3.5.2 Come formattare il file CSV
Per essere importati correttamente i dati devono essere in formato ASCII, con valori separati da virgola o punto-e-virgola. Il formato CSV è spesso usato per scambiare dati tra le varie applicazioni.
Se volete importare dei dati, questi devono essere formattati in base alle seguenti regole:
- Tutti i campi separati da virgole devono essere compresi tra le virgolette;
- Dovete includere tutti i campi obbligatori nel CRM (per esempio Cognome e Società per i Leads);
- Non sono ammessi campi che contengono trattini, estensioni di file o spaziature giustificatrici;
- I campi numerici non devono contenere il separatore delle migliaia (ad esempio 3800 invece di 3.800). Il punto dovrà essere utilizzato come separatore decimale;
- I campi che contengono le virgolette creano problemi, se dovete usarli devono essere compresi tra parentesi rotonde;
- Per l’importazione dei campi di tipo data è possibile sceglierne il formato;
- Per l'importazione di valori in picklist standard, è sufficiente inserire il valore nella cella e verrà importato. Se tale valore non è presente nella picklist del crm, verrà aggiunto automaticamente, mentre se è scritto allo stesso modo sia nel crm che nel file CSV, esso verrà collegato normalmente;
- Per l’importazione di valori in picklist multi-selezione utilizzare il formato valore1 |##| valore2 |##| valore3 (spazi e barrette verticali inclusi);
- Le intestazioni dei campi devono essere nella prima riga del CSV;
- Quando vengono importati valori di campi di relazione (es. il Contatto che è collegato alla sua Azienda, nel cui caso è l'Azienda stessa il campo di relazione), il file CSV dovrà essere formattato in modo particolare, anteponendo una stringa per poter collegare detti Contatti (o altro modulo), con la propria Azienda (o altro modulo il cui nome principale deve essere scritto nel medesimo modo in cui è stato inserito in vtenext):
| Nome | Cognome | Nome Azienda |
| Mario | Rossi | Accounts::::Ferrari SpA |
Di seguito verranno elencati tutti i nomi per impostare correttamente i campi relazionati del file CSV:
| Nome Modulo | Nome Stringa | Nome Modulo | Nome Stringa |
| Aziende | Accounts:::: | Installazioni | Assets:::: |
| Calendario | Calendar:::: | Campagne | Campaigns:::: |
| Contatti | Contacts:::: | DDT | Ddt:::: |
| Documenti | Documents:::: | Collaboratori | Employees:::: |
| FAQ | Faq:::: | Assistenza Clienti | HelpDesk:::: |
| Fatture | Invoice:::: | Commesse | JobOrder:::: |
| Leads | Leads:::: | Opportunità | Potentials:::: |
| Linee di prodotto | ProductLines:::: | Prodotti | Products:::: |
| Scadenze | ProjectMilestone:::: | Pianificazioni | ProjectPlan:::: |
| Operazioni | ProjectTask:::: | Preventivi | Quotes:::: |
| Ordini di acquisto | PurchaseOrder:::: | ||
| Ordini di vendita | SalesOrder:::: | Servizi a contratto | ServiceContracts:::: |
| Servizi | Services:::: | Interventi | Timecards:::: |
| Fornitori | Vendors:::: | Report visite | Visitreport:::: |
Nella figura viene mostrato un esempio di file per l’importazione di un lead. Ciascuna linea rappresenta un set di dati.
Se desiderate importare i dati di un contatto dalla vostra applicazione d’ufficio, dovete assicurarvi che questi siano ben formattati. Qualora venisse utilizzato MS Outlook procedere come indicato di seguito:
1. Controllare il formato dei dati
Nella maggior parte dei casi i dati devono essere controllati e modificati manualmente prima dell’importazione. Questo è un lavoro importante per assicurarsi che tutte le informazioni siano ben formattate.
Procedere successivamente con:
- Esportare i contatti da Outlook nel formato Excel;
- Avviare Excel e aprire il file;
- Esaminare qualsiasi carattere speciale come virgole, punti e virgola, virgolette sostituendo quelli che creano problemi, per esempio con uno spazio;
- Verificare le colonna contenenti i campi obbligatori, assicurandosi che ogni singolo dato sia presente nelle differenti righe;
- Rimuovere, se presente, la colonna iniziale e tutte le altre della quale non avrete bisogno in vtenext, per alleggerire il processo di importazione;
- Assicurarsi che siano presenti le informazioni di cui si intende disporre perché la rimozione successiva degli errori in vtenext potrebbe richiedere ulteriore lavoro.
2. Salvare il file nel formato CSV (DELIMITATO DAL SEPARATORE DI ELENCO)
Dal vostro programma Excel (o similari), potete esportare (File + Salva con nome) in formato CSV (delimitato dal separatore di elenco) e salvare così il file pronto per l'importazione.