Richieste HR

Questo modulo aggiuntivo, permette di gestire le richieste di Permessi, Ferie, Malattia e Lavoro da Remoto, con un sistema di approvazioni automatiche e manuali, che seguono la gerarchia crm.

Richieste HR - Permessi/Ferie/Malattia/Lavoro Remoto
Analisi dei Processi Richiesta HR e principali variabili

Richieste HR - Permessi/Ferie/Malattia/Lavoro Remoto

Il modulo Richieste HR, permette agli utenti di vtenext, di richiedere Permessi, Ferie, Malattia e segnare i giorni di Lavoro da Remoto, attraverso la piattaforma crm, gestendo così in modo pratico, senza fare nemmeno una telefonata. Le richieste infatti, convoglieranno al diretto responsabile (Coordinatore Area) tramite email ed anche al diretto superiore di quest'ultimo (Supervisore).

Il modulo è accessibile dal menu in basso a sinistra e permette come prima cosa, di visualizzare lo storico delle richieste e quelle ancora in corso:

Vista per lista del modulo Richieste HR

Funzionamento

Per fare una nuova Richiesta HR, la best practice, è quella di iniziare direttamente dal Calendario, il quale, grazie all'installazione di questo nuovo modulo, disporrà di un nuovo pulsante (in alto a sinistra) denominato RICHIESTA HR, come visibile nell'immagine sottostante.

Cliccando su RICHIESTA HR, sarà possibile accedere alla pagina di scelta e compilazione per Permessi, Ferie, Malattia o Lavoro da Remoto.

Creazione Richiesta HR

Nella schermata di creazione possiamo scegliere come prima cosa, il Tipo Richiesta tra quelle disponibili nella picklist. La scelta ci metterà a disposizione campi differenti che andranno compilati per poter completare la Richiesta HR. Di seguito uno schemino che sintetizza i campi disponibili in base alla scelta fatta nel suddetto menu a tendina.

PERMESSO (se la richiesta è ≤ di 2 ore è auto-approvato senza l'intervento di un responsabile)
Ora Inizio Permesso	Inserire l'ora di inizio del permesso
Ora Fine Permesso	Inserire l'ora di fine del permesso
Data Permesso	Inserire la data del permesso (consentito solo 1 giorno)
Informazioni Descrizione	Area di testo per l'inserimento di eventuali annotazioni o comunicazioni per il proprio responsabile
N.B. il parametro delle 2 ore è possibile modificarlo da processo
FERIE
Data Inizio Ferie	Inserire la data di inizio delle Ferie
Data Fine Ferie	Inserire la data di fine delle Ferie
Informazioni Descrizione	Area di testo per l'inserimento di eventuali annotazioni o comunicazioni per il proprio responsabile

MALATTIA
Data Inizio Malattia	Inserire la data di inizio della Malattia
Data Fine Malattia	Inserire la data di fine della Malattia
N° Protocollo Certificato Malattia	Inserire il N° di Protocollo presente nel Certificato
Informazioni Descrizione	Area di testo per l'inserimento di eventuali annotazioni o comunicazioni per il proprio responsabile

LAVORO REMOTO
Data Lavoro Remoto	Inserire la data di inizio del Lavoro Remoto (consentito solo 1 giorno)
Ora Inizio Lavoro Remoto	Inserire l'ora di inizio del Lavoro Remoto
Ora Fine Lavoro Remoto	Inserire l'ora di fine del Lavoro Remoto
Informazioni Descrizione	Area di testo per l'inserimento di eventuali annotazioni o comunicazioni per il proprio responsabile

Una volta compilata la richiesta, si può procedere al salvataggio cliccando sul pulsante SALVA in alto a destra.

Attenzione: l'inserimento della data per la richiesta non deve essere uguale alla data odierna, il sistema comunque vi avviserà con una piccola popup come nell'esempio che potete vedere qui di seguito.

A questo punto, dopo il suddetto salvataggio, la pagina della richiesta si presenterà come in questa immagine (esempio di richiesta Ferie):

Vista in dettaglio di una richiesta (Ferie)

Nell'immagine sono evidenziati alcuni campi fondamentali, che servono per capire esattamente chi ha fatto la richiesta e chi supervisiona l'eventuale conferma o rifiuto. Nel campo COLLABORATORE dunque, troviamo il nominativo dell'utente che ha effettuato la richiesta, nel campo COORDINATORE AREA, troviamo la persona che darà eventuale conferma o rifiuto a detta richiesta. Infine si noti il campo SUPERVISORE il quale dovrà intervenire nel momento in cui il COORDINATORE AREA non possa dar esito alla richiesta.

Se la Richiesta HR supera i 2 giorni, viene passata direttamente al Supervisore, bypassando così il Coordinatore Area . Il Supervisore ha dunque 15 giorni di tempo per approvare o rifiutare tale richiesta, in caso contrario verrà automaticamente riassegnata nuovamente al Coordinatore Area, il quale potrà decidere autonomamente in vece del Supervisore (queste variabili si possono parametrizzare tramite il processo in essere).

