Modulo Multiazienda

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Modulo Multiazienda

Introduzione

Il Modulo Multiazienda, è una funzionalità avanzata che consente ad un gruppo di aziende clienti, di utilizzare un unico ambiente vtenext.

Il modulo consente di:

• Avere un unico database clienti per tutte le aziende del gruppo ma con visibilità dei dati diversificata in base all’utente ed all’appartenenza ad uno o più aziende del gruppo;
• Gestire dei progressivi diversificati per ogni azienda del gruppo (preventivi, ordini di vendita, fatture).
• Gestire dei template di stampa PDFMaker diversificati per ogni azienda del gruppo.

Il Multiazienda viene attivato di default sui moduli: Aziende, PDFMaker, Documenti, Contatti e Fatture.

NB: solo su richiesta del cliente, la funzione viene attivata anche su altri moduli di vtenext.

Nell’immagine sopra, possiamo vedere un chiaro esempio di come potrebbero essere suddivise tre diverse società, operanti nello stesso gruppo/settore.

Configurazione

Dopo l’installazione del plugin MultiAzienda, la relativa funzionalità sarà attiva all’interno di un modulo SOLO se, nelle impostazioni del CRM, il modulo stesso è stato configurato in accesso condiviso in “Privato” (Impostazioni → Accesso condiviso).

In caso contrario, anche se il plugin risulta installato correttamente, la funzionalità MultiAzienda non sarà attiva per quel modulo.

La necessità è quella di fare in modo che, in base ad una configurazione adeguata, determinati utenti possano gestire tutti i moduli in modo diversificato anche a livello di numerazione delle entità.

Caratteristiche: un utente può essere profilato per tutte o soltanto alcune Business Unit (BU), e potrà quindi accedere ai relativi dati in modo diverso, rispetto alla profilazione collegata a quel determinato utente (es. più permissiva per i profili manageriali e meno permissiva per i profili operatore).

La gestione della visibilità dei dati si può fare in base alla Business Unit per i moduli Aziende, Contatti, Prodotti, Preventivi, Ordini di Vendita, Fatture, Ordini di Acquisto, PDF Maker, ed altri moduli (va richiesta la gestione sui moduli che interessano al cliente).

Nelle PREFERENZE di ogni utente vtenext potremo trovare una nuova voce da configurare. Si dovrà selezionare dunque a quale o quali BU quel determinato utente, farà parte.

La schermata è simile alla seguente:

Il modulo Multiazienda, contempla anche la possibilità di diversificare la numerazione dei moduli, rendendoli del tutto indipendenti e basati sulla BU di appartenenza. Per esempio, scegliendo la BUSINESS UNIT 1, è possibile numerare il modulo dei Leads, come LEA-BU1-0162.

Importante: nel caso di ambienti già avviati, nei quali è presente uno storico di record, è necessario prevedere una fase iniziale di configurazione (“setting iniziale”) relativa alla gestione della numerazione dei record nei moduli in cui è previsto il campo “Business Unit”. Infatti, il sistema richiederà automaticamente l’impostazione di nuovi progressivi di numerazione per i moduli interessati, così da garantire una corretta gestione separata dei record per ciascuna Business Unit.
Se questa attività non venisse effettuata, i nuovi record creati all’interno dei moduli interessati non avrebbero più una numerazione progressiva valorizzata e il relativo campo rimarrebbe vuoto.

In vtenext la funzione Multiazienda si esplicita con il campo di tipo picklist denominato appunto “Business Unit”, come da esempio sottostante:

Rivedendo dunque le due precedenti schermate, si intuisce che l’utente Francesco è Manager del Gruppo ed ha accesso ai dati di tutte e tre le società. L’Azienda Lariana fa parte della BU Venere Spa e pertanto è accessibile solo agli utenti attivi su quella Business Unit. Per concludere, anche le funzioni ed i moduli, come Dettagli Società (Impostazioni> Dettagli Società) ed il PDF Maker, si adattano alla presenza del modulo Multiazienda.

Nel caso del PDF Maker l’utente trova solo i layout della Business Unit di appartenenza. Nello stesso layout, potranno essere richiamati i dettagli società, della Business Unit di appartenenza.
Pertanto, è importante accedere ai template PDF precedentemente creati e impostare correttamente la Business Unit associata a ciascun template presente nel sistema.

Modalità di installazione

Le modalità di installazione del plugin sono due:

• Restrittiva
• Non restrittiva

Modalità restrittiva
La modalità restrittiva considera, ai fini della visualizzazione dei record da parte di un utente, sia il ruolo gerarchico sia la Business Unit (BU).
In questo caso, un utente potrà visualizzare un record (ad esempio un’Azienda) solo se:

• il record è assegnato al proprio utente oppure a un utente con ruolo gerarchicamente inferiore;
• il record appartiene alla stessa Business Unit associata all’utente (Business Unit configurata nelle preferenze utente).

Questa modalità permette quindi di applicare contemporaneamente sia le regole gerarchiche standard del CRM sia la separazione per Business Unit.

Modalità non restrittiva
Nella modalità non restrittiva, invece, la visibilità dei record dipende esclusivamente dalla Business Unit associata al record.
In questo caso non vengono effettuati controlli sul ruolo gerarchico: tutti gli utenti appartenenti alla stessa Business Unit potranno visualizzare i record associati a quella BU, indipendentemente dall’utente o dal ruolo a cui il record è assegnato.