13.1.3 Esempi di Report Avanzati

All'interno di questo paragrafo approfondiremo alcuni dei set-up già introdotti in precedenza e analizzeremo alcuni passaggi del wizard di creazione dei report che non erano stati trattati.
A differenza del capitolo precedente, non verrà illustrata nuovamente la procedura completa di creazione di un report, poiché tale processo è già stato descritto in dettaglio. Ci concentreremo invece su funzionalità e configurazioni più avanzate, presentandole attraverso esempi pratici che potranno risultare utili nella realizzazione di report più complessi e strutturati rispetto a quelli di base.

Gli esempi riportati in questo capitolo hanno finalità puramente illustrative e non sono necessariamente rappresentativi di casi reali.
Ogni realtà aziendale e ogni progetto presentano infatti caratteristiche, dati e obiettivi specifici, rendendo impossibile definire esempi pratici che possano adattarsi a tutte le esigenze operative.
La presente guida non vuole quindi fornire indicazioni su quali campi utilizzare o su come strutturare i report per uno specifico contesto aziendale, ma intende esclusivamente illustrare le funzionalità del modulo Reports e le principali modalità di utilizzo dello strumento.

Come selezionare i campi dei moduli relazionati

Per selezionare, partendo dal modulo "Contatti", informazioni provenienti dall'azienda collegata, è possibile utilizzare il riquadro presente in alto a destra, nel quale vengono mostrate le relazioni disponibili.

Una volta selezionata la relazione desiderata, nel riquadro inferiore compariranno i campi del modulo correlato, che potranno quindi essere utilizzati all'interno del report.

Combinare informazioni provenienti da moduli diversi consente di realizzare report e statistiche più avanzate, utili per esempio ad analizzare l'andamento delle attività commerciali e monitorare i processi aziendali.
Alcuni esempi di report:

• Elenco delle aziende con il numero di contatti associati, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Contatti".

• Numero di visite effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Report Visita".

• Numero di chiamate effettuate per cliente, combinando le informazioni dei moduli "Aziende" e "Calendario".

• Analisi della gestione delle opportunità commerciali, combinando i moduli "Aziende", "Opportunità" e "Preventivi" per monitorare l'avanzamento delle trattative e il tasso di conversione.

• Valore delle opportunità generate per "fonte Lead", combinando i moduli "Lead", "Opportunità" e "Ordini di Vendita".
  

• Tempo medio di chiusura delle trattative, combinando i moduli "Opportunità", "Preventivi" e "Ordini di Vendita".

Filtri avanzati e temporali applicati ai moduli relazionati

Per entrambe le tipologie di filtro (Filtri Avanzati e Filtri Temporali), la logica di configurazione è la medesima.
Per prima cosa è necessario selezionare il modulo dal quale si desidera utilizzare un campo (ad esempio Aziende).

 Successivamente, nel riquadro inferiore, verranno mostrati tutti i campi compatibili appartenenti al modulo selezionato.

Alcune logiche di filtro  si possono inserire per la sezione "filtri temporali":

• Aziende che hanno almeno un'Opportunità con Data prevista di chiusura nel mese corrente.
• Aziende che hanno almeno un Preventivo creato negli ultimi 30 giorni.
• Aziende che hanno almeno una Fattura emessa nell'ultimo trimestre.
• Contatti collegati a un'Opportunità creata negli ultimi 60 giorni.
• Lead collegati ad almeno un Compito con scadenza entro i prossimi 7 giorni.
• Aziende che hanno almeno un Ticket aperto negli ultimi 30 giorni.
• Aziende che hanno almeno un Ordine di Vendita inserito nell'ultimo anno.

Alcune logiche si possono inserire per la sezione "filtri temporali":

• Aziende che hanno  almeno un'Opportunità con Importo superiore a €50.000.
• Aziende che hanno almeno  un'Opportunità con Stadio uguale a Trattativa.
• Aziende che hanno almeno un Preventivo con Stato uguale a Accettato.
• Aziende che hanno almeno una Fattura con Importo totale superiore a €10.000.
• Aziende che hanno almeno un Ticket con Priorità uguale a Alta.
• Contatti collegati a un'Opportunità con Probabilità di chiusura superiore all'80%.
• Contatti collegati a un'Azienda appartenente al settore Metalmeccanico.
  
  

Selezionare i record non relazionati a un determinato modulo

All'interno dello Step 4 - Filtri avanzati è possibile configurare una condizione che consente di estrarre tutti i record del modulo di partenza che non risultano collegati a un determinato modulo relazionato.

