Funzionamento del modulo Analitics
Il modulo aggiuntivo Analitics di vtenext, permette di impostare un budget mensile per ogni utente e di verificare costantemente l'andamento commerciale, attraverso dei cruscotti presenti sia nelle schede Azienda, che nel modulo stesso. Ma vediamo nel dettaglio il suo funzionamento.
La prima cosa da fare, è quella di entrare nelle preferenze di ogni utente, ed impostare al punto n.8 (Informazioni Budget), il budget mensile che quell'utente deve raggiungere, come mostrato in figura. Questa configurazione andrà fatta manualmente ogni anno, per poter settare il budget previsto per utente per l'anno corrente.
Questa unica configurazione permetterà di avere una risposta automatica dai vari cruscotti presenti in vtenext e collegati tramite Analitics, ai moduli delle Opportunità ed Ordini di Vendita. Vediamoli in dettaglio.
Entrando nel modulo Analitics, dal menu in basso a sinistra, vi sono tre tabs che permettono una visione d'insieme molto dettagliata: Area Vendite, Cruscotti, Pareto.
Area Vendite
Nella tab Area Vendite, vengono mostrati due cruscotti, uno relativo al Fatturato Complessivo e l'altro riguardante le Vendite vs Budget fino al mese in corso.
Il Fatturato Complessivo evidenzia, mese per mese, gli ordini di vendita in qualsiasi stato e di tutti gli utenti presenti nel crm e suddivisi per categoria prodotto (prima colonna a sinistra). I dati visualizzati prendono come riferimento, il campo data chiusura ordine di vendita. Inoltre, sempre sulla sinistra, sono visibili i totali degli ordini di vendita, dei due anni precedenti.
N.B.: il campo stato fattura, non influenza l'andamento dei dati in questa schermata.
Le Vendite vs Budget invece, mostrano a destra una colonna verde che mi indica il budget totale da raggiungere nell'anno in corso, visualizzato fino al mese corrente (es. se devo raggiungere un budget di 12000€ e siamo nel mese di Novembre, il grafico mi farò vedere la colonna budget a 11000€, assumendo che la configurazione inizialmente fatta, sia di 1000€ per mese). La colonna con l'anno corrente (2020 nell'esempio), visualizza in rosso, tutti gli ordini di vendita con il campo "stato" diverso da "annullato" (visualizza dunque tutti gli stati che abbiamo impostato per l'ordine di vendita al netto degli ordini in stato annullato). In blu invece, vengono evidenziati tutti gli ordini che sono stati annullati.
Cruscotti
Questa parte, incorpora quattro cruscotti: Dashboard Turnover, Dashboard Visit, Visits Chart e Dashboard Potentials.
La Dashboard Turnover si riferisce agli Ordini di Vendita e contiene, partendo da sinistra, suddiviso per utente, l'ultimo quadrimestre dell'anno precedente, visualizzato in base alla data attuale. Quindi, se siamo a Novembre 2020, i dati visualizzati nelle colonne di sinistra, saranno riferiti ai mesi di Settembre, Ottobre, Novembre e Dicembre del 2019 più il totale dell'anno 2019. Andando verso destra invece troviamo le colonne H1-Q3, che fanno riferimento alla gestione dei trimestri. Quindi al momento della consultazione, fossimo tra Gennaio e Marzo, non troverei le colonne H1-Q3, ma verrebbero visualizzati i tre mesi di riferimento, ovvero Gennaio, Febbraio e Marzo. Se invece fossimo tra Aprile e Giugno, i tre mesi precedenti (Gennaio, Febbraio, Marzo) sarebbero raggruppati in una colonna Q1, per il periodo tra Luglio e Settembre, i mesi precedenti (Aprile, Maggio, Giugno), sarebbero raggruppati in una colonna H1, mentre per il periodo tra Ottobre e Dicembre, tutti i mesi precedenti saranno sommati e raggruppati.
