5.2.1 Configurazione posta in entrata (IMAP) e cartelle

Cliccando sull'icona della bustina in alto a destra, o cercando "Messaggi" nella colonna di sinistra, si potrà accedere al medesimo modulo per la configurazione delle proprie Caselle di Posta.

Come prima cosa, cliccare sul pulsante CONFIGURA come indicato nell'immagine qui sopra (solo la prima volta).
Dopo di che, sarà possibile configurare tutte le Caselle di Posta desiderate, direttamente dal modulo Messaggi di ciascuna utenza, tramite l’icona dell'ingranaggio > Account. Ogni utente avrà facoltà di gestire più caselle, sia sui server configurati nelle Impostazioni amministratore, sia su altri server.

~~Nome~~Account	scegliere il tipo di account tra i proposti o scegliere Custom
~~Server~~Nome Utente	indirizzo del server di posta per l’accesso via IMAP
Metodo di autenticazione	si può scegliere se l'autenticazione avviene tramite Password oppure OAuth2
Email	per inserire l'indirizzo email (opzionale e si auto compila al salvataggio copiando quanto impostato in Nome Utente se lasciato vuoto)
Password	se in Metodo di autenticazione è stata scelta l'opzione Password, questo campo servirà per inserire la password della propria casella email
Descrizione	per inserire una descrizione della casella email (opzionale e si auto compila al salvataggio copiando quanto impostato in Nome Utente se lasciato vuoto)
Porta	SSL/TLS se presente
Dominio	indicare il dominio, ad esempio azienda.it
Firma	selezionando "Personalizzata", sarà possibile inserire testo, immagini, link come firma personale in calce alle email, selezionando invece "Nome Azienda" (Acme nell'esempio), sarà possibile far comparire la firma configurata dalle impostazioni. Questa nuova funzione è denominata "Firma centralizzata"
Layout	consente di impostare il layout della email abilitando le seguenti visualizzazioni: - Mostra anteprima descrizione in lista messaggi - Abilitare la visione a thread - Unire le cartelle di più account
Filtri	consente di impostare delle regola in base alle quali spostare le email all'interno delle cartelle dell'account.
POP3	consente di scaricare le mail contenute in una casella POP3 direttamente nella propria casella di posta
Fuori ufficio	consente di impostare delle regole per l'invio automatico di una mail

In questa schermata, alla voce Account, è possibile scegliere la tipologia di casella da configurare. Ci sono diverse tipologie disponibili come da immagine seguente:

Gmail	scegliendo Gmail, la schermata di configurazione si presenta in questo modo: Si noti la frase in evidenza subito sotto il campo Account. Dal 30 maggio 2022, è necessario attivare una password per le app. Dettagli qui. Questa azione è NECESSARIA per poter configurare correttamente una casella Gmail nel modulo Messaggi di vtenext. In pratica dal vostro account Gmail sarà necessario: attivare la verifica in due passaggi creare una password per le app (da usare al posto della password dell'email, per completare la configurazione in vtenext) Inoltre è supportato anche il metodo di autenticazione in due fattori (OAuth2).
Microsoft Office365	per la quale è sufficiente inserire username e password. N.B.: se l'autenticazione ad Outlook viene fatta con Oauth2 (verifica in due passaggi), non si deve utilizzare un account imap personalizzato ma bensì quello standard. Altro aspetto importante della configurazione è che il server IMAP di Office365 è in ascolto sulla 993 (non usare la 443).
Yahoo!	per la quale è sufficiente inserire username e password.
Custom	qui è possibile configurare completamente tutti i parametri di connessione alla casella di posta, conoscendo l'indirizzo del serve IMAP, quello SMTP e le relative porte.

Dopo aver inserito le credenziali di accesso, è necessario configurare le cartelle principali per la posta in entrata, inviata, bozze, cestino e spam.

L’utente può modificare questa configurazione in qualsiasi momento accedendo dal modulo Messaggi a Cartelle

Una volta terminata la configurazione di uno o più account, il crm presenta, nel modulo Messaggi, l'elenco delle cartelle (standard e speciali) sia per singolo account che in versione unificata.
Questo permette all'utente di avere, ad esempio, tutti i messaggi di posta inviati in un unico raggruppamento.

Cartelle speciali

All’interno della lista cartelle troverete quattro cartelle speciali:

Condivisa: riporta le email che gli altri utenti hanno condiviso con voi attraverso una conversazione (si veda oltre);
Importata: contiene tutti i Messaggi che per vari motivi non sono presenti in un account imap dell'utente, ma sono collegati ad un’anagrafica del vtenext. Più precisamente la cartella importata contiene:
1) Email del vecchio modulo webmail
2) Email gestite dal mailscanner
3) Email ELIMINATE dalla casella di posta e precedentemente collegate ad una entità
4) Mail inviate verso indirizzi inesistenti, disabilitati e che in sostanza non possono riceve la mail inviata (che comunque è un caso limite)
Contrassegnata: riporta le email che sono state marcate con
Programmati: contiene tutti i messaggi di posta in attesa di essere inviati, secondo l'orario pianificato in fase di composizione email.

Di seguito esempi per la configurazione di una mail all'interno del modulo messaggi:

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: imaps.aruba.it SMTP: ssl://smtps.aruba.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente

Di seguito esempi per la configurazione di una mail PEC all'interno del modulo messaggi:

PEC Aruba

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: imaps.pec.aruba.it SMTP: smtps.pec.aruba.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 587 SSL/TLS se presente

PEC Legalmail

Nome	scegliere l'opzione Custom
Server	IMAP: mbox.cert.legalmail.it SMTP: sendm.cert.legalmail.it
Porta	IMAP: 993 SMTP: 465 SSL/TLS se presente