13.1.1 Esempi di Report Base
In questo capitolo creeremo un report recuperando le informazioni da un solo modulo applicando dei filtri e delle aggregazioni ai dati rappresentati.
Premessa
Prima di iniziare la realizzazione di un report è fondamentale conoscere bene la base dati a disposizione. In caso contrario, si rischia di progettare un report senza sapere se una determinata informazione sia effettivamente presente nel CRM.È inoltre molto importante conoscere con precisione il nome del campo e il modulo in cui l’informazione è memorizzata, poiché questi aspetti diventano determinanti nella definizione di filtri, aggregazioni e logiche di elaborazione dei dati.
Ad esempio, è rilevante sapere se un filtro viene applicato su un campo di testo libero oppure su un menu a tendina, poiché le modalità di ricerca, raggruppamento e aggregazione dei dati possono essere differenti.
Una buona conoscenza della struttura dei dati consente quindi di progettare report più accurati, evitando successive revisioni dovute alla mancanza o alla non corretta interpretazione delle informazioni disponibili.
Consegna report
Il report d'esempio è un report sul modulo "aziende" e il suo scopo è quello di analizzare le aziende creati nell'anno corrente, limitando i risultati alle aziende appartenenti agli stati Italia e Polonia e ai settori "Ingegneria" e "Ospedaliero".
Il report è utile al reparto vendite per verificare l'andamento in questi due stati su questi due particolari settori.
I dati verranno aggregati utilizzando campo:
- Tipi di cliente
- Assegnatario (utente responsabile della gestione del cliente).
Ok, cominciamo!
Realizzazione del report
Step 1
Creiamo il nostro report inserendo un nome che ne descriva in modo chiaro e sintetico il contenuto o l'obiettivo.
Successivamente selezioniamo la cartella all'interno della quale desideriamo salvarlo, così da mantenere una corretta organizzazione dei report presenti nel sistema.
Nel campo Descrizione è consigliabile inserire una breve spiegazione delle logiche utilizzate nel report, indicando ad esempio:
- i filtri applicati;
- le aggregazioni previste;
- eventuali particolarità o criteri di calcolo.
Documentare queste informazioni facilita la comprensione del report nel tempo e permette ad altri utenti di comprenderne rapidamente il funzionamento.
Step 2
Questo punto verrà approfondito maggiormente al Punto 6 – Seleziona Colonne e successivamente nella fase di visualizzazione del report.
L'obiettivo sarà comprendere meglio le differenze tra le due principali tipologie di report:
- Report Tabellare, che mostra il dettaglio dei singoli record;
- Report Riassuntivo, che aggrega i dati sulla base dei campi selezionati e consente di ottenere sintesi, conteggi e statistiche.
Analizzando la visualizzazione finale del report sarà più semplice comprendere l'impatto delle colonne selezionate e delle aggregazioni applicate, apprezzando le differenze tra una vista di dettaglio e una vista di sintesi dei dati.
Step 3
In questo passaggio inseriamo la prima condizione di filtro relativa ai campi data.
Nel nostro esempio selezioniamo il campo Data di Creazione e impostiamo come valore il filtro dinamico Anno Fiscale Attuale.
L'utilizzo dei valori dinamici è particolarmente importante perché consente al report di aggiornarsi automaticamente nel tempo. Ad esempio, nel 2027 il report mostrerà automaticamente le aziende create nel 2027, senza la necessità di modificare manualmente le condizioni del filtro.
In questo modo il report rimane sempre aggiornato e può essere utilizzato negli anni successivi senza interventi di manutenzione.
Step 4
Ora andiamo a filtrare i dati per due gruppi di condizioni:
- le aziende italiane del settore ingegneria;
- le aziende polacche del settore Ospedaliero.
In questo caso creiamo due gruppi inserendo le due condizioni e mettiamo i due gruppi con l'operatore logico "o" perchè vogliamo prendere uno o un altro tipo di azienda.
Step 5
per questo report non ci occorre creare dei cluster e quindi salto questo step.
Step 6
Qui seleziono le colonne che vorrei visualizzare nel report ed anche qui che noterò una differenza se utilizzo il report riasuntivo o il reprt tabellare. Nel report riassuntivo posso aggregare i dati e , se lo voglio ho la possibilità di incluidere quel campo nel tab riassuntivo, mentre nel caso di repiort tabellare non avrò questa possibilità perche il report tabellare NON produce il tab "Riassuntivo".
Il report tabellare si risolve in un espèort dei dati senza acluna aggregazione.
Es. di selezione nello step 6 per il report tabellare
Es di selezione colonne per un report riassuntivo
Step 7
inseriso la somma del fatturato complessivoe valore piu altro e basso epr avere un panoramica dei dati su queste anagarfiche inserite vado quindi ad inserire il campo "fatturato" e inserisco tutte le metrice: somma, media . L'ultimo flga riassuntiivo sarà funzionante solo se ho slezionato il tipo report riasuntivo altruimenti non funzionera ed è disponibile per una sola metrica: non posso selezionare più campi e isnerrli nel tab riasuntivo
Step 8 Condivisione
in questo caso voglio che il mio report sia pubblico e quindi seleziono la visualizzazione standard "pubblico".
Step 9 Grafici
questo step è realizzabile SOLO se ho un report di tipo riassunativo ed ho il tab riassunto, se questo tab non è presente allora non è possibile fare un grafico. IL formato tabellare non avrà mai la possibilità di ropodurre un grafico
Step 10 - Esecuzione programmata
in questo specifico caso saltiamo alfuznionalità di invio di un file excel o pdf o entrambi ad uno specifico uyente.
