Plugin Documenti

Integrazione ottimale dei processi per la gestione dei documenti

Il plugin Documenti nasce da anni di esperienza nell’informatizzazione dei processi legati alla sicurezza.

Gestione dei processi
Il plugin Documenti implementa i processi per l’ottimale gestione dei documenti in azienda attraverso la definizione di tutti i documenti che si devono registrare: siano essi dei clienti, dei fornitori o delle risorse dei fornitori. Sulla base della configurazione effettuata dall’utente, il programma avvisa se mancano dei documenti e ne controlla le relative scadenze. Le funzioni sono completamente integrate con quelle esistenti su vtenext dando vita a uno strumento senza precedenti:

Benefici

Configurazione ed uso del modulo Documenti

1. Installazione del modulo

Il modulo viene rilasciato come archivio ZIP importabile in modo standard da vtenext. È necessario essere utenti amministratori per poter entrare nel menù impostazioni del CRM, quindi selezionare “Gestione Moduli” e il relativo tab “Moduli Personalizzati”.
Il modulo è stato testato su versioni vtenext 21.02. Per l’integrazione con versioni precedenti è necessario contattare il fornitore.

2. Principali anagrafiche gestite

Le principali anagrafiche coinvolte nella gestione del modulo Documenti, sono le seguenti:

Aziende: Codifica delle Aziende
Sedi: Codifica delle Sedi: stabilimenti aziendali, o filiali
Fornitori: Codifica dei Fornitori
Contatti: Codifica dei Contatti/Risorse dei Fornitori
Tipi Documento: Codifica di tutte le tipologie di documento

3. Configurazione del modulo

Tipi Documento (TD)
Codificare tutte le tipologie di documento che si intende gestire: siano essi dei Clienti (Aziende) o dei propri Fornitori.

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Per ogni documento il sistema permette di definire:

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Aziende e Sedi
Codifica delle Aziende e rispettive sedi. Per le Società di Servizi le Aziende sono i Clienti. Per ogni sede, dal tab Tipi Documenti Richiesti, l’utente può selezionare le tipologie di documenti richiesti.

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Il popup mette a disposizione la lista di documenti precedentemente codificati dove l’utente può facilmente selezionare quelli da associare, quindi gestire, per quella particolare Sede.

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Si troveranno successivamente collegati i TD definiti per la Sede. Attraverso il comando “modifica” (icona della matita), presente sulla schermata custom, si possono personalizzare le informazioni relative al Tipo Documento.

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Approfondimenti

La possibilità di modificare le informazioni/dati di un Tipo Documento per una specifica Sede rende maggiormente flessibile e personalizzabile la gestione. Questo rende possibile, per esempio, rendere obbligatorio per una particolare Sede un documento che per altri si ritiene facoltativo oppure specificare una precisa “data inizio” e una specifica “data fine” gestione di un Tipo Documento per quella particolare Sede.

Tipi Documenti Azienda
Questo modulo elenca tutti i Tipi Documenti precedentemente collegati alle Sedi e permette una visione di insieme filtrabile secondo le classiche funzioni vtenext.

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Situazione Documenti
Il modulo Situazione Documenti nasce per consentire all’utente di conoscere, in ogni momento, la situazione dei Documenti Azienda (dei Clienti) in gestione. Con il modulo Situazione Documenti è possibile calcolare automaticamente la situazione dei documenti: attraverso il bottone “Aggiorna Situazione Documenti” il sistema effettua un calcolo globale mettendo a disposizione dell’utente, in tempo reale, uno scadenzario aggiornato.

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Approfondimenti

Per aggiornare o inserire un documento scaduto, in scadenza o non ancora inserito è possibile cliccare direttamente sul tasto Crea presente su ogni record.

 

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In alternativa è possibile aggiungere il documento direttamente dalla related Documenti all’interno dell’anagrafica della Sede di riferimento.

 

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Il campo Data Documento si auto-compila con la data corrente mentre la Data Fine Validità si autocalcola sulla base della validità della tipologia documento definita durante la codifica. In ogni caso l’utente può apportare modifiche.

 

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Fornitori e Contatti
Dopo aver codificato il singolo Fornitore e le sue risorse (Contatti), l’utente può accedere a due diversi tab: Tipi Documenti Richiesti e Tipi Documenti Richiesti Risorse direttamente dall’anagrafica Fornitore.

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La selezione dei Tipi Documenti richiesti per il fornitore segue la stessa modalità precedentemente vista per i Documenti Azienda.
Il tab Tipi Documenti Richiesti Risorse, invece, consente all’utente di selezionare per ogni risorsa associata al Fornitore i Tipi Documenti necessari, anch’essi precedentemente codificati.