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Configurazione ed uso del modulo Documenti

1. Installazione del modulo

Il modulo viene rilasciato come archivio ZIP importabile in modo standard da vtenext. È necessario essere utenti amministratori per poter entrare nel menù impostazioni del CRM, quindi selezionare “Gestione Moduli” e il relativo tab “Moduli Personalizzati”.
Il modulo è stato testato su versioni vtenext 21.02. Per l’integrazione con versioni precedenti è necessario contattare il fornitore.

2. Principali anagrafiche gestite

Le principali anagrafiche coinvolte nella gestione del modulo Documenti, sono le seguenti:

Aziende: Codifica delle Aziende
Sedi: Codifica delle Sedi: stabilimenti aziendali, o filiali
Fornitori: Codifica dei Fornitori
Contatti: Codifica dei Contatti/Risorse dei Fornitori
Tipi Documento: Codifica di tutte le tipologie di documento

3. Configurazione del modulo

Tipi Documento (TD)
Codificare tutte le tipologie di documento che si intende gestire: siano essi dei Clienti (Aziende) o dei propri Fornitori.

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Per ogni documento il sistema permette di definire:

  • Tipologia: Tipo documento cliente (es. DVR) o Tipo documento fornitore (es. DUVRI)
  • Validità Tipo Documento. Per modificare i valori presenti sulla picklist, modificare la picklist multi linguaggio. Es. M12 =mese12 = un anno.
  • In Scadenza (giorni): è l’arco temporale precedente l’effettiva scadenza che l’utente imposta per essere avvisato dell’imminente scadenza. Es. imposto che il sistema 20 giorni prima della scadenza passi il documento “in scadenza”.
  • Normativa: il sistema permette di indicare la normativa che regola la gestione del TD in oggetto.
  • Facoltativo: l’utente tramite il flag può definire come facoltativo il TD in oggetto

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Aziende e Sedi
Codifica delle Aziende e rispettive sedi. Per le Società di Servizi le Aziende sono i Clienti. Per ogni sede, dal tab Tipi Documenti Richiesti, l’utente può selezionare le tipologie di documenti richiesti.

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Il popup mette a disposizione la lista di documenti precedentemente codificati dove l’utente può facilmente selezionare quelli da associare, quindi gestire, per quella particolare Sede.

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Si troveranno successivamente collegati i TD definiti per la Sede. Attraverso il comando “modifica” (icona della matita), presente sulla schermata custom, si possono personalizzare le informazioni relative al Tipo Documento.

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Approfondimenti

La possibilità di modificare le informazioni/dati di un Tipo Documento per una specifica Sede rende maggiormente flessibile e personalizzabile la gestione. Questo rende possibile, per esempio, rendere obbligatorio per una particolare Sede un documento che per altri si ritiene facoltativo oppure specificare una precisa “data inizio” e una specifica “data fine” gestione di un Tipo Documento per quella particolare Sede.

 

 

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