BPMN Actions

Below the main BPMN actions:

1 - Create entity
2 - Update entity
3 - Delete entity
4 - Send notification
5 - Send email
6 - Send newsletter
7 - Create PDF
8 - Reset dynamic form
9 - Cycle
10 - Reset conditional fields
11 - Link entities
12 - Link static entities
13 - Transfer relations
14 - Insert table row
15 - Call external Web service

 

1 - Create entity:
Questa azione permette di creare record di entità presenti all'interno del sistema (moduli base o custom).
Per ogni singolo campo è possibile settare un valore statico o dinamico (preso quindi dalle entità coinvolte nel processo stesso).

2 - Update entity:
Questa azione permette di aggiornare un'entità coinvolta nel processo o comunque un'entità relazionata ad esse.
Per ogni singolo campo è possibile riportare dei valori statici o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo stesso).

3 - Delete entity:
Questa azione permette di eliminare un'entità dinamica, ovvero coinvolta nel processo.
Tale azione si utilizza in casi di conversione entità, es. conversione da lead a contatto/azienda (eliminazione del lead dopo la conversione) oppure in casi di errore, es. ripianificazione di attività con creazione di una nuova entità ed eliminazione della vecchia.

4 - Send notification:
Questa azione permette di inviare notifiche interne agli utenti del sistema.
E' possibile settare un testo specifico con dati statici e/o dinamici e collegare ad essa un'entità. Inoltre si possono configurare i parametri di invio email per gli utenti che ricevono notifiche via email e non interne (tale impostazione è modificabile all'interno delle preferenze utente).

5 - Send email:
Questa azione permette di inviare email con riferimenti statici e/o dinamici.
E'possibile quindi settare un indirizzo mittente statico o dinamico (preso quindi dai campi email delle entità coinvolte nel processo).
La stessa configurazione è possibile per i destinatari dell'email (es. email assegnatario del record, partecipanti coinvolti nel processo, ecc).
Inoltre è possibile relazionare o meno l'email ad un'entità (o ad essa relazionate) coinvolta nel processo. In tal caso nell'entità selezionata sarà possibile visualizzare un nuovo messaggio tra le relazioni.
Nel corpo dell'email è possibile riportare oltre ai classici valori statici e/o dinamici altre funzioni generali come la data/ora attuale, il link all'entità desiderata (interno per gli utenti o esterno per i clienti lato portale)

6 - Send newsletter:
Questa azione permette di inviare newsletter e quindi un'email massiva a dei destinatari pre-selezionati i quali possono essere presi da entità coinvolte nel processo, indirizzi statici, target presente nel sistema.
E' possibile inoltre stabilire l'indirizzo mittente e nome (alias), un template predefinito e la campagna di appoggio (esistente nel sistema o nuova dedicata a tale azione)

7 - Create PDF:
Questa azione permette di creare un documento PDF utilizzando un template esistente nel sistema.
E' possibile selezionare l'entità sul quale generare il documento, il template desiderato, l'entità a cui relazionarlo, la lingua di generazione, assegnatario e cartella ove salvare lo stesso.

8 - Reset dynamic form:
Questa azione è riferita all'utilizzo del ProcessHelper e permette di ripulire i dati in esso salvati per poter ri-utilizzare lo stesso. Si utilizza quindi in flussi dove la stessa Form Dinamica può essere quindi proposta all'utente più volte. Si rende necessario ri-pulire i valori in esso presenti per permettere una nuova compilazione.

9 - Cycle:
Questa azione è riferita all'utilizzo dei campi tabella. Tale azione non compare tra le disponibili se le entità (e relazionate) del processo non presentano tale campo nel layout editor del modulo stesso.
Per ogni riga del campo tabella (e condizioni settate sulle colonne dello stesso) è possibile inviare email, creare nuove entità, inserire ulteriori righe (nello stesso campo tabella o altri), eliminare righe, inviare notifiche.

10 - Reset conditional fields:
Questa azione è riferita all'utilizzo di campi condizionali lato processo. 
Infatti, è possibile settare campi condizionali sull'entità selezionata (coinvolta nel processo) oppure basati sulle Form Dinamiche presenti nel processo.
Nel caso di campi condizionali sull'entità, questi prevalgono sui campi condizionali settati lato amministratore. Quest'ultimi vengono disabilitati sino al termine del processo o ad una task di azione "Resetta campi condizionali".

11 - Link entities:
Questa azione permette di relazionare tra loro 2 entità dinamiche che presentano una relazione N - N.
Le 2 entità infatti non presentano un campo relazionato tra loro, bensì la relazione ad N.

12 - Link static entities:
Questa azione permette di relazionare ad una entità dinamica del processo una o più entità statiche tra quelle proposte.
Si rende utile per esempio per relazionare entità comuni a più casistiche del flusso stesso, es. relazionare lo stesso documento (informativa privacy, checklist, ecc.)

 

13 - Transfer relations:
Questa azione permette di trasferire/copiare le entità relazionate da un'entità ad un'altra del processo.
Nel caso di relazione 1 - N i record saranno trasferiti, mentre nel caso di relazione N - N i record saranno copiati.
Tale azione si rende utile in flussi di conversione entità dove l'entità di partenza viene convertita in altro e quindi tutte le entità collegate alla vecchia possono essere trasferite/copiate nella nuova.
Es. In un processo di conversione da lead a contatto/azienda tutte le entità che erano collegate al vecchio lead possono essere trasferite/copiate al nuovo contatto/azienda. Infine è possibile eliminare il lead senza perdere quindi tutte le azioni che erano collegate a questo.

14 - Insert table row:
Questa azione è riferita all'utilizzo dei campi tabella. Tale azione non compare tra le disponibili se le entità (e relazionate) del processo non presentano tale campo nel layout editor del modulo stesso.
Tale azione permette di inserire una nuova riga nel campo tabella selezionato.
I valori inseriti possono essere statici e/o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo).

15 - Call external Web service:
Questa azione permette di richiamare un web service esterno di tipo REST.
E' possibile settare tutti i dati della chiamata lato Impostazioni -> Business Process Manager -> Web service esterni.
E' necessario definire l'endpoint da richiamare, autenticazione, eventuali parametri statici e campi restituiti.
Una volta settato il tutto è possibile richiamare uno di questi lato processo.
Da qui si possono definire parametri dinamici (nome e valore) e quindi la chiamata web service sarà effettuata con tutti i dati statici definiti lato impostazioni e i dati dinamici aggiuntivi definiti lato processo.
Nel flusso è possibile verificare se la chiamata è andata a buon fine in quanto questa azione restituisce sempre 3 parametri statici (success, response code e message code). Oltre a questi saranno presenti i campi definiti come campi restituiti e che si possono quindi estrarre dalla response. Nel caso di risposte complesse (oggetto con più attributi) è possibile estrarre questi sino ad un livello di escalation (indicando nome campo restituito e attributo, es. object.attribute).
Non è supportata la lettura di attributi nel caso di liste di oggetti come response.