13.1.2 Esempi di Report Avanzati

All'interno di questo paragrafo approfondiremo alcuni dei set-up già introdotti in precedenza e analizzeremo alcuni passaggi del wizard di creazione dei report che non erano stati trattati.

A differenza del capitolo precedente, non verrà illustrata nuovamente la procedura completa di creazione di un report, poiché tale processo è già stato descritto in dettaglio. Ci concentreremo invece su funzionalità e configurazioni più avanzate, presentandole attraverso esempi pratici che potranno risultare utili nella realizzazione di report più complessi e strutturati rispetto a quelli di base.

Gli esempi riportati in questo capitolo hanno finalità puramente illustrative e non sono necessariamente rappresentativi di casi reali.
Ogni realtà aziendale e ogni progetto presentano infatti caratteristiche, dati e obiettivi specifici, rendendo impossibile definire esempi pratici che possano adattarsi a tutte le esigenze operative.
La presente guida non vuole quindi fornire indicazioni su quali campi utilizzare o su come strutturare i report per uno specifico contesto aziendale, ma intende esclusivamente illustrare le funzionalità del modulo Reports e le principali modalità di utilizzo dello strumento.

Comprensione delle relazioni per utilizzo in filtri e nelle selezione colonne 

Comprendere la tipologia di relazione tra i moduli è fondamentale durante la creazione dei report, in quanto determina le informazioni che possono essere recuperate dai moduli correlati e il modo in cui queste possono essere aggregate o filtrate. 
Le relazioni che possono intercorrere tra i moduli del CRM, ad esempio:

• 1 : N (uno a molti);
• N : 1 (molti a uno);
• N : N (molti a molti).

Qui alcuni esempi di relazione:

1) Relazione N - 1 (N contatti - 1 azienda)

In generale, la presenza di un campo relazione all'interno delle tab informative di un record indica che ci troviamo di fronte a una relazione di tipo N : 1. Ad esempio, nel modulo "Contatti", il campo "Nome Azienda" permette di associare più contatti alla stessa azienda. In questo caso, la relazione è di tipo N : 1, poiché molti contatti possono essere collegati a una singola azienda.

2) Relazione 1 - N ( 1 aziende - N preventivi)

Le relazioni visualizzate nel riquadro "Relazioni", presente sulla destra dei tab informativi , indicano invece l'esistenza di un collegamento a molti con il modulo selezionato.

Per determinare se si tratta di una relazione 1 : N oppure N : N, è necessario analizzare il modulo correlato. 
Se, all'interno del modulo correlato, è presente un campo relazione che punta direttamente al modulo di partenza, allora la relazione è di tipo 1 : N

3) Relazione N - N ( 1 azienda - N documenti)

In questo caso, i due moduli sono presenti reciprocamente nel riquadro Relazioni sulla destra. Ciò implica che è possibile associare più documenti alla stessa azienda e, allo stesso tempo, collegare il medesimo documento a più aziende.

La relazione tra i due moduli è quindi di tipo N : N (molti a molti)

Nota: se all'interno degli step di filtro o selezione colonne del wizard viene selezionato un campo appartenente a un modulo che ha una relazione di tipo N : 1 con il modulo principale del report, l'informazione verrà riportata nel report senza aumentare il numero di righe del risultato finale.
Questo comportamento è dovuto al fatto che, per ogni record del modulo principale, esiste un solo record associato nel modulo correlato. Di conseguenza, l'aggiunta di campi provenienti da tale relazione non genera duplicazioni delle righe del report.
Diverso è il caso in cui si selezionino campi appartenenti a un modulo che presenta una relazione a molti con il modulo principale, ad esempio una relazione 1 : N o N : N. In questo scenario, il numero di righe del report potrebbe aumentare, poiché per ogni record del modulo principale possono esistere più record associati.

Selezione di campi da moduli relazionati - "6. Seleziona colonne"

Per selezionare, partendo dal modulo "Contatti", informazioni provenienti dall'azienda collegata, è possibile utilizzare il riquadro presente in alto a destra, nel quale vengono mostrate le relazioni disponibili.

Una volta selezionata la relazione desiderata, nel riquadro inferiore compariranno i campi del modulo correlato, che potranno quindi essere utilizzati all'interno del report.

Combinare informazioni provenienti da moduli diversi consente di realizzare report e statistiche più avanzate, utili per esempio ad analizzare l'andamento delle attività commerciali e monitorare i processi aziendali.
Alcuni esempi di report:

• Elenco delle aziende con il numero di contatti associati, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Contatti".

• Numero di visite effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Report Visita".

• Numero di chiamate effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Calendario".

• Analisi della gestione delle opportunità commerciali, combinando i moduli "Aziende", "Opportunità" e "Preventivi" per monitorare l'avanzamento delle trattative e il tasso di conversione.

