BPMN Actions

Below the main BPMN actions:

1 - Create entity
2 - Update entity
3 - Delete entity
4 - Send notification
5 - Send email
6 - Send newsletter
7 - Create PDF
8 - Reset dynamic form
9 - Cycle
10 - Reset conditional fields
11 - Link entities
12 - Link static entities
13 - Transfer relations
14 - Insert table row
15 - Call external Web service

 

1 - Create entity:
This action allows to create record of system entities (standard or custom).
You can set a static or dynamic value for each one field (you can select values from involved process entities).

2 - Update entity:
This action allows to update an involved process entity or related ones.
You can set static or dynamic value for each one field (you can select values from involved process entities).

3 - Delete entity:
This action allow to delete a dynamic entity, an involved process entity.
This action is used in conversion processes cases, ex. conversion from lead to contact/account (deleting lead after the conversion) or in error cases, ex. re-planning of activities with creation of new entities and deleting the old ones.

4 - Send notification:
This action allow to send internal notification to the system users.
It's possible to set a specific text with static/dynamic data and relate entity. Besides, you can set the email parameters for the users that use email notification and not internal ones (you can change this settings into the user preference).

5 - Send email:
This action allows to send email with static/dynamic data.
It's possibile to set a static/dynamic sender email address (you can select email fields from involved process entities).
The same configuration is available for the email recipients (ex. record assigned user email , involved process partecipants, ecc).
Besides, you can relate the email to an involved process entity (or related ones). In this case, it will be possible to see a new message into the related list.
In the body message you can insert static/dynamic values and other general functions like current date/time, desired entity link (internal one for users or external one for portal customers).

6 - Send newsletter:
This action allow to send newsletter, so a massive email to pre-selected recipients. These ones can be static addresses or chosen from involved process entities, system targets.
It's possibile to set sender email address and name (alias), default template and a campaign (existing or new one)

7 - Create PDF:
This action allow to create a PDF document using an existing template.
It's possibile to select the PDF entity, desired template, the entity to relate document, language, assigned user and document folder.

8 - Reset dynamic form:
This action is based on ProcessHelper using and allows to clean its data off to re-use this one. So, it's used when the same Dynamic Form can be shown to the user many times. You need to clean its data to allow a new compilation.

9 - Cycle:
This action is based on Table field using. This one is not available if involved process entities (and related ones) haven't got this field into the module layout editor.
For each one table field row (and specific column conditions) is possible to send emails, create new entities, insert new rows (into the same field or other ones), delete rows, send notifications.

10 - Reset conditional fields:
Questa azione è riferita all'utilizzo di campi condizionali lato processo. 
Infatti, è possibile settare campi condizionali sull'entità selezionata (coinvolta nel processo) oppure basati sulle Form Dinamiche presenti nel processo.
Nel caso di campi condizionali sull'entità, questi prevalgono sui campi condizionali settati lato amministratore. Quest'ultimi vengono disabilitati sino al termine del processo o ad una task di azione "Resetta campi condizionali".

11 - Link entities:
Questa azione permette di relazionare tra loro 2 entità dinamiche che presentano una relazione N - N.
Le 2 entità infatti non presentano un campo relazionato tra loro, bensì la relazione ad N.

12 - Link static entities:
Questa azione permette di relazionare ad una entità dinamica del processo una o più entità statiche tra quelle proposte.
Si rende utile per esempio per relazionare entità comuni a più casistiche del flusso stesso, es. relazionare lo stesso documento (informativa privacy, checklist, ecc.)

 

13 - Transfer relations:
Questa azione permette di trasferire/copiare le entità relazionate da un'entità ad un'altra del processo.
Nel caso di relazione 1 - N i record saranno trasferiti, mentre nel caso di relazione N - N i record saranno copiati.
Tale azione si rende utile in flussi di conversione entità dove l'entità di partenza viene convertita in altro e quindi tutte le entità collegate alla vecchia possono essere trasferite/copiate nella nuova.
Es. In un processo di conversione da lead a contatto/azienda tutte le entità che erano collegate al vecchio lead possono essere trasferite/copiate al nuovo contatto/azienda. Infine è possibile eliminare il lead senza perdere quindi tutte le azioni che erano collegate a questo.

14 - Insert table row:
Questa azione è riferita all'utilizzo dei campi tabella. Tale azione non compare tra le disponibili se le entità (e relazionate) del processo non presentano tale campo nel layout editor del modulo stesso.
Tale azione permette di inserire una nuova riga nel campo tabella selezionato.
I valori inseriti possono essere statici e/o dinamici (presi quindi dalle entità coinvolte nel processo).

15 - Call external Web service:
Questa azione permette di richiamare un web service esterno di tipo REST.
E' possibile settare tutti i dati della chiamata lato Impostazioni -> Business Process Manager -> Web service esterni.
E' necessario definire l'endpoint da richiamare, autenticazione, eventuali parametri statici e campi restituiti.
Una volta settato il tutto è possibile richiamare uno di questi lato processo.
Da qui si possono definire parametri dinamici (nome e valore) e quindi la chiamata web service sarà effettuata con tutti i dati statici definiti lato impostazioni e i dati dinamici aggiuntivi definiti lato processo.
Nel flusso è possibile verificare se la chiamata è andata a buon fine in quanto questa azione restituisce sempre 3 parametri statici (success, response code e message code). Oltre a questi saranno presenti i campi definiti come campi restituiti e che si possono quindi estrarre dalla response. Nel caso di risposte complesse (oggetto con più attributi) è possibile estrarre questi sino ad un livello di escalation (indicando nome campo restituito e attributo, es. object.attribute).
Non è supportata la lettura di attributi nel caso di liste di oggetti come response.