, così che un client MCP possa richiamarle dall'esterno. Quando usarla Per esporre tool del CRM verso client esterni compatibili con MCP. Per selezionare in modo preciso quali operazioni rendere disponibili. Per creare un endpoint interno stabile da usare nelle integrazioni AI. Per generare, se serve, anche un MCP client collegato allo stesso server. La schermata elenco Nella lista sono visibili i server MCP già configurati. Attivo indica se il server è disponibile e pubblico Endpoint identificatore del server pubblicato Descrizione testo descrittivo del server Tool pubblicati numero di strumenti resi disponibili tramite quel server MCP eventuale client MCP collegato, con stato di sincronizzazione Dalla lista puoi creare un nuovo server, modificarlo, eliminarlo oppure copiare il suo URL completo. Creare un nuovo Server MCP Apri la sezione Server MCP. Fai clic su Aggiungi. Controlla il Base URL mostrato dal sistema e verifica che sia raggiungibile dall'esterno. Inserisci il nome dell'Endpoint. Aggiungi una descrizione, se utile. Decidi se creare anche il client MCP collegato. Seleziona i tool da pubblicare. Salva la configurazione. Parametri da impostare Attivo rende il server disponibile all'uso Base URL parte iniziale dell'indirizzo del server ( $site_URL), mostrato in sola lettura. Viene predisposta automaticamente dal sistema Endpoint identificatore finale del server. È la parte che completa l'URL pubblico del server MCP. Deve essere univoco e può contenere lettere, numeri, underscore e trattino Descrizione serve a spiegare lo scopo del server agli amministratori o a chi lo mantiene Crea MCP client crea automaticamente un client MCP che punta a questo server. Il collegamento viene mantenuto sincronizzato e, se il server viene eliminato, anche il client collegato viene rimosso Selezione dei tool pubblicati Dopo i campi principali, la schermata mostra l'area dedicata ai tool pubblicati. I tool disponibili possono provenire da più aree del sistema, ad esempio: Tool Base Tool SDK (vedi MCP Server per ulteriori dettagli) Processi Puoi selezionarli per gruppo oppure cercarli rapidamente tramite il campo di ricerca. Alcuni tool di base vengono mantenuti automaticamente dal sistema, anche se non li selezioni manualmente, per garantire il corretto funzionamento dell'integrazione. Esempi pratici Esempio 1: server MCP per tool interni del CRM Puoi creare un server dedicato a un insieme ristretto di tool, per esempio solo quelli necessari a un assistente interno o a un'integrazione controllata. Esempio 2: server MCP con client collegato Se vuoi che il server sia subito utilizzabile anche dal lato client, puoi attivare l'opzione Crea MCP client. In questo modo vtenext prepara automaticamente anche il client che punta a quel server. Esempio 3: pubblicazione selettiva dei tool Se non vuoi esporre tutte le funzioni disponibili, puoi pubblicare solo i tool realmente necessari. Questo approccio aiuta a mantenere l'integrazione più ordinata e controllata. 22.3 Client MCP La sezione Client MCP serve a collegare vtenext ad un server MCP esterno o interno, così da scaricare e usare i tool disponibili nei processi e negli agenti. In pratica, qui configuri come raggiungere il server MCP, come autenticarti e come mantenere aggiornato l'elenco dei tool. In sintesi: il client MCP non pubblica funzioni verso l'esterno. Fa l'operazione opposta: si collega ad un server MCP, ne legge i tool e li rende disponibili dentro vtenext. Quando usarla Per collegare vtenext a un server MCP già disponibile. Per usarla in processi e agenti i tool esposti da un server MCP (vedi Azioni AI). Per mantenere sincronizzato nel tempo l'elenco dei tool disponibili. Per collegare rapidamente un server MCP creato nella sezione Server MCP. La schermata elenco Nella lista sono visibili i client MCP già configurati. Attivo indica se il client è abilitato Nome nome interno con cui riconosci la connessione URL indirizzo del server MCP a cui il client si collega Ultima sincronizzazione mostra quando i tool sono stati sincronizzati l'ultima volta, oppure segnala che il client non è mai stato sincronizzato Dalla lista puoi creare un nuovo client, modificarlo o