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Selezione modulo CRM e ricerca record
Una volta aperto il plugin Outlook Mail Connector, è possibile selezionare il modulo CRM a cui collegare l’email e individuare il record corretto. Selezione modulo CRM L’utente può scegliere liberamente il modulo di destinazione tra quelli disponibili nel pr...
Collegamento email al CRM
Una volta selezionato il modulo e individuato il record corretto, è possibile procedere con il collegamento dell’email al CRM. Il collegamento avviene manualmente, email per email. Per salvare l’email: Selezionare il modulo desiderato. Selezionare ...
Gestione degli allegati
Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, gli eventuali allegati vengono gestiti automaticamente dal sistema. Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte dell’utente. Comportamento degli allegati Gli allegati dell’email: ...
Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi
Le email collegate tramite Outlook Mail Connector vengono archiviate direttamente all’interno del CRM vtenext nel record selezionato. In particolare: l’email viene associata al modulo scelto (Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket, ecc…); vien...
Replica dei permessi CRM nel plugin
Outlook Mail Connector replica i permessi configurati nel CRM vtenext, garantendo coerenza tra l’ambiente CRM e l’utilizzo del plugin in Outlook. Questo significa che l’utente può visualizzare e utilizzare nel plugin esclusivamente: i moduli per i quali ...
Gestione dati email e privacy
Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, il contenuto del messaggio viene copiato integralmente all’interno di vtenext. In particolare, vengono archiviati: il corpo completo dell’email; le informazioni principali del me...
Aggiornamenti del plugin
Outlook Mail Connector viene aggiornato automaticamente tramite Microsoft Store. Non è richiesto alcun intervento manuale da parte dell’utente per l’installazione delle nuove versioni dell’add-in in Outlook. Gli aggiornamenti possono includere: migliora...
Logout e disinstallazione
Outlook Mail Connector può essere disconnesso o rimosso senza impatti sui dati già archiviati nel CRM vtenext. Logout dal plugin Il logout dal plugin: interrompe semplicemente la sessione di accesso al CRM; non modifica alcun dato già salvato; ...
What is Outlook Mail Connector
Outlook Mail Connector is a Microsoft Outlook plugin (available in the Microsoft Store under the name vtenext Mail Connector) designed to manually link emails and their attachments to the vtenext CRM. The plugin allows users to associate individual emails — b...
Supported Email Accounts
Outlook Mail Connector works with any email account configured within Microsoft Outlook, regardless of the email provider used. The plugin can therefore be used with: Microsoft 365 / Exchange Gmail IMAP/POP accounts Corporate email provide...
Supported Outlook Platforms
Outlook Mail Connector is compatible with all Microsoft Outlook versions that support Microsoft add-ins. The plugin can be used on the following platforms: Outlook Desktop for Windows Outlook Desktop for macOS Outlook Web (browser version) ...
CRM Requirements
To use Outlook Mail Connector, an active vtenext CRM instance with an enabled Mail Connector license is required. Specifically: The plugin must be activated on the CRM side by the official vtenext partner or consultant. A valid CRM user account is required to ...
Connectivity and Technical Requirements
Outlook Mail Connector requires an active connection to the vtenext CRM in order to function correctly. The plugin does not provide any offline mode or local caching: all email linking operations are performed in real time through the CRM connection. Therefo...
Download from Microsoft Store
Outlook Mail Connector is available free of charge in the Microsoft Store as a Microsoft Outlook add-in under the name: vtenext Mail Connector To install the plugin: Open Microsoft Outlook (desktop or web). Access the Add-ins / Apps section. S...
Installation and First Access
Once the vtenext Mail Connector add-in has been installed in Outlook, the plugin becomes available within the email interface. To access the plugin: Open an email in Microsoft Outlook. Access the Apps / Add-ins menu associated with the email. S...
Free Plugin but CRM License Required
Outlook Mail Connector is available for free in the Microsoft Store under the name vtenext Mail Connector, but its use requires an active license on the vtenext CRM side. Without this activation, the plugin — even if correctly installed in Outlook — cannot be...
CRM-Side Installation and License Activation Procedure
To make Outlook Mail Connector operational, the corresponding component must be installed and activated within the vtenext CRM. CRM installation name; full CRM URL; number of users to be enabled. Only requests submitted by certified vtene...
CRM URL and Credentials Entry
After installing the Outlook plugin and activating the license on the CRM side, users can log in directly from Microsoft Outlook. To authenticate: Open an email in Outlook. Access the Apps / Add-ins menu. Select vtenext Mail Connector. Ent...