13.1.1 Esempi di Report Base

In questo capitolo creeremo un report recuperando le informazioni da un solo modulo applicando dei filtri e delle aggregazioni ai dati rappresentati. 

Premessa
Prima di iniziare la realizzazione di un report è fondamentale conoscere bene la base dati a disposizione. In caso contrario, si rischia di progettare un report senza sapere se una determinata informazione sia effettivamente presente nel CRM.È inoltre molto importante conoscere con precisione il nome dei campi e il modulo in cui l’informazione è memorizzata, poiché questi aspetti diventano determinanti nella definizione di filtri, aggregazioni e logiche di elaborazione dei dati.

Ad esempio, è rilevante sapere se un filtro viene applicato su un campo di testo libero oppure su un menu a tendina, poiché le modalità di ricerca, raggruppamento e aggregazione dei dati possono essere differenti.
Una buona conoscenza della struttura dei dati consente quindi di progettare report più accurati, evitando successive revisioni dovute alla mancanza o alla non corretta interpretazione delle informazioni disponibili.

Consegna report
Il report d'esempio è un report sul modulo "aziende" e il suo scopo è quello di analizzare le aziende creaticreate nell'anno corrente, limitando i risultati alle aziende appartenenti agli stati Italia e Polonia e ai settori "Ingegneria" e "Ospedaliero".
Il report è utile al reparto vendite per verificare l'andamento in questi due stati su questi due particolari settori.

I dati verranno aggregati utilizzando campo:questi campi:

• TipiTipo (per verificare le tipologie di clienteaziende create)
• Assegnatario (utente responsabileresponsabili della gestione del cliente)dell'anagrafica). 

Ok, cominciamo!

Realizzazione del report

Step 1 - Dettagli Report

Creiamo il nostro report inserendo un nome che ne descriva in modo chiaro e sintetico il contenuto o l'obiettivo.

Successivamente selezioniamo la cartella all'interno della quale desideriamo salvarlo, così da mantenere una corretta organizzazione dei report presenti nel sistema.

Nel campo Descrizione è consigliabile inserire una breve spiegazione delle logiche utilizzate nel report, indicando ad esempio:

• i filtri applicati;
• le aggregazioni previste;
• eventuali particolarità o criteri di calcolo.

Documentare queste informazioni facilita la comprensione del report nel tempo e permette ad altri utenti di comprenderne rapidamente il funzionamento.

Step 2 - Tipo Report
 Questo punto verrà approfondito maggiormente al Punto 6 – Seleziona Colonne e successivamente nella fase di visualizzazione del report.

L'obiettivo sarà comprendere meglio le differenze tra le due principali tipologie di report:

• Report Tabellare, che mostra il dettaglio dei singoli record;
• Report Riassuntivo, che aggrega i dati sulla base dei campi selezionati e consente di ottenere sintesi, conteggi e statistiche.

Analizzando la visualizzazione finale del report sarà più semplice comprendere l'impatto delle colonne selezionate e delle aggregazioni applicate, apprezzando le differenze tra una vista di dettaglio e una vista di sintesi dei dati.

Step 3 - Filtro temporale

In questo passaggio inseriamo la prima condizione di filtro relativa ai campi data.

Nel nostro esempio selezioniamo il campo Data di Creazione e impostiamo come valore il filtro dinamico Anno Fiscale Attuale.

L'utilizzo dei valori dinamici è particolarmente importante perché consente al report di aggiornarsi automaticamente nel tempo. Ad esempio, nel 2027 il report mostrerà automaticamente le aziende create nel 2027, senza la necessità di modificare manualmente le condizioni del filtro.

In questo modo il report rimane sempre aggiornato e può essere utilizzato negli anni successivi senza interventi di manutenzione.

Step 4 - Filtri Avanzati

Ora andiamo a filtrare i dati creando due distinti gruppi di condizioni:

• aziende italiane appartenenti al settore Ingegneria;

• aziende polacche appartenenti al settore Ospedaliero.

Per ottenere questo risultato creiamo due gruppi di filtri separati:

Gruppo 1

• Stato = Italia

• Settore = Ospedaliero

Gruppo 2

• Stato = Polonia

• Settore = Ingegneria

I due gruppi dovranno poi essere collegati tramite l'operatore logico OR (O), poiché vogliamo includere nel report le aziende che soddisfano una delle due condizioni.

In altre parole, il report mostrerà:

• tutte le aziende italiane del settore Ospedaliero;

• tutte le aziende polacche del settore Ingegneria.

L'utilizzo dei gruppi di condizioni permette di costruire filtri più articolati e di combinare correttamente criteri differenti all'interno dello stesso report.

Step 5 - Segmentazione top-down

Per questo report non è necessario creare dei cluster, pertanto possiamo saltare questo passaggio.

La funzionalità dei cluster verrà approfondita successivamente nella sezione dedicata ai Report Avanzati, dove risulta particolarmente utile per segmentare e classificare i dati secondo criteri più complessi.

Step 6 - Seleziona Colonne

In questo passaggio selezioniamo le colonne che desideriamo visualizzare all'interno del report.

È proprio in questa fase che emerge una delle principali differenze tra Report Riassuntivo e Report Tabellare.

Nel Report Riassuntivo è possibile:

• aggregare i dati sulla base dei campi selezionati;

• decidere se includere i campi nel tab Riassuntivo;

• ottenere conteggi, somme e raggruppamenti dei dati.

Nel Report Tabellare, invece, questa possibilità non è disponibile, poiché tale tipologia di report non genera il tab Riassuntivo.

Il report tabellare si limita infatti a mostrare l'elenco dei record che soddisfano le condizioni impostate, senza effettuare alcuna aggregazione dei dati. In pratica, il risultato ottenuto è molto simile a un'esportazione dei dati filtrati, nella quale ogni record viene visualizzato singolarmente.

Per questo motivo, quando l'obiettivo è analizzare trend, conteggi o raggruppamenti, è generalmente consigliabile utilizzare un report riassuntivo; quando invece si desidera ottenere il dettaglio completo dei record, il report tabellare rappresenta la scelta più adatta.

Es. di selezione nello step 6 per il report tabellare (nessuna possibilità di aggregazione sulle colonne)

Es di selezione colonne per un report riassuntivo (possibilità di raggruppare per una colonna e inserirla nel riassuntivo)

Step 7 - Calcoli
inseriso la somma del fatturato complessivoe valore piu altro e basso epr avere un panoramica dei dati  su queste anagarfiche inserite vado quindi ad inserire il campo "fatturato" e inserisco tutte le metrice: somma, media . L'ultimo flga riassuntiivo sarà funzionante solo se ho slezionato il tipo report riasuntivo altruimenti non funzionera ed è disponibile per una sola metrica: non posso selezionare più campi e isnerrli nel tab riasuntivo

Step 8 -  Condivisione

in questo caso voglio che il mio report sia pubblico e quindi seleziono la visualizzazione standard "pubblico".

Step 9 - Grafici
questo step è realizzabile SOLO se ho un report di tipo riassunativo ed ho il tab riassunto, se questo tab non è presente allora non è possibile fare un grafico. IL formato tabellare non avrà mai la possibilità di ropodurre un grafico 

Step 10 - Esecuzione programmata 

in questo specifico caso saltiamo alfuznionalità di invio di un file excel o pdf o entrambi ad uno specifico uyente.