Pannello di controllo

Controllo e setup del cron di controllo errori e inizializzazione utenti
Setup server e autenticazione oAuth2 per O365
Selettore delle funzionalità da attivare e della modalità di sync dei contatti

Significato dei pulsanti presenti nel Pannello di Controllo.

KILL: se per qualche motivo il cron non sta girando, posso usare questo pulsante per interromperlo bruscamente senza generare problemi alla sincronizzazione (non vengono persi dati anche se la sincronizzazione è in corso). Quando il sync riparte, riprende da dove aveva finito (resume);

RIPRISTINA STATO: serve quanto il cron va in errore, cerca di ripristinare gli errori e riattivare la sincronizzazione;

RIPRISTINA TENTATIVI: se il cron va in errore per qualsiasi motivo (accesso a internet mancante per esempio), il sistema arriva a 5 tentativi di riconnessione e poi si ferma. Questo stop è necessario per far sì che Exchange non faccia delle chiamate in maniera illimitata. Così facendo si evita che Exchange banni il nostro indirizzo;

Opzioni disponibili cliccando sul pulsante Modifica.

Cliccando sul pulsante Modifica, si accede alla schermata di configurazione del connettore, che presenta diverse voci:

ELIMIAZIONE CONTATTI: attivando questa funzione, quando un utente viene eliminato o disattivato da vtenext, tutti i contatti che sono stati sincronizzati sul suo account Exchange, vengono eliminati;

VERBOSE LOG: per attivare i log di sistema;

NOME SERVER: va inserito l'indirizzo del server a cui collegarsi, ad esempio outlook.office365.com;

VERSIONE: serve per scegliere la versione di Exchange, ovvero Versione 2016 quando Exchange è installato on-premise, mentre Versione Office365 quando Exchange è cloud;

CLIENT ID e CLIENT SECRET: vengono richiesti solo quando si è in presenza di Office365 e vengono generati dal Fornitore del plugin Exchange, direttamente dal portale di Azure (tramite pannello Azure Acrive Directory admin center). Prima di fare una connessione con Exchange, dopo che sono stati generati ed inseriti Client ID e Secret, un amministratore di Office365 deve approvare la connessione tramite il dominio vte, in modo da dire che tale applicazione è attendibile. Questa operazione va fatta una volta soltanto. Per farlo, basta andare nelle preferenze di un utente vtenext che deve connettersi al plugin, ed impostare le credenziali nella popup che compare durante la connessione (popup che compare alla pressione del pulsante Connect). In quella popup, si deve spuntare la voce "acconsenti per conto dell'organizzazione" ed in questo modo tutti gli utenti del dominio potranno connettersi. Infine, il medesimo utente, dovrà uscire dalla configurazione e rifare la login da pannello col proprio utente Exchange per iniziare ad usarlo correttamente.

Impostazione della Sincronizzazione

SINCRONIZZAZIONE CONTATTI: si deve scegliere la voce "utente assegnato al contatto" quando vogliamo lasciare la logica di assegnazione di vtenext, oppure scegliere la voce admin, in modo da poterlo collegare ad una casella generica ed assegnare dunque tutti i contatti/aziende a quell'utente;

SINCRONIZZAZIONE EVENTI: permette di attivare la sincronizzazione bidirezionale;

SINCRONIZZAZIONE COMPITI: permette di attivare la sincronizzazione bidirezionale;

SINCRONIZZAZIONE AZIENDE: si comporta esattamente come per i contatti, inoltre importa tutti i dati che sono presenti nella scheda contatto di Exchange. Se si omette il nome ed il cognome e si inserisce solo il nome della società su Exchange, in vtenext verrà importata un'azienda;

ATTENZIONE: Se l'utente vtenext viene eliminato, anche i contatti presenti nel suo Exchange verranno eliminati ricorsivamente perchè quell'utente, che non farà più parte degli utenti vtenext, non dovrà aver modo di visualizzare i contatti o le aziende che aveva sincronizzato quando era attivo.

Mappatura campi Exchange.
Raggiungibile dalle Impostazioni di vtenext, serve per modificare la mappatura di un contatto/azienda. Ad esempio il campo su Exchange chiamato Email Adress 2, si può decidere di importarlo nel campo denominato Altra Email di vtenext e viceversa. Funziona un po' come la mappatura campi personalizza del modulo Lead e non è possibile andare a mappare campi di tipo differente tra loro.

Mappatura campi Calendario.
In questa schermata sono presenti i seguenti campi già mappati: Stard Date (Data inizio), Due Date (Data fine), Subject (Soggetto), Location (Luogo), Body (Descrizione), Sensitivity (Visibilità), Importance (Importanza), Reminder (Invia promemoria). Questa mappatura è disponibile in sola visualizzazione ed è dunque non modificabile.

Se il connettore è attivo, e viene modificata la mappatura, verrà eliminato tutto quello che è stato sincronizzato per poi risincronizzare tutto automaticamente. Quindi momentaneamente ci sarà un "buco" di visualizzazione da parte degli utenti che si ripristinerà in maniera automatica.

Gestione degli utenti fittizi (Risorse).
C'è la possibilità di acquistare utenti fittizi in modo da renderli disponibili come "oggetti" utilizzabili per gli inviti a calendario (Sala Riunioni, Auto Aziendale, ecc.). Nelle preferenze di quell'utente, si può spuntare il box RISORSA e scegliere il COLORE del suo calendario. Se la risorsa viene invitata, automaticamente sul calendario si potrà notare una righetta del colore della risorsa sopra l'evento, e la stessa risorsa accetterà automaticamente l'invito.

EXCHANGE CONNECTOR dalle preferenze utente.
Quando il connettore inizia la sincronizzazione, è settato per importare dalla data 01-01-1970, impostata nel campo Exchange Sync Data. All'inizio verranno solamente importati in vtenext gli eventi, ma non verranno esportati verso Exchange (questo perchè ci sono delle particolarità da gestire, per esempio nuovo personale con vecchi appuntamenti dell'azienda dove lavorava prima, che dunque non devono essere importati). La data non è modificabile una volta effettuata la connessione.

E' consigliabile creare una rubrica specifica per la sincronizzazione con vtenext, per far sì che vengano sincronizzati solo i contatti desiderati e non quelli personali.

La sincronizzazione avviene automaticamente ogni 5 minuti.

Quando viene creato un evento assegnato ad un gruppo, al salvataggio, gli utenti di quel gruppo vengono messi come invitati, mentre l'organizzatore diventa anche l'assegnatario. Gli invitati vedono l'evento come fosse semplicemente un loro evento. Chiaramente solo l'organizzatore può fare lo potrà modificare.

Se un contatto, è invitato ad un evento e gli utenti coinvolti in quell'evento non hanno salvato in rubrica Exchange tale contatto, la sincronizzazione lo creerà su Exchange la nuova entità anagrafica.