eliminarlo. Se il client è collegato a un Server MCP interno, dalla lista puoi anche aprire direttamente quel server. Creare un nuovo Client MCP Apri la sezione Client MCP. Fai clic su Aggiungi. Inserisci un Nome facile da riconoscere. Indica l'URL del server MCP. Scegli il tipo di Autenticazione. Compila le credenziali richieste, se previste. Decidi se attivare la Sincronizzazione periodica. Attiva la Notifica se vuoi essere avvisato quando i tool cambiano. Salva la configurazione. Importante: al salvataggio vtenext prova a collegarsi davvero al server MCP. Se la connessione non riesce, la configurazione non viene accettata. Parametri da impostare Attivo abilita o disabilita il client Nome nome descrittivo della connessione URL indirizzo completo del server MCP da contattare Autenticazione definisce come il client si autentica al server MCP Username e Password compaiono se scegli l'autenticazione Basic API Key compare se scegli autenticazione Bearer oppure X-API-Key Sincronizza permette ad un cron di controllare periodicamente i tool disponibili e aggiornarli in caso di novità Notifica invia una notifica quando la sincronizzazione rileva modifiche nei tool del server Come funziona l'autenticazione La scelta dell'autenticazione cambia i campi mostrati nella scheda. Nessuna autenticazione non vengono richieste credenziali aggiuntive Basic devi inserire username e password Bearer devi inserire un token o API key X-API-Key devi inserire la chiave API nel campo dedicato VTE (Access Key) vtenext usa automaticamente l'access key MCP dedicata dell'utente che effettua la chiamata. Non devi inserire manualmente credenziali Quando usare VTE (Access Key): questa opzione è particolarmente utile quando il client punta a un Server MCP esposto da vtenext, perché permette al sistema di gestire l'autenticazione in modo automatico. Verifica della connessione e mappatura dei tool La schermata del client mette a disposizione anche una funzione di verifica. Risultato della chiamata: RISULTATO Risultato della chiamata: HEADERS Risultato della chiamata: RISPOSTA Il pulsante di test controlla se il server MCP risponde correttamente. In caso di esito positivo, vtenext può leggere la lista dei tool disponibili. Dalla finestra di verifica puoi aggiornare la sezione dei tool disponibili con il comando Mappa tool disponibili. Questa verifica è utile soprattutto quando stai configurando un nuovo server o quando vuoi controllare se l'autenticazione è corretta prima del salvataggio definitivo. Tool disponibili Dopo il salvataggio, oppure dopo la mappatura dalla verifica, vtenext mostra la lista dei tool letti dal server MCP. Per ogni tool puoi vedere: nome del tool descrizione parametri di input campi obbligatori e facoltativi struttura dell'output restituito Queste informazioni vengono salvate localmente, così i tool possono poi essere richiamati dentro gli agenti e i processi senza dover reinterpretare ogni volta la struttura del server remoto. Sincronizzazione periodica Se attivi Sincronizza, un processo schedulato può controllare periodicamente se sul server MCP sono disponibili tool nuovi o modificati. Se trova cambiamenti, aggiorna la configurazione locale dei tool. Se non trova differenze, aggiorna comunque la data dell'ultima sincronizzazione. Se hai attivato anche Notifica, ricevi un avviso quando il set dei tool cambia. Attenzione: quando i tool cambiano sul server MCP, può essere necessario verificare eventuali processi o agenti che li usano, soprattutto se sono cambiati parametri o output. Esempi pratici Esempio 1: collegamento a un server MCP esterno Puoi configurare un client MCP che punta a un server esterno pubblicato da un altro sistema. In questo caso inserisci URL, autenticazione richiesta e poi verifichi i tool disponibili. Esempio 2: collegamento a un Server MCP di vtenext Se hai già creato un Server MCP nella relativa sezione, puoi collegare il client allo stesso endpoint e usare l'autenticazione VTE (Access Key) per semplificare la configurazione. Esempio 3: aggiornamento controllato dei tool Se i tool del server remoto possono cambiare nel tempo, conviene attivare la sincronizzazione periodica e, se necessario, anche