Perché automatizzare un processo aziendale? Vantaggi e Obiettivi

QualiQUALI sonoSONO iI vantaggi? VANTAGGI?

Le motivazioni e vantaggi principali posso essere riassunte nei seguenti punti:

LaRisparmiare mappaturatempo
Delegando al sistema l’attuazione dei processi interni aziendali si fornisce alle persone la possibilità di potersi dedicare ad altre attività, talvolta liberandosi anche dai “mal di pancia” quotidiani.

Minimizzare i costi e gli errori
Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare.

Ottimizzare la comunicazione
Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse.

In un processo automatizzato ogni persona è guidata da notifiche di sistema che indicano cosa deve fare e quando farlo. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.

Rafforzare la consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità
Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità. Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output.

Tenere tutto sotto controllo
Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata permette di:non solo di conoscere in ogni momento lo stato di ogni singola attività, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione. Automatizzare il monitoraggio significa convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.

 

QUALI SONO GLI OBIETTIVI DEL BPMN?

Gli

• migliorareobiettivi l'efficienzaprincipali aziendale;
posso
• poteressere eseguireriassunti lenei seguenti punti:
  
  -Poter definire i così detti “colli di bottiglia” che molto spesso rappresentano un danno riducendo la produttività collettiva

  -Poter monitorare il flusso operativo delle procedure aziendali in modo standardda non rischiare di “inciampare” anche nelle casistiche più complesse

  -Migliorare lo scambio di informazioni al fine di facilitare la gestione dei dati a livello strutturale

  -Avere un “disegno” univo dei processi in modo che tutti i flussi aziendali possano essere correttamente eseguiti e gestiti nello stesso modo

  -Integrare attori ed univoco;

attività
• ridurrein glimaniera erroriefficace umani;
potendo
• ridurresfruttare idegli tempistrumenti alla portata di esecuzione;
tutte
• verificarele collitipologie di bottigliafigure nell’organizzazione;
aziendali,
• ridurrequindi inon tempisolo quelle di apprendimentonatura delle procedure;

In pratica anche il nuovo arrivato in azienda avrà vita facile e imparerà velocemente a gestire un processo senza perdite di tempo e soldi per la società“tecnica”. 

A chi si rivolge la BPMN?

A chi si occupa di organizzazione e gestione aziendale.

 

Sotto vengono riportate le quattro categorie grafiche fondamentali utilizzate nel BPMN: