13.1.1 Concetti fondamentali per la creazione dei report

Premessa: conoscenza della base dati presente in CRM

Prima di iniziare la realizzazione di un report è fondamentale conoscere bene la base dati a disposizione. In caso contrario, si rischia di progettare un report senza sapere se una determinata informazione sia effettivamente presente nel CRM. È inoltre molto importante conoscere con precisione il nome dei campi e il modulo in cui l’informazione è memorizzata, poiché questi aspetti diventano determinanti nella definizione di filtri, aggregazioni e logiche di elaborazione dei dati.

Ad esempio, è rilevante sapere se un filtro viene applicato su un campo di testo libero oppure su un menu a tendina, poiché le modalità di ricerca, raggruppamento e aggregazione dei dati possono essere differenti.
Una buona conoscenza della struttura dei dati consente quindi di progettare report più accurati, evitando successive revisioni dovute alla mancanza o alla non corretta interpretazione delle informazioni disponibili.

Comprensione delle relazioni per utilizzo in filtri e nelle selezione colonne 

Comprendere la tipologia di relazione tra i moduli è fondamentale durante la creazione dei report, in quanto determina le informazioni che possono essere recuperate dai moduli correlati e il modo in cui queste possono essere aggregate o filtrate. 
Le relazioni che possono intercorrere tra i moduli del CRM, ad esempio:

• 1 : N (uno a molti);
• N : 1 (molti a uno);
• N : N (molti a molti).

Qui alcuni esempi di relazione:

1) Relazione N - 1 (N contatti - 1 azienda)

In generale, la presenza di un campo relazione all'interno delle tab informative di un record indica che ci troviamo di fronte a una relazione di tipo N : 1. Ad esempio, nel modulo "Contatti", il campo "Nome Azienda" permette di associare più contatti alla stessa azienda. In questo caso, la relazione è di tipo N : 1, poiché molti contatti possono essere collegati a una singola azienda.

2) Relazione 1 - N ( 1 aziende - N preventivi)