Questa funzionalità è particolarmente utile, ad esempio, per individuare:

aziende senza opportunità; aziende senza contatti; contatti non collegati ad alcuna azienda;
prodotti non presenti in alcun ordine di vendita.

Per ottenere questo risultato è sufficiente selezionare un qualsiasi campo appartenente al modulo relazionato e impostare, nell'ultima colonna della condizione, l'operatore "NULL".

In questo modo il report estrarrà tutti i record del modulo principale che non presentano alcuna relazione con il modulo selezionato.

Di seguito è riportato un esempio di configurazione della condizione.

 

Esempi di utilizzo della segmentazione Top-Down

All'interno di questo step è possibile creare dei segmenti basati su una o più condizioni.
In questo modo è possibile classificare i record estratti dal report in segmenti differenti, in base al soddisfacimento di specifiche condizioni definite dall'utente.
La segmentazione consente quindi di aggregare i dati secondo uno o più criteri personalizzati, rendendo più semplice la realizzazione di grafici e analisi comparative.
Per aggiungere un nuovo segmento basta cliccare il pulsante "aggiungi segmento"

In questo esempio stiamo creando un segmento che identifica tutti i contatti appartenenti ad aziende del settore metalmeccanico con un fatturato superiore a €500.000.

In questo modo sarà possibile raggruppare tali contatti all'interno dello stesso segmento e analizzarli separatamente rispetto agli altri presenti nel report.

Una volta completata la configurazione del segmento, fare clic sul pulsante "Salva" per memorizzarlo.

È possibile creare e aggiungere segmenti all'interno dello stesso report, così da classificare e confrontare i dati secondo differenti criteri definiti dall'utente.

È importante sottolineare che i segmenti non rappresentano dei filtri, ma una modalità di classificazione dei record restituiti dal report.
Questo significa che, se nei passaggi precedenti (filtri avanzati e filtri temporali) si definiscono i criteri per poter limitare il numero dei record presenti, i segmenti servono a suddividerle in gruppi in base alle condizioni definite.
I record che non soddisfano le condizioni di alcun segmento non verranno esclusi dal report, ma saranno automaticamente inseriti nel segmento nullo, identificato dal simbolo "-".
In questo modo il report mostrerà sempre tutti i record estratti, distinguendo quelli appartenenti ai segmenti definiti da quelli che non rientrano in alcuna delle classificazioni configurate. In particolare la colonna segmento viene aggiunta all'interno del tab "Report" e "Riassuntivo" come prima colonna e come primo criterio di aggregazione dati. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi pratici di utilizzo della funzionalità di segmentazione.

• Suddivisione delle opportunità in base ai giorni di chiusura
  (utilizzando, ad esempio, un campo "giorni chiusura").
  

  • da 1 a 30 giorni;

  • da 31 a 50 giorni;

  • da 51 a 100 giorni;

  • oltre 100 giorni.

• Segmentazione dei Lead in base all'ultima data di contatto
  (utilizzando, ad esempio, un campo "Ultima data di contatto" presente nell'anagrafica).

  In questo modo è possibile ottenere grafici che mostrino:

  • Lead non contattati da oltre 120 giorni;

  • Lead non contattati da oltre 60 giorni;

  • Lead non contattati da oltre 30 giorni.

• Classificazione dei clienti in base al fatturato

  • fino a €10.000;

  • da €10.001 a €50.000;

  • oltre €50.000.

• Segmentazione dei ticket in base ai tempi di risoluzione

  • risolti entro 24 ore;

  • risolti tra 1 e 3 giorni;

  • risolti oltre 3 giorni.

• Creazione di gruppi di clienti sulla base di più condizioni

  È possibile definire segmenti utilizzando contemporaneamente più criteri. Ad esempio:

  • clienti con fatturato superiore a €100.000 e sede nella regione Lazio;

  • clienti con almeno una opportunità aperta e nessun contatto negli ultimi 90 giorni;

  • aziende appartenenti a uno specifico settore e con più di 50 dipendenti.

• Confronto dell'andamento di un cliente tra anni differenti

  La segmentazione permette di confrontare, ad esempio:

  • il fatturato dello stesso cliente tra due anni consecutivi;

  • il numero di opportunità aperte in anni differenti;

  • l'evoluzione delle vendite nel tempo.

• Confronto dell'andamento delle vendite di un prodotto

  È possibile creare segmenti per confrontare:

  • le vendite dello stesso prodotto tra anni differenti;

  • le quantità vendute per anno.