le notifiche, così mantieni allineati processi e agenti. Web Search MCP - Exa vtenext mette a disposizione anche un client MCP preconfigurato chiamato Web Search MCP - Exa. Questa voce viene creata automaticamente ma resta disattivata finché non decidi di usarla. Exa è un servizio di ricerca web pensato per agenti AI. Permette di fare ricerche sul web in tempo reale, recuperare contenuti di pagine specifiche e fornire ai modelli informazioni più aggiornate rispetto alla sola conoscenza già incorporata nel modello. Come attivarlo Apri la scheda Web Search MCP - Exa nella lista dei Client MCP. Lascia invariato l'URL precompilato, che punta al server MCP pubblico di Exa. Imposta o completa l'autenticazione X-API-Key con la chiave API del tuo account Exa. Attiva il client. Salva e verifica i tool disponibili. In questo caso l'autenticazione prevista da vtenext è X-API-Key, già selezionata nella configurazione iniziale del client. Tool disponibili con Exa Il server MCP espone questi tool: web_search_exa: esegue ricerche sul web e restituisce contenuti già pronti da usare da parte dell'agente. web_fetch_exa: recupera il contenuto completo di una pagina web a partire da un URL noto. Quando può essere utile: Exa è particolarmente adatto quando vuoi dare agli agenti e ai processi accesso a ricerca web aggiornata, analisi di pagine online o raccolta rapida di informazioni esterne. Per ulteriori dettagli sul servizio e sulle funzionalità del server MCP di Exa, consulta il sito ufficiale: https://exa.ai/mcp. 22.4 Agenti La sezione Agenti permette di configurare agenti AI che combinano un modello LLM, uno o più tool MCP e, se necessario, documenti del CRM da usare come base di conoscenza. In pratica, qui definisci come l'agente ragiona, quali strumenti può usare e quali contenuti può consultare per svolgere un task. In sintesi: un agente non è solo un modello AI. È una configurazione completa che unisce LLM, tool operativi e fonti documentali, così da eseguire attività in modo più controllato e utile nel contesto di vtenext. Prerequisito: orchestratore agenti Per usare gli agenti è necessario che il servizio orchestratore agenti sia installato e raggiungibile. Nella schermata elenco degli Agenti è disponibile una scheda dedicata in cui puoi indicare l'Endpoint orchestratore, cioè l'URL base del servizio. Importante: se l'endpoint dell'orchestratore non è configurato correttamente, gli agenti non possono essere eseguiti. Quando usarla Per configurare agenti AI da usare nell'assistente o nei processi. Per associare ad un agente un LLM specifico. Per dare all'agente accesso a tool MCP selezionati. Per abilitare la capacità RAG scegliendo documenti del CRM come fonti di conoscenza. Per applicare regole di controllo prima e dopo la generazione della risposta (guardrail). La schermata elenco Nella lista sono visibili gli agenti già configurati. Attivo: indica se l'agente è abilitato. Nome: nome dell'agente. Descrizione: testo che spiega lo scopo dell'agente. LLM: mostra il modello associato. Documenti: indica se l'agente ha accesso a documenti RAG. Dalla lista puoi creare un nuovo agente, modificarlo o eliminarlo. Creare un nuovo agente Apri la sezione Agenti. Fai clic su Aggiungi. Attiva o disattiva l'agente secondo le tue esigenze. Inserisci Nome e Descrizione. Seleziona l'LLM da usare. Valuta se mantenere il system prompt dell'LLM oppure sovrascriverlo per questo agente. Seleziona i tool che l'agente potrà usare. Se necessario, abilita la capacità RAG e scegli i documenti. Configura eventuali guardrail. Salva la configurazione. Campi principali Attivo: abilita o disabilita l'agente. Nome: nome interno con cui riconosci l'agente. Descrizione: breve descrizione interna che riassume il compito dell'agente. LLM: modello linguistico usato dall'agente. System prompt dell'LLM: mostra il system prompt attualmente configurato sul modello selezionato. Sovrascrivi system prompt: se attivato, l'agente usa un system prompt specifico invece di quello standard dell'LLM. System prompt: istruzioni specifiche dell'agente, visibili solo se scegli di sovrascrivere il prompt del modello. Quando usare la sovrascrittura del system prompt: è utile