1.1 Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi

QUALI SONO I VANTAGGI?

Le motivazioni e vantaggi principali posso essere riassunte nei seguenti punti:

Risparmiare tempo
Delegando al sistema l’attuazione dei processi interni aziendali si fornisce alle persone la possibilità di potersi dedicare ad altre attività, talvolta liberandosi anche dai “mal di pancia” quotidiani.

Minimizzare i costi e gli errori
Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare.

Ottimizzare la comunicazione
Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse.

In un processo automatizzato ogni persona è guidata da notifiche di sistema che indicano cosa deve fare e quando farlo. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.

Rafforzare la consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità
Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità. Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output.

Tenere tutto sotto controllo
Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata permette non solo di conoscere in ogni momento lo stato di ogni singola attività, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione. Automatizzare il monitoraggio significa convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.

QUALI SONO GLI OBIETTIVI DEL BPMN?

Gli obiettivi principali posso essere riassunti nei seguenti punti:

   Poter definire i così detti “colli di bottiglia” che molto spesso rappresentano un danno riducendo la produttività collettiva

 Poter monitorare il flusso operativo delle procedure aziendali in modo da non rischiare di “inciampare” anche nelle casistiche            più complesse

 Migliorare lo scambio di informazioni al fine di facilitare la gestione dei dati a livello strutturale

 Avere un “disegno” univoco dei processi in modo che tutti i flussi aziendali possano essere correttamente eseguiti e gestiti                nello stesso modo

  Integrare attori ed attività in maniera efficace potendo sfruttare degli strumenti alla portata di tutte le tipologie di figure                  aziendali, quindi non solo quelle di natura “tecnica”.