E' inoltre presente un blocco denominato Informazioni Periodo, che permette di visualizzare eventuali orari/date di inizio e di fine della richiesta ed anche il tempo di preavviso (quanto tempo prima quella specifica richiesta è stata fatta).

C'è inoltre la possibilità, solamente da parte del Collaboratore richiedente, di annullare la richiesta cliccando sul bottone ANNULLA RICHIESTA HR.

Attenzione: come detto l'annullamento è possibile solo dal Collaboratore, ma il sistema non chiederà nessuna conferma, eliminerà direttamente la richiesta (non aspettatevi dunque la classica popup con la domanda "Sei sicuro di voler eliminare?").

Notare le Relazioni sulla destra della vista in dettaglio della Richiesta HR. Ci sono una serie di Attività poste a Calendario degli interessati (se la Richiesta è confermata, troveremo per esempio, il periodo di Ferie richiesto sia nel calendario del Collaboratore che in quello del Coordinatore Area). Ci sono inoltre collegate, anche le email di notifica Approvazione che sono state inviate al Collaboratore ed al Coordinatore Area, con il riepilogo della richiesta. Entrambe le email, avranno come mittente il responsabile delle Risorse Umane (da configurazione del processo è possibile variare tale parametro).

COME AVVIENE LA CONFERMA

Da processo, il Coordinatore Area riceve un'email, con un link per raggiungere direttamente la richiesta e dare un esito, come da immagine seguente:

Dettaglio email che viene recapitata al Coordinatore Area

Dettaglio approvazione richiesta

Una volta approvata tale richiesta, il Collaboratore viene a sua volta avvisato via email dell'esito (accettazione o rifiuto con eventuale motivazione).

Dettaglio email di conferma che viene recapitata al Collaboratore

Dopo la conferma della Richiesta HR, come detto, viene creato un evento di calendario (sia Collaboratore che Coordinatore Area), corrispondente in termini di durata, al periodo richiesto.

Analisi dei Processi Richiesta HR e principali variabili

Quando il modulo Richieste HR viene installato nel crm, ci sono due processi preinstallati che ne permettono il funzionamento. Tali processi sono denominati come segue:

HR Request

Dettaglio del processo per la gestione delle Richieste HR

Nell'immagine qui presente, è possibile notare la complessità del processo che permette di gestire tutti gli automatismi e del modulo, ma è bene soffermarsi su due aspetti fondamentali che quasi sicuramente, si avrà il bisogno di modificare.

Il blocco in evidenza, denominato "2 ore", permette di cambiare il parametro di cui si parlava nel capitolo precedente, ovvero l'autoapprovazione della Richiesta HR se la durata è inferiore o uguale alle 2 ore per l'appunto.

Cliccando infatti sul task "Check Duration", sarà possibile cambiare questo valore determinato in secondi (a standard è configurato in 7200, che corrispondono appunto a 2 ore).

Dettaglio del task "Check Duration"

Il blocco in evidenza, denominato "Riassegnazione Conferma HR", presenta invece un task denominato "Check Supervisor Approval", che ha una timer collegato per l'attesa di 15 giorni (qualora la Richiesta HR non venga evasa entro 15 giorni dal Supervisore, tornerà ad essere assegnata al Coordinatore Area, il quale sarà autorizzato ad approvare o rifiutare tale richiesta).

Cliccando sull'icona a forma di orologio, sarà possibile variare il tempo di attesa nel modo desiderato.

Dettaglio schermata di configurazione per il tempo di attesa di riassegnazione

Altra analisi va fatta sul blocco denominato "Reminder Compilazione Certificato Medico", visibile nella seguente immagine:

Dettaglio blocco per configurazione giorni attesa reminder compilazione Certificato Medico

Se guardiamo infatti il task denominato "Check Certificate Number", si può notare un timer collegato impostato ad 1 giorno, cliccando il quale sarà possibile variare questo lasso di tempo a piacere (questo è il tempo che il crm attende prima di reinviare l'email di mancata compilazione al diretto interessato).

Dettaglio schermata di configurazione per il tempo di attesa di compilazione numero certificato medico

Richiesta HR annullata

Dettaglio schema processo per annullamento Richiesta HR

Questo processo interviene quando un Collaboratore, va direttamente nel dettaglio della sua richiesta e clicca sul bottone ANNULLA RICHIESTA HR.

Dettaglio Richiesta HR già precedentemente approvata, con bottone per l'annullamento in evidenza (operazione fattibile solamente dal Collaboratore che non prevede richieste di conferma)

In sostanza il processo verifica se il Collaboratore ha cliccato sul suddetto bottone, verifica se il Collaboratore è un Coordinatore o una figura subordinata, e di conseguenza invia una serie di email agli interessati. In pratica se il Collaboratore è anche un Coordinatore Area, verrà informato il Coordinatore stesso e l'Amministrazione (è possibile settare tutte le figure e gli indirizzi email sia dei mittenti che dei destinatari).

Se invece il Collaboratore è una figura subordinata, verranno inviate email di avviso al Collaboratore, al suo Coordinatore ed all'Amministrazione.