Riassuntivo gestione dei Trimestri:
GENNAIO -MARZO -> non ci sono raggruppamenti –si vedranno le colonne Gen–Feb–Mar
APRILE –GIUGNO -> i mesi precedenti saranno raggruppati in Q1
LUGLIO –SETTEMBRE -> i mesi precedenti saranno raggruppati in H1
OTTOBRE –DICEMBRE -> Tutti i mesi precedente saranno sommati e raggruppati
Sempre sulla destra infine sono visualizzate le colonne che si riferiscono al mese precedente ed al mese attuale.
Infine sulla destra troviamo la colonna Budget 2020 (in questa colonna ci sarà sempre l'anno corrente), che mi sta ad indicare il budget di riferimento impostato per l'utente (impostazione fatta inizialmente dalle preferenze utente).
Cliccando su Dettagli, presente sulle colonne del riassuntivo trimestri, si aprirà una popup di dettaglio con lo spaccato mese per mese. Le colorazioni vengono date in base a delle fasce in percentuale del budget.
Colorazioni legate alla seconda percentuale indicata in basso a destra di ogni mese:
BIANCO -> totale del raggruppamento
VERDE -> maggiore di 100%
ARANCIONE -> tra 5% e 100%
ROSSO -> tra 0 e 5%
Passando sopra col mouse sulla percentuale presente a sinistra di ogni blocco, si possono visualizzare una serie di dettagli, come mostrato in figura:
Turnover: €uro totale mensile degli Ordini di Vendita
Turnover 2019 (anno precedente): €uro totale mensile degli Ordini di Vendita dell'anno precedente
Totale 2019 (anno precedente): €uro totale degli Ordini di Vendita dell'anno precedente
% rispetto 2019 (anno precedente): calcola la percentuale del budget attuale, confrontandola con l'anno precedente. Il calcolo che viene effettuato dalla differenza tra Turnover e Turnover anno precedente, diviso il totale dell'anno precedente. Il tutto moltiplicato per 100.
Passando sopra col mouse sulla percentuale presente a destra di ogni blocco, si possono visualizzare una serie di dettagli, come mostrato in figura:
Turnover: quanto è stato venduto dall'utente nel mese corrente
Budget mensile: il budget previsto per quel mese
% rispetto al budget: rappresenta la percentuale del venduto rispetto al budget prefissato nelle preferenze utente
Dashboard Visit
La Dashboard Visit, riepiloga tutti gli eventi di calendario, con "tipo attività" settato a "chiamata" o "visita" e che sono in stato "tenuto". Questo riepilogo mi permette dunque di visualizzare il numero di eventi che rispettano le regole appena citate, suddiviso per utente, sia nell'anno corrente (dettagliato per mese), sia in totale nei anni precedenti a quello corrente (totale annuale non dettagliato per mese).
Visits Chart
Più in basso troviamo la Visits Chart, ovvero un grafico che permette di visualizzare la Dashboard Visit sotto forma di barre verticali e consente di apprezzare gli impegni presi dagli utenti nei confronti dei clienti.
Dashboard Potentials
La Dashboard Potentials, permette di visualizzare i dati relativi all'ammontare in base alla percentuale di probabilità di chiusura dell'opportunità. In pratica se un'opportunità ammonta a 1000€ ed è stato inserito 90% nel campo probabilità di chiusura, la dashboard mi restituirà 900€ che andranno sommati a tutti gli altri ammontare di quel mese specifico che si sta analizzando. La percentuale di probabilità standard, se il campo viene lasciato da compilare, si imposta automaticamente al 70% (valore di default solo in presenza del modulo Analitics).
Pareto
La tab Pareto, permette di visualizzare dei grafici in base al campo "fatturato" presente nel modulo Aziende. Grazie alle impostazioni presenti sulla destra, sarà possibile scegliere l'anno di riferimento (fino a 5 anni precedenti a quello corrente), la categoria prodotto sulla quale fare il controllo (o tutte) ed eventualmente l'azienda specifica (o tutte) per la quale visualizzare il grafico.