17.3 Gestore cambi di Stato

Questo strumento consente di implementare delle logiche di flusso nella gestione delle informazioni, attraverso la definizione di regole di passaggio di valore di un campo Stato.

Un esempio pratico:

un preventivo, prima di essere consegnato al cliente, deve essere approvato dal responsabile vendite. L’agente crea l’offerta, la sottopone al responsabile, questi può decidere di approvarla o no. Il ciclo del preventivo sarà quindi caratterizzato dai seguenti passaggi di stato:

Con il Gestore Stati è possibile vincolare l’utente a seguire un percorso predefinito, impedendogli per esempio di consegnare il preventivo se non ha ricevuto l’approvazione. Ciò consente un maggiore controllo e valorizzazione delle informazioni, oltre alla semplicità di gestione di suddetti cicli di approvazione.

Inoltre, le logiche sono definibili sulla base dei ruoli coinvolti nel flusso. Poniamo per esempio che:

• gli agenti sono abilitati a creare offerte, richiedere l’approvazione e, se ricevuta, consegnare l’offerta al cliente (i passaggi abilitati sono evidenziati in blu nello schema sottostante);
• il responsabile vendite è abilitato ad approvare le offerte (i suoi passaggi sono evidenziati in rosso).

  

  Ogni passaggio viene memorizzato in uno storico che registra puntualmente gli attori coinvolti e le azioni svolte, consentendo il monitoraggio dell’avanzamento del flusso.

  Vediamo come implementare l’esempio sopra riportato (tramite utente amministratore).

 

PASSO 1: da Impostazioni > Editor di Picklist Standard, predisporre il campo Stato Preventivo con tutti i valori necessari: Creato, Richiesta Approvazione, Non approvato, Approvato, Consegnato, Accettato, Rifiutato.

PASSO 2: accedere a Impostazioni > Gestore Stati, scegliere il modulo Preventivi, quindi il campo Stato Preventivo, e premere su “Inserisci nella gestione”.

Attenzione! È possibile configurare il Gestore stati per un solo campo del singolo modulo. Se si tenta di attivare il gestore stati su un secondo campo, il sistema avvisa che il gestore è già attivo attraverso la colorazione in rosso del campo su cui è già attivo.

PASSO 3: selezionare il ruolo attraverso l’apposita picklist. Tenete in considerazione che le regole di passaggio di stato saranno valide per tutti gli utenti associati a tale ruolo.

PASSO 4: una volta scelto il ruolo, compare la tabella per la configurazione delle regole dei passaggi di valore.

Per prima cosa definire il valore iniziale che il campo deve assumere, nel momento in cui il ruolo selezionato crea un nuovo preventivo (ogni ruolo può avere stati iniziali diversi). Compilare quindi la tabella di configurazione dei passaggi di stato.

La tabella va compilata per riga:

il simbolorappresenta lo stato attuale

attivare il flag in corrispondenza dei passaggi consentiti (dallo stato attuale allo stato di destinazione)

disattivare il flag in corrispondenza dei passaggi non consentiti

E’ possibile attivare tutti i passaggi di stato o disattivare tutti i passaggi attraverso i pulsanti Seleziona tutti e Deseleziona tutti. Negli esempi sottostanti, la diversa configurazione per responsabile e agente.

(configurazione finale per ruolo Agente)

(configurazione finale per ruolo Responsabile Vendite)

E’ possibile copiare in maniera veloce una configurazione del Gestore Stati per altro ruolo. Dopo aver selezionato il modulo, il campo e il ruolo che si vuole configurare, selezionare il ruolo da cui si vuole copiare la configurazione e premere Copia.

Attenzione! tutti i ruoli devono avere un gestore stati configurato.

Esempio di utilizzo lato agente

Quello che segue è un esempio di utilizzo del CRM lato utente per il caso preventivi, con Gestore Stati configurato.

1. Creazione del Preventivo. Il nuovo record assumerà in maniera automatica e non modificabile lo stato Creato.
2. Modifica dello stato. Per modificare il campo controllato dal Gestore Stati è necessario utilizzare il pannello che viene messo a disposizione all’interno del pulsante Altro, sulla destra nella vista di dettaglio.

II pannello riporta l’elenco dei passaggi possibili per l’utente. Per cambiare stato cliccare sulla nuova voce di stato e inserire eventualmente una nota:

3. Lo Storico Stati registra ciascun cambio di valore.

Il campo standard dell’entità sarà pertanto non modificabile tramite picklist.