4.3 Condivisione e preferenze del Calendario

Dalle impostazioni del calendario , (raggiungibili anche da Preferenze Utente) l’utente può impostare alcuni campi:

Vista Calendario di Default	Definisce la vista di default del calendario (giornaliera, settimanale o mensile)
Formato data	L’utente sceglie il formato della data
Intervallo promemoria	Frequenza per il controllo dei promemoria delle attività del calendario tramite pop-up
Inizio giornata	Definisce l’ora di inizio della giornata lavorativa (sarà la prima ora disponibile in calendario per fissare eventi)
Disabilita domenica nel calendario settimanale	Permette di disabilitare la visualizzazione della Domenica, quando il calendario viene impostato come vista "Settimana"
Primo giorno della settimana	Si può scegliere se la settimana inizia con il Lunedì o con la Domenica
Condividi Calendario con	Permette di scegliere con quali utenti condividere il proprio calendario
Condividi Calendario con (solo occupazione)	Permette di scegliere con quali utenti condividere il calendario dell'utente che si sta configurando, presumendo che esso sia, ad esempio, un oggetto come un'auto aziendale o una sala riunioni. Questo in pratica permette di condivide il Calendario con un altro utente, facendo visualizzare solamente lo slot di disponibilità senza dettagli (dettagli altrimenti visibili in un appuntamento con calendario totalmente condiviso tra utenti)
Mostra Calendario utenti	Permette di attivare la visualizzazione del calendario di tutti quegli utenti che, nell'opzione "Condividi Calendario con", hanno deciso di selezionare il nostro utente (o l'utente corrente per il quale si sta facendo la configurazione)
Nazioni per le festività	Permette di visualizzare a calendario, le festività della Nazione selezionata (nazioni Europee)

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Configurazione del Calendario e Condivisione

Se il calendario è impostato dall’amministratore come pubblico, tutti gli utenti hanno la facoltà di condividere l’agenda con gli altri utenti, permettendone quindi la visibilità totale o parziale a seconda dei privilegi (per questi si veda il prossimo paragrafo). Nella colonna sulla destra del calendario appaiono, se condivise, le agende degli altri utenti, ciascuna visualizzata con un proprio colore assegnato automaticamente. Si noti che sopra ogni lista utenti, compare un campo di ricerca che facilita la selezione degli utenti.

Esempio: gli utenti Agente 1 e Agente 2 hanno necessità di condividere l’agenda. Dalle preferenze del Calendario, sezione “Condividi Calendario con”, Agente 1 deve scegliere l’utente Agente 2:

Poi Agente 2 accede alle proprie preferenze e attiva Agente 1 nella sezione “Mostra Calendario utenti”:

Ora Agente 2 può vedere il calendario e assegnare attività ad Agente 1. Agente 2 potrà a sua volta, con la stessa procedura, condividere il proprio calendario con agente 1 e permettere a questi di vedere e assegnargli attività.

Inoltre dalla versione 19.10 di vtenext, sono state aggiunte due nuove funzionalità al calendario, che spiegheremo di seguito.

Condivisione con occupazione (dalla versione 19.10)
In pagina utente è stato aggiunto un blocco ulteriore per la condivisione:

Gli utenti con questo tipo di condivisione, potranno vedere solamente l'occupazione, ma non il contenuto degli eventi, come se fossero tutti privati, ad eccezione degli eventi Pubblici, che rimangono sempre visibili a tutti:

Campo Organizzatore (dalla versione 19.10)

In creazione evento, questo campo prende il valore dell'assegnatario, però è possibile che plugin esterni lo impostino ad altri valori. Può contenere un utente di vtenext, un contatto oppure un indirizzo email libero.

Ci sono 2 cambiamenti di funzionamento:
- Se un utente è invitato ad un evento assegnato ad altri, e l'organizzatore coincide* con sè stesso, allora quell'evento è come se fosse assegnato a lui stesso, con tutti i permessi del caso (modifica/elimina).
- Se un utente è invitato ad un evento (suo o di altri), e l'organizzatore non coincide*, questo utente potrà solo vedere ma non modificare/eliminare il record, indipendentemente dalla gerarchia ruoli (il caso di evento assegnato a sè stesso ma non modificabile serve per gestire inviti da utenti esterni al sistema)

* il match tra organizzatore e utente corrente è:
se l'organizzatore è un utente, si verifica che l'utente sia lo stesso
se è un contatto, si verifica se l'email del contatto è la stessa dell'utente
se è un indirizzo libero, si verifica che questo indirizzo email sia lo stesso dell'utente

NB: In caso di eventi con organizzatore contatto o email, il divieto di non modificare il record è facilmente aggirabile modificando il contatto o mettendo la propria email, o sè stesso, sempre cambiando l'indirizzo email.

Intervallo del Promemoria
Se dalle preferenze utente abbiamo impostato un intervallo di promemoria (minimo 1 minuto), possiamo far sì che il crm ci avvisi ogni qual volta un evento, o un compito, stanno per verificarsi. La schermata di pop-up, ci permetterà di avere a disposizione alcune funzioni:

• Chiudi Attività: che ci permette di chiudere direttamente un'attività senza per forza entrarci dal modulo calendario
• Apri: per aprire l'evento/compito del calendario specifico
• Ignora: per dire al crm di non avvisarci più per quello specifico evento/compito
• Postponi Tutto: funzione di tipo "snooze", che ci permette di farci avvisare ancora tramite pop-up, in base all'intervallo di tempo impostato precedentemente
• Tralascia Tutto: per dire al crm di non avvisarci mai più sugli eventi/compiti presenti in questa specifica pop-up