quando vuoi mantenere lo stesso LLM ma cambiare in modo netto comportamento, tono o responsabilità di un singolo agente. Tool disponibili per l'agente Sotto ai campi principali trovi l'area Tool, dove scegli quali strumenti l'agente può usare. I tool sono mostrati per gruppi, in base ai client MCP attivi e ai tool interni disponibili. Kitt tools: include tool interni di base come calculator e user_manual. Client MCP: per ogni client MCP attivo puoi selezionare i tool sincronizzati e disponibili. Per ogni gruppo puoi selezionare tutti i tool oppure deselezionarli rapidamente. È disponibile anche una ricerca per filtrare i tool per nome o descrizione. Attenzione: l'agente può usare solo i tool che selezioni in questa sezione. Se un client MCP non è configurato o non ha tool sincronizzati, non comparirà come sorgente utilizzabile. Capacità RAG e documenti Se vuoi che l'agente lavori anche su contenuti del CRM, puoi attivare la capacità RAG. Capacità RAG: abilita l'uso di documenti come fonti di conoscenza. Seleziona: apre il selettore documenti per aggiungere file del CRM. Tabella documenti: mostra titolo, file, assegnatario e cartella dei documenti già associati. Una volta aggiunti, i documenti restano collegati all'agente e possono essere rimossi in qualsiasi momento dalla tabella. Quando conviene usare RAG: è utile quando l'agente deve rispondere o lavorare partendo da documentazione, file o contenuti aziendali presenti nel CRM, non solo da istruzioni generiche. Guardrail La sezione Agenti permette anche di definire controlli prima e dopo la generazione della risposta. Pre-guardrail statico: blocca input che contengono parole o espressioni non consentite. LLM pre-guardrail: usa un LLM per valutare l'input prima dell'elaborazione. Prompt pre-guardrail: definisce le istruzioni con cui il controllo valuta l'input. Post-guardrail statico: blocca output che contengono contenuti non consentiti. LLM post-guardrail: usa un LLM per valutare la risposta prima di restituirla. Prompt post-guardrail: definisce le istruzioni del controllo finale. Le regole statiche possono includere testo semplice oppure espressioni regolari, una per riga. Attenzione: i guardrail basati su LLM possono aumentare consumo di token e tempi di risposta, perché aggiungono passaggi di verifica. Esempi pratici Esempio 1: agente con tool operativi Puoi creare un agente che usa un LLM e alcuni tool MCP per interrogare dati, eseguire azioni consentite o consultare servizi esterni come la ricerca web. Esempio 2: agente documentale Puoi creare un agente focalizzato su documenti interni, abilitando RAG e selezionando solo i file rilevanti per uno specifico reparto o processo. Esempio 3: agente con controlli rafforzati Se l'agente opera su contenuti sensibili, puoi applicare pre-guardrail e post-guardrail per limitare richieste o risposte non appropriate. 22.5 Assistente Kitt La sezione Assistente permette di definire come deve rispondere l'assistente Kitt di vtenext. In pratica, qui scegli quale motore usare per le risposte: un LLM diretto, un agente già configurato oppure un Webservice REST personalizzato. In sintesi: l'assistente è il punto di accesso con cui l'utente interagisce. A seconda della configurazione, può rispondere direttamente con un modello, usare strumenti avanzati tramite un agente oppure delegare la risposta a un servizio esterno. Prerequisiti Per usare un LLM, devi prima configurare almeno un modello nella sezione LLM. Per usare un Agente, devi prima configurare almeno un agente nella sezione Agenti. Per usare un Webservice REST, devi prima configurare il servizio nella relativa sezione. Per il funzionamento dell'assistente è necessario attivare il worker per le attività in background. Creare o modificare l'assistente Apri la sezione Assistente. Attiva o disattiva la configurazione. Seleziona il Tipo di assistente. Compila il campo mostrato in base al tipo scelto. Salva la configurazione. Tipo: Agente Se scegli Agente, l'assistente userà uno degli agenti già configurati in vtenext. Selezioni un agente dall'elenco disponibile. L'assistente eredita le capacità dell'agente scelto. Questo include, se configurati nell'agente, tool