• Valore delle opportunità generate per "fonte Lead", combinando i moduli "Lead", "Opportunità" e "Ordini di Vendita".
  

• Tempo medio di chiusura delle trattative, combinando i moduli "Opportunità", "Preventivi" e "Ordini di Vendita".

Selezione di campi da modulo relazioni nei filtri - 3/4 filtri temporali e avanzati

Per entrambe le tipologie di filtro (Filtri Avanzati e Filtri Temporali), la logica di configurazione è la medesima.
Per prima cosa è necessario selezionare il modulo dal quale si desidera utilizzare un campo (ad esempio Aziende).

 Successivamente, nel riquadro inferiore, verranno mostrati tutti i campi compatibili appartenenti al modulo selezionato.

Alcune logiche di filtro  si possono inserire per la sezione "filtri temporali":

• Aziende che hanno almeno un'Opportunità con Data prevista di chiusura nel mese corrente.
• Aziende che hanno almeno un Preventivo creato negli ultimi 30 giorni.
• Aziende che hanno almeno una Fattura emessa nell'ultimo trimestre.
• Contatti collegati a un'Opportunità creata negli ultimi 60 giorni.
• Lead collegati ad almeno un Compito con scadenza entro i prossimi 7 giorni.
• Aziende che hanno almeno un Ticket aperto negli ultimi 30 giorni.
• Aziende che hanno almeno un Ordine di Vendita inserito nell'ultimo anno.

Alcune logiche si possono inserire per la sezione "filtri temporali":

• Aziende che hanno  almeno un'Opportunità con Importo superiore a €50.000.
• Aziende che hanno almeno  un'Opportunità con Stadio uguale a Trattativa.
• Aziende che hanno almeno un Preventivo con Stato uguale a Accettato.
• Aziende che hanno almeno una Fattura con Importo totale superiore a €10.000.
• Aziende che hanno almeno un Ticket con Priorità uguale a Alta.
• Contatti collegati a un'Opportunità con Probabilità di chiusura superiore all'80%.
• Contatti collegati a un'Azienda appartenente al settore Metalmeccanico.
  
  

5 - Segmentazione top down - Esempi di utilizzo

All'interno di questo step è possibile creare dei segmenti basati su una o più condizioni.

In questo modo è possibile classificare i record estratti dal report in segmenti differenti, in base al soddisfacimento di specifiche condizioni definite dall'utente.

La segmentazione consente quindi di aggregare i dati secondo uno o più criteri personalizzati, rendendo più semplice la realizzazione di grafici e analisi comparative.

Per aggiungere un nuovo segmento basta cliccare il pulsante "aggiungi segmento"

 

 

Esempi di utilizzo della segmentazione

Di seguito sono riportati alcuni esempi pratici di utilizzo della funzionalità di segmentazione.

• Suddivisione delle opportunità in base ai giorni di chiusura

  • da 1 a 30 giorni;

  • da 31 a 50 giorni;

  • da 51 a 100 giorni;

  • oltre 100 giorni.

• Segmentazione dei Lead in base all'ultima data di contatto
  (utilizzando, ad esempio, un campo "Ultima data di contatto" presente nell'anagrafica).

  In questo modo è possibile ottenere grafici che mostrino:

  • Lead non contattati da oltre 120 giorni;

  • Lead non contattati da oltre 60 giorni;

  • Lead non contattati da oltre 30 giorni.

• Classificazione dei clienti in base al fatturato

  • fino a €10.000;

  • da €10.001 a €50.000;

  • oltre €50.000.

• Segmentazione dei ticket in base ai tempi di risoluzione

  • risolti entro 24 ore;

  • risolti tra 1 e 3 giorni;

  • risolti oltre 3 giorni.

• Creazione di gruppi di clienti sulla base di più condizioni

  È possibile definire segmenti utilizzando contemporaneamente più criteri. Ad esempio:

  • clienti con fatturato superiore a €100.000 e sede nella regione Lazio;

  • clienti con almeno una opportunità aperta e nessun contatto negli ultimi 90 giorni;

  • aziende appartenenti a uno specifico settore e con più di 50 dipendenti.

• Confronto dell'andamento di un cliente tra anni differenti

  La segmentazione permette di confrontare, ad esempio:

  • il fatturato dello stesso cliente tra due anni consecutivi;

  • il numero di opportunità aperte in anni differenti;

  • l'evoluzione delle vendite nel tempo.

• Confronto dell'andamento delle vendite di un prodotto

  È possibile creare segmenti per confrontare:

  • le vendite dello stesso prodotto tra anni differenti;

  • le quantità vendute per anno;

  • il fatturato generato da un determinato prodotto nel tempo;

  • le performance di prodotti appartenenti alla stessa categoria.

Clienti inattivi

Moduli coinvolti: Aziende, Opportunità, Calendario.

Metriche:

• Ultima attività.
• Ultimo ordine.
• Giorni senza contatti.