# Configurazione ed uso del modulo Documenti #### **1. Installazione del modulo** Il modulo viene rilasciato come archivio ZIP importabile in modo standard da vtenext. È necessario essere utenti amministratori per poter entrare nel menù impostazioni del CRM, quindi selezionare “Gestione Moduli” e il relativo tab “Moduli Personalizzati”. Il modulo è stato testato su versioni vtenext 21.02. Per l’integrazione con versioni precedenti è necessario contattare il fornitore. #### **2. Principali anagrafiche gestite** Le principali **anagrafiche coinvolte** nella gestione del modulo Documenti, sono le seguenti: **Aziende:** Codifica delle Aziende **Sedi:** Codifica delle Sedi: stabilimenti aziendali, o filiali **Fornitori:** Codifica dei Fornitori **Contatti:** Codifica dei Contatti/Risorse dei Fornitori **Tipi Documento:** Codifica di tutte le tipologie di documento #### **3. Configurazione del modulo** **Tipi Documento (TD)** Codificare tutte le tipologie di documento che si intende gestire: siano essi dei Clienti (Aziende) o dei propri Fornitori. [![image-1643907483435.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907483435.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907483435.png) Per ogni documento il sistema permette di definire: - Tipologia: Tipo documento cliente (es. DVR) o Tipo documento fornitore (es. DUVRI) - Validità Tipo Documento. Per modificare i valori presenti sulla picklist, modificare la picklist multi linguaggio. Es. M12 =mese12 = un anno. - In Scadenza (giorni): è l’arco temporale precedente l’effettiva scadenza che l’utente imposta per essere avvisato dell’imminente scadenza. Es. imposto che il sistema 20 giorni prima della scadenza passi il documento “in scadenza”. - Normativa: il sistema permette di indicare la normativa che regola la gestione del TD in oggetto. - Facoltativo: l’utente tramite il flag può definire come facoltativo il TD in oggetto [![image-1643907553706.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907553706.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907553706.png) **Aziende e Sedi** Codifica delle Aziende e rispettive sedi. Per le Società di Servizi le Aziende sono i Clienti. Per ogni sede, dal tab Tipi Documenti Richiesti, l’utente può selezionare le tipologie di documenti richiesti. [![image-1643907584454.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907584454.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907584454.png) Il popup mette a disposizione la lista di documenti precedentemente codificati dove l’utente può facilmente selezionare quelli da associare, quindi gestire, per quella particolare Sede. [![image-1643907611537.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907611537.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907611537.png) Si troveranno successivamente collegati i TD definiti per la Sede. Attraverso il comando “modifica” (icona della matita), presente sulla schermata custom, si possono personalizzare le informazioni relative al Tipo Documento. [![image-1643907652750.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907652750.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907652750.png)
**Approfondimenti** La possibilità di modificare le informazioni/dati di un Tipo Documento per una specifica Sede rende maggiormente flessibile e personalizzabile la gestione. Questo rende possibile, per esempio, rendere obbligatorio per una particolare Sede un documento che per altri si ritiene facoltativo oppure specificare una precisa “data inizio” e una specifica “data fine” gestione di un Tipo Documento per quella particolare Sede.
**Tipi Documenti Azienda** Questo modulo elenca tutti i Tipi Documenti precedentemente collegati alle Sedi e permette una visione di insieme filtrabile secondo le classiche funzioni vtenext. [![image-1643907776487.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907776487.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907776487.png) **Situazione Documenti** Il modulo Situazione Documenti nasce per consentire all’utente di conoscere, in ogni momento, la situazione dei Documenti Azienda (dei Clienti) in gestione. Con il modulo Situazione Documenti è possibile calcolare automaticamente la situazione dei documenti: attraverso il bottone “Aggiorna Situazione Documenti” il sistema effettua un calcolo globale mettendo a disposizione dell’utente, in tempo reale, uno scadenzario aggiornato. [![image-1643907812025.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1643907812025.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1643907812025.png)
**Approfondimenti** Per aggiornare o inserire un documento scaduto, in scadenza o non ancora inserito è possibile cliccare direttamente sul tasto Crea presente su ogni record. [![image-1645441868702.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645441868702.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645441868702.png) In alternativa è possibile aggiungere il documento direttamente dalla related Documenti all’interno dell’anagrafica della Sede di riferimento. [![image-1645441897034.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645441897034.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645441897034.png) Il campo Data Documento si auto-compila con la data corrente mentre la Data Fine Validità si autocalcola sulla base della validità della tipologia documento definita durante la codifica. In ogni caso l’utente può apportare modifiche. [![image-1645441943814.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645441943814.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645441943814.png)
**Fornitori e Contatti** Dopo aver codificato il singolo Fornitore e le sue risorse (Contatti), l’utente può accedere a due diversi tab: Tipi Documenti Richiesti e Tipi Documenti Richiesti Risorse direttamente dall’anagrafica Fornitore. [![image-1645441987508.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645441987508.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645441987508.png) La selezione dei Tipi Documenti richiesti per il fornitore segue la stessa modalità precedentemente vista per i Documenti Azienda. Il tab Tipi Documenti Richiesti Risorse, invece, consente all’utente di selezionare per ogni risorsa associata al Fornitore i Tipi Documenti necessari, anch’essi precedentemente codificati. [![image-1645442024848.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645442024848.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645442024848.png) **Tipi Documenti Fornitori** Questo modulo elenca tutti i Tipi Documenti precedentemente collegati ai Fornitori e alle risorse dei Fornitori e permettendo una visione di insieme filtrabile secondo le classiche modalità vtenext. [![image-1645442064595.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645442064595.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645442064595.png) **Situazione Documenti Fornitori** Come per il modulo Situazione Documenti, il modulo Situazione Documenti Fornitori nasce per consentire all’utente di conoscere, in ogni momento, la situazione dei Documenti in gestione relativamente ai suoi Fornitori e alle risorse dei Fornitori. Il modulo calcola automaticamente la situazione dei documenti Fornitori attraverso il bottone “Aggiorna Situazione Documenti”. In questo modo l’utente ha a disposizione, in tempo reale, uno scadenzario aggiornato. [![image-1645442101915.png](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1645442101915.png)](https://usermanual.vtenext.com/uploads/images/gallery/2022-02/image-1645442101915.png)