MCP, documenti RAG, prompt specifici e guardrail. Quando conviene usare un agente: è la scelta giusta quando vuoi che l'assistente faccia più di una semplice risposta testuale, per esempio usare tool, consultare documenti o seguire controlli più avanzati. Tipo: LLM Se scegli LLM, l'assistente userà direttamente un modello linguistico configurato nella sezione LLM. Selezioni il modello LLM da usare. Puoi visualizzare il system prompt dell'LLM attualmente configurato. Puoi attivare l'opzione Sovrascrivi system prompt per usare un prompt specifico solo per l'assistente. Questa modalità è più semplice rispetto all'uso di un agente, perché non coinvolge tool MCP o documenti RAG. Sovrascrivere il system prompt Quando l'assistente è configurato in modalità LLM, puoi decidere se mantenere il system prompt del modello oppure sostituirlo. System prompt dell'LLM: mostra il prompt standard già presente sul modello selezionato. Sovrascrivi system prompt: se attivato, l'assistente usa il testo specificato nella configurazione dell'assistente. System prompt: campo in cui definisci istruzioni dedicate all'assistente. Quando è utile: la sovrascrittura del system prompt serve quando vuoi mantenere lo stesso modello ma cambiare tono, obiettivo o comportamento dell'assistente rispetto ad altre configurazioni che usano lo stesso LLM. Tipo: Webservice REST Se scegli Webservice REST, l'assistente delega la risposta a un servizio REST esterno già configurato. Selezioni un webservice REST custom dall'elenco. Il messaggio dell'utente deve essere passato nel corpo grezzo usando il tag $content. La risposta attesa deve essere mappata nel campo restituito message. Limite da considerare: in questa modalità non sono supportate la modalità stream e la memoria conversazionale. Questa opzione è utile quando vuoi collegare l'assistente a un sistema esterno già esistente o a un servizio AI personalizzato non gestito direttamente come LLM o agente in vtenext. Esempi pratici Esempio 1: assistente solo LLM Puoi configurare un assistente leggero che usa direttamente un modello per rispondere a domande generali, senza tool o documenti aggiuntivi. Esempio 2: assistente basato su agente Puoi usare un agente quando vuoi che l'assistente abbia accesso a ricerca web, documenti aziendali o strumenti operativi del CRM. Esempio 3: assistente con servizio esterno Puoi collegare un webservice REST custom se il tuo flusso prevede un motore di risposta esterno o una logica già sviluppata fuori da vtenext. 22.6 Esempi Di seguito alcune richieste di esempio per mostrare le capacità dell'assistente. Creazione azienda Posso creare qualsiasi record gestito dal CRM come in questo caso un'azienda. Vengono mostrati eventuali tool utilizzati dall'assistente e nel caso di operazioni di scrittura viene richiesta l'approvazione a procedere.     L'azienda viene creata innescando eventuali processi: in questo caso è attivo il processo descritto in questo esempio che esegue dello scraping web per arricchire le informazioni dell'anagrafica. Rielaborazione risposta a ticket In questo esempio ho necessità di rispondere ad un ticket in cui il cliente riscontrava problemi al login. Posso creare una bozza di risposta digitandola direttamente nel campo Aggiungi commento. In questo modo avendo cliccato quel campo esso sarà aggiunto al contesto di Kitt e verrà resa disponibile l'azione rapita Elabora testo.     Nella risposta sarà disponibile il tasto Applica per sostituire il testo elaborato a quello presente nel campo indicato come contesto e si può procedere ad inviare il messaggio. Da ticket a FAQ Prendendo in esempio il ticket del punto precedente chiedo all'assistente di scrivere una soluzione basandosi sui commenti e poi di realizzare una FAQ.     Invio email Se l'assistente utilizza un agente tutti i tool attivi possono essere utilizzati direttamente in chat. Per esempio posso configurare un processo tool per l'invio di mail e chiedere quindi all'assistente di inviare una mail. Il processo sarà così configurato e una volta attivato assicurarsi che il tool sia attivato nell'agente. Chiedendo all'assistente di inviare una mail ad un contatto verranno quindi utilizzati i tool di VTE